Bài giảng tin UI đầy đủ

Ví dụ: sau khi chọn cỡ chữ 18 lúc đầu là cỡ 14, đoạn văn bản trên sẽ trở thành: Mẫu văn bản định dạng Thủ thuật: Bạn có thể bấm tổ hợp phím nóng Ctrl + Shift + P để định vị nhanh đến hộp

Bải giảng Word

Mục lục Chương 1 Giới thiệu chung về Word

1.1.Khởi động

1.2.Thoát khỏi word

Chương 2 Kỹ năng định dạng văn bản

5.1.KÝch ho¹t tÝnh n¨ng Mail merge

5.2.ChÌn c¸c trêng tin lªn tµi liÖu

5.3.Thùc hiÖn trén tµi liÖu

5.4.Thanh c«ng cô Mail merge

Chương 6 In ấn (sinh viên tự đọc)

6.1.In Ên tµi liÖu

6.2.In 2 trang trên cùng mặt giấy

Chương 7 Một số thủ thuật nâng cao (dạy phần tạo header và tạo mục lục)

Bài tập:

-Soạn thảo các văn bản quyết định, tờ trình, thông báo, hợp đồng

-Thiết kế các báo cáo trong doanh nghiệp

-Thiết kế thư mời, mẫu phong bì

Tin học ứng dụng trong kinh tế

I - PHẦN WORD - Ứng dụng Word trong việc thiết kế cỏc mẫu văn bản trong doanh nghiệp

1.Giới thiệu chung về Word

1.1 Cách khởi động

Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows: Start | Programs | Microsoft Word

Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tuợng của phần mềm Word

nếu nh nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: trên thanh tác vụ (task bar), trên màn hình nền của Windows, vv

Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên máy tính

đang làm việc, có thể chọn Start | Documents, chọn tên tệp văn bản (Word) cần mở Khi đó

Word sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định

1.2 Thoát khỏi Word

Khi không làm việc với Word, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

Mở mục chọn File | Exit hoặc - Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.

1.3 Thủ thuật

Thêm nhiều lựa chọn

Nếu bạn giữ nguyờn phớm Shift sau đú chọnFile trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File Với Word và Outlook bạn sẽ thấy

cú thờm lựa c họn Save All và Close All cũn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy cú Close All

2 Kỹ năng định dạng văn bản

Định dạng ký tự, đoạn văn bảnĐịnh dạng đoạn văn bản

Để chọn phông chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm nh sau:

Bớc 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản;

Bớc 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font trên thanh công cụ Standard Một

danh sách các kiểu phông chữ xuất hiện:

Bạn có thể chọn một kiểu phù hợp Ví dụ, sau khi chọn kiểu phông VnTimeH, đoạn văn bản

đã chọn sẽ có dạng:

Mẫu văn bản định dạng

Thủ thuật:

- Bạn có thể bấm tổ hợp phím nóng Ctrl + Shift + F để gọi nhanh bảng chọn phông chữ;

- Với bộ gõ Vietkey hoặc ABC, những phông chữ có tên bắt đầu bởi dấu chấm (.) là phông chữ tiếng Việt Ví dụ: .vnTime, vnArial, vnTimeH;

- Phông tiếng Việt kết thúc bởi chữ in hoa H, sẽ chuyển văn bản đang chọn thành chữ in hoa Ví dụ: .vnTimeH - là một trong những phông chữ in hoa.

Để chọn cỡ chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm nh sau:

Bớc 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản;

Bớc 2: Dùng chuột bấm lên hộp Size trên thanh công cụ Standard Một danh sách các

cỡ chữ xuất hiện cho phép chọn lựa Hoặc cũng có thể gõ trực tiếp cỡ chữ vào mục Size này.

Ví dụ: sau khi chọn cỡ chữ 18 (lúc đầu là cỡ 14), đoạn văn bản trên sẽ trở thành:

Mẫu văn bản định dạng

Thủ thuật: Bạn có thể bấm tổ hợp phím nóng Ctrl + Shift + P để định vị nhanh đến hộp thiết lập

cỡ chữ

c Chọn kiểu chữ

Để chọn kiểu chữ (kiểu chữ béo, kiểu chữ nghiêng, kiểu chữ có gạch châ n ) cho

đoạn văn bản trên, hãy làm nh sau:

Bớc 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản;

Bớc 2: Dùng chuột bấm lên nút kiểu chữ trên thanh công cụ Standard:

Kiểu chữ béo (phím nóng Ctrl + B)

Kiểu chữ nghiêng (phím nóng Ctrl + I)

Kiểu chữ gạch chân (phím nóng Ctrl + U)

vừa có gạch chân nh là:

d Hộp thoại Font

Ngoài những tính năng định dạng căn bản ở trên, hộp thoại Font cung cấp những tính năng

định dạng đặc biệt hơn Để mở hộp thoại Font, kích hoạt mục chọn Format | Font

Thẻ Font: Cho phép thiết lập các định dạng căn bản về phông chữ nh đã trình bày ở trên, ví dụ:

- Hộp Font- cho phép chọn phông chữ;

- Hộp Font style- chọn kiểu chữ: Regular- kiểu chữ bình thờng; Italic- kiểu chữ nghiêng; Bold – kiểu chữ béo; Bold Italic – kiểu vừa béo, vừa nghiêng;

- Hộp Size- chọn cỡ chữ;

- Font color- chọn màu cho chữ;

- Hộp Underline style: để chọn kiểu đờng gạch chân (nếu kiểu chữ đang chọn là underline).

- Ngoài ra, mục Effect cho phép thiết lập một số hiệu ứng chữ đơn giản, bạn có thể chọn chúng và

xem thể hiện ở mục Preview.

- Nếu nhấn nút Default – kiểu định dạng này sẽ đợc thiết lập là ngầm định cho các đoạn văn bản

mới sau này;

2.1.2 Định dạng đoạn văn bản

ở mục 1.2.1 chúng ta đã làm quen với các thao tác định dạng văn bản cho vùng văn bản đã

đ-ợc chọn (đđ-ợc bôi đen) Trong phần này, chúng ta tìm hiểu cách định dạng văn bản trên cùng đoạn văn bản

Mỗi dấu xuống dòng (Enter) sẽ tạo thành một đoạn văn bản Khi định dạng đoạn văn bản, không cần phải lựa chọn toàn bộ văn bản trong đoạn đó, mà chỉ cần đặt điểm trỏ trong đoạn cần

định dạng

Để mở tính năng định dạng đoạn văn bản, mở mục chọn Format | Paragraph, hộp thoại Paragraph xuất hiện:

Mục Aligment: chọn kiểu căn lề cho đoạn:

- Justified – căn đều lề trái và lề phải;

- Left – căn đều lề trái

- Right – căn đều lề bên phải

- Center – căn giữa 2 lề trái và phải.

