Hướng dẫn phân hệ quản lý thư viện

PHẦN II: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH V.EMISPHÂN HỆ THƯ VIỆN - THIẾT BỊ A THIẾT LẬP HỆ THỐNG Tính năng: Giúp các đơn vị sử dụng thiết lập các danh mục dùng chung, chọn tham số năm học

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Support to the Renovation of Education Management

128 Mai Hắc Đế - Hà Nội; ĐT: (84-4) 9742837; Fax:(84-4) 9743465

UỶ BAN CHÂU ÂU

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG V.EMIS

PHÂN HỆ QUẢN LÝ THƯ VIỆN

MỤC LỤC

PHẦN I: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT 4

1 MÔI TRƯỜNG 4

2 CÁC BƯỚC CÀI ĐẶT 4

3 - CÀI ĐẶT "SQL S ERVER M ANAGEMENT S TUDIO E XPRESS" 8

PHẦN II: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH V.EMIS PHÂN HỆ THƯ VIỆN - THIẾT BỊ 12

A) THIẾT LẬP HỆ THỐNG 12

1) ĐĂNG KÍ ĐƠN VỊ SỬ DỤNG 13

2) THIẾT LẬP THAM SỐ CHO NĂM HỌC 16

3) SAO LƯU DỮ LIỆU 16

4) PHỤC HỒI DỮ LIỆU 19

B) QUẢN LÍ THƯ VIỆN 21

I) KHAI BÁO DANH MỤC 21

1.1 THANH CÔNG CỤ CHUNG 22

HƯỚNG DẪN CÔNG CỤ IN ẤN 23

1.2 DANH MỤC PHÂN LOẠI THEO NỘI DUNG 25

1.3 DANH MỤC PHÂN LOẠI THEO DẠNG LƯU TRỮ 26

1.4 DANH MỤC TÁC GIẢ 27

1.5 DANH MỤC NHÀ XUẤT BẢN 27

1.6 DANH MỤC NGÔN NGỮ 28

1.7 DANH MỤC KHỔ SÁCH 28

1.8 DANH MỤC TÌNH TRẠNG ẤN PHẨM 29

1.9 DANH MỤC TRẠNG THÁI ẤN PHẨM 29

1.10 DANH MỤC TÍNH CHẤT NGUỒN CUNG CẤP 30

1.11 DANH MỤC NHÀ CUNG CẤP 30

1.12 DANH MỤC KHO ẤN PHẨM 30

1.13 DANH MỤC MÔN LOẠI 31

II) MENU THƯ VIỆN 31

2.1 DANH SÁCH THẺ ĐỌC 31

2.2 ẤN PHẨM - VĂN BẢN 34

2.3 NHẬP MỚI ẤN PHẨM 36

2.4 MƯỢN - TRẢ ẤN PHẨM 37

2.5 DỰ TOÁN ĐỀ NGHỊ MUA ẤN PHẨM 38

2.6 GHI NHẬN ĐỀ NGHỊ THANH LÍ ẤN PHẨM 39

2.7 THANH LÍ ẤN PHẨM 39

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý thư viện trường học 2

2.8 GHI NHẬN ẤN PHẨM MẤT, HƯ HỎNG, RÁCH, 39

2.9 BÁO CÁO QUẢN LÍ THƯ VIỆN 40

2.10 TÌM KIẾM ẤN PHẨM 40

PHẦN III: BÀI TẬP THỰC HÀNH 42

1 - BÀI TẬP VỀ THIẾT LẬP HỆ THỐNG 42

2 - BÀI TẬP VỀ THIẾT LẬP CÁC DANH MỤC 42

3 - BÀI TẬP VỀ CHỨC NĂNG QUẢN LÍ THƯ VIỆN 42

4 - BÀI TẬP VỀ TÌM KIẾM VÀ KẾT XUẤT THÔNG TIN 42

5 - BÀI TẬP VỀ SAO LƯU VÀ PHỤC HỒI DỮ LIỆU 42

6 - NHỮNG SẢN PHẨM VÀ TÀI LIỆU GỬI VỀ DỰ ÁN 43

CD Chạy file Setup.exe trong bộ cài đặt theo đường dẫn:

H:\Bo cai dat\VEMIS2009.12.06 (Tên ổ đĩa CD-ROM trên mỗi máy

sẽ là khác nhau)

Lần lượt thực hiện các thao tác sau:

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý thư viện trường học 4

3 - CÀI ĐẶT "SQL Server Management Studio Express"

SQL Server Management Studio Express là công cụ giúp thao tác với CSDL trong SQL Server 2005.

