CHƯƠNG 2: SỬ DỤNG CÁC HÀM NÂNG CAO 2.1 CÁC HÀM LOGIC VÀ THỐNG KÊ THÔNG DỤNG 2.1.1 Sử dụng hàm IF Trong thực tế, khi tính toán số liệu cũng như xử lý các bài toán trong công việc, người
Trang 1Trên cửa sổ này, Excel cho phép người dùng đưa vào mật khẩu để mở khóa bảo vệ sheet Tiếp theo, người dùng có thể chọn các nội dung cần bảo vệ ở danh sách lựa chọn bên dưới Mặc định Excel chỉ cho phép chọn (bôi đen) ô dữ liệu, ngoài ra các chức năng khác như định dạng ô dữ liệu, định dạng hàng, cột, thêm cột, hàng v.v đều bị cấm Để cho phép các chức năng này, click chọn các lựa chọn tương ứng
1.3.3.4 Bảo vệ các ô dữ liệu
Chức năng bảo vệ ô dữ liệu cho phép khóa các ô dữ liệu hoặc ẩn đi, không cho phép hiển thị trên bảng tính Để thực hiện bảo vệ ô dữ liệu, click chuột phải vào ô dữ liệu tương ứng và chọn Format cells … Tiếp theo, trên cửa sổ hiện ra chọn Protection
Trang 2Lựa chọn Locked cho phép khóa nội dung của ô dữ liệu, trong khi lựa chọn Hidden sẽ cho
ẩn nội dung của ô Chú ý rằng các lựa chọn này chỉ có tác dụng khi ta thực hiện việc bảo vệ Sheet (như đã trình bày ở trên) Do vậy, ta thấy các ô dữ liệu của Excel đều có lựa chọn mặc định là Locked, tuy nhiên nội dung của ô vẫn có thể thay đổi vì các sheet chưa được bảo vệ
Ẩn một hàng, một cột, hoặc 1 sheet trong bảng tính
Để ẩn 1 hàng, 1 cột, hoặc 1 sheet trong bảng tính, lựa chọn hàng, cột, hoặc sheet tương ứng rồi chọn menu Format > Row (Column, hoặc Sheet) rồi chọn Hide Để cho hiện ra các hàng, cột, hoặc sheet đã ẩn trước đó, chọn Unhide từ menu tương ứng
22
Trang 3CHƯƠNG 2: SỬ DỤNG CÁC HÀM NÂNG CAO
2.1 CÁC HÀM LOGIC VÀ THỐNG KÊ THÔNG DỤNG
2.1.1 Sử dụng hàm IF
Trong thực tế, khi tính toán số liệu cũng như xử lý các bài toán trong công việc, người dùng cần giải quyết một vấn đề có dạng: “Nếu dữ liệu đầu vào như thế này, thì tôi muốn đầu ra như thế kia Ngược lại, tôi muốn có một đầu ra khác.”
Với những bài toán có dạng như trên, Excel cung cấp một hàm rất hữu ích giúp người dùng
xử lý một cách chính xác và hiệu quả Đó là hàm IF mà chúng ta sẽ xem xét ngay sau đây
Để tiện cho bạn đọc nắm được cách sử dụng hàm, chúng ta xem xét một ví dụ như sau:
Ví dụ: Ta có một bảng dữ liệu cuộc gọi (điện thoại) của khách hàng Công việc cần thực
hiện là tính cước cho các cuộc gọi dựa vào độ dài (tính theo giây) và đơn giá cước của cuộc gọi (tính theo hướng gọi) Yêu cầu nghiệp vụ của bài toán là: những cuộc gọi được coi là bình thường nếu nó dài hơn 6 giây, khi đó cước sẽ là độ dài cuộc gọi nhân với giá Ngược lại, nếu cuộc gọi nhỏ hơn 6 giây thì được coi là cuộc gọi “lỗi” và khách hàng chỉ bị tính cước bằng ½ cước bình thường Khi đó ta có một bảng tính như sau:
Với bài toán như trên, có thể sử dụng hàm IF của Excel để tính toán giá trị của cột “Thành tiền” Cú pháp của hàm IF như sau:
IF(<Biểu thức logic>, <Giá trị trả về nếu đúng>, <Giá trị trả về nếu sai>)
Lưu ý: Khi áp dụng vào Excel, không sử dụng các dấu >, < Ở đây chúng tôi đưa vào để
bạn đọc có thể dễ dàng nhận ra sự cách biệt giữa các tham số của hàm
Trong đó, ý nghĩa của các biểu thức (tham số) trong hàm IF như sau:
- Biểu thức logic: Thường là các phép toán so sánh và kết quả của nó cho ta 1 trong 2 khả năng: đúng hoặc sai Biểu thức này thường sử dụng các toán tử so sánh như =, > , <, >= (lớn hơn hoặc bằng), <= (nhỏ hơn hoặc bằng)
- Giá trị trả về nếu đúng: Là giá trị mà người lập biểu thức muốn hàm IF tính toán và trả về nếu biểu thức logic ở trên là đúng
- Giá trị trả về nếu sai: Là giá trị mà hàm IF sẽ trả về nếu biểu thức logic ở trên cho kết quả sai
Trang 4Quay trở lại với bài toán trên Tiến hành áp dụng hàm IF theo cú pháp trên cho từng ô trong cột
“Thành tiền”, ta sẽ có cách tính như sau:
IF Thời gian liên lạc >= 6, Thành tiền = Thời gian liên lạc * Giá cước , Thành tiền = Thời gian liên lạc * Giá cước/2
Điều này được hiểu như sau: Nếu thời gian liên lạc lớn hơn hay bằng 6s thì “Thành tiền” được tính bằng thời gian liên lạc nhân với giá cước Ngược lại, nghĩa là thời gian liên lạc nhỏ hơn 6s, thì “Thành tiền” được tính bằng thời gian liên lạc nhân với cước và chia đôi
Từ đó, ta có công thức cho các ô ở cột “Thành tiền” sử dụng hàm IF như sau:
Sau khi viết hàm IF cho ô đầu tiên của cột thành tiền (Ở đây là ô F:2), áp dụng công thức tương tự cho toàn bộ các ô khác từ F:3 đến F:6 bằng cách sau:
- Chọn ô F:2 (click chuột vào ô này) và di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô F:2 cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành dấu hình chữ thập thì nhấp đúp chuột Khi đó toàn
bộ các ô trong cột “Thành tiền” sẽ được áp dụng công thức giống như ô đầu tiên:
Như vậy, Excel đã giúp chúng ta tính toán một cách chính xác theo đúng yêu cầu nghiệp vụ của bài toán được đặt ra Nhìn vào bảng trên, ta có thể thấy, ở cuộc gọi đến Vinaphone (cuộc gọi thứ 2), mặc dù giá cước cho mỗi giây là 50Đ và thời gian là 4s nhưng thành tiền chỉ có 100Đ vì cuộc gọi này chỉ bị tính một nửa so với giá bình thường
2.1.2 Hàm IF lồng nhau
Như đã nói ở trên, hàm IF là một công cụ rất hữu ích khi phải xử lý các bài toán mà dữ liệu đầu vào được “rẽ nhánh” làm 2 nhánh (nghĩa là dữ liệu chỉ có thể ở một trong hai trạng thái, cụ thể ở ví dụ trên là lớn hơn 6s hay nhỏ hơn 6s) Tuy nhiên, trong thực tế nhiều khi chúng ta lại gặp phải các bài toán mà dữ liệu đầu vào có thể được “rẽ nhánh” làm nhiều nhánh khác nhau Một ví
dụ đơn giản và phổ thông nhất là bài toán về xếp hạng học sinh Giả sử có các mức xếp hạng học sinh dựa vào điểm trung bình chung các môn học như sau:
- Nếu điểm trung bình nhỏ hơn 4 thì học sinh bị xếp hạng Yếu
- Nếu điểm trung trình từ 4.0 đến 5.0 thì xếp hạng Kém
- Nếu điểm trung bình từ 5.0 đến nhỏ hơn 6.5 thì xếp hạng Trung bình
24
Trang 5- Từ 6.5 đến nhỏ hơn 8.0 thì xếp hạng Khá
- Từ 8.0 đến nhỏ hơn 9.0 thì xếp hạng Giỏi
- Từ 9.0 thì xếp hạng Xuất sắc
Với bài toán như vậy, việc sử dụng hàm IF theo cách ở trên là không thể thực hiện được Tuy nhiên, Excel cung cấp cho chúng ta một cách dùng các hàm IF lồng nhau để có thể thực hiện được bài toán này Cụ thể, Excel cho phép chúng ta sử dụng một hay nhiều hàm IF khác trong một hàm IF ban đầu
Để đơn giản nhưng không mất tính tổng quát, chúng ta trở lại với ví dụ về tính cước cho khách hàng sử dụng điện thoại ở trên Với nghiệp vụ yêu cầu tương tự như cũ, nhưng ta thêm vào một chính sách khuyến mãi Theo đó, những khách hàng gọi nhiều (cuộc gọi có độ dài lớn hơn 30 phút = 1800s) sẽ được giảm 5% giá cước trên tổng số cước họ phải trả tính theo thời gian gọi và đơn giá cước theo số bị gọi Khi đó có thể áp dụng việc sử dụng hàm IF lồng nhau như sau:
“Nếu thời gian liên lạc nhỏ hơn 6s, cước sẽ là Thời gian liên lạc*Giá cước/2 Ngược lại, nếu thời gian liên lạc nhỏ hơn 1800s (và tất nhiên lớn hơn hoặc bằng 6s) thì cước sẽ là Thời gian liên lạc * giá cước Cuối cùng, nếu thời gian liên lạc lớn hơn 1800s thì cước sẽ là Thời gian liên lạc * giá cước * 95% (Giảm giá 5%).”
Như vậy công thức để tính cước sẽ như sau:
IF(Thời gian liên lạc <6, Thành tiền = Thời gian liên lạc * Cước/2, IF(Thời gian liên lạc
<1800,Thành tiền = Thời gian liên lạc* Giá cước,Thành tiền = Thời gian liên lạc* Giá cước * 95%) )
Áp dụng vào bảng dữ liệu như sau:
Công thức cho ô đầu tiên của cột thành tiền sẽ là:
Ở đây, chúng ta để ý đến cú pháp của câu lệnh IF Thay vì đưa vào một công thức tính cụ thể khi giá trị kiểm tra là sai (đối số thứ 3 của hàm IF), chúng ta đưa thêm vào một hàm IF nữa Hàm này sẽ kiểm tra giá trị của ô thời gian liên lạc để quyết định sẽ áp dung cách tính nào (tính bình thường cho cuộc lớn hơn 6s và nhỏ hơn 1800s hay tính theo cách khuyến mại cho cuộc dài hơn 1800s)
Trang 6Excel cho phép chúng ta có thể đưa vào số lượng tùy ý các lệnh IF lồng nhau Như là một bài tập, các bạn hãy lập một bảng xếp hạng học sinh theo qui ước về xếp hạng dựa trên điểm trung bình như đã trình bày ở trên
2.1.3 Hàm COUNTIF
Trong thực tế công việc, người dùng rất hay gặp phải những bài toán cần sự thống kê đơn giản kiểu như: Có bao nhiêu bộ dữ liệu trong bảng tính phù hợp với một yêu cầu đặt ra? Để giải bài toán này, Excel cung cấp cho người dùng một hàm gọi là hàm COUNTIF Hàm này có cú pháp như sau:
COUNTIF(<Vùng tìm kiếm>,<Điều kiện>)
Ý nghĩa của hàm COUNTIF có thể được diễn tả như sau: Hãy đếm số lượng các ô trong
“Vùng tìm kiếm” mà có giá trị giống với “Điều kiện” được đưa ra
Ở đây, “Vùng tìm kiếm” có thể là một dòng, một cột, một vùng dữ liệu gồm nhiều dòng, nhiều cột hay một vùng dữ liệu được đặt tên
“Điều kiện” có thể là giá trị số, chữ hay bất kỳ một kiểu giá trị nào mà Excel hiểu được
Ví dụ: Giả sử có một bảng điểm của một lớp như hình dưới đây
- Yêu cầu 1: Tìm số lượng người đạt điểm 10 môn Toán, Lý và Hóa học
- Yêu cầu 2: Tìm tổng số điểm 9 trong cả 3 môn học mà các học sinh đạt được
Để giải được bài toán này, chúng ta thêm vào các dòng dữ liệu như sau:
- Dòng số điểm 10 môn Toán
- Dòng số điểm 10 môn Vật lý
- Dòng số điểm 10 môn Hóa học
- Dòng số điểm 9 của cả 3 môn học
Khi đó ta sẽ có bảng dữ liệu mới như sau:
26
Trang 7Như đã trình bày ở trên, ta có thể sử dụng hàm COUNTIF để tính toán các giá trị như sau:
- Với số điểm 10 môn Toán, hàm sẽ thực hiện tìm kiếm trên cột “Toán” (tức là các ô từ C2 đến C9) Điều kiện so sánh là điểm 10 tức là giá trị 10 Khi đó hàm COUNTIF để tính số điểm 10 môn toán sẽ như sau: COUNTIF(C2:C9,10) Đưa hàm này vào ô C11 của bảng tính để tính số điểm 10 cho môn Toán
- Tương tự như vậy, với môn Vật lý và Hóa học, chúng ta chỉ việc thay giá trị vùng tìm kiếm vào (Từ D2 đến D9 và từ E2 đến E9) Giá trị điều kiện vẫn giữ như cũ là 10 (điểm)
- Với phép tính tổng số điểm 9, vùng tìm kiếm sẽ là cả 3 cột Toán, Vật lý và Hóa học Do
đó vùng tìm kiếm sẽ là các ô từ C2 đến E9
Sau khi áp dụng các công thức, Excel sẽ tính cho chúng ta kết quả như sau:
2.1.4 Hàm MAX
Trong Excel, hàm MAX là một hàm khá đơn giản Hàm MAX được sử dụng khi người dùng cần tính một giá trị có kiểu số lớn nhất trong một vùng dữ liệu cần tìm kiếm Kết quả trả về của hàm MAX là chính giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu đó Cú pháp của hàm MAX như sau: MAX(Number_1, Number_2, … ,Number_n)
Trang 8Trong đó Number_1, Number_2, …Number_n là các giá trị số mà chúng ta muốn tìm giá trị lớn nhất trong n số Khi sử dụng trong Excel, các giá trị số này có thể được thay bởi một vùng các ô
Ví dụ:
Ta có một bảng tính chứa điểm các môn học và điểm trung bình của các học sinh như sau:
Yêu cầu của bài toán là tìm ra điểm Trung bình cao nhất Thực tế, ta cũng có thể dùng phương pháp thủ công để làm việc này Tuy nhiên, nếu danh sách có số lượng học sinh lớn thì cách thủ công là không phù hợp Khi đó, chúng ta có thể sử dụng hàm MAX Đầu tiên, ta thêm vào 1 ô ghi lại điểm cao nhất trong số các điểm trung bình trên như sau:
Ở đây chúng ta thấy, vùng cần tìm kiếm giá trị điểm trung bình lớn nhất là cột F (Trung bình), từ hàng thứ 2 đến hàng thứ 8 Do đó vùng tìm kiếm sẽ là: F2:F8
Ngoài ra, một cách tương tự, chúng ta cũng có thể sử dụng hàm MAX để tìm điểm cao nhât của từng học sinh theo hàng Ví dụ, học sinh Nguyễn Văn Đông muốn tìm xem điểm cao nhất của mình là bao nhiêu, khi đó anh ta có thể sử dụng hàm MAX để tính toán
Các điểm của Nguyễn Văn Đông được đặt trên các ô từ C4 đến E4, do đó thay vùng tìm kiếm C4:E4 vào hàm MAX ta được:
28
Trang 92.1.5 Hàm MIN
Hàm MIN có ý nghĩa và cách sử dụng tương tự như hàm MAX Tuy nhiên giá trị trả về của hàm MIN là giá trị nhỏ nhất trong vùng tìm kiếm Cách sử dụng và cú pháp của hàm MIN hoàn toàn giống với hàm MAX
2.1.6 Hàm AVARAGE
AVARAGE là hàm tính giá trị trung bình của một vùng dữ liệu theo cách cộng dồn tất cả các giá trị của các ô rồi chia cho tổng số lượng các ô được cộng Hàm AVARAGE có cú pháp tương tự như hàm MAX và MIN Đối số của hàm AVARAGE chỉ là một vùng dữ liệu cần tính trung bình Giá trị trả về là giá trị trung bình của vùng dữ liệu cần tính
Trở lại ví dụ trên, có một danh sách học sinh và điểm của 3 môn học Chúng ta cần tính điểm trung bình cho từng học sinh Công thức tính sẽ là: Trung bình = (Toán + Lý + Hóa)/3 Như vậy, thay vì dùng công thức cộng rồi chia, chúng ta có thể sử dụng hàm AVARAGE như sau:
Sau khi đã tính được điểm trung bình của từng học sinh theo hàng, chúng ta có thể áp dụng hàm AVARAGE theo cột để tính điểm trung bình của từng môn học và trung bình của các điểm trung bình Cụ thể ta có thể tính điểm trung bình của môn Toán như sau:
2.2 CÁC HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU DỮ LIỆU THÔNG DỤNG
2.2.1 Hàm VLOOKUP
VLOOKUP là một hàm tìm kiếm và tham chiếu dữ liệu rất quan trọng trong Excel và được sử dụng trong tính toán ở nhiều trường hợp Để cho bạn đọc có thể dễ dàng nắm bắt được ý nghĩa và tình huống sử dụng của hàm này, chúng ta xem xét ví dụ sau trước khi xem giải thích chi tiết về hàm
Ví dụ:
Giả sử cuối học kỳ, chúng ta có một danh sách điểm tổng kết của toàn bộ học sinh của lớp học và công việc của chúng ta là cần tính xem những học sinh được học bổng sẽ nhận được mức học bổng như thế nào
Trang 10Khi đó chúng ta có bảng dữ liệu như sau:
Trong bài toán này, có 3 mức học bổng như sau:
- Mức khá: 180.000 đ
- Mức giỏi: 240.000 đ
- Mức xuất sắc: 360.000 đ
Trong bảng dữ liệu này, với mỗi học sinh, ta có thể tính ra được xem học sinh đó được xếp loại gì, dựa vào điểm trung bình của học sinh đó Từ xếp loại của học sinh, dựa vào bảng quy định mức học bổng (cũng được trình bày trong bảng tính), ta có thể tính ra được học sinh đó được học bổng bao nhiêu hoặc có được học bổng hay không
Các đơn giản nhất để tính ra mức học bổng cho từng học sinh là xem xếp loại, sau đó nhìn xuống bảng mức học bổng, và gõ mức học bổng tương ứng với xếp loại vào ô học bổng Tuy nhiên, cách làm này có thể gọi là cách làm thủ công, không hiệu quả, đặc biệt là đối với 1 danh sách dài các học sinh, đồng thời dễ gây ra nhầm lẫn
Để giải quyết tình huống này, Excel cung cấp cho chúng ta 1 hàm tham chiếu dữ liệu rất hiệu quả, đó là hàm VLOOKUP Nhiệm vụ của hàm này là với mỗi giá trị của ô xếp loại, tham chiếu xuống bảng các mức học bổng để tìm xem mức học bổng tương ứng với xếp loại đó là bao nhiêu Ví dụ, ô xếp loại là Giỏi, hàm VLOOKUP sẽ tham chiếu xuống bảng Các mức học bổng để tìm xem với xếp loại là Giỏi, thì mức học bổng sẽ là bao nhiêu Kết quả trả về chính là kết quả của hàm VLOOKUP
Cú pháp của hàm VLOOKUP như sau:
VLOOKUP(<giá trị>,<bảng tìm kiếm>,<cột tìm kiếm>,<cách tìm kiếm>
Trong đó, ý nghĩa của các tham số như sau:
- <giá trị>: Là giá trị mà chúng ta dùng để tìm kiếm trong <bảng tìm kiếm> Đây có thể là một giá trị cụ thể, một công thức, v.v, nhưng thông thường nó là một ô trong bảng tính Giá trị này sẽ được so sánh với cột đầu tiên trong <bảng tìm kiếm> Trong ví dụ trên, <giá trị> chính là giá trị của 1 ô trong cột “Xếp hạng” mà chúng ta dùng để tìm kiếm trong
30
Trang 11bảng “Các mức học bổng” Ở bảng “Các mức học bổng” thì cột “Xếp hạng” của bảng này được đặt là cột đầu tiên
- <bảng tìm kiếm>: Là một danh sách các ô trong một bảng tính Ở ví dụ trên, <bảng tìm kiếm> chính là bảng “Các mức học bổng” mà chúng ta thực hiện việc tìm kiếm mức học bổng cho từng học sinh
Lưu ý: Khi định nghĩa bảng tìm kiếm, chúng ta cần chỉ ra tọa độ tuyệt đối của các ô Để làm
được điều này, chúng ta có thể thực hiện như sau:
+) Gõ trực tiếp vào địa chỉ của ô: ví dụ như $B$12 là địa chỉ tuyệt đối của ô B12 +) Dùng chuột lựa chọn vùng mà bạn định nghĩa bảng, ở ví dụ trên là vùng B12:C14 Sau đó bấm phím F4 Excel sẽ giúp ta định nghĩa địa chỉ tuyệt đối của B12:C14 thành
$B$12:$C$14
- <cột>: Là một số xác định vị trí của cột trong <bảng tìm kiếm> mà chúng ta cần lấy ra Vị trí này được tính là thứ tự của cột cần lấy so với thứ tự của cột so sánh giá trị (thường là cột đầu tiên) Hàm VLOOKUP sẽ so sánh <giá trị> với các giá trị trong cột đầu tiên của bảng tìm kiếm Nếu khớp ở vị trí nào, giá trị của cột thứ <cột> trong bảng tìm kiếm tại vị trí đó sẽ được lấy ra Ở ví dụ trên, chúng ta thấy cột so sánh giá trị trong bảng “Các mức học bổng là cột số 1 Cột cần lấy giá trị là cột mức học bổng (số 2), do đó <cột> = 2
- <cách tìm>: Excel định nghĩa 2 cách tìm kiếm Ngầm định (nếu người dùng không đưa vào) thì cách tìm sẽ là 1 Giá trị của <cách tìm> có thể là 0 hoặc 1 Trong đó ý nghĩa của từng giá trị như sau:
+) Nếu cách tìm là 1: Các giá trị trong <bảng tìm kiếm> phải được sắp xếp theo thứ
tự tăng dần của cột so sánh (thường là cột đầu tiên) Nếu giá trị tìm kiếm nhỏ hơn phần tử đầu tiên trong <bảng tìm kiếm> thì giá trị trả về sẽ là #N/A Nếu giá trị tìm kiếm lớn hơn phần tử cuối cùng thì giá trị trả về coi như là giá trị cuối cùng trong danh sách Ngược lại, nếu giá trị tìm kiếm được tìm thấy ở một phần tử trong danh sách thì giá trị trả về sẽ là giá trị của ô tìm kiếm nằm cùng hàng với phần tử tìm kiếm
+) Nếu cách tìm là 0: Các giá trị trong <bảng tìm kiếm> sẽ không cần phải sắp xếp Khi đó, nếu giá trị tìm kiếm không đúng với bất kỳ giá trị nào trong bảng thì Excel sẽ trả về giá trị lỗi là #N/A
Lưu ý: Cũng giống như các hàm khác, hàm này không phân biệt chữ hoa, chữ thường khi so
sánh các giá trị có kiểu chữ Ví dụ “Giỏi” cũng được coi là bằng với “giỏi” và “GIỎI”
Quay lại ví dụ trên, để tính được học bổng cho từng học sinh, ở cột “Học bổng”, chúng ta tiến hành lập công thức cho từng ô như sau:
Xét ô đầu tiên của cột học bổng (E2) Lập công thức cho ô này như sau:
=VLOOKUP(D2,$B$12:$C$14,2,0)
Ý nghĩa của công thức như sau: Với giá trị ô D2, hãy tìm kiếm trong bảng tìm kiếm được giới hạn bởi vùng từ ô B12 đến ô C14 (kí hiệu bằng $B$12:$C$14), và so sánh giá trị ô D2 với các giá trị trong cột thứ nhất của bảng tìm kiếm, và lấy ra giá trị của cột thứ 2 (cột mức học bổng) của bảng ở hàng tìm được