XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG TABLE (Chế độ datasheetview ) potx

1 Vào chế độ DataSheet View : Chế độ này cho phép xem và cập nhật dữ liệu của table a Vào chế độ DataSheet View o Nếu đang ở cửa sổ database :  Đánh dấu tên Table  Nhắp nút open.. o

1) XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG TABLE (Chế độ

datasheetview ) trong access

II

1) Vào chế độ DataSheet View : Chế độ này cho

phép xem và cập nhật dữ liệu của table

a) Vào chế độ DataSheet View

o Nếu đang ở cửa sổ database :

 Đánh dấu tên Table

 Nhắp nút open

o Nếu đang ở chế độ Design View : nhắp (hay Menu View, chọn DataSheet View)

b) Ra khỏi chế độ DataSheet View

 Chuyển sang chế độ design View : nhắp ( hay Menu View, chọn Design View)

 Đóng cửa sổ Table hay vào menu File, chọn Close

Nhắp chuột để thêm record mới

Nhắp chuột về record kế tiếp

Nhắp chuột để về

Record cuối

Nhắp chuột để về

Record đầu

Nhắp chuột để chọn record

Nhắp chuột về Record trước

Nhắp chuột để chọn Font chữ

2) Các thao tác cập nhật dữ liệu

a) Thêm Record : Chỉ được thêm vào cuối

Table

 Nhắp mouse vào dòng cuối

 Nhập dữ liệu vào

 Nếu muốn hủy bỏ ô đang nhập : Ấn phím Esc hay vào Menu Edit  chọn Undo Current Field/Record)

 Nếu muốn lưu Record này ngay : ấn Shift + Enter ( hay vào menu Record Chọn Save Record)

b) Sửa chữa record

 Nhắp Mouse tại vị trí dữ liệu cần sửa (hay

dùng phím mũi tên đưa con trỏ đến ô chọn và nhấn phím F2)

 Sửa dữ liệu

 Nếu muốn hủy bỏ lệnh sửa ô đang sửa : ấn

ESC

 Nếu muốn hủy bỏ lệnh sửa toàn bộ Record : ấn ESC

c) Xóa Record

 Nhắp Mouse tại ô xám bên trái cột đầu tiên của Record xóa

 Ấn phím Delete

d) Tìm kiếm

 Bước 1 : Nhắp tại cột chứa giá trị muốn tìm và tại dòng bắt đầu tìm

 Bước 2 : Chọn menu Edit chọn Find sẽ hiện hộp thoại

 Bước 3 : Khai báo giá trị tìm và cách tìm

 Find what : Gõ trị tìm

 Search : Hướng tìm

 Up : Tìm lên trên

 Down : Tìm xuống dưới

 All : tím trên toàn bộ

 Match : chọn cách so sánh giá trị tìm với

giá trị trong ô

 Start of Field : giá trị tìm là phần đầu của ô

 Any Part of Field : giá trị tìm 1 phần (bất kỳ) trong ô

 Whole Field : giá trị tìm bằng giá trị trong ô

 Match case : tìm có phân biệt chữ hoa,

chữ thường (nếu chọn)

 Search Field as Formatted : Tìm theo dạng hiện của cột (nếu chọn)

 Bước 4 : thi hành lệnh

 Nhắp Find Next để tìm

 Chọn Close khi chấm dứt

e) Thay thế

 Bước 1 : nhắp Mouse tại cột chứa giá trị tìm

và tại dòng bắt đầu tìm

 Bước 2 : chọn menu Edit, chọn Replace

 Khai báo giá trị tìm và cách thay thế

 Find what : Gõ trị tìm

 Replace with : Gõ giá trị thay thế

 Search : Hướng tìm

 Up : Tìm lên trên

 Down : Tìm xuống dưới

 All : tím trên toàn bộ

 Match : chọn cách so sánh giá trị tìm với

giá trị trong ô

 Start of Field : giá trị tìm là phần đầu của ô

 Any Part of Field : giá trị tìm 1 phần (bất kỳ) trong ô

 Whole Field : giá trị tìm bằng giá trị trong ô

 Match case : tìm có phân biệt chữ hoa,

chữ thường (nếu chọn)

 Search Field as Formatted : Tìm theo

dạng hiện của cột (nếu chọn)

 Look in : Chọn field hay bảng

 Bước 4 : thi hành lệnh

 Nhắp Find Next để tìm Chọn

 Replace : Thay thế tại vị trí báo và tìm

tiếp

 Replace all : thay thế tất cả

 Chọn Close khi chấm dứt

 Lưu ý : Có thể dùng dấu * hay ? trong

lệnh find và Replace ở ô Find What

f) Sao chép và di chuyển dữ liệu

 Sao chép :

o Đánh dấu dữ liệu cần sao chép, chọn

menu Edit  Chọn copy

o Đưa con trỏ đến vị trí đích, chọn Menu Edit  Chọn Paste

 Di chuyển

o Đánh dấu dữ liệu cần di chuyển, chọn menu Edit  Chọn cut

o Đưa con trỏ đến vị trí mới, chọn Menu Edit  Chọn Paste

g) Nhập và sửa chữa dữ liệu kiểu OLE Object

 Bước 1 : nhắp ở ô nhập

 Bước 2 :Chọn Menu Insert  Chọn Object, hiện hộp thoại

 Bước 3 : Chọn

Create New : tạo mới đối tượng và chọn phần

mềm tạo đối tượng OK

Create from File : chọn đối tượng là một file

và gõ tên tập tin hay nhắp nút lệnh Browse để chọn File

 Bước 4 : nếu xem/sửa đối tượng nhắp đúp tại

ô chứa đối tượng