Giáo trình tin học quản lý phần 6 pot

Cụ thể hơn, đó là việc sử dụng Access để quản lý các cơ sở dữ liệu, bao gồm các công việc như tạo các bảng dữ liệu, thiết lập quan hệ giữa các bảng, tạo các truy vấn, các form nhập liệu,

PHẦN 2

SỬ DỤNG ACCESS TRONG QUẢN LÝ

GIỚI THIỆU

Như đã nói ở trên, Excel là một công cụ rất mạnh của Microsoft trong việc giải quyết các bài toán quản lý, cần đến các khả năng tính toán đa dạng Tuy nhiên, nhược điểm của Excel là không giải quyết được các bài toán cần phải quản lý nhiều dữ liệu và cần đến khả năng lập trình mạnh Để giải quyết vấn đề này, Microsoft cung cấp một công cụ là Access, giúp cho việc quản trị các hệ cơ sở dữ liệu được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng

Phần 2 giới thiệu với bạn đọc việc sử dụng Access trong công tác quản lý Cụ thể hơn, đó là việc sử dụng Access để quản lý các cơ sở dữ liệu, bao gồm các công việc như tạo các bảng dữ liệu, thiết lập quan hệ giữa các bảng, tạo các truy vấn, các form nhập liệu, và cuối cùng là tạo các báo cáo thống kê Thực chất, Access không phải là một hệ quản trị CSDL quy mô lớn, nhưng cũng khá mạnh, cả về khía cạnh lập trình và quản lý dữ liệu Việc sử dụng hết các tính năng của Access

có thể cho phép tạo ra các ứng dụng tin học chuyên nghiệp thực sự Ngoài ra, Access cũng là một công cụ được ưa thích của các lập trình viên chuyên nghiệp vì tính tiện lợi, dễ sử dụng Tuy nhiên, cuốn tài liệu được biên soạn chủ yếu dành cho cán bộ, sinh viên không phải chuyên ngành tin học,

do vậy chủ yếu chú trọng vào việc sử dụng các công cụ tạo sẵn của Access để tạo các ứng dụng quản trị dữ liệu không quá phức tạp Tài liệu cũng không tập trung sâu vào khía cạnh lập trình (tuy nhiên vẫn giới thiệu một số lệnh cơ bản và quan trọng nhất về lập trình VBA và DAO), và không đề cập đến các bài toán có mối quan hệ dữ liệu phức tạp, vì để giải quyết các bài toán này, bạn đọc phải có kiến thức về phân tích thiết kế hệ thống

Sau khi giới thiệu về các công cụ tạo và quản lý dữ liệu trong Access, phần 2 cũng hướng dẫn bạn đọc thực hiện 2 ví dụ về quản lý dữ liệu, đó là bài toán quản lý nhân sự và quản lý bán hàng (ở mức đơn giản) Trong 2 ví dụ này, ví dụ thứ 2 được coi như 1 bài tập lớn dành cho bạn đọc, với các gợi ý và hướng dẫn ở mức sơ lược

Mục tiêu

Kết thúc phần này, sinh viên cần:

- Nắm được các khái niệm về dữ liệu và CSDL

- Nắm được cách tạo 1 CSDL, tạo các bảng dữ liệu, tạo các liên kết dữ liệu, tạo các truy vấn, form nhập liệu, và các báo cáo thống kê

- Nắm được tổng quan về lập trình VBA và lập trình CSDL sử dụng DAO

- Hiểu và xây dựng được bài toán quản lý nhân sự (mức đơn giản), có khả năng mở rộng chức năng của bài toán trên

- Thực hiện được bài toán quản lý bán hàng với các yêu cầu như trong tài liệu đã nêu

