Tổng quan về Microsoft Word• Ẩn/Hiện các thanh công cụ – Mở một thanh công cụ mới – Đóng thanh công cụ • Thao tác trên tập tin văn bản – Tạo văn bản mới – Mở một văn bản đã có – Lưu nội
Trang 1Tài liệu giảng dạy
Tin học văn phòng
Trang 2Tổng quan về Microsoft Word
• Giới thiệu về màn hình giao tiếp
Thanh tiêu đề - Title bar
Thanh thực đơn - Menu bar
Thanh công cụ chuẩn – Standard Toolbar Thanh định dạng – Formatting Toolbar
Thanh công cụ vẽ – Drawing Toolbar
Thanh trạng thái – Status bar
Trang 3Tổng quan về Microsoft Word
• Ẩn/Hiện các thanh công cụ
– Mở một thanh công cụ mới
– Đóng thanh công cụ
• Thao tác trên tập tin văn bản
– Tạo văn bản mới
– Mở một văn bản đã có
– Lưu nội dung của văn bản
Trang 4Tổng quan về Microsoft Word
• Các chế độ làm việc của Microsoft Word
– Các chế độ gõ ký tự (Overtype): Overwrite/Insert
– Giới thiệu các chế độ trình bày màn hình:
(Normal, Print Layout, Outline, Web Layout, Print Preview)
Trang 5Tổng quan về Microsoft Word
• Thao tác trên khối văn bản
– Chọn khối văn bản bằng chuột và bàn phím
– Các thao tác trên khối văn bản
Trang 6Tổng quan về Microsoft Word
• Một số thao tác cơ bản trên Microsoft Word
– Sử dụng các chức năng trên thanh công cụ định dạng và thanh công cụ chuẩn
– Chèn các ký tự đặc biệt
Trang 9Định dạng văn bản
• Định dạng đoạn văn (Paragraph)
– Canh lề đoạn văn
– Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn - Line Spacing– Khoảng cách giữa các đoạn với nhau
– Định lề trái và lề phải của đoạn văn
Trang 14Định dạng văn bản
• Dấu ngắt (break)
Trang 15Định dạng văn bản
• Định dạng khung viền và nền
– Định dạng khung viền cho trang in
Trang 16Định dạng văn bản
• Định dạng khung viền và nền
– Định dạng khung viền và nền cho đoạn văn
Trang 17Định dạng văn bản
• Định dạng cột báo
– Hộp thoại định dạng cột
Trang 18Vẽ hình trong văn bản
• Đối tượng Drawing
– Thanh công cụ Drawing
– Ví dụ minh họa
– Các đối tượng đồ họa cơ sởĐây là dòng văn bản trong Textbox
Trang 19Vẽ hình trong văn bản
• Đối tượng WordArt
– Thanh công cụ WordArt
Trang 20Vẽ hình trong văn bản
• Đối tượng Picture
– ClipArt
– Chèn hình từ tập tin
Trang 21Đối tượng Table
• Đối tượng Table và cách sử dụng
– Thanh công cụ Table anh Borders
– Ví dụ minh họa
Trang 22Đối tượng Table
• Các thao tác trên đối tượng Table
– Tạo mới Table từ thực đơn
– Tạo mới Table từ thanh công cụ
Trang 23Đối tượng Table
• Các thao tác trên đối tượng Table
– Tách đôi Table
Trang 24Đối tượng Table
• Các thao tác trên đối tượng Table
– Nhập hai Table thành một
Trang 25Đối tượng Table
• Các thao tác trên đối tượng Table
– Định dạng Table thông qua thanh công cụ – Thêm dòng, cột
Trang 26Đối tượng Table
• Các thao tác trên đối tượng Table
– Chọn dòng
– Chọn cột
Trang 27Đối tượng Table
• Các thao tác trên đối tượng Table
– Tính toán trong Table thông qua hộp thoại Formula
Trang 28Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft Word
• FootNotes và EndNotes
– Tạo FootNotes và EndNotes thông qua hộp thoại
– Ví dụ minh họa
Trang 29Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft Word
• Mail Merge
Trang 30Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft Word
• Style
– Tạo mới Style thông qua hộp thoại Style
Trang 31Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft Word
• Table of Contents
– Ví dụ minh họa
Trang 32Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft Word
• Tracked Changes
– Bật/ Tắt hệ thống ghi nhận
• Từ thực đơn
• Tổ hợp phím Ctrl + Shift + E– Thanh công cụ Reviewing
Trang 33Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft Word
• Tracked Changes
– Ví dụ minh họa
Trang 34Giới thiệu Microsoft Excel
• Giới thiệu WorkSheet và Workbook
Định dạng và hiệu chỉnh dữ liệu đơn giản
Các phép tính toán được thực hiện với bộ hàm thư viện được định nghĩa rất phong phú.
Giá trị có được từ ô công thức được xử lý một cách tự động
Dữ liệu có thể được sắp xếp tăng hay giảm
Có thể lọc trích dữ liệu theo một điều kiện được mô tả một cách dễ dàng
Có thể biểu diễn dữ liệu dưới dạng đồ thị trong biểu mẫu: đồ thị đường, đồ thị thanh…
Dữ liệu được xếp thành bảng hình chữ nhật
Dữ liệu có thể dùng để tính toán một cách dễ dàng
Định dạng và hiệu chỉnh dữ liệu đơn giản
Các phép tính toán được thực hiện với bộ hàm thư viện được định nghĩa rất phong phú.
Giá trị có được từ ô công thức được xử lý một cách tự động
Dữ liệu có thể được sắp xếp tăng hay giảm
Có thể lọc trích dữ liệu theo một điều kiện được mô tả một cách dễ dàng
Có thể biểu diễn dữ liệu dưới dạng đồ thị trong biểu mẫu: đồ thị đường, đồ thị thanh…
Trang 35Giới thiệu Microsoft Excel
• Cấu trúc bảng tính trong Excel
(Màn hình giao diện của Excel)
Tiêu đề dòng
Tiêu đề cột Name box Formula bar
Sheet tab
Vùng chọn
Trang 36Giới thiệu Microsoft Excel
• Thao tác trên bảng tính
– Thêm, xóa bỏ và thay đổi tên bảng tính (Worksheet)
Trang 37Giới thiệu Microsoft Excel
• Các kiểu dữ liệu thường được sử dụng trong Excel
Trang 38Giới thiệu Microsoft Excel
• Bảng mô tả lỗi khi dữ liệu nhập không hợp lệ
###### Ký hiệu này sẽ hiện thị khi dữ liệu kiểu số, kiểu ngày chứa trong
ô không có đủ kích thước để hiển thị dữ liệu.
Trong trường hợp này cần tăng độ rộng của cột
#VALUE Ký hiệu này sẽ hiển thị khi kiểu của các tham số trong hàm,công
thức không hợp lệ.
Ví dụ: A1= “ABC”, A2=A1*10
#Name? Ký hiệu này sẽ hiển thị khi hàm, công thức mà Excel không hiểu
hay tham chiếu địa chỉ ô mà Excel không biết
Ví dụ: B1= Sum(A1A4) ; B2= ABC(A1:A4)
#REF! Ký hiệu này sẽ hiển thị khi có sự tham chiếu không hợp lệ do
trong ô công chức có tham chiếu đến 1 ô đã bị xóa
#DIV/0 Ký hiệu này sẽ hiển thị khi có một phép tính chia cho 0
#N/A Ký hiệu này sẽ xuất hiện khi giá trị không tìm thấy trong hàm hay
công thức
Trang 39Giới thiệu Microsoft Excel
• Thao tác trên vùng dữ liệu
– Chọn dòng, cột
– Chọn vùng
– Chọn nhiều vùng nằm rời rạc
Nhấn và giữ Ctrl khi chọn các vùng khác
Trang 40Giới thiệu Microsoft Excel
• Thao tác trên vùng dữ liệu (tt)
– Đánh số thứ tự
Trang 41Giới thiệu Microsoft Excel
• Định dạng bảng tính
– Định dạng ô (cell)
– Ví dụ bảng tính sau khi được định dạng
Trang 42Giới thiệu Microsoft Excel
• Định dạng bảng tính
– Định dạng hình thức hiển thị dữ liệu
Trang 43Giới thiệu Microsoft Excel
• Định dạng bảng tính
– Thay đổi độ rộng của dòng và cột
– Thêm, xóa dòng/cột cho bảng tính
Trang 44Giới thiệu Microsoft Excel
• In ấn và lưu trữ bảng tính
– Định dạng trang in
– Lưu trữ bảng tính
Trang 45Các hàm cơ bản trong Excel
• Tham chiếu địa chỉ
– Địa chỉ tương đối
– Cách thay đổi tham chiếu địa chỉ
• A1 $A$1 A$1 $A1
F4
Trang 46Các hàm cơ bản trong Excel
• Tham chiếu vùng
– Tham chiếu theo địa chỉ
• Ô bắt đầu và ô kết thúc trên cùng dòng hoặc khác dòng với cú pháp
< địa chỉ ô bắt đầu> : < địa chỉ ô kết thúc>
• Tất cả các ô trên cùng dòng hoặc trên nhiều dòng với cú pháp
< dòng bắt đầu> : < dòng kết thúc>
• Tất cả các ô trên cùng cột hoặc trên nhiều cột với cú pháp
< cột bắt đầu> : < cột kết thúc>
• Các ô trên worksheet khác trong cùng workbook với cú pháp
<tên worksheet >!< địa chỉ >
• Các ô trong worksheet trên workbook khác với cú pháp [< tên tập tin.xls >]<tên worksheet >!< địa chỉ >
Trang 47Các hàm cơ bản trong Excel
• Tham chiếu vùng
– Ví dụ về tham chiếu theo địa chỉ
– Tham chiếu theo tên vùng (chỉ dùng cho địa chỉ tuyệt đối)
• Quét chọn vùng muốn đặt tên
• Nhập tên vùng vào ô Name Box trên thanh công cụ
• Sử dụng tên vùng vừa tạo trong biểu thức hay hàm
A1:A10 A2:B5
Trang 48Các hàm cơ bản trong Excel
Trang 49Các hàm cơ bản trong Excel
Trang 50Các hàm cơ bản trong Excel
Trang 51Các hàm cơ bản trong Excel
• Hàm xử lý chuỗi
– LEFT(< biểu thức chuỗi >, < số ký tự trả về>)
– RIGHT(< biểu thức chuỗi >, < số ký tự trả về>)
– MID(< biểu thức chuỗi >, < vị trí bắt đầu >, < số ký tự trả về>)
– LEN(< biểu thức chuỗi >)
– LOWER(< biểu thức chuỗi >)
– PROPER(< biểu thức chuỗi >)
– UPPER(< biểu thức chuỗi >)
– TRIM(< biểu thức chuỗi >)
PROPER("trung tam tin hoc") : Trung Tam Tin Hoc
TRIM(" trung tam ") : " trung tam "
Trang 52Các hàm cơ bản trong Excel
– WEEKDAY(< ngày tháng năm >, < thứ đầu tuần >)
• Thứ đầu tuần (Mặc định có giá trị là 1)
Trang 53Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
– COUNTA(< tham số thứ 1 >, < tham số thứ 2 >, …)
– MAX(< tham số thứ 1 >, < tham số thứ 2 >, …)
– MAXA(< tham số thứ 1 >, < tham số thứ 2 >, …)
– RANK(< số >, < danh sách các số >, < thứ tự >)
• Thứ tự: 0 hoặc bỏ qua, thứ tự giảm dần , số lớn nhất xếp hạng 1
Khác 0, thứ tự tăng dần , số nhỏ nhất xếp hạng 1
=SUM(G5:G11)
Trang 54Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Hàm điều kiện
– IF(<biểu thức logic>,<giá trị trả về khi kết quả của biểu thức logic là
TRUE>,<giá trị trả về khi kết quả của biểu thức logic là FALSE>)
– SUMIF (<vùng kiểm tra>, <điều kiện>, <vùng tình tổng>)
– COUNTIF(<vùng kiểm tra >, <điều kiện>)
Ví dụ minh họa:
= IF(AND(1<A2, A2<100), A2, "Giá trị không hợp lệ.")
Hàm AND trả về True khi giá trị trên ô A2 trong khoảng (1-100)
TRUE, hàm IF trả về giá trị trên ô A2, ngược lại trả về chuỗi
"Giá trị không hợp lệ."
Ví dụ minh họa:
= IF(AND(1<A2, A2<100), A2, "Giá trị không hợp lệ.")
(1-100)
TRUE, hàm IF trả về giá trị trên ô A2, ngược lại trả về chuỗi
"Giá trị không hợp lệ."
=SUMIF(ChucVu,"NV",NgayCT)
NgayCT
ChucVu
Trang 55Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Hàm chuyển đổi kiểu dữ liệu
– Hàm đổi số thành chuỗi
• TEXT(< số >, < biểu thức định dạng>) – Hàm đổi chuỗi dạng số thành số
• VALUE(< chuỗi số >)
Trang 56Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Hàm tìm kiếm
– HLOOKUP(<giá trị tìm>, <vùng tìm>, <dòng lấy trị>,
<cách tìm>)
• Các giá trị dòng đầu tiên có thể là chuỗi, số hoặc giá trị luận lý
• Hàm không phân biệt chữ HOA, chữ thường
• Nếu dòng lấy trị < 1, hàm báo lỗi #VALUE! Nếu dòng lấy trị > số
dòng của vùng tìm, hàm báo lỗi #REF!.
• Cách tìm: Tìm chính xác hay gần đúng
– VLOOKUP(<giá trị tìm>,<vùng tìm>,<cột lấy trị>,<cách tìm>)
• Tương tự như HLOOKUP
=VLOOKUP(RIGHT(B4,3),$B$13:$D$17,2,0)
Trang 57Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Hàm trả về TRUE nếu Giá trị là lỗi với các trị : #N/A, #VALUE!,
#REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, hoặc #NULL! Ngược lại trả về FALSE
Trang 58Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Các khái niệm cơ sở
– Vùng dữ liệu nguồn (Database range)
• Là vùng chứa dữ liệu gồm ít nhất 2 dòng với dòng đầu là tiêu đề của các cột, các dòng còn lại chứa dữ liệu gọi là mẩu tin (Record)
– Vùng tiêu chuẩn (Criteria range)
• Chứa các tiêu chuẩn để tìm kiếm, xóa hay rút trích
• Có ít nhất 2 dòng: dòng đầu chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa tiêu chuẩn
• Vùng tiêu chuẩn có thể gồm nhiều cột
– Vùng rút trích (Extract range)
• Là vùng chứa kết quả sau quá trình rút trích dữ liệu
• Vùng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề của dữ liệu muốn rút trích
• Vùng chỉ có ý nghĩa sau khi thực hiện rút trích
Trang 59Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Sắp xếp dữ liệu
– Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp
– Chọn trên thực đơn Data / Sort
Trang 60Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Lọc dữ liệu
– Auto Filter
• Chọn vùng muốn thực hiện lọc dữ liệu
• Chọn trên thực đơn Data / Filter / AutoFilter
• Chọn một giá trị trên danh sách, dữ liệu được lọc lại theo giá trị đã chọn
• Dữ liệu sau khi được lọc
Trang 61Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Lọc dữ liệu
– Auto Filter
• Nếu muốn lọc theo những tiêu chuẩn khác ,chọn Custom từ danh sách
Trang 62Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Lọc dữ liệu
– Advanced Filter
• Đối với những tiêu chuẩn lọc phức tạp, ta sử dụng Advanced Filter
=AND(H5="TP",G5<25)
Trang 63Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Các hàm Database
– Cú pháp chung:
• <Tên hàm> (<vùng dữ liệu>,<tên cột>,<vùng tiêu chuẩn>) – Các hàm
• DAVERAGE Tính giá trị trung bình của các ô trên tên cột thỏa điều
kiện của vùng tiêu chuẩn
chuẩn
tiêu chuẩn
• DMAX/DMIN Trả về giá trị lớn nhất/nhỏ nhất của các ô trên tên cột
thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn
chuẩn
Trang 64Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Kiểm tra dữ liệu
– Chọn ô, vùng cần kiểm tra
– Chọn Data / Validation…
Trang 65và các giá trị đầu vào
Trang 66DataTable và biểu đồ
• Table 1 biến
– Các bước thực hiện tạo Table 1 biến:
• Quét vùng chọn chứa ô công thức và các giá trị đầu vào
• Chọn thực đơn Data / Table
=F2*10
=F2+4
Trang 70DataTable và biểu đồ
• Vẽ biểu đồ