Tiểu luận kết thúc học phần Quản trị thiết bị

Đánh giá việc sử dụng chương trình phần mềm quản lý tài sản, trang thiết bị tại Uỷ ban nhân dân xã An Hồng, huyện An Dương, TP Hải Phòng ...13 3.1... Thông qua các nghiệp vụ hành chính v

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TÊN ĐỀ TÀI:

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI SẢN, TRANG THIẾT BỊ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ AN HỒNG,

HUYỆN AN DƯƠNG, TP HẢI PHÒNG

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Quản trị thiết bị

Mã phách: ………

Hà Nội – 2024

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 2

I Tổng quan về trang thiết bị 2

1.1 Khái niệm, vai trò, yêu cầu của trang thiết bị 2

1.1.1 Khái niệm 2

1.1.2 Vai trò của trang thiết bị 2

1.1.3 Yêu cầu của trang thiết bị 2

1.2 Các loại trang thiết bị 3

1.2.1 Thiết bị truyền thông 3

1.2.2 Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu 4

1.2.3 Các trang thiết bị khác 4

1.3 Tổ chức quản lý và sử dụng trang thiết bị 5

1.3.1 Tổ chức quản lý trang thiết bị 5

1.3.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị 6

II Thực trạng ứng dụng chương trình phần mềm MICROSOFT EXCEL vào quản lý tài sản, trang thiết bị tại Uỷ ban nhân dân xã An Hồng, huyện An Dương, TP Hải Phòng 6

2.1 Khái quát chung về UBND xã An Hồng, huyện An Dương, thành phố Hải Phòng 6

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 6

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 7

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ 7

3.3 Ứng dụng Microsoft Excel để quản lý trang thiết bị văn phòng 8

3.3.1 Giới thiệu về Microsoft Excel 8

3.3.2 Các chức năng của Microsoft Excel 8

3.3.3 Ứng dụng Microsoft Excel vào quản lý tài sản, trang thiết bị tại UBND xã An Hồng, huyện An Dương, TP Hải Phòng 10

3.3.4 Hình ảnh giao diện và chức năng chính của chương trình 10

III Đánh giá việc sử dụng chương trình phần mềm quản lý tài sản, trang thiết bị tại Uỷ ban nhân dân xã An Hồng, huyện An Dương, TP Hải Phòng 13

3.1 Ưu điểm 13

3.2 Hạn chế 13

PHẦN KẾT LUẬN 15

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 16

PHẦN MỞ ĐẦU

Ngày nay công nghệ thông tin đang có những bước phát triển mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực hoạt động Nó đã đi vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo, nhanh chóng và hiệu quả Việc ứng dụng chương trình phần mềm trong quá trình làm việc đã giúp cho công tác quản lý được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian công sức

Trang thiết bị văn phòng là thành phần không thể thiếu trong mọi cơ quan,

tổ chức doanh nghiệp Nó có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ con người, giúp nâng cao hiệu quả công việc trong văn phòng Thông qua các nghiệp vụ hành chính văn phòng các trang thiết bị văn phòng được sử dụng có hiệu quả góp phần

xử lý và cũng cấp thông tin một cách nhanh chóng, các công việc được cải thiện về chất lượng, dễ dàng cung cấp thông tin cho lãnh đạo Đồng thời trang thiết bị văn phòng còn góp phần làm giảm chi phí và nhân lực

Trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập như ngày nay đòi hỏi các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải kịp thời ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản

lý để tiến độ công việc được nhanh hơn và bắt kịp với sự phát triển của đất nước và thế giới

Mặc dù trang thiết bị văn phòng là một yếu tố không thể thiếu trong mọi cơ quan nhưng không phải cơ quan nào, tổ chức nào cũng có cách quản lý trang thiết

bị khoa học mà hiệu quả Việc ứng dụng các chương trình phần mềm vào quản lý trang thiết bị giúp cho quá trình làm việc tại cơ quan được thuận tiện và nhanh chóng hơn Số lượng trang thiết bị tại cơ quan tăng hay giảm, việc theo dõi, kiểm

kê, tìm kiếm sẽ được thuận lợi hơn khi chúng ta áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý

Nhận thức được điều đó cùng với việc tìm hiểu thực tế tại địa phương mình sinh sống, em thấy việc ứng dụng chương trình phần mềm vào quá trình quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng ở địa phương em là vấn đề cấp thiết hiện nay

Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá chương trình phần mềm quản lý tài sản, trang thiết bị tại Uỷ ban nhân dân xã An Hồng, huyện

An Dương, TP Hải Phòng”.