Mục Indentation: thiết lập khoảng cách từ mép lề đoạn so với lề trang:

- Left – khoảng cách từ lề trái đoạn đến lề trái của trang văn bản;

- Right- khoảng cách từ lề phải của đoạn đến lề phải của trang văn bản

Ngầm định, hai khoảng cách này đều là 0

- Trong mục Special nếu chọn:

First line: khi đó có thể thiết lập độ thụt dòng của dòng đầu tiên trong đoạn vào mục By:

Đây là ví dụ về một đoạn văn bản thiết lập độ thụt đầu dòng (First line)

so với các dòng tiếp theo trong đoạn một khoảng cách 0.5 cm

Hanging: để thiết lập độ thụt dòng của dòng thứ 2 trở đi trong đoạn so với dòng đầu tiên một

khoảng cách đợc gõ vào mục By:.

-Đây là ví dụ về một đoạn văn bản thiết lập độ thụt của các dòng thứ 2 trở đi (Hanging) so với dòng đầu

tiên trong đoạn một khoảng cách 0.5 cm

None: để hủy bỏ chế độ thụt đầu dòng trên đoạn.

Thủ thuật: Định dạng nhanh chóng

Một trong những chức năng ẩn trong MS Office chớnh l à Format Pai nter – cú hỡnh dỏng như chiếc chổi sơn trờn t hanh cụng c ụ chuẩn (St andard toolbar) Nếu c hưa cú bạn cú thể vào Tool | Commands, tỡm đến mục Format và kộo biểu tượng của cụng c ụ thả vào t hanh cụng cụ chuẩn.Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng c hiếc chổi sơn, cụng c ụ sẽ copy l ại định dạng văn bản t ại nơi con trỏ chuột xuất hiện Nếu bạn lựa c họn c ả một đoạn (paragraph) hay một ụ (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu t ượng cụng cụ t hỡ định dạng của đoạn hay ụ đú sẽ được s ao chộp lại Sau

đú bạn chỉ cần kộo chuột lựa c họn đoạn văn bản bạn muố n “dỏn” định dạng giống như đoạn

dụng định dạng đ ó được s ao chộp liờn t ục cho đến khi bạn ấn phớ m Esc.

2.1.3 Thiết lập Bullets

2.1 3.1 Tính năng đánh dấu dòng

Thiết lập Bullets tính năng đánh dấu đầu dòng bằng cách mở mục chọn: Format | Bullets and Numbering , hộp thoại sau đây xuất hiện:

- Dùng chuột nhấn lên kiểu Bullet muốn thiết lập

- Nhấn nút Picture , để chọn một kiểu bullet là các hình ảnh khác, khi đó hộp thoại sau đây

xuất hiện:

Chọn một loại bullet rồi nhấn OK để hoàn tất.

- Có thể nhấn nút Customize để thực hiện một vài thao tác định dạng cần thiết cho bullet

đang chọn:

- Có thể chọn lại kiểu bullet ở danh sách Bullet character;

- Nhấn nút Bullet để có thể chọn bullet là một ký tự đặc biệt (Symbol);

- Mục Bullet position để thiết lập khoảng cách dấu bullet so với mép trong lề

bên trái tài liệu;

- Mục Text position để thiết lập khoảng cách từ văn bản (text) tới mép trong lề

trái của tài liệu

Thủ thuật: X u ố n g d ũ n g k h ụ n g t ạ o c h ỉ m ụ c

Tro ng một đoạn cú chỉ mục nế u bạn muố n xuố ng dũ ng mà khụng muố n dũng đú cú chỉ mục t

hỡ bạn c hỉ cần ấn tổ hợp phớm Shift-Enter Lần tới bạn ấn Enter để xuố ng dũ ng và tiếp tục t heo danh sỏch chỉ mục

2.1.3.2 Thiết lập Numbering

Để đánh số chỉ mục cho các tiêu đề tài liệu, hãy làm theo các bớc sau đây:

Bớc 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần đánh số chỉ mục và kích hoạt tính năng đánh

số chỉ mục bằng cách mở mục chọn: Format | Bullets and Nubering , hộp thoại sau đây xuất

hiện:

Bớc 2: Thiết lập thông tin về đánh số chỉ mục ở thẻ Numbered nh sau:

- Hãy dùng chuột nhấn lên kiểu đánh số chỉ mục muốn thiết lập ;

- Nút Customize , để định dạng cho số chỉ mục này bởi hộp thoại sau:

ý nghĩa các mục tin trên hộp thoại này nh sau:

- Nút Font ,… cho phép chọn kiểu phông chữ cho số chỉ mục;

- Mục Start at: để chọn chỉ mục đầu tiên cần đánh số: nếu chọn 1, sẽ thực hiện đánh chỉ mục là

1, 2, ; nhng nếu chọn là 5 thì sẽ đánh số từ 5 trở đi là 5, 6, 7 ;

- Mục Number position để thiết lập vị trí của chỉ mục trên đoạn văn bản;

- Text position để thiết lập khoảng cách văn bản so với mép lề của trang tài liệu

2.4 Thiết lập Tab

Tab là công cụ đợc sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản Ngoài khả năng dịch chuyển điểm trỏ theo từng bớc nhẩy, mục này sẽ giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dới dạng các cột

Bài toán đặt ra: hãy tạo bảng dữ liệu nh sau:

Các bớc làm nh sau:

Bớc 1: Định nghĩa khoảng cách cho các cột của bảng bởi hộp thoại Tab nh

Mở bảng chọn Format | Tab , hộp thoại Tab xuất hiện:

- Hộp Default tab stops: để thiết lập bớc nhẩy ngầm định của Tab Hình trên bớc nhẩy ngầm

định là 0.5 cm (tức là mỗi khi nhần phím Tab, con trỏ sẽ dịch một đoạn 0.5 cm trên màn hình soạn thảo) Bạn có thể thay đổi giá trị bớc nhảy ngầm định Tab trên màn hình soạn thảo Word bằng cách gõ một giá trị số ( đơn vị là cm) vào hộp này;

- Bảng trên có 3 cột, mỗi cột sẽ đợc bắt đầu tại một vị trí có khoảng cách cố định đến lề trái trang văn bản mà ta phải thiết lập ngay sau đây Giả sử cột STT cách lề trái 1cm, cột Họ và tên cách lề trái 3 cm, cột Địa chỉ cách lề trái 8 cm Khi đó phải thiết lập các thông số này trên hộp

thoại Tab nh sau:

- Hộp Tab stop position: gõ 1 (gõ khoảng cách từ cột STT đến mép lề trái trang văn bản;

ở mục Alignment- chọn lề cho dữ liệu trong cột này (cột STT): Left – canh lề dữ liệu bên trái cột, Right- canh lề bên phải cột, Center – căn lề giữa cột, hãy chọn Center Chọn xong nhấn nút

Set Tơng tự lần lợt khai báo vị trí Tab cho các cột còn lại: Họ và tên (3) và cột Địa chỉ (8)

Đén khi hộp thoại Tab có dạng:

Cuối cùng nhấn nút OK để hoàn tất việc thiết lập tab cho các cột và có thể sử dụng chúng nút Clear- để xoá bỏ điểm Tab đang chọn; nút Clear All - để xoá bỏ toàn bộ các điểm tab đang thiết

lập trên hộp thoại)

Bớc 2: Cách sử dụng những điểm Tab vừa thiết lập ở trên để tạo bảng dữ liệu:

Các vị trí điểm tab vừa thiết lập!

Khi con trỏ đang nằm ở đầu dòng văn bản, nhấn Tab để nhập dữ liệu cột STT Nhập xong nhấn Tab, con trỏ sẽ chuyển đến vị trí tab tiếp theo (vị trí cột họ và tên) và nhập tiếp dữ liệu Họ và tên Nhập xong nhấn Tab để nhập dữ liệu cột Địa chỉ Làm tơng tự với các dòng tiếp theo, bạn

đã có thể tạo đợc bảng dữ liệu nh yêu cầu ở trên

Đặc biệt, chỉ cần dùng chuột xử lý trên thớc kẻ nằm ngang (Vertical Ruler) bạn cũng có thể

Để tạo điểm tab cho cột STT (có khoảng cách là 1cm, lề giữa), hãy nhấn chuột trái lên vị trí 1 cm trên thớc kẻ nằm ngang Một điểm Tab có khoảng cách 1cm, lề trái (Left) đã đợc thiết lập nh sau:

Muốn thay đổi lề cho điểm tab này là giữa (Center), làm nh sau:

Nhấn kép chuột lên điểm tab vừa thiết lập, hộp thoại Tab xuất hiện Tiếp theo chọn lề cho điểm

tab đang chọn trên hộp thoại này ở mục Alignment là Center

Tiếp theo nhất nút Set để thiết lập Tơng tự, hãy tạo tiếp các điểm tab cho cột Họ tên và cột Địa

chỉ Muốn xoá bỏ một điểm tab nào đó, chỉ việc dùng chuột kéo chúng (điểm tab đó) ra khỏi thớc kẻ

3 Chức năng tự động trong soạn thảo văn bản

AutoTextAutoCorrectTỡm kiếm và thay thế

Để thêm một từ viết tắt, thực hiện theo các bớc sau:

Bớc 1: Khởi động tính năng AutoCorrect bằng cách mở mục chọn lệnh: Tools | AutoCorrect ,

Hộp thoại AutoCorrect xuất hiện:

- Gõ cụm từ viết tắt vào mục Replace:

- Gõ cụm từ sẽ thay thế vào mục With:

Ví

dụ: muốn viết tắt từ văn bản bởi vb thì:

Replace gõ vb

Bớc 2: Nhấn nút Add để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt của Word.

b Các tuỳ chọn về sửa lỗi chính tả

AutoCorrect cho phép thiết lập một số tính chất tự động sửa các lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo Để thiết lập các tính chất tự động sửa lỗi chính tả, hãy làm nh sau:

- tự động sửa ký tự đầu tiên của một câu thành ký tự in hoa;

- viết in hoa cho ký tự đầu tiên của ngày Ví dụ: sẽ luôn sửa

là Monday;

- tự động sửa lỗi kiểu nh cAPS LOCK khi bật nhầm

phím Caps lock Khi đó máy sẽ sửa thành Caps lock.

3.2 Auto Text

Chức năng Auto Text cho phép khai báo tên cho một hay nhiều đoạn văn bản, hình vẽ, bảng biểu hay dùng Khi cần sử dụng, chỉ cần gõ tên đã đặt là nội dung đó sẽ chèn vào

3.2.1.Khai báo Auto text

Bớc 1: Đánh dấu khối cần tạo Auto text

Bớc 2: Thực hiện lệnh Insert/Auto text Khung hội thoại AutoCorrect xuất hiện, chọn chức năng

Auto text Cửa sổ Auto text có các lựa chọn sau:

-Show AutoComplete tip for Auto text and dates: Bật/tắt chế độ hiển thị Auto text trong khi soạn

với một tên đã khai báo, WORD sẽ đa ra phần đầu nội dung của Auto text này, nếu muốn chèn nội dung đó vào văn bản ta ấn Enter.

-Enter Auto text entries here: ô để nhập tên các Auto text vào

-Preview: nội dung của Auto text đang chọn

-Look in: vị trí cất giữ Auto text

Bớc 3: Nhập tên muốn đặt cho Auto text vào ô Enter Auto text entries here

Bớc 4: Chọn nút Add để ghi nhớ AutoText vừa đặt

3.2.2.Sử dụng AutoText khi soạn thảo văn bản

Bớc 1: Để con trỏ tại vị trí cần chèn

Bớc 2: Gõ tên AutoText đã đặt, nhấn phím F3 Trờng hợp đã đánh dấu chọn ô Show

AutoComplete tip for AutoText and dates trong bớc 2 phần khai báo trong AutoText, khi ta gõ

xong tên AutoText trên màn hình sẽ hiện một đoạn đầu của phần nội dung AutoText, nhấn Enter nếu muốn chèn nội dung đó

Hoặc có thể sử dụng lệnh để nhập một AutoText vào văn bản nh sau: đa con trỏ soạn thảo tới vị trí cần chèn, thực hiện lệnh Insert/AutoText/AutoText Khung hội thoại AutoCorrect xuất hiện Chọn tên AutoText cần chèn trong danh sách các tên AutoText đã đặt rồi chọn nút Insert trong khung hội thoại

3.2.3.Xóa AutoText đã đặt

Bớc 1: Thực hiện lệnh Insert/AutoText/AutoText Khung hội thoại xuất hiện

Bớc 2: Chọn tên AutoText cần xóa rồi chọn nút Delete trong khung hội thoại

3.3 Tìm kiếm và thay thế văn bản

Tính năng Find & Replace trong Word giúp tìm kiếm văn bản, đồng thời giúp thay thế một cụm

từ bởi một cụm từ mới Điều này giúp ích rất nhiều khi bạn phải làm việc trên một số lợng trang văn bản rất lớn (một giáo trình, một báo cáo dài chẳng hạn)

a Tìm kiếm văn bản

Để tìm kiếm một cụm từ trong tài liệu của mình, làm nh sau:

Bớc 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm;

Nếu không lựa chọn một vùng văn bản, Word sẽ thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ tài liệu

Bớc 2: Khởi động tính năng tìm kiếm văn bản bằng cách: kích hoạt mục chọn Edit | Find

hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F, hộp thoại Find and Replace xuất hiện:

Bớc 3: Thiết lập các thông tin về tìm kiếm trên thẻ Find ý nghĩa các mục tin nh sau:

- Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Find what: ví dụ: Viet nam;

- Thiết lập các tuỳ chọn tìm kiếm ở mục Search Options nh sau:

- Match case- tìm kiếm mà không phân biệt chữ hoa, chữ thờng;

- Find whole words only- chỉ tìm trên những từ độc lập

Bớc 4: Nhấn nút Find next, máy sẽ chỉ đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm.

b Tìm và thay thế văn bản

Tính năng này giúp tìm ra những cụm từ trên văn bản, đồng thời có thể thay thế cụm từ tìm đợc bởi một cụm từ mới Để thực hiện tính năng này, làm nh sau:

Bớc 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm; khởi động tính năng tìm kiếm văn bản;

Bớc 2: Thiết lập thông tin về cụm từ cần tìm và cụm từ sẽ thay thế ở thẻ Replace của

hộp thoại:

- Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what:

- Gõ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with:

Hộp thoại trên thiết lập thông tin tìm kiếm cụm từ Viet nam, nếu tìm thấy có thể thay thế cụm từ

đó bởi Việt Nam.

Bớc 3: Nhấn nút Find next để tìm đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm Khi tìm thấy, có thể

bấm nút Replace để thay thế cụm từ tìm đợc bởi cụm từ đã chỉ định ở mục Replace with: hoặc

nhấn nút Replace All, Word sẽ tự động thay thế toàn bộ các cụm từ sẽ tìm đợc nh chỉ định.

4.Kỹ năng thiết kế bảng biểu

Tạo bảng mớiChỉnh sửa bảng Tớnh toỏn trờn bảng

Sắp xếp dữ liệu

4.1 Tạo cấu trúc bảng

4.1.1 Chèn bảng mới

Cách 1: Sử dụng mục chọn Insert Table

Để chèn một bảng mới lên tài liệu, mở mục chọn: Table | Insert | Table… Hộp thoại Insert Table xuất hiện:

Hãy điền thông tin về cấu trúc bảng mới lên hộp thoại này:

- Mục Table size: cho phép thiết lập số cột (Columns) và số dòng (Rows) cho bảng:

- Gõ số cột của bảng vào mục: Number of columns:

- Gõ số dòng của bảng vào mục Number of rows:

- Mục AutoFit behavior: thiết lập một số các thuộc tính tự động căn chỉnh:

- Fixed column with: sẽ cố định chiều rộng của mỗi cột là: Auto – tự động căn chỉnh

chiểu rộng cho cột; hoặc bạn gõ vào độ rộng của mỗi cột vào mục này (tốt

nhất chọn Auto, vì bạn có thể căn chỉnh độ rộng của các cột sau này);

- AutoFit contents: tự động điều chỉnh độ rộng các cột khít với dữ liệu trong cột

ấy;

- AutoFit window: tự động điều chỉnh độ rộng các cột trong bảng sao cho bảng

có chiều rộng vừa khít chiều rộng trang văn bản

Nên chọn kiểu Auto của mục Fixed column with:

Cách 2: Sử dụng thanh công cụ: Bạn có thể nhấn nút Insert Table trên thanh công cụ Standard

để chèn một bảng lên tài liệu Bảng chọn sau đây xuất hiện, cho phép chọn số dòng và số cột của bảng:

1 Nguyễn Văn Nam 12/3/1983

Bây giờ muốn chèn thêm một cột Giới tính vào sau cột Họ tên Bạn có thể làm nh sau:

Bớc 1: Đặt điểm trỏ lên cột Họ tên;

Bớc 2: Mở mục chọn Table | Insert | Columns to the right (tức là chèn thêm một cột vào bên

phải cột đang chọn) Một cột mới đợc chèn vào bên phải cột Họ tên:

Hãy thực hiện nhập dữ liệu cho cột Giới tính này:

Muốn chèn thêm dòng vào cuối bảng để nhập thêm dữ liệu, làm nh sau:

Bớc 1: Đặt điểm trỏ vào dòng cuối cùng (Trần Thị Bình);

Bớc 2: Mở mục chọn: Table | Insert | Row below (tức là chèn thêm dòng mới vào phía

d-ời dòng đang chọn) Một dòng mới đợc chèn vào bảng

Ngoài ra, khi sử dụng các thao tác về con trỏ trực tiếp lên bảng bạn có thể đơn giản khi thực hiện việc chỉnh sửa cấu trúc bảng

2.1.3 Trộn ô

Trộn ô là thao tác trộn nhiều ô kề nhau trên một bảng lại thành một ô

Đầu tiên bạn tạo bảng nh sau:

Sau đó lần lợt trộn các ô ví dụ, để trộn ô Họ và tên: Bớc 1:

Bôi đen 2 ô cần trộn của ô Họ tên;

Bớc 2: Mở mục chọn Table | Merge Cell Khi đó 2 ô đã chọn sẽ đợc trộn thành một ô Tơng tự,

Bạn hoàn to àn cú thể dễ dàng kẻ một đường t hẳng ngang văn bản của mỡnh một

cỏch r ất đơn gi ản như sau

- Bạn gừ liờn tiếp 3 dấu gạc h ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ cú một đường kẻ đơn

- Bạn gừ liờn tiếp 3 dấu gạc h dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ cú một đường kẻ đậm

- Bạn gừ liờn tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ cú một đường kẻ đụi

Bớc 2: Nháy phải chuột lên vùng bôi đen, mở mục chọn

rồi chọn kiểu lề muốn định dạng theo bảng:

- Định dạng hớng văn bản

Bạn có thể định dạng hớng văn bản trong ô (hiển thị theo chiều dọc, hay chiều ngang) Để

định dạng hớng, bạn làm nh sau:

Bớc 1: Chọn ô cần định dạng hớng;

thoại Text Direction xuất hiện:

Hãy dùng chuột nhấn vào hớng muốn thiết lập ở mục Orientation.

Bớc 3: Nhấn OK để hoàn tất.

4.2.2 Tô nền, kẻ viền

Để tô màu nền hay kẻ viền cho một vùng của bảng, cách làm nh sau:

Bớc 1: Chọn các ô (bôi đen) cần tô nền hay đặt viền;

Hộp thoại Border and Shading xuất hiện:

Thẻ Border cho phép thiết lập các định dạng về đờng kẻ của vùng lựa chọn:

- Mục Style: chọn kiểu đờng định thiết lập;

- Mục Color: chọn màu cho đờng thẳng;

- Mục Width: chọn độ dày, mỏng cho đờng;

- Mục Setting: chọn phạm vi đờng cần thiết lập Ngoài ra bạn có thể chọn phạm

vi các đờng cần thiết lập định dạng ở mục Preview;

- Mục Apply to: để chọn phạm vi các ô thiết lập cho phù hợp: Table – sẽ thiết lập

định dạng này cho toàn bộ bảng; Cell - chỉ thiết lập cho các ô đã chọn;

- Nhấn Ok để kết thúc công việc.

Thẻ Shading cho phép thiết lập các định dạng về tô nền bảng:

- Mục Fill: chọn chọn màu cần tô Đã có sẵn một hộp với rất nhiều màu Bạn có thể nhấn nút More Colors để tự chọn cho mình những màu khác:

- Mục Apply to: để chọn phạm vi các ô cấn tô mầu nền: Table – tô toàn bộ bảng;

Hàm tính tổng SUM của Word để điền giá trị tổng vào các ô có dấu ?

Bớc 1: Đặt điểm trỏ lên ô cần chứa giá trị tổng Ví dụ một ô trên dòng Tổng cộng:

Bớc 2: Mở mục chọn Table | Formula , hộp thoại Formula xuất hiện:

ở mục Formula, gõ vào công thức cần tính Có 3 loại công thức tính tổng:

=SUM(ABOVE) – tính tổng các dòng từ trên dòng đặt điểm trỏ Công thức này đợc áp dụng

để tính tổng cho dòng Tổng cộng;

=SUM(LEFT) – tính tổng cho các dòng bên trái dòng đặt điểm trỏ Công thức này đợc áp dụng

tính tổng cho cột Thực lĩnh ( = Lơng + Phụ cấp);

Tơng tự, =SUM(RIGHT) – tính tổng cho các dòng bên phải dòng đặt điểm trỏ Cuối cùng nhấn

OK để hoàn tất việc tính tổng

Bớc 2: Mở mục chọn Table | Formula , hộp thoại Formula xuất hiện:

ở mục Formula, gõ vào công thức cần tính Có 3 loại công thức tính trung bình cộng:

=AVERAGE(ABOVE) – tính trung bình cộng các dòng từ trên dòng đặt điểm trỏ Công

thức này đợc áp dụng để tính giá trị cho dòng ĐTB chung cả lớp:;

=AVERAGE(LEFT) – tính trung bình cộng cho các dòng bên trái dòng đặt điểm trỏ Công

thức này đợc áp dụng tính giá trị cho cột ĐTB cả năm = (ĐTB HK1 + ĐTB HK2)/2;

Tơng tự, =AVERAGE(RIGHT) – tính trung bình cộng cho các dòng bên phải dòng đặt điểm

trỏ Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất việc tính tổng.

Sau khi thực hiện dán các công thức tính trung bình cộng cho dòng ĐTB chung cả lớp:, và cột

ĐTB cả năm: ta đợc bảng kết quả nh sau:

Đặt điểm trỏ lên bảng cần sắp xếp rồi mở mục chọn Table | Sort , hộp thoại Sort xuất hiện:

Thiết lập thuộc tính cho hộp thoại này nh sau:

- Mục Sort by: chọn cột đầu tiên cần sắp xếp (cột Tên);

- Mục Type : chọn kiểu dữ liệu của cột đó để sắp xếp Có 3 kiểu dữ liệu mà Word hỗ trợ: Text – kiểu ký tự; Number – kiểu số học và Date – kiểu ngày;

- Các mục Then By: Sẽ đợc so sánh khi giá trị sắp xếp trờng đầu tiên trùng nhau Ví dụ

trên, khi Tên trùng nhau thì sắp xếp tiếp theo Họ đệm;

- Mục My list has: chọn Header row- dòng đầu tiên của bảng sẽ không tham gia vào quá trình

sắp xếp (làm dòng tiêu đề); nếu chọn No header row- máy tính sẽ sắp xếp cả dòng đầu tiên của

bảng (chọn khi bảng không có dòng tiêu đề);

- Cuối cùng nhấn OK để thực hiện.

Lu ý: Bạn chỉ có thể sắp xếp đợc dữ liệu của bảng trên phạm vi các ô không bị trộn (Merged)

Sau khi sắp xếp theo Tên và Họ đệm, thu đợc bảng kết quả nh sau:

Sắp xếp bảng theo Điểm TB rồi đến Tên

Đặt điểm trỏ lên bảng cần sắp xếp rồi mở mục chọn Table | Sort , hộp thoại Sort

xuất hiện và thiết lập các thông số cho hộp thoại này nh sau:

5 Trộn văn bản – Mail Merge cho M.Office 2003

5.1 Kích hoạt tính năng Mail merge

Kích hoạt tính năng trộn tài liệu của Word bằng cách mở mục chọn Tools | Mail Merge , Hộp thoại Mail Merge Helper xuất hiện:

ở mục bấm chuột nút Creat và chọn mục Mailing Label, hộp thoại sau đây

xuất hiện:

Hãy chọn Active Window để tiếp tục:

ở mục , nhấn chuột nút Get Data và chọn mục Open Data Source ,

hộp thoại Open Data Source xuất hiện, bạn hãy chọn tệp chứa danh sách khác mời đã

tạo rồi nhấn Open.

Sau khi mở đợc tệp chứa danh sách khách mời, có thể nhấn Close để đóng hộp thoại Mail Merge Helper và sử dụng thanh công cụ Mail merger để chèn các trờng tin cần thiết lên tài

liệu:

Nếu không thấy thanh công cụ Mail Merge xuất hiện trên màn hình, có thể hiển thị

nó bằng cách chọn thực đơn View | Toolbars | Mail Merge.

5.2 Chèn các trờng tin lên tài liệu

Để chèn một trờng tin lên giấy mời, làm nh sau:

Bớc 1: Đặt điểm trỏ vào vị trí cần chèn thông tin trên tài liệu: đặt lên phần định chèn tên (nếu

muốn chèn trờng Họ tên) hoặc đặt điểm trỏ lên mục lớp (nếu muốn chèn trờng Lớp);

Bớc 2: Trên thanh công cụ Mail merge nhấn nút Insert Merge Field, rồi chọn trờng tin

cần chèn lên tài liệu

Sau khi chèn đầy đủ các trờng tin vào những vị trí hợp lý của chúng trên tài liệu, bạn có thể

chuyển sang bớc tiếp theo để tiến hành trộn ra các Giấy mời

: :

5.3 Thực hiện trộn tài liệu

Nhấn nút trên thanh công cụ Mail merge, hộp thoại tuỳ chọn trộn th Merge

xuất hiện:

Có thể thiết lập thông số cho hộp thoại này nh sau:

- Mục Merge to: cho biết những giấy mời đợc tạo ra sẽ đặt ở đâu: New

document- ở một tệp word mới; hoặc Printer – sẽ đợc in ngay ra máy in;

- Mục Records to be merged: cho biết phạm vi các bản ghi sẽ đợc trộn ra:

All-sẽ thực hiện trộn tất cả các bản ghi hoặc From: – hãy chỉ ra trộn từ bản ghi nào

đến To: bản ghi nào?

- Cuối cùng nhấn nút Merge để thực hiện trộn ra các Giấy mời nh đã thiết lập.

5.4 Thanh công cụ Mail merge

Thanh công cụ Mail Merge cung cấp các nút chức năng giúp bạn làm viẹc nhanh chóng và

thuận tiên trong quá trình trộn tài liệu trên word

: Để chèn một trờng tin (cột) từ danh sách lên tài liệu trộn;

: Để chuyển đến vị trí các tài liệu sau khi đã trộn đợc;

Để hiển thị hộp thoại Mail Merge Helper tiếp tục những thiết:

lập ở mục 5.4;

Để kiểm tra xem có một lỗi nào trong quá trình thiết lập các thông tin trộn tài liệu hay không?

Thực hiện trộn tài liệu và đa các kết quả ra một tệp Word mới;

: Thực hiện trộn tài liệu và in luôn kết quả ra máy in;

: Mở hộp thoại thiết lập các thông tin trớc khi trộn th Merge.

6 In ấn

6.1 In ấn tài liệu

Sau khi đã chế bản xong tài liệu, đã kiểm tra lại các lỗi chế bản Bớc này bạn sẽ thực hiện in ấn tài

liệu ra máy in Có nhiều cách cho bạn chọn lựa ra lệnh in ấn:

Cách 1: Mở mục chọn File | Print Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P Hộp thoại Print xuất

hiện:

-Hộp Printer cho phép bạn chọn máy in cần in (trong trờng hợp máy tính bạn có nối tới nhiều

máy in) Nút Properties cho phép bạn thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần;

-Hộp Page range- cho phép thiết lập phạm vi các trang in:

-Chọn All – in toàn bộ các trang trên tệp tài liệu;

-Current page – chỉ in trang tài liệu đang chọn;

-Pages – chỉ ra các trang cần in Qui tắc chọn ra các trang cần in nh sau:

-Hộp Page per sheet để chỉ ra số trang tài liệu sẽ đợc in ra một trang giấy Ngầm định là 1, tuy

nhiên bạn có thể thiết lập nhiều hơn số trang in trên một trang giấy, khi đó cỡ sẽ rất bé;

-Cuối cùng nhấn nút OK để thực hiện việc in ấn.

- Mục Print: Mặc định ở chế độ All pages in range

- All pages in range: In toàn bộ trang

- Odd pages: Chỉ in những trang lẻ

- Even pages: Chỉ in những trang chẵn

6.2 In 2 trang văn bản trờn cựng một mặt giấy (quay ngang & ỏp dụng cho Office 2003)

a/ Vào File / Page Setup…

b/ Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:

Bạn hãy lựa chọn Book fold

c/ Sau đó bạn in bình thường.

d/ Kết quả in sẽ gộp 2 trang trên màn hình word vào 1 mặt giấy đặt ngang (Bạn có thể

đóng thành sách vì ở giữa 2 trang có khoảng cách làm chỗ đóng gáy sách):

7 Soạn thảo các mẫu văn bản thông dụng

-Một số quy định trong soạn thảo văn bản (xem phụ lục)

-Soạn thảo thư mời, thông báo, quyết định, chỉ thị, hợp đồng, công văn (theo các mẫu trong phần bài tập)

8 Một số thủ thuật nâng cao

1 B ảo vệ vă n b ản

Có nhiều c ách để bảo vệ văn b ản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn ho ặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn

Có những các h s au đây để bảo vệ văn bản c ủa bạn

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục P ass

word to ope n để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản c ủa bạn Nhập mật khẩu vào mục Pass word to modify để ngăn c hặn người khác sửa đổi văn bản của bạn

Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản Tro ng cửa sổ

Protect Document bạn sẽ t hấy 3 lựa chọn Tr ack c hanges (chống mọi t hay đổi với Tr ack changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi l

ại và menu Tools | Tr ac k Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phé p người khác

được đọc văn bản c ủa bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ khô ng được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong c ác form ho ặc trường)

2 T ạ o h ea d er + f oo t e r k h á c nh a u t ro n g t à i li ệ u

Nếu bạn chưa vào mục này t hì khi đ ánh he ader+footer thì mặc định toàn bộ trong docume nt của bạn l à hoàn to àn giống nhau Đến c uối mỗi chương, bạn hãy vào Insert->Break… ->Next P age

Khi qua trang mới , bạn double click vào header, t hấy có dòng Same as Previo us Bạn hãy click vào nút Li nk to pre vious

Bạn sẽ t hấy mất đi dòng Same as Pre vious

Lúc này bạn có thể hiệu c hỉnh Header+Footer ở section 2 khác với section

3 Bỏ c hế độ ki ể m t r a c hí nh t ả , t ừ ng ữ t iế ng Anh

MS Word mặc đị nh sau khi cài đặt luôn hiể n thị chế độ kiểm tra lỗi chí nh tả và

ngữ pháp tiếng Anh c ho bạn bằng những gạch chân màu đỏ và màu xanh dưới từ ngừ Khi gõ tiếng Việt có thể sẽ làm bạn khó chị u, c ách bỏ như s au:

1 Vào Tools / Options…

2 Xuất hiện hộ p tho ại Option, chọn thẻ Spelling & Grammar

Bạn bỏ dấu lựa chọ n ở 3 dòng như sau:

- Check s pelling as you t ype

- Check grammar as yo u t ype

- Check grammar wit h s pelling

3 Chọn nút OK

4 Tạo c ác l i ê n kế t ( Li nk) t ro ng M S Wor d

B1 Hãy lựa c họn ( bôi đen) đoạn văn bản c ần tạo liên kết

B2 Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K Hoặc nháy c huột phải, chọn Hyperlink…)

Tạo liên kết đến 1 file khác hoặc 1 trang we b.

B3 Nếu chọn hộp t hoại Hyperlink, c họn Existing File or we b page

- Text to displ ay: Nội dung hiển t hị đoạn liên kết

- Current Fol der: Thư mục hiện thời

- Bro wsed P ages: Các tr ang web đã trình duyệt gần thời gi an hiện thời nhất

- Recent files: Các file mới đ ược mở gần t hời gian hiện t hời nhất

- Address: Tên địa c hỉ và file chọ n để link tới

- Nút ScreenTi p…: Nhập nội dung khi di c huyển chuột vào liên kết sẽ hiển thị nội dung đó (Giống việc chè n chú t hích):

- Nút Bookmark: Đưa r a 1 địa c hỉ nào đó đã đặt bookmar k

B4 Chọn nút OK để hoàn t hành việc đặt liên kết

Tạo liên kết đến 1 file mới sẽ được tạo.

B3 Nếu chọn hộp t hoại Hyperlink, c họn Creat Ne w Document

- Text to displ ay: Nội dung hiển t hị đoạn liên kết

- Name of ne w docume nt: Đặt tên cho file mới

- Nút Change… Thay đổi lại file liên kết đã có

Bạn không nên chọn nút Change này bởi nội dung c ủa file chọn sẽ bị mất s au khi nhấn nút OK

và MS Word sẽ tự động tạo r a file trùng với tê n đã chọn cùng với nội dung file trống

- Nút ScreenTi p…: Nhập nội dung khi di c huyển chuột vào liên kết sẽ hiển thị nội dung đó (Giống việc chè n chú t hích):

- Nút Bookmark: Đưa r a 1 địa c hỉ nào đó đã đặt bo okmar k

4 Chọn nút OK để hoàn t hành việc đặt liên kết

Tạo liên kết đến địa chỉ Email.

B3 Nếu chọn hộ p t hoại Hyperlink, chọ n E-mail Address

- E-mail Address: Địa c hỉ email đặt liên kết tới

- Subject: Tê n tiêu đề

- Recently used e-mail address: Hiển t hị những e mail đ ã được sử dụng gần thời điểm này nhất.Nội dung Subject và E- mail Address sẽ hiển t hị khi bạn di chuyể n c huột vào liên kết

4 Chọn nút OK để hoàn t hành

Tạo liên kết đến một vị trí bất kỳ ở cùng file.

1 Trước hết bạn cần phải đ ánh dấu (đặt Bookmark hoặc Headi ng ho ặc St yle)

cho dòng văn bản được li nk tới

2 Hãy lựa c họn ( bôi đen) đoạn văn bản c ần tạo liên kết

3 Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K Hoặc nháy c huột phải, chọn Hyperlink…)

4 Tại hộp t hoại Hyperlink, c họn Place in This Docume nt

Select a place in this docume nt: Lựa chọn vùng tài liệu đã được đánh dấu:

- Top of the Document: Đặt liên kết đến vị trí đầu tiên c ủa file

- Headi ngs: Đặt liên kết đến 1 he adi ng nào đó đã có trong fi le

- Bookmar ks: Đặt liên kết đến 1 dòng văn bản đã được đánh dấu

- Bạn có thể click vào dấu + để hiển thị c hi tiết các mục trong He adings, Bookmarks,…

Sau khi tạo xong bạn có thể dùng chuột click (ho ặc Ctrl + c huột trái) vào đoạn văn bản vừa đặt

để chuyển s ang vùng liên kết mới

4 Tạo và ứng dụng style

Style hay “kiểu” là tập hợp các định dạng về font chữ, về đoạn (paragraph) có thể áp dụng cho một hay nhiều đoạn Sử dụng style để định dạng cho phép áp dụng nhiều định dạng khác nhau cho một đoạn chỉ bằng một bước thay vì phải định dạng nhiều lần khác nhau Word đã cung cấp nhiều style khác nhau rất hiệu quả, nhất là dành cho các văn bản tiếng Việt dùng Unicode như các style Heading 1, Heading 2, Heading 3 và mặc định là Normal

Bạn có thể áp dụng style cho một đoạn bằng cách chọn một trong danh sách các style đang sử dụng trong

tài liệu Để xem lại định dạng của style hay xem các style ẩn, bạn vào Format/Styles, hộp thoại Style sẽ

hiện ra để tạo mới hay chỉnh sửa style sẵn có

Chọn một style trong danh sách Styles bên tay trái hộp thoại và bấm nút Modify để chỉnh sửa định dạng của style hay bấm nút New để tạo mới Hộp thoại soạn thảo style xuất hiện Bấm vào nút Format và

chọn các mục để định dạng cho style (Font, Paragraph, Border,…)

Check vào hộp thoại Automatically Update để sau này, khi bạn thay đổi định dạng của đọan đang áp dụng style trên văn bản, thì style này cũng được tự động cập nhật theo Check vào hộp thoại Add to template để word lưu định dạng này cho các tài liệu mới khác, nếu không, định dạng chỉ được áp dụng

cho tài liệu hiện tại

Một định dạng khá tiện lợi là bạn có thể quy định phím tắt cho các style sử dụng trong văn bản Ví dụ bạn quy định Ctrl+1 cho Heading 1, Ctrl+2 cho Heading 2, Ctrl+3 cho Heading 3, mặc định style Normal có

phím tắt là Ctrl+Shift+N Để định dạng một văn bản đã soạn thảo, bạn chỉ việc đến từng đoạn và bấm

phím tắt tương ứng

Với Word 2003 có một chổ khác nho nhỏ, đó là vào Format/Styles and formating…, khi đó xuất hiện hộp Styles and Formating bên tay phải màn hình để có thể lựa chọn các style.

Có thể tạo mới một style, dùng nút New Style hay sửa một style có sẵn bằng cách bấm chuột phải trên tên của style và chọn Modify Hộp thoại soạn thảo Style sẽ xuất hiện

Bạn có thể tạo nhiều style để thử xem các tác dụng của style Có thể tạo một hệ thống style mới cho bạn

Đứng tại nơi bạn cần thêm mục lục và vào menu Insert/Index and Tables… (Word 200K) hay Insert/References/Index and Tables… (Word XP) Hộp thoại Index and Tables xuất hiện, bạn chọn tab Table of Contents

Bạn có thể thay đổi các lựa chọn trong tab này để xem hiệu quả trên hai khung Print Preview và Web Preview Mặc định, Word dùng 3 style Heading 1, Heading 2, Heading 3 để làm mục lục, ở

đây chúng ta cần làm mục lục dựa trên nội dung của các style myStyle1, myStyle2, myStyle3, do

vậy bấm vào nút Option Hộp thoại Table of Contents Options xuất hiện.

Bạn xóa số 1, 2, 3 trong các mục của Heading 1,2,3 và nhập lại vào trong các style myStyle1,2,3 Đây là cấp bậc xuất hiện ở mục lục của các style Bạn có thể nhập hai số trùng nhau, (ví dụ như bạn không xóa các số trong Heading 1,2,3), khi đó nội dung các style có đánh số đều xuất hiện, nếu cùng số nghĩa là cùng cấp trình bày mục lục.

Bấm OK để đóng hộp thoại Table of Contents Options và Table of Contents Mục lục sẽ được thêm vào vị trí con trỏ.

Sau này, bạn tiếp tục chỉnh sửa văn bản, thêm nội dung… Để cập nhật lại mục lục, bạn quay về

phần mục lục, để con trỏ văn bản trong mục lục (nội dung mục lục sẽ tô xám) và bấm Ctrl+F9 Một

hộp thoại lựa chọn sẽ xuất hiện để bạn xác nhận là muốn cập nhật toàn bộ mục lục hay chỉ cập nhật

số trang của mục lục.

6 C h è n l ờ i b ì n h v à o v ă n b ả n

Các h 1: Chọn me nu Insert > Comme nt

Các h 2: Trê n thanh công cụ Re vie wi ng, kích biểu tượng Insert ở trạng t hái Print Layout, Web Layout và Re ading Layout, bạn sẽ quan sát thấy định dạng như s au:

Sử dụng c ác nút trên thanh cô ng cụ Re vie wi ng để xác nhận hay hủy bỏ quá trình "track changes " và để xó a c ác Comments (câu bình l uận)

1.Kích vào Pre vious để xem l ại các t hao tác diễn r a trước đó

2.Kích vào Next để xem c ác thao t ác diễn ra sau đó cho đến t hao tác s au cùng

3.Kích vào Accept Change để xác nhận quá trình soát lỗi

4.Kích vào Reject Change/Delete Comment để hủy bỏ quá trình soát lỗi và xóa phần bình luận

Các c hế độ hi ển thị của ô g hi chú (Bal loons):

Bạn có thể thay đổi các chế độ hiể n thị của Balloons bằng các h chọ n menu Show nằm trên thanh công cụ Re vie wi ng và t hay đổi các c hế độ

+ Al ways: Luôn l uôn xuất hiện ô ghi c hú trong quá trình t hao t ác văn bản

+ Ne ver: Không muố n xuất hiện ô ghi chú trong s uốt quá trình thao t ác văn bản

+ Only for Comments/Formatting: Xuất hiện ô ghi chú đối với những lời chú giải và thao tác thay đổi trong văn bản, cò n những dòng văn bản bị xóa đi sẽ hiển thị với đường kẻ gạch ngang qua

1 4 5a

9a 12

9b 13

20-25 mm

Ghi chú:

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 : Số, ký hiệu của văn bản

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính

6 : Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8 : Dấu của cơ quan, tổ chức

13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số

điện thoại, số Telex, số Fax

Phông chữ VnTime: chữ thường, VnTimeH: chữ in hoa Cỡ

2 Tên cơ quan, tổ chức

- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản

- Dòng kẻ bên dưới

3 Số, ký hiệu của văn bản In thường 13 Đứng Số: 32/2002/NĐ-CP; Số: 15/QĐ-BCN; Số: 12/UBND-VX 13

4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban

hành văn bản

In thường 13-14 Nghiêng Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2004

Gò Vấp, ngày 29 tháng 6 năm 2004

13

5 Tên loại và trích yếu nội dung

a Đối với văn bản có tên loại

- Trích yếu nội dung In thường 14 Đứng, đậm Về công tác phòng, chống lụt bão 14

- Dòng kẻ bên dưới

b Đối với công văn

a Gồm phần, chương, mục, điều,

khoản, điểm

- Từ “phần”, “chương” và số thứ

- Tiêu đề của phần, chương In hoa 13-14 Đứng, đậm QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14

38

- Khoản:

Trường hợp có tiêu đề In thường 13-14 Đứng, đậm 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng 14

Trường hợp không có tiêu đề In thường 13-14 Đứng 1 Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể… 14

7 Chức vụ, họ tên của người ký

- Quyền hạn của người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm TM CHÍNH PHỦ KT BỘ TRƯỞNG 14

8 Nơi nhận

a Từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ

- Từ “nơi nhận” In thường 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12

- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân

nhận văn bản, bản sao In thường 11 Đứng - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, ;

STT Thành phần thể thức và chi tiết

trình bày

12 Ký hiệu người đánh máy, nhân

bản và số lượng bản

PL.300

11

13 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ

E-Mail, Website; số điện thoại, số

Telex, số Fax

In thường 11-12 Đứng Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXXE-Mail: Website: