10 bước xếp thời khóa biểu

Có 2 cách làm như sau: 1 Dùng ngay tệp dữ liệu cũ, đổi tên sau đó thay đổi các thông số chính của thông tin thời khóa biểu bằng lệnh Thuộc tính trường học từ thực đơn Nhập dữ liệu.. Cửa

School@net Technology Company

TKB Full Edition, phiên bản được cấp cho Dự án Phát triển GD THPT

TKB Application System

Copyright (C) 2008 by School@net Technology Company All rights reserved.

10 bước xếp TKB

Phần mềm hỗ trợ xếp thời khóa

biểu TKB

TKB first 10 steps

TKB là tên thương mại của Phần mềm Hỗ trợ xếp thời khóa biểu do Công ty Công nghệ Tin

học Nhà trường School@net phát hành Trải qua 20 năm liên tục phát triển, TKB là phần mềm có nhiều tính năng mạnh nhất trong số các phần mềm tương tự có tại Việt Nam Lần đầu

tiên phần mềm đã hỗ trợ hoàn toàn mô hình phòng học bộ môn và đa năng với lệnh xếp

100% thời khóa biểu TKB cũng là phiên bản đầu tiên hỗ trợ mô hình nhà trường với nhiều Chương trình đào tạo khác nhau đáp ứng mô hình các trường THPT phân ban mới

Tài liệu này đưa ra một qui trình 10 bước chuẩn áp dụng chung cho mọi nhà trường khi tiến hành xếp một thời khóa biểu từ lúc bắt đầu cho đến khi hoàn thành một thời khóa biểu hoàn

chỉnh Mục đích của tài liệu này là định hướng cho các giáo viên xếp TKB có một cái nhìn tổng

quan về các bước và các chức năng của phần mềm Áp dụng trên thực tế mỗi nhà trường, mỗi giáo viên có thể có những thói quen hay cách làm khác nhau không nhất thiết giống hệt như 10 bước này Tuy nhiên theo chúng tôi, qui trình 10 bước mà chúng tôi đưa ra ở đây sẽ giúp ích cho tất cả các nhà trường, các giáo viên đang và sẽ làm công việc xếp thời khóa biểu

Bước 1 Khởi tạo dữ liệu thời khóa biểu mới

- Công việc đầu tiên cần phải thực hiện là khởi tạo một tệp (file) thời khóa biểu mới cho nhà trường Mỗi thời khóa biểu (của một học kỳ) là một tệp có phần mở rộng *.TKB

- Nếu là lần đầu tiên sử dụng phần mềm, nhà trường cần và bắt buộc phải dùng lệnh Tạo tệp dữ

liệu mới để tạo ra tệp dữ liệu cho trường mình.

- Nếu đã có một tệp dữ liệu TKB từ các năm học hoặc học kỳ trước thì không cần khởi tạo mới tệp dữ liệu như trên nữa Có 2 cách làm như sau:

(1) Dùng ngay tệp dữ liệu cũ, đổi tên sau đó thay đổi các thông số chính của thông tin thời khóa

biểu bằng lệnh Thuộc tính trường học từ thực đơn Nhập dữ liệu.

Các tham số cần thay đổi như Học kỳ, Niên khóa, Địa điểm, Chương trình đào tạo, Khối lớp

Lệnh này sẽ tự động tạo ra một tệp TKB mới lấy dữ liệu kế thừa từ tệp TKB của học kỳ trước hay năm học trước

Bước 2 Nhập, điều chỉnh dữ liệu gốc thời khóa biểu

Công việc tiếp theo là cần nhập toàn bộ dữ liệu gốc của thời khóa biểu Chữ "gốc" ở đây được hiểu là các dữ liệu chỉ cần nhập một lần và hầu như không thay đổi trong nhà trường Các dữ liệu gốc cần nhập là:

- Thông tin về Chương trình đào tạo.

