GIÁO TRÌNH MS EXCEL đh mở TP HCM

Gíáo trình Tin học A Bảng tính ñiện tử Tuy nhiên, ñể bài tập ñược tổng quát và chúng ta có cơ hội khảo sát qua nhiều tình huống, chúng tôi yêu cầu bạn hãy nhập các ô tiếp theo có nội dun

Trang 1

TRƯỜNG ðẠI HỌC MỞ TPHCM TRUNG TÂM TIN HỌC

2010 LƯU HÀNH NỘI BỘ

Tuthienbao.com

Trang 2

MỤC LỤC

Bài 1 - Làm Quen Với Microsoft Excel 2

I) Giới thiệu: 2

II) Màn hình giao diện: 2

Bài 2 - Nhập Liệu 5

I) Các dạng dữ liệu trong Excel: 5

II) Nhập liệu: 7

III) Chèn hàng, xóa hàng: 9

IV) Zoom: 10

V) Trộn ô: 11

Bài 3 - ðịnh Dạng 12

I) Phông chữ: 12

II) Tiền tệ: 12

III) ðường viền: 14

IV) Màu nền ô - màu chữ: 14

V) Canh chỉnh: 14

Bài 4 - Công Thức 15

I) Các toán tử cơ bản: 15

II) Sao chép, cắt dán, di chuyển: 16

III) Các lỗi thường gặp: 17

IV) Các loại ñịa chỉ: 17

Bài 5 - Hàm 19

I) Sử dụng hàm: 19

II) Các hàm cơ bản: 20

III) Bài tập mẫu: 34

Bài 6 - ðồ Thị, In Ấn 37

I) ðồ thị: 37

II) In ấn trong Excel: 38

III) Bài tập mẫu: 39

IV) Bài tập yêu cầu 01: 43

V) Bài tập yêu cầu 02: 44

VI) Bài tập yêu cầu 03: 45

Trang 3

Gíáo trình Tin học A Bảng tính ñiện tử

PHẦN 4 BẢNG TÍNH ðIỆN TỬ

Trang 4

Bài 1 - Làm Quen Với Microsoft Excel

I) Giới thiệu:

Là một chương trình thuộc họ chương trình xử lý Bảng tính ñiện tử Bảng tính (WorkSheet)

là một bảng lớn gồm nhiều cột (Column) và nhiều hàng (Row), lập thành những ñơn thể chứa và

xử lý dữ liệu gọi là ô (Cell), hay có thể nói ô là giao giữa hàng và cột

II) Màn hình giao diện:

1- Khởi ñộng:

Vào Start Progams Microsoft Excel Hay bạn

cũng có thể vào Start Run Gõ “Excel”, OK

Nhìn chung, giao diện của Excel cũng tương tự như

giao diện của Word mà chúng ta ñã làm quen trong phần

trước Chỉ có một vài khác biệt ñặc trưng mà chúng ta

nên lưu ý:

• Thanh công thức (Formula Bar): nơi chứa ñịa chỉ ô và các công thức tính

• ðường viền ngang: nơi chứa tên 255 cột của bảng tính (A,B,C,…,AA,AB,…,IT,IU,IV)

• ðường viền dọc: nơi chứa tên 65536 hàng của bảng tính (từ 1 ñến 65536)

Trang 5

Gắáo trình Tin học A Bảng tắnh ựiện tử

Ớ Thanh chứa Sheet: nơi chứa tên các trang của bảng tắnh

Phần bên phải cửa sổ có một hộp tác vụ như minh họa, nếu không sử dụng, chúng ta nên bấm nút ựóng hộp này lại ựể cửa sổ ựược rộng rãi

2- Cấu trúc bảng tắnh:

Mỗi tập tin mà bạn tạo trong Excel gọi là một sổ bảng

tắnh (WorkBook), mỗi sổ bảng tắnh có thể có nhiều trang

bảng tắnh (Sheet)

a) Trang hiện hành:

Bạn có thể thấy sổ bảng tắnh trong hình minh họa có 3

Sheet: Sheet1, Sheet2, Sheet3, trong ựó, Sheet1 gọi là Sheet hiện hành vì tên Sheet này ựang sáng lên, khi ựó nội dung trên màn hình là nội dung của Sheet1 Muốn chuyển Sheet hiện hành sang Sheet2, bạn chỉ cần click trỏ chuột lên tên Sheet2

b) Ô:

Ô (Cell) là ựơn thể rất quan trọng trong Excel ựược tạo ra bởi sự giao nhau của cột và hàng Tên ô ựược gọi theo nguyên tắc <TênCột><TênHàng>, vắ dụ ô ựầu tiên trong bảng tắnh gọi là ô A1, ô cuối cùng trong bảng tắnh gọi là ô IV65536

c) Con trỏ chuột:

Lưu ý, khi di chuyển con trỏ chuột vào vùng bảng tắnh, con trỏ sẽ không còn ở dạng mũi tên như thông thường mà trở thành dạng chữ thập Vắ dụ trong hình minh họa ở trên, con trỏ chuột ựang ở ô A3

Ớ Các phắm mũi tên ←←←↑↑↑↓↓↓→→→: ựể di chuyển sang các ô tương ứng

Ớ Tab: di chuyển sang ô bên phải

Ớ Enter: di chuyển xuống ô bên dưới

Ớ Shift+Tab: di chuyển sang ô bên trái

Ớ Shift+Enter: di chuyển sang ô bên trên

Ớ Ctrl+Home: di chuyển con trỏ về ô A1

4- Thao tác tập tin:

a) đóng tập tin:

Bạn có thể vào menu FileClose hay bấm trỏ vào nút ựóng như minh

họa

Trang 6

b) Tạo mới tập tin:

Bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+N hay bấm vào nút trên thanh công cụ chuẩn c) Lưu trữ tập tin:

Vào menu FileSave As ñể mở hộp thoại lưu Trong ô SaveIn, bạn hãy chọn MyDocuments, và trong ô FileName, hãy gõ tên “Bai Tap 01” Bấm Save ñể lưu

d) Mở tập tin:

Bạn hãy ñóng tập tin BaiTap01 bằng lệnh Close Sau ñó, muốn mở lại tập tin này, bạn có thể vào menu FileOpen hay bấm vào nút trên thanh công cụ chuẩn Trong ô Lookin, chọn MyDocuments, bấm vào tên tập tin BaiTap01 rồi bấm nút Open ñể mở

5- Thao tác với trang bảng tính:

a) Chèn thêm trang:

Bấm phải vào tên Sheet1, chọn Insert Trong hộp thoại Insert xuất hiện, ñối tượng WorkSheet ñã ñược chọn sẵn, bạn chỉ việc click OK sẽ thấy một Sheet mới ñược tạo thành tên Sheet4

b) ðổi tên trang:

Bấm phải vào Sheet4, chọn Rename, gõ “danh sach lop A”

ñể ñặt tên Sheet4, gõ Enter ñể chấp nhận tên này

c) Xóa trang:

Bấm phải vào Sheet3, chọn Delete ñể xóa Sheet này, lưu ý thao tác này không Undo ñược d) Di chuyển trang:

Giả sử bạn có nhu cầu di chuyển trang Sheet1 ra sau Sheet2,

bạn chỉ việc lấy trỏ chuột nắm tên Sheet1 kéo ra sau tên Sheet2

ñến khi thấy có tam giác nhỏ màu ñen xuất hiện như minh họa thì thả chuột ra là xong

Trang 7

Bài 2 - Nhập Liệu

I) Các dạng dữ liệu trong Excel:

ðây là phần quyết ñịnh ñộ chính xác khi làm việc với bảng tính Nếu bạn phạm sai lầm ở phần này thì những tính toán về sau sẽ trở nên vô nghĩa

ðể hình dung ñược dễ dàng chúng ta sẽ cùng thao tác ñể nhập liệu một ví dụ ñơn giản dưới ñây sau khi cùng tìm hiểu về các dạng dữ liệu cơ bản:

Trong Excel có các kiểu dữ liệu cơ bản mà chúng ta phải phân biệt là:

Tùy theo ñộ dài của chuỗi:

• Nếu ñộ dài chuỗi nhỏ hơn bề rộng ô: hiển thị bình thường

• Nếu ñộ dài chuối lớn hơn bề rộng ô: có 2 khả năng xảy ra

o Nếu ô bên phải rỗng: dữ liệu sẽ tràn qua

o Nếu ô bên phải có dữ liệu: dữ liệu sẽ bị che khuất một phần

c) Toán tử:

Trang 8

Sử dụng toán “&” gọi là toán tử nối chuỗi ñể nối nội dung các chuỗi lại với nhau

Trang 9

Sử dụng các toán tử ñã nêu ở các phần trên

d) Ví dụ : một công thức ñơn giản : tại ô B2, ta nhập công thức : =9+6+15, kết quả là 30 sẽ hiển thị trong ô B2, còn công thức hiển thị trên thanh Fomula

II) Nhập liệu:

ðảm bảo là bạn ñang mở sổ BaiTap01, trang hiện hành là Sheet danhsachlopA

1- ðịnh phông chữ:

Chọn hết các ô của trang hiện hành bằng cách bấm vào phần

giao nhau của hai ñường viền như minh họa

Sau ñó, lên thanh ñịnh dạng, click vào ô Font, chọn Vni-Times, click vào ô Size, chọn 12

2- Nhập nội dung:

Click con trỏ chuột vào ô A1, gõ “MSHV” Sau ñó, ñể dời con trỏ sang ô B1, bạn có thể sử dụng phím , phím Tab hay click chuột ñều ñược Gõ

“Họ Tên” Tiếp tục gõ Tab ñể sang ô C1 kế bên, bạn sẽ ñược kết quả như minh họa

Lưu ý: khi nhập nội dung vào Excel, bạn

phải nhập theo ñúng tính chất chữ hoa hay chữ

thường vì ở ñây không có lệnh ChangeCase

như trong Word Và khi bạn Tab sang ô kế bên

thì dấu tiếng Việt mới hiện ra ñúng Bước nào

làm sai, bạn hãy bấm Ctrl+Z ñể lùi thao tác

như trong Word

Bạn có thể thực hiện

tương tự ñể nhập hết nội

dung hàng ñầu tiên này

Trang 10

Tuy nhiên, ñể bài tập ñược tổng quát và chúng ta có cơ hội khảo sát qua nhiều tình huống, chúng tôi yêu cầu bạn hãy nhập các ô tiếp theo có nội dung giống y hình minh họa

Nghĩa là so với ñề bài thì ô C1 sai 1 từ, ô D1 sai cả ô, ô E1 ñúng, ô F1 dư Như vậy, ở ñây, ñể khắc phục, chúng ta cần thực hiện 3 thao tác: xóa nội dung ô dư, thay nội dung ô sai hoàn toàn, sửa nội dung ô sai một phần

3- Xóa nội dung ô:

Muốn xóa nội dung ô F1, bạn click con trỏ lên ô này ñể chọn nó rồi bấm Delete trên bàn phím ñể xóa

4- Thay nội dung ô:

Click chọn ô D1, gõ “ðịa Chỉ”, nội dung này sẽ tự thay thế nội dung cũ là SốNhà

5- Sửa nội dung:

Click chọn ô C1, bấm F2 sẽ thấy con trỏ soạn thảo xuất

hiện, dùng chuột bôi ñen chữ “Ngày”, gõ “Năm” ñể ñổi nội

dung ô thành NămSinh

6- Thay ñổi kích thước cột:

a) Thay ñổi kích thước tự ñộng theo nội dung ô:

Trong quá trình bạn gõ nội dung, có thể có những ô thiếu bề rộng ñể hiển thị do nội dung dài,

ví dụ ô “NămSinh” như minh họa ðể thay ñổi bề rộng tự ñộng, bạn ñưa con

trỏ chuột lên tên cột A như minh họa Kéo rê từ cột

A ñến hết cột E ñể chọn liên tục 5 cột Sau ñó, ñặt con trỏ chuột giữa cột A và cột B trên ñường viền ngang ñể thấy ñược mũi tên 2 chiều như minh họa, bấm ñúp chuột, các cột sẽ tự ñộng

thay ñổi bề ngang cho phù hợp với nội dung ô

b) Thay ñổi kích thước tùy ý:

Tiếp theo, bạn phải thay ñổi kích thước cột B ñể chứa

ñủ nội dung tên học viên Cũng ñặt con trỏ giữa tên cột A

và cột B trên ñường viền ngang ñể thấy mũi tên 2 chiều

như vừa rồi, kéo mũi tên này sang phải ñể mở rộng cột

B ñến vị trí mong muốn

Bạn cũng thực hiện tương tự ñể mở rộng cột D và cột E ñể chứa ñủ các nội dung tương ứng Bạn sẽ ñược kết quả như minh họa

7- ðiền nội dung tự ñộng:

Gõ vào ô A2 chữ “A001”, sau ñó ñể con trỏ chuột vào góc dưới

bên phải ô này ñể con trỏ giống hình minh họa, kéo con trỏ này

Trang 11

hướng xuống, bạn sẽ thấy nội dung từ từ hiển thị “A002”, “A003” trong các ô tiếp theo, ñến

“A008” thì bạn thả chuột ra

Lưu ý: chỉ có dữ liệu dạng Text mới thực hiện ñược như vậy, ñối với dữ liệu Numberic sẽ có

cách thao tác khác, chúng ta sẽ tìm hiểu sau

Thực hiện nhập liệu tiếp tục cho 3 cột tiếp theo HọTên, NămSinh, ðịaChỉ bình thường ðối với cột cuối cùng là HọcPhí, bạn chỉ ñược nhập là “250000” không ñược nhập

“dấu phẩy” hay chữ “ñồng” Lưu ý: nhập xong một ô, bạn gõ Enter ñể xuống ô tiếp theo

Lưu ý khi bạn gõ ô cuối cùng cột B, sau khi Enter, bạn có thể sẽ thấy kết quả như minh họa:

ðể khắc phục lỗi này, bạn cần khử chức năng ñiền nội

dung tự ñộng của Excel bằng cách vào menu Tools

Options, chọn thẻ Edit, bỏ chọn ô cuối cùng là

“Enable AutoComplete…” Sau ñó, bạn gõ lại nội dung

ô này, sẽ không bị như trước nữa

Khi hoàn tất, bạn sẽ ñạt ñược kết quả như minh họa dưới ñây:

Lưu ý, những ô chứa Text ñược canh trái, còn ô chứa Number ñược canh phải Nhớ bấm

ñể lưu kết quả

III) Chèn hàng, xóa hàng:

1- Chèn hàng:

Giả sử bạn muốn ñẩy nội dung “MSHV” xuống ô A2, bạn sẽ

muốn chèn thêm 1 hàng mới vào ñầu bảng tính Thực hiện như

sau: bấm chuột phải vào số “1” như minh họa, chọn lệnh Insert

Bạn sẽ thấy một dòng trống hiện ra ở ñầu bảng ðể chứa ñủ phần

tiêu ñề, chúng ta phải chèn tổng cộng là 6 dòng Như vậy, bạn có thể thực hiện như vừa rồi 5 lần nữa Tuy nhiên, ở ñây, chúng ta nên chèn 5 hàng còn lại cùng một lần như sau

Trang 12

ðể chèn nhiều hàng, bạn phải biết cách chọn nhiều hàng như sau: click trỏ vào số “2” như minh họa, sau ñó, kéo rê xuống ñến

số “6” ñể chọn hết 5 dòng

Tiếp theo, bấm phải chuột vào khu vực bôi ñen như minh họa, chọn lệnh Insert Lúc này, bạn ñã có ñược tổng cộng 6 hàng trống trên ñầu bảng tính Như vậy, ta rút ra nguyên tắc: bôi ñen bao nhiêu hàng thì chương trình sẽ chèn bấy nhiêu hàng, muốn chèn 1 hàng thì không cần bôi ñen Những thao tác này xảy ra trên ñường viền dọc Nếu muốn thao tác với cột, chúng ta sẽ sử dụng ñường viền ngang theo cách hoàn toàn tương tự

3- Xóa hàng:

Thật ra trong ví dụ này chúng ta chỉ cần 5 dòng trống chứ không phải 6, nhưng chúng ta thử chèn dư 1 hàng ñể có thể thử thao tác xóa bớt hàng dư

Do 6 hàng này chưa có nội dung nên bạn có thể xóa hàng nào cũng ñược, như sau: bấm phải vào số “4” chẳng hạn, chọn lệnh Delete

Nhớ xem lại và so sánh ý nghĩa mục này với mục Xóa nội dung ô

(phần II-3) ñể bạn tự rút ra kết luận

ðến ñây, bạn sẽ ñạt kết quả như minh họa dưới ñây:

IV) Zoom:

ðể quan sát bảng tính ñược thuận lợi, bạn sẽ

cần ñến chức năng Zoom nằm gần cuối thanh

công cụ chuẩn

1- Chọn nhiều ô:

Click trỏ vào giữa ô A1, rồi giữ chuột, kéo rê

xuống ñến ô F15 như minh họa ñể chọn hết khu

vực có chứa dữ liệu (bạn có thể chọn ñến ô E14

cũng ñược, nhưng ở ñây chúng tôi chọn dư 1 hàng 1 cột ñể dễ quan sát)

2- Zoom:

Trang 13

Với khu vực ñã chọn ñược, click trỏ vào ô Zoom ở

cuối thanh công cụ chuẩn như minh họa, chọn mục

Selection Khi ñó chương trình sẽ lấy khu vực bạn chọn

ñem phóng ra hết màn hình Trong tình huống bạn muốn

tự mình quyết ñịnh mức ñộ lớn nhỏ của các ô, bạn có thể

chọn các mục số như: 75%, 100%,…với các mức số

không có sẵn, ví dụ 150%, bạn có thể tự gõ vào ô Zoom,

nhớ bấm Enter sau khi gõ thì mới có tác dụng

V) Trộn ô:

ðể gõ tên bảng danh sách, bạn phải

trộn các ô từ A4 ñến E4 thành 1 ô lớn như

sau: kéo chọn các ô cần thiết, lên thanh

ñịnh dạng bấm vào nút Merge and Center

như minh họa ñể trộn Sau ñó, gõ tên

danh sách vào ñể ñược kết quả như hình dưới ñây:

Thực hiện tương tự, bạn hãy trộn ô A1 và B1,

Chủ Nghĩa Việt Nam”, bấm Alt+Enter ñể xuống

dòng trong cùng một ô, tiếp tục gõ “ðộc lập - Tự do - Hạnh phúc”, bạn sẽ ñược kết quả như minh họa

Nhớ bấm ñể

lưu kết quả

Trang 14

Bài 3 - định Dạng

I) Phông chữ:

Hiện giờ cả bảng tắnh ựang ựịnh dạng font

Vni-Times 12 Bạn hãy chọn các ô từ A1 ựến E2, chọn

size 10 trên thanh ựịnh dạng

Tương tự, chọn ô A4, ựịnh font Vni-Vari, size 16

Ngoài ra, chúng ta có cách ựịnh phông thứ hai như sau: chọn các ô từ A6 ựến E6, vào menu Format Cells, trong hộp thoại hiện ra, hãy chọn thẻ thứ 3 là Font, ựịnh font Vni-Revue, size

Lưu ý: nếu máy tắnh của bạn không

có 1 phông cụ thể nào ựó, bạn có thể chọn một phông vni khác gần giống cũng ựược Trong quá trình ựổi font, size, bạn phải thay ựổi bề rộng cột ựể phù hợp với kắch thước mới

Chọn ô E14, vào menu FormatCells,

chọn thẻ ựầu tiên là Number Trong danh sách

Category, bạn chọn dạng thứ hai là Number,

thì sẽ thấy các thông số như hình bên Trong ô

Decimal Places(số chữ số lẻ) hãy chọn là 0

đánh dấu chọn vào ô Use 1000 Saparator

nghĩa là dùng dấu phẩy ngăn cách giữa phần

nghìn và phần trăm và nhìn lên ô Sample ựể theo dõi kết quả, bấm OK kết thúc

Trang 15

Bạn sẽ ñược kết quả như hình bên, lưu ý, trên ô E14 là “250,000” nhưng trên thanh công thức vẫn là “250000”, ñó là ñặc ñiểm của các ô

Numberic: lệnh Format quyết ñịnh cách hiển

thị trên ô còn giá trị trên thanh công thức mới là

giá trị thật dùng ñể tính toán Vì vậy, khi nhập,

nếu bạn nhập “250,000” là sai vì ô này sẽ ở dạng

Text, không thể dùng tính toán bằng các toán tử

của Numberic ñược

2- Tiền tệ:

Sau khi nắm ñược khái niệm Format số thực, bây giờ chúng ta sẽ ñịnh dạng cho dạng tiền tệ

ñể ñược ñúng dạng “250,000 ðồng” như ñề bài

Chọn ô E7, lại vào menu FormatCells, chọn thẻ Number, trong ô Category chọn dạng cuối cùng là Custom, trong ô Type, chọn dạng #,##0 như minh họa ñể có dấu phẩy giữa phần trăm và phần nghìn Ngoài ra, trong ô này còn có những dạng khác với ý nghĩa như sau: General-giữ nguyên dạng như khi nhập vào; 0-không dùng số lẻ; 0.00-dùng 2 số lẻ;

#,##0-dùng dấu ngăn cách phần nghìn, không dùng số lẻ; #,##0.00-dùng dấu ngăn cách phần nghìn và 2 số lẻ…bạn có thể chọn thử các dạng này và theo dõi sự thay ñổi trên ô Sample Ngoài ra, trong danh sách này còn hỗ trợ bạn ñịnh dạng phần trăm (ñược viết là 0%) nằm ở vị trí thứ 14, bạn hãy nhớ vị trí này ñể khi cần sử dụng

Tuy nhiên, ñến ñây, chúng ta vẫn chưa có chữ “ñồng”, bạn nhớ chọn lại dạng #,##0, sau ñó, click con trỏ vào sau số “0” như minh họa ñể làm xuất hiện con trỏ

nhập văn bản, gõ vào cụm sau ñây: [$ ðồng] Có thể nội dung chữ sẽ

không hiển thị tiếng Việt chính xác tương

tự như minh họa, nhưng cứ nhập theo nguyên tắc gõ dấu bạn ñã học, bấm OK

sẽ có kết quả như ý tương tự hình bên dưới

Lưu ý: nếu sau khi bạn bấm OK mà nội dung ô hiển thị thành dạng #######

nghĩa là thiếu bề rộng ô, bạn phải mở rộng ô cho ñủ thì mới thấy kết quả ñược

Bạn cũng nhớ kiểm tra một lần nữa là khi bạn chọn vào ô E7, trên thanh Formula vẫn ở dạng “250000” mới ñúng 3- Sao chép ñịnh dạng:

Thật ra, trước khi ñịnh dạng, bạn có thể chọn hết các ô từ E7 ñến

E14 ñể ñịnh dạng cùng lúc, nhưng lúc nãy chúng ta chỉ ñịnh dạng một

ô E7 nên bây giờ bạn phải sao chép ñịnh dạng ấy cho các ô từ E8 ñến

E14

Thực hiện như sau, chọn ô E7, lên thanh công cụ chuẩn, chọn

Trang 16

công cụ sao chép ñịnh dạng , dùng công cụ này quét qua các ô từ E8 ñến ô E14 là xong

III) ðường viền:

Chọn hết các ô từ A6 ñến E14, lên thanh ñịnh dạng, bấm vào

tam giác ñen sau nút Borders, chọn dạng All Borders như minh

họa ñể kẻ khung

Sau ñó, giả sử bạn muốn kẻ một ñường kẻ ñôi bên dưới dòng

tiêu ñề bảng, chọn hết các ô từ A6 ñến E6, cũng bấm vào nút

Borders như vừa rồi nhưng lần này bạn chọn dạng

BottomDoubleBorders ở vị trí thứ năm

IV) Màu nền ô - màu chữ:

1- Màu chữ:

Chọn các ô từ A6 ñến E6, lên thanh ñịnh dạng, bấm vào

tam giác bên phải nút ñể chọn màu xanh dương

2- Màu nền ô:

Vẫn chọn các ô vừa rồi, bấm vào nút ngay trước nút tô

màu chữ ñể chọn màu nền là màu vàng

Thực hiện tương tự, bạn có thể tự do tô màu chữ và màu

nền tùy ý cho các ô khác theo ý bạn

V) Canh chỉnh:

1- Canh ngang:

Chọn các ô từ A6 ñến E14, lên thanh ñịnh dạng, bấm vào nút ñể canh giữa toàn bộ bảng tính Sau ñó, bạn phải canh trái lại cho cột HọTên và ðịaChỉ như sau: chọn các ô từ B7 ñến B14, sau ñó giữ phím Ctrl trên bàn phím, chọn

tiếp các ô từ D7 ñến D14 như minh họa ñể

chọn hai cột cùng lúc, bấm vào nút canh trái

trên thanh ñịnh dạng

2- Thay ñổi chiều cao hàng:

ðặt con trỏ vào giữa hàng 6 và 7 như minh họa, kéo hướng xuống ñể tăng chiều cao hàng tiêu ñề lên một ít Khi ấy bạn thấy nội dung tiêu ñề bị hạ thấp xuống phía

dưới ô chứ không ở giữa ô nữa, muốn vậy, chúng ta phải canh chỉnh nội dung ô theo chiều dọc Chọn các ô từ A6 ñến E6, vào menu

FormatCells, chọn thẻ Alignment, trong ô Vertical, chọn

Center Lưu kết quả

Trang 17

Bài 4 - Công Thức

I) Các toán tử cơ bản:

Lên thanh công cụ chuẩn, bấm vào nút ñể tạo file mới, bấm vào

nút ñể lưu file Hộp thoại lưu xuất hiện, trong ô SaveIn, chọn

MyDocuments, trong ô FileName, gõ “Bai Tap 02”, bấm Save

Bấm vào phần giao nhau giữa ñường viền ngang và ñường viền

dọc ñể chọn hết bảng tính Chọn font Vni-Times, size 12, canh giữa

Sau ñó, click trỏ vào ô A3 và gõ nội dung như minh họa:

ðể gõ ô G3, bạn thực hiện như sau: gõ (X+Y)2 bình thường, sau ñó dùng trỏ bôi ñen số 2, vào menu Format Cells, chọn hiệu ứng Superscript Nhiệm vụ chúng ta là lập công thức ñể Excel tính kết quả các ô từ C4 ñến G6

Click trỏ vào ô C4 ñể lập công thức cho ô này Gõ dấu “=”

như minh họa, sau ñó bấm con trỏ vào ô A4 ñể chương trình

ñọc giá trị X tương ứng Gõ tiếp dấu “+”, rồi bấm trỏ vào ô B4

ñể chương trình ñọc giá trị Y tương ứng Cuối cùng bấm Enter

ñể thấy kết quả là 8 xuất hiện trong ô C4

Sau ñó, ñể sao chép công thức này xuống các ô phía dưới, thực hiện như sau: click chọn ô C4, ñặt ñầu nhọn mũi tên trỏ

ở góc dưới bên phải ô này như minh họa sao cho con trỏ chuyển thành dạng chữ thập màu ñen, kéo hướng xuống ñể sao chép công thức cho 2 ô bên dưới Nếu thấy kết quả như minh họa là ñúng

Bạn có thể thực hiện tương tự cho các ô D4, E4, F4 như sau:

Lưu ý, các dấu Cộng(+), Trừ(-), Nhân(*), Chia(/) các bạn nên sử

Trang 18

ựến khi còn 2 số lẻ Ý nghĩa các nút ựịnh dạng của

nhóm nút này như sau:

Nếu bạn làm ựúng, kết quả sẽ tương tự minh

họa:

Tiếp theo, chúng ta sẽ tắnh kết quả cho ô G4 Gõ dấu Ộ=(Ợ, click ô A4,

gõ dấu Ộ+Ợ, click ô B4, gõ dấu Ộ)Ợ, gõ dấu Ộ^Ợ (Shift+6), gõ

số Ộ2Ợ tương tự minh họa, gõ Enter sẽ ựược kết quả 64 Chép kết quả

xuống cho các ô bên dưới sẽ ựược 484, 676

Tiếp theo, bạn hãy nhập vào ô H3 tiêu ựề ỘX>YỢ, sau ựó, nhập công thức cho ô H4 như sau: gõ Ộ=Ợ, click ô A4, gõ Ộ>Ợ, click B4, gõ Enter, bạn sẽ ựược kết quả tương tự minh họa với True là đúng, False là Sai, vì 5>3, 15>11 nhưng 10<12

Chọn các ô từ A1 ựến H1, bấm ựể trộn, gõ tiêu ựề ỘCác Toán Tử Cơ BảnỢ, bấm ựể lưu

II) Sao chép, cắt dán, di chuyển:

1- Sao chép:

Cách thực hiện khá giống với Word Chọn vùng ô A3:D6, bấm , hay Ctrl+C, click chọn

ô A9, bấm ựể dán, hay Ctrl+V cũng ựược

để Excel tắt vùng ựang chọn, bấm Esc trên bàn phắm

Ngoài cách dùng phắm như vừa rồi, bạn cũng

có thể dùng chuột ựể thực hiện như sau:

Chọn vùng ô F9:I12, ựặt con trỏ lên biên vùng

chọn như minh họa sao cho con trỏ biến thành

mũi tên 4 chiều Bấm chuột và kéo rê vùng ô, bạn

sẽ thấy một hình chữ nhật mờ di chuyển theo con

trỏ chuột đồng thời, có một bảng chú thắch vị trắ mới của vùng ô, bạn kéo ựến khi bảng này báo vùng ô mới D9:G12 như minh họa thì thả chuột ra Thao tác này là thao tác di chuyển bằng

chuột, tiếp theo ta sẽ thực hiện copy bằng chuột

Chọn vùng ô D9:G12, cũng ựặt con trỏ lên biên vùng chọn như vừa rồi, sau

ựó giữ Ctrl, bạn sẽ thấy con trỏ chuyển từ dạng mũi tên 4 chiều sang

Trang 19

dạng dấu Ộ+Ợ như minh họa, vẫn giữ Ctrl, kéo vùng chọn sang vị trắ A14:D17, buông chuột ra trước, buông Ctrl ra sau đó là cách copy bằng chuột

4- Dán ựặc biệt:

Trước khi thao tác lệnh này, bạn cần xóa hai vùng bạn vừa mới copy

như sau: chọn vùng ô A8:H18, bấm phải chuột vào vùng ô mới ựược bôi

ựen, trong menu xuất hiện chọn lệnh Delete, khi ựó sẽ có một hộp thoại

như minh họa chương trình cung cấp hai cách giải quyết: ShiftCellsLeft

Ờ ựẩy các ô bên phải sang trái ựể lấp vào vùng ô bạn sắp xóa, hay ShiftCellsUp Ờ ựẩy các ô bên dưới lên trên ựể lấp vào vùng ô bạn sắp xóa Ở ựây, do các ô hai bên ựều chưa có nội dung nên bạn chỉ cần bấm OK là xong

Cách xóa này sẽ xóa luôn cấu trúc, ựịnh dạng ô Trong khi nếu bạn dùng nút Delete trên bàn phắm chỉ xóa ựược nội dung ô, còn các ựịnh dạng khác vẫn còn, vắ dụ: ựường viền, màu nền ô, màu chữẦ

Sau ựó, chọn vùng ô C3:H6, bấm

ựể Copy, chọn ô C9, bấm ựể dán Nếu

bạn làm ựúng kết quả sẽ như minh họa

Nguyên nhân là vì bạn chỉ copy kết quả

mà không copy số liệu ựể tắnh Vì vậy,

hãy bấm Ctrl+Z ựể hủy thao tác cuối

cùng Chọn lại ô C9, nhưng lần này vào

menu EditPasteSpecial, chọn mục

Values, OK

III) Các lỗi thường gặp:

Một số lỗi hay mắc phải trong quá trình tạo công thức bạn nên lưu ý:

Ớ Quên gõ dấu Ộ=Ợ hay Ộ+Ợ ở ựầu công thức

Ớ Quên ựóng ngoặc ựơn

Ớ Nhập sai dấu nhân: Ộ=A4xB4Ợ (dấu nhân: *)

Ớ Nhập sai ựịa chỉ: Ộ=X*YỢ (phải là Ộ=A4*B4Ợ mới ựúng)

IV) Các loại ựịa chỉ:

Trong Excel tồn tại 3 loại ựịa chỉ: tương ựối, tuyệt ựối, hỗn hợp

1- địa chỉ tương ựối:

2- địa chỉ tuyệt ựối:

Có dạng $<CỘT>$<DÒNG>, vắ dụ: $A$4, $G$6,Ầ

Muốn chuyển từ dạng A4 sang $A$4, bạn chỉ cần gõ phắm F4 trên bàn phắm

Tuthienbao.com

Trang 20

ðể khảo sát phần này, bạn hãy tạo tập tin mới, lưu trong MyDocuments, ñặt tên Bai Tap

03, chọn hết trang bảng tính, ñịnh font Vni-Times, size 12, canh giữa

Chọn các ô từ A1 ñến D1, trộn, gõ tiêu ñề “Bảng Giá Bán Xăng” Sau ñó, bạn hãy nhập những nội dung tiếp theo như hình minh họa

a) ðiền cấp số cộng:

Với 2 giá trị ñầu của số lít là 0.5lít và 1lít,

bạn muốn nhờ chương trình ñiền tiếp theo dãy

số này với các giá trị 1.5lít, 2.0lít, 2.5lít, 3lít

Thực hiện như sau: chọn 2 ô C4 và C5, ñặt

con trỏ ở góc dưới bên phải cụm ô này ñể con

trỏ chuyển sang dạng chữ thập màu ñen như minh họa, kéo hướng xuống ñến ô C9, bạn sẽ ñược dãy số mong muốn

Vẫn chọn dãy ô C4:C9, bấm vào nút , chương trình sẽ ñịnh dạng 2 số lẻ, bấm vào nút ñể ñưa về 1 số lẻ

b) Dùng ñịa chỉ tuyệt ñối tính giá bán:

Chọn ô D4, gõ “=”, click ô A4, gõ “*”, click ô C4, gõ Enter,

thì cho không

hãy nhấn ñúp chuột vào ô D5 sẽ thấy Sốlít hạ xuống 1 hàng thì ðơnGiá cũng hạ xuống 1 hàng (ñây là ñặc trưng của ñịa chỉ tương ñối chúng ta ñã khảo sát ở phần trên) Mà ô A5 là ô rỗng, ñược hiểu là “0”, nên kết quả bằng “0” là hợp lý

Vì vậy, trong trường hợp này, chúng ta phải dùng ñịa chỉ tuyệt ñối cho ô ðơnGiá vì ñặc trưng của loại ñịa chỉ này là không di chuyển theo công thức Cho dù bạn tính GiáBán cho ô nào thì ðơnGiá cũng là ô A4

Thực hiện như sau: bấm Esc (góc trên bên trái bàn phím) ñể thoát khỏi ô

D5, chọn các ô D4:D9, bấm Delete trên bàn phím ñể xóa nội dung các ô này

Chọn ô D4, gõ dấu “=”, click ô A4, gõ phím F4 trên bàn phím sẽ thấy kết quả như minh họa Gõ dấu “*”, click ô C4,

gõ Enter, chọn lại ô D4, nắm góc dưới bên phải ô D4, kéo hướng xuống ñể chép ñến ô D9

Như vậy, ta thấy thao tác chỉ khác ở bước gõ F4 sau khi click ô A4, và kết quả chỉ khác khi chép sang các ô D5:D9

Trang 21

Bài 5 - Hàm

I) Sử dụng hàm:

Excel ñã thiết kế sẵn các hàm ñể bạn sử dụng

trong các tình huống khác nhau mà nếu bạn tự thiết

lập công thức sẽ vất vả hơn hay thậm chí không thực

hiện ñược

1- Tự gõ tên hàm:

Tạo tập tin mới, lưu trong MyDocuments, ñặt

tên Bai Tap 04, chọn hết trang bảng tính, ñịnh font

Vni-Times, size 12, canh giữa

Gõ nội dung như minh họa:

ðặt con trỏ ô vào ô C10, gõ “=sum(c6:c8)”, Enter Bạn sẽ thu ñược kết quả 1709 SUM là hàm tính tổng, C6:C8 nghĩa tính từ ô C6 ñến C8

Vấn ñề là ở chỗ bạn không thuộc tên hàm hay gõ sai cú pháp, nên chương trình hỗ trợ chúng

ta chèn hàm tự ñộng

2- Chèn hàm:

ðặt con trỏ ô vào ô C11, bấm tổ hợp phím

Shift+F3 ñể mở hộp thoại chèn hàm (hay có

thể bấm vào nút trên thanh công thức):

Trong hộp thoại này, bấm vào tam giác

cuối ô Category, chọn mục All, sau ñó trong

danh sách liệt kê bên dưới, kéo xuống vần

“M”, chọn hàm “MAX” như minh họa

Trong hộp thoại xuất hiện, nhiệm vụ của

bạn là khai báo ñịa chỉ cụm ô cần tính vào ô

Number1 như sau: click chuột vào mũi tên màu ñỏ ở cuối ô này như minh họa ñể tạm thời thu

nhỏ hộp thoại nhằm giúp bạn dễ quan sát bảng tính hơn Kéo chọn các ô từ C6 ñến C8, bấm lại vào mũi tên ñỏ một lần nữa ñể

mở rộng hộp thoại trở lại, bấm OK Bạn sẽ ñược kết quả là 786

Cách này thường khó sai nhất, tuy nhiên lại mất thời gian vì những hàm bạn ñã quen thuộc cũng phải vào danh sách tìm kiếm, ngoài ra sẽ gặp khó khăn trong tình huống sử dụng kết hợp nhiều hàm

Vì vậy, thông thường, người ta hay dùng cách kết hợp

3- Kết hợp:

Chọn ô C12, gõ “=min”, bạn sẽ thấy cú pháp của hàm tự ñộng xuất hiện với cụm number1 bôi ñen chờ bạn ñiền ñịa chỉ, kéo chọn các ô C6:C8 ñể

Trang 22

ñiền nội dung như minh họa, sau ñó bạn phải bôi ñen cụm từ thừa như minh họa, chỉ chừa lại

dấu “)”, bấm Delete ñể xóa cụm này, gõ Enter Bạn sẽ ñược kết quả 423

II) Các hàm cơ bản:

1- Hàm xử lý số:

• AVERAGE(number1,number2,…): tính trung bình cộng các number

• COUNT(value1,value2,…): ñếm trong danh sách value có bao nhiêu ô chứa dữ liệu số

• SUM(number1,number2,…): tính tổng các number

• MIN(number1,number2,…): tìm số nhỏ nhất trong danh sách các number

• MAX(number1,number2,…): tìm số lớn nhất trong danh sách các number

• RANK(number,ref,order): tìm thứ hạng của một số với:

o number : số muốn tìm hạng

o ref : dãy số chữa số cần tìm hạng

o order : kiểu sắp hạng, nếu order =0 thì sắp hạng theo giá trị giảm dần, nếu order khác 0 thì sắp hạng theo giá trị tăng dần

Tạo tập tin mới, lưu trong My

Documents, ñặt tên Bai Tap 05,

chọn hết trang bảng tính, ñịnh

font Vni-Times, size 12, canh

giữa Gõ nội dung như minh họa

Sau ñó, chọn cụm ô C3:E3, bấm ñể trộn, chọn cụm ô A1:H1, bấm ñể canh giữa, gõ “KẾT QUẢ THI…” sẽ ñược kết quả như hình bên

Tiếp theo, chọn cụm ô A3:A4, bấm ñể trộn, tương tự trộn các ô

B3:B4, F3:F4, G3:G4, H3:H4 như hình bên

ðể canh giữa nội dung ô theo chiều dọc, chọn hết bảng tính, vào menu FormatCells, chọn thẻ thứ hai Alignment, trong ô Vertical, chọn Center, OK

Sau ñó, bạn hãy kẻ viền ô, chỉnh lại ñộ rộng các cột cho phù hợp ñể ñược kết quả như hình bên

Kế ñến, bạn hãy nhập nội dung từng cột giống y minh họa với lưu ý: cột STT chỉ nhập hai ô ñầu tiên, thí sinh Nhạc Bất

Trang 23

Quần vắng mặt nên không có ñiểm thi

Tiếp theo, chọn cụm ô A5:A6, nắm góc dưới bên phải cụm này như hình bên

sao cho con trỏ biến thành dạng chữ thập ñen, kéo rê ñến ô A10 ñể chương trình

tạo dãy số thứ tự ñến 6

a) ðiểm trung bình:

Click chọn ô F5, gõ “=average”, trong cú pháp xuất hiện, ñối số number1 ñã

ñược chọn sẵn, bạn chỉ việc kéo chọn cụm ô C5:E5

ñể cụm ñịa chỉ này thay vào cú pháp như minh họa

Sau ñó, gõ phím Delete trên bàn phím ñể xóa cụm ñối số bị thừa ñến khi còn vừa ñủ nội dung

“=average(C5:E5)”, gõ Enter, bạn sẽ nhận ñược kết quả là 7

Chọn lại ô F5, nắm góc dưới bên phải ô này kéo hướng xuống ñể chép công thức xuống ñến ô F10 Lưu ý, vì thí sinh cuối không có ñiểm thi nên phép tính trung bình sẽ sai vì vậy ô F10 sẽ hiện kết quả dạng #DIV/0! Bạn hãy chọn ô F10 rồi bấm Delete trên bàn phím ñể xóa ô này ñi

Chọn cụm ô F5:F9, bấm ñể tăng lên một số lẻ sẽ ñược kết quả như minh họa ở trên

Nhập số “0” vào ô F10

Tiếp theo, bạn hãy trộn 2

ô A12:B12, và gõ nội dung như minh họa Sau ñó, thực hiện tương tự cho những ô tiếp theo và nhập nội dung

Chọn ô C13, gõ “=sum”, number1 tự ñộng bôi ñen, chọn cụm ô

H5:H10, sau ñó, xóa phần thừa ñể ñược kết quả như minh họa Gõ

Enter ñể ñược kết quả là 840000

d) Tìm ñiểm thi thấp nhất:

Chọn ô C14, gõ “=min”, number1 tự ñộng bôi ñen, chọn cụm ô

F5:F10, sau ñó, xóa phần thừa ñể ñược kết quả như minh họa Gõ Enter

ñể ñược kết quả là 0

e) Tìm ñiểm thi cao nhất:

Chọn ô C15, gõ “=max”, number1 tự ñộng bôi ñen, chọn cụm ô

F5:F10, sau ñó, xóa phần thừa ñể ñược kết quả như minh họa Gõ Enter

ñể ñược kết quả là 8.0

f) Xếp hạng thí sinh:

Chọn ô G5, gõ “=rank”, number tự ñộng bôi ñen, chọn

Định dạng
Số trang	47
Dung lượng	2,18 MB