Internet café manager – Windows Version

Internet café manager – Windows Version

2 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT 4

2.1 Các yêu cầu của việc cài đặt 4

Yêu cầu về hệ điều hành 4

Yêu cầu về mạng 4

Yêu cầu về phần cứng máy tính 4

Khuyến cáo sử dụng bộ lưu điện UPS 4

2.2 Nội dung cài đặt 4

2.3 Các bước cài đặt 4

Cài đặt INCMwin - Server: 4

Cài đặt INCMwin – CLIENT và kết nối tới máy chủ: 6

Thiết lập tham số hệ thống: 10

Cài đặt FONT chữ Tiếng Việt: 10

2.4 Cách nhận biết việc cài đặt đã thành công 11

3 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG INCM SERVER 12

3.1 Khởi động INCM Server 12

3.2 Các biểu tượng và ý nghĩa của nó 12

3.3 Các chức năng điều khiển hệ thống 13

3.4 Tính tiền và In hoá đơn 17

3.5 Quản lí Hội viên sử dụng thẻ 19

3.6 Quản lí Thực đơn và Phục vụ khách hàng 20

3.7 Quản lí Thu/ Chi và Bảng cân đối thu chi 22

3.8 Tổng kết doanh số 23

3.9 Kiểm soát theo dõi 24

4 QUẢN TRỊ INCM SERVER 25

4.1 Thiết lập thông số hệ thống 25

Các thông số chung 25

Bảng cước tính cước theo từng giờ, từng ngày trong tuần: 26

Xây dựng các chương trình khuyến mại: 27

Quản trị dữ liệu: 27

Tự động gửi doanh số và báo cáo sử dụng máy qua Email hàng ngày: 28

4.2 Sử dụng hệ thống báo cáo 29

5 SỬ DỤNG INCM TRÊN MÁY TRẠM 31

5.1 Khởi động INCM trên máy trạm 31

5.2 Sử dụng INCM trên máy trạm 32

6 QUẢN TRỊ INCM TRÊN MÁY TRẠM 35

6.1 Giới hạn các truy nhập của khách hàng 35

6.2 Theo dõi lịch sử các truy nhập 35

6.3 Thiết lập quản lí máy in 36

7 CÁC CHỨC NĂNG ĐÁP ỨNG THÔNG TƯ LIÊN TỊCH 02 38

7.1 Lưu trữ thông tin tùy thân khách hàng truy cập và địa chỉ Web khách hàng truy cập 38

7.2 Lọc chặn web đen 40

1 GIỚI THIỆU CHUNG

INCMWin (Internet café manager – Windows Version) là phần

mềm hỗ trợ công tác quản lý mọi mặt tại các điểm truy nhập internet,

đáp ứng Thông tư liên tịch 02 Về việc quản lý điểm truy cập Internet

Thông tư liên tịch 02 yêu cầu các điểm truy cập Internet phải đảm bảo các yêu cầu:

- Lưu trữ thông tin tùy thân khách hàng truy cập

- Lưu trữ thông tin địa chỉ Web khách hàng truy cập

- Lọc chặn web đen

Ngoài ra, INCMWin có tính năng quản lý tính tiền cho các điểm truy cập,

từ việc tự động quản lý thời gian truy nhập và tính tiền tai các máy trạm với bảng giá động theo từng giờ trong tuần, quản lí hội viên sử

dụng thẻ, quản lí các dịch vụ gia tăng, quản lí và cân đối các khoản thu chi hàng ngày, các báo cáo tài chính thông dụng, đến việc cung

cấp khả năng theo dõi, điều khiển, bảo vệ toàn bộ các máy tính

trạm, các máy in trong mạng từ máy chủ Với giao diện trực quan,

hoàn toàn bằng tiếng Việt, chức năng đa dạng phong phú INCMWin cóthể đáp ứng được hầu hết các yêu cầu đặt ra trong công tác quản lý củamọi điểm truy nhập internet công cộng

o Theo dõi và điều khiển trạng thái tất cả các máy trạm tại máy chủ

o Cung cấp các thông tin chi tiết và chính xác của một máy trạm đang sửdụng

o Báo hiệu khi một máy trạm ngừng sử dụng (bình thường và bất bìnhthường)

o Hiển thị và in ấn hoá đơn chi tiết cho khách hàng

o Lập và in ấn các báo cáo tổng hợp và chi tiết về tình hình hoạt động,doanh thu, quỹ theo ngày, tháng, năm

o Quản lí các Hội viên sử dụng thẻ

o Quản lí thực đơn và cho phép khách hàng gọi thức ăn trong thực đơnngay từ máy trạm

o Tính năng an toàn bảo mật được xây dựng theo nhiều cấp

o Cho phép xây dựng bảng cước phí truy nhập theo thời gian, khuyến mại,giảm giá

o Điều khiển, Khởi động, Tắt, Đóng các ứng dụng của một hoặc nhiềumáy trạm tại máy chủ

o Người sử dụng có thể tự theo dõi Hoá đơn dịch vụ của mình

o Tự động theo dõi và ghi nhận lịch sử các truy nhập

o Gửi thông điệp tới các máy trạm

2 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT

2.1 Các yêu cầu của việc cài đặt

Yêu cầu về hệ điều hành

o Windows 2000 Full update

o Windows XP

Yêu cầu về mạng

o Mạng LAN hỗ trợ giao thức TCP/IP

Yêu cầu về phần cứng máy tính

o CPU Pentium 3 - 400MHz hoặc lớn hơn (Cho Server)

o 64 MB RAM

o HDD > 20 MB

Khuyến cáo sử dụng bộ lưu điện UPS

Khi mất điện các phần mềm quản lý thường sẽ không lưu được thông tin tínhtiền Đây là đặc điểm chung của mọi phần mềm quản lý Café internet Vì vậy,

để hệ thống không bị mất thông tin quan trọng này khi mất điện, chúng tôikhuyến cáo khách hàng nên sử dụng bộ lưu điện UPS tại máy chủ Khi các máytrạm mất điện, toàn bộ thông tin tính tiền vẫn được lưu trữ tại đây và có thểthực hiện thanh toán cho khách hàng

2.2 Nội dung cài đặt

Bản cài đặt và hướng dẫn sử dụng của INCMWin được cung cấp trên Internet tại các địa chỉ sau:

Cài đặt INCMwin - Server:

Cài đặt INCMWin SERVER trên máy tính sử dụng để quản lý, tính tiền (không

nhất thiết phải là máy chủ) bằng cách unzip file incmwin.zip, chạy file SETUP.EXE

Sau khi cài đặt, lần đầu tiên chạy chương trình sẽ cần đăng ký sử dụng Mã sốđăng ký là mã số đại lý của hệ thống INCM, được cấp bởi bưu điện địa phương

biệt chữ hoa chữ thường)

Trong lần chạy đầu tiên, hãy nhập mã số vào bảng sau:

Hình: nhập mã số đại lý đăng ký sử dụng sản phẩmSau khi nhập mã số, click vào nút Đăng ký, chương trình sẽ thực hiện đăng kýqua mạng Internet, do đó máy quản lý tại đại lý phải kết nối internet mới thựchiện được quá trình đăng ký này Nếu chương trình báo Mã số đại lý khôngđúng, hãy kiểm tra lại hoặc liên hệ với Bưu cục địa phương để được giải đáp

Hình: Cài đặt thành công và chạy chương trình tại máy chủ,

chưa có máy trạm kết nối với máy chủ

Cài đặt INCMwin – CLIENT và kết nối tới máy chủ:

Tương tự như cài Server, giải nén file incmwin.zip, cài đặt bằng cách chạy

chương trình SETUP.EXE, sau đó lựa chọn Client.

Khởi động lại máy tính trạm, INCM Client sẽ tự động chạy Hãy gõ vào địa chỉ IPhoặc tên máy tính cài INCM Server nếu INCM Clients yêu cầu Chương trình sẽ

tự động ghi nhớ địa chỉ này cho những lần chạy sau

Hình: Nhập vào địa chỉ IP máy chủ để kết nối

Hình: Tại máy trạm, khi máy trạm đã kết nối được tới máy chủ

Hình: Giao diện quản trị tại máy chủ khi một máy trạm đã kết nối tới.

Hình: Giao diện quản trị máy chủ, ‘Cho phép sử dụng’ một máy trạm.

Nếu mọi tham số về địa chỉ IP đã chính xác mà máy trạm vẫn không kết nốiđược với máy chủ thì nguyên nhân có thể là do Firewall của WinXP đã chặn máytrạm, máy chủ.

Có thể xử lý theo một trong hai cách sau:

1 Unblock chương trình tính tiền tại máy chủ, máy trạm khi Firewall hỏi ở lần

chạy chương trình đầu tiên

2 Tắt tính năng Firewall tại máy chủ và máy trạm:

Firewall WinXP có 2 dạng sau, làm theo các bước chỉ ra trên hình để tắt Firewall:

Tắt Firewall dạng 1

Tắt Firewall dạng 2

Sau khi tắt firewall, máy trạm sẽ có thể kết nối được với máy chủ

Thiết lập tham số hệ thống:

Thiết lập thông số tại INCM Server bằng cách bấm vào nút ‘Thông số’ trên

thanh công cụ của INCM SERVER Nút này chỉ hiển thị khi bạn đã đăng nhập vớingười sử dụng là ADMIN Bạn sẽ cần đến tên/mật khẩu truy nhập của NgườiQuản Trị Hệ Thống: Ban đầu Tên/Mật khẩu này sẽ là:

Tên/Mật khẩu Admin (mặc định) là : Admin/megavnn

Tên/Mật khẩu Cashier (luôn luôn) là: Cashier/Cashier

Cài đặt FONT chữ Tiếng Việt:

Toàn bộ giao diện của phần INCM Server là tiếng Việt, còn trong INCM Clientsbạn có thể thiết lập tiếng Việt hoặc tiếng Anh FONT chữ tiếng Việt sẽ được tựđộng cài khi cài đặt chương trình Bạn có thể phải khởi động lại máy sau khi càiđặt Font chữ tiếng Việt

2.4 Cách nhận biết việc cài đặt đã thành công

Sau khi cài đặt chương trình một biểu tượng của INCM sẽ được đặt trên mànhình Desktop của máy tính Hãy khởi động lại máy tính nếu hệ thống yêu cầu.Chương trình INCM sẽ tự động chạy sau mỗi lần khởi động

3 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG INCM SERVER

3.1 Khởi động INCM Server

INCM Server sẽ được khởi động mỗi khi bật lại máy tính Ngoài ra bạn có thể khởi động

bằng cách nhấn vào biểu tượng INCM Server trên màn hình máy tính của bạn

INCM Server sẽ hiển thị màn hình cho phép bạn đăng nhập hệ thống Hiện nay INCM Server đang quản lý 2 loại người sử dụng cho phép đăng nhập: Admin & Cashier

Tên người sử dụng và mật khẩu của Admin khi vừa cài đặt hệ thống là:

Tên người sử dụng: Admin

Mật khẩu: megavnn

Mật khẩu cho Admin bạn có thể thay đổi được < xem phần thay đổi mật khẩu >

Mọi người sử dụng khác sẽ đăng nhập vào theo:

Tên người sử dụng: Cashier

Mật khẩu: Cashier

Đây là tên và mật khẩu mặc định, không thay đổi được Người sử dụng đăng nhập theo tên

và mật khẩu này sẽ bị giới hạn sử dụng các chức năng của INCM Server!

3.2 Các biểu tượng và ý nghĩa của nó

Biểu tượng này chỉ ra rằng PC đang được LogOn bởi người quản trị hệ thống Khi biểu tượng này được hiển thị có nghĩa là PC đã được LogON sử dụng mật khẩu của người quản trị hệ thống

Biểu tượng này có nghĩa là Pc đã bị mất liên lạc với Server Ví dụ như PC bị treo, tắt, khởi động lại hay net work cable bị tuột hoặc cũng có thể là chương trình INCM trên Client không làm việc.

Biểu tượng này chỉ ra Pc đang ở trạng thái chưa đươc sử dụng.

Biểu tượng này cho thấy PC đang được một Anonymous user truy nhập.

Khách hàng ngồi tại Pc này đang yêu cầu phục vụ (trong thực đơn)

PC đang được một MEMBER truy nhâp.

3.3 Các chức năng điều khiển hệ thống

Đây là màn hình chính của hệ thống, tại màn hình này tất cả các máy tính trong mạng sẽ được hiển thị Người quản lý có thể dễ dàng theo dõi trạng thái của tất cả các máy tính trong mạng cũng như điều khiển chúng < Xem thêm phần các biểu tượng cho máy tính trạm>

Màn hình được thể hiện giống như sau đây:

Khi kích chuột vào biểu tượng của máy đang kết nối, ngươì quản trị xem được thông tin về thời gian bắt đầu sử dụng Internet và số phút đã sử dụng cho đến thời điểm hiện tại Tại đây người Quản trị

có thể điều khiển được toàn bộ những hoạt động của các máy đang kết nối trong mạng trong trường hợp người Quản trị muốn kiểm soát và điều khiển

các máy trạm chỉ cần chọn nút phải

chuột vào biểu tượng của máy tính

muốn điều khiển.

Đây là Menu sẽ được hiển thị khi người quản trị bấm nút phải chuột vào bất cứ biểu tượng nào trên màn hình Tất nhiên với các ngữ cảnh khác nhau menu sẽ hiển thị khác nhau Các chức năng của Menu

sẽ được mô tả chi tiết dưới đây:

Cho phép sử dụng : Cho phép khách hàng sử dụng máy tính, hệ thống sẽ bắt đầu tính tiền cho máy tính này Các lựa chọn cho phép sử dụng, đáp ứng thông tư 02:

Đổi máy : Thay đổi máy tính theo yêu cầu của khách sử dụng Internet Hệ thống sẽ tự động mở máy tính mới

và chuyển toàn bộ phí internet & phí dịch vụ của khách hàng sang máy tính mới này

Ngừng sử dụng : Chức năng này cho phép ngừng sử dụng và tính tiến cho khách hàng tại một máy tính

trạm

Đóng toàn bộ các ứng dụng : Chức năng này cho phép đóng toàn bộ các ứng dụng đang chạy trên máy tính

trạm như: Internet Explorer, mIRC, Yahoo

Khởi động lại : Người quản trị có thể khởi động lại một máy PC ngay tại máy chủ Chức năng này rất tiện lợi

trong việc một máy PC nào đó trong mạng cần phải khởi động lại vì một lý do nào đó thông thường gặp trong quá trình quản lý mạng.

Tắt máy : Điều khiển tắt một máy tính trạng mạng tại máy chủ Chức năng này được sử dụng khi không muốn

sử dụng một máy tính trong một khoảng thời gian dài.

Điều khiển máy trạm : Là các chức năng cho phép người quản trị thiết lập một số các bảo vệ tại máy tính

tạm ngay tại máy chủ.

 Sử dụng CTRL+ALT+DEL ,Alt+Tab :Cho phép máy trạm sử dụng phím chức năng Ctrl+Altr+Del để

khỏi động lại máy hoặc sử dụng Task Manager.

 Không Sử dụng CTRL+ALT+DEL ,Alt+Tab :Không cho phép máy trạm sử dụng phím chức năng

Ctrl+Altr+Del để khỏi động lại máy hoặc sử dụng Task Manager.

 Giấu phím Start :Không cho phép máy trạm sử nút chức năng ‘ Start ’

 Hiển thị phím Start :Cho phép máy trạm sử nút chức năng ‘Start ‘

 Giấu Taskbar :Không cho phép máy trạm sử dụng ‘Taskbar’

 Hiển thị Taskbar :Cho phép máy trạm sử dụng ‘Taskbar ‘

Điều khiển hệ thống : Là các chức năng cho phép người quản trị điều khiển một lúc nhiều máy tính trạm

trong một số ngữ cảnh nào đó:

 Cho phép sử dụng toàn bộ: Cho phép sử dụng toàn bộ các máy trọng mạng Chức năng này rất tiện

lợi trong những giờ khuyến mại, không tính phí.

 Ngừng sử dụng toàn bộ: Ngừng sử dụng toàn bộ các máy trạm.

 Tắt các máy tính chờ: Tắt tất cả các máy tính trọng mạng hiện tại không có khách nào sử dụng.

 Khởi động lại toàn bộ máy trạm: Khởi động lại tất cả các máy tính trong mạng.

 Tắt toàn bộ các máy trạm: Tắt tất cả các máy tính trong mạng Sử dụng cuối ngày.

 Các chức năng bảo mật sau sẽ tác động lên toàn bộ các máy tính trọng mạng

3.4 Tính tiền và In hoá đơn

Khi khách hàng sử dụng xong và yêu cầu thanh toán, người quản lý sẽ Ngừng sử dụng máy tính Thông tin

về máy tính và phí internet, phí dịch vụ của khách hàng sẽ được hiển thị trong Danh sách chờ thanh toán.

Danh sách này bao gồm các thông tin như:

6 Tổng số tiền phải thanh toán

Danh sách các máy chờ thanh toán: gồm các thao tác sau, xem hình trên, click chuột phải vào từng dòng

trong danh sách, menu hiện ra như sau:

- Xem hóa đơn: hiện lên tổng hóa đơn cần thanh toán.

- Thực hiện thanh toán: đây là bước thanh toán khi khách hàng đã trả tiền, khi click vào đây, dữ liệu thanh

toán sẽ được đưa vào phần Báo cáo (xem hình dưới) Nếu các máy đã thu tiền thì phải click vào chức năng

này để thông tin ghi vào phần Báo cáo được chính xác, nếu không thông tin sẽ được lưu sang phần Tổng kết doanh số, sẽ làm báo cáo cuối cùng không chính xác với số tiền thu được.

- Không thanh toán: vì một lý do nào đó, không thực hiện thanh toán, khi đó số liệu không được ghi vào báo

cáo mà được lưu tại phần Tổng kết doanh số (xem hình dưới)

- Tiếp tục sử dụng: cho phép máy client tiếp tục sử dụng, số tiền sẽ được cộng tiếp vào client đó

Đặc biệt: trường hợp trạm bị mất điện hoặc khởi động lại trong khi đang sử dụng, một dòng sẽ được

thêm vào danh sách máy chờ thanh toán, khi máy trạm đó khởi động lên, có thể cho phép Tiếp tục sử dụng

mà không bị mất thông tin tính cước phí trước đó.

Hình: phân biệt Báo cáo và Tổng kết doanh số

Người quản trị có thể bấm đúp vào một dòng nào đó trong Danh sách chờ thanh toán để hiển thị hoá đơn - Tại đây người quản lý có thể xem chi tiết các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng, điều chỉnh lượng dịch vụ nếu khách hàng trả lại dịch vụ.

Nếu khách hàng muốn in hoá đơn sử dụng nút để in hoá đơn hoặc để chiết xuất ra

Bấm vào để có thể xem chi tiết các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng:

Bấm đúp vào một dòng nào đó để điều chỉnh số lượng dịch vụ mà khách hàng sử dụng, trong trường hợp khách hàng trả lại dịch vụ

3.5 Quản lí Hội viên sử dụng thẻ

Hệ thống cho phép quản lý các thành viên truy nhập vào hệ thống thông qua <Tên đăng nhập, Mật khẩu> Chức năng này cho phép người quản lý cấp phát các quyền truy nhập cho nhân viên và bán các thẻ truy nhập thanh toán trước Thông tin về thành viên được đăng ký với hệ thống bao gồm:

Thông tin chi tiết về lịch sử các truy nhập của mỗi hội viên được liệt kê trong <Lịch sử truy cập> hoặc trong báo cáo về hội viên.

3.6 Quản lí Thực đơn và Phục vụ khách hàng

Hệ thống cho phép quản lý thực đơn theo 4 phân loại, đó là: Đồ uống, Đồ ăn, Thuốc lá và

Các loại khác Người quản trí có thể nhập các loại thực đơn cho mỗi phân loại này Mỗi

thực đơn bao gồm các thông tin:

Bảng thực đơn này có thể được truy nhập từ các máy trạm và khách hàng có thể gọi theo thực đơn từ máy

trạm Khi một máy trạm gọi đặt thực đơn, biểu tượng của máy tính này sẽ được chuyển thành để

báo hiệu cho người quản lý biết Người quản lý sẽ vào màn hình <Dịch vụ khác> để biết thông tin chi tiết về

yêu cầu của khách hàng

HOẶC

Người quản lí có thể nhập thông tin về sử dụng dịch vụ của khách hàng sử dụng máy thông qua màn hình

<Dịch vụ khác>

Màn hình <Dịch vụ khác> như sau: