Ứng dụng workflow và share point cho doanh nghiệp

Workflow theo tiếng việt có nghĩa là luồng làm việc. Workflow là một mô hình có khả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao. Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên được tổ chức một cách có hệ thống, nó được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng các nguồn năng lượng và các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc và tiến trình công việc này có thể được tổng hợp thành tài liệu cũng như có thể được học hỏi bởi các tiến trình công việc khác. Các workflow được thiết kế để đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các quy luật.Là một quá trình tự động hóa công việc, một phần hoặc toàn bộ. Trong quá trình đó, các tài liệu, thông tin hay nhiệm vụ được truyền từ đối tượng này sang đối tượng khác để hành động tuân theo một tập hợp quy tắc nhất định.Một workflow (luồng làm việc) là thứ tự các bước, tác vụ, sự kiện hoặc tương tác làm nên một quy trình để thực hiện một công việc nào đó. Quy trình này có thể có nhiều bộ phận, cá nhân tham gia. Nguồn gốc luồng làm việc có lẽ bắt đầu từ nguồn công tác xử lý văn bản: văn bản cần phải được di chuyển từ nơi này sang nơi khác để thực hiện công việc khác nhau (đọc, xử đổi,góp ý, phê chuẩn…). Ví dụ, một luồng công việc thực hiện mua bán hàng hóa đơn giản nhất gồm một chuỗi các bước như sau, đầu tiên người mua xem tính năng sản phẩm và giá, nếu cảm thấy thỏa mãn thì chọn mua sản phẩm đó, tiếp theo điền thông tin cá nhân vào phí thanh toán và cuối cùng thanh toán đơn hàng.Là một tiến trình tự động, nó cho phép mọi người có thể xem xét và duyệt lại 1 file văn bản. Ví dụ, bạn có một file văn bản và muốn mọi người góp ý, thì bạn chỉ cần mở workflow trên file đó. Sau đó chỉ cần ngồi yên một chỗ, tất cả mọi người trong công ty do bạn chỉ định sẽ nhận được một thông báo yêu cầu xem file. Nếu họ quên thì Sharepoint sẽ gửi mail nhắc nhở. Và sau khi tất cả mọi người đóng góp ý kiến cho file đó xong, sẽ có 1 report đầy đủ về tất cả những góp ý, những người đã xem file.Lợi ích chính của Quản lý Luồng Công việc (Workflow) là việc cải thiện một cách hiệu quả công việc bằng cách loại trừ những bước không cần thiết trong việc cập nhật các bản ghi, kiểm soát quá trình tôt hơn bằng cách cải tiến quá trình kinh doanh thông qua tiêu chuẩn hoá phương pháp làm việc, và giảm bớt chi phí hoạt động.

LỜI MỞ ĐẦU

Quy trình công việc sẽ giúp mọi người cộng tác trên tài liệu và quản lý các dự án mộtcách hiệu quả hơn Quy trình công việc giúp tăng hiệu quả tổ chức và năng suất thông quaviệc quản lý các nhiệm vụ và các bước, nó đẩy nhanh quá trình đưa ra quyết định củanhân viên hoặc người quản lý, nó cũng đảm bảo rằng các nhiệm vụ cá nhân được hoànthành một cách tối ưu nhất, điều này cho phép người thực hiện tập trung vào thực hiệncông việc

Ví dụ trên trang một trang web quản lý của SharePoint Server, bạn có thể tạo ra mộtquy trình làm việc, đưa tài liệu lên trang web quản lý và chuyển tài liệu này cho mộtnhóm người cần phê duyệt Khi người dùng bắt đầu công việc, công việc tạo ra các nhiệm

vụ phê duyệt tài liệu, giao nhiệm vụ cho những người tham gia công việc, và sau đó gửithông báo cho người tham gia Khi công việc đang diễn ra, chủ sở hữu công việc hoặcnhững người tham gia công việc có thể kiểm tra sự tiến bộ trên trạng thái luồng làm việc.Khi những người tham gia công việc hoàn thành nhiệm vụ công việc của họ,kết thúc côngviệc, chủ sở hữu công việc được tự động thông báo rằng các công việc đã hoàn tất

Quy trình công việc cho phép các doanh nghiệp giảm số lượng tương tác không cầnthiết giữa con người Ví dụ để ra được một quyết định, các nhóm thường theo một loạtcác bước Các bước có thể theo một quy chuẩn chính thức hoặc không chính thức, cáctương tác của con người xảy ra trong quá trình làm việc có thể làm giảm tốc độ và chấtlượng ra quyết định Phần mềm đơn giản hóa và quản lý quy trình làm việc của con ngườicho phép tự động hóa các tương tác giữa các nhóm người tham gia trong quá trình này,bằng cách này tốc độ công việc sẽ nhanh hơn, hiệu quả hơn

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xử lý luồng công việc, quản lý, ra quyếtđịnh công việc sẽ giúp công việc được xử lý một cách hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn,nhờ đó sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức Nắm bắt nhu cầu đó bài toán ứng dụngworkflow cho doanh nghiệp được xây dựng nhằm giải quyết vấn đề trên

Để hoàn thành đề tài này không phải chỉ nhờ vào sự cố gắng, tích cực của các thànhviên trong nhóm, mà còn là sự giúp đỡ từ các thành viên khác, nhóm chúng tôi cũng xinchân thành cảm ơn thầy Lê Tự Thanh đã giúp đỡ nhóm chúng tôi hoàn thành tốt đề tài

Dù đã rất cố gắng nhưng chắc hẳn sẽ còn nhiều thiếu sót, mong nhận được ý kiếnđóng góp từ quý thầy cô cùng các bạn./

Xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Mô hình tổng quát 7Hình 1.2 Human Workflow 8

Hình 2.2 Mô hình triển khai thực tế 15

Hình 3.1 Cài đặt Window Server 2008 16

Hình 3.2 Đặt tên cho domain 16

Hình 3.3 Add Roles 17

Hình 3.4 Chọn Roles Web Server 17

Hình 3.5 Add Features 18

Hình 3.6 Chọn NET Framework 3.0 Features 18

Hình 3.7 Cài đặt SharePoint Office Server 2007 19

Hình 3.8 Chọn chế độ Basic 19

Hình 4.1 Tạo user và add vào group hoặc OU 20

Hình 4.2 Tạo mới một ứng dụng Web 20

Hình 4.3 Tinh chỉnh cấu hình cho ứng dụng web mới 21

Hình 4.4 Khai báo username và password để đăng nhập web 21

Hình 4.5 Tạo Site Collection cho ứng dụng Web 22

Hình 4.6 Chứng thực username và password 22

Hình 4.7 Add User có quyền đăng nhập Site mới 23

Hình 4.8 Upload tài liệu cần phê duyệt 23

Hình 4.9 Chọn Approval Workflow 24

Hình 4.10 Chọn user cần phê duyệt tài liệu 24

Hình 4.11 Các user duyệt tài liệu và đóng góp ý kiến 24

Hình 4.12 Phê duyệt hoàn tất 25

Hình 4.13 Thêm các user cần đóng góp ý kiến 25

Hình 4.14 Các user đăng nhập duyệt tài liệu 25

Hình 4.15 Các user đóng góp ý kiến của mình và gửi ý kiến 26

Hình 4.16 Đóng góp ý kiến hoàn tất 26

Hình 4.17 Cài đặt Role Certificate 27

Hình 4.18 Cài đặt Certification Authority 27

Hình 4.19 Cấp CA cho từng user 27

Hình 4.20 Upload tài liệu cần ký lên Document Library 28

Hình 4.21 Các user đăng nhập để tạo chữ ký 29

Hình 4.22 Ghi tên những người cần ký file này 30

Hình 4.23 Các user đăng nhập và ký 31

Hình 4.24 User ký bằng cách gõ đúng tên đã được cấp trong CA 31

Hình 4.25 Tương tự với user khác 32

Hình 4.26 Chữ ký có giá trị 32

Hinh 4.27 Chữ ký sau khi ký xong có ghi rõ ngày tháng ký 33

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU WORKFLOW

1.1 Định nghĩa Workflow

1.1.1 Workflow là gì

Workflow theo tiếng việt có nghĩa là luồng làm việc Workflow là một mô hình cókhả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên được tổchức một cách có hệ thống, nó được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng các nguồnnăng lượng và các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc và tiến trình côngviệc này có thể được tổng hợp thành tài liệu cũng như có thể được học hỏi bởi các tiếntrình công việc khác Các workflow được thiết kế để đạt được mục đích là xử lý các côngviệc theo đúng các trình tự, các quy luật

Là một quá trình tự động hóa công việc, một phần hoặc toàn bộ Trong quá trình đó,các tài liệu, thông tin hay nhiệm vụ được truyền từ đối tượng này sang đối tượng khác đểhành động tuân theo một tập hợp quy tắc nhất định

Một workflow (luồng làm việc) là thứ tự các bước, tác vụ, sự kiện hoặc tương tác làmnên một quy trình để thực hiện một công việc nào đó Quy trình này có thể có nhiều bộphận, cá nhân tham gia Nguồn gốc luồng làm việc có lẽ bắt đầu từ nguồn công tác xử lývăn bản: văn bản cần phải được di chuyển từ nơi này sang nơi khác để thực hiện côngviệc khác nhau (đọc, xử đổi,góp ý, phê chuẩn…) Ví dụ, một luồng công việc thực hiệnmua bán hàng hóa đơn giản nhất gồm một chuỗi các bước như sau, đầu tiên người muaxem tính năng sản phẩm và giá, nếu cảm thấy thỏa mãn thì chọn mua sản phẩm đó, tiếptheo điền thông tin cá nhân vào phí thanh toán và cuối cùng thanh toán đơn hàng

Là một tiến trình tự động, nó cho phép mọi người có thể xem xét và duyệt lại 1 filevăn bản Ví dụ, bạn có một file văn bản và muốn mọi người góp ý, thì bạn chỉ cần mởworkflow trên file đó Sau đó chỉ cần ngồi yên một chỗ, tất cả mọi người trong công ty dobạn chỉ định sẽ nhận được một thông báo yêu cầu xem file Nếu họ quên thì Sharepoint sẽgửi mail nhắc nhở Và sau khi tất cả mọi người đóng góp ý kiến cho file đó xong, sẽ có 1report đầy đủ về tất cả những góp ý, những người đã xem file

Lợi ích chính của Quản lý Luồng Công việc (Workflow) là việc cải thiện một cáchhiệu quả công việc bằng cách loại trừ những bước không cần thiết trong việc cập nhật các

bản ghi, kiểm soát quá trình tôt hơn bằng cách cải tiến quá trình kinh doanh thông quatiêu chuẩn hoá phương pháp làm việc, và giảm bớt chi phí hoạt động.

Hình 1.1 Mô hình tổng quát 1.1.2 Phân loại Workflow

Workflow trong Sharepoint có thể phân làm 2 loại: human workflow và systemworkflow

động của con người với hệ thống.Ví dụ phê duyệt tài liệu được coi là 1 human workflow

- System workflow được thiết kế để di chuyển dữ liệutrong các site hoặc ứng dụng, chẳng hạn đăng tải nội dung từ site cộng tác lên Internet site

Hình 1.2 Human Workflow 1.2 Sharepoint là gì

Là một công nghệ phát triển Web của Microsoft dành cho hệ thống Web Intranet hoặcInternet, nó cung cấp:

- Khả năng lưu trữ: tài liệu, danh sách, biểu mẫu, làm quy trình…

- Quản lý linh hoạt: cho phép lưu giữ version, phân quyền, Policy, Audit…

- Có khả năng mở rộng dễ dàng (dạng Sites), thiết kế và quản lý nội dung cực kỳlinh hoạt dễ dàng ngay trên nền Web

- Kết hợp được với Active Directory

1.3 Tính năng của Sharepoint

Các tính năng chính trong Sharepoint xoay quanh việc quản lý văn bản, tài liệu vàcộng tác

Các điểm khái quát sau là những tính năng chính của Sharepoint:

- Công tác một cách hiệu quả:

Team Site cung cấp cho bạn các tính năng sau:

 Không gian làm việc cho các nhóm để chia sẽ tài liệu và thông tin, kếthợp lịch trình và công việc, tham gia thảo luận như diễn đàn

 Các thư viện cung cấp môi trường quản lý văn bản, tài liệu tốt hơn

 Thiết lập bảo mật dựa trên vai trò để đảm bảo các thông tin nhạy cảmđược an toàn và bảo mật hơn

 Cung cấp các list cho phép theo dõi và cập nhập các trạng thái côngviệc

- Giảm thời gian triển khai: việc triển khai không tốn nhiều thời gian và chi phí:

 Người dùng có thể nhanh chóng tạo và áp dụng các giao diện của sitetrực tiếp trên trình duyệt của họ

 Vì Sharepoint tích hợp chặt chẽ với Microsoft Office, nhân viên có thể

sử dụng các ứng dụng phổ biến như Microsoft Word, để tạo và quản lý văn bản mà khôngcần đào tạo hoặc thay đổi quy trình

- Kiểm soát dữ liệu nghiệp vụ tốt hơn: cung cấp các tính năng cho việc quản lý

dữ liệu và thông tin cũng như bảo mật chúng:

 Quản lý tập trung tại Central Administrator: Thực hiện các công việcquản trị như backup/restore trên trình duyệt hoặc thông qua dòng lệnh

 Sử dụng các tính năng quản trị mở rộng, người quản trị hệ thống có thểthiết lập quyền hạng truy cập theo các chính sách bảo mật doanh nghiệp đề ra

- Bao quát tính năng cộng tác trên nền webs:

 Tạo các website cho mục đích cộng tác để tạo ra, lưu trữ, quản lý và chia

sẻ văn bản, tài liệu tại một trung tâm

 Tạo, kết nối và tùy biến các ứng dụng nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầudoanh nghiệp

1.4 Ứng dụng Workflow trong SharePoint

Có 7 loại ứng dụng Workflow trong Sharepoint :

- Approval Workflow: Workflow này sẽ yêu cầu tất cả mọingười chấp nhận file văn bản Ví dụ : bạn có 1 file Powerpoint chuẩn bị trình diễn chobuổi hội thảo sắp tới, bạn cần thông qua ý kiến của các sếp về file này trước khi hội thảodiễn ra Approval Workflow là lựa chọn tối ưu nhất trong trường hợp này.

tất cả các thông tin phản hồi.Ví dụ: bạn đưa ra một chính sách mới cho công ty, và bạnmuốn lấy tất cả ý kiến của mọi người từ các phòng ban trong công ty Sau đó bạn tổnghợp lại tất cả các ý kiến và đưa ra phiên bản chính thức Lưu ý: Workflow này cho phépngười dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp trên file văn bản

cả những chữ ký số từ mọi người Nên dùng Workflow này trong trường hợp bạn muốnmọi người ký kết vào biên bản hoặc hợp đồng

- Disposition Approval Workflow: Workflow này chophép xử lý những văn bản đã bị hết Nó sẽ cho phép bạn chọn lựa, giữ các file văn bảnnày hoặc xóa đi

a Workflow này được thiết kế để theo dõi tình trạng củamột công việc trong list Chúng ta thường sử dụng workflow này trong việc theo dõi mộtmột dự án hoặc một bản kiểm kê tài chính

chuyển tiếp.Với mỗi lần chuyển tiếp giữa các giai đoạn, workflow sẽ gán một công việccho một người tham gia và gửi email thông báo về công việc Khi công việc này đượchoàn thành, workflow sẽ cập nhật trạng thái của công việc và tiếp tục xử lý công việc ởbước tiếp theo

Management Workflow dùng để hỗ trợ quản lý chuyển đổi những văn bản sang ngôn ngữkhác và Group Approval Workflow dùng để đóng dấu file văn bản và chữ ký

1.5 Yêu cầu hệ thống

Các yêu cầu trong bảng sau đây áp dụng cho các mảy chủ chạy độc lập với cơ sở dữ liệu được tích hợp bên trong hay cho các Server Farm, bao gồm một máy chủ đơn lẻ hoặc nhiều máy chủ trên một Farm.

CHƯƠNG 2 MÔ HÌNH TRIỂN KHAI

2.1 Mô hình tiến trình xử lý

Hình 2.1 Ví dụ về mô hình tiến trình xử lý 2.2 Mô hình triển khai thực tế

Bộ nhớ RAM 4GB dành cho việc thử nghiệm, 8GB dành cho máy chủ

chạy độc lập và hệ thống Server FarmDung lượng đĩa cứng 80GB dành cho ổ đĩa hệ thống

Database Microsoft SQL Server 2005 hoặc Microsoft SQL Server

2008Server Windows Server 2008 Standard, Enterprise, Data CenterPhần mềm Microsoft Office 2007, NET Framework 3.5, Web Server

Hình 2.2 Mô hình triển khai thực tế

CHƯƠNG 3 CÀI ĐẶT VÀ CẤU HÌNH SHAREPOINT

OFFICE

3.1 Cài đặt và cấu hình Window Server 2008

3.1.1 Cài đặt Window Server 2008

Hình 3.1 Cài đặt Window Server 2008 3.1.2 Nâng cấp Window Server 2008 lên Domain Controller

Vào Start/Run , gõ lệnh dcpromo để nâng cấp Server lên Domain Controller

Hình 3.2 Đặt tên cho domain

3.2 Cài đặt và cấu hình Sharepoint Office 2007

3.2.1 Cài đặt dịch vụ Web IIS trên Windown Server 2008

Hình 3.3 Add Roles

Hình 3.4 Chọn Roles Web Server

3.2.2 Cài đặt NET Framework 3.0

Hình 3.5 Add Features

Hình 3.6 Chọn NET Framework 3.0 Features

3.2.3 Cài đặt ứng dụng SharePoint Office 2007

Hình 3.7 Cài đặt SharePoint Office Server 2007

Hình 3.8 Chọn chế độ Basic

CHƯƠNG 4 TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG WORKFLOW TRÊN

SHAREPOINT OFFICE 2007

4.1 Ứng dụng Approval Workflow vào Document Library

4.1.1 Tạo các user và add vào group hoặc OU

Hình 4.1 Tạo user và add vào group hoặc OU 4.1.2 Cấu hình Approval Workflow cho Document Library

Hình 4.3 Tinh chỉnh cấu hình cho ứng dụng web mới

Hình 4.4 Khai báo username và password để đăng nhập web

Gõ đúng user để đăng nhập vào web:

Username: tên domain\user

Hình 4.5 Tạo Site Collection cho ứng dụng Web

Hình 4.6 Chứng thực username và password

Hình 4.7 Add User có quyền đăng nhập Site mới

Hình 4.8 Upload tài liệu cần phê duyệt

Hình 4.9 Chọn Approval Workflow

Hình 4.10 Chọn user cần phê duyệt tài liệu

Hình 4.11 Các user duyệt tài liệu và đóng góp ý kiến

Hình 4.12 Phê duyệt hoàn tất 4.2 Ứng dụng Collect Feedback Workflow vào Document Library

Hình 4.13 Thêm các user cần đóng góp ý kiến 4.2.1 Cấu hình Collect Feedback Workflow

Hình 4.15 Các user đóng góp ý kiến của mình và gửi ý kiến 4.2.2 Kiểm tra Collect Feedback Workflow

Hình 4.16 Đóng góp ý kiến hoàn tất 4.3 Ứng dụng Collect Signature Workflow vào Document Library

4.2.3 Cấu hình Collect Signature Workflow

Hình 4.17 Cài đặt Role Certificate

\

Hình 4.18 Cài đặt Certification Authority

Hình 4.19 Cấp CA cho từng user

Hình 4.20 Upload tài liệu cần ký lên Document Library

Hình 4.21 Các user đăng nhập để tạo chữ ký

Hình 4.22 Ghi tên những người cần ký file này

Hình 4.23 Các user đăng nhập và ký

Hình 4.24 User ký bằng cách gõ đúng tên đã được cấp trong CA

Hình 4.25 Tương tự với user khác 4.3.1 Kiểm tra Collect Signature Workflow

Hình 4.26 Chữ ký có giá trị

Hinh 4.27 Chữ ký sau khi ký xong có ghi rõ ngày tháng ký

CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN

Sự thành công của doanh nghiệp chủ yếu quyết định ở tính hiệu quả của các quá trình

xử lý nghiệp vụ Tự động hóa các quy trình nghiệp vụ cho phép các tổ chức có thể tối ưuhóa năng suất của mình Một trong những yếu tố cốt lõi trong Sharepoint chính làworkflow

Thông qua workflow các doanh nghiệp có thể tăng hiệu suất làm việc, nhờ đó sẽdoanh thu sẽ tăng lên Với các ứng dụng như Approval, Collect Feedback, CollectSignature … giúp giảm tải quá trình lưu trữ, thực thi, các nghiệp vụ văn phòng như, kývăn bản, phê duyệt tài liệu

TÀI LIỆU THAM KHẢO

 Tài liệu tiếng việt

[1] Đồ án Tìm hiểu và ứng dụng Windows Workflow Foundation để hỗ trợ các quy trìnhnghiệp vụ của sinh viên trường đại học Khoa Học Tự Nhiên thành phố Hồ Chí Minh

 Tài liệu Internet

[2] http://en.wikipedia.org/wiki/Workflow

[3] t-va-cu-hinh-sharepoint-services-30-phn-1-cai-t-sharepoint-services-tren-windows-server-2008&catid=109:sharepoint-server&Itemid=67

http://msopenlab.com/index.php?option=com_content&view=article&id=1153:cai-[4] http://www.nhatnghe.com/forum/showthread.php?t=28771