Phần mềm TKB hỗ trợ hoàn toàn cho các trường có đa chương trình đào đạo Để thực hiện xếp thời khóa biểu cho các nhà trường này, người dùng cần khai báo các chương trình đào tạo hiện

có như: Ban A, Ban C… cùng với số tiết chuẩn tương ứng

Thực hiện khai báo chương trình đào tạo, từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ

liệu/Thuộc tính trường học/Chương trình đào tạo

Cửa sổ nhập các chương trình đào tạo trong Nhà trường

Nhập số tiết chuẩn tương ứng cho từng Chương trình đào tạo, từ thực đơn chính người dùng chọn: Nhập dữ liệu/Số tiết chuẩn của môn học Tại cửa sổ này, người dùng chọn chương trình

đào tạo, ca học sáng hay chiều và nhập số tiết chuẩn cho từng môn học của các khối lớp khác nhau

Cửa sổ nhập số tiết chuẩn tương ứng với chương trình đào tạo

- Danh sách khối lớp và lớp học.

Thực hiện nhập danh sách lớp, từ thực đơn chính chọn lệnh: Nhập dữ liệu/Nhập lớp Tại cửa sổ

Nhập danh sách lớp, người dùng nhập danh sách các lớp học trong nhà trường, tích chọn các

thuộc tính của lớp học gồm: Khối sáng hay chiều, khối lớp, chương trình đào tạo, vị trí… Chú ý:

Phần mềm TKB cho phép nhập nhanh tất cả các lớp cách nhau bằng dấu cách

Cửa sổ nhập danh sách khối lớp và lớp học

- Danh sách giáo viên

Nhập danh sách giáo viên trong nhà trường, từ thực đơn chính người dùng chọn: Nhập dữ

liệu/Nhập giáo viên Trong cửa sổ Nhập danh sách giáo viên người dùng nhập: Họ tên giáo

viên, Mã giáo viên và các thông tin khác như: giới tính, ngày sinh,…(nếu cần) Chú ý: Phần

mềm tự động lấy “Mã giáo viên” là nhóm ký tự cuối cùng trong mục “Tên giáo viên” tương

ứng với tên giáo viên; nếu trong nhà trường có các giáo viên trùng tên thì cần phải thêm các

thông tin trong phần “Mã giáo viên” để phân biệt các giáo viên này.

Cửa sổ nhập danh sách giáo viên

trong Nhà trường

- Danh sách nhóm, tổ giáo viên

Việc xác lập danh sách tổ, nhóm giáo viên nhằm giúp cho việc nhập phân công giảng dạy dễ dàng, nhanh chóng và chính xác; đồng thời giải quyết nhanh các yêu cầu của tổ nhóm giáo viên đặt ra

Thực hiện xác lập tổ nhóm giáo viên, từ thực đơn chính người dùng chọn: Nhập dữ liệu/Nhập

nhóm giáo viên Tại cửa sổ Nhập nhóm giáo viên người dùng cần nhập tên nhóm, lựa chọn thành viên nhóm từ danh sách giáo viên và các môn học mà nhóm này đảm nhiệm.

Cửa sổ xác lập nhóm giáo viên trong Nhà trường

- Danh sách môn học

Danh sách môn học đã được phần mềm tự động khởi tạo trong bước “Khởi tạo dữ liệu” Bước

này nhằm giúp người dùng có thể thêm, sửa, xóa và sắp xếp các môn học trong danh sách đã có,

cho phù hợp với thực tế của Nhà trường Thực hiện nhập danh sách môn học, từ thực đơn chính

người dùng chọn: Nhập dữ liệu/Nhập môn học.

- Danh sách phòng học (bao gồm phòng học bộ môn và đa năng).

Phần mềm TKB hoàn toàn hỗ trợ mô hình phòng học bộ môn và đa năng, để thực hiện nhập dữ liệu phòng học người dùng lần lượt thực hiện theo các bước:

Cửa sổ nhập, điều chỉnh danh sách môn học trong Nhà trường

+ Nhập phòng học: Từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Nhập phòng học, trong

cửa sổ Nhập danh sách phòng người dùng cần nhập Mã phòng, Tên phòng và tích chọn các

thông số khác như: Kiểu phòng, vị trí, số lượng học sinh…

+ Gán tính chất phòng học: Thực chất của bước này là xác định các phòng học bộ môn đã nhập

ở bước trên được phép dạy các môn học gì? và các khối lớp nào? Thực hiện việc gán tính chất

phòng học, từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Tính chất phòng bộ môn.

+ Phân công lớp học theo phòng bộ môn: Công việc này nhằm cụ thể các lớp nào? và môn học nào? được phép (bắt buộc phải) học trong phòng bộ môn Thực hiện công việc này, từ thực

đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Phân công lớp học theo phòng bộ môn.

Cửa sổ nhập danh sách phòng học trong Nhà trường

Cửa sổ gán tính chất phòng học bộ môn trong Nhà trường

Cửa sổ phân công lớp học theo

phòng bộ môn

Chú ý:

Toàn bộ công việc nhập dữ liệu gốc được thực hiện từ thực đơn Nhập dữ liệu của phần mềm

Từ các lần xếp Thời khóa biểu sau, dữ liệu gốc có thể chỉ cần chỉnh sửa, thêm bớt không nhiều.

Bước 3: Nhập, sửa, điều chỉnh các ràng buộc chính của thời khóa biểu

Các ràng buộc chính của thời khóa biểu là nhóm các dữ liệu có nhiệm vụ định hình khuôn dạng của thời khóa biểu Đây là nhóm các lệnh rất quan trọng của bài toán và phần mềm thời khóa biểu Các lệnh thuộc nhóm nhập, điều chỉnh ràng buộc chính bao gồm:

- Các tính chất sư phạm môn học được gán với từng lớp hoặc nhóm lớp.

Phần mềm TKB hỗ trợ xếp Thời khoá biểu với 17 thuộc tính của môn học như: Có cặp tiết xếp liền, chỉ học một tiết một ngày, không học tiết 5… Các ràng buộc này được gán cho từng môn học, từng khối thậm chí đến từng lớp cụ thể Để nhập tính chất sư phạm của môn học, từ thực

đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Thuộc tính môn học.

Từ cửa sổ Nhập ràng buộc môn học, tuy theo đặc điểm của Nhà trường để lựa chọn các yêu cầu

cụ thể

Cửa sổ lựa chọn 17 tính chất sư phạm

của môn học

Nhập yêu cầu của môn học cho khối lớp và từng lớp học

- Các ràng buộc của từng giáo viên hoặc nhóm giáo viên.

Trong công việc xếp Thời khoá biểu, phần khó nhất luôn là làm sao có thể đáp ứng được các yêu cầu hết sức phức tạp và đa dạng mà các giáo viên đặt ra Để giải quyết yêu cầu này phần mềm TKB cho phép người dùng khai báo hơn 20 yêu cầu ràng buộc của giáo viên và nhóm giáo viên + Nhóm yêu cầu chung: số tiết dạy lớn nhất trong buổi, Thời gian chờ dạy lớn nhất, Tổng thời gian chờ dạy trong tuần…

+ Nhóm yêu cầu theo buổi: dạy từ tiết đến tiết, các yêu cầu trên tiết (Bận, Hạn chế, Nghỉ, Họp), chỉ dạy vào các ngày…

Nhập yêu cầu giáo viên: Từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Yêu cầu giáo viên,

trong cửa sổ Nhập yêu cầu giáo viên người dùng lựa chọn giáo viên cần nhập và tích chọn các

thông số về yêu cầu của giáo viên này

Nhập yêu cầu của nhóm giáo viên: Từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Yêu cầu

của nhóm giáo viên việc nhập yêu cầu ràng buộc của nhóm giáo viên hoàn toàn tương tự như

cho giáo viên Khi nhập yêu cầu cho nhóm giáo viên đồng nghĩa yêu cầu đó sẽ được gán cho

toàn bộ các thành viên của nhóm Giả sử: khi nhập yêu cầu “Họp” cho nhóm giáo viên Toán –

Lý tại tiết 5 chiều thứ 4 thì toàn bộ các giáo viên trong nhóm này sẽ không xếp tiết vào vị trí đó,

để có thể tham gia họp tổ bộ môn

Cửa sổ nhập yêu cầu của các giáo viên trong Nhà trường

Cửa sổ nhập yêu cầu nhóm

giáo viên

- Thông tin địa điểm trường.

Trong thực tế, Nhà trường có thể có nhiều địa điểm học khác nhau xa cách về mặt địa lý Vì vậy, trong quá trình xếp Thời khóa biểu cần phải tính toán tính hợp lý việc di chuyển của Giáo viên

Phần mềm TKB hỗ trợ xếp Thời khóa biểu với 10 địa điểm nhà trường, trong quá trình xếp có

tính toán và xem xét đến tính hợp lý của điều kiện thực tế trên

Để sử dụng tính năng này người dùng cần thực hiện các công việc sau:

+ Khai báo các địa điểm nhà trường: Từ thực đơn chính người dùng chọn Hệ thống/Thuộc tính

trường học chọn “Địa điểm” và khai báo các địa điểm nhà trường

+ Gán địa điểm trường học: Công việc này xác định các lớp học nào? sẽ học ở địa điểm nào?

(Việc gán địa điểm trường học đã giới thiệu trong phần “Nhập danh sách lớp học” khi khai báo

thông tin về vị trí lớp học)

Bước 4 Nhập bảng Phân công giảng dạy (PCGD)

Bảng phân công giảng dạy (hay còn gọi là Phân công chuyên môn) là phần dữ liệu quan trọng nhất và phức tạp nhất của mọi thời khóa biểu Bảng này cho biết giáo viên A dạy lớp nào? Dạy môn gì? Và số tiết dạy trong một tuần là bao nhiêu? (số tiết chuẩn trong bảng PCGD đã nêu trang 3)

Nhập phân công giảng dạy trực tiếp từ phần mềm:

- Để nhập bảng PCGD, phần mềm Hỗ trợ xếp Thời khóa biểu cung cấp 4 phương pháp nhập như sau: Nhập theo môn học, Nhập theo lớp, Nhập theo giáo viên, Nhập theo khối lớp và nhóm giáo viên trên lưới

- Với phương pháp nhập PCGD theo khối lớp và nhóm giáo viên hay được người dùng sử dụng

vì sự đơn giản và thuận tiện

Nhập địa điểm trường học

- Việc nhập bảng PCGD khá đơn giản chỉ bằng các thao tác chuột.

Nhập phân công giảng dạy từ file Excel:

- Ngoài tính năng rất mạnh nhập PCGD trực tiếp, phần mềm TKB còn cho phép người dùng có thể nhập PCGD từ file Excel theo mẫu nhất định Việc này cho phép các nhà trường sử dụng lại các dữ liệu điện tử sẵn có

Thao tác nhập PCGD theo khối lớp và nhóm giáo viên

Màn hình nhập bảng PCGD

- Nháy chuột phải trên ô, kích

Chọn lớp và sau đó chọn các lớp cần phân công trong danh sách Số tiết sẽ được tự động gán từ bảng phân phối tiết chuẩn

- Nếu muốn nhập số tiết độc lập hãy gõ trên ô như sau: 12A(4) có nghĩa là dạy lớp 12A với 4 tiết / tuần

- Có thể điều chỉnh, xóa, thêm bớt trên các ô của bảng này

Bước 5 Chuẩn bị xếp thời khóa biểu

Công việc chuẩn bị xếp thời khóa biểu bao gồm một loạt các thao tác quan trọng cần làm trước khi thực hiện lệnh xếp tự động chính của thời khóa biểu Các công việc thuộc nhóm này bao gồm:

- Kiểm tra toàn bộ dữ liệu đã nhập xem đã chính xác chưa, có gì mâu thuẫn hay không Phần mềm TKB có rất nhiều lệnh dùng để kiểm tra các dữ liệu đã nhập Có thể liệt kê ra đây một số lệnh kiểm tra như vậy:

+ Trong màn hình nhập PCGD có lệnh Kiểm tra công việc nhập bảng phân công

+ Lệnh Kiểm tra toàn trường cho phép kiểm tra toàn bộ các ràng buộc dữ liệu đã nhập có gì

mâu thuẫn hay không ở mức toàn trường

+ Lệnh kiểm tra mâu thuẫn dữ liệu cho từng lớp và từng giáo viên Cần vào các màn hình Main Loop, Show All, Browse Teacher và Triple View để thực hiện các lệnh kiểm tra riêng lẻ này

Nút lệnh Kiểm tra trên các Info View của lớp và giáo viên dùng để thực hiện các lệnh kiểm tra

này

- Xếp các tiết học cố định: Toàn bộ công việc xếp các tiết học cố định đều được thực hiện bằng

Lệnh chính/Xếp môn học của phần mềm Các tiết cố định cần xếp gồm:

+ Xếp tiết CHAOCO cho toàn trường (sáng hoặc chiều riêng biệt)

+ Tạo khuôn lớp học bằng các tiết KHONG HOC

+ Xếp tiết môn Sinh hoạt hoặc các môn học cần xếp trước

Các nút lệnh, chức năng của lệnh Kiểm tra mâu thuẫn dữ liệu toàn trường.

Ba lệnh xếp trước các tiết trên được thực hiện hoàn toàn giống nhau, thứ tự các thao tác như sau:

* Lựa chọn tiết cần xếp trong mục Xếp môn học (Xếp tiết không học, Chào cờ, Xếp môn học –

Sinh hoạt)

* Chọn phạm vi thực hiện (theo toàn trường hoặc theo từng khối lớp)

* Tích chọn các tiết cần xếp trên lưới Thời khóa biểu

- Xếp tiết giáo viên chủ nhiệm (GVCN) Lệnh này đảm bảo rằng các GVCN nếu hôm nào có tiết sinh hoạt thì cũng có tối thiểu 1 tiết nữa tại lớp mà mình làm chủ nhiệm Thực hiện lệnh này người dùng tích chọn các thông số theo hình sau:

Màn hình lệnh Xếp môn học.

- Khu vực các lệnh chính

Phạm vi thực hiện lệnh theo khối lớp

Lưới cho phép xác định tường minh các ô cần xếp

Các bước xếp tiết cho

GVCN

Bước 6 Xếp tự động TKB

Sau khi đã chuẩn bị xong toàn bộ công việc trong bước 5 thì bước tiếp theo sẽ là lệnh xếp toàn

bộ dữ liệu thời khóa biểu Đây là lệnh quan trọng nhất của phần mềm TKB Sau khi đã điền các

tham số theo yêu cầu, chỉ cần bấm nút Bắt đầu, đợi một vài phút, bấm nút Kết thúc là chúng ta

đã có một thời khóa biểu hoàn chỉnh

- Lệnh Xếp toàn bộ (SF) được thực hiện từ thực đơn Lệnh chính.

- Màn hình lệnh có dạng sau:

+ Sau khi đã điền xong tất cả các tham số của lệnh, hãy nhấn nút Bắt đầu và đợi một vài phút chờ xếp xong và nút Kết thúc hiện lên như hình dưới đây:

+ Nhấn nút Kết thúc và sau đó chọn Đồng ý cho hộp hội thoại dưới đây.

Bước 7 Điều chỉnh, tinh chỉnh dữ liệu thời khóa biểu

Sau khi đã xếp xong thời khóa biểu, công việc tiếp theo là điều chỉnh, tinh chỉnh, tối ưu thời khóa biểu Đây là một công việc vô cùng phức tạp và đồ sộ Phần mềm TKB cung cấp rất nhiều các công cụ hỗ trợ mạnh cho người dùng thực hiện công việc tinh chỉnh thời khóa biểu

- Phần mềm TKB đã đưa ra 4 màn hình quan sát, cho người dùng nhìn tổng thể thông tin Thời

khóa biểu của Nhà trường và chi tiết cho từng lớp, từng giáo viên, giúp nhanh chóng xác định tính chất của Thời khóa biểu và tìm kiếm phương án tinh chỉnh hợp lý Các màn hình quan sát cụ thể gồm:

+ Màn hình Main Loop: cho phép quan sát Thời khóa biểu của các cặp lớp và giáo viên tương ứng dạy lớp đó

+ Màn hình Show All: Cho phép quan sát Thời khóa biểu toàn trường theo các lớp, mặc định phần mềm hiện ra 10 lớp, người dùng mở tất cả các lớp trong nhà trường theo buổi học qua lệnh

Chọn lớp

+ Màn hình Browse Teacher: Cho phép quan sát thời khóa biểu của toàn bộ giáo viên trong Nhà trường

+ Màn hình Triple View: Mà hình này giống màn hình Main Loop nhưng có thêm tính năng cho phép quan sát Thời khóa biểu của phòng bộ môn và đa năng

Màn hình Main Loop