PHẦN NỘI DUNG

I Tổng quan về trang thiết bị

1.1 Khái niệm, vai trò, yêu cầu của trang thiết bị

1.1.1 Khái niệm

Trang thiết bị là tổng thể nói chung những máy móc, dụng cụ, phụ tùng cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; là các yếu tố hỗ trợ hoặc thay thế cho sức lao động thủ công của cán bộ nhân viên để có thể giúp họ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả

Trang thiết bị là yếu tố quan trọng giúp cho các nhà lãnh đạo và nhân viên điều hành công việc một cách thông suốt, xử lý nhanh chóng, kịp thời, năng suất lao động được nâng cao hơn Trang thiết bị tốt và đầy đủ không những giúp cho công việc tiến hành thuận lợi mà còn góp phần giữ gìn sức khỏe cho nhân viên, giúp nhân viên làm việc được lâu dài, chất lượng công tác được đảm bảo

Các loại trang thiết bị phổ biến:

- Thiết bị truyền thông: Máy điện thoại, máy fax, máy vi tính, máy ghi âm, máy tính cá nhân……

- Các thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu: Máy in, máy photocopy, máy scan, máy hủy tài liệu……

- Các trang thiết bị khác: Bàn ghế, tủ, máy điều hòa nhiệt độ, quạt, đồ trang trí phòng làm việc…

1.1.2 Vai trò của trang thiết bị

Trang thiết bị là những máy móc, dụng cụ cần thiết phục vụ công tác văn phòng Các trang thiết bị đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Bởi nhân viên thông qua nghiệp vụ hành chính sử dụng các trang thiết bị để xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhằm nâng cao năng suất, công việc được cải thiện về chất lượng cung cấp nhiều thông tin hơn cho lãnh đạo, đồng thời góp phần làm giảm chi phí về nhân lực cộng với các chi phí khác kèm theo

1.1.3 Yêu cầu của trang thiết bị

- Yêu cầu chung đối với trang thiết bị:

+ Tính kinh tế: phù hợp với thực tiễn của cơ quan (khối lượng công việc, chi phí mua, bảo trì, đào tạo nhân viên sử dụng…)

+ Tính tiện dụng: nhiều chức năng, dễ sử dụng

+ Tính hiện đại: đáp ứng yêu cầu ngày càng cao (nhanh chóng, kịp thời, chính xác) của công việc văn phòng

- Yêu cầu đối với người sử dụng:

+ Nắm được công dụng, cách sử dụng đối với các loại thiết bị thông thường

+ Thường xuyên bồi dưỡng kiến thức, sử dụng được những thiết bị hiện đại

1.2 Các loại trang thiết bị

1.2.1 Thiết bị truyền thông

- Máy ghi âm: Dùng để ghi lại lời nói Mục đích:

+ Ghi lại âm thanh theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu, báo cáo, bài giảng, những quyết định đã thông qua mà không cần phải ghi tốc ký

+ Khi sử dụng máy ghi âm, năng suất lao động của người đánh máy tăng 25

- 45% mức thời gian tiết kiệm của người đọc lên tới 20% Cán bộ của cơ quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm được 5 - 6 phút cho mỗi trang viết của một tài liệu cần soạn thảo

- Điện thoại

Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe Ngày nay có rất nhiều loại điện thoại khác nhau như: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay (điện thoại di động) Đây là thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp được thuận lợi, thiết bị này được dùng phổ biến trong các công sở, văn phòng Vì vậy, đòi hỏi những người làm công tác văn phòng nói riêng và  các cán bộ, công chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

- Máy tính nối mạng

Được thiết lập khi có từ 2 máy vi tính trở lên kết nối với nhau để chia sẻ tài nguyên: máy in, tệp tin, dữ liệu Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và mức độ hiện đại hóa văn phòng của từng ngành, từng lĩnh vực, từng địa phương, cơ quan mà sử

dụng mạng máy tính nối mạng diện rộng (WAN) hoặc mạng nội bộ (LAN) để phục vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác và truyền nhận thông tin

1.2.2 Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu

Để có được bản in, bản sao và để nhân số lượng văn bản, tài liệu người ta

sử dụng các nhóm:

- Các phương tiện sao chụp và nhân bản: Để sao và truyền văn bản với nguyên mẫu của nó (dấu, chữ ký, sơ đồ…) đi xa có thể dùng máy Fax hoặc truyền qua mạng

- Các phương tiện in ấn: Máy in dùng trong văn phòng bao gồm nhiều thể loại và công nghệ khác nhau Thông dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất hiện nay trên thế giới là máy in ra giấy Đa phần các máy in sử dụng cho văn phòng được nối với một máy tính hoặc một máy chủ dùng in chung

- Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến mức không thể khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật

1.2.3 Các trang thiết bị khác

Ngoài các nhóm thiết bị truyền thông, thiết bị sao, in, hủy tài liệu còn có các thiết bị và đồ dùng văn phòng khác như:

