Bồi dưỡng soạn thảo văn bản

Bồi dưỡng soạn thảo văn bản

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

KHÓA BỒI DƯỠNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

NỘI DUNG CHÍNH

I Tổng quan về Văn bản hành chính

II Quy trình soạn thảo văn bản

III Yêu cầu về thể thức văn bản

IV Kỹ thuật soạn thảo một số loại VBHC thông dụng

1 2

7b

Mục tiêu của khóa bồi dưỡng:

Sau khi tham gia khóa bồi dưỡng, người học có khả năng:

- Sử dụng tiếng Việt phù hợp ngữ cảnh, đặc biệt là tiếng Việt dùng trong VBHC

- Phân biệt tính chất, bố cục, thẩm quyền ban hành, và soạn thảo được một số loại văn bản hành chính thông dụng: Công văn, Thông báo, Tờ trình, Giấy mời, Hợp đồng…

THANG ĐÁNH GIÁ VĂN BẢN

Trình bày thể thức đúng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ

I TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1 Khái niệm

2 Phân loại

3 Phong cách ngôn ngữ VBHC

1 Khái niệm:

VBHC là những văn bản có các thông tin trao đổi, điều hành giải quyết các công việc cụ thể của các

cơ quan, tổ chức hoặc để thực hiện các quy định của các văn bản quy phạm pháp luật.

2 Các loại văn bản hành chính

• Văn bản cá biệt: Quyết định, Nghị

quyết

• Văn bản hành chính thông thường

+ Có tên loại: tờ trình, thông báo, báo

cáo, hợp đồng, biên bản

+ Không tên loại: Công văn

• Văn bản chuyên môn, chuyên ngành

Có tên loại

Văn bản hành chính

thông thường

Không tên loại (công văn)

Không tên loại (công văn)

II QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN

Quy trình soạn thảo VBHC

 (B1) Xác định hình thức, nội dung của văn bản cần soạn thảo;

 (B2) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

 (B3) Soạn thảo văn bản;

 (B4) Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan;

 (B5) Đánh máy, nhân bản, ký ban hành;

 (B6) Lưu văn bản Back

III Yêu cầu về thể thức

1.Cơ sở pháp lý

2.Khổ giấy, canh lề, phông chữ 3.Các thành phần thể thức của văn bản

Thông tư liên tịch số 55/2005/ TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội

vụ và Văn phòng chính phủ

1 Cơ sở pháp lý:

Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày VBHC do Bộ Nội vụ ban hành (Có hiệu lực từ ngày

05/3/2011)

III Yêu cầu về thể thức

3.1 Quốc hiệu : là một câu hay một tập hợp từ nêu lên chế độ chính trị, tên nước.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Back

3.2 Cơ quan ban hành:

giúp người nhận văn bản biết vị trí của

cơ quan ban hành văn bản trong hệ

+ VD2:

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - ĐỐI NGOẠI

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- Không có cơ quan chủ quản:

+ VD1: BỘ CÔNG AN

+ VD2: CÔNG TY TNHH NAM Á

3.3 Số, kí hiệu:

Ví dụ:

Số: 02/QĐ-CKĐ

Tên loại Ký hiệu

+ Đ/v VB hành chính thông thường

Số: …/tên vb-tác giả

VD1: Số: 128/TB-MH

VD2: Số: 05/BB-CKD

+ Công văn là văn bản không có tên loại nên ko có kí hiệu “CV”

Số: 02/ PN

Đối với công văn , trong một số

trường hợp :ghi tên đơn vị soạn thảo sau tên cơ quan ban hành : Số: 875/CKĐ-ĐT

Số: 05/CKĐ-TCHC

3.4 Địa danh, thời gian:

- Địa danh: tên địa phương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở tại đó

 Giúp người nhận văn bản theo dõi được địa điểm, tiện cho việc giao dịch, và theo dõi được thời gian ban hành

- Ngày < 10, tháng < 3, phải viết thêm

số 0 ở trước.

VD: TP.Hồ Chí Minh , ngày 02 tháng

01 năm 2006.

