Phỏng vấn tuyển người qua hành vi Trong tuyển dụng nhân sự, phương pháp phỏng vấn dựa trên khoa học về hành vi đã chứng tỏ được tính ưu việt hơn hẳn so với phỏng vấn truyền thống.. Theo
Trang 1Phỏng vấn tuyển người qua hành vi
Trong tuyển dụng nhân sự, phương pháp phỏng vấn dựa trên khoa học về hành vi đã chứng tỏ được tính ưu việt hơn hẳn so với phỏng vấn truyền thống
Phương pháp này có tên đầy đủ theo tiếng
Anh là Behavioral Event Interview (BEI), là
tiến trình phỏng vấn theo một cấu trúc nhằm
giúp dự đoán chính xác hơn tiềm năng của ứng viên cho sự thành
công trong công việc sau này BEI có nguồn gốc từ nghiên cứu của
Hải quân và Không quân Mỹ vào thập niên 1940 Theo đó, khi khảo
sát về tính hiệu quả trong chiến đấu của lực lượng trong ngành, các
chuyên gia đã đưa ra kết luận rằng chính hành vi, chứ không phải
kiến thức về kỹ thuật, đã tạo nên sự khác biệt của từng cá nhân
Tại hội thảo “Phát huy sức mạnh nguồn nhân lực để hội nhập
WTO”, do Trung tâm Huấn luyện Thành công và Hạnh phúc,
TPHCM tổ chức, bà Kee May Lee với hơn 15 năm kinh nghiệm
trong lĩnh vực phát triển con người đã chia sẻ phương pháp phỏng
Trang 2vấn dựa trên khoa học về hành vi Theo bà Lee, BEI là một quá trình
phỏng vấn theo hệ thống, nhằm giúp nhà tuyển dụng có được những
thông tin thiết thực và khách quan về ứng viên Nói cách khác, BEI
sẽ “dò tìm” sự tương thích cao nhất giữa ứng viên và công việc tuyển
dụng Vì thế, khi áp dụng phỏng vấn BEI doanh nghiệp sẽ giảm bớt
thời gian đào tạo nhân sự, đồng thời hạn chế tối đa mức độ bỏ việc
đột xuất của nhân viên
BEI có gì khác so với phỏng vấn truyền thống? Bà Lee giải thích,
phỏng vấn truyền thống thường đưa ra những câu hỏi dựa trên “cảm
nhận” hoặc “giả định” đối với ứng viên Chẳng hạn: “Bạn có cho
rằng mình có lợi thế về kỹ năng phục vụ khách hàng?”; “Bạn sẽ làm
gì nếu gặp phải một khách hàng khó tính?”… Trong khi đó, BEI sẽ
hướng đến những câu hỏi cụ thể hơn: “Hãy kể cho tôi nghe một
trường hợp khi bạn gặp phải một khách hàng khó tính”; “Lúc đó bạn
đã xử lý tình huống như thế nào?”; “Kết quả ra sao?”… Do vậy,
phỏng vấn BEI đòi hỏi nhà tuyển dụng phải chuẩn bị kỹ trước, trong
và sau khi phỏng vấn Trước cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ
Trang 3chuẩn bị bảng mô tả công việc (trách nhiệm phải thực hiện và tiêu
chuẩn để đánh giá công việc); đọc bản lý lịch tóm tắt (resume) của
ứng viên; lập bảng câu hỏi phỏng vấn và bảng đánh giá phỏng vấn
Khi tiến hành phỏng vấn, nhà tuyển dụng phải chia sẻ với ứng viên
về các bước tiến hành phỏng vấn; đặt những câu hỏi về hành vi trong
quá trình làm việc trước đây của ứng viên; sử dụng quy tắc “10 giây”
(nhằm tránh buộc ứng viên phải trả lời ngay câu hỏi, hoặc để ứng
viên suy nghĩ quá lâu); ghi chú những thông tin thiết thực từ ứng
viên
Cụ thể, nhà tuyển dụng nên thông báo cho ứng viên về thời lượng
cuộc phỏng vấn; cho họ biết những câu hỏi cụ thể sẽ được nêu và
khuyên họ đừng vội trả lời vì thông tin của họ sẽ được ghi lại; cuối
buổi phỏng vấn họ có thể đặt câu hỏi với nhà tuyển dụng… Nhà
tuyển dụng cần làm cho ứng viên thấy thoải mái và thư giãn bằng
cách đặt câu hỏi với thái độ tôn trọng và chờ họ trả lời; kiên nhẫn lặp
lại câu hỏi hoặc diễn đạt cho rõ nghĩa hơn; lắng nghe chăm chú và
ghi chép những gì ứng viên nói Sau khi phỏng vấn xong, nhà tuyển
Trang 4dụng cần xem lại những ghi chép của mình đã được hệ thống chưa,
và phải hoàn tất ngay bảng đánh giá phỏng vấn Bà Lee cho biết
nhiều nhà tuyển dụng đã không làm điều này, vì thế thông tin về các
ứng viên có thể bị lẫn lộn nếu tiến hành phỏng vấn nhiều người
Làm sao đặt câu hỏi về hành vi trong quá khứ của một người?
Theo bà Lee, nhà tuyển dụng nên phối hợp giữa các dạng câu hỏi
mở, thăm dò và câu hỏi đóng Câu hỏi mở nhằm lấy thông tin về tình
huống xảy ra, việc xử lý và kết quả đạt được nên thường nhẹ nhàng
như gợi mở những tâm sự: “Kể cho tôi nghe về sự kiện đó…”, “Bạn
có thể chia sẻ với tôi về tình huống…” Câu hỏi thăm dò nhằm đột
phá vào các câu trả lời chung chung của ứng viên nên thường dưới
dạng 4W+1H (Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Ai? Như thế nào?) Tuy
nhiên, nhà tuyển dụng nên tránh câu hỏi “Tại sao?” - vì dễ khiến ứng
viên nảy sinh cảm giác đề phòng, đối phó, từ đó thông tin cung cấp
sẽ không trung thực Câu hỏi đóng nhằm xác nhận, làm rõ vấn đề nên
thường ngắn gọn: “Thật vậy chứ?”
Trang 5Trên thực tế, bước vào cuộc phỏng vấn hầu như ứng viên nào cũng
cảm thấy bối rối, lo lắng hoặc thậm chí căng thẳng Lý do là vì họ
muốn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng để được thâu nhận Nhưng
chính những bất ổn tâm lý này đã khiến họ không thể suy nghĩ thấu
đáo mọi vấn đề, từ đó câu trả lời ít nhiều bị sai lệch
Trong phỏng vấn BEI, vấn đề khuyến khích ứng viên đưa ra các
thông tin vừa chính xác vừa có tính sự kiện rất được quan tâm Và
các nhà tuyển dụng đã được khuyên hãy tạo không khí thoải mái cho
ứng viên; hãy tỏ ra tôn trọng, hỗ trợ và động viên tinh thần của họ
Nhưng nhà tuyển dụng nên làm thế nào để tỏ thái độ tôn trọng và hỗ
trợ ứng viên? Bà Lee cho biết trong vòng luân chuyển các dạng câu
hỏi mở, thăm dò và đóng của phỏng vấn BEI, nhà tuyển dụng nên
xen kẽ bằng những câu hỏi dạng trấn an, diễn đạt cho rõ nghĩa hoặc
lặp lại ý vừa nêu Chẳng hạn như trong câu trấn an nhằm khuyến
khích ứng viên cố nhớ lại một sự kiện trong quá trình làm việc trước
đây, nhà tuyển dụng có thể nói: “Tôi biết rất khó nhớ lại những
Trang 6chuyện đã qua, nhưng bạn đừng quá căng thẳng, chúng ta còn thời
gian…”
Bên lề cuộc hội thảo trên, một số doanh nghiệp nước ngoài đã chia
sẻ những kinh nghiệm thực tế trong việc áp dụng phương pháp
phỏng vấn BEI Theo họ, tuy BEI đã có những câu hỏi sát sườn với
công việc thực tế của ứng viên nhưng vẫn có những người giỏi “bịa
chuyện”, có thể nêu ra những tình huống rất thật được cóp nhặt từ
đâu đó Vì thế, phỏng vấn BEI nên được kết hợp với việc thực hành
tình huống thật, chẳng hạn tuyển tiếp tân thì đề nghị ứng viên thực
hành tình huống nghe điện thoại; tuyển bán hàng thì không gì “thật”
hơn buộc ứng viên vào vai nhân viên công ty trong một tình huống
được sắp đặt sẵn… Ngoài ra, câu hỏi thăm dò trong phỏng vấn BEI
chỉ nên có từ hai đến ba câu cho từng ứng viên và nhà tuyển dụng
phải ghi chép thật chính xác lời ứng viên nói Dấu hiệu cho thấy buổi
phỏng vấn thành công là ứng viên… nói nhiều hơn nhà tuyển dụng,
theo một tỷ lệ là 80% (cho ứng viên) và 20% (đối với nhà tuyển
dụng)
Trang 7Theo KINH TẾ SÀI GÒN