Nếu muốn có nhiều tùy chọn hơn, bạn có thể dùng Superstars trong Gmail Labs.. Tổ chức e-mail với nhãn Nhãn label kiêm luôn vai trò của thư mục folder, ngoài ra bạn có thể gán nhiều nhãn
Trang 11 Dùng ngôi sao (star) ñể ñánh dấu ñặc biệt
Hãy dùng các ngôi sao ñể ñánh dấu rằng một số thư là quan trọng, hoặc là ñánh dấu thư bạn cần phải trả lời
Nếu muốn có nhiều tùy chọn hơn, bạn có thể dùng Superstars trong Gmail Labs
2 Trả lời bằng cách chát
Trước khi trả lời thư, bạn hãy kiểm tra ở phía dưới xem người gửi có ñang trực tuyến hay không Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách nhấp vào “Reply by chat” ñể nói chuyện trực tiếp thay vì gửi thư qua lại
3 Tổ chức e-mail với nhãn
Nhãn (label) kiêm luôn vai trò của thư mục (folder), ngoài ra bạn có thể gán nhiều nhãn khác nhau vào một e-mail Gán các nhãn có màu sắc rực rỡ cho những e-mail quan trọng sẽ giúp bạn dễ dàng nhận ra chúng
4 Dọn dẹp hộp thư ñến bằng lệnh “Move to”
Bạn có thể dùng nút “Move to” ñể lấy một e-mail ra khỏi hộp thư ñến, ñồng thời gán nhãn Thao tác này giống như chuyển thư vào một thư mục trong các dịch vụ e-mail khác
Nếu bạn có nhiều nhãn, chỉ cần gõ vài kí tự ñầu và chức năng auto-complete sẽ tìm cho bạn tên ñầy ñủ
5 Tìm kiếm, thay vì sắp xếp
Thay vì sắp xếp thư theo ngày tháng hoặc theo người gửi, bạn chỉ cần nhập vài từ khóa trong ô tìm kiếm ñể tìm ra e-mail mong muốn Chức năng này hoạt ñộng giống như chức năng tìm kiếm của Google, thí dụ ñể tìm các e-mail có chữ “shopping”, chỉ cần gõ từ này trong ô tìm kiếm và nhấp Search Mail
Trang 26 Dùng Archive ñể dọn dẹp mà không cần xóa
Gmail cho bạn nhiều GB ñể lưu trữ, do ñó bạn có thể giữ lại tất cả những gì bạn muốn
Nếu xóa e-mail (chuyển vào thùng rác), thư của bạn sẽ bị xóa sau 30 ngày Tuy nhiên, khi dùng chức năng Archive (lưu trữ), thư của bạn sẽ biến mất khỏi hộp thư ñến, nhưng vẫn tồn tại mãi mãi Bạn có thể tìm lại những thư này trong All Mail, hoặc dùng chức năng tìm kiếm, hoặc gán nhãn
Tính năng lưu trữ này cũng giống như chuyển các thư cũ vào một phòng chứa khổng lồ, và không cần quan tâm ñến việc dọn dẹp
7 Chuyển thư và số ñịa chỉ của e-mail trước ñây
Nếu bạn mới chuyển sang dùng Gmail, bạn có thể nhập (import) các thư cũng như sổ ñịa chỉ từ các dịch vụ trước ñó, bao gồm Yahoo!, Hotmail và rất nhiều nhà cung cấp khác
Hãy vào Gmail Settings, chọn thẻ “Accounts and Import” ñể bắt ñầu Ngoài ra, bạn còn có tùy chọn chuyển thư từ ñịa chỉ cũ sang ñịa chỉ Gmail trong 30 ngày tới, ñủ ñể thử nghiệm Gmail song song với ñịa chỉ cũ
8 Thêm hương vị với theme
Bạn có thể cá nhân hóa hộp thư ñến với hơn 30 tùy chọn khác nhau Hãy vào Settings, ñến thẻ Themes và chọn một sắc thái (theme): các sắc thái tự nhiên, sắc thái thay ñổi theo thời tiết và nhiều lựa chọn khác
9 Cùng hợp lực chống thư rác
Người dùng Gmail ñóng một vai trò quan trọng trong việc chặn thư rác Khi bạn thông báo (report) một thư rác, hệ thống sẽ nhanh chóng tiếp thu và chặn các thư tương tự Càng có nhiều thông báo, hệ thống sẽ càng thông minh hơn
ðể thông báo thư rác, bạn chỉ việc nhấp nút Report Spam
10 Nói chuyện mặt ñối mặt
Bạn ñã biết cách chát trong Gmail ở bài trước Nhưng ñược nghe tiếng nói của ñối phương thì thú vị hơn nhiều so với các câu chữ khô khan (dù ñó là chữ “lol”) Bạn có thể sử dụng dịch vụ chát video (hoặc chỉ voice, nếu không có webcam) ñược Google giới thiệu cuối năm ngoái
Trang 3Link video: YouTube - Gmail voice and video chat
11 Dùng Tasks như một danh sách việc cần làm
Thêm mục mới vào danh sách các công việc của bạn bằng cách nhấn vào Tasks (công việc) dưới Contacts (danh bạ) ở bên trái màn hình, hoặc bạn có thể chuyển ựổi e-mail thành nhiệm
vụ bằng cách nhấp vào trình ựơn More Actions và chọn ỘAdd to TasksỢ
Link Video: YouTube - Tasks
Bạn cũng có thể truy cập danh sách công việc của bạn từ đTDđ tại ựịa chỉ Tasks
12 Dùng bộ lọc ựể kiểm soát thư ựến
Thiết lập bộ lọc ựể tự ựộng gán nhãn, lưu trữ, xóa, ựánh dấu sao, hoặc chuyển tiếp một số loại thư ựến nhất ựịnh
Bạn có thể tạo một bộ lọc dựa trên một e-mail có sẵn bằng lệnh ỘFilter messages like thisỢ ở phần ỘMore actionsỢ, sau ựó chỉnh lại các thông số
13 đánh dấu e-mail quan trọng bằng nhãn màu
Bạn có thể thiết lập bộ lọc ựể các e-mail của người nào ựó (hoặc về các chủ ựề nhất ựịnh) tự ựộng ựược gán các nhãn màu Bằng cách ựó, bạn có thể xem nhanh danh sách thư mới bằng cách nhìn vào các màu sắc
14 Gửi email từ ựiện thoại
Sử dụng Gmail for mobile ựể ựọc và gửi e-mail ở mọi nơi, hoặc sử dụng dịch vụ IMAP miễn phắ
của Gmail ựể ựồng bộ với ứng dụng e-mail của ựiện thoại Chỉ cần vào www.gmail.com bằng ựiện thoại ựể bắt ựầu
Trang 415 Xem trước tập tin ñính kèm
Nếu mới dùng Gmail, bạn có thể không ñể ý ñến tính năng này Gmail cho phép bạn xem trước tập tin ñính kèm mà không cần tải về máy và mở bằng một chương trình riêng biệt Chỉ cần nhấp vào “View” hoặc “View as HTML” ñể xem trước trong một cửa sổ mới
16 Tránh gửi hớ với Undo Send
Không ít lần bạn nhấp nút “Send” quá sớm? Hãy tự cho mình vài giây ân huệ bằng tính năng Undo Send trong Labs Bạn sẽ có cơ hội sửa ñổi e-email và gửi lại
17 Thông báo trạng thái của bạn
Gmail cũng có thông báo trạng thái (status) như là Yahoo! Messenger hoặc Facebook Hãy ghi thông tin gì ñó trong ô Chat, có thể là một câu ñùa, một liên kết hoặc ñơn giản là ghi chú bạn không ngồi trước máy tính
18 Không bao giờ quên ñính kèm nữa
Bạn phát hiện ra mình quên gửi tập tin ñính kèm ngay sau ñi vừa nhấp nút “Send”, hoặc tệ hơn
là hôm sau mới nhớ ra? Tính năng Forgotten Attachment Detector trong Labs có thể sẽ giúp ích cho bạn, nhất là khi bạn viết e-mail bằng tiếng Anh
Trang 519 Trả lời tự ñộng
Bạn ñi nghỉ phép và không thể trả lời e-mail trong vòng 30 phút như thường ngày? Chức năng Vacation responder sẽ giúp bạn gửi một thông ñiệp cho người gửi khi bạn ñang trong kì nghỉ
Chức năng này có trong mục General ở phần Settings
20 Một hình ảnh bằng nghìn lời nói
Nếu bạn không tìm ra từ ngữ ñể diễn tả tâm trạng, hãy dùng các biểu tượng cảm xúc
(emoticon) Thư viện biểu tượng của Gmail khá phong phú và biểu cảm Ngoài ra, bạn có thể bật chức năng Extra Emoji trong Labs ñể có thêm nhiều biểu tượng khác
21 Lưu ghi chú trong bản nháp
Chức năng Nháp (draft) rất tuyệt vời ñể lưu các ghi chú mà bạn dùng ñến thường xuyên Chỉ cần soạn thư mới, gõ hoặc dán ghi chú vào và lưu lại (nút Save Now)
22 Duyệt email nhanh hơn với phím tắt
Sử dụng phím tắt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tuy không nhiều trong từng thao tác nhưng cộng dồn sẽ ñược một số lượng ñáng kể
Kích hoạt các phím tắt trong Settings (Cài ñặt) và sử dụng "j" và "k" ñể chuyển sang thư trước/sau, "o" ñể mở thư, "r" ñể trả lời, "c" ñể soạn, "s" ñể thêm hoặc loại bỏ một sao, "e" ñể lưu trữ Bấm "?" bất cứ lúc nào ñể xem danh sách ñầy ñủ các phím tắt
Trang 623 Dùng toán tử ñể tìm chính xác nội dung
Sức mạnh thực sự của công cụ tìm kiếm Gmail nằm trong các toán tử, giúp bạn sửa ñổi các truy vấn tìm kiếm Hai thí dụ nhỏ:
• Tìm các thư Lisa gửi cho bạn và có tập tin ñính kèm: “from:lisa has:attachment”
• Tìm các thư chưa ñọc ñược gửi trực tiếp cho bạn và nằm trong hộp thư ñến: “to:me is:unread in:inbox”
Link xem Video demo: YouTube - To use advanced search
Bạn có thể bật tính năng Search Autocomplete trong Labs ñể sử dụng toán tử dễ dàng hơn Tìm chính xác trong Gmail bằng toán tử
24 Lọc email với ñịa chỉ cá nhân hoá
Tôi chắc rằng ít bạn biết thủ thuật này Nếu bạn có ñịa chỉ thidu@gmail.com ðịa chỉ email này ñang ñược bảo vệ khỏi chương trình thư rác, bạn cần bật Javascript ñể xem nó , thì bạn cũng
sẽ nhận ñược thư gửi vào ñịa chỉ thidu+bấtcứgì@gmail.com
ðiều này rất hữu ích ñể lọc thư Chẳng hạn, khi ñăng kí ở các diễn ñàn, bạn dùng ñịa chỉ thidu+diendan@gmail.comðịa chỉ email này ñang ñược bảo vệ khỏi chương trình thư rác, bạn cần bật Javascript ñể xem nó , và thiết lập các quy tắc lọc thư riêng với các thư gửi vào ñịa chỉ này
25 Xem những thư gửi trực tiếp cho bạn
“Chỉ báo cấp ñộ cá nhân” ñặt mũi tên bên cạnh thư ñể cho biết một email ñược gửi trực tiếp cho bạn hay không
Mũi tên ñơn (›) là dành cho các email ñược gửi ñến cả bạn và những người khác, mũi tên kép
Trang 7(») cho biết email ñược gửi cho riêng bạn, và không có mũi tên chỉ các email gửi vào nhóm thư
Trang 8Bật chức năng này (Personal level indicators) trong Settings →General
26 Dùng Gmail khi không có Internet
Với Gmail ngoại tuyến (offline), bạn có thể truy cập thư Gmail và sử dụng một cách bình
thường ngay cả khi bạn không kết nối Internet Tất nhiên bạn không thể nhận ựược các thư gửi ựến trong lúc không có kết nối Các thư bạn soạn sẽ ựược gửi ựi khi bạn vào Internet trở lại Tắnh năng này ựã chắnh thức ra mắt tháng 12 năm ngoái (phim minh họa là phim cũ) Bạn thiết lập tại Settings →Offline
Link xem Video demo: YouTube - Offline Gmail (in Gmail Labs)
27 đắnh kèm nhiều tập tin một cách nhanh chóng
Nếu bạn muốn gửi một tập tin vài từ cùng một thư mục, bạn chỉ cần giữ phắm Ctrl (Cmd trên Mac) và nhấp vào mỗi tập tin bạn muốn ựắnh kèm theo tin nhắn của bạn, hoặc giữ phắm Shift
ựể chọn một nhóm liên tục của các tập tin
28 Gửi thư ngắn với Ộ(EOM)Ợ
Bạn muốn gửi thư với nội dung rất ngắn, nằm hết trong tiêu ựề (chẳng hạn như Ộđi ăn trưa thôiỢ) Khi phần nội dung bỏ trống, Gmail sẽ nhắc bạn thêm nội dung để tránh bị Ộcằn nhằnỢ,
bạn ghi thêm ỘEOMỢ hoặc Ộ(EOM)Ợ (viết tắt của ỘEnd Of MessageỢ - kết thúc văn bản) ở cuối
tiêu ựề
29 Thiết lập trả lời theo mẫu
Nếu bạn thấy mình gõ cùng một nội dung nhiều lần, hãy thử bật trả lời rập khuôn (canned messages) trong Labs Soạn thư trả lời của bạn một lần, lưu nó, và dễ dàng sử dụng lại sau ựó Bạn có thể lưu cùng lúc nhiều trả lời rập khuôn
Nếu bạn muốn ựược hoàn toàn tự ựộng, bạn có thể thiết lập bộ lọc tự ựộng trả lời với các trả lời rập khuôn khác nhau
Trang 930 Xem trước YouTube, Flickr, Picasa và Yelp
Gmail sẽ tự ñộng có thể phát hiện các liên kết thường ñược gửi qua email, như YouTube,
Picasa, Flickr và Yelp Những nội dung này sẽ ñược hiển thị ngay trong email
Bạn cần bật các chức năng này trong Labs
31 ðến bất cứ ñâu với một cú nhấp chuột
Liên kết nhanh (quick links) cho phép bạn tạo các ñịa chỉ tắt lưu lại những URL trong Gmail Bạn có thể lưu các ñịa chỉ hay dùng, thí dụ liên kết ñến danh sách các chuyến bay sắp tới, hoặc liên kết ñể tìm kiếm các thư chưa ñọc: “is:unread”
Bạn cần bật tính năng này trong Labs
32 Gửi và lưu trữ trong một thao tác
ðây cũng là một tính năng trong Labs, cho phép bạn thêm một nút mới, dùng ñể trả lời, và lưu trữ ngay sau ñó tất cả chỉ với một cú nhấp chuột
33 Gửi và nhận thư từ nhiều ñịa chỉ
Nếu bạn thường xuyên kiểm tra nhiều tài khoản email, bạn có thể sử dụng Gmail như là nơi lưu trữ trung tâm
Trang 10Chọn Settings →Accounts and Import →Add POP3 email account, sau ñó thêm tài khoản POP3
ñể nhận thư từ tài khoản này
Cũng trong tùy chọn này, phần “Send mail as” cho phép bạn thêm các ñịa chỉ khác ñể gửi mail
từ ñịa chỉ ñó
34 Hiển thị ảnh của bạn cho mọi người
Hình ảnh của bạn ñược hiển thị mỗi khi ai ñó di chuột trên tên của bạn trong hộp thư ñến hoặc trong sổ ñịa chỉ ðể thêm hoặc thay ñổi hình ảnh này, vào mục Settings →General →My
Picture Bạn có thể tải hình lên, hoặc chọn từ an-bom Picasa Web hoặc từ một URL nào ñó
