MS-project potx

1- LỢI ÍCH SỬ DỤNG MS PROJECT Dự báo chính xác thời gian hoàn thành dự án  Dể quản lý tiến độ – điều chỉnh và thay đổi tiến độ – Critical path  Phân bố nhân sự, nguồn lực hiệu quả  C

1- LỢI ÍCH SỬ DỤNG MS PROJECT

 Dự báo chính xác thời gian hoàn thành dự án

 Dể quản lý tiến độ – điều chỉnh và thay đổi tiến độ – Critical path

 Phân bố nhân sự, nguồn lực hiệu quả

 Công cụ giao tiếp hiệu quả cho các bộ phận, đơn vị tham gia dự án

 Báo cáo mang tính chuyên nghiệp

2- GIỚI THIỆU

2.1 GANTT CHART – Invented by Henry GANTT

 Là một biểu đồ, tất cả các công việc cần làm để hoàn thành dự án năm ở cột bên trái và được đại diện bằng một thanh trên giản đồ ở bên phải Thanh giản đồ tỉ lệ với thời gian (thanh càng dài, thanh cao

dài)

 “Today line” sẽ di chuyển trong giản đồ nhầm giúp kiểm tra tiến độ của dự án Theo kế hoạch, công việc năm bên trái đã phải hoàn thành, công việc nằm bên phải chưa tiến hành và công việc nằm trên

đường này đang tiến hành

2- GIỚI THIỆU (tt.)

2.1 PERT Chart –

 Là chuổi các hộp (công việc) kết nối với nhau



Early Start = ES Early Finish = EF

Late Start = LS Early Finish = EF

Thời Lượng Mã Công Việc

Free Slack = FS

2- GIỚI THIỆU (tt.)

2.2 PERT Chart (tt.)

2

Biểu đồ thể hiện sự liên kết giửa các công việc (CV1 hoàn tất rồi đến công việc thứ hai)

Thời gian để hoàn thành dự án ?

2- GIỚI THIỆU (tt.)

2.2 PERT Chart (tt.)

2

4 4

2- GIỚI THIỆU (tt.)

2.2 PERT Chart (tt.)

2 1

2

3

1

4

0

4

3

1

Critical Path: được định nghĩa là đường dài nhất trong GANTT chart, hoặc

là chuổi các công việc với Total slack - 0

Total Slack: được định nghĩa là tổng thời gian mà công việc đó có thể dời

lại mà không ảnh hưởng đến thời gian kết thúc của cả dự án

2- GIỚI THIỆU (tt.)

2.2 PERT Chart (tt.)

2 1

2

3

1

4

0

4

3

1

Critical Path ???

Total Slack: công việc nào có total slack khác không? Vàcó năm trên

2- GIỚI THIỆU (tt.)

2.2 PERT Chart (tt.)

Những vấn đề cần được xác định trong giản đồ PERT

- Critical Path

- Slack

- Thời lượng của dự án

Tại sao cần phải xác định Critical Path – Muốn kết thúc sớm dự án có

thể thực hiện bằng hai cách

- Giảm thời gian thực hiện công việc trên Critical Path (chú ý: giảm thời gian công việc, không trên Critical Path không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án), thực hiện bằng cách tăng người, máy móc thiết bị

- Ngoài ra bắt đầu các công việc trên Critical Path cùng một lúc Start) thay vì phải đợi cho công việc này hoàn thành rồi bắt đầu công

2- GIỚI THIỆU (tt.)

2.2 PERT Chart (tt.)

Bài tập

2

2

-Critical Path? -Slack?

- Project Duration?

3- KHỞI ĐỘNG VÀ CÀI ĐẶT THÔNG TIN DỰ ÁN

3.1 Khởi động

 Click chuột vào Start/Program/Microsoft Project

 Các chức năng trên thanh công cụ như file, thu nhỏ – mở rộng màn hình, xem Gantt chart, Pert Chart

 Cách mở một tập tin củ, tạo tập tin mới

3- KHỞI ĐỘNG VÀ CÀI ĐẶT THÔNG TIN DỰ ÁN

3.2 Cài đặt thông tin

 Click chuột vào Tool / Options

- Views: cài đặt mẩu ngày của dự án

- General: Username: trungkhôi, đánh dấu vào các ô trong planning wizard và cài đặt Set as default

- Edits: chọn cách biểu thị thời gian vidu: tuần, ngày và giờ

- Schedule: chọn đơn vị thời gian cho các công việc ngày hoặc giờ (chú ý: phải thay đổi phần setting này trước khi nhập công việc trong Gantt chart)

- Calculate: chọn automatic trong calculation mode

3- KHỞI ĐỘNG VÀ CÀI ĐẶT THÔNG TIN DỰ ÁN

3.2 Cài đặt thông tin (tt.)

 Click chuột vào Format/Gantt chart wizard để chọn kiểu Gantt chart theo

ý muốn:

- Chọn Critical Path

- Xuất hiện nguồn lực và thời gian trên các thanh công việc

- Xuất hiện các mũi tên kết nối hay không?

 Muốn thay đổi thanh công cụ chọn View/toolbars/customize

 Những thông tin khác: chọn Project/project information Chọn ngày bắt đầu dự án (tính theo forward pass hay backward pass)

 Thay đổi thời gian làm việc của dự án: Tool/change working time/For

-Standard: chung cho dư án Chọn Use default hoặc nondefault working time

- Có thể thay đổi thời gian làm việc cho từng người hoặc từng nhóm

3- KHỞI ĐỘNG VÀ CÀI ĐẶT THÔNG TIN DỰ ÁN

3.2 Cài đặt thông tin (tt.)

 Thay đổi thời gian làm việc của dự án: Tool/change working time/For

-Standard: chung cho dư án Chọn Use default hoặc nondefault working time

- Có thể thay đổi thời gian làm việc cho từng người hoặc từng nhóm

 Chọn File/ Properties

4- XÂY DỰNG GANTT CHART

4.1 Giới thiệu khái niệm về cấu trúc phân chia công việc (WBS)

4.2 Tạo Gantt Chart

4.2.1 Cách đưa danh sách các công việc vào giản đồ

- Chọn Font tiếng Việt Format/Font/VNI

- Chọn đơn vị thời gian

- Nhập chuột vào taskname hoặc entry và gỏ tên công việc vào

- Công việc trong nhóm: chọn Project/outline/indent or outdent hoặc có thể sử dụng trực tiếp trên thanh công cụ

- Xóa một công việc Click đen công việc đó/Edit/delete task

- Chèn một công việc Insert/new task

4- XÂY DỰNG GANTT CHART

4.2 Tạo Gantt Chart (tt.)

4.2.1 Cách kết nối giữa các công việc với nhau

 Các dạng kết nối: Start to Start, Start to Finish, Finish to Start và Finish to Finish

 Kết nối dùng chuột: dùng chuột click vào công việc cần kết nối, rê chuột đến công việc cần được kết nối và thả chuột ra Ưu điểm: nhanh nhưng thường dùng cho SS

 Cách hai là Click đen hai công việc cần kết nối, rồi vào EDIT/LINK TASKs hoặc sử dụng trên thanh công cụ

 Cách thứ ba là vào Window/Split và chọn Predecessor name (công việc trước) và chọn kiểu kết nối

4.2.2 Nhập thời gian để hoàn tất công việc

 Thời gian này có thể nhập vào bằng ngày, giờ, hoặc tuần tùy theo cách cài đặt, Click mũi tên để thay đổi thời gian

 Thời gian có thể nhập lẽ

5- CHART

4.2 Tạo Gantt Chart (tt.)

4.2.3 Những phần khác

 Split công việc: vào Edit/Split tasks, hoặc nhấp phải chuột

 Dấu các cột: Click đen cột/edit/hiden column

 Xem công việc: Project/Filter for

 Thay đổi thời gian trên giản đồ: Click phải chuột/chọn timescale

 Xem thông tin của một công việc: Click phải chuột/Task information

5- PHÂN BỐ NGUỒN LỰC

5.1 Tạo cơ sở dử liệu nguồn lực

 Vào View/Resource Sheet/Nhập nguồn lực dự kiến dùng cho dự án

 Chọn thời gian làm việc cho từng nguồn lực

5.2 Phân bố nguồn lực

Cách 1: Click vào công việc dự kiến phân bổ, vào Tool/Assign Resources (có thể phân bổ theo phần trăm)

Cách 2: Window/Split/Resource names/unit

Cách 3: Double click Tên công việc, trên task information chọn resources name

5.3 Phân bố thời gian: Phân bố theo % (25%, 50%, 75% và 100%)

5.4 Xem sử dụng nguồn nhân lực: View/Resource usage

5.5 Thay đổi thời gian cho một công việc: double click trên công việc/thay

5- PHÂN BỐ NGUỒN LỰC

5.7- Thay thế bằng nguồn lực mới: vào Tool/ Assign Resource/ Replace

5.8- Cách giải quyết đối với Over-allocate:

- Bổ xung nguồn lực

- Phân bố lại nguồn lực có sẳn

- Phân bố lại thời gian thực hiện công việc (đối với những việc không nằm trên Critical Path)

6- ĐỊNH DẠNG IN VÀ IN ẤN KẾT QUẢ

6.1 Định dạng in: vào File/Page setup và Print Preview