Đánh giá hồ sơ dự thầu ppsx

Giáo viên hướng dẫn: Th.sỹ: Trần Quang TrungNhóm thực hiện: 7 Trường: ĐH KT.TPHCM Tài liệu được dịch từ: Managing Risk In Large Project and Complex Procurements Chương 13: ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ

Giáo viên hướng dẫn: Th.sỹ: Trần Quang Trung

Nhóm thực hiện: 7

Trường: ĐH KT.TPHCM

(Tài liệu được dịch từ: Managing Risk In Large Project and Complex Procurements)

Chương 13: ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ DỰ THẦU Tổng quan của chương:

- Mục đích: Các quá trình được mô tả trong chương, hỗ trợ trong việc nhận biết những khía cạnh có khả năng rủi ro cao của một quyết định đấu thầu

Họ quy định một nguồn đầu vào trọng yếu để đánh giá hồ sơ dự thầu, đặc biệt cho rủi ro và dự án công nghệ cao

- Cơ sở lí luận: Các rủi ro liên quan tới phản ứng đấu thầu cụ thể được xác định tại một giai đoạn sớm nhất, vì vậy họ có thể được dùng một cách rõ ràng trong đánh giá hồ sơ dự thầu Nên quan tâm nhiều đến những khu vực

có rủi ro cao và tập trung trong việc thẩm định hồ sơ dự thầu được xác định

- Đầu vào: Thông tin ban đầu được dùng trong giai đoạn 1 của việc đánh giá quá trình dựa trên những tài liệu của dự án và theo yêu cầu tự đấu thầu Thông tin cho giai đoạn 2 được xuất phát từ những phản ứng cá nhân của nhà thầu

- Phương pháp: Trong giai đoạn 1, phát triển một hệ thống phù hợp hoặc cấu thành các yếu tố cho việc kiểm tra hồ sơ dự thầu, sử dụng phương pháp bán định lượng để đánh giá khả năng rủi ro phát sinh trong mỗi yếu tố, và tầm quan trọng của nó và xác định được vạch ranh giới ưu tiên cho mỗi phần tử

và dự án

Trong giai đoạn 2, sửa đổi sự ước lượng theo phương pháp tiếp cận cụ thể của từng nhà thầu có ý định áp dụng, và những năng lực tiềm ẩn của nhà đầu tư

- Đầu ra:

+ Một danh sách những yếu tố được ưu tiên bởi “tính mạo hiểm” của mỗi nhà đầu tư, với tầm quan trọng và đánh giá khả năng, và (xác định các yếu tố

ưu tiên)đồng ý ưu tiên cho các yếu tố

+ Sự chệch hướng của mỗi nhà đầu tư từ những giả định ranh giới

- Tài liệu: việc mô tả chi tiết những danh giới giả định ước lượng ban đầu và

sự định giá của mỗi nhà đầu tư, để bào chữa cho những hành động và quy trình đi theo sau

GIỚI THIỆU:

Chương này mô tả một quy trình đánh giá rủi ro ban đầu có thể được thực hiện cho hồ sơ dự thầu.Trọng tâm là suy nghĩ làm như thế nào để dự án có thể được thực hiện bởi các nhà thầu cạnh tranh, và tác động đến việc đánh giá hồ sơ dự thầu và lựa chọn thủ tục Nó mở rộng những hoạt động trước khi đấu giá của nhóm chủ dự án, nơi mà hỗ trợ trong việc phát triển nhận biết về những rủi ro tiềm năng,và chúng có thể xảy ra như thế nào, và sau những hoạt động đấu thầu, nơi mà chúng góp phần đánh giá hồ sơ dự thầu khắt khe hơn Các mô tả ở đây có được cơ sở chặt chẽ trên đánh giá đã tiến hành cho dự án công nghệ cao mà yêu cầu hồ sơ mời thầu đã được cấp Qúa trình này đã được áp dụng thành công trong việc thu được những hệ thống

và thiết bị công nghệ cao, và nó có tính ứng dụng rộng rãi trong các hình thức đánh giá hồ sơ dự thầu, như một phần của quá trình đấu thầu

Mục tiêu của đánh giá rủi ro trong việc đánh giá hồ sơ dự thầu là:

- Cung cấp dấu hiệu ban đầu của những rủi ro chính có thể phát sinh trong dự

án, trước khi tiếp nhận, kiểm tra chi tiết những phản ứng của nhà thầu, dựa trên một tập hợp các giả định đáng tin cậy về cách thức thực hiện dự án

- Phát triển đường giới hạn đề phòng rủi ro để mà mỗi nhà thầu cá nhân có thể

- Cung cấp một số các tài liệu các giả định của nhóm dự án về những khu vực

có rủi ro cao và lý do để điều chỉnh những đánh giá của mỗi chủ dự thầu hoặc những phản ứng được thăm dò trên mạng

Qúa trình này được sử dụng một số kỹ thuật và công cụ quản lý rủi ro trong chương trước Đặc biệt, nó chỉ ra như thế nào là bán định lụơng ưu tiên, thiết lập phương pháp tiếp cận, các chỉ số đo lường hậu quả và khả năng xãy ra được mô tả trong chương 5 có thể được kéo dài trong ứng dụng để đánh giá

hồ sơ dự thầu

Cấu trúc căn bản của quy trình đánh gía và hành động

Hình số 13.1 thể hiện 2 giai đoạn của quá trình đánh giá rủi ro và hồ sơ dự thầu đối với nhà đâú thầu Giai đoạn 1 liên quan đến việc thiết lập một

đường giới hạn để dựa vào đó có thể đánh giá hồ sơ dự thầu trước khi được chấp nhận Giai đoạn 2 so sánh mỗi hồ sơ dự thầu cung cấp với đường giới hạn, nhằm phát triển việc đánh giá rủi ro tương đối cho mỗi hồ sơ Qúa trình này không cố gắng để có được một cách tuyệt đối về thước đo giá trị rủi ro Trọng tâm là điều kiện của một phép so sánh giữa các phản ứng của nhà thầu

và phương pháp đề xuất cho việc hoàn thành các bản hợp đồng, như một phần của quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu

Cấu trúc và tài liệu đánh giá rủi ro sản xuất trong giai đoạn 1 và các điều chỉnh trong giai đoạn 2 đưa ra khả năng kiểm soát và thống nhất trong suốt quá trình đánh giá Những đánh giá này được tạo ra bởi các chuyên gia có trình độ từ đội dự án, hình thức đầu vào cho một mô hình rủi ro đơn giãn Phương pháp cấu trúc để đánh giá rủi ro v à định lượng, hỗ trợ rất nhiều trong việc so sánh những rủi ro giữa những nhà thầu cá nhân trong quá trình lựa chọn quy trình

Bảng 13.1: Tổng quan tiến trình

Giai đoạn 1: Thành lập các đường giới hạn rủi ro

Giai đoạn một liên quan đến việc thiết lập và dẫn chứng đường giới hạn rủi

ro dựa vào những so sánh các phản hồi của mỗi nhà thầu

Cấu trúc của giai đoạn 1 được minh họa trong hình 13.2 Ba phần đầu liên quan đến việc đánh giá chi tiết của dự án bởi đội dự án từ góc độ rủi ro, sử dụng tài liệu dự án và kiến thức chuyên môn của họ Phần cuối sử dụng tiến trình đánh giá để tính các yếu tố rủi ro và chênh lệch với đường cơ sở

Bảng 13.2 Các bước thành lập đường giới hạn cơ bản

Tiến trình đánh giá

Các đánh giá ban đầu của từng mục rủi ro WBS ( Work Breakdown Structure: cấu trúc phân việc) thường thực hiện bởi đội dự án trong buổi làm việc tương tác.Tiến trình bao gồm các bước:

1 Các nhà quản lí dự án và các nhân viên chủ chốt xem xét lại cơ cấu kế

hoạch, họ đồng ý rủi ro WBS là tổng quát Đó có thể là nền tảng cơ bản của hợp đồng WBS bao gồm những yêu cầu về tài liệu đấu thầu,hoặc WBS có thể thay đổi mục đích đánh giá rủi ro đã thảo luận ở chương 2

