CHUONG 1-2(HOAN CHINH)

Trang 1

Sử dụng phần mềm bảng tính điện tử Excel

© VDC - Vietnam Datacommunication Company

Trang 2

2

Nội dung

Bài 1: Làm Quen Với MS-Excel 2000.

Bài 2: Soạn thảo nội dung bảng tính.

Trang 3

3

BÀI 1 : Làm quen với Excel

1. Những thao tác đầu tiên với MS-EXCEL

1.1 Khởi động MS-Excel:

a. Khởi động từ nút Start của Windows: Nhấn

chuột vào nút Start  Programs  Microsoft Excel

b. Khỏi động bằng shortcut trên màn hình

Desktop: Nhắp chuột vào biểu tượng Shortcut trên màn hình Desktop

Trang 4

65536 dòng được đánh thứ tự 1,2,3 65536 Một lần tạo bảng tính thì có 3 trang bảng tính tên Sheet1, Sheet2, Sheet3

Trang 5

và ô cuối cùng là IV65536

Trang 6

6

Những thao tác đầu tiên với

MS-EXCEL

Cửa sổ bảng tính: Bao gồm các thành phần chính sau:

Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tập tin

Thanh thực đơn lệnh: cung cấp nhóm lệnh làm việc với bảng tính

Thanh công cụ: cung cấp các nút thao tác nhanh

Thanh công thức: Bao gồm ô Name Box hiển thị toạ độ ô soạn thảo và nội dung dữ liệu của ô

Trang 7

Đường viền dọc: Ghi tên dòng từ trên xuống dưới, từ 1,2…65536.Mỗi dòng chứa 256 ô.

Thanh trượt ngang và thanh trượt dọc : dùng

để dịch chuyển đến những ô bị che khuất.

Thanh trạng thái: ở dưới đáy cửa sổ MS-Excel cho biết thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn thảo, kết quả cộng đơn giản…

Trang 8

8

MS-EXCEL

1.2Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định

Nhắp chuột vào biểu tượng New đặt trên thanh công cụ

Nhấn nút Ctrl + N

Trang 9

9

MS-EXCEL

1.3 Tạo bảng tính mới theo mẫu lựa chọn

Nhắp vào Nút File trên thanh thực đơn lệnh File  New

Trang 10

Mở thực đơn lệnh File, chọn lệnh Save As Nhắp chuột vào hộp Save in để chọn thư mục cần lưu Nhập tên cho bảng tính trong hộp file name

Trang 11

11

MS-EXCEL

1.5 Ghi tệp tin dưới một tên khác

Mở thực đơn lệnh File, chọn lệnh Save As Nhắp chuột vào hộp Save in để chọn thư mục cần lưu

Nhập tên cho bảng tính trong hộp file name

Trang 12

12

MS-EXCEL

1.6 Ghi bảng tính theo kiểu tệp tin khác

Ghi bảng tính phù hợp với các phiên bảng trước của Excel

Mở thực đơn lệnh File, chọn Save as.

Chọn thư mục lưu trữ.

Chọn kiệu file trong hộp Save as type Ví dụ: Microsoft Excel 2.1 Worksheet (*.xls)

Trang 13

13

MS-EXCEL

Các bảng tính mẫu (templates) là gì?

Các bảng tính mẫu là các mẫu trong đó ta tạo

ra các mẫu để sử dụng mà không cần thiết phải tạo lại cho các bảng tính khác.Các bảng tính mẫu được lưu với phần tên mở rộng là

*.XLT

Trang 14

Ghi một bảng tính như một tệp tin mẫuNhấn Save as trong Thực đơn File

Chọn Template trong Save as typeGhi lưu bảng tính để có thể đưa lên trang WebChọn Save as  Chọn kiểu Webpage (*.htm;*.html)

Trang 15

Trang 16

16

Thao tác cơ bản trên bảng tính

2 Thao tác cơ bản trên bảng tính

3. Hoặc chuyển chuột đến tệp tin mà bạn muốn

mở, nhắp đúp chuột vào tên tệp tin để mở

Trang 17

17

Mở Chọn và mở nhiều tập tin liền nhau

Nhắp chọn thực đơn lệnh File, chọn mục open

Di chuyển đến thư mục chứa các tập tin cần

mở, Chọn tập tin đầu tiên trong danh sách, giữ phím Shift sau đó nhắp chuột vào tệp tin cuối cùng.

Nhấn nút Open

Trang 18

18

Mở Chọn và mở nhiều tập tin không kề nhau

Nhắp chọn thực đơn lệnh File, chọn mục open

Di chuyển đến thư mục chứa các tập tin cần

mở, Chọn tập tin đầu tiên trong danh sách, giữ phím Ctrl sau đó nhắp chuột vào tệp tin khác Nhấn nút Open

Trang 19

19

2.2 Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính

MS-Excel hỗ trợ người dùng mở nhiều bảng tính nhưng tại một thời điểm chỉ có một bảng tính cho phép chúng ta thao tác với ô, gọi là BẢNG TÍNH HIỆN HÀNH Chúng ta có thể

chuyển trạng thái hiện hành đến một bảng tính bằng cách mở thực đơn lệnh Window, và nhắp chọn tên của bảng tính

Trang 20

20

2.3 Trang hiện hành, Ô hiện hành

Trang hiện hành

Trên một thời điểm chúng ta chỉ có thể thao tác với các ô trên một trang của bảng tính và gọi đó là trang hiện hành.

Với hình dưới đây thì trang hiện hành đang là Sheet1

Trang 21

21

Ô hiện hành: Trên trang hiện hành, tại một thời điểm ta chỉ có thể thao tác

được với một ô, gọi là ô hiện hành

Trang 22

22

Nhận dạng con trỏ: Trên trang hiện hành, chúng ta sẽ thấy có các loại con trỏ sau:

Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành trên trang Một đường bao đậm xuất hiện ở trên ô hiện hành.

Trang 23

23

Con trỏ soạn thảo văn bản : Có hình dáng thanh màu đen, nhấp nháy, xác định vị trí nhập

dữ liệu cho ô.

Trang 24

24

Con trỏ chuột : Thay đổi tùy thuộc hình dáng trên trang bảng tính

Dạng chữ thập khi ở trên các ô Dạng chữ I khi ở phía trong ô đang soạn thảo

Trang 25

25

Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản trên ô hiện hành

Trang 26

Chỉnh sửa dữ liệu:

Để chỉnh sửa dữ liệu đã nhập trên một ô, nhắp đúp chuột vào ô, chỉnh sửa dữ liệu.

Trang 27

27

2.4 Sử dụng công cụ phóng to, thu nhỏ

Theo mặc định, trang bảng tính được đặt tỉ lệ hiển thị là 100% Tuy, nhiên ta có thể phóng to thu nhỏ, với kích thước max là 400% và min là 25%.

Để phóng to thu nhỏ trang hiển thị, nhắp chuột vào hình tam giác bên phải biểu tượng Zoom rồi chọn tỉ lệ phần trăm trong danh sách hoặc có thẻ gõ con số tỉ lệ vào ô Zoom.

Trang 28

28

Trang 29

29

2.5 Che dấu / hiển thị các thanh công cụ Các thanh công cụ thường dùng:

Thanh công cụ Standard Thanh công cụ Formating Thanh công cụ Drawing Thanh công cụ Borders Thanh công cụ Picture

Trang 30

30

Che dấu / hiển thị các thanh công cụ

Nhấp chọn thực đơn View, chọn lệnh Toolbars

Di chuyển sang bên phải để chọn hoặc bỏ thanh công cụ hiển thị

Trang 31

Trang 32

32

Các bước thao tác:

Đặt con trỏ vào một ô cần cố định các phần ở bên trái và ở trên

Nhắp chọn thực đơn lệnh Window và chọn lệnh Freeze Panes

Gỡ bỏ việc cố định tiêu đề

Nhắp chọn thực đơn lệnh Window và chọn lệnh UnFreeze Panes

Trang 33

33

Bài tập tổng hợp trang 24

Trang 34

34

Bài 2 Soạn thảo nội dung bảng tính

1.Nhập Dữ Liệu Kiểu Số, Văn Bản

Dữ liệu của một ô bảng tính sau khi nhập

sẽ được MS-Excel tự động phân loại và đưa về một trong các kiểu dữ liệu sau:

Kiểu số (Number) Kiểu văn bản (Text) Kiểu Logic

Kiểu mã lỗi (Error)

Trang 35

Regional Settings đặt trong cửa sổ Control Pannel của hệ điều hành Thông thường là nhập theo khuôn dạng tháng- ngày- năm.

Trang 36

36

Nhập Dữ Liệu Kiểu Số, Văn Bản

Ví dụ :

nhập vào ô nội dung 24-01-05  kết quả hiện

ra là 24-1-05, đây không phải là giá trị kiểu số nhập vào ô nội dung 01-24-05  kết quả hiện

ra là 1/24/05, đây là giá trị kiểu số.

Trang 37

37

Trong những trường hợp đã cố định độ rộng làm cho dữ liệu số không thể hiện được hết thì chúng ta sẽ nhìn thấy thông báo :“##########”

Trang 38

38

Lưu ý: Giá trị của dữ liệu số sau khi nhập là không thay đổi khi chúng ta thay đổi khuôn dạng hiển thị trên màn hình.

Ví dụ: Chúng ta nhập vào các ô D1, D3, D4, D5 đều là

2000000 Sau đó thay đổi khuôn dạng của ô D3, D4, D5 chúng ta được các cách thể hiện dạng số khác nhau Nhưng chúng ta có thể nhìn thấy giá trị của ô D3 vẫn là

2000000 được hiển thị trên thanh công thức.

Trang 39

39

Nhập dữ liệu kiểu văn bản

Dữ liệu kiểu văn bản được tạo bởi các kí tự hoặc là kí tự số hoặc là khoảng trống và hoặc các kí tự không phải là số

Trang 40

Trang 41

41

Khi số kí tự nhập vượt quá độ dài ô và ô bên phải đã có

dữ liệu thì MS-Excel che dấu các kí tự vượt qua ô Điều

đó không làm thay đổi giá trị dữ liệu nhập của ô

Trang 42

42

Để nhập dãy số theo kiểu văn bản, chúng

ta nhập kí tự đầu tiên là kí tự ép kiểu gồm: kí tự nháy đơn ‘, kí tự nháy kép “ Sau khi nhập, dữ liệu của ô không chứa

kí tự ép kiểu

Trang 43

Thay thế nội dung đã tồn tại trong ô:

Nhắp chuột vào ô cần thay thế dữ liệu rồi nhập vào dữ liệu mới Dữ liệu cũ sẽ

tự động được xoá mất.

Trang 44

Trang 45

45

THAO TÁC CHỌN/HUỶ CHỌN Ô, DÒNG, CỘT

Chọn ô, dòng cột

Chọn một ô: Để chọn một ô, chúng ta chỉ cần nhắp chuột vào ô đó

Chọn vùng ô liên tục hình chữ nhật:

Nhắp chuột vào ô trên cùng bên trái Giữ phím Shift và nhắp chuột vào ô dưới cùng bên phải Thả phím Shift để kết thúc sự lựa chọn

Trang 46

Thả phím Ctrl khi kết thúc

Trang 47

Giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên cột cuối cùng của dãy.

Thả phím Shift để kết thúc.

Trang 48

Trang 49

49

Chọn một dòng : Để chọn một dòng, chúng ta nhắp chuột vào số thứ tự dòng

có trên đường viền dọc Chọn một dãy dòng liền kề:

Để chọn dãy dòng liền kề nhau, nhắp chuột vào số thứ tự dòng đầu tiên (trên cùng hoặc dưới cùng của dãy) trên đường viền dọc.

Giữ phím Shift và nhắp chuột vào dòng sau cùng của dãy.

Thả phím Shift

Trang 50

Trang 51

Trang 52

52

Huỷ chọn: Để huỷ chọn các ô, chúng ta chỉ cần nhắp chuột vào ô bất kỳ trên

trang bảng tính

Trang 53

Trang 54

54

SỬ DỤNG CÔNG CỤ ĐIỀN NỘI DUNG TỰ ĐỘNG

4 Sử Dụng Công Cụ Điền Nội Dung Tự Động

4.1 Thực hành điền tự động số thứ tự

Nhập số 5 vào ô B3 Nhấn giữ phím Ctrl Trỏ chuột vào hình vuông nhỏ ở góc dưới, bên phải ô đó, con trỏ chuyển thành hình dấu cộng có mũ

Trang 55

55

Nhấp kéo theo chiều dọc, chúng ta sẽ thấy xuất hiện số 6, 7, 8 được điền tự động vào các

ô B4, B5, B6

Trang 56

56

4.2 Thực hành điền tự động theo chuỗi dữ liệu Nhập dữ liệu A24 vào ô A2 và A25 vào ô A3 Chọn vùng ô (A2:A3)

Trang 57

Trang 58

Trang 59

Trang 60

60

Bài tập thực hành

Trang 61

Trang 62

Trang 63

63

SỬ DỤNG CÔNG CỤ ĐIỀN NỘI DUNG TỰ

ĐỘNG

Kết quả được

Trang 64

Trang 65

hoặc trong thực đơn lệnh Edit,

THAO TÁC SAO CHÉP, DI CHUYỂN , XOÁ ,

CHÈN CÁC Ô

Trang 66

Trang 67

Trang 68

Trang 69

Nhấn nút Copy hoặc bấn tổ hợp phím Ctrl+C để sao chép ô

Chuyển con trỏ tới vị trí góc bên trái vùng định sao chép

Nhấn nút Paste hoặc tổ hợp phím Ctrl +V để dán nội dung ô

Trang 70

Chuyển trạng thái hiện hành đến trang bảng tính khác hay mở tệp bảng tính khác.

Đặt con trỏ tới vị trí góc bên trái vùng định sao chép Nhấn nút Paste hoặc tổ hợp phím Ctrl +V để dán nội dung ô

Trang 71

Chuyển con trỏ ô đến vị trí góc bên trái vùng

dự định đặt các ô Nhấn nút Paste hoặc tổ hợp phím Ctrl + V

Trang 72

Trang 73

Chọn dòng 2 Nhắp chọn thựcđơn lệnh Insert  Rows để tạo một dòng trống nằm giữa hai dòng Dòng mới sẽ có định dạng giống như dòng trước khi chèn (dòng trên)

Trang 74

Trang 75

Trang 76

76

THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT

Chọn vùng ô chỉ gồm ô B2

Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert  Cells làm xuất hiện hộp thoại

sau:

Shift cells right: Chèn ô trống và đẩy các ô bên phải vị trí chèn sang phải Shift cells down: Chèn ô trống và đẩy các ô ở dưới vị trí chèn xuống dưới

Entire Row: Chèn dòng trống và đẩy các dòng từ

vị trí chèn xuống dưới Entire Column: Chèn cột trống và đẩy các cột từ

vị trí chèn sang phải

Trang 77

77

THÊM/BỚT Ô, DÒNG, CỘT

6.4 Xoá vùng ô

Chọn vùng ô cần xoá Chọn Edit  Delete Chọn vùng ô chỉ gồm

ô B2

Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert  Cells làm xuất hiện hộp thoại sau:

Shift cells left: Xoá ô và đẩy các ô bên phải vị trí xoá

sang trái Shift cells up: Xoá ô và đẩy các ô ở dưới vị trí xoá lên trên

Entire Row: Xoá dòng chứa

ô và đẩy các dòng dưới vị trí xoá lên trên

Entire Column: Xoá cột chứa ô và đẩy các cột bên phải vị trí xoá sang trái

Định dạng
Số trang	115
Dung lượng	478,5 KB