Do đó dịch vụ văn phòng ảo đang là phương án khả thi đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bởi vì văn phòng ảo có thể đáp ứng các yêu cầu cần thiết của một văn phòng làm việc thực sự và đ
Trang 1ĐỀ TÀI: VĂN PHÒNG ẢO, THỰC
TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
-DANH SÁCH NHÓM 2
Lê Ngọc Yến (nhóm trưởng)
Trần Thị Thanh Vân
Phan Thị Hồng Anh
Phạm Thị Yến
Ung Thị Ý Nhi
Võ Thị Yến Nhi
Bùi Thị Hân
Lê Quang Nhật
Nguyễn Thanh Sang
Nguyễn Chí Tài
Trang 2Mục lục:
Trang 3Lời mở đầu:
Trong xu thế kinh tế hóa toàn cầu như hiện nay có rất nhiều công ty được thành lập để phục vụ nhu cầu kinh doanh sản xuất Tuy nhiên trong điều kiện kinh tế khó khăn như hiện nay thì việc mở văn phòng làm việc để thực hiện giao dịch với đối tác đang là vấn đề khó khăn đối với các nhà đầu tư, bởi những yếu tố như chọn địa điểm, giá thuê mặt bằng, các trang thiết bị nội thất của văn phòng Do đó dịch vụ văn phòng ảo đang là phương án khả thi đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bởi
vì văn phòng ảo có thể đáp ứng các yêu cầu cần thiết của một văn phòng làm việc thực sự và đồng thời khắc phục được những khó khăn khi doanh nghiệp mở văn
Dịch vụ văn phòng ảo đã được phát triển khá rầm rộ trên thế giới, còn ở Việt Nam
vẫn còn khá mới mẻ, do vậy nhóm chúng tôi quyết định tìm hiểu đề tài “Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp” để có thể hiểu rõ hơn nguyên tắc làm việc
cũng như nhưng ưu thế mà dịch vụ này mang đến cho khách hàng so với văn phòng làm việc thực sự hiện nay Hi vọng sau đề tài này sẽ giúp các bạn có thêm những hiểu biết mới về văn phòng ảo, một dịch vụ khá mới lạ nhưng đầy tiện ích Trong quá trình làm tiểu luận nhóm chúng tôi cũng không thể không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Rất mong nhận được sự đóng góp chân thành của quý thầy, cô cũng như tất cả các bạn để cho bài tiểu luận được hoàn thiện hơn Xin chân thành cám ơn!
Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG ẢO
1.1. Khái niệm văn phòng.
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử
lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức
Trang 4Văn phòng còn được hiểu theo nghĩa:
Nghĩa rộng: Văn phòng là một bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp
cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, một đơn vị
Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan,đơn vị,là địa điểm
giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó
1.2 Vai trò của văn phòng:
- Tham mưu tổng hợp cho cơ quan đơn vị
- Gíup việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý xây dựng chương trình,kế hoạch,lịch làm việc,…
- Là trung tâm,đầu mối giao tiếp của cơ quan
1.3 Nhiệm vụ của văn phòng:
- Xây dựng chương trình,kế hoạch công tác
- Thu thập,quản lý thông tin
- Soạn thảo,phát hành văn bản quản lý,điều hành và tư vấn cho lãnh đạo giao kết hợp đồng
