UBUNTU 7 TOÀN TẬP - Phần 4 pot

5.3.1 Các tính năng chính của OpenOffice.org Calc Calc là một ứng dụng có rất nhiều tính năng, bao gồm các công cụ để phân tích, vẽ biểu đồ và thống kê, xử lý dữ liệu trong bảng tính.. •

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

124 / 407

Hình 5.23: Lưu tài liệu ở định dạng của Word

Calc là chương trình xử lý bảng tính trong bộ công cụ OpenOffice.org Các tính năng nâng cao của Calc cho phép thực hiện các quá trình tính toán thống kê chuyên nghiệp Tuy nhiên, Calc cũng là một chương trình thân thiện và dễ dùng đối với người mới dùng Mục này sẽ giúp bạn làm quen với các tính năng chính và dạy bạn thực hiện một số chức năng tính toán cơ bản

Tương tự như mọi ứng dụng trong bộ OpenOffice.org, Calc cho phép bạn lưu bảng tính trong định dạng OASIS OpenDocument (ODF) Đây

là định dạng dựa trên XML cho phép bạn truy cập vào bảng tính từ bất kỳ phần mềm tương thích OpenDocument nào Ngoài ra, Calc còn cho phép bạn lưu bảng tính trực tiếp ở dạng Portable Document Format (PDF) mà không cần dùng thêm phần mềm trung gian đắt tiền nào khác

5.3.1 Các tính năng chính của OpenOffice.org Calc

Calc là một ứng dụng có rất nhiều tính năng, bao gồm các công cụ để phân tích, vẽ biểu đồ và thống kê, xử lý dữ liệu trong bảng tính Một số tính năng chính của OpenOffice.org Calc:

• Tính toán: OpenOffice.org Calc có sẵn hơn 300 hàm tài chính, logic, thống kê, toán học và ngân hàng Nhờ vậy bạn có thể tạo các công thức

tính toán phức tạp với Calc Ngoài ra, Calc cũng cung cấp đồ thuật Function wizard để hướng dẫn bạn tạo công thức theo từng bước một Một tính năng nữa của OpenOffice.org Calc là nó cho phép ta tạo công thức từ ngôn từ thông thường như sản phẩm - giá thành

• Quản lý kịch bản: Cho phép bạn phân tích kiểu ’nếu-thì’ và xem kết quả thay đổi như thế nào khi một đại lượng tính toán thay đổi Ví dụ,

khi thực hiện việc tính toán cho vay, bạn có thể thay đổi kỳ hạn của khoản vay và xem kết quả thu được theo 1 tỉ lệ lãi suất cố định

• Data Pilot: Cho phép bạn so sánh, kết hợp và sắp xếp khối lượng dữ liệu lớn Nó giúp bạn lấy dữ liệu thô từ cơ sở dữ liệu, bảng tham chiếu,

tổng hợp lại và chuyển dữ liệu thành thông tin có ý nghĩa Bạn có thể dùng chức năng Data Pilot để tạo bảng tương tác, cho phép dữ liệu được sắp xếp, sắp xếp lại hoặc tổng hợp lại theo nhiều kiểu khác nhau

• Biểu đồ động: Đây là các biểu đồ tự động cập nhật khi dữ liệu trong bảng tính được thay đổi.

• Mở và lưu các tập tin của Microsoft: Calc cho phép bạn dùng các bảng tính của Microsoft và lưu tài liệu ở nhiều định dạng khác nhau,

trong đó có định dạng của Microsoft Excel Nhờ vậy, bạn có thể chia sẻ dữ liệu với người khác dùng Microsoft hoặc các ứng dụng tương tự

5.3.2 Thực hiện các tác vụ bảng tính cơ bản

Tương tự như các ứng dụng bảng tính khác, Calc có thể xử lý thông tin văn bản hoặc số học ở dạng bảng Nó cho phép bạn sắp xếp và xử lý dữ liệu, áp dụng các hàm toán học, thống kê vào tập dữ liệu và biểu diễn dữ liệu ở dạng biểu đồ hoặc hình ảnh Các phần sau sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện một số tác vụ với bảng tính trong Calc

Định dạng bảng và ô

Để định dạng bảng và ô trong Calc:

1 Mở trình đơn Applications, chọn Office và bấm vào OpenOffice.org Spreadsheet để mở bảng tính Calc Cửa sổ Calc xuất hiện.

Hình 5.24: Chạy Calc

2 Một số thành phần chính trong cửa sổ Calc được mô tả trong hình dưới:

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

126 / 407

Hình 5.25: Cửa sổ Calc

• Ô Name chứa ô và số hàng, gọi là tham chiếu ô, của ô đang được chọn

• Ô hiện hành tương ứng với ô cần xử lý hiện thời

• Đồ thuật Function wizard mở hộp thoại Function Wizard

• Nút Sum giúp bạn tính tổng của nhiều ô nằm bên trên ô hiện thời

• Bấm chuột vào nút Function, một dấu bằng sẽ được chèn vào ô hiện thời và dòng nhập liệu để ta tiếp tục chèn công thức cho ô

• Các thẻ bảng nằm ở dưới bảng tính, báo hiệu số bảng trong bảng tính đang làm việc Theo mặc định, một bảng tính mới sẽ bao gồm 3 bảng con

3 Sau khi bạn đã nhập các dữ liệu của mình vào bảng tính, bạn có thể áp dụng nhiều kiểu dáng định dạng cho chúng bằng cách chọn các

tuỳ chọn mà Calc cung cấp Để áp dụng 1 định dạng cho một hay nhiều ô, trong trình đơn Format, nhấn vào Cells Hộp thoại Format

Cells xuất hiện.

Hình 5.26: Định dạng ô

4 Bạn có thể chọn các tùy chọn có trong hộp thoại này, trong phần Font, Font Effects và Alignment để quy định các thuộc tính của văn bản trong vùng chọn Tương tự, để gán các thuộc tính cho giá trị số, hãy chọn các định dạng có sẵn trong thẻ Numbers hoặc định nghĩa

kiểu mới mà bạn muốn dùng

Hộp thoại Format Cells còn cho phép bạn thêm viền và màu nền vào trong vùng chọn, để bảng tính trông sinh động hơn.

Đặt các thiết lập và nhấn OK để áp dụng định dạng đã chọn.

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

128 / 407

Hình 5.27: Đặt các thuộc tính định dạng

5 Sau khi chọn các thuộc tính xong, bạn sẽ thu được kết quả tương tự như hình này

Hình 5.28: Bảng tính đã được định dạng lại

6 Calc cung cấp 1 chức năng hữu ích cho việc định dạng tài liệu là chức năng Autoformat, cho phép ta tạo ra các bảng tính sinh động

và chuyên nghiệp một cách nhanh chóng thay vì chọn từng ô và định dạng từng bảng biểu Chức năng Autoformat cho phép bạn nhanh chóng áp dụng các định dạng đặt sẵn vào toàn bộ bảng tính hoặc một vùng chọn Để áp dụng tính năng Autoformat, trong trình đơn

Format, chọn Autoformat.

Hình 5.29: Dùng tính năng Autoformat

7 Hộp thoại AutoFormat sẽ xuất hiện Để gán một định dạng đặt sẵn cho các ô đã chọn, chọn một mục trong danh sách Format rồi nhấn

OK.

Hình 5.30: Chọn một mẫu định dạng

8 Định dạng bạn chọn sẽ ngay lập tức được áp dụng cho vùng chọn; bạn thu được bảng tính được trình bày chuyên nghiệp mà không hề mất công sức gì nhiều!

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

130 / 407

Hình 5.31: Bảng đã được tự động định dạng

Nhập các giá trị và công thức

Công thức là một hàm trong bảng tính, có các đối số và được nhập vào trong một ô trong bảng Tất cả các công thức đều bắt đầu bằng dấu bằng

và có thể chứa giá trị số, văn bản và thi thoảng là cả các thuộc tính định dạng Công thức có thể chứa các phép toán học, phép logic và các hàm Bảng 5.1 liệt kê một số ví dụ về công thức trong OpenOffice.org:

nghĩa với 12 lần trả tiền một năm

C14

Bảng 5.1: Công thức của Calc

Cách nhanh nhất để nhập công thức là gõ công thức trong ô mà bạn muốn kết quả của phép tính được hiển thị, hoặc nhập công thức vào dòng nhập trên thanh Formula Bạn cũng có thể dùng đồ thuật Function wizard để tạo công thức theo từng bước

Để nhập công thức bằng đồ thuật Function wizard:

1 Trong bảng tính, chọn ô cần biểu chèn công thức Để mở đồ thuật Function wizard, trên thanh Formula, bấm vào Function Wizard Hộp thoại Function Wizard sẽ xuất hiện.

Hình 5.32: Chạy đồ thuật Function Wizard

2 Bạn có thể thấy toàn bộ các hàm mà Calc có được liệt kê theo từng hạng mục bên trong ô Functions Bạn cũng có thể chọn một hạng mục từ danh sách thả xuống Category để xem các hàm có trong hạng mục đó Tìm hàm cần dùng trong ô Functions, rồi bấm vào để chọn nó Bạn sẽ thấy rằng hộp thoại Function Wizard sẽ cung cấp thêm thông tin về hàm đã chọn để hướng dẫn bạn dùng hàm đó Sau khi chọn hàm, bấm vào nút Next để tiếp tục nhập công thức.

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

132 / 407

Hình 5.33: Chọn một hàm trong đồ thuật Function Wizard

3 Tiếp đến, bạn phải đặt giá trị số cần áp dụng cho công thức Để chọn giá trị số, bạn phải quay về bảng đang làm việc

Nhấn vào nút Shrink để thu gọn hộp thoại này và trở về bảng làm việc.

Hình 5.34: Thu gọn hộp thoại Function Wizard

4 Hộp thoại Function Wizard được thu lại để bạn có thể quan sát được bảng đang làm việc Hãy giữ phím SHIFT và dùng chuột để chọn

phạm vi các ô chứa giá trị cần đưa vào hàm

Sau khi đã chọn các ô cần dùng, bạn quay trở về cửa sổ Function wizard bằng cách bấm vào nút Maximize.

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

134 / 407

Hình 5.35: Chọn phạm vi các ô cần dùng

5 Tham chiếu tới các ô đã chọn sẽ tự động xuất hiện trong hộp number 1và trong công thức đã áp dụng, theo sau là các tham số, xuất hiện trong ô Formula nằm ở dưới đáy hộp thoại Để hoàn tất việc nhập công thức, nhấn OK.

Hình 5.36: Áp dụng công thức

6 Kết quả sẽ được hiển thị trong ô mà bạn áp dụng công thức lên đó

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

136 / 407

Hình 5.37: Kết quả cuối cùng

Chèn đồ thị

Bạn có thể biểu diễn dữ liệu mình có trong bảng dưới dạng đồ thị hoặc hình ảnh để so sánh các dữ liệu với nhau Calc cung cấp cho ta một số dạng đồ thị để trình bày dữ liệu

Để chèn đồ thị vào trong bảng tính:

1 Mở một bảng tính có đầu đề cột và hàng, và chọn dữ liệu cần phải đưa vào trong đồ thị Sau đó, chọn trình đơn Insert, chọn tiếp lệnh

Chart Hộp thoại Chart Wizard xuất hiện.

Hình 5.38: Mở đồ thuật Chart Wizard

2 Trong phần đầu tiên của đồ thuật Chart wizard, bạn có thể chọn kiểu đồ thị và xem trước biểu đồ sẽ được trình bày trông như thế nào.

Calc cho phép ta dùng nhiều kiểu đồ thị khác nhau, 2 chiều cũng như 3 chiều Bạn tiếp tục chuyển tới phần hướng dẫn kế tiếp trong

Chart Wizard bằng cách nhấn Next, hoặc kết thúc việc tạo đồ thị bằng cách nhấn Finish và chèn đồ thị vào trong tài liệu.

Hình 5.39: Chọn kiểu đồ thị

3 Đồ thị sẽ được chèn vào trong vị trí đã chọn trong bảng tính của bạn Giờ bạn có thể di chuyển và thay đổi kích thước của biểu đồ sao cho phù hợp với bố cục tài liệu

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

138 / 407

Hình 5.40: Đồ thị đã chèn vào

Xuất bảng tính ra dạng PDF

Tất cả các ứng dụng OpenOffice.org đều tích hợp sẵn chức năng xuất tài liệu ra dạng PDF Trên Microsoft Windows, không những bạn phải trả tiền bản quyền cho Microsoft Office, mà bạn còn phải mua phần mềm chuyển đổi PDF của một hãng thứ ba để xuất tài liệu của mình ra PDF

Để xuất bảng tính ra dạng PDF:

1 Mở trình đơn File và chọn lệnh Export as PDF Hộp thoại Export xuất hiện.

Hình 5.41: Xuất bảng tính ra tập tin PDF

2 Bốn thẻ trong hộp thoại này cho phép bạn đặt các tuỳ chọn về cách thức xuất bảng tính ra dạng PDF, như những trang nào sẽ được xuất,

phương pháp nén được dùng, mức độ bảo mật mà tập tin PDF sẽ có Sau khi đã chọn các thiết lập mình muốn, hãy nhấn Export.

Hình 5.42: Đặt các thiết lập xuất PDF

3 Đặt tên và chọn thư mục cần lưu tập tin PDF xuất ra, sau đó nhấn Save để xuất bảng tính ra tập tin PDF.

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

140 / 407

Hình 5.43: Xuất tập tin ra PDF

Bạn có biết?

Nếu bạn gõ =GAME("StarWars") vào một ô bất kỳ, trò chơi StarWars sẽ hiện ra Đây là một trò chơi giống như trò ’Bắn

ruồi’ trong điện tử Nintendo trước đây!

4 Giờ, bảng tính của bạn đã được xuất ra tập tin PDF

Hình 5.44: Tập tin PDF thu được

Impress là một công cụ trình diễn mạnh của OpenOffice.org Nó cung cấp các tính năng tạo ảnh chiếu dạng 2D và 3D để trình bày báo cáo, giới thiệu sản phẩm Nó cũng cho phép bạn thêm nhiều hiệu ứng và chuyển động để ảnh chiếu của mình trông hấp dẫn và sinh động hơn OpenOffice.org Impress gần giống như Microsoft PowerPoint về mặt chức năng Tuy nhiên, Impress còn cho phép bạn tạo tập tin PDF từ trình diễn, và thậm chí chuyển trình diễn của mình thành dạng ShockWave Flash (SWF) để đưa lên các trang web Để xem định dạng này, bạn chỉ việc cài đặt trình Flash player

5.4.1 Các tính năng chính của OpenOffice.org Impress

Một số tính năng chính trong Impress:

Tạo ảnh vector: Impress có sẵn rất nhiều công cụ để bạn có thể vẽ các ảnh vector để minh hoạ cho trình diễn mình tạo Bạn cũng có thể xuất

các ảnh vector này thành ảnh bitmap và chuyển đổi ảnh bitmap thành ảnh vector, nếu muốn

Tạo ảnh chiếu: Bạn có thể chọn các mẫu ảnh chiếu có sẵn, hoặc dùng các công cụ vẽ hình và biểu đồ để chỉnh sửa ảnh chiếu của mình Trong

chế độ xem Master view, bạn có thể thêm vào các thành phần mà mình muốn xuất hiện trong tất cả các ảnh chiếu khi trình diễn

Ngoài ra, Impress còn cho phép bạn sử dụng thư viện Open ClipArt, một thư viện hình ảnh miễn phí trên Internet

Các hiệu ứng chuyển động của Impress sẽ giúp cho trình diễn của bạn hết đơn điệu Bạn có thể dùng các hiệu ứng chuyển động 2D hay 3D áp dụng cho văn bản trong ảnh chiếu thông qua công cụ Fontwork Với Fontwork, bạn có thể tạo các ảnh 3D một cách dễ dàng

Xuất bản trình diễn: Impress cho phép bạn xuất bản các trình diễn của mình ra dạng PDF, hoặc chuyển ra SWF để đính vào tài liệu HTML

bạn có Điều này giúp cho trình diễn của bạn chạy tốt trên tất cả các nền ứng dụng, từ Windows, Linux đến web

Lưu trình diễn ở nhiều định dạng khác nhau: Cũng như các ứng dụng OpenOffice.Org khác, Impress lưu tài liệu của nó ở định dạng chuẩn

OpenDocument Nó cũng cho phép bạn lưu tài liệu lại trong các định dạng khác, như ppt của PowerPoint

5.4.2 Tạo các trình diễn đa phương tiện

Tạo, xem và in trình diễn

Để tạo và xem các trình diễn bằng OpenOffice.org Impress: