Chọn nguồn dữ liệu cho tài liệu đíchTrước khi bạn chèn các trường vào tài liệu đích, chọn một nguồn dữ liệu trong Data Merge - Chắc rằng tập tin nguồn dữ liệu không được mở.. - Nếu bạn đ
Trang 12 Chọn nguồn dữ liệu cho tài liệu đích
Trước khi bạn chèn các trường vào tài liệu đích, chọn một nguồn dữ liệu trong Data Merge
- Chắc rằng tập tin nguồn dữ liệu không được mở
T h ặ ở ài liệ b ử d h ài liệ đí h
Palette Bạn chỉ có thể có một tập tin nguồn dữ liệu được chọn cho một tài liệu đích
- Tạo hoặc mở tài liệu bạn sẽ sử dụng như tài liệu đích
- Chọn Window > Automation > Data Merge
- Chọn Select Data Source từ menu Data Merge PaletteChọn Select Data Source từ menu Data Merge Palette
- Để thay đổi các tùy chọn phân cách văn bản, chọn Show Import Options
- Định vị tập tin nguồn dữ liệu, và click Open
- Nếu bạn đã chọn Show Import Options, thay đổi các tùy chọn phân cách và mã hóa như cần thiết, và click OK Các trường dữ liệu xuất hiện trong Data Merge Palette
Trang 23 Các trường dữ liệu trong tài liệu đích
Khi bạn chọn nguồn dữ liệu một danh sách tên trường dữ liệu xuất hiện trong Data Merge
Khi bạn chọn nguồn dữ liệu, một danh sách tên trường dữ liệu xuất hiện trong Data Merge Palette Các tên này giống y hệt các tiêu đề cột từ tập tin nguồn dữ liệu Các biểu tượng cho biết trường dữ liệu là văn bản hay hình ảnh Khi các trường dữ liệu được thêm vào tài liệu, chúng trở thành các trường giữ chỗ, như <<Company>> Bạn có thể chọn và định
d á ờ i hỗ à h là ới ă bả h đồ h khá
dạng các trường giữ chỗ này như làm với văn bản hay đồ họa khác
Bạn có thể gán một trường hình ảnh cho khung có sẵn để tạo một ảnh trôi nổi Hoặc, nếu điểm chèn nằm trong một khung văn bản hoặc nếu văn bản được chọn khi bạn chèn một
t ờ hì h ả h ột ô iữ hỗ hỏ đ hè h ột kh ằ ù dò B ó thể
trường hình ảnh, một ô giữ chỗ nhỏ được chèn như một khung nằm cùng dòng Bạn có thể thay đổi kích thước ô giữ chỗ ảnh để qui định kích thước của các ảnh kết hợp
Khi bạn chèn một trường dữ liệu, InDesign nhớ nguồn dữ liệu của nó Bất kỳ lỗi nào trong
d h á h á t ờ h lỗi i t ờ ỗ à á l i t ờ khô d đị h t ớ
danh sách các trường, như lỗi in, trường rỗng, và các loại trường không dự định trước, phải được chỉnh sửa trong trình ứng dụng nguồn và sau đó cập nhật sử dụng Data Merge Palette
Trang 34 Chèn trường dữ liệu văn bản trong tài liệu đích
Tạo một khung văn bản trong một trang tài liệu hoặc trang chủ
- Tạo một khung văn bản trong một trang tài liệu hoặc trang chủ
- Đặt điểm chèn trong khung văn bản nới bạn muốn trường giữ chỗ xuất hiện, hoặc chọn văn bản bạn muốn thay thế
- Để chèn một trường giữ chỗ, làm một trong các cách sau :
• Click một trường trong danh sách Data Merge Palette
• Drag một tên trường từ danh sách Data Merge và thả nó lên khung văn bản để thêm
• Drag một tên trường từ danh sách Data Merge, và thả nó lên khung văn bản để thêm trường giữ chỗ Nếu bạn drag một trường văn bản vào một khung trống, khung trống trở thành một khung văn bản
Trang 45 Chèn một trường dữ liệu hình ảnh vào tài liệu đích
ể
• Để chèn một trường giữ chỗ hình ảnh cùng dòng mới, drag một trường hình ảnh vào một khung văn bản, hoặc đặt điểm chèn trong một khung văn bản và click trường hình ảnh
• Để chèn một đồ họa trôi nổi mới, drag một trường hình ảnh vào một khung trống hoặc
khung đồ họa có sẵn Nếu bạn drag một trường hình ảnh vào một khung trống, khung trống trở thành một khung đồ họa
• Để chèn một trường vào các item đường nhóm, các ô bảng, hay các item lồng ghép, drag
ế trường hình ảnh vào đích đến
Trang 56 Trường giữ chỗ trong các trang chủ
Nếu bạn chèn trường giữ chỗ vào các trang chủ, bạn có các tiện lợi mà không thể sử dụng
Nếu bạn chèn trường giữ chỗ vào các trang chủ, bạn có các tiện lợi mà không thể sử dụng được khi bạn chèn nó vào các trang tài liệu :
• Tài liệu kết hợp kết quả chứa các trường giữ chỗ gốc trong các trang chủ của nó và bao gồm kết quả đã kết hợp trong các trang tài liệu như các item trang chủ được ghi đè
gồm kết quả đã kết hợp trong các trang tài liệu như các item trang chủ được ghi đè
• Tài liệu đã kết hợp duy trì một kết nối đến nguồn giữ liệu, vì vậy nếu các mẫu tin trong nguồn dữ liệu được điều chỉnh, bạn có thể cập nhật nội dung tài liệu kết hợp bằng cách chọn Update Content in Data Fields Tùy chọn này đặc biệt hữu ích nếu bạn thay đổi bố
chọn Update Content in Data Fields Tùy chọn này đặc biệt hữu ích nếu bạn thay đổi bố trí trong tài liệu kết hợp và sau đó cần thêm dữ liệu mới từ nguồn dữ liệu
• Các thiết lập trong hộp thoại Create Merged Document tương tự như các cái sử dụng trong tài liệu đích, vì vậy bạn có thể tạo lại nhanh chóng tài liệu hiện tại với cùng diện mạo Bạn cũng có thể sử dụng các thiết lập chia sẽ này để tạo một tài liệu y hệ với một nguồn dữ liệu khác, hoặc để tạo một tài liệu mới với cách bố trí được điều chỉnh đôi chút
• Bạn không thể đặt các trường dữ liệu trên cả các trang chủ và trang tài liệu Để kết hợp,
b hải á d ột t hủ hứ á t ờ dữ liệ h t đầ tiê ủ tài liệ
8Quan trọng : Nếu một thông điệp lỗi cho biết InDesign không thể kết hợp tài liệu vì không
có trường giữ chỗ nào tồn tại, bạn có thể đã thêm các trường giữ chỗ cho trang chủ bên
bạn phải áp dụng một trang chủ chứa các trường dữ liệu cho trang đầu tiên của tài liệu
trái trong một tài liệu một trang Trang 1 được dựa vào trang chủ bên phải, vì vậy thêm các trường giữ chỗ cho trang chủ bên phải
Trang 67 Cập nhật, xóa bỏ, và thay thế tập tin nguồn dữ liệu
• Để cập nhật tập tin nguồn dữ liệu, hiệu chỉnh và lưu tập tin nguồn dữ liệu theo định dạng phân cách bằng dấu phẩy hoặc tab, rồi chọn Update Data Source từ Data Merge Palette Các thay đổi sẽ được phản ánh trong Data Merge Palette Nếu các thay đổi không được
ể ắ
phản ánh trong tài liệu sau khi cập nhật, bỏ chọn Preview để tắt nó, sau đó chọn lại
Preview để bật lại nó
• Để xóa bỏ kết nối tới tập tin nguồn dữ liệu, chọn Remove Data Source từ menu Data Merge Palette
• Để chuyển sang một tập tin nguồn dữ liệu mới, chọn Select Data Source từ menu Data Merge Palette, và chỉ định một tập tin nguồn dữ liệu mới InDesign có thể không nhận
dạng một tài trường Trong trường hợp này, tốt nhất là xóa và chèn lại trường giữ chỗ