Quản trị doang nghiệp - chương 5

-Đầu tư vào hàng tồn kho là đầu tư lớn nhất của một doanh nghiệp.Mỗi đồng đầu tư vào hàng tồn kho là mỗi đồng không được sử dụng để đầu tư vào sản phẩm hoặc dịch vụ mới, hoàn thiện công

CHƯƠNG VI QUẢN TRỊ TỒN KHO

-Hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn trong tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm từ 36% đến 40% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp

-Đầu tư vào hàng tồn kho là đầu tư lớn nhất của một doanh nghiệp.Mỗi đồng đầu tư vào hàng tồn kho là mỗi đồng không được sử dụng để đầu

tư vào sản phẩm hoặc dịch vụ mới, hoàn thiện công nghệ hoặc tăng năng lực sản xuất.Vì vậy nhiệm vụ của các doanh nghiệp là phải tìm cách xác định được số lượng hàng tồn kho tối ưu với một chi phí tối thiểu nhằm duy trì sản xuất đều đặn đồng thời đáp ứng kịp thời, đúng lúc nhu cầu khách hàng

-Để quản lý tốt hàng tồn kho nhà quản trị phải trả lời được hai câu hỏi sau:

+Lượng đặt hàng bao nhiêu là tối ưu?

+Khi nào thì tiến hành đặt hàng?

Chương này sẽ cung cấp một số mô hình tồn kho nhằm giúp nhà quản trị trả lời câu hỏi trên

I.Những khái niệm liên quan đến quản trị tồn kho:

1.Khái niệm:

-Hàng tồn kho được xem là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng những nhu cầu hiện tại hoặc tương lai.Hàng tồn kho tồn tại chủ yếu dưới

3 hình thức:………

2.Chức năng của quản trị tồn kho:

-Chức năng chủ yếu nhất của quản trị tồn kho là liên kết giữa quá trình……… Khi cung và cầu của một loại hàng hóa nào đó không ổn định giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng hàng tồn kho nhằm đáp ứng cho thời kỳ cao điểm là hết sức cần thiết Thực hiện tốt chức năng này giúp cho sản xuất được tiến hành đều đặn và liên tục

-Chức năng……….: trong điều kiện nền kinh tế không ổn định, giá cả thướng xuyên thay đổi hoặc lạm phát cao thì dự trữ nguyên vật liệu hàng hóa trong kho giúp duy trì được sản xuất và tiết kiệm chi phí

-Chức năng……… : có rất nhiếu nhà cung ứng chấp nhận khấu trừ cho những đơn hàng có số lượng lớn, điều này giúp giảm được chi phí sản xuất Tuy nhiên cần tránh tính trạng dự trữ hàng quá nhiều dần đến ứ đọng vốn

3.Các dạng tồn kho –Các biện pháp giảm sản lượng hàng tồn kho

a)Các dạng tồn kho

-Hàng tồn kho tồn tại trong cả ba khâu từ cung ứng, sản xuất đến tiêu thụ

+Quá trình cung ứng: hàng tồn kho là nguyên vật liệu trên đường vận chuyển, bán thành phẩm, thành phẩm trên đường vận chuyển

+Quá trình sản xuất: hàng tồn kho là nguyên liệu, phụ tùng dự trữ, sản phẩm dở dang, thành phẩm trong kho

+Quá trình tiêu thụ: hàng tồn kho là thành phẩm trong tay người bán buôn, người bán lẻ

b)Các biện pháp làm giảm sản lượng hàng tồn kho:

-Aùp dụng mô hình tồn kho,giảm tối đa lượng vật tư dự trữ

-Aùp dụng kế hoạch sữa chữa dự phòng, xác định lượng phụ tùng dự trữ hợp lý

-Aùp dụng hình thức sản xuất dây chuyền, giảm tối đa lượng sản phẩm dở dang

-Aùp dụng chế độ hợp đồng chặt chẽ với khách hàng, xác định đúng số lượng thành phẩm và thời điểm giao hàng

-Aùp dụng kỹ thuật phân tích biên tế, xác định khi nào cần tăng thêm hàng tránh tồn kho

4.Kỹ thuật phân tích ABC (kỹ thuật pareto)

-Phân tích ABC là một quá trình phân chi các hàng hóa thành 3 loại tùy theo giá trị của chúng Kỹ thuật này được Pareto, một nhà kinh tế người

Ý đề ra vào thế kỷ 19

-Theo kỹ thuật này, hàng hóa thuộc nhóm A chiếm 20% về số lượng nhưng chiếm từ 70% đến 80% giá trị của toàn bộ hàng hóa Loại hàng hóa thuộc nhóm B chiếm 30% về số lượng và từ 15% đến 25% giá trị của toàn bộ hàng hóa Loại C chiếm 50% về số lượng và 5% về giá trị toàn bộ hàng hóa

-Giá trị hàng hóa được tính bằng tích số giữa mức nhu cầu hàng hóa hàng năm và đơn giá

a)Tác dụng của kỹ thuật phân tích ABC

Nhóm A

Nhóm B

Nhóm C

-Giúp cho doanh nghiệp đầu tư có trọng tâm khi mua hàng ( ưu tiên nhóm

A, B)

-Xác định được chu kỳ kiểm toán khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau túy vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, chằng hạn:

+Nhóm A: kiểm toán hàng tháng

+Nhóm B: kiểm toán hàng quý, 1/2 năm

+Nhóm C: kiểm toán tháng, quý

-Nâng cao trình độ của nhân viên giữ kho

-Các báo cáo tồn kho chính xác

-Aùp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau(nhóm A và B dự báo chính xác, nhóm C có thể dự báo khái quát hơn)

b)Các bước thực hiện kỹ thuật phân tích ABC

-Bước 1: Xác định mức sử dụng hàng năm của mặt hàng bằng giá trị MSD = Pi × Di

MSDi: Mức sử dụng của mặt hàng I bằng giá trị

Pi: Giá đơn vị mặt hàng i

Di: Nhu cầu hàng năm của mặt hàng i

-Bước 2: Lập danh sách theo giá trị giảm dần của MSD để nhận ra đặc tính của từng mặt hàng tồn kho

-Bước 3:Đánh số thứ tự (STT) từ trên xuống theo danh sách Xác định tỷ lệ phần trăm tích lũy mặt hàng

%MHi =

n

STTi ×100%

n: số mặt hàng tồn kho

-Bước 4: Bắt đầu từ trên xuống tính tổng mức sử dụng tích lũy đến từng mặt hàng (∑MSDj)

-Bước 5:Xác định tỷ lệ % mức sử dụng cho từng mặt hàng

%MSDi =

MSDi

MSDj

∑

100%

Ví dụ:

Số thứ

tự

Tên sản

phẩm

Đơn giá Số lượng Tổng giá

trị(MSD) 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

TA002

PX001

PB003

PB001

PA008

PA007

PA002

PA005

PX004

PX005

85 82 55 45 15 30 25 18 30 22

1400 1200 840 600 850 420 450 500 250 300

119000 98400 46200 27000 12750 12600 11250 9000 7500 6600

12

13

14

15

16

PA001

SI014

TA006

SI007

SI012

SI009

20 20 15 24 16 20

300 250 320 200 250 180

6000 5000 4800 4800 4000 3600 Tên sản

phẩm

hàng TK TA002

PX001

PB003

PB001

PA008

PA007

PA002

PA005

PX004

PX005

PA001

SI014

TA006

SI007

SI012

SI009

6.25

12.5

18.75

25

31.25

37.50

43.75

50

56.25

62.5

68.75

75

81.25

87.5

93.75

100

119000 217400 263600 290600 303350 315950 327200 336200 343700 350300 356300 361300 366100 370900 374900 378500

31.44 57.44 68.64 76.78 80.15 83.7 86.45 88.82 90.57 92.55 94.13 95.46 96.72 97.99 99.05 100

A A A B B B B B C C C C C C C C

5.Các chi phí trong quản trị tồn kho:

tích số của số lượng hàng hóa của đơn hàng và giá mua một đơn cị hàng Cmh = Khối lượng hàng ×Đơn giá

mua hàngnhư :chi phí hoa hồng cho người giới thiệu, chi phí hành chánh để thực hiện 1 đơn hàng, chi phí chuẩn bị phương tiện để thực hiện 1 đơn hàng, chi phí khác…

Cđh =

Trong đó: Cđh: chi phí đặt hàng trong năm

D: Nhu cầu vật tư trong năm

Q: Số lượng hàng của 1 đơn hàng

c)Chi phí tồn trữ (Ctt): là chi phí có liên quan đến việc tồn trữ hay hoạt động thực hiện tồn kho như: chi phí thuê kho; chi phí sử dụng trang thiết

bị máy móc trong kho; chi phí lao động, thuế, bảo hiểm; chi phí mất mát,

hư hỏng, hao hụt…

Ctt =

Trong đó: Ctt: chi phí tồn trữ trong năm

H: Chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng

H = P×I P: đơn giá; I: tỷ lệ phí tồn tính theo giá mua

-Tổng chi phí của hàng tồn kho(TC)

TC = Ctt + Cđh + Cmh

-Tổng chi phí về hàng tồn kho (TC)

TC = Ctt + Cđh

II.Các mô hình tồn kho

-Mục đích của các mô hình tồn kho là lựa chọn kích cỡ lô hàng sao cho giảm đến mức tối thiểu chi phí của hàng tồn kho

1.Mô hình sản lượng kinh tế cơ bàn (EOQ)

a)Các giả định của mô hình

-Nhu cầu vật tư biết trước và ổn định

-Thời gian vận chuyển không thay đổi

-Số lượng của 1 đơn hàng được vận chuyển một chuyến (cùng một thời điểm)

-Không có việc khấu trừ theo sản lượng (tức là dù mua nhiều hay ít cũng không được giảm giá)

-Không có việc thiếu hàng trong kho

b)Cách xác định sản lượng tối ưu cho đơn hàng

-Với những giả định trên, ta có sơ đồ biễu diễn mức tồn kho theo chu kỳ như sau:

Q Q Q

Q/2

C D

Với mô hình này lượng tồn kho sẽ giảm với tỷ lệ không đổi theo thời gian -Dựa vào mô hình EOQ có hai loại chi phí biến đổi được xác định là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng, còn chi phí mua hàng thì không đổi

Ta có tổng chi phí về hàng tồn kho: (TC)

TC = Ctt + Cđh

Hay

TC = S Q H

Q

D

2

+

Để chi phí hàng tồn kho là nhỏ nhất khi đạo hàm bậc nhất của hàm TC theo biến số Q bằng 0

(TC)’ = 0

 Q* =

Hoặc ta có thể dựa vào đồ thị của hàm chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng,

ta thấy tồng chi phí nhỏ nhất khi chi phí đặt hàng bằng chi phí tồn trữ Ctt = Cđh

Q* = với Q* sản lượng hàng tối ưu

Ví dụ: Một cửa hàng dự báo nhu cầu hàng năm số sản phẩm bán được là

1000 sản phẩm Sau khi tính toán biết được chi phí đặt hàng cho một đơn

vị hàng với người cung ứng là 100.000đ, chi phí tồn trữ trong 1 năm là 20% giá trị 1 đơn vị sản phẩm, sản phẩm này có giá là 25.000đ.Tìm sản lượng tối ưu của 1 đơn hàng để chi phí tồn kho là thấp nhất?

Giải

Ta có:

Chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng:

Sản lượng tối ưu cho 1 đơn hàng là:

-Trên thực tế ta thấy giữa thời gian đặt hàng và thời gian lúc hàng về tới kho có một khoảng cách, có thể là trong ngày hoặc vài ngày Như vậy ta không thể đợi khi số lượng hàng trong kho giảm xuống 0 thì mới tiến hành đặt hàng thì sẽ dẫn đến thiếu hàng trong thời gian hàng đang vận chuyển.Do đó nhà quản trị cần phải xác định được khi nào đặt hàng lại hay khi trong kho còn bao nhiêu hàng thì tiến hành đặt hàng Ta có thể xác định bằng công thức sau:

Thời điểm đặt hàng (ROP)

ROP = L×d

Trong đó: L là thời gian vận chuyển

d là lượng hàng cần dùng trong một ngày

Cộng thức này cho thấy thời điểm đặt hàng lại (ROP) tương đương với nhu cầu trong suốt thời gian vận chuyển

Ví dụ: Một công ty hóa chất có nhu cầu về một loại hóa chất là 10 tấn/ngày Thời gian vận chuyển là 3 ngày.Vậy thời điểm đặt hàng lại là lúc trong kho còn:

ROP = 3×10 = 30 tấn

2.Mô hình cung cấp theo nhu cầu sản xuất (POQ)

a)Các giả định của mô hình

-Theo mô hình POQ, số lượng hàng của một đơn hàng được vận chuyển làm nhiều chuyến khác nhau thay vì được vận chuyển trong một chuyến như ở mô hình EOQ Các giả định còn lại đều giống như mô hình EOQ

b)Cách xác định sản lượng tối ưu cho đơn hàng

-Với những giả định trên, ta có sơ đồ biễu diễn mức tồn kho theo chu kỳ như sau:

Qmax Qmax

Qmax/2 t T

Qmax: Tổng lượng hàng cung ứng trong thời gian t trừ tổng lượng hàng sử dụng trong thời gian t t: thời gian cung ứng T: chu kỳ cung ứng W: lượng hàng cung ứng mỗi ngày( nhập kho) d: lượng hàng sử dụng hàng ngày (xuất khỏi kho) Ta có

-Muốn có Q* để chi phí tồn kho là nhỏ nhất thì phải có điều kiện: Ctt = Cđh Hoặc

- Từ đó suy ra: Q* =

Và công thức tính chu kỳ chung ứng(T)

T = ×

D

Q

Thời gian trong năm

Ví dụ:Một nhà máy cơ khí mỗi ngày nhập máy bơm nước để sản xuất với sản lượng 8 chiếc/ngày Loại máy bơm này được sử dụng 10000 chiếc/năm Mỗi ngày nhà máy sử dụng 6 chiếc/ngày Chi phí tồn trữ 5000 đ/1 đơn vị trong một năm, chi phí đặt hàng mỗi lần là 100.000đ.Hãy xác định số lượng đặt hàng kinh tế nhất

-Aùp dụng công thức ta có sản lượng tồn kho tối ưu:

) 1

(

2

*

W

d H

SD

Q

−

=

= =400 chiếc

3.Mô hình khấu trừ theo sản lượng (QDM)

-Khấu trừ theo sản lượng là giá khuyến khích để mua số lượng lớn, khi mua hàng với số lượng lớn thì giảm giá

a)Các giả định:

-Theo mô hình này, khi mua hàng với số lượng lớn sẽ được giảm giá, các giả định còn lại đều giống mô hình EOQ

b)Cách xác định sản lượng tối ưu cho một đơn hàng:

-Theo mô hình này nhà quản trị phải tính toán xem nên mua bao nhiêu hàng để được giảm giá và mua bao nhiêu hàng để chi phí tồn kho là thấp nhất Để xác định được, ta lần lượt thực hiện 3 bước sau:

Bước 1:Xác định các mức sản lượng tối ưu theo các mức giá khác nhau bằng công thức EOQ

Bước 2: Sau khi tính bước 1, điều chỉnh các mức sản lượng tối ưu lên mức sản lượng được hưởng giá khấu trừ (nếu sản lượng tối ưu chưa nằm trong mức sản lượng được giảm giá

Bước 3: Tính tổng chi phí của hàng tồn kho cho các mức sản lượng đã điều chỉnh theo công thức:

TC = Ctt + Cđh + Cmh

Ta so sánh các mức chi phí và chọn mức sản lượng đặt hàng tối ưu có tổng chi phí của hàng tồn kho là thấp nhất

Ví dụ:

Nhà cung ứng có chính sách chiết khấu về một loại hàng như sau:

Sản lượng Đơn giá

1-999

1000-1999

>2000

5 USD 4.8 USD 4.75 USD

Nhu cầu hàng năm về loại hàng được mua là 5000 đơn vị/năm, chi phí đặt hàng là 49 USD/đơn hàng, chi phí tồn trữ hàng năm chiếm 20% giá một đơn vị hàng Hãy xác định cỡ lô hàng sao cho tổng chi phí tồn kho là thấp nhất

Giải

Bước 1: Xác định các mức sản lượng tối ưu theo các mức giá khác nhau Q1* =

Q2* =

Q3* =

Bước 2:Điều chỉnh các mức sản lượng lên mức sản lượng được hưởng giá khấu trừ

Q1* = 700 đơn vị (phù hợp với giá 5 USD)

Q2* = 714 đơn vị, điều chỉnh lên ……… đơn vị (phù hợp với giá 4.8 USD) Q3* = 718 đơn vị điều chỉnh lên ……… đơn vị (phù hợp với giá 4.75 USD) Như vậy điều chỉnh ta có : Q1* = 700 đơn vị, Q2* = 1000 đơn vị, Q3* = 2000 đơn vị

Bước 3:Tính tổng chi phí của hàng tồn kho cho các mức sản lượng đã điều chỉnh theo công thức:

TC = S Q I P D P

Q

D

+

TC1 =

TC2 =

TC3 =

Ta có TC2 < TC3 < TC1 do đó chúng ta chọn

Q = đơn vị

4.Mô hình xác suất:

a)Phạm vi áp dụng: Mô hình này được áp dụng khi nhu cầu về hàng tồn

kho không biết trước, không ổn định, do đó xác suất thiếu hụt có thể xảy

ra Trong trường hợp này nhà quản trị cần dự trữ an toàn đê giải quyết sự thiếu hụt đó

b) Cách xác định mức dự trữ an toàn tối ưu:

-Cách xác định mức dự trữ an toàn tối ưu được thể hiện qua ví dụ sau, căn cứ vào các yếu tố sau:

+Xác suất tính cho các mức nhu cầu trong thời kỳ đặt hàng

Số đơn vị hàng Xác suất xảy ra

30

40

ROP – 50

60

70

0.2 0.2 0.3 0.2 0.1 +Thời điểm đặt hàng lại (ROP) là 50 đơn vị

+Chi phí tồn trữ đơn vị hàng: 5 USD /đơn vị/năm

+Chi phí thiệt hại do thiếu hàng: 40 USD/1đơn vị

+Số lần đặt hàng tối ưu trong năm: 6 lần

Mức dự trữ

an toàn

Chi phí tồn trữ tăng thêm

Phí tồn kho

do thiếu hụt gây ra

Tổng chi phí

20

10

0

Vậy mức dự trữ an toàn tối ưu là 20 đơn vị với tổng chi phí dự trữ an toàn nhỏ nhất là 100 USD

***********

Bài tập chương V Bài 1:Nhà máy in cần dùng loại giấy cuộn có trọng lượng là 681kg/cuộn

để in sách giáo khoa Nhu cầu hàng năm là 1920 cuộn Giá một cuộn là

1000 đồng Chi phí tồn trữ hàng năm là 30% của giá mua Chi phí đặt hàng là 500 đồng/đơn hàng

Yêu cầu: Hãy tính số lượng đặt hàng tối ưu cho 1 đơn hàng của nhà máy?

Bài 2: Ông giám đốc công ty bạn yêu cầu bạn xem xét chính sách tồn

kho hiện tại của công ty về một loại hàng hóa chiến lược Dười đây là những htông tin về loại hàng đó:

-Nhu cầu trong tuần là 15 đơn vị, công ty làm việc 52 tuần trong năm -Chi phí đặt hàng là 500.000 đồng/đơn hàng

-Chi phí tồn trữ là 120.000 đồng/đơn vị/năm

-Chính sách hiện tại của công ty về số lượng đặt hàng của một đơn hàng là 100 đơn vị

Yêu cầu: Bạn có đề nghị gì với ông giám đốc về số lượng đặt hàng của một đơn hàng? Vì sao?

Bài 3: Giám đốc một nhà máy hóa chất cần xác định cỡ lô hàng cho một

loại hóa chất đặc biệt Nhu cầu ổn định về loại hóa chất này là 30 thùng/ngày, mức sản xuất là 190 thùng/ngày, nhu cầu hàng năm là

10500 thùng, chi phí đặt hàng là 200.000 đ/đơn hàng, chi phí tồn trữ hàng năm là 2100đ/thùng Số ngày làm việc là 350 ngày/năm

1)Xác định kích cỡ lô hàng tối ưu

2)Tính tổng chi phí tồn kho hàng năm cho loại hóa chất trên

3)Xác định thời gian sản xuất cần thiết cho một lô hàng

4)Xác định thời gian giữa hai đợt sản xuất hàng

Bài 4: Nhà cung cấp thiết bị máy vi tính đã đưa ra một biểu giá chiết

khấu cho khách hàng của mình để khuyến khích mua hàng với số lượng lớn, với tỷ lệ khấu trừ cho theo bảng sau:

Số lượng máy Giá bán

1-11

12-143

>=144

$610

$600

$594 Biết rằng nhu cầu hàng năm về thiết bị này là 1200 đơn vị, chi phí đặt hàng là 100 $/đơn hàng, chi phí tồn trữ hàng năm là 10% giá bán Hãy xác định mức sản lượng cần mua tối ưu để cho chi phí hàng năm của hàng tồn kho là nhỏ nhất?

Bài 5: Nhà máy cơ khí có nhu cầu về một loại phụ tùng thay thế được đặt

hàng một lần trong năm Chi phí tồn kho hàng năm cho một đơn vị sản phẩm là 80.000 đồng Xác suất nhu cầu trong suốt thời gian đặt hàng lại như sau: