Kế toán doanh nghiệp với Visual Basic part 1 pdf

Sâu khi đã hiểu rõ cách thiết kế, bản chất công việc của từng phân hệ kế toán, bạn có thể tùy ý điều chỉnh lại cơ sở đữ liệu, cũng như cách phân chia các phân hệ trong chương trình sao

KẾ TOÁN _

ĐO8NHI NGHIỆP)

với Visual Basic

Ny Rae ~ lại (ịci liêu

Kế toán doanh nghiệp với Visual Basic

KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

Lời mở đầu

Kệ, toán doanh nghiệp với Visual Basic duge thyc hién tiếp sau hai cuốn Kế toán doanh nghiệp uới Microsoft Excel và Kế toán doanh nghiệp uới Microsoft Access Thông qua

tập sách này, chúng tôi lân lượt trình bày một số công cụ và kỹ

thuật lập trình nâng cao trong Visual Basic, các kiến thức kế toán căn bản, nguyên tắc lập trình và những điều bí ẩn bên trong một chương trình kế toán

Sách được chia thành nhiễu chương Mỗi chương trình bày một phân hệ kế toán riêng biệt, được xem như một chương trình nhỏ hoạt động khá độc lập nhau Tất nhiên để đảm bảo tính liên tục, nhất quán về dữ liệu trong một chương trình kế toán, các phân hệ kế toán phảĩ có cùng một tổ chức cơ sở dữ liệu, vì thực tế đữ liệu kế toán trong từng phân hệ luôn ảnh hưởng tác động qua lại lẫn nhau Nhưng với mục địch giúp bạn đọc dễ hình dung, đặc biệt với các bạn mới làm quen với kế toán,

chúng tôi cố gắng tách phản cơ sở đữ liệu của chương trình để

trình bày theo từng chương Sâu khi đã hiểu rõ cách thiết kế, bản chất công việc của từng phân hệ kế toán, bạn có thể tùy ý điều chỉnh lại cơ sở đữ liệu, cũng như cách phân chia các phân

hệ trong chương trình sao cho phù hợp với yêu cầu làm kế toán thực tế của mình.

Những kiến thức cơ bản về kế toán như biểu mẫu, báo cáo, sổ sách chứng từ kế toán đã được trình bày trong hai tập sách trước, giờ đây sẽ không nhắc lại, Chúng tôi cũng xem như bạn

đã có kiến thức căn bản về Microsoft Access và Visual Basic rồi Thực tế có rất nhiều cách khác nhau để thiết kế các giao diện nhập liệu, xử lý và báo cáo trong một chương trình kế trình kế toán Một phân là để hạn chế số trang, và thiết nghĩ điều này cũng không cần thiết Thiết kế giao diện sao cho đẹp mắt, hợp lý và người dùng có thể dé đàng sử dụng nhất, việc

ấy đôi hỏi khả nàng sáng tạo, khiếu thẩm mỹ và óc tổ chức của bạn Các mẫu thiết kế và gợi ý được trình bày trong sách

có tính chất giúp bạn đọc tham khảo khi thiết kế, chứ không nhất thiết bắt buộc bạn phải tuân theo, Điều mà chúng tôi mong muốn là thông qua Kế toán doanh nghiệp với Visual Basic, bạn

có thể nắm được nguyên tắc thiết kế và lập trình kế toán nói chung, hiểu rõ những kỹ thuật và công cụ lập trình nâng cao

Từ đó rút ngắn được thởi gian nghiên cứu và tự mình thiết kế thành công một chương trình quản lý kế toán doanh nghiệp bằng Visual Basic

Chúc các bạn thành công

:

Téng hep va bien dich

VN-GUIDE®

CHUONG |

TONG QUAN VE

CHƯƠNG TRINH QUAN LÝ

KE TOAN DOANH NGHIEP

1 Các bước thực hiện cơ bản củg kế toán doanh

từ thu chí, ủy nhiệm chỉ, „.) Từ đó, in ra báo cáo, sổ theo

đõi tương ứng bất cử khi nào cản đến (báo cáo nhập xuất trong kỳ, tổng hợp thu chỉ trong kỳ, báo cáo hàng tồn

biệt, chẳng hạn phân hệ kế toán tiên mat, phân hệ kế

toán hàng hóa, phân hệ kế toán công nợ,

“ước 3 Ghi chép những nghiệp vụ đã được phân tích vào nhật ký theo trình tự thời gian (lập chứng từ ghi sổ hay sổ nhật ký chung)

“ước 4 Chuyển số liệu từ nhật ký vào sổ cái các tài khoản liên quan để in ra bất kỳ lúc nào cần đến (ghi số cái các tài khoản)

BuBe % Điều chỉnh số liệu để phản ánh đúng chỉ phí tính cho

kỳ này, cũng như doanh thu đạt được trọng kỳ (lập bảng cân đối số phát sinh)

“ước 6 Kết chuyển số liệu trên các tài khoản tạm thời (loại 5,6,7,8) để tính giá của sản phẩm hoặc công việc đã làm trong kỳ, cũng như tính kết quả kinh đoanh,

ước 7 Kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán đã lập, trên những tài khoản tổng hợp

Đuốc Ø Tổng hợp số liệu từ tài khoản và các tài liệu có liên quan khác để lập báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình thực hiện nghĩa

vụ với nhà nước, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, báo

cáo lưu chuyển tiên tệ)

2 Phân tích khỏ năng của chương trình

Tập sách này sẽ hướng dẫn bạn xây dựng một chương trinh

kế toán đành cho doanh nghiệp nhỏ, giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ quản lý kinh doanh, thu chỉ, tổn kho va

công nợ khách hàng Ngoài ra, doanh nghiệp có thể xem kết

quả báo cáo kế toán tổng hợp (như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh đoanh) vào cuối kỳ kế toán

Chương 1: Tổng quan về chương trình quản lý 9

Một số chức năng xử lý chính của chương trình kế toán:

Kế toán tiền mặt: Quản lý các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp, những chỉ phí bán hàng Lập chứng từ thu, chứng từ chỉ, bảo

cáo tổng hợp thu chi và báo cáo quỹ

Kế toán hàng hóa: Quản lý việc nhập và xuất hàng với các hình thức thanh toán khác nhau như tiền mặt, chuyển khoản, trả chậm Quản lý tồn kho Từ đó in báo cáo nhập xuất chỉ tiết, cũng như tổng hợp Ín báo cáo tôn kho hàng

hóa (số lượng tồn và giá trị vốn hàng tôn), in the kho

Kế toán công nợ: Lập các chứng từ thanh toán công nợ giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, giữa khách hàng với

doanh nghiệp Từ đó đưa ra kết quả báo cáo theo đôi

công ng khách hàng và nhà cung cấp Theo dõi công nợ

những khách hàng đến hạn phải đòi

Ké toán chỉ phí: Kê khai các khoản chỉ phí hàng tháng

như chỉ phí quản lý, chỉ phí lương nhân viên, các khoản

khấu hao tài sản cố định, chỉ phí lương nhân viên

Kế toán lương và tạm ứng: Tinh và lập báo cáo lượng và

tạm ứng, thưởng cho nhân viên trong công ty Từ đó xác

định các khoản thuế thụ nhập, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm

y tế, kinh phí công đoàn phải trích và nộp hàng tháng

Kế toán doanh thu: Lập báo cáo doanh thụ ban hang

hàng ngày, theo từng khách, từng mặt hàng, cũng như tổng hợp doanh thu bán hàng trong tháng

Kế toán ngân hàng: Quản lý số hiện có và tình hình biến

động các khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngân hàng, kho bạc, công ty tài chính Các khoản lãi tiên gửi, trao

đổi ngoại tệ

Kế toán thuế: Quản lý các khoản thuế phải nộp nhà nước Theo dõi thuế VAT đầu vào và dau ra

Kế toán tài sản cố định: Quản lý tình hình biến động tài

sản cố định của doanh nghiệp về nguyên giá, tình hình khấu hao tài sản cố định, cũng như các khoản thanh lý tài sản cố định của doanh nghiệp

Bút toán tổng hợp: Các bút toán điêu chỉnh số dư giữa các tài khoản

Kế toán tổng hợp: Thực hiện quá trình cập nhật chứng từ

ghi sổ, tự động kết chuyển số dư, lập các sổ cái theo dõi

tài khoản và đưa ra những báo cáo kế toán tổng hợp, dựa

trên kết quả của các phân hệ kế toán con

Ngoài ra, chương trình còn phải hỗ trợ một vài chức năng

phụ, nhưng không kém phần quan trọng trong công tác xử lý kế

toán:

Phân hệ tải khoản: Chức năng đăng ký danh mục tài

khoản, định các tài khoản đối ứng, cũng như cập nhật số

du dau ky kế toán của các tài khoản

Chức năng đăng ký danh mục; Đăng ký danh mục nhóm

hàng, hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp, loại chứng

tử, loại nhập xuất, nhân viên, hình thức thanh toán, thuế

và kho hàng

Chương 1: Tổng quan về chương trình quần fy 11

» Chức năng bảo mật chương trình và phân quyên

« Chức năng trợ giúp

+ Chức nãng sao lưu và phục hôi đữ liệu

GHI CHÚ

vˆ Cách thiết kế các chức năng trên sẽ được lân lượt trình

bày trong những chương tiếp theo Ngoài ra, sách còn có

một số bài tập mở rộng để bạn đọc tự thực hành lấy

3 Hệ thống và môi trường cài đặt

a Tổ chức thư mục và tập tin

Tạo thư mục KTVB trén 6 dia C

Toàn bộ dữ liệu sẽ được đặt trong một tập tín MDB duy nhất

có tên Ketoan.mdb Thư mục KTVB cũng là nơi đặt tập tin

Project của chương trình

Ngoài ra, trong thư mục KTVB, còn có ba thư mục con:

© Forms: chứa Form thiết kế

+ Modules: chứa Module thiết kế

« Reports: chtfa Report thiết kế và những điều khiển kết nối

dữ liệu trong Visual Basic

b Yêu cầu hệ thống

e Báo cáo có thể in với các loại máy ïn khác nhau

« Để hiển thị tiếng Việt, chương trình sử dụng font hệ thống của Vietkey 4.09, do vậy, người dùng cẩn phải cài đặt

phần mềm Vietkey 4.09 ở chế độ đây đủ (Full) Nếu máy tính của bạn đã cài Vietkey 4.09, nhưng chưa có font hệ thống, hãy gỡ bỏ Vietkey khỏi máy và thực hiện cài lại Chương trình được thiết kế trên nền Windows 95 hoặc

Windows 98, sử dụng hệ cơ sở dữ liệu Microsoft Access

gõ VNL

Có thể cài đặt Microsoft Access 9? từ bộ đĩa cài đặt Microsoft Office 97, Tất nhiên, nếu bạn đang sứ dụng Microsoft Access 2000, thì chẳng việc gì phải gỡ bó nó

để cài lại Access 97 Chỉ việc thực hiện một vài điều chỉnh nhỏ khi sử dụng các điều khiển kết nối dữ liệu

mà thôi Chúng tôi sẽ đề cập lại vấn để này trong quá

c Cai dat Microsoft Access 97

Sử dụng bộ đĩa cài đặt Microsoft Office 97,

ước 7 Đặt đĩa CD có chứa bộ cài đặt Microsoft Office 97 vào ổ đĩa CD-ROM, Bước 2 Thực hiện lệnh Start # Run để chọn và thi hành tập tin Setup.exe.

Chương 1: Tổng quan về chương trình quản lý 13

Bước 3 Khi setup hỏi số xêri chương trình, bạn có thể nhập vào số xêri được ghỉ trên dia, chẳng hạn 2001-2345678 Xong nhấp OK để tiếp tục

Bước 4 Chọn mục Custom, xong đánh dấu ô chọn Microsoft Access nếu chỉ muốn cải riêng Access 97 vào máy Xong nhấp Continue Setup sé ty động cài đặt Access vào máy tính cho bạn

d Cài dat Microsoft Visual Basic 6.0

Có rất nhiều phiên bản cài đặt Visual Basic Tuy nhiên, bạn nên cài đặt phiên bản Microsoft Visual Basic 6.0 từ bộ đĩa Microsoft Visual Studio Enterprise 6.0 bởi lề bộ đĩa này sẽ cung cấp cho bạn đây đủ các điểu khiển kết nối dữ liệu và nhiều

Bước 7 Đặt địa CD có chứa bộ cài đặt Microsoft Visual

Studio 6.0 vào ổ đĩa CD-ROM

Buéc 2, Nh&p Start Run Treng cửa sổ Run nhập

HAsetup.exe Xong nhấp OK Trong đó H là tên ổ đĩa CD-

ROM trên máy tính của bạn

Bude 3 Tiếp tục thực hiện quá trình cài đặt theo sự hướng dẫn của trình Setup

LƯU Ý

w Ngoài việc cài đặt Visual Basic, bạn cần cài đặt thêm thành

phần truy xuất đữ liệu nhu Data Environment, Microsoft

ODBC Drivers, bang cach đánh đấu ô chọn Data Access, xong nhấp nút Change Option dé chon (xem hinh trang bên).

EERE x)

he Opn select he toms you mart nad: dew he tems you mado be removed

‘tba nth a check ict that cry at othe component wl beaded To selec at

‘conponent nthe Option br cet Sees ak

eters: Descibion

| det 0s EERE - SeweelwMOLEDBddsmomdee 1EK 00 eta, Data Obie ROS fence Dats

IF? Fence Date Obcts ands tuïk

| Ona emmernert Tớ

Felder Canty Selected Opion (CAFrogan Fet\Conmen Fes\yotemado Space weed en C Space avait onc: SEEK Component Add

10760,

Inte Ontore tse tne ou wart raed clot the ame wert be renoved

‘Agape box with check nese hat ry ibe Opn bt ces Sak ses alo pa ol he comport wl be tae To sl ai

Felder Coney Seated Option CwmoowsieysteM

Sptce eaited ont BOST2K CameeehloAdt 3

‘Space eval on © L Component o Remove °

4 Cơ sở dữ liệu hệ théng

Khởi động Microsoft Access, chon Blank Databases dé tạo một cơ sở dữ liệu mới Trong mục File name nhập Ketoan.mdb (tên cơ sở dữ liệ u mới), xong chọn Create,

Chương 1: Tổng quan về chương trình quản ly 15

© Để định nghĩa cấu trúc một Table, chọn trang Tables,

nhấp New, rôi Design View Tương tự, bạn có thể định nghĩa cấu trúc cho các Table còn lại

« Để đặt khóa chính cho Table, chon cac field cần đặt khóa chính, xong nhấp lệnh Edit # Primary Key

có mối quan hệ, tác động qua lại lẫn nhau, không thể

tách rời Chẳng hạn, những thay đổi dữ liệu trong phân

hệ kế toán hàng hóa có thể ảnh hưởng đến kết quả của phân hệ kế toán tiên mặt hay công nợ, „ Tuy nhiên, để bạn đọc tiện theo đối và đỡ rối trong quá trình thực hành, chúng tôi cố gắng tách ra và trình bày riêng biệt từng phân hệ kế toán ở mức độ cho phép Điểu này giúp bạn có thể chạy thử, kiểm tra và xem kết quả của từng phân hệ thay vì phải đợi thiết kế hoàn chỉnh cả chương trình kế toán: Đó cũng là lý đo mà chúng tôi không trình bày toàn bộ cơ sở đữ liệu của chương trình kế toán ngay

từ chương đầu tiên như thường làm, mà sẽ trình bày riêng

biệt lần lượt các Table và Query liên quan đến từng phân

hệ, kèm theo dữ liệu mẫu minh họa cho phân hệ đó Tất nhiên, kết quả cuối cùng mà bạn đạt được vẫn là một cơ

sở dữ liệu hoàn chỉnh của chương trình kế toán doanh nghiệp, với điểu kiện bạn thực hiện đây đủ các bài tập trình bày và để nghị trong tập sách này

3.Cc bước xôy dựng chương trình quản lý trên Visual Basic sử dụng cơ sở dữ liệu Access

ước 7 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng Microsoft Access (tạp Table, khóa chính, khóa ngoại, thiết đặt các quan hệ, tạo Query truy vấn dữ liệu)

Bước 2 Tạo Project, thiết kế menu, giao điện chính của chương trình trong VB,

“ước 3 Thiết kế Form nhập liệu, sử dụng các điều khiển kết nối đữ liệu và viết mã lệnh xử lý trong VB

ước 4 Viết những Module xử lý đữ liệu và lập báo biểu trong VB, Bước 5 Biên dịch chương trình và chạy thử.

CHUONG 2

PHAN HE TAI KHOAN

1 Céng vide ea phan hé tai khoan

Như bạn đã biết, kế toán luôn làm việc trên các tài khoản Bất kỳ một phân hệ nào được xây đựng trong chương trình kế toán doanh nghiệp đều đụng tới tài khoản Do vậy, việc định

danh sách các tài khoản là điểu bắt buộc phải thực hiện đầu

tiên khi bắt đầu sử dụng một chương trình kế toán

Phân hệ giúp người dùng thực hiện đăng ký danh mục tài

khoản các cấp, cũng nhí cập nhật số dư đầu kỳ kế toán của

những tài khoản đã định

* Két ced:

e In danh mục tải khoản các cấp

« In số dư đầu ky của các tài khoản

»_ Cung cấp danh sách tài khoản sẽ sử dụng trong những phân hệ kế toán xhác

2 Các chức năng xử lý chính của phân hệ tôi khoản

a Nhập danh mục tài khoản

Kết quả lưu vào Tabie T_DMTK Danh mục các tài khoản

cấp 1 và 2 được đăng ký dựa trên hệ thống tài khoản kế

toán theo qui định của nhà nước Ngoài ra doanh nghiệp có

thể mở thêm những tải khoản theo dõi chỉ tiết (tài khoản cấp

3) tùy theo nhụ cầu quản lý của mình,

b Nhập số dư đầu kỳ kế toán của các tài khoản

Cập nhật số dư các tài khoản (nếu có) làm số dư đầu kỳ

của tháng và năm được chọn

e In danh mục tài khoản các cấp

In danh mục các tài khoản đã đăng ký trong T_.DMTK

f In số dư đầu kỳ của các tài khoản

In số dư đâu kỳ tháng đang xử lý của các tài khoản

3 Thiết kễ cơ sở dữ liệu cho phan hệ tài khoản

Khởi động Microsoft Access, tạo cơ sở dữ liệu Ketoan.mdb va định nghĩa cấu trúc các Table sau:

a Table T_DMTK

Danh mục tài khoản các cấp

Stt Fields Type Width Description

1 MSTK Text 10 Mã số tài khoản

2 } Diengiai Text 40 Tên tải khoản

3 | Msql Text 5 Mã số quản lý TK chính / TK con

4 j Nodk Number Double | Nợ đấu kỳ kế tán

5 | Codk Number Double | Có đầu kỳ kế toán

MSTK: khóa chính

Chương 2: Phân hệ tài khoản 19

b Table T_ SODUTONGHOP

Tổng hợp số dư của các tải khoản hàng tháng

Stt Field Type Width Description

1 | RECKEY | Text 50 Khóa (tài khoản,tháng,năm có số dư)

2 Mstk Text 10 Mã số tài khoản

3 | Nodky Number | Double | Số dư nợ đầu kỳ

4 | Codky Number | Double | Số dư có đẩu kỳ

5 Psnoky Number Double | Phát sinh nợ trong kỳ

6 Pscoky Number | Double | Phát sinh có trong kỳ

7 | Nocky Number } Double | Sd dung cudi ky

8 | Cocky Number | Double | Số dư có cuối kỳ

Stt Field Type Width Description

1 Thang Number Byte Tháng đầu kỳ kế toán

2 Nam Number ‘nteger Năm đầu kỳ kế toán |

d Tạo mối quan hệ giữa các Table

Chọn lệnh Tools Relationships lần lượt bổ sung các

Table sau vào cửa sổ quan hệ: T_DMTK và T_SODUTONGHOP

Thiết đặt quan hệ một - nhiều giữa hai Table T_DMTK với T_SODUTONGHOP theo MSTK:

* Đánh dấu chọn Enforce Referential Integrity dé ép

buộc tính toàn vẹn dữ liệu

* Đánh dấu chọn Cascade (Ipdate Related Fields Khi

sửa đổi dữ liệu trên field quan hệ (MSTK) ở Table

chính (T_DMTK) thì dữ liệu tương ứng trong field quan

hệ (MSTK) ở Table quan hệ (T_SODUTONGHOP) sé tu động sửa theo

*_ Đánh dấu chọn Cascade Delete Related Records Khi xóa một record của Table chính (T_DMTK) thì các record tương ứng trong Table quan hệ (T_SOD(ITONGHOP) sẽ tự

động xóa theo Kết quả sẽ như Hình 2.1

IDIENGIAL IMSQL INODK ICODK

v Nén thiết đặt quan hệ trước khi cập nhật đữ liệu mẫu

Trong trường hợp bạn đã cập nhật dữ liệu cho các Table, thì khi đặt quan hệ cần phải đảm bảo dữ liệu nhập trong field quan hệ ở Table quan hệ đã được nhập trong field quan hệ ở Table chính

Chương 2: Phân hệ tài khoản 21

4 Dữ liệu mẫu của phãn hệ tài khoản

1113 | Vàng bạc, đá quí, kim khí quí 2 9 9

112 | Tiền gửi ngân hàng ~ 1 170000000 9

1121 | Tiển gửi Việt Nam 2_ |170000000 0

113 | Tiển đang chuyển 1 0 0

1141 | Tiền Việt Nam đang chuyển 2 0 0

1132 | Tiền ngoại tê đang ehuyển ? 0 0

121 | Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 1 0 0

128 | Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 1 0

1290 | Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 2 0

131 | Phai thu khéch hàng 1 50000000

1310 | Phải thu khách hàng 2 50000000

133 | Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 1 0

1331 | Thuế gtgt được khấu trừ về hàng hóa dịch vụ|_ 2 9

1332 | Thuế GTGT được khấu trừ vé tai sin of dinh | 2 0

136 | Phải thu nội bộ 1 0

1361 | Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 2 0

1368 | Phải thu nội bộ khác 2 0

Chương 2: Phân hệ tài khoản 23

151 | Hàng mua đang trên đường 1 9 9

1510 | Hàng mua đang trên đường 2 0 9

152 | Nguyên liệu, vật liệu 1 60000000 0

154 | Chỉ phí sản xuất kinh doanh da dang 1 2000000 0

1540 | Chí phí sản xuất kinh doanh đổ dang 2 2000000 0

155 | Thành phẩm hàng hóa 1 18000000 0 ,1550 Thành phẩm hàng hóa 2 18000000 0

[456 Hàng hóa 170000000

1561 | Giá mua hàng hóa 160000000

1562 | Chi phi thu mua hang hóa 10000000

157 | Hàng gởi di bán

1570 | Hàng gởi đi bán 9

ˆ188 Dự phòng giâm giá hàng tổn kho 0

1590 | Dự phòng giảm giá hàng tổn kho 0

T61 | Chị phí sự nghiệp 0

1611 | Chi phí sự nghiệp năm trước 0

1612 | Chỉ phí sự nghiệp năm nay 0

213 | Tài sản cố định vô hình 0

2132 | Chỉ phí thành lập doanh nghiệp 8

Chương 2: Phân hệ tài khoản 25

[ 2133

2134 | Chỉ phi nghiên cứu phát triển 0

2141 | Hao mòn tài sản cố định hữu hình 48000000

2143 | Hao mon tài sản eố định vô hình 0

221 | Đầu tư chứng khoán dài hạn 0

2280 | Đầu tư dài hạn 0

229 | Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn 0

2290 | Dự phòng giảm gia đầu tư dài hạn 9

241 | Xây dựng co bản đổ dang 0

2411 | Mua sắm tài sản cố định 0

[ ee Xay dung co pan 0

244 | Ký quỹ ký cược dài hạn 9