Giới thiệu cơ bản về excel pdf

Thanh công cụ chuẩn Standard Toolbar Thanh công cụ này được xếp ngay bên dưới thanh menu để cho phép bạntruy cập nhanh đến các chức năng cơ bản của Excel... Tùy chọn thanh công cụ Tùy c

1 Giới thiệu cơ bản

 Giới thiệu màn hình Excel

 Thêm và đổi tên worksheets

 Thanh công cụ chuẩn - mở,

đóng, lưu

Mỗi file Excel có thể được coi là một

quyển sách (workbook) có thể giữ rất nhiều bảng tính (worksheet) Bảng

Mỗi ô trên bảng tính có một địa chỉ

riêng (cell address) là số dòng và số

cột viết liền nhau Ô có thể chứa văn bản, chữ số, hay công thức toán học

Màn hình Microsoft Excel 2000

Thêm và đổi tên Bảng tính

Có thể chuyển đến từng bảng tính (worksheet) trong một workbook

bằng thanh quản lý bảng tính ngay bên trên thanh trạng thái Mặc định,

ba bảng tính được thêm vào tự động trong một workbook Để thêm bảng

tính khác, chọn Insert|

Worksheetbằng thanh menu Để đổi

tên bảgg tính, bấm nút chuột phải trênthanh worksheet tab và

chọn Rename Nhập tên mới và bấm phím ENTER.

Thanh công cụ chuẩn (Standard

Toolbar)

Thanh công cụ này được xếp ngay

bên dưới thanh menu để cho phép bạntruy cập nhanh đến các chức năng cơ bản của Excel

 New - Chọn File|New từ thanh menu, bấm CTRL+N, hay bấm trên biểu tượng New để tạo mới

chuẩn

 Print - Bấm nút Print để in

bảng tính

 Print Preview - Chức năn này

cho phép bạn xem lại trước khi in

 Spell Check - Dùng để kiểm

tra lỗi chính tả tiếng Anh trên bảngtính

 Cut, Copy, Paste và Format Painter - Các thao tác này sẽ được

ggiải thích rõ trong phần Soạn

tiến tới Redo để hủy bỏ thao tác

sau đó bấm nút Insert

Hyperlink và nhập vào địa chỉ

web bạn muốn đoạn văn bản vừa nhập chỉ đến và bấm OK

Cobra

Lớp Lá

Tham gia ngày

Aug 2004Nơi Cư Ngụ

Suối mơBài gởi

63Points4,983Level

45

0Thanked 0 Times in 0 Posts

Mentioned

0 Post(s)Tagged

0 Thread(s)Rep Power

mỗi thực đơn, bấm vào mũi tên đôi ở cuối cuùng của từng menu Nếu bạn muốn menu trở lại như các phiên bản

cũ, hãy làm theo các bước sau:

1/ Chọn View|Toolbars|

Customize từ thanh menu

2/ Bấm trên tab Options

3/ Bỏ chọn hộp chọn Menus show recently used commands first.

Thanh công cụ (Toolbars)

Có rất nhiều thanh công cụ hiển thị các biểu tượng theo từng nhóm cho

tiện việc thao tác Chọn View|

Toolbars từ thanh menu để chọn hiển

các thanh công cụ khác

Tùy chọn thanh công cụ

Tùy chọn thanh công cụ cho phép bạnxóa các biểu tượng trên một thanh

công cụ nếu bạn không dùng chúng hay thêm các biểu tượng mới cho các lệnh bạn sử dụng thường xuyên

1/ Chọn View|Toolbars|

Customize và chọn tab Commands.

2/ Bằng cách click trên danh mục các

lệnh trong hộp Categories, các lệnh

sẽ hiển thị trong hộp Commands bên

phải

3/ Chọn lệnh bạn muốn thêm vào

thanh công cụ ở hộp Commands

4/ Kéo lệnh này (bấm và giữ chuột trái trên lệnh cần thao tác) đến vị trí bạn muốn bố trí chúng trên thanh

công cụ và nhả chuột Biểu tượng của

lệnh sẽ xuất hiện trên thanh công cụ.

5/ Xóa một lệnh khỏi thanh công cụ

là quá trình ngược lại Chọn nút lệnh trên thanh công cụ, kéo nó ra khỏi

thanh công cụ và thả chuột

Ghi macro

Các macro sẽ giúp bạn thao tác nhanhđối với một loạt các thao tác có tính chất lặp lại Trong ví dụ này chúng ta tạo một macro cho phép đặt các lề củatrang là 1 inch

1/ Chọn Tools|Macro|Record New Macro từ thanh menu.

2/ Đặt tên macro trong ô Macro

name Tên macro không cho phép

khỏang trắng và không được phép bắt đầu bằng số

3/ Nếu bạn muốn gán cho nó một

phím tắt trên bàn phím để dễ sử dụng,nhập ký tự cần gán trong

tác dụng cũ của phím tắt sẽ bị bỏ qua

4/ Chọn một lựa chọn trong hộp thả

xuống Store macro in Nếu chứa

trong "This workbook" thì macro sẽ

chỉ có hiệu lực trong workbook này

5/ Nhập phần mô tả

trong Description Điều này cho phép

bạn nhớ lại chức năng của macro khi dùng sau này

6/ Bấm OK khi đã sẵn sàng bắt đầu

ghi macro

7/ Chọn các lựa chọn từ các menu và Excel sẽ ghi nhận các lựa chọn này, ví

dụ như thay đổi các lề trang in trong

màn hìnhPage Setup Chọn File|Page Setup và thay đổi các lề thành 1"

Bấm OK Có thể thay thế bước này

bằng bất cứ lệnh gì bạn muốn Excel thực hiện khi chạy macro Lưu ý, chỉ chọn các lựa chọn có ảnh hưởng đến bảng tính Các thao tác như hiển

thị/không hiển thị một thanh công cụ

(View|Toolbars) không ảnh hưởng

đến bảng tính sẽ không được ghi lại

8/ Bấm trên nút Stop để ngừng việc ghi macro Macro mới ghi đã được lưu

Chạy một Macro

1/ Để chạy một macro bạn đã tạo,

chọn Tools|Macro|Macros từ menu

2/ Trong cửa sổ Macros, chọn

tên Macro name trong danh sách và bấm Run.

3/ Nếu macro chạy quá lâu và bạn muốn dừng giữa chừng, bạn bấm và

giữ nút CTRL đồng thời bấm

nút PAUSE (nút trong cụm nút ít sử

dụng nhất Print Screen/Scroll Lock vàPause)

Suối mơBài gởi

63Points4,983Level

45Thanks

0Thanked 0 Times in 0 Posts

Mentioned

0 Post(s)Tagged

0 Thread(s)Rep Power

0

Thay đổi một Worksheet

 Di chuyển qua các ô

 Thêm bảng tính (worksheets), hàng (rows), và cột (columns)

phím trên bàn phím trong danh sách sau để di chuyển trong một bảng tính.Lên một ô: - phím mũi tên lên

Xuống một ô: - phím mũi tên xuống

hay ENTER

Qua trái một ô: - mũi tên trái

Qua phải một ô: - mũi tên phải

dùng Insert|Worksheet.

 Một dòng/cột - Để thêm một dòng/cột vào bảng tính,

chọn Insert|Rows / Insert|

Columns từ menu

 Nhiều dòng/ Cột - có thể thêm một số dòng hay số cột xác định bằng cách chọn nhiều dòng hay cột(số dòng/cột bằng số dòng hay cột cần thêm) bằng cách bấm và kéo

chuột trên nhãn của dòng/cột, bấm

nút chuột phải và chọn Insert.

Chỉnh kích cỡ dòng và cột

Có hai cách để chỉnh kích cỡ các dòng

và cột

1/ Chỉnh chiều cao của dòng bằng

cách kéo dòng kẻ bên dưới nhãn của dòng bạn muốn thay đổi Chỉnh độ

rộng của cột tương tự bằng cách kéo dòng kẻ bên tay phải của nhãn cột cầnđiều chỉnh

Di chuyển các ô

Để cắt nội dung sẽ được chuyển tới

một vị trí khác, sử dụng lệnh Edit|

Cut trong menu hay dùng biểu tượng

Cut trên thanh công cụ chuẩn

Sao chép các ô

Để sao chép nội dung các ô,

chọn Edit|Copy từ menu hay bấm

trên biểu tượng Copy trên thanh công

cụ chuẩn

Dán các ô đã cắt hay sao chép

Chọn ô bạn muốn bắt đầu dán các ô

đã cắt hay sao chép và chọn từ

menu Edit|Paste hay bấm nút Paste

trên thanh công cụ chuẩn

Kéo thả

Nếu bạn muốn di chuyển các ô trong

một khỏan cách ngắn, sử dụng kéo thả

là cách đơn giản nhất Chỉ đơn giản kéo các ô đã chọn đến vị trí mới bằng chuột

Freeze Panes

Nếu bạn có một bảng tính lớn có dòngtiêu đề cột hay cột tiêu đề cho dòng, các tiêu đề này có thể khuất đi khi

cuộn bảng tính qua lại Bằng cách sử dụng tính năng Freeze Panes, các tiêu

đề này luôn xuất hiện

1/ Đứng ngay tại ô mà bạn muốn

phần các cột bên trái và các dòng bên trên của nó bị đóng băng lại (Freeze)

2/ Chọn menu Window|Freeze

Panes

3/ Để hủy bỏ việc đóng băng, chọn

menu Window|Unfreeze Panes.

Trong ví dụ trên, bạn đứng ở ô A2 và

chọn Window|Freeze Panes Chú ý

rằng có sự nhảy hàng từ 1 đến 6 Khi cuộn bảng tính lên xuống, dòng thứ 1 vẫn còn nằm yên trên màn hình trong khi các dòng khác bị cuộn

41

0Thanked 0 Times in 0 Posts

Mentioned

0 Post(s)Tagged

0 Thread(s)Rep Power

0Bạn cô-bò-ra thêm phần: định dạng theo điều kiện (conditional

formatting) và lọc dữ liệu (data filter) được không?

Trả Lời Với Trích Dẫn

5. 24-09-2004 10:11 PM#6

fresa_dulce

HS THCS

Tham gia ngày

Nov 2003Nơi Cư NgụTrời (Người Trời!)

Bài gởi

352Points7,788Level

59

20Thanked 1 Time in 1 Post

Mentioned

0 Post(s)Tagged

0 Thread(s)Rep Power

thì làm như thế nào? Máy tính hắn cứ báo lỗi à.

Suối mơBài gởi

63

45Thanks

0Thanked 0 Times in 0 Posts

Mentioned

0 Post(s)Tagged

0 Thread(s)Rep Power

0

Hoan hô cô dạy món này vì tụi con () đang học ở trường đây!

Thưa cô Cobra kính mến, em có

thắc mắc (xưng con nữa mích công

bị )

Tuy cô chưa dạy các phần công thức

nhưng em hỏi trước vì bài ở trường đang tịt, khi muốn lấy số ngày tức là (ngày/tháng/năm - ngày/tháng/năm) thì làm như thế nào? Máy tính hắn

cứ báo lỗi à.

Mấy cô cậu thời nay giỏi quá, mới

học copy-paste đã biết đến function rồi

- Nếu Excel đã nhận ra dữ liệu đó là date, thì khoảng cách giữa hai ngày-tháng-năm thực hiện đơn giản chỉ

bằng một phép trừ Sau đó format lại

- Nhưng nếu chỉ lấy hai số trừ nhau, nếu ngày bị trừ nhỏ hơn ngày trừ thì

sẽ sinh ra lỗi, do đó dùng hàm IF như sau:

Ô A1 : 01/01/2004

Ô A2 : 31/12/2004

Ô A3 : =IF(A1>=A2, A1-A2, A2-A1)

fresa_dulce còn xưng con nữa thì

Tham gia ngày

Aug 2004Nơi Cư Ngụ

Suối mơBài gởi

63Points4,983Level

45Thanks

0

Thanked 0 Times in 0 Posts

Mentioned

0 Post(s)Tagged

0 Thread(s)Rep Power

0

Công thức và hàm số (function)

 Công thức

 Liên kết các bảng tính

 Tham khảo tương đối, tuyệt

đối và phối hợp cả hai

 Các hàm cơ bản

 Trợ giúp dùng hàm

 Autosum

Công thức

Công thức được nhập trực tiếp vào ô

và phải bắt đầu bằng dấu bằng "=" Công thức chứa địa chỉ các ô chứa dữ

lilệu cần tính toán Sau khi công thức

đã ược nhập vào ô, nó sẽ được tính ngay lập tức và công thức sẽ được ẩn

đi, thay vào đó là kết quả của công

thức

Liên kết các bảng tính

Bạn có thể dùng giá trị của một ô ở bảng tính khác trong cung một

workbook Ví dụ, giá trị của ô A1

trong bảng tính hiện tại và ô A2 trong bảng tính thứ 2 có thể cộng với nhau

theo kiểu "tên bảng tính!địa chỉ ô" Trong ví dụ trên, công thức sẽ là

"=A1+Sheet2!A2", Sheet2 là tên của bảng tính thứ hai

Tham khảo tương đối, tuyệt đối và phối hợp cả hai

Gọi tên các ô bằng cách sử dụng các nhãn cột và dòng (như là "A1") được

gọi là tham khảo tương đối Khi sao

chép một công thức từ ô này sang ô khác, Excel không tạo một bản sao chính xác những gì trong công thức

Nó tự tính toán lại các địa chỉ tương ứng với vị trí nó được sao chép tới Ví

dụ, nếu có biểu thức cộng đơn giản ở

ô C1 "=(A1+B1)" được sao chép tới ôC2, biểu thức sẽ được đổi lại là

"=(A2+B2)" Điều này có thể diễn

giải như sau: công thức ở ô C1 được

Excel hiểu là: cộng giá trị của ô cùng hàng, cách về bên phải 2 cột và ô

cùng hàng, cách về bên phải 1 cột với nhau

Để ngăn điều này, phải dùng tham khảo tuyệt đối bằng cách thêm dấu

"$" vào trước địa chỉ trong công thức Theo ví dụ trước, nếu công thức trong

ô C1 là "=($A$1+$B$1)" thì khi sao chép tới ô C2 vẫn giữ nguyên như cũ

Tham khảo phối hợp là địa chỉ chỉ

có cột hay hàng là cố định Ví dụ,

trong công thức "=(A$1+$B2)", thì hàng của ô A1 là cố định và cột của ô B2 là cố định

Các hàm cơ bản

Các hàm là cách hiệu quả để thực hiệncác phép toán hơn là công thức Ví

dụ, nếu bạn muốn cộng các giá trị từ ôD1 đến D10, bạn phải nhập "=D1 + D2 + D3 + D4 + D5 + D6 + D7 + D8 + D9 + D10" Một cách ngắn hơn là dùng hàm SUM và chỉ phải nhập

"=SUM(D1 10)" Có nhiều hàm đơn giản và hiệu quả thường sử dụng như:

 SUM: =SUM(A1:100) tính

tổng các ô A1 đến A100

 AVERAGE:

=AVERAGE(B1:B10) tính trung bình cộng các ô từ B1 đến B10

 MAX: =MAX(C1:C100) tìm

số lớn nhất trong các ô từ C1 đến C100

 MIN: =MIN(D1 100) tìm số nhỏ nhất trong các ô từ D1 đến

D100

 SQRT: =SQRT(D10) tính căn bậc hai của ô D10

 TODAY: =TODAY() trả về ngày hiện tại

Trợ giúp dùng hàm

Để xem tất cả các hàm sẵn có trong Excel bằng cách sử dụng Trợ giúp dùng hàm (Function Wizard)

1. Chọn ô cần nhập hàm và bấm trên nút Function Wizard trên

thanh công cụ chuẩn Hoặc bấm phím Shift+F3

2. Ở cửa sổ Paste Function, tìm

xuất hiện bên dưới.

3. Bấm OK để chọn hàm.

4. Màn hình kế tiếp cho phép

chọn các ô liên quan đến giá trị

được sử dụng trong hàm Trong ví

dụ dưới, giá trị của các ô B4 và C4

sẽ được đưa vào hàm SUM

7. Bấm nút Autosum trên thanh công cụ chuẩn.

Đàn ai nắn buông lưu luyến Suối hát theo đôi chim quyên.</span>

Suối mơBài gởi

63

45Thanks

0Thanked 0 Times in 0 Posts

Mentioned

0 Post(s)Tagged

0 Thread(s)Rep Power

0

Originally posted by firemonk

Bạn cô-bò-ra thêm phần: định dạng theo điều kiện (conditional

formatting) và lọc dữ liệu (data

filter) được không?

Thể theo lời yêu cầu của firemonk, sẽ

có thêm bài

Định dạng theo điều kiện, lọc và rút trích dữ liệu theo sau bài Sắp xếp và điền từ

 Định dạng theo điều kiện

Tham gia ngày

Aug 2004Nơi Cư Ngụ

Suối mơBài gởi

63Points4,983Level

45Thanks

0

Thanked 0 Times in 0 Posts

Mentioned

0 Post(s)Tagged

0 Thread(s)Rep Power

Nội dung của ô đang chọn có thể địnhdạng theo nhìêu kiểu Font chữ và cáctính chất của ô có thể thay đổi bằng cách dùng các nút trên thanh công cụ định dạng Nếu thanh công cụ này

không xuất hiện trên màn hình,

chọnView|Toolbars|Formatting từ

menu

Hộp thoại định dạng ô

Để có đầy đủ các lựa chọn định dạng cho ô, bấm chuột phải trên ô đã chọn

và chọn Format Cells , có thể

bấm CTRL+1 hay chọn Format|

Cells từ menu.

 Number tab - Có thể chọn

kiểu dữ liệu hiển thị trong tab này

Chọn General nếu ô chứa văn bản

hay số, chọn các loại khác nếu ô chứa số hay có kết quả trả về

tương ứng của công thức hay hàm

 Alignment tab - Các lựa chọn

trong tab này cho phép thay đổi vị trí, canh lề của các dữ l iệu trong ô

 Font tab - Tất cả các tính chất

của font chữ có thể thay đổi trong

tab này bao gồm: tên font, kích cỡ,kiểu dáng và các hiệu ứng khác.

 Border and Pattern tab - Các

tab này cho phép thêm khung,

bóng đổ và màu nền cho ô

Ngày giờ

Nếu bạn nhập "January 1, 2001"vào một ô trên bảng tính, Excel sẽ tự độngnhận ra là ngày tháng và chuyển kiểu hiển thị sang định dạng "1-Jan-01"

(tùy theo cài đặt Regional của máy tính) Để chuyển định dạng ngày,

chọn tab Number trong hộp

thoạiFormat Cells Chọn "Date" từ hộp Category và chọn định dạng hiển thị dữ liệu kiểu ngày trong hộp Type

Nếu ô là giờ, tương tự, chọn "Time" trong hộp Category và chọn định dạnghiển thị giờ trong hộp Type bên tay

phải Bấm nút OK khi hoàn tất.

Kiểu dáng (Styles)

Sử dụng style trong Excel cho phép bạn định dạng nhanh bảng tính, trình bày thống nhất và tạo một tài liệu

nhìn chuyên nghiệp Chọn style từ

hộp sổ xuống Styles trong thanh công

cụ định dạng Excel cung cấp rất

nhiều định dạng có sẵn:

 Comma - Thêm dấu phẩy để

ngăn cách đơn vị ngàn và hiển thị

2 số sau dấu chấm thập phân

 Comma [0] - Như Comma

nhưng làm tròn số

 Currency - Định dạng tiền tệ

với dấu dollar, ngăn cách hàng

ngàn và 2 số sau dấu chấm thập phân

 Currency [0] - Như Currency

nhưng làm tròn số

 Normal - Chuyển ngược tất cả

các thay đổi trở về định dạng

chung

5. Bấm Add để xem trước các

thay đổi trên bảng tính

6. Chọn style bạn muốn áp dụng

cho đọan và bấm Apply.

Tạo Style mới

7. Chọn ô trên bảng tính có định dạng tương tự như style bạn muốn tạo

8. Bấm ô Style trên thanh công

cụ định dạng, khi đó tên của style

sẽ được chọn

9. Xóa tên hiện tại của style

trong ô Style và nhập tên mới vào.

10. Bấm ENTER khi kết thúc.

Format Painter

Một tính năng thuận tiện trên thanh công cụ chuẩn để định dạng văn bản

là Format Painter Nếu bạn đã định

dạng một ô với nhiều thay đổi về font chữ, ngày tháng, khung nền , và bạn muốn định dạng một ô khác tương tự như vậy, đặt con trỏ trong ô chứa định

dạng cần sao chép Bấm nút Format Painter trên thanh công cụ chuẩn (khi

đó con trỏ chuột sẽ chuyển thành hìnhcây cọ) Chọn các ô bạn muốn áp

dụng định dạng đã sao chép, các ô này

sẽ được định dạng tương tự

Để sao chép định dạng đến nhiều

nhóm ô khác nhau, double-click nút Format Painter Con trỏ chuột sẽ là hình cây cọ để bạn sao chép định

dạng đến nhiều nơi cho đến khi bạn

bấm phím ESC

Định dạng tự động

Excel có nhiều định dạng bảng thông dụng Áp dụng các kiểu này theo các bước sau:

thanh trượt để xem tất cả các định