Do đó, trước khi sử dụng mẫu này, Bạn nên thực hiện các bước sau đây để có thể sử dụng Macros trong Excel: - Mở chương trình Microsoft Excel - Lựa chọn Tools Æ Macro Æ Security.. Khi Bạ
Trang 1Cách sử dụng AMT trên Excel
I Yêu cầu hệ thống
Để sử dụng AMT, máy tính của Bạn phải thỏa mãn các yêu cầu về phần cứng và phần mềm sau:
- Pentium III 800MHz trở lên
- RAM: 64MB trở lên
- Windows 2000/XP trở lên
- Microsoft Office 2002/XP/2003 trở lên
- Cài đặt bộ gõ tiếng Việt (phông chữ Unicode) (khuyên dùng: UniKey – http://www unikey.org)
II Làm thế nào để sử dụng Macros trong Excel
Microsoft Office đặt mức độ bảo mật của Macros ở mức cao nhất High để ngăn
cản các Macros nguy hiểm trong Excel Do đó, trước khi sử dụng mẫu này, Bạn nên thực hiện các bước sau đây để có thể sử dụng Macros trong Excel:
- Mở chương trình Microsoft Excel
- Lựa chọn Tools Æ Macro Æ Security Một cửa sổ hiện ra
- Trong nhãn tab Security Level, lựa chọn mức độ Medium hoặc Low theo
mong muốn
- Nhấp chuột vào nút OK để lưu sự thay đổi
Trang 2- Nếu Bạn lựa chọn mức độ Medium, một cửa sổ sẽ hiện ra khi mở AMT, yêu cầu người sử dụng lựa chọn kích hoạt (Enable Macros) hay vô hiệu hóa các Macros (Disable Macros) c Phải lựa chọn Enable Macros trước khi sử dụng
mẫu báo cáo tiến độ này
1 Thiết lập bảng làm việc trong AMT
AMT là một tệp Excel bao gồm 20 bảng làm việc chính, 3 bảng làm việc phụ và một trang chủ cho phép Bạn thiết lập báo cáo năm và báo cáo quý, ngôn ngữ báo cáo và lựa chọn (các) bảng làm việc mong muốn
Trang 3Lựa chọn tất cả các biểu
Với ví dụ ở trên, Bạn đang điền báo cáo cho Quý 1/2006 bằng Tiếng Việt sử dụng
các biểu 1, 2, 4 và 7 Sau khi đã hoàn thành các biểu này, Bạn có thể nhấp chuột vào các
ô lựa chọn để tắt các biểu đã điền xong
Khi Bạn nhấp chuột vào lựa chọn Tất cả, tất cả 20 bảng làm việc chính sẽ được
hiển thị còn 3 bảng làm việc phụ bao gồm Báo cáo tiến độ giải ngân vốn ODA của Nhà
tài trợ 2 và Nhà tài trợ 3 và Biểu 21 (Các thông tin khác) sẽ không được hiển thị Trong
trường hợp Bạn có nhu cầu làm việc với 3 biểu phụ này, Bạn hãy nhấp chuột vào từng
bảng tương ứng để lựa chọn
Sau khi đã lựa chọn các biểu cần làm việc, Bạn sẽ thấy các biểu được hiển thị ở
nhãn tab cuối màn hình như sau:
Nhấp chuột vào nhãn tab mà bạn
mong muốn được làm việc
Sử dụng 4 mũi tên tương ứng đi đến
Trang 4Để lựa chọn bảng làm việc, Bạn sử dụng các mũi tên và nhãn tab ở cuối màn hình
theo các bước sau:
- Nếu nhãn tab với tên bảng làm việc mong muốn được hiển thị trên màn hình, nhấp chuột vào nhãn tab đó và bắt đầu công việc
- Nếu không được hiển thị trên màn hình, lựa chọn bảng làm việc này sử dụng 4 mũi tên để đến bảng làm việc đầu tiên, bảng trước đó, bảng tiếp theo và bảng cuối cùng đến khi bảng làm việc bạn cần tìm xuất hiện trên màn hình Nhấp chuột vào nhãn tab đó và bắt đầu công việc
2 Nhập dữ liệu vào AMT
Để hiểu rõ hơn việc nhập dữ liệu vào AMT, hãy xem ví dụ điền Biểu 4 (Báo cáo
Tiến độ Giải ngân – Vốn ODA)
Bạn thực hiện các bước sau:
- Lựa chọn Biểu 4 (sử dụng các bước đã nêu ở mục 3.2)
- Sử dụng Danh sách thả để lựa chọn tên Nhà tài trợ và đơn vị tiền tệ cần báo cáo
- Với mỗi một hạng mục (hay hoạt động chủ yếu) ở cột 1 sẽ có 2 dòng được ký hiệu EN (tiếng Anh) và VN (tiếng Việt) Bạn có thể sử dụng 2 nút và
để hiển thị duy nhất các dòng có ký hiệu VN hay EN tương ứng
- Sử dụng nút để hiển thị tất cả các dòng ở cột 1
- Với dòng có ký hiệu EN, VN, Bạn điền tên hạng mục (hay hoạt động chủ yếu)
ở cột 1 bằng tiếng Anh (EN) hoặc tiếng Việt (VN) tương ứng
- Sau đó, nhập dữ liệu vào các ô thích hợp Bạn có thể sử dụng phím Enter, phím Tab, chuột, các phím mũi tên để lựa chọn ô mong muốn
- Có thể thay đổi giá trị của một ô bằng cách:
o Nhập dữ liệu trực tiếp vào ô đó
o Nhấp chuột đôi vào ô đó
o Nhấp phím F2
o Nhập dữ liệu vào hộp công thức
Trang 5- Một số cột sẽ tự động cập nhật số liệu do đã được định sẵn công thức như lũy
kế giải ngân, tỷ lệ phần trăm (%),…
- Khi in Biểu 4, Bạn quay lại trang chủ để chọn ngôn ngữ Tiếng Anh (EN) hay Tiếng Việt (VN) Sau đó, Bạn trở về Biểu 4 và thực hiện lệnh in bằng cách vào thanh thực đơn FileÆ Print hay nhấp chuột vào vào biểu tượng trên thanh công cụ
- Các lưu ý:
o Các ô có phông nền màu xanh nước biển là các ô tiêu đề, Bạn không được phép thay đổi
o Các ô màu vàng hay da cam là các ô chứa công thức tính toán Do đó, Bạn chỉ sửa đổi nếu Bạn cần thay đổi công thức theo nhu cầu báo cáo
Hộp công thức Danh sách thả
Đơn vị tiền tệ
Danh sách thả
3 Cắt dán từ các nguồn dữ liệu khác
Việc cắt dán dữ liệu từ các nguồn dữ liệu khác (ví dụ như các biểu Excel) sang AMT có thể làm hỏng bộ công cụ AMT này nếu không thực hiện các bước cắt dán đúng cách Việc cắt dán từ các nguồn dữ liệu khác nên thực hiện như sau:
- Cắt (copy) như bình thường (Anh/Chị có thể sử dụng phím tắt Ctrl + C)
- Lựa chọn ô cần dán dữ liệu trong AMT
- Kích chuột phải
- Lựa chọn Paste Special (KHÔNG sử dụng Paste thông thường)
- Lựa chọn Values, sau đó kích nút OK để thực hiện việc cắt dán
Trang 64 In báo cáo AMT
Để in từng biểu riêng biệt, hãy xem mục 3.3 để biết thêm chi tiết Mục này hướng dẫn Bạn in toàn bộ bản báo cáo AMT Bạn hãy thực hiện các bước như sau:
- Vào trang chủ của AMT Lựa chọn ngôn ngữ Bạn muốn in bằng cách lựa chọn ngôn ngữ Tiếng Anh (English) hay Tiếng Việt
- Kiểm tra lại một lần nữa danh sách biểu cần phải in Với ví dụ ở trên, thì các lựa chọn cho các biểu 1,2, 4 và 7 phải được bật lên ở trang chủ
- Sau đó vào thanh thực đơn FileÆ Print Một cửa sổ sẽ hiện ra
Trang 7- Lựa chọn in toàn bộ báo cáo AMT bằng cách lựa chọn Entire workbook
- Có thể kiểm tra lại định dạng trước khi in bằng cách nhấp chuột vào nút
Preview
- Sau đó nhấp chuột vào nút OK để thực hiện lệnh in
5 Thay đổi Hệ thống phân cách số
Việc phân cách số sử dụng (,) và (.) hay (.) và (,) hoàn toàn không ảnh hưởng tới việc nhập dữ liệu số vào AMT Tuy nhiên, khi in báo cáo AMT, vì theo quy định đối với các báo cáo gửi cho Nhà tài trợ phải sử dụng hệ thống (,) và (.) và báo cáo gửi cho CPVN
sử dụng hệ thống (.) và (,), người sử dụng phải thực hiện việc thay đổi hệ thống phân cách số tương ứng này của Windows theo các bước sau đây:
- Chọn thanh thực đơn ToolsÆ Options Chọn tab International
- Để in báo cáo Tiếng Anh: (ví dụ 1,000,000.00 VNĐ nghĩa là một triệu VNĐ chẵn)
o Lựa chọn ô Use system separators
- Để in báo cáo Tiếng Việt: (ví dụ 1.000.000,00 VNĐ nghĩa là một triệu VNĐ chẵn)
o Bỏ lựa chọn ô Use system separators
o Điền dấu phẩy (,) vào ô Decimal separator
o Điền dấu chấm (.) vào ô Thousand separator
- Nhấp nút OK để lưu sự thay đổi
- Quay lại AMT để thực hiện lệnh in như mong muốn
Trang 86 Hoàn thiện và gửi báo cáo AMT
Trước khi nộp báo cáo AMT cho các cơ quan liên quan, Anh/Chị cần kiểm tra các
điểm sau:
- Kiểm tra nếu Anh/Chị đã điền đúng Quý báo cáo và Năm báo cáo hiện thời ở
Trang chủ
- Kiểm tra nếu Anh/Chị đã lựa chọn thực trạng đúng cho từng Biểu báo cáo là
Cập nhật, Không cập nhật hay Không áp dụng cho Quý báo cáo hiện thời ở
Trang chủ
- Kiểm tra nếu Anh/Chị đã điền đầy đủ và đúng các dữ liệu của Quý báo cáo
- Lưu và đặt tên cho tệp AMT áp dụng phương thức đặt tên như sau: Nhà tài trợ
- Địa điểm thực hiện chính – Tên ngắn của Dự án – Mã dự án – Quý báo cáo –
Năm báo cáo
Ví dụ: AusAID – HANOI – VAMESP – A1b2C3 – Q32006.xls
- Gửi email đính kèm AMT cho các cơ quan liên quan
