các dịch vụ cung ứng trong tổ chức sự kiện

Các dịch vụ cung ứng trong tổ chức sự kiện Hãy xem xét kỹ những dịch vụ nào đã có và nhu cầu của sự kiện về những dịch vụ gì?. thông tin liên lạc, dịch vụ văn phòng, phiên dịch, giữ trẻ

Các dịch vụ cung ứng

trong tổ chức sự kiện

Hãy xem xét kỹ những dịch vụ nào đã

có và nhu cầu của sự kiện về những

dịch vụ gì? Rất nhiều dịch vụ sự kiện

cần và những khách tham quan hội nghị cũng cần Nếu

sự kiện kéo dài nhiều ngày thì nhu cầu nhiều loại dịch vụ

đặt ra đối với khách Chẳng hạn như đánh giày, giặt là,

thông tin liên lạc, dịch vụ văn phòng, phiên dịch, giữ trẻ,

v.v… Cần nắm chắc được những dịch vụ nào cung cấp

miễn phí (trong hợp đồng) và những dịch vụ nào phải

thanh toán (thuộc chi phí phát sinh) trên cơ sở đó cân đối

lại ngân sách xem sự kiện đảm nhận được những dịch vụ

nào? Vấn đề này cũng cần thông báo để hướng dẫn tiêu

dùng của khách tham dự Tuy nhiên, Nhà tổ chức cần làm

việc cụ thể với các cơ sở cung ứng có những giải pháp

riêng đối với khách khi họ dùng dịch vụ bên ngoài danh

mục dịch vụ miễn phí

Thiết bị lắp đặt cho dịch vụ hoạt động: Nhiều thiết bị phục

vụ dịch vụ sự kiện phải thuê, cùng với thiết bị là việc lắp

đặt chúng như đèn quét, bảng điện tử, thảm đỏ, sân khấu,

ánh sáng, các thiết bị nghe nhìn, các đèn laser, v.v…

Trước khi lập chương trình hãy đi thực địa khắp lượt để

xem các ý tưởng của bạn có thể được thực hiện một cách

logic hay không Hãy dành thời gian để tự khảo sát ban

đầu để có những cảm nhận về các phương tiện và dịch

vụ

Tiếp đến, Nhà tổ chức cùng với các nhà cung cấp tại hiện

trường sẽ là dịp tốt để các nhà cung cấp đi thực địa Việc

gặp các nhà cung cấp tại hiện trường sẽ là dịp tốt để các

nhà cung cấp trao đổi thể hiện nhu cầu của mình Và nhu

cầu của họ sẽ được đáp ứng

Những người đóng vai trò cung cấp chính đó càng biết

trước về sự kiện của Nhà tổ chức thì họ càng đáp ứng

như cầu của Nhà tổ chức tốt hơn và có thể đưa ra một số

lời khuyên hữu ích dựa trên kinh nghiệm trước đây của

họ

Hãy quyết định vị trí bốc dỡ thiết bị tai nạn nơi tổ chức sự

kiện Nhiều sự kiện cần tới lượng vật tư thiết bị phục vụ

lớn, không những cần nơi bốc dỡ mà còn cần cả kho

chứa nữa Hãy duy trì tốt kế hoạch, bảo đảm thiết bị được

cung ứng theo tiến độ sẽ không gây ùn tắc và không cần

kho bãi chứa

Cần có quyết định chính xác ngày giờ chuyển thiết bị

phương tiện tới, những thiết bị phương tiện nào được đưa

vào phòng hội nghị? Hãy dự đoán có nhân tố nào chi phối

gây chậm trễ hoạt động này không?

Cần kiểm tra các thang máy chở hàng, kích thước của

thang như thế nào? Thiết bị máy móc có đi qua được

không? Thang máy chở hàng có hoạt động không? Chúng

đã được sửa chữa chưa? Khi nào cần sử dụng chúng?

Nhà tổ chức cũng cần biết những gì diễn ra ngay thời gian

trước khi chuyển thiết bị tới, trước khi lắp dựng thiết bị

Nhà tổ chức cần xem mỗi nhà cung cấp dịch vụ cần bao

nhiêu thời gian để lắp đặt, và bắt đầu lên chương trình

cho từng cảnh, cần chú ý việc nào cần làm trước phải làm

trước Việc làm trước không cản trở công việc làm sau

Phải nắm chắc trình tự công việc, làm việc gì được việc

đó Nếu không sẽ gây rối bận, dẫn tới ách tắc dây chuyền

làm công việc chậm trễ so với tiến độ

Những yêu cầu về hệ thống điện: Hãy xác định trước nhu

cầu về sử dụng điện của sự kiện Hãy tính toán trước

những gì cần phải cắm điện và ổ cắm được bố trí ở vị trí

cụ thể nào nơi đến? Nơi đăng ký và khu vực chính của sự

kiện Ở đó điện có đủ mạnh không? Có cần máy phát

không? Tại địa điểm tổ chức có thợ điện không? Cần chú

ý điện áp ở nơi tổ chức sử dụng và ổ cắm tương thích

như thế nào? Chẳng hạn, các thiết bị ở Bắc Mỹ không sự

dụng được ở Châu Âu Điện áp thống nhất ở Việt Nam là

220V trong khi đó các thiết bị điện dân dụn của các nước

ASEAN lại là 110V, v.v…Cần xem xét trước và kiểm tra tỉ

mỉ, không được đơn giản hóa mọi việc dù là nhỏ nhất

Giấy phép lắp đặt: Những giấy phép gì cần cho việc giao

hàng, lắp đặt, tháo dỡ đối với các nhà cung cấp dịch vụ

cho sự kiện? Rất nhiều dịch vụ và các hoạt động lắp đặt

phải có giấy phép mới được phép hoạt động Chẳng hạn

như thả bóng, thả diều phải được quy định rõ ràng ngày

giờ, khu vực, độ cao, số lượng rất cụ thể hoặc hoạt động

đèn chiếu cũng vậy

Nhà tổ chức cần chú ý làm việc với các nhà cung cấp dịch

vụ, xác định rõ trách nhiệm về những giấy phép cần thiết,

ai sẽ đảm nhiệm và phải hoàn tất trong một thời gian cụ

thể

Bảng chỉ dẫn: Bảng chỉ dẫn là yếu tố quan trọng của sự

kiện, giúp cho khách xác định địa điểm tổ chức sự kiện

nhanh chóng, khách sẽ chủ động đến với hoạt đông sự

kiện Bảng chỉ dẫn phải định vị nơi sự kiện diễn ra, theo

thời gian

Số lượng bảng chỉ dẫn phụ thuộc vào phạm vi không gian

sự kiện, vào số lượng và độ phức tạp của hoạt động sự

kiện Chẳng hạn một cuộc hội chợ triển lãm sẽ cần nhiều

bảng chỉ dẫn Ngoài bảng chỉ dẫn chung, tới từng khu vực

lại cần các bảng chỉ dẫn riêng chi tiết và cặn kẽ hơn Bảng

chỉ dẫn có thể được đặt trên giá hoặc treo trên tường, tùy

theo điều kiện từng nơi song chúng đều được nằm trong

maket của Nhà tổ chức

Những vấn đề xã hội có liên quan: những quy định về an

toàn, phòng chống cháy nổ Những quy định thuộc nội

dung này phải được áp dụng cả bên trong và bên ngoài

tòa nhà Cần căn cứ vào thực tế sự kiện để có giải quyết

phù hợp Có thể bổ sung những giải pháp dự phòng khi

có sự cố Có những quy định nào của địa phương, khu

vực ảnh hưởng tới hoạt động sự kiện