Ôn tập phần mềm excel

Cấu trúc màn hình giao diện -Các thành phần + Thanh tiêu đề + Thanh bảng chọn: gồm các thực đơn chứa các lệnh + Thanh công cụ: có thể đóng mở khi làm việc trên màn hình + Vùng làm việc g

Ôn tập phần mềm Excel

1 Khởi động chương trình:

-Từ biểu tượng chương trình

-Program\Microsoft office Excel

2 Thoát chương trình phần mềm

- Menu File\ Exit

- Alt +F4

- Kích nút lệnh: Close

2 Cấu trúc màn hình giao diện

-Các thành phần

+ Thanh tiêu đề + Thanh bảng chọn: gồm các thực đơn chứa các lệnh + Thanh công cụ: có thể đóng mở khi làm việc trên màn hình + Vùng làm việc gồm các ô bảng tính

+ Các thước cuốn dọc và ngang + Các thành phần khác…

3 Một số các cấu trúc:

- Cấu trúc của Worheet: Dòng (Row) có khoảng 65536 dòng

Cột (column) có khoảng 256 cột được đánh bằng các kí tự chữ in hoa A, B, C, D, ………

- Ô (Cell): là giao của dòng và cột

4 Các thao tác với bảng tính

a Thêm và xóa bảng tính

Format\sheet\ nhập tên bảng tính mới

Xóa Edit\Delete sheet\OK

b Cách nhập các dữ liệu

- Thực hiện phím mũi tên hay chuột để di chuyển trỏ soạn thảo

- Nhập dữ liệu kiểu số: Format\cells\number\custom\ chọn các dạng sô

- Nhập dữ liệu kiểu chuỗi:

- Nhập dữ liệu kiểu công thức; Toán tử gồm các phép +, -, *, \, ^, % -Nhập toán tử chuỗi và nối chuõi

-Nhập toán tử so sánh gồm <, >, =, >=, < =, < >

- Khi nhập chọn ô cần nhập thực hiện

c Các thao tác trên một vùng của trang bảng tính

-Chọn một vùng hay cột, dòng

+ Vùng: giữ phím shift và các phím mũi tên…

+ Dòng: Đưa chuột tới đầu dòng có số rồi kích trái + Cột: Đưa chuột tới đầu cột có chữ in hoa rồi kích trái + Chọn cả trang bảng tính: kích vào ô giao của biên bên trái và biên bên phải

+ Chọn nhiều vùng dữ liệu: chọn một đối tượng rồi giữ phím ctrl và chọn đối tượng khác

- Sao chép dữ liệu; Dùng lệnh copy và lệnh paster

- Di chuyển dữ liệu: Dùng lệnh cut và lệnh paster

- Định dạng dữ liệu:

+ Định dạng font, zise, màu chữ, màu nền + Định dạng paragrahp căn giữa, căn trái, căn phải, căn đều

- Xóa hay lấy lại dữ liệu; Chọn vùng dữ liệu rồi ấn phím Delete để xóa còn dùng lệnh Undo hoặc Ctrl + Z để khôi phục dữ liệu

5 Các thao tác trên một File

a Lưu dữ liệu vào đĩa: File\save as\hộp thoại\ chọn nơi lưu\ đặt tên

b Mở File: File\open\hộp thoại\ tìm tên File\open

c Tạo File new: File\ new hoặc kích vào nút lệnh new trên thanh công cụ

6 Thao tác chỉnh sửa bảng tính

a Thay đổi độ rộng hẹp của hàng hay cột: bằng chuột hay dùng lệnh

b Trộn các ô: chọn các ô cần trộn nháy nút lệnh merge and center hoặc vào menu format\cells\ Alignment\ Merge cells

c Đánh số thứ tự tự động; gõ số thứ nhất xuống dòng gõ số thứ hai rồi bôi đen cả hai số đưa trỏ chuột vào góc dưới bên phải ô bôi đen tạo chuột thành dấu thập nhỏ giữ trái chuột kéo đến số thứ tự dừng lại

d Kẻ viền khung: Chọn vùng cần chọn khung vào menu format\ cells chọn lệnh border\ hộp thoại \ chọn các dạng đường viền khung hoặc màu\ OK

e Định dạng nền dữ liệu: chọn vùng dữ liệu vào menu format\ cells\ pattem\hộp thoại\ chọn màu\OK

f Chèn dòng, chèn cột: Chọn vị trí cần chèn dòng hay cột vào menu Insert\ chọn row chèn dòng, còn chọn colums chèn cột

6 Các hàm tính toán trong Ecells

Tên hàm (các tham chiếu) tên các hàm trình bày khi ta click vào biểu tượng f(x) trên thanh công cụ (= (tên hàm) (danh sách đối số)

-Hàm trả vêc giá trị tuyệt đối: = ABC (vùng dữ liệu) ví dụ = ABC (-25) -> kết quả là 25; = 2 + ABC (- 5.2) -> kết quả là 7.2

-Hàm trả về phần nguyên: = INT (vùng dữ liệu) ví dụ: INT (B1) -> kết quả là – 4

Ví dụ tính thành tiền đã được bỏ qua số lẻ:

giá

Thành tiền

2 3.6 11237 = INT(A2 *B2)

3

4

-Hàm lấy giá trị phần dư: = MOD (biểu thức 1, biểu thức 2) là hàm lấy phần dư của biểu thức 1 chia cho biểu thức 2

Ví dụ; = MOD (7,3) - > kết quả là 1

Ví dụ 2 : cần tính tiền phụ trội cho só giờ làm hơn 8 với 1 giờ phụ trội

là 10 000

= MOD (A2 , 8) * 10 000 -> kết quả là 40 000

làm

Tiền phụ trội

-Hàm làm tròn ROUND : = ROUND (biểu thức số, N)

N>0 làm tròn về bên phải Nkí tự kể từ vị trí dấu phẩy N<0 làm tròn về bên trái N kí tự kể từ vị trí dấu phẩy

Ví dụ ROUND (33,333, -3) -> kết quả là 3000

Ví dụ ROUND (35123,374, 2) -> kết quả là 35123,37

Ví dụ làm tròn số cột điểm trung bình tại hàng đơn vị

= ROUND (E 2 + F2 + G2) \ 3,0) -> kết quả là 8

- Hàm trả về TBình cộng (AVERAGE): =AVERAGE (vùng dữ

Ví dụ: dữ liệu ở ô B1, B2, B3 là 4, 8, 3 có = AVERAGE (B1: B3) -> kết quả là 5

Ví dụ tính trung bình cộng của lớp có B2, B5 trống

tên

Điểm

bình lớp

7

= AVERAGE (B2:B7) -> kết quả là 7

-Hàm trả về số phần tử kiểu số : (COUNT) : = COUNT (vùng dữ liệu)

Ví dụ : tính số học sinh dự thi biết B2, B5 trống, ô B4 kiểu chuỗi.

tên

Điểm

sinh thi

7

= COUNT (B2 :B7) -> kết quả là 3

- Hàm tìm giá trị lốn nhất (Max) : = Max (danh sách các giá trị)

Ví dụ : = Max (4, 5, 6) -> kết quả là 6

= Max (B2 : D2)

- Hàm tìm giá trị nhỏ nhất (Min) : = Min (danh sách các giá trị)

Ví dụ : = Min (4, 8, 3) ->kết quả là 3

= Min (B1 : B3)

- Hàm tính tổng (sum) : = Sum (vùng dữ liêu)

Ví dụ: = Sum (4, 5, 6) -> kết quả là 15

= Sum (A2 : C2)

-Hàm trả về chuỗi con của chuỗi được trích từ trái sang phải

LEFT (Text, num-char)

Ví dụ : = LEFT (“Trần Văn Nam”, 8) -> kết quả trả về chuỗi “Trần Văn”

- Hàm trả về chuỗi con của chuỗi trích từ phải sang trái

RIGHT (Text, num – char)

Ví dụ; = RIGHT (“Trần Văn Nam”, 3) - > kết quả trả về chuỗi “Nam”

- Hàm trả về chuỗi con của chuỗi trích tính từ vị trí start – num đến dài num – char

MID (Text, num, num – char)

Ví dụ: MID (“Trần Văn Nam”, 6, 3) -> kết quả trả về chuỗi “Văn”

Ví dụ sử dụng toán tử chuỗi

Trong cột mã phiếu 2 kí tự đầu là loại phiếu

4 tiếp theo là năm tháng

3 kí tự cuối là số phiếu

Tách các thành phần ra cột riêng

2 IN9901002 PN 1/99 002

Loại phiếu =LEFT (A2, 2) -> kết quả trả về là PN

Tháng = MID (A2, 5,2), “/ ” AND MID (A2, 3,2) -> kết quả trả về là 01/99

Số phiếu = RIGHT (A2, 3) kết quả trả về 002

- Hàm được trả về chuỗi được đổi sang chữ IN = UPP (Text)

Ví dụ: = UPP (“thủy tiên”) -> kết quả trả về là chữ in hoa “THỦY TIÊN)

- Hàm trả về chuỗi text đã đổi sang dạng chữ thường =LOWER (TEXT)

Ví dụ: = LOWER (“TRẦN THỊ THU HÀ”) -> kết quả trả về “Trần Thị Thu Hà”

- Hàm trả về chuỗi text trong đó các kí tự trắng ở đầu và cuối đã được cắt bỏ

TRIM (TEXT)

Ví dụ: TRIM ( “ Thủy Tiên ” ) -> kết quả trả về là “Thủy Tiên” -Hàm trả về chuỗi text trong đó kí tự đầu tiên của mỗi từ đã được đổi sang dạng chữ in PROER (text)

Ví dụ: = PROER (“trần Thị Thị Thu Hà”) - > kết quả trả về “Trần Thị Thu Hà”

- Hàm trả về ứng với giá trị ngày tháng năm DATE (yyyy, MM, DD)

Ví dụ: = DATE (1993, 08, 25) -> kết quả trả về 25/08/93

- Hàm đổi số thành chuỗi TEXT (VALUE, FORMAT – TEXT)

Ví dụ: = text (1234, 45, “###########”) -> kết quả trả về là

“1,234.450”

- Hàm đổi chuỗi dạng số thành số VULUE (TEXT)

Ví dụ: = VULUE (“123”) - > kết quả là số 123

Ví dụ cần đổi cột ngày tháng sang chuỗi dạng ngày

3

4

5

6

7

8

= TEXT (A2, "dd/mm/yyyy") -> kết quả dạng chuỗi ngày

- Hàm AND; = AND (biểu thức 1, biểu thức 2)

Ví dụ: = AND (3>2, 6>4) - > kết quả TRUE là giá trị đúng

= AND (4 >5, 7>6) - > kết quả FALSE giá trị sai

- Hàm OR hoặc = OR (biểu thức 1, biểu thức 2)

Ví dụ: = OR (4 > 5 , 8>6) -> kết quả FALSE

= OR (4>5, 6>8) -> kết quả FALSE

- Hàm IF mở rộng = if (ddk1, giá trij1,if(ddk2, giá trị 2, if(ddk3, giá trị 3, giá trij4)))

Ví dụ ; Thành tiền bằng số lượng nhân đơn giá Nếu mã hàng bắt đầu bằng B và số lượng lớn hơn 2 thì đều giảm thành tiền 10%

1 Mã hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thành tiền = if (and(left (A2,1) = “B”, B2>20),B2*C2* 0.01,B2*C2) -Hàm COUNTIF (range, criteria)

Ví dụ; các vùng giá trị A1 : A4 bằng 100, 200, 300, 400

= COUNTIF (A1:A4, “>160”) -> kết quả trả về là 3

- Hàm Sumif trả về giá trị tổng của 4 phần tử được chọn

Ví dụ: giá trị A1:A4 bằng 100, 200, 300, 400

Giá trị B1: B4 bằng 7, 14, 21, 28

= Sumif ( A1:A4, “>160”, B1:B4) -> kết quả trae về cho giá trị là 63

- Hàm tìm kiếm VLOOKUP (