Bài giảng tin học cơ sở - Sử dụng MS Excel pdf

Bài giảng Tin học cơ sở - Khoa Công nghệ thông tin - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội5 Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Khởi động MS-Excel • Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định • M

Trang 1

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

Bài giảng tin học cơ sở

Sử dụng MS Excel

Trang 2

Nội dung

• Bài 1: Làm quen với MS-Excel 2000

• Bài 2: Soạn thảo nội dung bảng tính

Trang 3

Bài giảng Tin học cơ sở - Khoa Công nghệ thông tin - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

3

Nội dung

• Bài 1: Làm quen với MS-Excel 2000

Trang 4

Làm quen với MS-Excel 2000

• Những thao tác đầu tiên với MS-Excel

• Thao tác cơ bản trên bảng tính

• Bài tập tổng hợp

Trang 5

5

Những thao tác đầu tiên với MS-Excel

• Khởi động MS-Excel

• Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định

• Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa

• Ghi lưu bảng tính vào ổ đĩa

• Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác

• Ghi bảng tính theo kiểu tệp tin khác

• Đóng bảng tính, đóng chương trình Excel

Trang 7

Trang 9

9

• Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định

 Cách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ

Trang 10

• Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)

 C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar

Trang 11

Bài giảng Tin học cơ sở - Khoa Công nghệ thông tin - Trường

Đại học Bách Khoa Hà Nội

11

• Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)

 C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.

 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.

 C3: Vào menu File/Save.

 Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước ( có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì ).

 Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.

Trang 12

• Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác

 Nhắp chuột vào thực đơn lện File  Save as

 Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in

 Nhập tên mới vào hộp File name

Trang 13

13

• Ghi lưu bảng tính theo kiểu tệp tin khác

 Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Save as

 Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in

 Nhập tên mới vào hộp File name

 Chọn kiểu tệp tin muốn ghi trong hộp Save as

type

 Nhấn nút Save để ghi

Trang 14

• Sử dụng bảng tính mẫu

 Nhắp chuột vào thực đơn lện File New

 Chọn thẻ Spreadsheet Solutions

 Nhắp đúp vào mẫu Purchase Order

 Bảng tính mới theo mẫu vừa chọn được mở

ra

Trang 15

15

• Ghi bảng tính như một tệp tin mẫu

 Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp

 Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File

Trang 16

• Ghi bảng tính để có thể đưa lên trang web

 Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp

 Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File

Trang 17

 C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên

phải cửa sổ làm việc của PowerPoint

 C3: Vào menu File/Exit

Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1

Message Box, chọn:

Yes: ghi tệp trước khi thoát,

No: thoát không ghi tệp,

Cancel: huỷ lệnh thoát.

Trang 18

Thao tác cơ bản trên bảng tính

• Mở một hoặc nhiều bảng tính

• Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính

• Trang hiện hành, ô hiện hành

• Sử dụng công cụ phóng to, thu nhỏ

• Che giấu / hiển thị các thanh công cụ

• Cố định dòng tiêu đề / cột tiêu đề

Trang 19

 Di chuyển đến tệp tin muốn mở

 Nhắp đúp chuột vào tên tệp tin để mở

 Có thể thao tác để tìm tệp trong các thư mục khác tương tự như trong Windows

Trang 20

• Chọn và mở nhiều tệp tin kề nhau

 Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open

 Chọn tệp tin đầu tiên trong danh sách, giữ

phím Shift và nhắp chuột vào tên tệp tin cuối

cùng

 Nhấn nút Open

Trang 21

21

• Chọn và mở nhiều tệp tin không kề nhau

 Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open

 Chọn tệp tin đầu tiên, giữ phím Ctrl và nhắp chuột vào tên các tệp tin khác

 Nhấn nút Open

Trang 22

• Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính

 Cách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng bảng tính

có trên thanh trạng thái của cửa sổ nền của Windows

 Cách 2: Trong cửa sổ làm việc của MS-Excel,

nhắp chuột vào thực đơn lệnh Window 

chọn tên bảng tính muốn mở

Trang 23

 Thay đổi trang hiện hành: nhắp chuột vào

phần chứa tên của trang bảng tính

• Ô hiện hành

 Ô hiện hành là ô đang được thao tác: A1,

 Thay đổi ô hiện hành: nhấn chuột vào ô hoặc

sử dụng các phím mũi tên

Trang 24

Trang 25

25

• Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản

 Các phím thường dùng

Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột

Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết

Trang 26

 Nhập dữ liệu

Chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu

Delete, Backspace để xóa ký tự

Home, End để di chuyển nhanh trên dòng nhập

Esc: kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhập

Enter:để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc

việc nhập cho ô đó

Trang 27

27

 Chỉnh sửa dữ liệu

Nhắp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa

Thực hiện các thao tác chỉnh sửa

Nhấn phím Enter để chấp nhận và kết thúc chỉnh

sửa

Trang 28

• Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ

 Bảng tính được đặt hiển thị mặc định là 100%

 Thay đổi tỉ lệ hiển thị: nhắp chuột vào hình

tam giác bên phải biểu tượng Zoom, chọn tỉ

lệ tương ứng muốn hiển thị

Trang 29

29

• Che giấu và hiển thị các thanh công cụ

 Các thao tác được thực hiện tương tự trong MS-Word

 Nhắp chuột vào thực đơn lệnh View, chọn

Toolbars

 Chọn (hiển thị) hoặc bỏ chọn (che dấu) các thanh công cụ tương ứng

Trang 30

Trang 31

Bài giảng Tin học cơ sở - Khoa Công nghệ thông tin - Trường

Đại học Bách Khoa Hà Nội

31

Nội dung

Trang 32

Soạn thảo nội dung bảng tính

• Nhập dữ liệu kiểu số, kiểu văn bản

• Biên tập dữ liệu

• Thao tác chọn/hủy chọn ô, dòng, cột

• Sử dụng công cụ điền nội dung tự động

• Thao tác sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô

• Thêm/bớt ô, dòng, cột

• Thao tác với các trang bảng tính

Trang 33

33

Nhập dữ liệu

• Các kiểu dữ liệu chính

 Kiểu số - Number: 1, 2, …,-100

 Kiểu văn bản – Text: “Cộng hòa”,…

 Kiểu logic: True, False

 Kiểu mã lỗi – Error: #DIV/0!, #VALUE!

Trang 34

Số âm: gõ dấu “-” trước số hoặc đưa số đó vào

cặp dấu ngoặc đơn - “( số )”

Dấu “.” để ngăn cách giữa phần nguyên và phần

thập phân

Trang 35

35

Nhập dữ liệu

• Nhập dữ liệu kiểu số

 Dữ liệu kiểu ngày tháng

Cách thức nhập được quy định trong mục

Regional Settings trong cửa sổ Control Panel

Thứ tự nhập thông thường: tháng/ngày/năm

Chú ý: phải nhập giá trị ngày tháng theo đúng quy

định được đặt trong mục Regional Settings

Trang 36

Nhập dữ liệu

• Nhập dữ liệu kiểu văn bản

 Mặc định được căn theo lề trái của ô

Trang 37

37

Biên tập dữ liệu

• Sửa nội dung đã có trong ô

 Nhắp đúp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa

 Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí chỉnh sửa

 Thực hiện chỉnh sửa

 Ấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa

Trang 38

• Thay thế nội dung đã tồn tại trong ô

 Nhắp chuột vào ô có dữ liệu muốn thay thế

 Nhập nội dung mới cho ô

 Ấn phím Enter để kết thúc

Trang 39

Trang 40

• Thao tác chọn

 Chọn ô: nhắp chuột vào ô muốn chọn

 Chọn vùng ô liền nhau

Nhắp chuột vào ô trái trên cùng của vùng

Giữa phím Shift và nhắp chuột vào ô phải dưới

dùng của vùng

Thả phím Shift để kết thúc việc chọn

Có thể sử dụng chuột để thay cho các thao tác ở

trên

Trang 41

Trang 43

43

• Thao tác chọn

 Chọn dãy cột rời rạc

Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau

Giữ phím Ctrl trong khi chọn cột hoặc dãy cột tiếp

theo

Thả phím Ctrl

 Thực hiện các thao tác tương tự để chọn

hàng

Trang 45

Trang 46

Công cụ điền nội dung tự động

• Điền tự động số thứ tự

 Nhập số đầu tiên vào ô đầu tiên của vùng

muốn điền số tự động, ví dụ: nhập vào ô A1

Trang 47

47

• Điền tự động theo chuỗi dữ liệu

 Nhập 2 chuỗi cho 2 ô đầu tiên theo quy luật,

Trang 48

 Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang

như mong muốn

Trang 49

49

• Điền tự động theo cấp số nhân

 Nhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy luật cấp

số cộng, ví dụ: 1, 4

 Chọn 2 ô vừa nhập

 Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải dưới của vùng vừa chọn

 Nhấn phải chuột vào kéo chuột theo chiều

dọc, ngang như mong muốn

 Đến ô cuối cùng nhả chuột phải

 Chọn Growth Trend

Trang 50

• Các đối tượng hay dùng

Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô

Trang 51

Trang 52

 Thực hiện tương tự khi chuyển các ô sang

Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô

Trang 53

Trang 54

Thêm/bớt ô, dòng, cột

• Thêm dòng

 Chọn dòng muốn chèn dòng mới lên trên nó

 Trên thanh thực đơn chọn Insert  Rows

• Thêm cột

 Chọn cột muốn chèn cột mới bên trái nó

 Trên thanh thực đơn chọn Insert  Column

Trang 55

55

• Thêm ô

 Chọn ô muốn thêm ô mới bên cạnh nó

 Trên thanh thực đơn chọn Insert  Cell

 Xuất hiện hộp thoại

Chọn Shift cells right: chèn ô trống và đẩy ô hiện

tại sang phải

Chọn Shift cells down: chèn ô trống và đẩy ô

hiện tại xuống dưới

Chọn Entire row: chèn một dòng mới lên trên

Chọn Entrire column: chèn cột mới sang trái

Trang 56

• Xóa vùng ô

 Chọn vùng ô muốn xóa

 Trên thanh thực đơn chọn EditDelete

 Xuất hiện hộp thoại

Chọn Shift cells left: xóa các ô và đẩy ô bên

trái sang

Chọn Shift cells up: xóa các ô và đẩy các ô

bên phải sang

Chọn Entire row: xóa các dòng có ô đang

chọn

Chọn Entrire column: xóa các cột có ô đang

chọn

Trang 57

57

• Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng

 Thay đổi chiều rộng cột

Chuyển con trỏ chuột vào cạnh phải của tiêu

đề cột, biểu tượng chuột có dạng

Nhấn và kéo di chuột sang phải/ trái để

tăng/giảm kích thước chiều rộng cột

⇒ Nếu muốn thay đổi chiều rộng của nhiều cột

thì trước tiên chọn các cột muốn thay đổi có cùng kích thước và sau đó thực hiện các thao tác thay đổi

Trang 58

 Thay đổi chiều cao dòng

Chuyển con trỏ chuột vào cạnh dưới của tiêu

đề dòng, biểu tượng chuột có dạng

Nhấn và kéo di chuột xuống dưới/lên trên để

tăng/giảm độ cao dòng

⇒ Nếu muốn thay đổi chiều cao của nhiều dòng

thì trước tiên chọn các dòng muốn thay đổi độ cao có cùng kích thước và sau đó thực hiện

Trang 59

59

 Điều chỉnh tự động độ rộng cột

Nhắp đúp chuột vào cạnh phải của cột

 Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột

Trang 60

 Điều chỉnh tự động độ cao dòng

Nhắp đúp chuột vào cạnh dưới của dòng

 Đặt độ cao bằng nhau cho nhiều dòng

Chọn các dòng muốn đặt độ cao bằng nhau

Trên thanh thực đơn chọn Format  Row 

Height

Nhập độ cao hàng vào hộp Row Height

Nhấn nút OK

Trang 61

Trang 63

Trang 64

Thao tác với trang bảng tính

• Đổi tên trang bảng tính

 Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính

muốn thay đổi

 Chọn Rename

 Nhập tên mới cho trang bảng tính

 Bấm phím Enter để kết thúc

Trang 65

 Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính

muốn xóa, chọn Delete, chọn OK

Trang 66

• Sao chép trang bảng tính

 Chọn tên trang bảng tính cần sao chép

 Giữ phím Ctrl + nhấn phím chuột trái và kéo – thả trang bảng tính sang vị trí mới

Trang 67

67

• Sao chép nhiều trang bảng tính sang

Trang 68

• Di chuyển trang bảng tính

 Nhắp chọn tên trang cần di chuyển

 Kéo – thả trang bảng tính sang vị trí mới

Trang 69

69

• Di chuyển nhiều trang bảng tính

Trang 70

Sắp xếp và lọc dữ liệu

• Sắp xếp bảng tính theo các cột

 Chọn vùng dữ liệu cần sẵp xếp

 Trên thanh thực đơn chọn DataSort

Short by: chọn tên cột làm chỉ số sắp xếp mức

1, Ascending – tăng dần, Descending – giảm

dần

Then by: chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 2

Then by: chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 3

Chọn Header row nếu vùng sắp xếp đã chọn

chứa cả dòng tiêu đề, ngược lại chọn No

header row

Nhấn OK để sắp xếp

Trang 71

Trang 73

Does not equals: không bằng

Is greater than: lớn hơn

Is greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng

…

 Bên cạnh là ô để nhập hoặc chọn giá trị cụ thể

Trang 75

Trang 76

Nội dung

Trang 77

Trang 78

Tìm hiểu trước

• Các thao tác định dạng ô được thực hiện với các nút chức năng trên thanh công cụ Formating

• Hoặc hộp hội thoại Format Cells

Trang 79

Trang 81

81

Thao tác định dạng ô

• Biểu diễn số liệu dạng ngày tháng

 Khi mặc định là ngày/tháng/năm

(mm/dd/yyyy hoặc mm/dd/yy)

 Chọn ô có dữ liệu ngày tháng muốn định

Định dạng
Số trang	154
Dung lượng	1,54 MB