- Giao tiếp đối nội,đối ngoại
- Quản lý tài sản, kinh phí hoạt động
- Tổ chứa hội nghị, sự kiện
- Quản lý nhân sự
- Lưu trữ tài liệu, văn bản
1.4 Khái niệm văn phòng ảo.
Văn phòng ảo là văn phòng dùng để cho các chủ công ty, doanh nghiệp, tổ chức hay là một cá nhân thuê để mở công ty hoặc làm nơi giao dịch nhưng người thuê không phải là chủ sở hữu mà trong đó công ty kinh doanh văn phòng ảo sẽ trao cho người thuê quyền sử dụng toàn bộ văn phòng để làm việc theo thời gian thỏa thuận
Trang 51.5 Cơ sở pháp lý:
Tại khoản 1 điều 35 của Luật doanh nghiệp quy định: Văn phòng được gọi là văn phòng giao dịch thông thường cần có tên, địa chỉ rõ ràng, số fax, số điện thoại Văn phòng “ảo” đáp ứng đầy đủ những tính năng đó, nên loại hình văn phòng này hoàn toàn đúng pháp luật”
1.6 Nguyên tắc hoạt động của văn phòng ảo.
“Share office” (văn phòng chia sẻ): Chủ dịch vụ không chỉ cho một người thuê sử
dụng mà còn cho nhiều người thuê sử dụng tại cùng một thời điểm
“Share cost” (chi phí chia sẻ): nhiều người thuê tại cùng một địa điểm nên chi phí
được chia ra cho nhiều người với những gói cước tương ứng giúp người thuê tiết kiệm được tối đa chi phí
Trang 6
1.7 Đối tượng sử dụng:
Giám đốc doanh nghiệp vừa & nhỏ Cá nhân,doanh nghiệp đang chuẩn bị hoặc vừa thành lập doanh nghiệp
Chuyên viên tư vấn, Nhóm dự án Văn phòng đại diện quy mô nhỏ (từ các tỉnh thành gần HCM, từ Hà Nội, từ
Công ty nước ngoài hoạt động trong thời gian thăm dò thị trường
Người nước ngoài muốn tìm hiểu về thị trường Việt Nam
Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Các công ty ở miền Nam hoặc các tỉnh thành khác muốn lập văn phòng đại
Các công ty vừa và nhỏ muốn bắt đầu sự nghiệp kinh doanh
Các nhóm làm việc theo dự án Các công ty về truyền thông, tin học, dịch vụ gia tăng Các cá nhân hoạt động kinh doanh độc lập (tư vấn tài chính, kiểm toán, kế toán, viết quảng cáo, tư vấn thương hiệu, franchise……)
Trang 7Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ VĂN PHÒNG ẢO
Như chúng ta đã biết “Văn phòng ảo” là một dịch vụ xuất hiện từ lâu và phát triển rộng rãi trên khắp thế giới.Nhưng đối với Việt Nam thì văn phòng ảo còn khá mới mẻ chưa phổ biến rộng rãi,theo xu hướng phát triển công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước thì văn phòng ảo là giải pháp tối ưu kinh doanh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
2.1 Thực trạng của văn phòng ảo ở Việt Nam hiện nay:
Thời buổi kinh tế suy thoái, doanh nghiệp đang phải đối mặt với nhiều khó khăn trong sản xuất, kinh doanh khiến mọi chi phí được xem xét cắt giảm tối đa để cạnh tranh Hiện dịch vụ văn phòng ảo là một phương án khả thi cho việc cắt giảm Để giảm bớt gánh nặng ngân sách mà vẫn đáp ứng nhu cầu “hoành tráng”, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các doanh nghiệp nước ngoài lập văn phòng đại diện tại Việt Nam đang chọn giải pháp thuê văn phòng ảo Chỉ mất từ
50 - 120 USD mỗi tháng, bảng hiệu công ty của khách hàng sẽ có mặt trên những tòa nhà hiện đại và tiện nghi nhất
Chỉ trong vòng vài tháng kể từ khi có dấu hiệu của cuộc khủng hoảng kinh
tế thế giới cho tới nay, lượng khách hàng đến đăng ký sử dụng dịch vụ văn phòng
ảo tại Công ty Intel Office đã tăng hơn 250%, Quả là một con số “không tưởng” đối với dịch vụ văn phòng ảo, vốn còn khá mới tại thị trường Việt Nam Nguyên nhân của hiện tượng này,có thể gói gọn trong cụm từ: ‘kinh tế suy thoái.” Chủ trương tiết giảm chi phí, thu hẹp hoạt động để tồn tại của nhiều doanh nghiệp khi kinh tế rơi vào suy thoái đã đem đến cơ hội cho lĩnh vực kinh doanh văn
Ông Huỳnh Quang Việt, Phó tổng giám đốc Công ty Incomnet, chuyên kinh doanh lĩnh vực cho thuê dịch vụ văn phòng ảo, cho biết công ty thành lập được hơn hai
Trang 8năm nay Hai năm đầu hoạt động, công ty chỉ có được 160 khách hàng Nhưng từ khi khủng hoảng kinh tế xảy ra, lượng khách đã tăng hơn 100% tính đến thời điểm hiện tại
Một khách hàng của Intel Office chuyên cung cấp các loại trang thiết bị cho ngành dệt may trước đây có văn phòng tại Đồng Nai cho biết, trong tình hình khó khăn như hiện nay, khách hàng của doanh nghiệp ngày càng ít dần, nếu vẫn phải duy trì hoạt động của một văn phòng với chi phí cả trăm triệu đồng/tháng thì khó
Trong khi đó, sử dụng “văn phòng ảo” tốn kém chưa đến 20% mức trên mà vẫn đáp ứng được đầy đủ các tiện ích như một văn phòng thật, do vậy công ty ông đã chuyển sang sử dụng dịch vụ văn phòng ảo
Giám đốc Công ty Tư vấn kế toán Hoàng Gia (RCA), ông Phạm Quang Hưng, cho biết công ty ông có hai văn phòng, một tại quận Gò Vấp và một tại thành phố Vũng Tàu Do nhu cầu mở rộng kinh doanh, RCA có ý định mở thêm văn phòng ở một số quận trung tâm của thành phố và gặp lúng túng vì chi phí quá cao Vài chục triệu đồng/tháng cho các khoản thuê nhà, bảo vệ, lễ tân, tiền điện, nước… nhưng cả tháng mới tiếp một vài đối tác Chưa kể phải tốn thêm những khoản đầu tư cố định ban đầu như: tiền đặt cọc thuê nhà, thiết kế trang trí lại văn phòng, tiền mua sắm trang thiết bị… nhưng vì một lý do nào đó phải chuyển đi hoặc chủ nhà lấy lại mặt bằng thì những khoản đầu tư cố định trên hầu như mất trắng
Thông qua một số phương tiện truyền thông và tự tìm hiểu thêm, ông Hưng quyết định chọn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, do đáp ứng được các yêu cầu như một văn phòng thật nhưng với chi phí chỉ bằng một phần tư và hiệu quả kinh doanh mang lại chẳng khác gì so với văn phòng thật
Nhiều giám đốc doanh nghiệp khác cũng cho rằng, trong thời điểm khó khăn hiện nay, việc phải duy trì hoạt động của một văn phòng với chi phí cả trăm triệu đồng/tháng sẽ rất khó khăn Theo họ, việc sử dụng văn phòng ảo như một biện pháp giảm thiểu tốn kém mà vẫn đáp ứng được các tiện ích như một văn phòng
Thời điểm kinh tế còn nhiều khó khăn như hiện nay sẽ là cơ hội cho dịch vụ “văn phòng ảo” phát triển mạnh Trên thực tế văn phòng ảo là thuật ngữ chưa có trong quy định văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp có quy định trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp,có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố, ngõ phố, số điện thoại, số fax, Những yêu cầu này, văn phòng ảo đều đã đáp ứng đủ
Trang 92.2 Các đối tượng khách hàng trong thực tế:
2.2.1 Doanh nghiệp mới thành lập:
Các doanh nghiệp mới thành lập có quá nhiều công việc phải thực hiện để khởi đầu kinh doanh Chúng vừa hao tốn nguồn lực lẫn ngân sách Bài toán ấy đặt áp lực cho không ít doanh nghiệp có nguồn lực giới hạn, đặc biệt là những doanh nghiệp mới thành lập.Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ nhận được
sự khởi đầu hoàn hảo Doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể chi phí thời gian, công sức, lẫn ngân sách để tập trung nguồn lực vào phát triển sản phẩm, dịch vụ và khách hàng
2.2.2 Doanh nghiệp vừa và nhỏ:
Hiện nay đa số các doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn phải đương đầu với vấn đề giảm thiểu chi phí Làm thế nào để giữ mức chi phí cố định luôn thấp trong khi quy mô sản xuất kinh doanh vẫn tiếp tục mở rộng Doanh nghiệp cần thiết những giải pháp
để chuyển đổi những khoản chi phí cố định trước đây thành chi phí biến đổi linh hoạt theo quy mô sản xuất kinh doanh Văn phòng ảo sẽ giúp các doanh nghiệp
Trang 10vừa và nhỏ phong cách làm việc chuyên nghiệp và hình ảnh doanh nghiệp thân thiện với đối tác, khách hàng
2.2.3 Làm việc tại nhà
Các cá nhân kinh doanh độc lập, nhóm dự án, hay đại diện kinh doanh của các công ty thông thường cố gắng tiết kiệm tối đa chi phí Việc thiết lập văn phòng làm việc khang trang dường như là không phù hợp bởi vì họ không có nhiều ngân sách cho văn phòng, trang thiết bị và nhân viên Họ thường tận dụng những không gian ở thành nơi làm việc Nhưng đó không phải là địa điểm phù hợp cho các cuộc gặp kinh doanh và hình ảnh họ trong mắt đối tác và khách hàng là không chuyên nghiệp Khi sử dụng văn phòng ảo các cá nhân kinh doanh chỉ cần tập trung vào công việc kinh doanh của mình, văn phòng ảo sẽ giúp và thực hiện tất cả những việc còn lại để bạn thành công hơn
2.2.4 Mở rộng thị trường
Các doanh nghiệp ngoài thành phố Hồ Chí Minh muốn phát triển thị trường mới sau khi đã thành công tại các thị trường địa phương thường không đẩy mạnh sản xuất kinh doanh ngay lập tức Trước hết, họ tiến hành các hoạt động thăm dò tại thị trường mục tiêu Trong giai đoạn này, quy mô hoạt động tại thành phố Hồ Chí Minh còn hạn hẹp với một vài nhân viên Do vậy, lựa chọn một văn phòng quy mô là rất lãng phí.Với một văn phòng trang bị đầy đủ như vậy, doanh nghiệp
có thể tập trung vào phát triển thị trường mới dưới sự hỗ trợ tối đa khi sử dụng văn phòng ảo trong giai đoạn đầu
2.2.5 Công ty nước ngoài
Phần lớn là các công ty nước ngoài thâm nhập vào thị trường Việt Nam trong giai đoạn đầu muốn nghiên cứu và phân tích thị trường Vì thế, họ chưa muốn đầu tư một khoản chi phí khổng lồ cho việc thuê văn phòng, tuyển dụng và đào tạo nhân
Trang 11viên Tuy nhiên, họ vẫn cần một văn phòng chuyên nghiệp để phục vụ cho công việc
Còn nhiều tiềm năng:
Các doanh nghiệp hiện nay hầu như chưa biết đến dịch vụ này do còn quá mới tại Việt Nam Mặt khác, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này hầu như ít quảng
bá Khách hàng tự tìm hiểu về dịch vụ và đến đăng ký là chính
Mô hình này có từ năm 2000, phát triển mạnh hơn vào năm 2008 – giai đoạn khó khăn của nền kinh tế Việt Nam do bị ảnh hưởng từ cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu Tuy nhiên, trong giai đoạn đó dịch vụ này vẫn chưa thu hút nhiều sự chú
ý của khách hàng và cũng vướng nhiều rào cản về pháp lý như về việc đóng thuế, tâm lý thiếu tin tưởng khi làm việc với một đối tác có văn phòng ảo
Những rào cản về pháp lý đến nay không còn nữa Nhiều doanh nghiệp đã chấp nhận việc thuê văn phòng ảo như là một sự chọn lựa hợp lý và khôn ngoan trong giai đoạn đầu mới thành lập nhằm tiết kiệm nhiều chi phí Bên cạnh đó, các gói dịch vụ đã được xây dựng gần hơn với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, mức giá cũng rẻ hơn nhiều so với cách đây vài ba năm trong khi chất lượng hạ tầng cơ sở cũng như hạ tầng mạng tốt hơn
Sự tăng trưởng nhanh của các nhà kinh doanh văn phòng ảo đã tạo ra sự cạnh tranh khá sôi nổi trên thị trường Không chỉ ở khía cạnh chi phí, các nhà cung ứng còn ra sức cạnh tranh về dịch vụ hậu cần và hướng tới việc ngày càng chuyên nghiệp hơn để thu hút khách hàng Họ đầu tư cho đội ngũ nhân sự, công nghệ, trang thiết bị nhằm hỗ trợ đắc lực cho xu hướng làm việc di động và tại gia của các khách hàng, hay hỗ trợ những người làm công việc thường xuyên di chuyển, hướng tới việc phục vụ khách hàng ở bất cứ nơi nào mà khách cần làm việc
Theo nhận định của các chuyên gia, kinh tế thế giới sẽ còn tiếp tục khó khăn trong năm 2009, và đó được xem là cơ hội cho loại hình kinh doanh dịch vụ văn phòng
ảo phát triển mạnh tại Việt Nam.Chỉ riêng tại Tp.HCM, theo thống kê của Sở Kế
Trang 12hoạch và Đầu tư, tính đến hết tháng 12/2008, có khoảng hơn 300.000 doanh nghiệp đăng ký hoạt động, phân tán khắp nơi, đó là chưa kể đến các tỉnh, thành khác trên cả nước
Hình thức kinh doanh này chưa gặp sự cạnh tranh nhiều vì cũng còn ít công ty kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo, hoạt động chủ yếu tại Tp.HCM và Hà Nội,từ đó cho thấy tiềm năng của thị trường này ở Việt Nam còn khá hấp dẫn
2.3 Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng ảo:
Trong xã hội những vấn đề nào cũng tồn tại song song hai mặt đối lập,chính vì thế mà văn phòng ảo cũng tồn tại những ưu điểm và nhược điểm:
Ưu điểm:
-Tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức
Lý do đầu tiên mà các doanh nghiệp lựa chọn văn phòng ảo là tiết kiệm được chi phí Rõ ràng, doanh nghiệp của bạn vẫn hoạt động một cách chuyên nghiệp trong
sự cảm nhận của đối tác và khách Thực tế, bạn cũng rất chuyên nghiệp khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ Dù không bỏ ra một khoản chi phí lớn để thuê văn phòng theo kiểu truyền thống, không phải trả lương cho nhân viên lễ tân, không trả tiền cho máy móc thiết bị, không trả tiền tiện ích; bạn vẫn có một văn phòng hoàn hảo Điều đó giúp bạn giảm bớt thời gian và công sức trong rất nhiều công đoạn của điều hành doanh nghiệp và tập trung năng lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.Hạn chế sự di chuyển của người làm việc
Sử dụng Văn phòng ảo, chi phí thuê văn phòng đã trở thành biến phí, bạn chỉ cần chi trả theo nhu cầu linh hoạt của doanh nghiệp Với việc sử dụng văn phòng ảo này, bạn cũng không cần phải di chuyển văn phòng khi mở rộng hay thu hẹp quy
mô Địa điểm giao dịch của doanh nghiệp vừa ổn định, vừa đặt tại vị trí trung tâm thuận tiện Hơn nữa, doanh nghiệp còn được hỗ trợ quản lý cuộc gọi, thư từ và có thể chọn thêm chỗ ngồi linh hoạt, hay cố định, hay phòng riêng
- Giải quyết nhu cầu về địa chỉ giao dịch kinh doanh
Với văn phòng ảo, bạn có một địa chỉ giao dịch kinh doanh tuyệt vời tại các vị trí
