Chiêu thứ 39: Ngày tháng trong Excel Ngày tháng trong Excel được xử lý rất tuyệt khi được tạo và sử dụng trong Excel, tuy nhiên có những vướng mắc khi xử lý với những dữ liệu ngoại lai i
Trang 1Chiêu thứ 39: Ngày tháng trong Excel
Ngày tháng trong Excel được xử lý rất tuyệt khi được tạo và sử dụng trong Excel, tuy nhiên có những vướng mắc khi xử lý với những dữ liệu ngoại lai import vào May thay, Excel có những công cụ và phương thức để giải quyết khi nó không đúng như bạn muốn
Mặc định, Excel sử dụng hệ thống ngày dựa trên năm gốc 1900 Nó coi ngày
01/01/1900 có giá trị 1, ngày 02/01/1900 có giá trị 2, và cứ thế Các giá trị này giúp cho Excel thực hiện những yêu cầu tính toán thời gian
Giờ phút cũng tương tự như vậy, nhưng Excel coi giờ như là số thập phân, với 1 tương đương 24:00 hay 00:00 18:00 được coi như là 0,75 vì 18 giờ là ¾ của 1 ngày
9ể có thể thấy giá trị số của ngày và giờ, bạn hãy định dạng ô là General Thí dụ dữ liệu ngày giờ đầy đủ 03/05/2007 03:00:00 PM có 1 giá trị số là 39.025,625, nghĩa là đã 39.025 ngày tính từ ngày gốc 01/01/1900 và kèm theo 0,625 ngày tương đương 15/24 ngày
Tính toán cho kết quả nhiều hơn 24 giờ:
Bạn có thể cộng các giá trị giờ với nhau bằng toán tử cộng hoặc dùng hàm Sum() Vì vậy Sum(A1:A5) sẽ cho kết quả là tổng giờ của vùng A1:A5 nếu trong vùng có những giá trị giờ đúng nghĩa Thế nhưng nếu bạn không để ý bạn sẽ tưởng kết quả sai nếu như tổng tính được nhiều hơn 24 giờ: mỗi 24 giờ Excel coi như 1 ngày, và do định dạng giờ phút, con số chỉ ngày không hiển thị bạn hãy thử thì biết:
Trong 1 ô nào đó bạn gõ công thức =5:00 + 17:00 + 6:00, bạn cho rằng kết quả phải là 28:00, nhưng Excel lại chỉ cho bạn thấy trên ô là 4:00, vì 24 giờ đã bị chuyển thành 1 ngày, chỉ còn 4 giờ lẻ
Muốn buộc Excel hiện rõ số giờ lớn hơn 24, bạn phải định dạng custom cho ô đó là [h]:mm hoặc [h]:mm:ss
Bạn cũng có thể dùng kiểu định dạng đó để biết số phút hoặc số giây của 1 giá trị giờ, hoặc ngày Thí dụ như 1 ô có giá trị 1 (24 giờ) và định dạng [m] sẽ hiển thị số phút của
24 giờ là 1.440 Nếu bạn định dạng [s], bạn sẽ thấy số giây là 86.400
Tính toán ngày và giờ:
Để tính toán ngày giờ bạn cần nhớ những con số sau:
1 ngày = 24 giờ = 1.440 phút = 86.400 giây
1 giờ = 60 phút = 3.600 giây
Khi đã nhớ các con số này, bạn có thể dễ dàng sử dụng để tính toán quy đổi đơn vị thời gian
Thí dụ bạn có con số 5,5 trong ô A1, và bạn muốn:
- Bạn muốn nó là 5:30 hoặc 5:30 AM, bạn dùng công thức =A1/24
- Bạn muốn nó là 17:30 hoặc 5:30 PM, bạn dùng công thức =A1/24 + 0,5
- ngược lại bạn muốn tính xem trong 5,5 ngày có bao nhiêu giờ, dùng công thức
=A1*24
Thí dụ khác: bạn có 1 giá trị ngày (đúng nghĩa) như là 22/05/2007 15:36 và bạn chỉ muốn:
- Lấy số ngày : = Int(A1)
Trang 2- Lấy số giờ: =A1- Int(A1), hoặc = Mod(A1, 1)
Để tìm khoảng thời gian tính bằng ngày giữa 2 mốc ngày, bạn tính bằng công thức:
=DatedIf(A1, A2, “d”), với A1 là ngày sớm hơn (có giá trị nhỏ hơn)
Hàm DatedIf có thể dùng với tham số “m” cho tháng, “y” cho năm
Hàm datedif không có trong danh sách hàm của Excel vì nó là 1 hàm của Lotus123
Nếu bạn không biết chắc ngày nào nhỏ hơn ngày nào trong công thức tính, hãy dùng kết hợp Min và Max như sau:
=DatedIf(Min(A1, A2), max(A1, A2), ”d”)
Để hiển thị giờ âm sau khi tính toán:
Khi tính toán thời gian, khi có những kết quả âm, Excel sẽ bị lỗi và hiển thị tràn số:
#########
Chẳng hạn bạn tính khoảng thời gian giữa giờ bắt đầu và giờ kết thúc: =A2 - A1 Nếu như giờ bắt đầu là 17:00 và kết thúc là 5:00 sáng hôm sau thì công thức trên sẽ bị lỗi Bạn hãy dùng công thức này:
=A2- A1+ If(A2<A1, 1)
Còn nếu bạn cần tính hiệu số của 2 giờ trong cùng ngày, bạn dùng công thức
=Max(A1:A2)- Min(A1:A2)
hoặc = ABS(A2- A1)
Cách này là chuyển số âm thành số dương, còn có 1 cách để hiện số giờ âm: chỉnh Option - Calculation - Đánh dấu chọn vào mục 1904 Date Systems Tuy nhiên cách
này có thể gây lỗi tính toán cho những công thức khác,
Đây còn gọi là hệ thống ngày MacinTosh, sẽ nói kỹ hơn trong Chiêu 87
Bạn cũng có thể yêu cầu Excel cộng thêm vào giá trị ngày có sẵn 1 khoảng thời gian mà bạn muốn (khi tính thời hạn này nọ kể từ 1 thời điểm), bằng cách dùng hàm date() với
cú pháp sau:
=Date(Year(A1)+ số năm, Month(A1) + số tháng, Day(A1) + số ngày)
Thí dụ như thêm 3 tháng vào ô A1: = Date(Year(A1, Month(A1) + 3, Day(A1))
AddIns Analysis ToolPak còn hỗ trợ nhiều hàm trong đó có những hàm thời gian như Edate() để cộng trừ 1 số tháng vào 1 ngày cho trước Hoặc hàm EoMonth() để tính ngày cuối tháng của 1 thời điểm bất kỳ
Ghi chú:
Excel có 1 lỗi là coi năm 1900 là 1 năm nhuận, trong khi không phải vậy Điều ngạc nhiên là anh Bill cố tình làm vậy, theo như họ tuyên bố
Sau đây là 1 số link hữu ích về xử lý ngày tháng:
HOW TO: Use Dates and Times in Excel 2000
http://support.microsoft.com/default n-us;Q214094#6
Text or Number Converted to Unintended Number Format
http://support.microsoft.com/default ;en-us;Q214233
Maximum Times in Microsoft Excel
http://support.microsoft.com/default ;en-us;Q214386
Dates and Times Displayed as Serial Numbers When Viewing Formulas
http://support.microsoft.com/default ;en-us;Q241072
Trang 3Controlling and Understanding Settings in the Format Cells Dialog Box
http://support.microsoft.com/default ;en-us;Q264372
How to Use Dates and Times in Microsoft Excel
http://support.microsoft.com/default b;en-us;214094
Xử lý Ngày giờ là 1 trong những điều kỳ diệu của Excel Nắm vững những thủ thuật này bạn sẽ tiết kiệm vô khối thời gian với nó