Giáo trình Microsoft Excel ppsx

*Tạo liên kết đến đối tượng khác- Chọn ô cần chèn siêu liên kết - Chọn Insert/Hyperlink/Chọn Existing File or Web Page/ Chọn Recent Files, hoặc Browsed Pages, hoặc Inserted Links - Chọn

Giáo trình tin họcMicrosoft Excel 2000

Giới thiệu về Microsoft Excel

- Microsoft Excel l m t ph n m m dùng tính toán, t ch c v à ộ ầ ề để ổ ứ àphân tích d li u, n m trong b Office c a hãng Microsoftữ ệ ằ ộ ủ

- Excel l m t ch ng trình dùng các b ng t ch c, s p x p, à ộ ươ ả để ổ ứ ắ ế

trình b y d li u à ữ ệ đượ ư ậ àc s u t p h ng ng y, h ng tháng, h ng quý, à à à …Excel giúp cho ng i dùng tính toán v x lí d li u th nh k t lu n ườ à ử ữ ệ à ế ậtheo các v n c n báo cáo d a trên các công th c v các h m có ấ đề ầ ự ứ à à

s n.ẵ

Mục đích và yêu cầu của môn học

 M c ích ụ đ :

- Giúp b n l m quen v i cách x lí d li u b ng b ng tính i n ạ à ớ ử ữ ệ ằ ả đ ệ

t , ng d ng nó trong vi c l p b ng lử ứ ụ ệ ậ ả ương, h s nhân viên, ồ ơ

khách h ng v các phi u chi thu, nh p xu t, nh t ký ch ng t , à à ế ậ ấ ậ ứ ừcác b ng trích ngang,ả …

- Cung c p cho b n cách t o b ng tính chuyên nghi p trong vi c ấ ạ ạ ả ệ ệ

l p k ho ch d trù trong kinh doanh sau ó có th minh ho ậ ế ạ ự đ ể ạcác s li u ó b ng bi u ố ệ đ ằ ể đồ

 Yêu c u ầ :

- L m quen v i các th nh ph n c b n c a b ng tính Excel.à ớ à ầ ơ ả ủ ả

- Bi t cách t o l p, tính toán, th ng kê các s li u.ế ạ ậ ố ố ệ

Chương 1: Các khái niệm cơ bản

1.Cách kh i ở độ ng v thoát: à

Kh i ở độ ng

- Cách 1: Start/Programs/Microsoft Excel

- Cách 2: Kích đúp lên biểu tượng Excel trên màn hình Desktop

- Cách 3: Start/Run/ gõ Excel exe /Kích OK

Cách thoát:

- Cách 1: File/ Chọn Exit

- Cách 2: kích chuột vào dấu X trên góc phải màn hình

- Cách 3: Kích đúp vào biểu tượng Excel trên góc tría màn hình

- Cách 4: Alt+F4

2 Môi trường làm việc của Excel:

Thanh menu Thanh công cụ

Thanh công thức

Tên Sheet

Vùng làm việc

Thanh tiªu đề

- Kích chuột lên tên sheet

- Chọn Format/Rename hoặc Kích chuột phải lên tên Sheets chọn Rename Gõ tên mới/ Enter

4 Cấu tạo một sheet:

M t sheet có 255 c t (Column) ộ ộ đượ đc ánh s b ng các kí t ch ố ằ ự ữcái: A, B, .AA,AB IV g i l a ch c t.ọ à đị ỉ ộ

+ M t sheet co 65.536 h ng (Rows) ộ à đượ đc ánh s t 1, 2, 65536 ố ừ

g i l a ch h ngọ à đị ỉ à

+ Giao c a h ng v c t l ô (cell) M t ô ủ à à ộ à ộ đượ c thông qua < a ch đị ỉ

5 Đặt Password

 V o menu File/ Ch n Save ho c Save as /Ch n Tools/ ch n General à ọ ặ ọ ọ

Options / ánh Password Đ để m v s a cho WorkBook/Click Ok v nh p ở à ử à ậ

l i Password ạ để xác nh n ậ

 Ho c v o Menu Tools/Protection ặ à

 Protect Sheets: Đặt mật khẩu cho Sheet

 Protect Workbook: Đặt cho tệp (hay Work)

 Protect and Sharing WorkBook: Đặt mật khẩu và chia sẻ WorkBook

Chương II Nhập Liệu trong Excel

- Muốn xuống dòng trong một ô nhấn Alt+Enter

- Nếu muốn xoá dữ liệu vừa nhập nhấn Esc

Trong kiểu công thức có thể kèm các hàm tính toán

Các báo lỗi thường gặp khi nhập công thức:

− #DIV/0!: Trong công th c có phép toán chia cho s 0.ứ ố

− #N/A:(No Value Is Available) không có giá tr n o áp d ngị à ụ

− #NUM!: Các con s trong công th c không h p lýố ứ ợ

− #REF!: Trong công th c có tham chi u ứ ế đến nh ng ô không t n ữ ồ

t i, ho c ã b xoáạ ặ đ ị

− #VALUE!: Trong công th c dùng sai ki u d li u, nh c ng ứ ể ữ ệ ư ộ

tr các d li u d ng chu i l m cho k t qu tr nên vô ngh aừ ữ ệ ạ ỗ à ế ả ở ĩ

− #NAME!: S d ng tên ô, vùng không h p lý ho c nh p d li u ử ụ ợ ặ ậ ữ ệ

d ng chu i không ạ ỗ để trong nháy ôi “ ”đ

− #NULL!: b n ã chèn hai khu v c không giao ti p nhauạ đ ự ế

3 Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối

 Địa ch tỉ ương đối:

 Khi sao chép công thức có địa chỉ tương đối thì địa chỉ ô trong công thức sẽ được cập nhật và thay đổi thành địa chỉ tương đối khác

 Địa chỉ tương đối được viết như sau:

4 Chèn chú thích

 Chèn chú thích v o ô: à

- Xác định ô cần chèn chú thích

- Chọn Insert/Comment hoặc kích phải chuột lên ô cần chú thích

và chọn Insert comment Gõ chú thích vào hộp Kết thúc bằng kích chuột ra khỏi comment

• Muốn chỉnh sửa lại chú thích chọn Edit Comment

• Hiện thị tất cả các chú thích: View/ Chọn Comment

• Muốn xoá chú thích: Chọn ô có chú thích, Vào Edit/ Chọn

Clear/ Chọn Comments

5.Chèn các Hyperlink(siêu liên kết)

*T o liên k t n m t ô c a Sheet khác trong Worbook ạ ế đế ộ ủ

- Ch n ô, ho c m t i t ng c n t o liên k t ọ ặ ộ đố ượ ầ ạ ế

- Ch n Insert/ hyperlink/ Ch n Place in this Document ọ ọ

 Type the cell reference: ánh a ch ô c n tham chi u đ đị ỉ ầ ế

 Trong khung Or select a : ch n Sheet c n tham chi u ọ ầ ế

 Click OK

*Tạo liên kết đến đối tượng khác

- Chọn ô cần chèn siêu liên kết

- Chọn Insert/Hyperlink/Chọn Existing File or Web Page/ Chọn Recent Files, hoặc Browsed Pages, hoặc Inserted Links

- Chọn tên tệp/Chọn OK

*Tạo liên kết đến một tệp mới:

- Chọn Insert/ hyperlink/ Chọn Create new Document

- Name of new Document: Gõ tên tệp cần tạo

- OK

*Tạo liên kết gửi thư điện tử

- Chọn Insert/ Hyperlink/ Chọn E- mail Address

- Gõ địa chỉ E- mail/ Chọn Ok

- Khi Click vào siêu liên kết  xuất hiện hộp thoại để soạn thảo e-mail

6 Xử lí dữ liệu:

 Xoá d li u: ữ ệ

 Chọn ô chứa dữ liệu cần xóa Chọn Edit/Clear Có 4 kiểu xoá:

 All: Xoá toàn bộ

 Formats: Chỉ xoá phần định dạng của ô

 Contents: Chỉ xoá phần nội dung dữ liệu trong ô

 Comments: Chỉ xoá phần chú thích của ô

 Di chuy n ho c sao chép d li u ể ặ ữ ệ :

Chọn ô hoặc vùng cần di chuyển (sao chép)

+ Di chuột nằm trên khung viền ngoài của khối ô chọn, giữ chuột và kéo đến vị trí cần di chuyển đến (nếu

sao chép vừa di chuột vừa giữ Ctrl)

7 Đánh dãy số tự động cho một cột

 N u l m t nhãn có kí t s cu i cùng ho c l dãy s thì ế à ộ ự ố ố ặ à ốchúng ta có th ánh t ể đ ự độ ng t ng d n b ng cách nh sau:ă ầ ằ ư

 Gõ vào ô đầu tiên giá trị đầu tiên của dãy

 Gõ vào ô thứ hai giá trị thứ hai của dãy

 Hiệu của hai ô này là giá trị bước nhảy của dãy

 Chọn cả hai ô

 Kích chuột vào dấu hình vuông ở góc ô

 Giữ và kéo chuột đến hết dãy

 Ho c v o Edit/ch n Fill/ch n series ặ à ọ ọ

 Chọn Window/ Freeze Panes (Muốn bỏ thì chọn Unfreez Panes)

2 Chèn ô, chèn dòng, chèn cột

 Chèn ô:

Chọn Insert/cells/ Hộp thoại chèn ô, hàng, cột hiện ra.

• Chọn Shift cells right :Chèn khối ô và đẩy dữ liệu sang phải

bắt đầu từ cột đầu tiên khối ô chọn

• Shift cells down: Chèn khối ô và đẩy dữ liệu xuống dưới bắt

đầu từ hàng đầu tiên trong khối ô chọn

 Chèn dòng:

Chọn vị trí hàng cần chèn Chọn Insert/Rows Hoặc kích chuột phải lên hàng cần chèn chọn Insert Rows

 Chèn c t: ộ

Chọn vị trí cột cần chèn Chọn Insert/Column Hoặc kích phải chuột lên cột cần chèn chọn Insert Column

 Chèn thêm Sheet m i ớ

V o Insert/ WorkSheet à

3 Định dạng đường lưới:

ánh d u vùng c n nh d ng:

Đ ấ ầ đị ạ V o Format/cells/ Ho c kích à ặchu t ph i ch n Format cellsộ ả ọ …

• Number: Kiểu dữ liệu

• Text Alignment: Kiểu hiển thị văn bản

4 Thay đổi thuộc tính hàng

5 Thay đổi thuộc tính cột

6 Quy định dữ liệu hiển thị trong ô

 Ch n c t ho c ô c n quy nh ọ ộ ặ ầ đị

ki u hi n th ể ể ị

 Ch n Format/Cells/Ch n Tab ọ ọ

Alignment

 Left: Trái sang

 Right: Phải sang

7 Quy định kiểu dữ liệu trong ô

8.Sắp xếp DL

•Sắp xếp dữ liệu trên một cột

•Sắp xếp trên nhiều cột:

- Từ Menu Data, chọn Sort-> hộp thoại Sort hiện ra

- Chọn tr ờng chính để sắp xếp trong hộp danh sách thả xuống Sort

by Đồng thời chọn kiểu sắp xếp

+ Ascending: tăng dần

+ Descending: giảm dần

- ở phần Then by thứ nhất, chọn cột thứ hai cho việc sắp xếp

- ở phần Then by thứ hai, chọn cột thứ ba cho việc sắp xếp

- Chọn Header row để sắp xếp cả dòng tiêu đề, No header row để bỏ dòng tiêu đề

Nhấn OK để sắp xếp

10 Định dạng theo yêu cầu

 V oà Format/Conditional Formating

 Ch n các bi u th c toán h c, ánh các giá tr tọ ể ứ ọ đ ị ươ ng ng, ch n ứ ọFormat để đị nh d ng l i Click Okạ ạ

Ví dụ

 T i c t LCB nh ng ngạ ộ ữ ười 1300<= v <=1600 có m u à à đỏ

 T i c t Luong nh ng ngạ ộ ữ ười =>30000 có m u à đỏ

Chươngư4:ưHàmưtrongưExcelKhái niệm:

Hàm là dạng công thức đ ợc viết sẵn để giúp tính toán nhanh hơn Tất cả các hàm đều có dạng tổng quát nh sau:

Tên hàm ko phân biệt chữ hoa, th ờng

Đối số đặt trong dấu ngoặc đơn, giữa các đối số cách nhau dấu(;)

hoặc(,) Nếu dấu chấm (.) ngăn cách các nhóm số hàng nghìn

và dấu phẩy(,) ngăn cách phần thập phân Thì trong các hàm, dấu chấm phẩy(;) ngăn cách giữa các đối số Ng ợc lại thì dấu phẩy(,) ngăn cách giữa các đối số

I Nhóm hàm số:

1 Hàm ABS(Số):-> Lấy giá trị tuyệt đối của một số

Ví dụ: =2+ASB(-5.2) -> Kết quả là: 7.2

2 Hàm INT(Số): -> Lấy phần nguyên của một số.

Ví dụ: = INT(6.7) -> Kết quả: = 6

3 Hàm MOD(Số bị chia, số chia)-> Lấy giá trị d của phép chia

Ví dụ: = MOD(10,3) -> Kết quả: =1

6.Hàm Cos(x), sin(x), tan(x):->Lấy cos, sin, tang của tham số x

Ví dụ: Cos(75)-> kết quả:0,9217 đơn vị radian

-> LÊy loganepe cña sè n

11 Hàm Log(n,m)->Logarit c¬ sè m cña n

12 Hàm Lg(n): ->Logarit thËp ph©n cña n

II Nhãm hµm thèng kª:

1 Hµm Average (Sè thø nhÊt, sè thø hai,…)

-> TÝnh b×nh qu©n cña c¸c sè trong ngoÆc

4 Hµm MAX – MIN (Sè thø nhÊt, sè thø hai,…)

-> LÊy sè lín nhÊt, nhá nhÊt trong ngoÆc.

NÕu Order=0: xÕp theo chiÓu gi¶m dÇn

NÕu order=1 : xÕp theo chiÒu t¨ng dÇn

III Nhãm hµm chuçi:

1.Hµm LEFT (Chuçi, sè ký tù muèn lÊy)

-> LÊy c¸c ký tù phÝa bªn tr¸i cña chuçi

VÝ dô: = LEFT(“TpHCM”,2) ->KÕt qu¶: Tp

2 RIGHT (Chuçi, sè ký tù muèn lÊy)

-> LÊy c¸c ký tù phÝa bªn ph¶i cña chuçi

vÝ dô: = RIGHT(“TpHCM”,3) -> KÕt qu¶: HCM

3 MID (Chuçi, m, n)

-> LÊy tõ tr¸i qua ph¶i n ký tù tõ vÞ trÝ thø m

VÝ dô: = MID(“Vu Thi Thu”,4,3) -> KÕt qu¶: Thi

5 Hàm UPPER (Chuỗi):-> Đổi chuỗi thanh chữ in

Ví dụ: =Upper(“Lê Văn” ->kết quả: LÊ VĂN

6 Hàm LOWER(Chuỗi):-> Đổi chuỗi thành chữ th ờng

Ví dụ: =LOWER(“Lê Văn”) -> Kết quả: lê văn

7 Hàm PROPER(chuỗi)-> Đổi ký tự đầu thành chữ In

Ví dụ: = Proper(“vu thi thu”) -> kết quả: Vu Thi Thu

8 Hàm TRIM(Chuỗi) -> cắt bỏ khoảng trắng ở đầu và cuối chuỗi

Ví dụ: = Trim(“ Số đỏ” ) -> Kết quả: =“Số đỏ”

9 Hàm Replace ( <Chuỗi 1>,m,n, <Chuỗi 2>):

->Từ vị trí thứ m và lấy ra n kí tự của <Chuỗi 1> Thay vào đó là

* Hoặc dùng toán tử & để ghép các chuỗi

Ví dụ: “Mai “&”Ha” -> kq là Mai Ha

13 Hàm Value(<chuỗi số>)

-> Hàm đổi chuỗi dạng số thành số

IV.ưNhóm hàm điều kiện

1 Hàm IF(Điều kiện, giá trị đúng, giá trị sai)

-> Trả về giá trị đúng nếu điều kiện đúng, ng ợc lại trả về giá trị

3 COUNTIF(Vïng,–®iÒu kiÖn–)

-> §Õm c¸c « tho¶ m·n ®iÒu kiÖn trong vïng

VÝ dô COUNTIF(B4:B7,”<5”) ->KÕt qu¶: =1

V Nhãm hµm Date/Time

1.Hµm Today (Th¸ng, ngµy,n¨m)

-> Cho ngµy th¸ng hiÖn t¹i cña m¸y

VÝ dô: §Ó tÝnh tuæi =int((today()-ns)/365)

2.Hµm now(): ->Cho ra ngµy vµ giê hiÖn t¹i cña m¸y

3.Hµm Month (Th¸ng, ngµy,n¨m)

->Cho ra th¸ng cña <dl ngµy th¸ng>.

VÝ dô: =month(“27/10/2005”): lµ 10

4 WEEKDAY (Th¸ng, ngµy,n¨m)-> tr¶ vÒ sè thø trong tuÇn

vÝ dô Date(15/10/2005) ->KÕt qu¶: = 3

VI Nhãm hµm LOGIC

1 Hµm AND(C¸c biÓu thøc ®iÒu kiÖn)

-> Tr¶ vÒ gi¸ trÞ Vµ Logic( True hay False) cña c¸c biÓu thøc ®iÒu “ ”

kiÖn.

VÝ dô: = IF(AND(B4>5,E4=“A”),”§”,”H”)

-> nÕu B4 lín h¬n 5 vµ(AND) E4 lµ A th× cho kÕt qu¶ lµ”§”, ng îc l¹i cho kÕt qu¶ lµ”H”

2 Hàm OR(Các biểu thức điều kiện):

-> Trả về giá trị Hoặc Logic(True hay False) của biểu thức điều “ ”

kiện.

Ví dụ: =IF(OR(B4<5,C4<1),”Không đạt”,”Đạt”)

->nếu B4 nhỏ hơn 5 hoặc(OR)C4 nhỏ hơn 1 thì cho kết quả

là “Không đạt”, ng ợc lại sẽ cho kết quả là “Đạt”

3 Hàm NOT(Các biểu thức điều kiện):

-> Trả về giá trị Không Logic(True Hay False) của các biểu thức “ ”

điều kiện.

Ví dụ: =IF(AND(B4)>5, NOT(C4=0)),”Đ”,”H”)

-> nếu B4 lớn hơn 5 và C4 bằng 0 thì kết quả là”Đ”, ng ợc lại sẽ xho kết quả là”H”

VII Nhãm hµm t×m kiÕm

1 VLOOKUP(x, vïng tham chiÕu,n,0):

-> T×m gi¸ trÞ x ë cét thø nhÊt trong vïng

tham chiÕu vµ lÊy gi¸ trÞ t ¬ng øng ë cét

thø n.

VÝ dô: LËp c«ng thøc cho « C13 nh sau:

=VLOOKUP(B13,$A$2:$B$5,2,0)

-> KÕt qu¶: S¾t

T×m mét gi¸ trÞ b»ng gi¸ trÞ cña «13 trong cét

thø nhÊt cña vïng A2:B5 vµ lÊy gi¸ trÞ t

¬ng øng ë cét thø 2

CY: Trong công thức trên nên đặt giá trị tuyệt

đối cho địa chỉ vùng để

không bị thay đổi khi sao chép.

VIII Các hàm tài chính

1 H µm PV(Rate, Nper, Pmt, Fv, Type ):

Tính số tiền phải bỏ ra để đầu tư vào một việc nào đó(trả về trị giá đầu tư lúc đầu kỳ)

–Rate : Lãi suất trong một khoảng thời gian

–Nper : Tổng số các khoảng thời gian đầu tư

–Pmt : Số tiền thu được trong một khoảng thời gian thường kỳ–Fv : Số tiền có được trong tương lai sau tổng số khoảng thời

gian Nper

Ví dụ:

Bài toán nh sau:

Tính tổng số tiền t ơng đ ơng bạn phải trả lúc đầu kỳ(thay vì trả góp),

để mua trả góp chiếc xe với khoản chi th ờng kỳ là $220 mỗi tháng

và trong 4 năm(48 tháng) với lãi suất 9%?

= PV(0.09/12,48,220)Kết quả: $8,840.650

 Có nghĩa là nếu bạn có tiền mặt và trả Tiền một lúc là $8,840.65, còn nếu bạn trả góp, thì phải trả $220*48 tháng=$10,560

2 Hµm FV(Rate, Nper, Pmt, PV, Type):

Tính số tiền có được sau thời gian Nper, với lãi suất Rate

(tính theo năm), khi đầu tư một số tiền PV (Trả về gí trị được

hưởng ở cuối kỳ đầu tư)

–Rate : Lãi suất trong một khoảng thời gian–Npe r : Tổng số các khoảng thời gian đầu tư–Pmt : Số tiền lãi thu được trong một khoảng thời gian–Pv : Số tiền phải bỏ ra để đầu tư vào việc nào đó.

–Type : Giá trị logic, xác định khoản thanh toán xuất hiện đầu

VÝ dô:

Bµi to¸n nh sau:

B¹n ®Çu t lóc ®Çu lµ: $2000(Pv)

Vµ chi thªm mçi th¸ng lµ: $100 trong 5 n¨m(60 th¸ng)

Víi l·i suÊt 8% mét n¨m

3.Hàm PMT() :

->Tìm số tiền phải trả trong mỗi tháng khi vay ngân hàng(Tr v ả ề kho n chi tr th ng k cho m t niên kho n) ả ả ườ ỳ ộ ả

Ví dụ:

Bài toán nh sau:

+ Đang vay ngân hàng một khoản là: 50.000.000 đồng+ Lãi suất hàng năm là 7.5%

+ Để trả dần hàng tháng trong vòng 10 năm

- Vậy phải trả mỗi tháng cho ngân hàng với số tiền là bao nhiêu?

Ta sử dụng hàm PMT nh sau:

=PMT((7.5%/12),120,50000000) ->593,508.85=$600.000

4.Hàm NPER() :

-> Tìm số tháng phải trả một khoản tiền cố định khi vay ngân hàng (trả về số kỳ khoản của một đầu t )

Ví dụ:

Bài toán nh sau:

+ Đang vay ngân hàng một khoản là: 50,000,000 đồng+ Lãi suất hàng năm là 7.5%

Bảng trợ giúp sử dụng hàm.

Click biểu t ợng Paste Function fx trên thanh công cụ để lựa chọn hàm muốn sử dụng

-Trong hộp thoại Paste Function, Click chọn tên nhóm hàm trong

khung Function Category nh :

- Chart Title: Tiêu c a bi u đề ủ ể đồ

- X Title: Tiêu tr c X; Y Title: Tiêu tr c Yđề ụ đề ụ

- Category label: Tiêu d li u sđề ữ ệ ố

- Data Series: Đường bi u di n c a bi u ể ễ ủ ể đồ

- - Legend: Dãy d li u so sánhữ ệ

Thông thường để tạo một biểu đồ cần thực hiện các bước

sau:

B1: Đánh dấu vùng dữ liệu cần so sánh bằng biểu đồ

B2: Chọn Insert/Chart hoặc Click biểu tượng trên thanh

Bước 1: Chọn kiểu cho biểu đồ

- Chọn loại biểu đồ trong khung Chart type

- Chọn dạng biểu đồ trong khung Chart sub-type

- Sau khi chọn xong click Next

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu nguồn

- Định lại vùng dữ liệu trong khung Data range

- Chọn dạng biểu đồ lấy dữ liệu theo dòng(Row) hoặc theo cột(Column)

Bước 3: Nhập tiêu đề cho biểu đồ trong khung Chart title, và

các thuộc tính khác

Sau đó chọn Next

Bước 4: Chọn Sheet để đặt biểu đồ

- As new sheet: ở bảng tính mới

- As object in: ở bảng tính hiện hành

- Chọn Finish để kết thúc