Sau khi cài đặt bộ V.EMIS, chúng ta tiến hành cài đặt chương trình

SQL Server Management Studio Express Các bước tiến hành như sau:

- Chạy file SQL Server Management Studio Express.msi trên đĩa CD theo đường dẫn: H:\Bo cai dat\Cong cu\SQL Server Management Studio

Express (Tên ổ đĩa CD-ROM trên mỗi máy sẽ là khác nhau)

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý thư viện trường học 8

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý thư viện trường học 10

Bước 1: Điền thông

tin

Bước 2: click nút

Next để tiếp tục.

PHẦN II: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH V.EMIS

PHÂN HỆ THƯ VIỆN - THIẾT BỊ

A) THIẾT LẬP HỆ THỐNG

Tính năng: Giúp các đơn vị sử dụng thiết lập các danh mục dùng chung, chọn tham số năm học, đăng kí đơn vị sử dụng, phân quyền, lưu và phục hồi dữ liệu…

Các bước thực hiện:

- Trên màn hình nền click đúp vào biểu tượng

- Nhập tên đăng nhập: superadmin, mật khẩu: a

- Xuất hiện giao diện chính của VEMIS

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý thư viện trường học 12

- Chọn chức năng Thiết lập tham số trên menu của hệ thống.

- Chọn chức năng Đăng kí đơn vị sử dụng.

- Xuất hiện bảng dưới đây :

- Click chuột vào nút (….) để

- Click chuột vào nút

- Tùy theo việc người dùng có kế thừa danh mục đơn vị cũ không thì

chọn Yes hay No Nếu không muốn thực hiện thao tác này thì chọn Cancel.

- Tiếp tục xuất hiện bảng thông báo:

- Tùy theo việc người dùng có sao lưu dữ liệu của đơn vị trước hay

không thì chọn Yes hoặc No Nếu không muốn thực hiện thao tác này thì chọn Cancel.

- Khi đăng kí xong sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo “Đăng kí thành

công” Click vào OK để hoàn thành.

2) THIẾT LẬP THAM SỐ CHO NĂM HỌC

- Click Thiết lập tham số, chọn Tham số cho năm học

- Xuất hiện bảng như

3) SAO LƯU DỮ LIỆU

Chỉ sử dụng chức năng này khi đã nhập DL vào chương trình, nhằm bảo vệ dữ liệu trong những trường hợp bất chắc Cần thực hiện thao tác sao lưu dữ liệu một cách thường xuyên.

Các bước tiến hành sao lưu:

- Click vào Dự phòng dữ liệu, chọn Sao lưu dữ liệu.

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý thư viện trường học 16

- Xuất hiện cửa sổ dưới đây:

+ Danh mục tĩnh của Bộ GDĐT

+ Danh mục tham số của trường

+ Quản lí giảng dạy

+ Quản lí học sinh

+ Quản lí cán bộ

+ Quản lí tài chính

+ Theo dõi công tác giáo viên

+ Quản lí thư viện

- Quản lí thiết bị

+ VEMIS_22112009.bak + VEMIS_S_22112009.bak + TPS_22112009.bak + VEMIS_STUDENT_22112009.bak + PEMIS_22112009.bak

+ VEMIS_Finance_22112009.bak + VEMIS_Schedule_22112009.bak + VEMIS_Library

+ VEMIS_Equipment

Click vào đây để chọn CSDL cần sao lưu.

- Sau khi đã chọn nơi chữa dữ liệu, click vào nút Save để lưu lại (tên

của file này để nguyên, không sửa thành tên khác)

- Lần lượt thực hiện sao lưu các cơ sở dữ liệu khác tương tự như trên.

- Với phân hệ Quản lí thư viện cần sao lưu các cơ sở dữ liệu:

+ Danh mục tĩnh của Bộ GDĐT + Danh mục tham số của trường + Quản lí học sinh

+ Quản lí cán bộ + Quản lí giảng dạy + Quản lí thư viện

- Sau khi sao lưu xong, trong thư mục đó phải đủ các file sau:

+ VEMIS_ngày tạo file.bak + VEMIS_S_ngày tạo file.bak + VEMIS_STUDENT_ngày tạo file.bak + PEMIS_ngày tạo file.bak

+ TPS_ngày tạo file.bak + VEMIS_Library_ngày tạo file.bak

4) PHỤC HỒI DỮ LIỆU

Khi cần khôi phục lại dữ liệu, cần thực hiện các thao tác sau:

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý thư viện trường học 18

- Xuất hiện bảng như

hình bên, click vào Tiếp

tục (Lưu ý không sửa

Tên máy chủ)

- Xuất hiện bảng, click vào để tìm tới nơi chứa dữ liệu cần phục hồi (Dữ liệu đã được sao lưu).

- Chọn lần lượt từng

cơ sở dữ liệu để phục

hồi.

- Xuất hiện bảng dưới

đây, click vào Tiếp

tục

- Chọn Database

tương ứng với các cơ

sở dữ liệu, sau đó

click Tiếp tục.

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý thư viện trường học 20

- Click vào Kết thúc để hoàn thành việc phục hồi cơ sở dữ liệu thứ nhất.

* Các cơ sở dữ liệu khác thực hiện thao tác lần lượt như các bước trên.

B) QUẢN LÍ THƯ VIỆN

I) KHAI BÁO DANH MỤC

Các chức năng khai báo danh mục của quản lý được đặt trong menu Hệthống\Khai báo danh mục thư viện

Các bảng danh mục sau đây được sử dụng từ phân hệ quản lý chung của hệthống VEMIS, nhằm đảm bảo tính liên thông, sử dụng chung dữ liệu của toàn bộ hệthống phần mềm:

1 Danh mục giáo viên (phân hệ PEMIS)

2 Danh mục học sinh (phân hệ VEMIS – Student)

3 Danh mục môn học

4 Danh mục cấp học

Chi tiết cách thức thực hiện khai báo, cập nhật dữ liệu, xin tham khảo các tàiliệu hướng dẫn của các phân hệ tương ứng trên

Trong phân hệ THƯ VIỆN, các danh mục sau đấy được khai báo riêng, baogồm các danh mục:

1 Danh mục phân loại ấn phẩm theo nội dung

2 Danh mục phân loại ấn phẩm theo dạng lưu trữ

11 Danh mục kho chứa ấn phẩm

12 Danh mục môn loại

1.1 THANH CÔNG CỤ CHUNG

Vì cơ bản các thao tác làm việc với bảng danh mục (cập nhật, in ấn, tìmkiếm ) là tương tự nhau Các giao diện làm việc của phần mềm đều được thiết kếthống nhất, bao gồm thanh công cụ chung, chứa các thao tác chính của người dùng

Từ trái qua phải, các chức năng tương ứng với từng nút lệnh như sau:

 Nút lệnh 1: Về bản ghi đầu tiên trong danh sách

 Nút lệnh 2: Về bản ghi trước đó trong danh sách

 Nút lệnh 3: Tới bản ghi kế tiếp trong danh sách

 Nút lệnh 4: Tới bản ghi cuối cùng trong danh sách

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý thư viện trường học 22

 Thêm mới: (F2): Tạo mới một bản ghi trắng để người dùng nhập dữ liệu

 Ghi: (Ctrl + S): Lưu lại những giá trị dữ liệu người dùng nhập liệu

 Ko lưu: (Ctrl +H): Khi người sử dụng thay đổi dữ liệu hoặc thêm mới dữ

liệu, nhưng sau đó không muốn lưu lại các thay đổi đó, bỏ qua không ghi lạivào file dữ liệu phần mềm Bản ghi sẽ khôi phục lại trạng thái trước khingười dùng thực hiện thao tác Thêm mới hoặc Sửa

 In (Ctrl +P): In dữ liệu theo các mẫu tương ứng với từng chức năng của cửa

sổ làm việc

 Sửa / Thay đổi (F3): Người dùng khi cần sửa thông tin, thay đổi các số liệu

đã nhập

 Xoá: Người sử dụng khi cần xoá dữ liệu đã nhập khỏi file dữ liệu phần

mềm Do dữ liệu đã xoá không thể khôi phục lại được, vì vậy cần lưu ý khithực hiện các thao tác xoá

 Thoát: (F10): Đóng cửa sổ ứng dụng đang làm việc của phần mềm

HƯỚNG DẪN CÔNG CỤ IN ẤN

Tất cả các danh sách, báo cáo, thống kê, trước khi in ra giấy đều xuất hiệnmàn hình Main Report Màn hình này cho phép người sử dụng xem trước tài liệutrước khi in ra giấy Các chức năng chính của thanh công cụ In như sau:

Màn hình Main Report: có các chức năng chính sau:

a Nút thứ nhất: cho phép xuất dữ liệu ra các định dạng khác

Chú ý: Trong trường hợp có một số mẫu biểu trong phần mềm được thiết kế

trên khổ giấy A3, nếu không có điều kiện in ấn trên khổ giấy A3, có thể lựa chọnchuyển in khổ A3 bằng khổ A4 theo trình tự thực hiện sau đây

1 Cài đặt một máy in khổ A3, không nhất thiết phải có máy in mà chỉ cầncài “ảo” một máy in A3 trên máy tính cài phần mềm (ví dụ máy in HPLaserJet 2000…),

2 Chọn chức năng in biểu mẫu cần in

3 Chọn chức năng kết xuất dữ liệu sang các định dạng khác của mẫu biểu

in (nút lệnh ngoài cùng trên thanh công cụ (Hình vẽ trên) Chọn chứcnăng kết xuất dữ liệu ra định dạng Adode Acrobat (*.pdf) Dùng phầnmềm PDF Reader.exe trong thư mục cài đặt (hoặc các phần mềm khác hỗtrợ đọc định dạng file Adode Acrobat (*.pdf)) để mở file và in ấn

b Nút thứ hai:

- Nhấp chuột trên nút có hình máy in thì màn hình Print xuất hiện Cho phépkhai báo một số thông số của máy in trước khi in:

một hay nhiều trang: từ trang ( from ) đến trang ( to )

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý thư viện trường học 24

o Copies: Số bản cần in.

o Properties: Bấm vào để qui định các thông số cho bản in

Khi chọn in, bạn vào phần Properties máy in, ở phần Orientation chọn kiểu in ngang (Landscape) hoặc in dọc (Portrait)

Phóng to thu nhỏ trang in

c Các nút di chuyển trang in (khi kết quả in ấn có số lượng trang của tài liệu

o Nút thứ 5: Dùng để chuyển về trang đầu tiên của báo cáo.

o Nút thứ 6: Dùng đề chuyển về trang trước trang hiện hành.

o Nút thứ 7: Dùng để chuyển đến trang kế tiếp trang hiện hành.

o Nút thứ 8: Dùng để chuyển đến trang cuối cùng của báo cáo.

o Nút thứ 9: Di chuyển nhanh đến trang chỉ định Nhấp chuột trên nút này một màn hình Goto Page xuất hiện: Cho phép chọn trang

để xem nội dung:

Ví dụ: Cần xem nội dung trang số 3, nhập số 3 vào ô nhập liệu sau đó nhấp chuột trên nút OK màn hình sẽ hiển thị nội dung trang số 3 Nếu nhập một số lơn hơn số trang hiện có thì màn hình sẽ hiển thị trang cuối cùng Nếu nhập số nhỏ hơn 1 thì màn hình hiển thị trang hiện hành Nhấp chuột trên nút Cancel để đóng màn hình Goto Page.

d Nút thứ 12: Nhấp chuột trên nút có hình cái kính lúp để phóng to thu nhỏ trang in.

1.2 DANH MỤC PHÂN LOẠI THEO NỘI DUNG

Mục đích: Phân loại ấn phẩm theo nội dung: được chia ra thành: Sách giáo khoa, sách tham khảo, sách giáo viên, sách thiếu nhi, sách pháp luật, văn

Chú ý: Đối với từng mục phân loại theo nội dung, giá trị của trường ký hiệu sẽ làgiá trị sử dụng trong việc ký hiệu mã đăng ký cá biệt, ví dụ một ấn phẩm được phânvào nhóm Sách giáo khoa, sẽ có ký hiệu mã đăng ký cá biệt là SGK.

1.3 DANH MỤC PHÂN LOẠI THEO DẠNG LƯU TRỮ

Mục đích: Phân loại theo dạng lưu trữ: được chia ra thành: Sách in, sách điện

tử, báo - tạp chí, tranh - ảnh, bản đồ - lược đồ, ấn phẩm khác

Cách thức: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Hệ thống\Khai

báo danh mục thư viện\Danh mục phân loại theo dạng lưu trữ

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý thư viện trường học 26

1.4 DANH MỤC TÁC GIẢ

Mục đích: Danh mục các tác giả, đồng tác giả, phục vụ việc tìm kiếm ấnphẩm, in phích, (theo quy tắc mã hoá của ngành văn thư lưu trữ thư viện )

Cách thức: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Hệ thống\Khai

báo danh mục thư viện\Danh mục tác giả

1.5 DANH MỤC NHÀ XUẤT BẢN

Mục đích: Cập nhật danh sách nhà xuất bản,

Cách thức: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Hệ thống\Khai

báo danh mục thư viện\Danh mục nhà xuất bản.

1.6 DANH MỤC NGÔN NGỮ

Mục đích: Phân loại ấn phẩm theo ngôn ngữ, người dùng cập nhật danh mụcnày theo số ngôn ngữ sử dụng: Tiếng Việt, tiếng dân tộc ( ), Tiếng Anh,

Cách thức: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Hệ thống\Khai

báo danh mục thư viện\Danh mục ngôn ngữ

1.7 DANH MỤC KHỔ SÁCH

Mục đích: Phân loại ấn phẩm theo khổ, do người sử dụng tự cập nhật bổsung các khổ ấn phẩm

Cách thức: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Hệ thống\Khai

báo danh mục thư viện\Danh mục khổ sách

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý thư viện trường học 28

1.8 DANH MỤC TÌNH TRẠNG ẤN PHẨM

Mục đích: Phân loại ấn phẩm theo tình trạng: mới, đã cũ, rách, mất trang

Cách thức: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Hệ thống\Khai

báo danh mục thư viện\Danh mục tình trạng ấn phẩm

1.9 DANH MỤC TRẠNG THÁI ẤN PHẨM

Mục đích: Ghi nhận ấn phẩm theo trạng thái trong kho ấn phẩm

Cách thức: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Hệ thống\Khai

báo danh mục thư viện\Danh mục trạng thái ấn phẩm

1.10 DANH MỤC TÍNH CHẤT NGUỒN CUNG CẤP

Mục đích: Phân loại ấn phẩm theo nguồn cung cấp, người sử dụng ghi nhậncác nguồn cung cấp ấn phẩm, (các nguồn được cấp phát và các nguồn tự mua )

Cách thức: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Hệ thống\Khai

báo danh mục thư viện\Danh mục tính chất nguồn cung cấp

1.11 DANH MỤC NHÀ CUNG CẤP

Mục đích: Ghi nhận danh sách các nhà cung cấp, phân phối ấn phẩm

Cách thức: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Hệ thống\Khai

báo danh mục thư viện\Danh mục nhà cung cấp

1.12 DANH MỤC KHO ẤN PHẨM

Mục đích: Ghi nhận danh sách các kho ấn phẩm trong thư viện

Cách thức: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Hệ thống\Khai

báo danh mục thư viện\Danh mục kho ấn phẩm

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý thư viện trường học 30

1.13 DANH MỤC MÔN LOẠI

Mục đích: Phân loại ấn phẩm theo mục đích của người dùng riêng

Cách thức: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Hệ thống\Khai

báo danh mục thư viện\Danh mục môn loại

II) MENU THƯ VIỆN

2.1 DANH SÁCH THẺ ĐỌC

Mục đích: Lập danh sách các thẻ đọc của thư viện, các thẻ đọc được chiathành 02 nhóm thẻ: thẻ đọc cho giáo viên, cán bộ, và thẻ đọc cho học sinh , các dữliệu thẻ đọc này được lấy từ dữ liệu giáo viên trong phân hệ quản lý Nhân sự

Để thêm mới một thẻ đọc vào trong danh sách các thẻ đọc của thư viện, NSD

có thể thực hiện bằng một trong ba cách sau đây:

Cách 1 Lập thẻ đọc cho giáo viên: NSD kích chọn chức năng Thêm thẻ GV trên

thanh công cụ, hệ thống Thư viện kết nối đến dữ liệu của phân hệ PEMIS, lấy cácthông tin cơ bản về cán bộ giáo viên của nhà trường, NSD không cần nhập lại cácthông tin này (số hồ sơ cán bộ, họ tên, năm sinh, giới tính, nơi ở, tổ bộ môn côngtác )

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý thư viện trường học 32

NSD di chuyển để chọn cán bộ giáo viên cần lập thẻ đọc, ấn nút CHỌN trênthanh công cụ, các thông tin này sẽ được chuyển vào phần nội dung lập thẻ đọc.

Để có thể chọn nhanh được giáo viên trong danh sách giáo viên của nhàtrường, NSD thiết lập các tham số để lọc danh sách giáo viên: tổ bộ môn hiện côngtác, tên giáo viên, mã số hồ sơ giáo viên

Cách 2 Lập thẻ đọc cho học sinh: NSD kích chọn chức năng Thêm thẻ HS trên

thanh công cụ, hệ thống Thư viện kết nối đến dữ liệu của phân hệ VEMIS_Student,lấy các thông tin cơ bản về học sinh theo từng năm học và lớp học, NSD không cầnnhập lại các thông tin này (số hồ sơ, họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi ở, lớp )