2 Các buổi huấn luyện để thực hiện cho các đội dự án Nội dung của buổi huấn luyện là giới thiệu các khái niệm then chốt về rủi ro , quản lí rủi ro và thực hiện cho đội dự án được sử dụng trong tiến trình đánh giá hội thảo

3 Nếu như không có đầy đủ trong từ điển WBS, thành viên của nhóm kế

hoạch tạo ra bản phác thảo mô tả bao gồm từng mục rủi ro WBS

4 Buổi hội thảo đánh giá là hướng dẫn, liên quan đến tất cả thành viên trong đội đề xuất kế hoạch Phần đầu tiên của hội thảo là xem xét lại mục tiêu đánh giá rủi ro nghiên cứu, cách này để đánh giá tổng thể (toàn bộ) quá trình, các nhiệm vụ được hoàn thành trong buổi hội thảo

5 Nhóm xem lại lần lượt mỗi rủi ro WBS Định nghĩa được đọc lớn,bất cứ sự

rõ ràng cần thiết được cung cấp bởi thành viên trong đội với từng phần một Giả định chủ chốt thì được thảo luận và chứng minh từng phần một, sau đó cho từng khả năng xảy ra và chỉ số tác động.Rủi ro có khả năng xảy ra và các yếu tổ ảnh hưởng được đánh giá như mô tả dưới đây

Từ điển WBS

Những giả định của đội dự án:

Giả thiết trang tiếp theo:Có/không

Kế hoạch

Hạn thanh toán linh

Khả năng, hạn thanh toán cố định

Khả năng, độ phức tạp không thay đổi

Khả năng, hạn thanh toán linh hoạt

Khả năng, độ phức tạp thay đổi

Khả năng, sự phụ thuộc

giá

NgàyBảng 13.4: Chi tiết giả định và tỉ suất, bảng 1

Giả thiết của Tỉ suất

đội kế hoạch

Khả năng hội nhập và liên kết

Khả năng , tiến trình quản lí

Sau buổi thảo luận, đánh giá được kết hợp trong bảng tính và chuyển đổi đẻ xếp hạng số Những thang đo được sử dụng là những thảo luận ở chương 5 Yếu tố rủi

ro được tính toán và mô tả dưới đây

Khả năng rủi ro:

Rủi ro được đánh giá cho mỗi yếu tố của dự án(như bảng 13.6), sử dụng tiến trình như mô tả ở chương 5 Các chỉ số về khả năng của vấn đề thường được sử dụng, ví

dụ như:

• Hạn thanh toán cố định

• Độ phức tạp không thay đổi

• Hạn thanh toán linh hoạt

tâm đến tổ chức khác Những chỉ số khác cũng được sử dụng như đã thảo luận trong chương 5.

Trong buổi hội thảo đánh giá, mỗi phần được đánh giá lại các nhân tố liên quan, và bất kỳ các giả định đặc biệt được ghi trong bảng đánh giá tóm tắt (bảng 13.4 và 13.5).Kết quả đánh giá được ghi nhận trong bảng tóm tắt 13.3 Không phải các yếu tố đều liên quan đến tất cả các phần Ví dụ, hạn thanh toán cố định và tính phức tạp không ứng dụng phi kỹ thuật rủi ro WBS như quản lí dự án

Xem xét thái độ hành vi như tính toàn vện, công bằng kinh doanh,hành vi đạo đức

và thẩm quyền có thể bao gồm biện pháp thứ tư trong tiến trình đánh giá ảnh hưởng

Bảng 13.7 Đánh giá nhân tố tiềm ẩnQui mô mô tả đánh giá được sử dụng, tương tự như các khái niệm được sử dụng các chỉ số khả năng rủi ro, mô tả trong chương 4 và 5 Chúng tỉ lệ với mức độ ảnh hưởng của rủi ro trong toàn dự án,không phải chỉ các yếu tố đang được xem xét.Trong buổi hội thảo đánh giá, mỗi mục được đánh giá lại mỗi thang đo tác động Giả thiết chủ yếu về các thước đo tác động (ảnh hưởng) cho từng phần, nếu rủi ro phát sinh, được ghi trong bảng chi tiết đánh giá (bảng 13.4 và 13.5 ) và kết quả đánh giá được ghi nhân trong bảng tóm tắt (bảng 13.3).

Nhân tố rủi ro:

Đánh giá môt tả khả năng xảy ra cuả rủi ro và mức độ ảnh hưởng được chuyển đổi thành các giá trị số và được sử dụng để tìm thấy nhân tố rủi ro cho từng yếu tố một( hình 13.8).Phương pháp tính được mô tả ở chương 5

Bảng 13.8: Nguồn gốc cuả nhân tố rủi roĐối với từng yếu tố thì các giá trị rủi ro có liên quan được tính trung bình để tạo ra một thang đo lường khả năng đơn P , trong khoảng từ 0-1 Đối với những yếu tố

mà không phải tất cả những chỉ số có liên quan thì giá trị trung bình là lớn hơn những giá trị số có liên quan

Tương tự vậy, các thang đo lường mức độ ảnh hưởng được tính trung bình cho mỗi yếu tố để taọ nên một thang đo ảnh hưởng đơn và đo hậu quả C, cũng nằm trong khoảng từ 0-1

Một nhân tố rủi ro hoặc kết hợp đo lường rủi ro thì được tính cho từng yếu tố:

RF= P+C-(P*C)

Các yếu tố rủi ro RF thay đổi từ 0( thấp) đến 1 (cao) Nó phản ánh khả năng phát sinh của rủi ro và mức độ ảnh hưởng của nó.Rủi ro sẽ cao nếu nó có thể xuất hiện, nếu tác động lớn, hoặc cả 2

Kết quả giai đoạn 1:

Các yếu tố rủi ro được mô tả trong hình 13.9 và hình 13.10 Hình 13.9 cho thấy các khả năng phân tán cuả các biện pháp tác động Hình 13.9 cũng cho thấy đường viền nguy cơ là ngang nhau, để phân vùng chính của rủi ro cao, trung bình và các khu vực rủi ro thấp

Hình 13.10 cho thấy rủi ro trong việc mua sắm trong đó yếu tố WBS xếp hạng mức

độ giảm dần các yếu tố rủi ro của chúng Các hồ sơ rủi ro cung cấp những cái nhìn khác nhau cao, trung bình , rủi ro thấp cho việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của rủi ro Xem xét hồ sơ rủi ro cho hành vi mua sắm cắt ngang điểm giữa cao và trung bình của rủi ro.Trong ví dụ này , nó nằm trong khoảng RF = 0,65 và cắt giữa trung bình

và thấp của rủi ro RF = 0,40

Bảng 13.9: Khả năng rủi ro và mức độ ảnh hưởng

Bảng 13.10: Hồ sơ rủi ro dự án

Giai đoạn 2: xem xét hồ sơ dự thầu

Quá trình xem xét hồ sơ dự thầu xây dựng trên cơ sở hình thành vào giai đoạn 1 và

tài liệu giả định liên kết với nó Mục tiêu của nó là cung cấp hướng dẫn để so sánh

đánh giá hồ sơ dự thầu về tác động tiềm tàng của các rủi ro trong dự án và cách tiếp cận của nhà thầu Tuyệt đối các biện pháp rủi ro có tầm quan trọng thứ cấp.

Chìa khóa để đánh giá chính xác là rủi ro phù hợp và được kiểm chứng đánh giá bởi các nhóm dự án, chất lượng chức năng để đưa ra quyết định.

Bảng tương tự được sử dụng trong đánh giá rủi ro trong giai đoạn 1 làm cho quá trình và lặp lại nhiệm vụ và cung cấp một dấu vết kiểm toán của các giả định.

Hình 13,11 cho thấy cơ cấu cho giai đoạn 2 Các bước được mô tả chi tiết dưới đây,

đặt ra là thủ tục để được theo dõi từng hồ sơ dự thầu.

Bảng 13.11 Cơ cấu giai đoạn 2

Yếu tố dự án, khả năng và mức độ ảnh hưởng của rủi ro.

Việc đánh giá ở giai đoạn 1 tạo ra một số giả định về dự án thành phần riêng biệt Đây là những tài liệu có liên quan trong việc đánh giá ở giai đoạn 1

Bước đầu tiên của việc đánh giá hồ sơ dự thầu là so sánh các phương pháp của nhà thầu với các giả định thực hiện trong đánh giá ban đầu đối với mỗi thành phần trong WBS Bất kì sự khác biệt nào mà trong cách tiếp cận mà có thể ảnh hưởng đến khả năng hay tác động của rủi ro cần được ghi nhận, những cái này có thể bao gồm, ví dụ như :

• Không còn phù hợp với công việc kinh doanh này nữa phải không? Nó đòi hỏi sự phát triển lớn hơn hay là nó có liên quan đến sự phức hợp của sự mới

mẻ và sự phát triển của hệ thống phụ?

• Các nhà thầu đã chứng minh đựợc sự hiểu biết về các yêu cầu chưa?

• Có bất kì điều gì được bỏ xót từ lời đề nghị này không?

• Các nhà thầu có hồ sơ nào chứng minh có kinh nghiệm trong lĩnh vực này không?

• Là nhà thầu quản lý dự án tốt với hệ thống phù hợp phải không?

• Được sản xuất phân phối và lịch trình thi công khả quan hay thực tế.?

• Có những bất trắc xung quanh cái việc mời thầu này không?

Những chỉ số rủi ro riêng biệt cần được kiểm định từng yếu tố một.Bất kì sự khác biệt nào giữa cách thực hiện của nhà thầu và những giả định cơ bản cần được lưu

dữ lại và bất kì sự khác biệt nào trong việc đánh giá khả năng cuả rủi ro phải được lưu ý ngay.Những nhân tố mà làm thay đổi các chỉ số có thể được đánh giá bằng nhiều phương pháp khác nhau,việc sử dụng các nhà thầu phụ với trình độ và kĩ năng , kinh nghiệm tương tự.Thang đo mức độ rủi ro được kiểm nghiệm cho từng yếu tố một,bất kì sự sửa đổi nào so với đánh giá ban đầu cần đươc văn bản

hoá.Những nhân tố mà có thể làm thay đổi cách đanh giá bao gôm cách tiếp cận ít rủi ro để yêu cầu các công việc liên quan cung cấp các yêu tố , phương pháp và thủ tục để sơm phát hiện các vấn đề có kế hoạch quản lý rủi ro tốt hơn

Xem xét laị khả năng rủi ro và biện pháp đánh giá cần được chuyển đổi thành số liệu và các nhân tố rủi ro được tính toán lại.Bất kì sự chênh lệch nào từ đường đánh giá cơ bản phải được xem xét cụ thể đảm bảo rằng nhưng nguyên nhân đó đuợc hiểu và ghi chép làm tài liệu

Kết luận

Phương pháp mô tả trong chương này được sử dụng thành công trong việc thẩm định hồ sơ đăng kí dự thầu với số lượng máy móc công nghệ cao.Theo kinh

nghiệm của chúng tôi lợi ích của tổ chức từ việc này là đáng kể

• Nhóm dự án phát triển một lý luận, định lượng xem về bản chất của những rủi ro

trong suốt mua sắm, căn cứ vào tài liệu đáng tin cậy và giả định Một phòng thủ đường cơ sở được phát triển

• Đánh giá được tiến hành trước khi nhận phản ứng thầu, do vậy nó độc lấp chủ yếu với bất kỳ phương pháp tiếp cận kỹ thuật và coi như độc lập cụ thể với phương pháp và phản ứng của nhà thầu

• Rủi ro tiềm ẩn và mối đe dọa được xác định cho đội đánh giá hồ sơ dự thầu tại giai đoạn đầu, để cung cấp tài liệu hướng dẫn kiểm tra chi tiết và yêu cầu thông tin.

• Tài liệu hướng dẫn giúp cho đội và những người khác trong chuỗi phê duyệt hiểu về các giả định rủi ro chính và cơ chế Đặc biệt, nó làm cơ sở cho xây dựng chiến lược quản lý hợp đồng và thực hiện dự án có rủi ro mất vào tài khoản, sự lựa chọn nhà thầu ưa thích từ quan điểm quả lí rủi ro và phát triển

và thương lượng các điều kiện hợp đồng chi tiết liên quan đến quản lí rủi ro

• Toàn bộ quá trình được ghi chép lại, do vậy có thể được kiểm tra lại và kiểm toán