Cách trình bày của phần này

Phần này được trình bày theo dạng giới thiệu, hướng dẫn sử dụng và minh họa bằng một ví

dụ thực tế, cụ thể Trong phần hướng dẫn thực hiện ví dụ, bài toán được phân tích từ đầu, và các bước để xây dựng 1 ứng dụng quản lý dữ liệu được hướng dẫn thực hiện cụ thể cho tới khi hoàn thành 1 ứng dụng hoàn chỉnh Ví dụ thứ 2 được hướng dẫn và gợi ý sơ lược các chức năng, phương pháp thực hiện v.v qua đó bạn đọc có thể tự hoàn chỉnh ví dụ này

Phần cuối là tóm tắt nội dung chương và các bài tập ôn tập dưới dạng câu hỏi trắc nghiệm hoặc bài tập tự giải

Phương pháp học

Để học phần này một cách hiệu quả, sinh viên nên học theo cách sau:

- Đọc kỹ và hiểu cách giải thích của phần lý thuyết hoặc hướng dẫn Tìm hiểu ý nghĩa của phần giải thích lý thuyết này Cố gắng nắm được các ví dụ minh họa

- Suy nghĩ, tìm cách mở rộng các ví dụ minh họa Nghĩ ra các ví dụ tương tự để thực hiện

- Phần hướng dẫn thực hiện ví dụ, theo các bước hướng dẫn, đọc kỹ, hiểu và thực hiện trên máy cho tới bước cuối cùng Hoàn thành và nghiên cứu việc mở rộng ví dụ

- Đối với bài tập tự giải, đọc gợi ý, hướng dẫn, đồng thời tham khảo phần các phần trên để hoàn thành ví dụ

- Đọc phần tóm tắt để tổng hợp kiến thức Làm các bài tập ôn tập, đọc lại, nghiên cứu lại những phần kiến thức chưa nắm vững

Yêu cầu của phần này

Để hiểu được các kiến thức trong phần này, bạn đọc cần có kiến thức cơ sở về tin học, một

số kiến thức về sử dụng Access căn bản Ngoài ra, cần có các kiến thức cơ sở về lập trình và quản

lý dữ liệu, có kỹ năng phân tích bài toán

CHƯƠNG 4: CÁC KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ ACCESS

Về bản chất, Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS - Database Management System) Cũng giống như các sản phẩm khác thuộc lĩnh vực này, Access có thể lưu trữ và lấy ra thông tin (thường được gọi là dữ liệu - Data), trình bày các thông tin được yêu cầu và tự động lặp lại các thao tác khác Với Access, ta có thể lưu trữ thông tin theo định dạng mong muốn, dễ dàng tạo ra các mẫu nhập liệu (input form), đồng thời còn có thể dễ dàng lấy và hiển thị thông tin theo bất kỳ kiểu gì mong muốn thông qua các báo cáo

Access được coi là một ứng dụng cơ sở dữ liệu cá nhân rất mạnh trong hệ điều hành Windows, thậm chí nó còn được coi là ứng dụng cơ sở dữ liệu cá nhân mạnh nhất từ trước đến nay Điều này có được là bởi vì Access và Windows đều là sản phẩm của Microsoft, do đó nó được thừa hưởng và kế thừa rất nhiều tính năng của Windows như: Dễ dàng chép và dán (copy and paste) dữ liệu từ bất kỳ nơi đâu trong Access, từ Windows sang Access và ngược lại Access

có rất nhiều phiên bản, tương ứng với mọi phiên bản của Windows, từ Windows98, Windows ME, Windows XP đến dòng WindowsNT (2000, 2003)

4.1 MỞ ĐẦU

4.1.1 Khởi động và cài đặt Access

Để bắt đầu làm việc với MS Access, chúng ta phải khởi động chương trình Access Trong các phiên bản gần đây, Microsoft ghép Access vào như một thành phần của bộ Microsoft Office Vì vậy, khi cài đặt Office, nếu đã lựa chọn cài đặt rồi thì một cách ngầm định Access sẽ được cài vào cùng thư mục đã cài MS Office Nếu chưa cài đặt Access trong lần cài đặt Office trước đó, có thể sử dụng công

cụ Add/Remove Programs của Windows trong cửa sổ Control Panel

Để cài thêm Access, chọn chương trình Microsoft Office và chọn nút lệnh Change Khi đó Windows sẽ hỏi ta muốn làm gì với bộ chương trình Office đã cài đặt:

Trong cửa sổ trên, có 3 lựa chọn là: Add or Remove Features (Thêm hoặc gỡ bỏ các thành phần), Reinstall or Repair (Cài lại hoặc sửa chữa) và Uninstall (Gỡ toàn bộ chương trình) Ở đây, chọn lựa chọn thứ nhất và bấm Next để tiếp tục

Windows sẽ mở ra một cửa sổ, liệt kê tất cả các thành phần có trong bộ Office Tùy từng phiên bản mà Office sẽ có nhiều hoặc ít thành phần Tài liệu này trình bày về sử dụng bộ Office

2003 Nếu bạn đọc sử dụng bộ Office phiên bản khác, có thể một số giao diện sẽ khác trong tài liệu này đôi chút Tuy nhiên các bước cơ bản cũng như các ứng dụng cơ bản của bộ Office như Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Access thì không thể thiếu

Khi Access chưa được cài đặt, cần chọn cài thêm Access bằng cách chọn ô Access trong cửa sổ lựa chọn và nhấn nút Update Khi đó, Windows sẽ tiến hành cài đặt thêm Access

Thực hiện theo các chỉ dẫn của Windows đến khi việc cài đặt được hoàn tất Lúc này, ta có thể bắt đầu sử dụng Access để tạo ra ứng dụng của mình

4.1.2 Tạo 1 cơ sở dữ liệu trống

Như đã nói ở trên, Access là một thành phần của MS Office nên có thể được khởi động giống như khởi động Word, Excel Từ Start menu, chọn Programs > Microsoft Office > Microsof Access Khi đó Windows sẽ khởi động Access Một cửa sổ Access “trống” được mở ra để người dùng có thể bắt đầu công việc của mình Tại đây, có thể mở ứng dụng sẵn có hay tạo một ứng dụng hoàn toàn mới

Có nhiều cách để tạo một cơ sở dữ liệu mới trong Access Cách thông thường nhất là từ menu chính của chương trình, chọn File > New Cách thứ 2 là click chuột vào biểu tượng “New” - đây là biểu tượng hình 1 trang văn bản trống nằm ngay dưới menu File Dù chọn cách nào thì Access cũng đưa ra một loạt các lựa chọn để cho phép người dùng chọn cách tạo một cơ sở dữ liệu mới Cụ thể, Access sẽ đưa ra các lựa chọn như trong hình sau:

Click chuột vào lựa chọn “Blank database” (cơ sở dữ liệu trống) để yêu cầu Access tạo ra một cơ sở dữ liệu mới hoàn toàn

Gõ tên file và nơi muốn lưu trữ file cơ sở dữ liệu và bấm nút lệnh “Create” Khi đó, Access

sẽ tạo ra một tệp cơ sở dữ liệu trống để người dùng có thể bắt đầu làm việc

Cũng tương tự như các dạng tệp khác của Word, Excel hay các tệp trên MS DOS mà có thể

đã rất quen thuộc với bạn đọc, Access cũng tạo ra một tệp để lưu trữ cơ sở dữ liệu Tuy nhiên đây

là một tệp đặc biệt, nó chứa các đối tượng như bảng, truy vấn, mẫu nhập, các báo cáo và các đoạn

mã chương trình Tệp cơ sở dữ liệu khi được tạo ra thường có độ lớn khoảng 92 Kb và được tăng dần theo số lượng dữ liệu được đưa vào

4.1.3 Các khái niệm cơ bản trước khi bắt đầu với Access

Như vậy, chúng ta đã tạo được một cơ sở dữ liệu trống và có thể bắt đầu việc lập một ứng dụng với Access Trước khi bắt đầu, chúng ta sẽ xem xét một số khái niệm rất cơ bản của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Trước tiên là khái niệm Bảng - Table Có thể nói, bảng là một tập hợp các dòng và các cột chứa dữ liệu, trong đó, mỗi cột là một thuộc tính của bảng, mỗi dòng chứa một bộ dữ liệu của bảng Ví dụ, chúng ta có một danh sách học sinh gồm 50 học sinh Các thông tin về mỗi học sinh bao gồm: Số thứ tự, Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính Như vậy, có thể tạo ra một bảng gồm có 4 cột và 50 dòng (không tính dòng chứa tiêu đề của mỗi cột) Cụ thể bảng đó sẽ như sau:

STT Họ và tên Ngày sinh Giới tính

Từ ví dụ trên, có thể thấy một điều là: Mọi dữ liệu cần lưu trữ trong thực tế đều có thể được biểu diễn và lưu trữ dưới dạng bảng Và với cấu trúc bảng như thế, việc tìm kiếm dữ liệu cũng như xử lý dữ liệu để kết xuất các báo cáo sẽ được thực hiện rất dễ dàng và nhanh gọn Trong Access, bảng là một đối tượng được tạo ra từ các dòng và cột như đã nói ở trên với mục đích chính là lưu trữ dữ liệu phục vụ cho ứng dụng

Khái niệm thứ 2 mà chúng ta cần tìm hiểu là các khái niệm khóa (key) và khóa chính (primery key)

Trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, khóa là một khái niệm chỉ một hoặc nhiều cột trong bảng mà từ các cột đó, có thể xác định được các cột khác trong bảng Để hiểu rõ hơn về điều này, trở lại với ví dụ về bảng “Danh sách học sinh” ở trên Bảng này gồm có 4 trường (cột) là Số thứ tự, Họ và Tên, Ngày sinh và Giới tính Chúng ta có thể thấy, trong một lớp học, chỉ cần biết tên của một học sinh, có thể tìm ra được các thông tin còn lại như ngày sinh, giới tính của học sinh đó Và như vậy, họ tên của học sinh có thể được coi là khóa vì nó có thể được dùng để xác định các thuộc tính còn lại

Tuy nhiên, nếu trong lớp học có 2 hoặc nhiều học sinh có tên trùng nhau thì việc xác định các thuộc tính khác của một học sinh dựa vào tên sẽ không đúng Khi đó, người ta đưa ra một khái

niệm “Khóa chính” Khóa chính của một bảng là một trường mà giá trị của nó là duy nhất trong toàn bộ bảng (không thể có giá trị 2 giá trị giống nhau trên 2 dòng khác nhau của một bảng) và thuộc tính này có tính chất của khóa (nghĩa là có thể được sử dụng để xác định các thuộc tính còn lại của bảng) Trở lại ví dụ trên, chúng ta không thể sử dụng “Họ và tên” để làm khóa chính của bảng vì nó có thể trùng nhau, do vậy ta thêm vào một trường (cột) nữa gọi là “Mã học sinh” Mã này là duy nhất cho mỗi học sinh và như vậy, nó có thể được sử dụng làm khóa chính của bảng Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm “Liên kết” trong cơ sở dữ liệu quan hệ nói chung

và trong Access nói riêng Liên kết là một kỹ thuật trong cơ sở dữ liệu quan hệ dùng để “nối” 2 hay nhiều bảng dữ liệu với nhau theo một thiết kế cho trước để đảm bảo được tính lưu trữ cũng như việc truy vấn (tìm kiếm) dữ liệu sau này Trong Access, có hai kiểu liên kết là 1-1 và 1-n Ý nghĩa của các kiểu liên kết trên như sau:

- Liên kết 1-1: Với kiểu liên kết này, ở 2 bảng tham gia vào liên kết sẽ có một trường giống nhau Trong đó, ở 1 bảng, trường giống nhau đóng vai trò là khóa chính và ở bảng còn lại, trường giống nhau được thêm vào để tạo liên kết Với liên kết kiểu này, mỗi bản ghi trong một bảng sẽ có 1 và chỉ 1 bản ghi tương ứng được tìm thấy trong bảng bên kia bằng cách

so sánh giá trị ở 2 cột giống nhau trong 2 bảng Ví dụ, ta có 2 bảng “Điểm” và “Phách” với liên kết 1-1 như sau:

Và dữ liệu được lưu trữ trong hai bảng như sau:

Rõ ràng, ta thấy mỗi dòng dữ liệu (1 bản ghi) trong bảng Phách tương ứng với 1 và chỉ 1 dòng dữ liệu trên bảng Điểm và ngược lại

- Liên kết 1-n: Là liên kết mà ở đó, một bản ghi trong 1 bảng (gọi là bảng phía 1) có thể liên kết với 1 hoặc nhiều bản ghi ở bảng kia (gọi là bảng phía n) Ngược lại, một bản ghi trong bảng phía n chỉ có thể liên kết với 1 và chỉ 1 bản ghi trong bảng phía 1

Ví dụ có 2 bảng Phòng và Nhân viên với liên kết 1-n như sau:

Và dữ liệu trong 2 bảng:

Ở đây, có thể dễ dàng nhận thấy, một phòng có thể có nhiều nhân viên nhưng mỗi nhân viên chỉ

có thể thuộc về 1 phòng duy nhất Do đó, liên kết giữa hai bảng Phòng và Nhân viên là liên kết 1-n

4.2 LẬP BẢNG DỮ LIỆU (TABLE)

Ở phần trên chúng ta đã tìm hiểu cách tạo một cơ sở dữ liệu trống và lưu trữ nó trong ổ đĩa cứng của máy tính Bây giờ chúng ta bắt đầu tiến hành việc tạo các đối tượng trong cơ sở dữ liệu Trước hết là việc tạo các bảng để lưu trữ dữ liệu

Trước khi bắt tay vào việc tạo một cơ sở dữ liệu và các đối tượng trong đó, người dùng nhất thiết phải trải qua bước phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu của mình trên giấy Điều này có nghĩa

là, người dùng phải dự tính trước được các đối tượng (ở đây là bảng), các trường dữ liệu trong từng bảng, các mối quan hệ giữa các bảng, kiểu dữ liệu v.v Sau đó mới tiến hành tạo cơ sở dữ liệu trên Access

Để giúp các bạn tiện theo dõi, chúng ta xem xét một ví dụ cụ thể, thường gặp trong thực tế như sau: Giả sử chúng ta cần tạo một cơ sở dữ liệu quản lý việc tuyển sinh của một trường đại học

Cơ sở dữ liệu này phải đáp ứng được các nghiệp vụ cơ bản của một qui trình tuyển sinh thực sự Nghĩa là phải quản lý được danh sách thí sinh, điểm của thí sinh, và đặc biệt, đảm bảo bí mật giữa điểm của thí sinh và tên

Từ các yêu cầu nghiệp vụ cơ bản như trên, chúng ta tiến hành việc thiết kế cơ sở dữ liệu Trước tiên, phải xác định xem những “đối tượng” nào cần được lưu trữ thông tin trong cơ sở dữ liệu Ở đây, chỉ có một đối tượng duy nhất là “Thí sinh” Do đó, ta sẽ tạo một bảng để lưu trữ thông tin về thí sinh Bảng này có số trường bằng chính số “thông tin” về thí sinh mà ta dự định quản lý, bao gồm: Họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán Đến đây sẽ có một câu hỏi: Làm sao để lưu trữ điểm thi của từng thí sinh? Chúng ta hoàn toàn có thể đưa thêm vào 3 trường dữ liệu để

lưu trữ 3 điểm thi của từng thí sinh Tuy nhiên như vậy cơ sở dữ liệu không đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ của bài toán là đảm bảo tính bí mật giữa họ tên và điểm thi Vì vậy, chúng ta phải tìm cách nào đó để xử lý được yêu cầu này

Để ý đến nghiệp vụ thực tế, chúng ta thấy trong mỗi bài thi của thí sinh có một nơi gọi là

“Số phách” Số phách chính là một số duy nhất mà cán bộ lập phách tạo ra giữa 2 phần của 1 bài thi để khi chấm thi người chấm không biết được thông tin gì về thí sinh ngoài số phách Sau đó, cán bộ phụ trách tuyển sinh sẽ lắp ghép lại 2 phần của bài thi theo số phách đã tạo trước đó để có được điểm thi cho từng thí sinh Ở đây, trong cơ sở dữ liệu của mình, chúng ta cũng làm theo cách

đó bằng cách thêm vào bảng “Thí sinh” một trường dữ liệu là “Số phách” Trường này sẽ là khóa chính của bảng Tiếp theo, ta tạo ra một bảng để lưu giữ điểm và số phách của thí sinh Ta gọi đó

là bảng “Phách - Điểm” Bảng này chỉ gồm 4 trường là số phách và điểm 3 môn của thí sinh, trong đó số phách cũng là khóa chính của bảng mới

Như vậy ta đã hoàn thành bước thiết kế cơ sở dữ liệu Bước tiếp theo sẽ là tạo các bảng trong cơ sở dữ liệu trống đã được tạo ra ở bước trước

Trở lại với phần tạo cơ sở dữ liệu ở trên, chúng ta đã có một cơ sở dữ liệu có tên là

“My_First_DB” Công việc của chúng ta bây giờ là tiến hành tạo các đối tượng cho cơ sở dữ liệu Nhìn vào hình dưới đây, có thể thấy trong một cơ sở dữ liệu, Access hỗ trợ các đối tượng sau:

- Các bảng (tables)

- Các truy vấn (Queries)

- Các mẫu nhập liệu (Forms)

- Các báo cáo (Reports)

- Các trang (pages)

- Macros

- Các modules

Để tạo một bảng dữ liệu, ở phần các đối tượng (Objects), chọn Tables Khi đó ở cửa sổ bên phải, Access sẽ liệt kê ra các lựa chọn giúp ta có thể bắt đầu tạo bảng Thông thường, nên chọn lựa chọn “Create table in design view”

Khi kích đúp chuột vào lựa chọn “Create table in design view”, cửa sổ table sẽ mở ra, cho phép ta bắt đầu tạo bảng Trong cửa sổ này có 2 phần cần lưu ý:

- Phần thứ nhất là phần cho phép chúng ta khai báo các trường dữ liệu trong bảng Các thông tin cần khai báo bao gồm Field Name (tên trường), Data type (Kiểu dữ liệu) và Description (mô tả của trường - đây là tùy chọn nhằm giúp ta nhanh chóng nhìn ra ý nghĩa của trường dữ liệu trong trường hợp cơ sở dữ liệu rất lớn hoặc cho người khác xem cơ sở

dữ liệu có thể hiểu được ý nghĩa của trường dữ liệu đó)

- Phần thứ hai là phần thuộc tính của từng trường (Field Properties) Phần này cho phép người dùng định nghĩa cụ thể và chi tiết hơn về kiểu dữ liệu, các ràng buộc cũng như một

số thuộc tính khác của trường dữ liệu mà chúng ta sẽ xem xét cụ thể ở phần sau

Trong ví dụ đang xét, chúng ta dự định tạo 2 bảng Bảng thứ nhất là bảng “Thí sinh”, gồm

có các trường dữ liệu: Số báo danh, Họ và tên, ngày sinh, Giới tính và Quê quán Do đó, ta tạo các trường dữ liệu cho bảng Thí sinh như sau: