Nhập số liệu thí nghiệm lên bảng tính Công việc phân tích các số liệu thực nghiệm có thể đơn giản chỉ là sắp xếp các số liệu theo một trật tự nào đó hoặc có thể phức tạp hơn là tìm kiếm
Trang 1Chơng 5 Phân tích các số liệu thí nghiệm
5.1.2.1 Nhập các tệp dạng không hạn chế tóm tắt
:
Các số liệu thực nghiệm là một trong những nguồn tài liệu gốc quan trọng nhất của các kỹ s và nhà khoa
học Tuy nhiên chúng ta thờng gặp nhiều khó khăn
trong việc quản lý và phân tích khối lợng không lồ và phức tạp của các số liệu thực nghiệm này EXCEL cung cấp nhiều phơng pháp để giúp chúng ta nhập và xử lý các số liệu đó Trong Chơng 5 này, bạn đọc sẽ làm
quen với cách nhập các số liệu vào EXCEL, cách xử lý chúng bằng các công cụ của EXCEL một cách thuận lợi và nhanh chóng, chính xác.
mục lục Chơng 5:
5.1 Nhập số liệu thí nghiệm lên bảng tính
5.1.1 Nhập số liệu từ bàn phím
5.1.2 Nhập số liệu từ đĩa
5.1.2.1 Nhập các tệp dạng không hạn chế
5.1.2.2 Nhập các tệp dạng Spark Gaps
5.1.2.3 Nhập các tệp có chứa dữ liệu dạng bảng 5.1.2.4 Nhập các tệp có chứa dữ liệu dạng bảng với con số và chữ lẫn lộn
5.1.3 Nhập dữ liệu bằng Visual Basic for Application
5.1.4 Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu ngoài
5.2 Lu trữ và tiếp cận dữ liệu
5.2.1 tạo lập vùng dữ liệu
5.2.2 Sử dụng các lệnh cơ sở dữ liệu
5.2.2.1 Sử dụng khuôn mẫu dữ liệu
5.2.2.2 Sử dụng lệnh Data/ Filter/ AutoFilter 5.2.2.3 Sử dụng lệnh Data/ Filter/ Show All
5.2.2.4 Dùng lệnh Data/ Filter/ Advanced Filter 5.2.2.5 Định nghĩa vùng tiêu chuẩn
5.2.2.6 Định nghĩa vùng xuất kết quả
5.2.2.7 Sắp xếp lại một danh sách
Trang 25.2.3 Dùng các hàm xử lý dữ liệu
======================================
==============
5.1 Nhập số liệu thí nghiệm lên bảng tính
Công việc phân tích các số liệu thực nghiệm có thể
đơn giản chỉ là sắp xếp các số liệu theo một trật tự nào
đó hoặc có thể phức tạp hơn là tìm kiếm từ một lợng dữ liệu rất nhiều để rồi lọc ra vài dữ liệu cần thiết theo các tiêu chuẩn cụ thể nào đó Để EXCEL thực hiện giúp công việc này một cách nhanh chóng thì trớc hết chúng
ta phải nhập đợc dữ liệu vào trong bảng tính của EXCEL Sau đó chúng ta có thể dùng các lệnh và các hàm sẵn có của EXCEL để tính trị số trung bình, tính các đặc trng thống kê khác , lập hàm xấp xỉ hồi quy, vẽ các đồ thị biểu diễn quan hệ
Có vài cách thức để nhập số liệu vào trong một Bảng tính EXCEL, bạn sẽ tuỳ chọn chúng theo dạng số liệu thực nghiệm cụ thể mà bạn đang có Nếu đó là bản chép tay thì chỉ có cách gõ dần các số liệu vào từ bàn phím Nếu các số liệu đã có sẵn trong tệp trên đĩa mềm chẳng hạn dới một dạng thức nào đó thì bạn có thể chuyển đổi dạng thức ghi đó để nhập vào bảng tính
Khi đó cứ gọi lệnh Open để mở tệp rồi căn chỉnh lại
các cột chứ không cần gõ lại từ bàn phím nữa
5.1.1 Nhập số liệu từ bàn phím
Thông thờng các số liệu đợc góp nhặt từ các bản ghi chép tay Muốn nhập vào bảng tính chỉ có cách gõ
từ bàn phím Nếu bạn có máy quét ( scaner ) và một phần mềm xử lý bản ghi ký tự quang học thì có thể nhập nhanh đợc các bản in số liệu ( chứ không phải bản chép tay ) rồi biến chúng thành một tệp trên đĩa dạng
Trang 3cẩn thận bằng cách so sánh bản in với bản kết quả của máy quét để tin chắc là chúng hoàn toàn giống nhau về nội dung.Phần mềm quét thông dụng ở Việt nam hiện nay là TextBridge (cho văn bản tiếng Anh) và VNDOC ( cho văn bản tiếng Việt)
Nếu bạn phải tự gõ bàn phím thì sau đây là vài thao tác để gõ nhanh số liệu
- nếu số liệu vào từng cột theo trật tự dòng1 rồi dòng
2 , v.v bạn hãy chọn cột bằng nhấn chuột sau đó gõ
số liệu vào dòng thứ 1, bấm phím Enter để con trỏ tự xuống dòng thứ 2, gõ số liệu tiếp , lại nhấn Enter Cứ
làm mãi đến khi nhập xong hết số liệu của cột đã chọn
- nếu bạn nhập số liệu theo từng dòng thì nhập số liệu
vào cột thứ 1, nhấn Tab thì con trỏ sẽ nhảy sang cột
bên phải để bạn gõ tiếp số liệu Cứ nh thế mãi cho đến hết
5.1.2 Nhập số liệu từ đĩa
Thông tin đã lu trữ trên đĩa dới một số dạng nh dã liệt kê trong bảng 5-1 sẽ dễ dàng đợc EXCEL chấp nhận Ngoài ra EXCEL cũng có thể dọc một số dạng
dữ liệu khác nữa khi dùng công cụ Query add-in Dữ liệu sau khi đã đợc Query add-in xử lý sẽ dễ dàng đọc
đợc trong EXCEL
Các mô hình lập trên máy tính của các hiện tợng vật lý thờng cho ra rất nhiểu dữ liệu Chúng cần đợc phân tích rồi vẽ đồ thị quan hệ nếu dữ liệu đã đợc ghi dới dạng Text thfi EXCEL sẽ đọc rất dễ dàng
Nếu số liệu trên đĩa đợc ghi theo mã nhị phân thì bạn cần phải viết một chơng trình nhỏ bổ trợ để đọc tệp nhị phân đó rồi ghi lại lên đĩa dới dạng Text Để chuyển đổi dễ dàng thfi số liệu trong tệp dạng Text cần ghi thành bảng với các cột dữ liệu cách nhau bởi dấu Tab
Trang 4EXCEL cũng có thể đọc các tệp dạng Text mà các dữ liệu cách nhau bởi dấu phẩy, hoặc dấu cách ( khoảng trống), hoặc bất cứ ký tự đơn lẻ nào, nhng bạn phải khai báo trớc đó trong hộp thoại Import Wizard
Bảng 5-1 Các dạng tệp dữ liệu mà EXCEL
đọc đợc
Dạng của số
EXCEL 5.0 hoặc 7.0 XLS, XLT
EXCEL 4.0 XLS, XLC, XLM, XLW, XL
A,.XLT,.XLB, XLL Văn bản (Text) TXT
Các số liệu cách
nhau bởi dấu phẩy .CSV
Lotus 123 đời 3.X WK3, FM3, PRN
Microsoft Work WKS
Data interchange DIF
Quatro Pro for
Nếu dữ liệu đang ở dạng tệp Tab-delimited Text bạn chỉ cần mở tệp bằng lệnh File/Open Các số liệu
đ-ợc phân cách bởi ký tự Tab và dấu cuối dòng chính là dạng tệp văn bản mặc định của EXCEL Khi bạn mở tệp này thfi EXCEL sẽ mở một Sổ tính ( Workbook) mới và đặt các ký tự từ tệp vào ô A1 cho đến khi nó gặp dấu Tab đầu tiên Sau đó EXCEL sẽ di chuyển ô hoạt
động sang bên phải một ô rồi đặt các ký tự tiếp theo dấu Tab vào ô B1 cho đến khi nó gặp dấu Tab tiếp theo.EXCEL lại di chuyển ô hoạt động sang bên phải một ô cho đến khi gặp dấu xuống dòng thì chuyển đến dòng dới của cột A
Trang 5Nếu số liệu đợc phân cách bởi các dấu hiệu khác ,
ví dụ nh dấu phẩy, dấu cách,bạn hãy chọn delimited từ danh sách liệt kê bởi Text Import Wizard sẽ xuất hiện khi mở tệp
5.1.2.2 Nhập các tệp dạng Spark Gaps
Xét một ví dụ tệp văn bản nh hình 5-1 có chứa các
số liệu đợc tạo ra bởi phần mềm Windows NotePad Bạn hãy làm theo các thao tác sau :
1- Dùng Notepad tạo ra tệp dạng Text nh hình 5-1
Dùng phím Space để dóng thẳng các cột Ghi lại trên
đĩa với tên HINH5-0.TXT
2- Khởi động EXCEL và mở tệp trên bằng lệnh
File/Open.
Hình 5-1 : Nội dung tệp mẫu ví dụ dạng Text đợc tạo
Open, hãy thay đổi
nội dung hộp Files of Type thành All Files
4- Chọn HINH5-0.TXT rồi nhấp chuột lên Open
Khi đó trên màn hình hiện ra Text Import Wizard để giúp bạn nhập tệp vào EXCEL
5- Nhấp nút Delimited rồi Next
Trang 6Consecutive Delimiters As One Nhấp vào Next để tiếp
tục
tiếp tục
Bây giờ trang tính sẽ nh hình 5-2 EXCEL đã có thể phân cách các dữ liệu số , nhng các chữ tiêu đề thì còn
cha gọn Bạn phải
đẹp mắt
Hình 5-2 : Nội dung trang tính EXCEL sau khi đã sửa chữa cho đẹp
