Bài 2 - Format, page layout and intonation of e-mails -phần 6 docx

Bài giảng dưới đây sẽ thảo luận về những vẫn đề nảy sinh từ sự không tương thích giữa phần mềm gửi và nhận e-mail cũng như đưa ra cho các bạn cách phòng tránh.. Một số phần mềm đọc e-ma

am,

0 E-COMMERCE MADE EASY

Dear Jen Heil,

Welcome to MonsterCommerce! You will find your Order Details below We appreciate your business

and look forward to working with you

Order Information

Your Order Number Is: 1028

Date Of Order: 2/12/2004 10:23:00 PM

Customer Information

Jen Heil

jen@monstercommerce.com

9277.663.5169

# 8 Park Place

Belleville, I 62226

US

Payment Information

Paid Via Credit Card

Name on Card: Test Order

Card Type: Mastercard

Expiration Date: 0505

Shipping Information

Stipping Method: Overnight Arrives Next Day

Shipping Information Is Same As Billing

Your Order

Parts: 5678

Manufacturer Parts: 1234

(Qty: 2 x $22.00)

Subtotal: $12.00

Tax: $0.00

Shipping: $20.00

Handling Chargesi.50

Final Total: $33.50

Tracking Information

Technical Support: 600.353.6582 | Sales: 877.663.5169 | Live Chat

FORMAT OF EMAIL (DINH DANG CUA EMAIL)

Các bạn cũng biết rằng có rất nhiều chương trình phân

mm khác nhau được dùng để đọc thư điện tử Chính vì vậy việc phan e-mail ban gửi đi nhìn không giống phần bạn soạn ở máy của bạn là điều có thể xảy ra Chính vì vậy các bạn phải thật cần thận khi chọn phần soạn thảo e-

mail Bài giảng dưới đây sẽ thảo luận về những vẫn đề nảy sinh từ sự không tương thích giữa phần mềm gửi và

nhận e-mail cũng như đưa ra cho các bạn cách phòng

tránh

FANCY TEXT (LOẠN CHỮ)

Một số phần mềm đọc e-mail chỉ có thê hiểu được những

dạng chữ thường không có code Những phần chữ in

nghiêng, bôi đen hay có màu thường bị biến đổi

Các bạn hãy quan sát ví dụ sau Có thể các bạn muốn gửi

một bức thư điện tử với nội dung như sau:

Hiya! Hey, | Joved the presentation you

gave to Jack this morning Great Job!

Tuy nhiên, nễu phần mềm đọc thư của người nhận không

thê đọc được những phân định dạng trên, rất có thể bức

thư của bạn sẽ được xuất hiện trên máy của họ như sau:

Hiya! Hey, | <l>loved<l> the presentation

you gave to

Jack this morning <B>Great Job!<B>

Chính vì vậy, khi viết e-mail các bạn hãy hạn chế sử dụng

các phần định dạng phức tạp đề tránh trường hợp bị lỗi

chữ người nhận không đọc được Hoặc, các bạn hãy

chọn gửi file TEXT hoặc HTML, việc làm đó sẽ giảm thiểu nguy cơ trên Các bạn hãy lưu ý đến khả năng đọc được

e-mail của người nhận trước khi đưa ra quyết định về

phương thức soạn và gửi thư điện tử

WEB LINKS (LINKS CUA TRANG WEB)

Một số phần mềm đọc e-mail sẽ nhận diện được URLs

(Uniform Fesource Locators, hoặc địa chỉ trang web) ở dang text va dé chung "live" (bạn chỉ cần click vao link là

có thê truy cập vào trang web đó) Bên cạnh đó, một số

phân mêm nhận URLs từ phân "www.”, tuy nhiên hầu hết những phân mềm doc e-mail đều nhận URLs với phan

"hffpz⁄⁄"ở đầu

Chính vi vay, néu e-mail của bạn có chứa URL tốt hơn hết

là bạn hãy bao gồm phân "hííoz⁄⁄“ở đầu, như vậy sẽ an

toàn hơn và đảm bảo khả năng mở được URL của người nhan e-mail

Ngoài ra các bạn cũng nên cần thận khi sử dụng dấu câu,

đặc biệt là dâu châm câu ngay đằng sau phần URL

Ví dụ, khi các bạn gửi một bức e-mail có nội dung như

Sau

Hi - The URL is

http://www.webfoot.com/writings.html See

if you like it!

Nếu như vậy, phần mềm đọc e-mail ở máy người nhận sẽ

nghĩ rằng dầu châm câu ở sau phần URL là một bộ phận

của URL đó và links sẽ không chính xác khiến người nhận

không thé truy cập được.

Trong trường hợp đó người nhận sẽ phải cut-và-paste rất nhiều lần đề có thể vào được trang web ay Ca hai trường

hợp trên đều khiến cho việc trao đổi e-mail giữa bạn và

người nhận trở nên căng thẳng Bởi người nhận có thé khăng khăng rằng trang web đó không tôn tại còn bạn thì

khẳng định nó có tôn tại

Cách trình bày sau đây có thê khiến bức e-mail của ban không đẹp lắm, những có một điều chắc chắn đó là nó sẽ

ít gây ra sự mập mờ Rất đơn giản, các bạn chỉ can dé it

nhất một chỗ cách ngay sau phần URL sau đó mới đặt dau cham cau Cac ban hay quan sát ở ví dụ dưới đây:

Hi - The URL is

http://www.webfoot.com/writings.html

See

if you like it!

Ngoài ra, người nhận e-mail cũng thường chọn cut và

paste không đủ nên không thể đăng nhập được hoặc phải

thử nhiều lần mới được.

Bên cạnh đó vì phân nối của file HTML có thé là hfml hoặc him, nên điều đó có thể gây khó khăn cho người

nhận trong việc nhận biết Chính vì vậy để có thể giúp người nhận chọn phân cut-và-paste một cách dễ dàng,

các bạn nên để phân URLs ở một dòng riêng

Ví dụ:

Hi - The URL is

http://www.webfoot.com/writings.html

see if you like it!

Tuy nhiên, nếu trình bày như vậy sẽ bé mat dau cham đẳng sau phân URL Điều đó sẽ dẫn đến việc sai ngữ pháp và chắc chắn các bạn cũng không muốn đặt dau cham cau @ dong tiếp theo Chính vì vậy, trong trường

hợp này các bạn nên đánh đổi việc sử dụng đúng ngữ pháp lây việc lựa chọn cut-và-pasfe địa chỉ trang web dễ dàng và tiện lợi

Với những trường hợp URLs quá dài các bạn nên tách chúng thành hai dòng.

Ví dụ:

Hi - The URL is

http://www.webfoot.com/advice/translations/indonesian/e

mail

formality.htm|

see if you like it!

Tuy nhién, néu phan mém doc e-mail ở máy người nhận

dé links của trang web "live", nó có thể sẽ không nhận

diện được phần formality.html mà nghĩ rằng phân đó

không thuộc URL và làm họ không vào được hoặc vào sai

phân ở trang web được gửi

Ví dụ:

Hi - The URL is

http://www webfoot.com/advice/translations/indonesian/e

mail

formality.htm|

see if you like it!

Trong trường hợp, người nhận thư điện tử lựa chọn việc

cut va past dia chỉ web, họ có thể sẽ không để ý đến phân cuối dẫn đến việc links sẽ bị thiếu

Chính vì vậy khi địa chỉ web quá dài các bạn có thê tách

chúng thành 2 dòng và đặt dâu ngoặc nhọn bao quanh

phân links đó Một số phần mềm đọc e-mail sẽ nhận biết

được rằng những phân ở bên trong dẫu ngoặc nhọn sẽ di

cùng với nhau

Ví dụ:

Hi - The URL is

<http://www.webfoot.com/advice/translations/indonesian/

email

formality.html>

see if you like it!