3.5 Tên loại văn bản và trích yếu nội dung: (5a, 5b)

** Tên của văn bản do pháp luật qui định: Thông báo, Tờ trình, Hợp đồng…

Trừ công văn , tất cả các văn bản đều có

tên loại.

**Trích yếu nội dung :

là một câu ngắn thể hiện chính xác nội dung chủ yếu của văn bản.

- Vị trí:

+ ngay dưới tên loại văn bản

+ Đối với văn bản không tên loại (công

văn): trích yếu đừợc ghi dưới phần số, kí

hiệu (5b)

6 Nội dung văn bản:

- Là thành phần chủ yếu của văn

bản.

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác.

- Cỡ chữ: 13-14, kiểu chữ đứng

** Cách viết hoa tên cơ quan, tổ chức KT,CT,VH, XH:

Ví dụ:

(1) Bộ Giáo Dục Đào Tạo

(2) BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO

(3) Bộ Giáo dục Đào tạo

** Cách viết hoa tên cơ quan, tổ

chức KT,CT,VH, XH:

- Bộ phận quản lý : viết hoa chữ cái đầu tiên

VD: Phòng, Ban, Bộ,Ủy ban…

- Bộ phận chức năng : Viết hoa

theo từng cụm chức năng.

Ví dụ:

Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại Phòng Hành chính Tổ chức

Trưởng phòng Đào tạo

Khoa Tài chính Kế toán

Từ Thuần Việt và từ Hán Việt

Thuần Việt : Sắc thái thân mật, tình cảm, trong khẩu ngữ tự nhiên.

Hán Việt: Sắc thái trang trọng, lịch

sự, trân trọng, trong ngôn ngữ khoa học, chính luận

VD : chết (hy sinh), vợ (phu nhân),

tiền (kinh phí, tài chính), .

3/ Trong quá trình đo đạc diện tích đất

để làm sổ đăng ký sử dụng đất, nếu

chủ hộ không nhớ chính xác diện tích đất của mình thì có thể liên hệ với bà con chòm xóm để xác định

4/ Để đảm bảo an toàn lao động, các

cán bộ khi đi thị sát các công trình

đang trong quá trình xây dựng đều

phải đội mũ an toàn trên trốc

Yêu cầu:

- Chủ yếu dùng câu tường thuật, hạn chế các loại câu cầu khiến, nghi vấn, biểu cảm trong các văn bản hành chính

- Sử dụng dấu câu chính xác, hạn chế tối đa việc sử dụng các dấu câu như: chấm than (!), chấm hỏi (?) và dấu ba chấm(…)

3/ Người chiến sĩ ấy bị hai vết thương: một vết thương ở đùi và một vết thương ở Quảng Trị

4/ Quý khách đến thăm quan nhà lưu niệm cần ghi nhớ những điểm sau đây: Một là: tắt thuốc

lá trước khi vào Hai là: bỏ giày dép ở hành lang

5/ Bọn ăn xin tạo ra nhiều hình ảnh xấu xa trên đường phố Yêu cầu các cơ quan có thẩm quyền bắt nhốt cho hết để làm đẹp thành phố

Khi ăn cơm không được uống thuốc này

* Tập thể: TM (thay mặt)

HIỆU TRƯỞNG

(Kí tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn A

KT HIỆU TRƯỞNG

P HIỆU TRƯỞNG

(Kí tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn B

TL.HIỆU TRƯỞNG TP.TỔ CHỨC HÀNH

CHÍNH

(Kí tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn C

TUQ HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG ĐÀO TẠO

(Kí tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn D

TM UBND TP.HỒ CHÍ MINH

CHỦ TỊCH

TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CHỦ TỊCH

8.Dấu của cơ quan, tổ chức:

phía bên trái.

9 Nơi nhận:

Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá

nhân có trách nhiệm thi hành công

việc trong văn bản.

a Vị trí 9a:

Kính gửi: - Ban Giám hiệu nhà trường;

- Trưởng phòng Tổ chức Hành chính.