Mail Merge pptx

 Công dụng : Mail Merge giúp bạn tạo ra một tài liệu VD: thư cá nhân, giấy mời, thông báo… có nội dung tương tự nhau để gửi đến nhiều người với tên, địa chỉ… tương ứng của từng người..

#MailMerge

Khái niệm : 2

Công dụng : 2

Các bước thực hiện : 3

Trình tự: 3

Ví dụ minh họa : 12

 Khái niệm :

Mail Merge là một tính năng độc đáo dùng để trộn thư của phần mềm (Software function) Là cách tạo nhiều văn bản gần giống nhau từ một Template

 Công dụng :

Mail Merge giúp bạn tạo ra một tài liệu (VD: thư cá nhân, giấy mời, thông báo…) có nội dung tương tự nhau để gửi đến nhiều người với tên, địa chỉ… tương ứng của từng người

Ví dụ: Muốn tạo ra 100 thư mời để gửi tới 100 người thì cần viết 100

lá thư có nội dung tương tự nhau Và ứng với mỗi thư như thế phải thực hiện một lần in, theo cách như thế thì rất nhàm chán, dễ sai sót, tốn thời gian và không khả thi trong nhiều trường hợp đặc biệt Nhưng nếu sử dụng Mail Merge công việc này sẽ được đơn giản đi rất nhiều Chỉ cần tạo ra 1 file dữ liệu chứa nội dung thư mời và một danh sách chứa các đối tượng cùng các thuộc tính cơ bản của chúng Thực hiện vài thao tác cơ bản và Mail Merge sẽ giải quyết các vấn đề còn lại

Có thể hiểu cách sử dụng mail merge như sau:

 Các bước thực hiện :

Để thực hiện Mail Merge bạn phải có 2 tập tin văn bản riêng biệt trước khi trộn với nhau, tập tin thứ nhất chứa dữ liệu danh sách và các thuộc tính cơ bản của nó (VD: tên, tuổi, địa chỉ, số điện thoại… của từng cá nhân).Tập tin thứ hai chứa tài liệu chính (như thư cá nhân, giấy mời, thông báo…trong phần này phần để nhập dữ liệu để trống)

 Trình tự:

 Mở tập tin chứa tài liệu chính, thực hiện thao tác Tools/Letters and Mailings/Mail Merge như hình vẽ sau:

 Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ hiện ra bên phải màn hình Word,

click chọn Letters, sau đó nhấn Next: Starting document để tiếp tục.

 Ở màn hình kế tiếp cho phép chọn định dạng thư nào làm tài liệu chính Nếu đang dùng tài liệu hiện hành thì chọn như hình vẽ, sau đó Click

Next.

 Màn hình kế cho phép chọn nơi nhận Để tạo một danh sách mới chọn

Type a new list Sau đó Click Create…

 Hộp thoại New Address List hiện ra Chọn Customize

Màn hình tiếp tục hiện ra hộp thoại Customize Address List như hình sau:

 Click Add…và Delete để thêm và xóa các trường mình chọn Có thể thay đổi tên các trường tùy thuộc vào mục đích sử dụng Tiếp theo Click OK.

 Sau đó màn hình trở lại phần New Address List nhưng đã được bỏ bớt

một số thông tin không cần thiết Nhập thông tin dữ liệu vào

Xong mỗi tập tin chọn New Entry để nhập tiếp cho đến khi hết thông tin

dữ liệu Sau đó Click Close.

 Save tập tin theo yêu cầu, xuất hiện hộp thoại Mail Merge Recipients như hình sau Click OK để đồng ý.

 Click Next tại hộp thoại Mail Merge Màn hình này hiện ra cho phép viết

thư

 Tại đây click vào More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu,

sau đó hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện

 Chọn Field thích hợp để chèn vào tài liệu mình tạo Click Insert.

 Tiếp theo click Next ở thanh Mail Merge Hộp thoại hiện ra như sau:

Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư:

 Để chỉnh lại các thư nhấn vào Edit individual letters…

Hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, chọn All và nhấp OK.

Lúc này Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội

dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu Đến đây có thể tiến

 Ví dụ minh họa :

Soạn thảo giấy mời liên hoan văn nghệ chào mừng đại lễ 30/04 - 01/05 của chi đoàn TC13N - Trường CĐ KTĐN theo danh sách đã được liệt kê

Trường: CĐ Kinh Tế Đối Ngoại

Khoa: Tài Chính Kế Toán

Nhân dịp 30/04 - 01/05 chi đoàn TC13N trường CĐ Kinh Tế Đối Ngoại tổ chức buổi liên hoan văn nghệ chào mừng ngày đại lễ tại trường.

Thay mặt BCH chi đoàn mời bạn «Họ_tên» Lớp:«Lớp» đến dự buổi liên hoan cùng chi đoàn chúng tôi Thời gian vào 19h ngày 30/04/2010.

Sự có mặt của bạn là niềm vui của chúng tôi Rất mong bạn đến đúng giờ.

TM BCH chi đoàn TC13N Nguyễn Thị Ngoan.