Quản Lý Dự Án

•Hiểu về các khía cạnh của giám sát dự án•Sử dụng kỹ thuật Earned Value (EV) để đánh giá được tiến độ dự án•Có ý tưởng chung về các chiến lược cải thiện phát triển nhanh dự án•Nhận biết được tầm quan trọng của các phương pháp phát triển nhanh dự án (Light methologies)•Phân biệt được phương pháp phát triển truyền thống và phương pháp phát triển nhanh

Giới thiệu tóm tắt và nội dung thực hiện

1 Mục tiêu:

• Hiểu về các khía cạnh của giám sát dự án

• Sử dụng kỹ thuật Earned Value (EV) để đánh giá được tiến độ dự án

• Có ý tưởng chung về các chiến lược cải thiện phát triển nhanh dự án

• Nhận biết được tầm quan trọng của các phương pháp phát triển nhanh dự

Tài liệu Tham khảo

 [1] “Scrum Methodology”,

http://www.mariosalexandrou.com/methodologies

 [2] “Existing Agile Methods”, IntroToAgileMethods,

 [3] “Extreme Programming (XP) Methodology”,

http://www.mariosalexandrou.com/methodologies

 [4] “Chapter 10: Rapid Development in IT Projects”, Managing

Information Techbology Projects

Mục lục Chuong 9: Giám sát và phát triển dự án

1 Tổng quan

2 Giám sát dự án

3 Công thức tính cho giá trị kiếm được trong tiến trình giám sát các dự án

3.1 Giám sát tiến trình dự án với phân tích giá trị kiếm được

3.2 Kiểm soát chi phí dự án phát sinh

4 Tình trạng báo cáo: (Status Reporting)

5 Quản lý Thay đổi trong một dự án

2.4 Công nghệ

3 Chiến lược cải thiện phát triển dự án

3.1 Tránh những sai lầm cổ điển)

a) Con người b) Quy trình c) Sản phẩm d) Công nghệ 3.2 Chiến lược phát triển ứng dụng

a) Quản lý cơ bản b) Kỹ thuật cơ bản c) Chất lượng cơ bản 3.3 Quản lý rủi ro đối với việc tránh giảm thảm hại:

3.4 Lịch trình ứng dụng-Hướng theo thực tiễn

3.5 Tốc độ theo hướng thực tiễn

3.6 Lịch rủi ro theo hướng thực tiễn

3.7 Tầm nhìn theo hướng thực tiễn

4 Phương pháp Light methodologies

Chương 9: Giám sát và phát triển dự án (Project Monitoring and Control)

1 Tổng quan:

Nếu thành công của dự án được bắt đầu với các kế hoạch dự án, như chúng ta đã nêu tại đầu của chương 6, sau đó chức năng giám sát và kiểm soát quá trình duy trì tiến tới thành công của dự án hoàn thành (Giám sát và kiểm soát một dự án là việc kề cận để dễ dàng hơn nếu các dự án đã được đúng kế hoạch.) Các công cụ này cũng là giai đoạn thử nghiệm và rất nhiều Tuy nhiên, để bắt đầu quản lý dự án mới hay đôi khi là thành viên nhóm lẫn lộn về cách thức các công cụ được áp dụng cho tối đa hiệu quả và đặc biệt là

lý do tại sao các công cụ được sử dụng trong các tình huống cụ thể Đó là cách tốt nhất,

do đó, nói về giai đoạn này (đôi khi gọi là việc triển khai giai đoạn thực hiện) như là giám sát và kiểm soát giai đoạn, và để nói về hai thành phần riêngrẽ

Thành phần đầu tiên, giám sát dự án được thực hiện thường xuyên nhất với giá trị kiếm được trong quản lý (EVM) Kiếm được trong các mô tả về giá trị, như thế nào và tại sao

nó đi về, và cơ khí kiếm được trong giá trị của các đánh giá được mô tả chi tiết trong Chương 2 Trong chương này chúng ta sẽ nói về cách làm thế nào để áp dụng các giá trị

để kiếm được trong một dự án, làm thế nào để làm phân tích, và những hậu quả của các phân tích Kết quả của việc giám sát các hoạt động là những gì chúng ta cần phải kiểm soát hướng tương lai của dự án

Thành phần thứ hai, kiểm soát dự án, sử dụng việc phân tích để xác định xem liệu bất cứ điều gì cần phải được thay đổi như thế nào để thực hiện dự án là tiến trình và triển khai các biện pháp thích hợp để có được sự trở lại của dự án trên theo dõi, nếu đó là cần thiết

Chương này mở rộng trên các cuộc thảo luận trong Chương 2 về việc kiếm được trong giá trị, và nó cũng thảo luận về kỹ thuật và các công cụ để nhận dự án trở lại theo dõi

2 Giám sát dự án

Quản lý giá trị kiếm được là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả PMI nói chung, kiếm được trong ứng dụng của phân tích giá trị để theo dõi tiến trình của dự án Khái niệm về giá trị kiếm được trong bài toán là cung cấp một cách chính xác để đánh giá dự án thực

tế của tiến trình dự án so với kế hoạch tiến bộ Các DOD, như là một cách để xây dựng một dự án đạt tiêu chuẩn theo phương pháp phân tích và báo cáo, phát triển trong giá trị kiếm được May mắn thay, những giá trị kiếm được trong phương pháp không chỉ phục

vụ mục đích cung cấp một cách tiêu chuẩn của báo cáo dự án tiến vào DOD, nhưng nó bật ra được chính xác nhất, và đơn giản nhất để sử dụng, phương thức làm thế nào để theo dõi một dự án được thực hiện

Có một số giá trị kiếm được trong công thức được sử dụng để cung cấp khác nhau và vô

cùng quan trọng nhắc đến lành mạnh của các tiến trình dự án Đó cũng là đáng xem xét các công thức trước khi khởi chạy vào một ví dụ thực tế và phân tích.

3 Công thức tính cho giá trị kiếm được trong tiến trình giám sát các dự án:

Có ba thành phần quan trọng phải được chủ chốt trong giá trị kiếm được trước khi phương pháp luận của giá trị kiếm được có thể được hiểu và được sử dụng Họ đang có giá trị kế hoạch (PV), các chi phí thực tế (AC), và giá trị kiếm được (EV) Ở giai đoạn này, là dễ nhất để suy nghĩ về công việc trong điều kiện của toàn bộ dự án Làm thế nào các chi phí này thông thuộc vào các thiết lập của chi phí dự án sẽ trở nên hiển nhiên khi chúng ta tiến trình trong các cuộc thảo luận

PV là số tiền mà bạn sẽ ước tính chi phí về công việc Đây là số tiền mà bạn ước tính chi phí sẽ được cho một kế hoạch của lịch công việc, hoặc nói một cách khác, đó là chi phí của việc lập kế hoạch làm việc

AC thực tế là số tiền thanh toán cho các công việc như đúng tiến trình Thông tin này xuất phát từ các hoá đơn thanh toán, chi phí lao động, có nghĩa là, bảng lương, và mua nguyên vật liệu cho các công việc sắp tới AC là chi phí thực tế của các hoạt động thực hiện công việc trên

EV là số tiền ngân sách cho công việc đó thực sự thực hiện Thuật ngữ này là một trong những khó khăn nhất để hình thành khái niệm bởi vì nó thể hiện một phương pháp mới

để suy nghĩ về tiến trình Cách đơn giản nhất của EV là suy nghĩ về điều này: Giả sử, bạn có một công việc mà bạn sẽ ước tính chi phí 1000$ và sẽ có hai mươi tuần để hoàn thành Để đơn giản hóa việc giải thích, chúng ta sẽ dừng các thành phần công việc vào một tuần, như được trình bày trong ví dụ 9-1

ví dụ 9-1: Xác định PV và EV cho công việc và tiến bộ làm việc

Trong ví dụ 9-1 được trình bày, tôi đã bị hỏng về công việc vào phân đoạn hàng tuần để

có thể giải thích các khái niệm về PV và EV, nhưng đặc biệt là EV Kế hoạch tổng giá trị chi phí của công việc hoàn thành, tất nhiên, 1000$, nhưng trước khi công việc đã hoàn tất, là " đúng ngày" PV sẽ được xác định bằng cách thêm các chi phí của các phân đoạn

để đánh giá điểm Trong ví dụ này, chúng ta sẽ đánh giá những tiến trình vào cuối tuần thứ năm Do vậy, các PV đến nay là 5 lần năm mươi đô-la, hoặc $ 250 Nếu dự án trên

đã được đúng hạn, có nghĩa là, về việc lập kế hoạch đúng lịch trình, sau đó EV cũng được 250$ Tuy nhiên, trong ví dụ, chúng ta đang nói rằng chúng ta đang thực sự trước lịch trình đã hoàn thành và tương đương bảy tuần làm việc Vì vậy, các EV là tổng chi phí của các phân đoạn thực sự hoàn thành đúng ngày, hoặc 350$ Một cách khác của tính toán EV là nhân tỷ lệ phần trăm công việc hoàn thành hàng tuần với tổng số lần tác vụ

PV (7 / 20 x $ 1000 = $ 350)

Với sự hiểu biết ba thành phần chính (PV, AC, và EV) của các phương pháp quản lý giá trị kiếm được, chúng ta có thể đi vào một ví dụ CNTT cho thấy làm thế nào để thực sự giám sát tiến trình của dự án bằng cách sử dụng trong giá trị kiếm được

3.1 Giám sát tiến trình dự án với phân tích giá trị kiếm được:

Phân tích giá trị kiếm được, chỉ đơn giản cho rằng, xác định như thế nào khi dự án được thực hiện so với kế hoạch ban đầu Việc sử dụng một ví dụ minh hoạ hay nhất trong phân tích giá trị kiếm được Ví dụ 9-2 là một ví dụ của một dự án CNTT bao gồm một số nhiệm vụ được giao Đương nhiên, điều này chỉ là một đại diện nhỏ của một dự án, nhưng nó đáp ứng các nguyên tắc cơ bản của kỹ thuật

ví dụ 9-2: Phân tích giá trị kiếm được của một dự án CNTT

Trong ví dụ, chúng ta có một dự án CNTT đó là mười bốn tuần trong thời gian Tại thời điểm tuần sáu, chúng ta sẽ thực hiện một đánh giá thực hiện của tiến trình dự án (Lưu ý rằng các quản lý dự án và đội ngũ của mình sẽ được thực hiện tương tự như đánh giá ở phần cuối của mỗi người trong tuần trước, nhưng để chứng minh phân tích kỹ thuật, chúng ta chỉ sẽ xem xét các đánh giá sáu tuần.)

Cách thuận tiện nhất để thu thập dữ liệu giá trị kiếm được trong bảng mẫu ví dụ 9-3 là một ví dụ về thông thường trong bảng giá trị kiếm được của các loại được cung cấp bởi hầu hết các chương trình phần mềm quản lý dự án

Ví dụ 9-3: Earned bảng phân tích giá trị

Earned Value Analysis

Task Name

Col A

% Complete

Col B

Total Task PV

CV

(EV - AC)

SV

(EV - PV)

Requirements

Definition

Earned Value Analysis

Task Name

Col A

% Complete

Col B Total Task PV

Col C

To Date

EV (Col A × Col B)

CV (EV - AC)

SV (EV - PV)

Bởi vì CV là một con số tiêu cực, chúng ta biết rằng dự án là lên kế hoạch Lưu ý thông tin tích cực đó, một CV cho ngân sách theo điều kiện, tiêu cực hơn là trên ngân sách, và

số 0 có nghĩa là dự án là trên ngân sách Tương tự, SV tích cực (hay lịch trình khác nhau) có nghĩa là dự án trước lịch trình, đó là ví dụ trường hợp của chúng ta Một phủ định của SV sẽ có nghĩa là dự án là sau lịch trình, và không có nghĩa là dự án đúng lịch trình

Chú ý rằng trong phân tích, chúng ta phải xác định việc phát triển dự án của chúng ta tới đâu để được quy hoạch tại thời điểm đánh giá Chúng ta cũng nên biết bao nhiêu công việc, mà chúng ta thực sự đã xong đến nay Hai công việc đầu tiên, yêu cầu về định nghĩa và thiết kế hệ thống kiến trúc, được hoàn tất khi chúng ta giám định tại thứ sáu tuần Vì vậy, tại thời điểm này, chúng ta đã có kế hoạch chi tiêu ngân sách tiền cho công việc, và chúng ta hoàn thành công việc Vì vậy, cả PV và EV cho mỗi công việc là bằng với số tiền ước tính, 500$ và 5000$, tương ứng Các công việc tiếp theo, thiết kế phần mềm, là một trong ba tuần công việc, và chúng ta đã hoàn thành kế hoạch hai tuần làm

việc tại các điểm đánh giá Một số các khu vực cho thấy rằng chúng ta đã làm, trên thực

tế, hoàn thành hai tuần, hay 67% công việc Vì vậy, chúng ta có thể xác định PV đúng ngày và EV đến nay nhân cho 67% của 3000$, ước tính cho PV về công việc

Các công việc tiếp theo, mã hóa phần mềm, là khác nhau một ít Chúng ta đã không có

kế hoạch để bắt đầu công việc đó cho đến khi tuần thứ sáu, hoặc thời gian của các cuộc giám định Vì vậy, các PV cho công việc là số không, nhưng một ít khu vực cho thấy rằng chúng ta thực sự quản lý để bắt đầu công việc sớm và đã hoàn tất một tuần (hay 25 phần trăm mã hóa) rồi Do vậy, các PV là số không, nhưng EV là 25% x 10000$, hoặc 2500$

Các công việc thiết kế phần cứng cũng đã đi khá tốt, và chúng ta có thể nhìn thấy từ ví

dụ 9-2 mà chúng ta đã hoàn thành một nửa tuần công việc, nhiều hơn cho kế hoạch Vì vậy, các PV đến nay là 67 phần trăm (2 tuần tiến trình kế hoạch chia cho tổng số thời gian công tác trong 3 tuần), và EV là 83 phần trăm (2,5 tuần tiến trình thực sự chia cho 3 tuần tổng số thời gian công tác) Các công việc khác không được lên kế hoạch để bắt đầu, và không có việc làm đã xong cho chúng

Chú ý trong bảng giá trị kiếm được mà các tổng số của PV, EV, và AC có thể được sử dụng để xác định tổng chi phí khác nhau và lịch khác nhau cho dự án là tốt Không chỉ thực hiện điều này như là phục vụ cho một kiểm tra về toán học của bạn, nó cũng có ý nghĩa nhiều hơn cho các lãnh đạo cấp cao Sau khi tất cả, họ quan tâm là trong các tiến trình của dự án; sự quan tâm của bạn đến các công việc mà có tác động tới tiến trình của

dự án

Các biện pháp quan trọng trong giá trị kiếm được là các chỉ số chi phí hoạt động (CPI)

và chỉ số lịch trình hoạt động (SPI) Bởi vì những biện pháp này đại diện cho dự án tiến

bộ trong khoản của tỷ lệ phần trăm đô la chứ không phải là một con số, thật là quan trọng và có nhiều ý nghĩa cho người cao niên hoặc để quản lý tài chính mọi người

CPI được xác định bởi công thức sau đây:

EV / AC = CPI

Vì vậy, trong ví dụ của chúng ta, thì CPI là:

11.670 / 11.800 = 99

Con số này có thể được, có nghĩa là mỗi đồng đô la mà chúng ta chi trả cho dự án này,

là chúng ta nhận được 99 cents trở lại Nếu CPI có tỉ lệ sẽ thấp hơn 1,0, sau đó nó cho thấy rằng dự án là quá ngân sách, kết quả là chúng ta đã nhận khi chúng ta tính toán chi phí là khác nhau Tuy nhiên, sự khác biệt ở đây là CPI của 99 cents cung cấp tương đối tốt hơn, đó là một cảm nhận tình hình xấu là thế nào Nói cách khác, so sánh chi phí

bằng giá trị khác nhau – 130$ với một CPI của 99 cents, chúng ta biết rằng, mặc dù chúng ta là qua ngân sách, chúng ta thực sự rất gần được về với ngân sách Chúng ta không có bất kỳ gì để thực hiện các thay đổi cho cách thức chúng ta là quản lý dự án

Các biện pháp khác, SPI, chỉ đưa ra một cách tương tự như dự án, là trình chống lại kế hoạch lịch trình Các SPI là đại diện của các công thức:

EV / PV = SPI

Vì vậy, chúng ta có ví dụ một lần nữa, các SPI là:

11.670 / 8.850 = 1,32

Một số ít hơn 1,0 cho biết dự án là sau kế hoạch, bằng 1,0 có nghĩa là dự án là trên lịch,

và một số lớn hơn 1,0 có nghĩa là chúng ta có kế hoạch trước Trong trường hợp này, chúng ta là khoảng 30 phần trăm trước, nơi chúng ta đã có kế hoạch để được vào tuần thứ sáu

Những biện pháp này, CV, SV, CPI, và SPI là cách tuyệt vời để theo dõi tiến trình của

dự án Những biện pháp này, cùng với những người khác, được bình đẳng với kiểm tra, kiểm soát tốt cho các dự án, có nghĩa là, họ có thể được sử dụng để giữ cho các dự án có thể chấp nhận được trong chu kỳ

3.2 Kiểm soát chi phí dự án phát sinh:

Thành phần để kiểm soát một dự án là bằng cách sử dụng chi phí quản lý được xác định bằng giá trị kiếm được trong phân tích Một con đường duy nhất để sử dụng chi phí quản

lý để xác định có thể chắc chắn chấp nhận xa kế hoạch ngân sách và lịch trình mà chúng

ta có thể bỏ qua Nói chung, khoảng 10% biến thể ở trên hoặc dưới các ngân sách kế hoạch hoặc kế hoạch là khoảng tối đa có thể được bỏ qua Từ kinh nghiệm, chúng ta biết rằng một khi một dự án được hơn 15% thì ngưng kế hoạch của nó, nó không thể được phục hồi cho hơn khoảng 10% kế hoạch ban đầu Vì vậy, để giữ cho dự án này là kế hoạch ban đầu của nó gần như có thể được, và chắc chắn để đóng khôi phục lại nếu nó được tắt theo dõi

Chắc chắn sau khi được thiết lập cho các ngân sách của dự án và lịch trình, sau đó một vấn đề đơn giản là làm thế nào để xác định mỗi nhiệm vụ đóng tác vụ là của mình, bất

cứ khi nào đánh giá một kế hoạch được thực hiện Các CPI và SPI có các biện pháp hoàn hảo để theo dõi như thế nào khi dự án được thực hiện Giả sử bạn có một dự án có CPI

và SPI giá trị hiển thị trong ví dụ 9-4

Ví dụ 9-4: CPI và SPI cho việc kiểm soát đối với dự án

Sau khi CPI và SPI được tính cho từng thời kỳ, đó là một nhiệm vụ dễ dàng để chúng trên một biểu đồ như một trong những ví dụ 9-5 Kiểu vẽ biểu đồ này là một cách dễ dàng thực hiện trong bất kỳ hình thức nào của bảng tính Thông báo rằng 10% giới hạn trên và dưới dòng đã được đặt trên các biểu đồ Cả hai CPI và SPI có thể được quan hệ biểu đồ 1,0 Hãy nhớ rằng 1,0 có nghĩa là trên ngân sách và trên kế hoạch, do đó, bất kỳ thay đổi nào là một tiềm năng cho quan tâm Tuy nhiên, miễn là CPI và / hoặc SPI vẫn trong giới hạn 10%, dự án được coi là theo đúng tiến trình kế hoạch, hoặc chấp nhận ít nhất sự thay đổi của chương trình Trong ví dụ của chúng ta, thì CPI và SPI được ngưng

đủ, để các đường dây 1,0 là không có cần thiết phải quan tâm Nếu nó được ngưng tiến trình, nó có thể được đưa lên kế hoạch trở lại một cách nhanh chóng để theo dõi Vì vậy, một ví dụ cho thấy khá ổn định và dự án chạy tốt Tuy nhiên, nếu tất cả các đo lường (hoặc CPI hoặc SPI) là tất cả trên cùng một bên của các đường dây giữa, và nếu họ đang dần dần đi xa hơn đường đi và gần hơn với một trong những giới hạn, rõ ràng sau đó là

dự án đi ra khỏi kiểm soát Trong trường hợp đó, có một nhu cầu là hành động ngay lập tức để đưa dự án trở lại tầm kiểm soát

Ví dụ 9-5: Theo dõi CPI và SPI

Assessment Periods PV AC EV CPI SPI

Nhiều nhà quản lý dự án thiếu kinh nghiệm thường xuyên hỏi là đó có cần thiết để có một giới hạn thấp hơn, đặc biệt là đối với CPI Tất cà, không phải là một điều tốt để có một dự án dưới ngân sách? Vâng, có thể Nhưng vấn đề là ngân sách có thể theo được,

có nghĩa là một nhiệm vụ, hoặc một phần của một công việc, không được thực hiện hay không hoàn thành Vì vậy, bất kỳ thời điểm nào một dự án thuộc ngân sách, người giữ chức vụ quản lý dự án sẽ xác định nguyên nhân Việc đó là điều quan trọng để xác định

lý do tại sao dự án là dưới ngân sách và theo lịch trình như trước đây, đó là lý do để xác định tại sao dự án có thể là trên ngân sách và sau kế hoạch

Kiểm soát dự án này cũng có nghĩa là sự hiểu biết làm thế nào tình trạng hiện tại của dự

án tác động vào tình trạng của dự án tương lai Thông tin này được xác định bởi hai giá trị kiếm được trong giá trị tính toán - ước tính mới tại dự án hoàn thành và các ước tính

về số tiền cần thiết để hoàn thành dự án

Ước tính tại thời điểm hoàn thành (EAC) không chỉ là con số mà nhóm dự án quan tâm

về nó - nó cũng rất quan trọng đối với các lãnh đạo cấp cao Do vậy, đây là một trong những số mà luôn luôn là yêu cầu trong tình trạng báo cáo

Các EAC được tính theo công thức:

BAC / CPI = EAC

Trong trường hợp này, BAC là ngân sách tại thời điểm hoàn thành, hoặc tổng số ngân sách của dự án Trở lại ví dụ về ví dụ 9-3, các BAC là 20500$, hoặc tổng của các ước

tính chi phí / ngân sách của mỗi công việc Các CPI cho ví dụ được xác định bởi công thức:

Một tính toán rằng cũng rất quan trọng đối với các lãnh đạo cấp cao, và đặc biệt quan tâm đến trưởng ban quản trị, hoặc viên chức tài chính, là ước tính để hoàn tất (ETC) Con số này cho các lãnh đạo cấp cao biết bao nhiêu tiền là cần thiết để hoàn thành dự án

Nó rất quan trọng bởi vì nó là cơ sở để xác định có bao nhiêu số tiền mặt được yêu cầu cho đến khi dự án hoàn thành

ETC được tính bằng công thức sau đây:

BAC (hoặc ước tính mới nhất) - AC = ETC

Nói cách khác, đơn giản chúng ta chỉ ước tính mới nhất của chi phí dự án / ngân sách và trừ vào số tiền mà đã thực sự được chi tiêu đến nay Trong ví dụ của chúng ta, EAC mới

là 20.707 $ Các số tiền thực sự chi tiêu đến nay được tìm thấy trong bảng 9-3 và các ví

dụ là 11800$ Vì vậy, các ETC được tìm thấy bởi các công thức:

ETC = 20.707 - 11.800 = $ 8.907

Vì vậy, để hoàn thành dự án, chúng ta sẽ cần $ 8.907

Tất cả các thông tin này là cần thiết để kiểm soát một dự án Việc kiểm soát quá trình không chỉ việc bao gồm xác định dữ liệu giá trị kiếm được, mà còn báo cáo cách mà tạo điều kiện kiểm soát nó Tiến trình, hoặc tình trạng, hoặc báo cáo này cung cấp các liên kết rất quan trọng giữa phân tích và quản lý dự án để duy trì kế hoạch ngân sách và lịch trình

4 Tình trạng báo cáo: (Status Reporting)

Tình trạng báo cáo là mô tả về tiến trình của dự án, thông thường được cung cấp cho lãnh đạo cấp cao và khách hàng đại diện thường xuyên trên cơ sở đúng đắn, và báo cáo mỗi tháng Tần số của báo cáo này, hay bất kỳ báo cáo nào, là một chức năng phức tạp hoặc các dự án nào rủi ro như thế nào Hầu hết các dự án CNTT rất phức tạp và có nguy

cơ rủi ro, ít nhất là liên quan đến các vấn đề lịch trình và công nghệ Vì vậy, nó có khả năng rằng quản lý dự án sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin-báo cáo thường xuyên hàng ngày-chính thức, với ngay cả để thực hiện theo văn bản báo cáo hàng tuần, hoặc, ở một

số tối thiểu, là hàng tuần

Ví dụ 9-6 là một ví dụ điển hình của một tình trạng báo cáo có định dạng, được thiết kế

để cung cấp một số thông tin rất cơ bản để người đọc Nói cách khác, nó câu trả lời các câu hỏi như thế này:

Điều gì đã được thực hiện trong khoảng thời gian báo cáo?

Các vấn đề về gì đã gặp và làm thế nào mà họ đã xử lý được?

Cái gì sẽ được thực hiện trong thời gian tiếp theo trong thời gian báo cáo?

Bạn có mong đợi bất kỳ vấn đề nào trong khoảng thời gian?

Ví dụ 9-6: Mẫu báo cáo tình trạng định dạng

Hầu hết các nhà quản lý cấp cao (đặc biệt là các cán bộ tài chính) sẽ muốn có thông tin tài chính Tuỳ thuộc vào tổ chức của văn kiện với phân tích giá trị kiếm được, bạn có thể thêm báo cáo giá trị kiếm được như là một tập tin đính kèm Nếu không thì đơn giản, thời gian hiển thị các dòng ngân sách và các chi phí thực tế có thể đầy đủ cho báo cáo này

Một khía cạnh quan trọng của dự án là các kiểm soát về các thay đổi trong quản lý dự án

5 Quản lý Thay đổi trong một dự án: (Managing Change in a Project)

Một tài liệu và các chức năng thay đổi phương pháp kiểm soát là rất quan trọng cho sự thành công của dự án bởi vì rất nhiều thay đổi xuất hiện là không thể tránh khỏi, đặc biệt

là trong phức tạp, phát triển, và phát triển dự án CNTT

Có hai loại danh mục hoặc thay đổi nhóm dự án và tổ chức cần phải nhận thức được và theo dõi chặt chẽ Đầu tiên là những thay đổi mà khách hàng đánh giá các nhu cầu Các loại thay đổi xảy ra bởi vì các dự án đã được yêu cầu không rõ ràng ở đầu, công nghệ thay đổi, hay khi cần thay đổi xem xét các thị trường Đôi khi, đặc biệt là đối với các công nghệ mới hoặc phát triển công nghệ, nó đơn giản chỉ là không thể hoàn toàn xác

định các dự án cho đến khi một số thiết kế làm việc hoặc khởi đầu được hoàn tất Dù các

lý do, các thay đổi cơ cấu phạm vi và được một sự thay đổi nội dung hợp đồng, hoặc, với một khách hàng nội bộ, một chính thức ghi nhớ về sự hiểu biết Lý do cho một thủ tục chính thức thay đổi này là hầu hết các phạm vi ảnh hưởng đến sự thay đổi này sẽ được ngân sách, lịch, hoặc cả hai Thay đổi về thể loại này nên được viết ra trong hợp đồng tài liệu và thi hành Nếu không, dự án là doomed vào phạm vi leo đau khổ, có nghĩa là, bổ sung thêm các nhiệm vụ của dự án lên mà không cần xem xét bổ sung cho các chi phí và lịch trình thời gian yêu cầu

Thứ hai, từ những thay đổi xảy ra trong các dự án phát triển như nó Những thay đổi này thường trở thành những phụ kiện hiển nhiên, như các thiết kế và phát triển được hiểu rõ

Họ có thể, hoặc có thể không, coi phạm vi thay đổi Đây là loại thay đổi nội bộ cho dự

án và các tổ chức, nhưng cuối cùng, yêu cầu của khách hàng chấp thuận trước khi thực hiện triển khai

Có cần phải được trang trọng hóa một quá trình thay đổi quản lý, rằng các dự án nhóm,

và tất cả các chức năng nhân sự, hiểu và làm theo, vì bất cứ ai có thể khuyên bạn nên thay đổi một sản phẩm Do đó, mà không có một tiêu chuẩn thay đổi thủ tục, dự án sẽ thu hẹp trong sự hỗn loạn Một mẫu kiểm soát thủ tục thay đổi sẽ được hiển thị trong ví

dụ 9-7

Ví dụ 9-7: Một mẫu kiểm soát quá trình thay đổi

Tất cả các thay đổi yêu cầu hoặc đề nghị phải có hướng dẫn cho quản lý dự án để họ có thể được theo dõi, tài liệu, và sau khi hoạt động Nhiều tổ chức, ủy quyền quản lý dự án của họ phải chấp nhận đề nghị hoặc đề nghị thay đổi, cung cấp những thay đổi không

ảnh hưởng đến ngân sách, kế hoạch, hoặc hiệu suất sản phẩm -có nghĩa là, không có phạm vi ảnh hưởng Thậm chí sau đó, quản lý dự án thực sự không tiến hành bổ nhiệm

mà không có những thay đổi nhận được sự chấp thuận của khách hàng đầu tiên

Tất cả các khả năng thay đổi mà vượt quá thẩm quyền của người quản lý dự án được thông qua để có sự thay đổi (hoặc cấu hình) Ban kiểm soát (CCB) Các CCB thường là một nhóm ba đến năm thành viên có chức năng đó là đánh giá thay đổi yêu cầu, viability của họ, và ảnh hưởng đến phạm vi của dự án Nhóm thường đáp ứng một quảng cáo trên

cơ sở học, có nghĩa là, khi cần thiết, nhưng trong trường hợp nhanh chóng hoặc thường xuyên thay đổi các dự án có mức, các CCB có thể là một cuộc họp thường trực ủy ban trên cơ sở thường xuyên, có thể một lần mỗi tuần

Thay đổi được đề nghị bằng cách gửi một hình thức mô tả những thay đổi, nó tác động đến dự án, nó sẽ có bao nhiêu chi phí trong điều khoản của ngân sách và lịch trình, và các lợi ích cho sản phẩm Những thay đổi này không nhất thiết phải thay đổi mà tăng cường các sản phẩm và thêm vào chi phí và lịch trình, một trong những đề nghị cũng có thể loại bỏ chức năng, mà có thể làm giảm đáng kể cả chi phí và lịch trình 9-8 ví dụ cho thấy một mẫu yêu cầu thay đổi định dạng

Ví dụ 9-8: Một mẫu yêu cầu thay đổi hình thức

Sau khi có sự thay đổi được chấp thuận, dự án của người quản lý thiết kế cấu hình quản

lý chuyên gia phải thay đổi các tài liệu và cập nhật các chi tiết kỹ thuật của dự án Trong hợp đồng lớn, các quy trình quản lý cấu hình là rất phức tạp và rất chi tiết, với mỗi thay đổi tài liệu, đánh số với một số mục cấu hình, và đăng nhập Các vị trí quản lý cấu hình như vậy là điều quan trọng là nó đã trở thành một loại lao động riêng biệt và được coi là một chuyên gia năng

Sau khi thay đổi được chấp thuận và các tập tin được cập nhật, dự án cơ sở được cập nhật, các thay đổi được công bố, và tất cả các bên liên quan được thông báo về những thay đổi Thay đổi đối với các cơ sở thường xuyên trong thực tế, thường-đòi hỏi phải có thay đổi để hợp đồng Không có thay đổi của dự án nên bao giờ được chấp nhận mà không có một ñang thay đổi để hợp đồng

Thậm chí nếu khách hàng quyết định để thay đổi cấu hình cơ sở và nó được xác định là không có ảnh hưởng đến ngân sách hoặc kế hoạch, không có một chi phí hợp đồng phải được sửa đổi, bổ sung yêu cầu của dự án quản lý Thông thường các khách hàng sẽ tự động một trong những vấn đề, nhưng kinh nghiệm quản lý dự án sẽ luôn luôn đòi ngày

có sửa đổi instituting trước khi các thay đổi Những sửa đổi, bổ sung hợp đồng là rất cần thiết bởi vì một trong những hành động tại dự án hoàn thành là để xác định xem liệu các mục tiêu, mục tiêu, và các chi tiết kỹ thuật đã được đáp ứng Nếu không có một hợp đồng sửa đổi, không có cách nào để theo dõi hay lý do tại sao có sự thay đổi đã được thực hiện

6 Tóm tắt

Các giám sát và kiểm soát giai đoạn của chu kỳ một dự án liên quan đến cuộc sống bắt đầu dự án, giám sát tiến trình của nó, và kiểm tra, kiểm soát hàng ngày các hoạt động khác để kế hoạch dự án được lưu giữ đến mức tối thiểu

Chìa khóa để thành công trong giai đoạn này là hệ thống giám sát thiết kế Nếu dự án quản lý và đội ngũ đi vào nơi một cách có hệ thống để thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu, kiểm soát việc tiết lộ variances trong phân tích, và báo cáo kết quả một cách nhanh chóng, dự án sẽ tiến hành thông suốt Nếu không dự án sẽ được đặc trưng của luôn, Phản ứng nỗ lực để đưa ra cháy

Một khía cạnh quan trọng của dự án thành công revolves xung quanh chuyên môn và hiệu quả của những thay đổi trong đội ngũ quản lý và kiểm soát thay đổi nói chung Miễn là tổ chức duy trì một quá trình thay đổi chặt chẽ và đúng thủ tục, có thể thay đổi được quản lý Một cách thận trọng trong việc quản lý các thay đổi được để bảo đảm rằng tất cả các thay đổi được thực hiện chỉ sau khi được thoả thuận và các tài liệu của tất cả các bên liên quan

Các công cụ quan trọng cho giai đoạn này của dự án là các WBS, biểu đồ Gantt, mạng lưới phân tích, giá trị kiếm được trong phân tích, và báo cáo và thay đổi hình thức kiểm soát