- Máy quét hình ảnh hay còn gọi là máy scan

Đây là thiết bị có khả năng số hóa hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy tính để lưu hoặc xử lý chúng Thiết bị này đang dần trở nên thông dụng cho người dùng máy tính cá nhân thông thường

- Máy chiếu đa năng

Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng các phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng rất sinh động, nhờ đó làm tăng sức thu hút của các buổi họp, hội nghị, hội thảo, bài thuyết trình

Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày của những người làm công tác văn phòng rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo hướng bền đẹp,

đa năng, thuận tiện như cặp, kẹp, ghim, bút…

1.3 Tổ chức quản lý và sử dụng trang thiết bị

1.3.1 Tổ chức quản lý trang thiết bị

Trang thiết bị trong cơ quan nhà nước được tổ chức quản lý theo các khâu:

- Quản lý quá trình hình thành trang thiết bị:

Khi cơ quan, đơn vị được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sẽ được cấp một số tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục

vụ cho công tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocopy,…

Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức Ngoài

ra, hàng năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm

- Quản lý quá trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị:

Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản

Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công

Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua

đó đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị

Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị

Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị trong cơ quan, tổ chức

- Kết thúc quá trình sử dụng trang thiết bị:

Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kỹ thuật được tiến hành thanh lý Quá trình thanh lý phải tuân thủ quy định của pháp luật

Thành lập ban thanh lý

Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị của các trang thiết bị để lựa chọn phương thức thanh lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá) Dù hình thức nào thì cũng phải được công bố và thực hiện công khai Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài chính

1.3.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị

Trang thiết bị được cải thiện phần lớn nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi trong hoạt động Do đó khâu tổ chức sử dụng trang thiết bị cũng cần được quan tâm, cụ thể:

- Đào tạo người sử dụng trang thiết bị hiện đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao

- Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản,

sử dụng trang thiết bị

- Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao quản lý và sử dụng

- Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định của Nhà nước Đề xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả

- Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị

II Thực trạng ứng dụng chương trình phần mềm MICROSOFT EXCEL vào quản lý tài sản, trang thiết bị tại Uỷ ban nhân dân xã An Hồng, huyện An Dương, TP Hải Phòng

2.1 Khái quát chung về UBND xã An Hồng, huyện An Dương, thành phố Hải Phòng

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Xã An Hồng là đơn vị hành chính thuộc huyện An Dương, thành phố Hải Phòng được thành lập vào ngày 19 tháng 12 năm 1948 Xã An Hồng nằm ở phía Tây Bắc huyện An Dương, thành phố Hải Phòng, có vị trí địa lý: Phía đông giáp sông Cấm, huyện Thuỷ Nguyên; phía tây giáp xã An Hưng, huyện An Dương; phía nam giáp phường Quán Toan, quận Hồng Bàng; phía bắc giáp xã Đại Bản, huyện

An Dương Diện tích là 8,26 km2, dân số (tính đến tháng 11 năm 2023) là 12.935 người; được phân chia thành 9 thôn, tên của 9 thôn được mang tên 9 anh hùng liệt

sĩ thời chống Pháp

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức

(Nguồn: Phòng Văn hóa xã hội, xã An Hồng, huyện An Dương, TP Hải Phòng)

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua; tổ chức thực hiện kế hoạch đó; lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phương án phân

bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp; tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn khu phố và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật; quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được

để lại phục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật; huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân

để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của phường trên nguyên tắc dân

Tài chính

Văn phòng Thống kê

Quân sự

Tư pháp hộ tịch

Địa chính xây dựng

Văn hoá

xã hội Công an

Phó Chủ tịch UBND Ông Vũ Hoàng Anh

Phó Chủ tịch UBND

Ông Lê Văn Thiện

Chủ tịch UBND

Bà Trần Thị Dung

chủ, tự nguyện Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương; thực hiện công tác nghĩa

vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự

vệ ở địa phương; thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương; quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản

lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương

3.3 Ứng dụng Microsoft Excel để quản lý trang thiết bị văn phòng

3.3.1 Giới thiệu về Microsoft Excel

Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng Excel cung cấp cho người sử dụng khá nhiều giao diện làm việc

3.3.2 Các chức năng của Microsoft Excel

Microsoft Excel (gọi tắt là excel) là trình ứng dụng bảng tính trong Windows, thuộc bộ công cụ văn phòng Microsoft Office Excel là ứng dụng đa văn bản - nghĩa là có thể mở đồng thời nhiều hơn một cửa sổ văn bản Các thao tác trong Excel theo tiêu chuẩn của Windows như: làm việc với cửa sổ, các hộp đối