Giáo trình văn bản quản lý nhà nước

Giáo trình Văn bản quản lí nhà nước và Kĩ thuật soạn thảo văn bản. Được biên soạn nhằm phục vụ cho hoạt động đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng và một số chuyên ngành khác của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

LỜI NÓI ĐẦU

ị Giáo trình “Văn bản quần if nhà nước và Kĩ thuật soạn thảo văn bản”

6 biên soạn nhằm phục vụ cho hoạt động đào tạo chuyên ngành Quản trị văn

a

Nội Giáo trình cung cấp cho sinh viên những kiến thức lý luận cơ bản về văn

wh quản lí nhà nước và kĩ thuật soạn thảo văn bản, hướng dẫn các kỹ năng cân

hiết để soạn tháo hoàn chính văn bản, không chỉ giúp cho sinh viên trong việc

E © tap, nghiên cứu chuyên ngành mà còn có thể được sử dụng làm tài liệu

hiện cứu, tham khảo phục vụ cho công việc chuyên môn của cán bộ, công

† viên chức trong các cơ quan, tổ chức của Nhà nước

"Bồ SUNG THÊM SỰ PHÂN CÔNG CỤ THÊ CỦA CÁC TÁC GIÁ, MỤC TIỂU CỦA GIÁO TRÌNH, CÁCH TIẾP CẬN

| Phần 1 Lý luận chung về văn bản quản lý nhà nước

| “Chương 1 Khái niệm, chức năng của văn bản quản lý nhà nước

:Chương 2 Hệ thống văn bản quản lý nhà nước

| Phân 2 Những vấn đề chung về soạn thảo văn bần

ị Chương 3 Yêu cầu chung về soạn thảo văn bản

| Chương 4 Thể thức văn bản quản lý nhà nước

LỜI NÓI ĐẦU

Giáo trình “Văn bản quân lÍ nhà nước uà KY thaét soan thao vin ban”

được biên soạn nhằm phục vụ cho hoạt động đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng và một số chuyên ngành liên quan khác của Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội Giáo trình cung cấp cho sinh viên những kiến thức lý luận cơ bản về văn bản quản lí nhà nước và kĩ thuật soạn thảo văn bản, hướng dẫn các kỹ năng cần

thiết để soạn thảo hoàn chính văn bản, không chỉ giúp cho sinh viên trong việc học tập, nghiên cứu chuyên ngành mà còn có thể được sử dụng làm tải liệu nghiên cứu, tham khảo phục vụ cho công việc chuyên môn của cần bộ, công

chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức của Nhà nước

Trên cơ sở kế thừa Giáo trình Văn bản (xuất bản năm 2009) do TS Triệu

Văn Cường và Ths Nguyễn Mạnh Cường (Đồng chủ biên), Giáo trình nây do

PGS.TS Triệu Văn Cường làm chủ biên và các tác giả trong Tổ bộ môn Văn

bản biên soạn: Th§ Nguyễn Mạnh Cường, Th§ Đỗ Thị Thu Huyền, Thã

Nguyễn Thị Hường, Th§ Trần Thu Hà, TS Ngô Sỹ Trung, ThS Trương Thị

Thuỷ, ThS Hoàng Quỳnh Trang, Th§ Nguyễn Thị Kim Chỉ, Nội dung của Giáo trình được bế cục thành hai phần, tám chương, bao gồm cả vấn đề lí thuyết

và thực hành soạn thảo văn bản:

BO SUNG THEM SU PHAN CONG CU THE CUA CAC TAC GIA,

MUC TIEU CUA GIÁO TRÌNH, CÁCH TIẾP CẬN

Phần 1 Lý luận chung về văn bản quần lý nhà nước Chương 1 Khái niệm, chức năng của văn ban quan ly nha nước

Chương 2 Hệ thông văn bản quản lý nhà nước Phần 2 Những vấn đề chung về soạn tháo văn bản

Chương 3 Yêu câu chung về soạn thảo văn bản

Chương 4 Thể thức văn bản quản lý nhà nước

Chương 6, Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước Chương 6 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bán quản lý nhà nước

Chương 8 Tiêu chuẩn hoá văn bản quản lý nhà nước , Chương 8 Tiêu chuẩn hoá văn bản quản lý nhà nước

trình không tránh khỏi những hạn chế, Bởi vậy, tập thể tác giả rất mong nhận trình không tránh khỏi những hạn chế Bởi vậy, tập thể táo gid rat mong nhận được ý kiến góp ỷ của bạn đọc đề Nhà trường tiếp tục hoàn thiện nội dung trong được ý kiến góp ý của bạn đọc để Nhà Đường tiếp tục hoàn thiện nội dụ g trong

MỤC LỤC

LỜINÓIĐẦU PHAN L LY LUAN CHUNG VE VAN BAN QUAN Li NBA NUOC Chương 1 KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN

QUẦN LÍ NHÀ NƯỚC 1.1, Sơ lược về lịch sử ra đời của chữ viết và văn bản học 1.1.1 Nguồn gốc của chữ viết và văn bán

1.2.2 — Khải niệm văn ban quan If nha nude

1.32 Chúc năng pháp lí

1.3.4 Các chức năng khác

1.4.1, _ Văn bản là phương tiện đám bảo thông tin trong hoại động quản lý của cơ quan, đơn vị

14,2 Văn bản là phương tiện truyện đạt các quyết định quan If

của bộ máy lãnh đạo và quản lí

1.4.4 — Văn bản là phương tiện quan trọng trong việc xây dựng bệ thống pháp luật

Chương 2 HỆ THÔNG VĂN BẢN QUẦN LÍ NHÀ NƯỚC

21 — Khái niệm

2.2 Phân loại văn băn quần lí nhà nước

2.2.1 Mục đích của việc phân loại văn bản quân lí nhà nước

QUẦN LÍ NHÀ NƯỚC 1.1 Sơ lược về lịch sử ra đời của chữ viết và văn bân học 1.1.1 Nguồn gốc của chữ viết và văn bản

12.1 Khái niệm văn bản

1.3.1, Chức nang thong tin 1.3.2 Chức năng pháp ÌÍ

1.3.4 — Các chức năng khác

1.4.1 — Văn bản là phương tiện đâm bảo thông tỉa trong hoạt động

quan lý của cơ quan, đơn vị

1.4.2, — Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lí 1.4.3 Van ban la phương tiện giúp kiểm tra, theo đối hoạt động

của bộ máy lãnh đạo và quản If

thống pháp luật Chương 2 HỆ THÔNG VĂN BẢN QUẦN LÍ NHÀ NƯỚC

22 Phân loại văn bản quần lí nhà nước

2.21 Mục ốích của việc phân loại văn bán quần lí nhà nước

S3, 3.3

23.1,

Bade

2.4.1,

Một số tiêu chí phân loại văn bản quân lí nhà nước

Hệ thông văn bản quấn lí nhà nước

Van ban quy phạm pháp luật Văn bán hành chính Văn bán chuyên ngành

Giám sát, kiểm tra, rà soát, xử H, hệ thống hóa, pháp

điển hóa văn bản quy phạm pháp luật

“hải niệm

Nguyên tắc, thầm quyên, phương thức và nội dung

PHAN IL NHONG VAN DE CHUNG VE SOAN THAO VAN BAN Chwong 3 YEU CAU CHUNG VE SOAN THAO VAN BAN

3.1,

3.21, 3.2.2, 3.2.3

3.2.4, 3.2.5

3.2.6,

Mục đích, ý nghĩa của hoạt động soạn thảo văn bản

Yêu cầu về soạn thảo văn bấn

Yêu cầu về thẩm quyền

Yêu cầu về thể thức Yêu cầu về bỗ cục Yêu cầu về nội dung

Yêu cầu về ngôn ngữ

Các yêu cầu khảo Chương 4 THẺ THỨC VĂN BẢN QUẦN LÍ NHÀ NƯỚC

4.1

4.11, 4.1.2, 4a

4.2.1, 43.2, 4.23

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Số, ký hiệu của văn bản

Địa danh và ngày tháng, năm ban hành văn bản

2.4,

2.4.1

2.4.2, PHAN II NHỮNG VẤN ĐÈ CHUNG VỀ SOẠN THẢO VĂN BAN >

Chương 3 VÊU CÂU CHUNG VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN |

41

41.1

4.1.2, 4,26 42.1

4.22

4.2.3

4.2.4 Địa danh và ngày tháng, năm ban hành văn bản

Một số tiêu chỉ phân loại văn bản quần lí nhà nước

Hệ thống văn bản quân lí nhà nước

Văn bản quy phạm pháp luật Van bản hành chính Văn bản chuyên ngành

Giám sát, kiểm tra, rà soát, xử lí, hệ thống hỏa, mi

điển hóa văn bản quy phạm pháp luật

Khái niệm

Nguyên tác, thâm quyền, phương thức và nội dung

Mục đích, ý nghĩa của hoạt động soạn thảo văn ban Yêu cầu về soạn thảo văn bần

Yêu cầu về thẩm quyền Yêu cầu về thể thức

Ý nghĩa của thể thức văn bản

Các thành phần thê thức văn bản quân lí nhà nước Quc hiệu

'Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn ban

92

92

92

98 28

4.2.5, 4.2.6

4.2.7, 4.2.8, 4.2.9

4.2.10

4.3

4.3.1

4.3.2

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Nội dung van ban Quyển hạn, chức vụ, họ tên và chữ kỹ của người có thẩm

5.2.3, 5.2.4

5.2.5

5.3

3.3.1, 3.3.2

Khái niệm Đặc điểm

Chính xác, mạch lạc

Phê thông, dễ hiển

Khách quan Trang trọng, lịch sự

Khuônmẫu

Cách sử dụng ngôn ngữ văn bản quản iÍ nhà nước

Yêu cầu về sử dụng từ ngữ của văn bán quản lí nhà nước Yêu cầu về câu trong văn bản quản lí nhà tước

Chương 6 QUY TRÌNH SOẠN THẢO VẢ BẠN HÀNH

5.2.4

3.2

5.35 3.3.1

Quy trình soạn thảo và ban hãnh văn bản quy phạm pháp luật

Quy trình soạn thảo và ban bảnh văn bản hành chính

7.83

Yêu cầu chưng

Phương pháp soạn thảo

Mẫu báo cáo

Phương pháp ghỉ biên bản Khái niệm

Yêu cầu chưng Phương pháp ghi

Mẫu biên bản

Soạn thảo hợp đồng

Khái niệm

Yêu cau chung

Phương pháp soạn thao

Khai niém, mye dich titu chuẩn hoá vin ban quân lí nhà

Khai niém Mục đích tiéu chudn hod van ban quan If nhà nước

Cap dé, mức độ tiêu chuẩn hoá văn bãn quân lí nhà nước Cấp độ tiêu chuẩn hoá văn bản quan lÍ nhà nước

Múc độ tiêu chuẩn hoá văn báu quản lí nhà nước

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Yêu cầu chung

Phương pháp soạn tháo

Miẫu báo cáo

Phương pháp ghỉ biên bản Khái niệm

Yêu cầu chung

Yêu cầu chung và phương pháp soạn tháo

Mẫu giấy, phiếu, thư công Chương 8 TIÊU CHUẢN HOÁ VĂN BẢN QUẦN LÍ NHÀ NƯỚC

DANH MUC TAI LIEU THAM KHẢO

Khai niém, mye dich tiêu chuẩn hoá văn bản quân lí nhà

nước Khái niệm

Mục đích tiêu chuẩn lioá văn bản quản lí nhà nước

Cấp độ, mức độ tiêu chuẩn hoá văn bản quân lí nhà nước

Cấp độ tiêu chuẩn hoá văn bản quần lí nhà nước

Mức độ tiêu chuẩn hoá văn bán quản lí nhà nước

Phần 1 _

LÍ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẦN LÍ NHÀ NƯỚC

Chương 1 KHAI NIEM, CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN QUẢN LIN HA NƯỚC 1,1 Sơ lược về lịch sử ra đời của chữ viết và văn bán hee

1.1.1 Nguồn gốc của chữ viỗt và ăn bản

Loài người là một bộ phận của thể giới tự nhiên, một đạng cụ thể của vật

chất trong quá trình vận động và biến hóa vô cùng Tuy nhiên, loài người còn có

vận động với tư cách là một hệ độc lập riêng biệt của thể giới khách quan Lao

động chính là đặc trưng hoạt động có ý thức, có mục đích, có biện pháp, có tính

sáng tạo, có khá năng tập hợp cộng đồng lao động của con người

Lao động đã cải biến bản thân con người từ con người động vật thành con

người xã hội, Cùng với lao động, ngôn ngữ xuất hiện đã làm cho con người có

phương tiện giao tiếp với nhau, liên kết với nhau thành cộng đồng lao động,

cộng đồng kiếm sống và đó chính là sự hình thành x8 hội loài người

Chỉ trong lao động, bằng lao động con người mới tạo ra của cải vật chất

để sống Nói cách khác, lao động là phương thức kiếm sống và tồn tại của con

người, Trong quá trình đó, con người cần thiết có sự giao tiếp, trao đổi với nhau

và ngôn ngữ các tộc người ra đời trên cơ sở liên kết lao động, cộng đồng lao

động

Xã hội loài người phát triển, nhu cầu về của cải vật chất phục vụ cuộc

sống ngày càng cao Nhụ cầu giao tiếp xã hội ngày càng lớn, không chỉ trong

từng cộng đồng mà còn cần thiết giữa các cộng đồng người với nhau Từ nhu

cầu đó, hệ thống ngôn ngữ xuất hiện, đó là hệ thống ký hiệu giao tiếp để biểu đạt

ý thức, tâm tư nguyện vọng của con người, dần:dần được quy ước và trở thành

hệ thống chữ viết, Quá trình hình thành chữ viết của loài người diễn ra lâu dài và

vô cùng phức tạp,

Giữa hai cộng đồng người có mâu thuẫn với nhau về quyền lợi, tranh chấp

nguồn thức ăn và môi trường cư trú Đề diễn tả thông tin được phong phú hon,

1.1 Sơ lược về lịch sử ra đời của chữ viết và văn bản học

1.1.1 Nguẫn gắc của chữ viết và văn bắn Loài người là một bộ phận của thể giới tự nhiên, một dang cụ thể của vật

chất trong quá trình vận động và biến hóa vô cùng Tuy nhiên, loài người còn có vận động với tư cách là một hệ độc lập riêng biệt của thé giới khách quan Lao

động chính là đặc trưng hoạt động có ý thức, có mục đích, có biện pháp có tính

sảng tạo, có khả năng tận hợp cộng đồng lao động của con người,

Lao động đã cải biến bán thân con người từ con người động vật {

người xã hội, Cùng với lao động, ngôn ngữ xuất hiện đã làm cho con ¡

phương tiện giao tiếp với nhau, liên kết với nhau thành cộng đồng lo động, cộng đồng kiếm sống và đó chính là sự hình thành xã hội loài người, :

Chi trong lao động, bằng lao động con người mới tạo ra của cải | ật chất

để sống Nói cách kháo, lao động là phương thức kiếm sống và tồn tại của con người Trong quá trình đó, con người cần thiết có sự giao tiếp, trao đổi \ ới nhau

và ngôn ngữ các tộc người ra đời trên cơ sở liên kết lao động, cộng: dng lao

động

Xã hội loài người phát triển, nhu cầu về của cái vật chất phục vụ cuộc sống ngày càng cao Nhu cầu giao tiếp xã hội ngày cảng lớn, không chi trong

từng cộng đồng mà còn cần thiết giữa các cộng đồng người với nhau Từ nhụ

cầu đó, hệ thống ngôn ngữ xuất hiện, đó là hệ thông ký hiệu giao tiếp để tiêu dat

ý thức, tâm tư nguyện vọng của con người, dần:dần được quy ước và tờ thành

hệ thống chữ viết Quá trình hình thành chữ viết của loài người diễn ra : nu dai va

Giữa hai cộng đồng người có mâu thuẫn với nhau về quyền lợi, trạnh chấp nguồn thức šn và môi trường cư trú Đề diễn t4 thông tỉn được phong phú hơn,

trả th việc phiền hà phải mang các đề vật, con vật tượng trưng mà nội dung diễn

ụ lại hạn chế, con người tìm cách biểu hiện bằng hình tượng kết nút dây thừng,

| Trên một chiếc gậy dài, người ta buộc lên đó rất nhiều đoạn dây thừng dai

n gin khác nhau, mỗi đoạn day thimg nhu vay thy theo d6 dai ngắn và số nút thắt

tử idu ft khác nhau mà nó mang biểu tượng chứa đựng những thông tin khác

nu tựa hồ như những “con chữ”

p ong phú, đa dạng, con người đã sáng tạo ra hệ thống ký hiệu bằng đường nét

a ghỉ lại ngôn ngữ - đó là chữ viết Chữ viết ra đời đã đánh một mốc quan

tròng, có táo dụng quyết định bước tiến mới của nên văn minh, tạo điều kiện cần

thiết cho tiếng nói dân tộc trở thành một ngôn ngữ phát triển tới trình độ cao

thường không phong phú bằng ngôn ngữ (tiếng nói) của các tộc người Có nhiều

tá người mượn chung những mau ky ty để ‘ghi theo am (tiếng nói) của dân tộc

ruình Do đó, hình thành các loại văn bản viết bằng ký tự (chữ cá) giống nhau”

hỉ âm (tiếng nói) của các dân tộc khác nhau Trường hợp văn bản ở Việt

im từ khoảng giữa thé ky XVII khi bắt đầu xuất hiện chữ quốc ngữ Việt Nam leo mẫu tự La — tỉnh và trở thành chữ viết trên văn bản chính thức của chúng ta

1.1.2 Lịch sử vin bản ở Việt Nam

it Việt Nam có nhiều dân tộc (tộc người) anh em cùng cộng đồng sinh sống

i Fn một lãnh thể quốc gia thông nhất, Mỗi dân tộc anh em đều có những tiếng

bi (và có cả chữ viết riêng) Tuy vậy, Tiếng Việt được thừa nhận là ngôn ngữ

a đân tộc Việt Nam thống nhất, ngôn ngữ quốc gia chính thống Mọi người sông trên đất nước Việt Nam đều có ý thức báo tổn và phát triển ngôn ngữ

tránh việc phiên hà phải mang các đồ vật, con vật tượng trưng mà nội dung diễn

đạt lại hạn chế, con người tìm cách biểu hiện bằng hình tượng kết nút dây thùng

Trên một chiếc gậy đài, người ta buộc lên đó rất nhiều đoạn đây thừng dài ngắn khác nhau, rỗi đoạn dây thừng như vậy tùy theo độ dài ngắn và số nút thắt

nhiều ít khác nhau mà nó mang biểu tượng chứa đựng những thông tin khác

nhau tựa hỗ như những “con chữ”

Để thỏa mãn như cầu trao đổi, truyền đạt, ghỉ nhớ các thông tìn ngày càng phong phú, đa dạng, con người đã sáng tạo ra hệ thống kỷ hiệu bằng đường nét

để ghỉ lại ngôn ngữ - đó là chữ viết Chữ viết ra đời đã đánh một mốc quan trọng, có táo dụng quyết định bước tiến mới của nễn văn minh, tạo điều kiện cần

thiết cho tiếng nói đân tộc trở thành một ngôn ngữ phát triển tới trình độ cao

Chúng ta cũng biết rằng trên thế giới có rất nhiều hệ ngôn ngữ Mỗi hệ ngôn ngữ có cách ký tự trên các văn bản khác nhau Như ngôn ngữ biển cách,

nigên ngữ từ căn, ngôn ngữ đa thúc tổng hợp Các dạng lý tự trên các văn bản

thường không phong phú bằng ngôn ngữ (tiếng nói) của các tộc người Có nhiều tộc người mượn chung những mẫu ký tự để ghỉ theo âm (tiếng nói) của dân tộc mình Do đó, hình thành các loại văn bản viết bằng ký tự (chữ cái) giống nhau

để ghỉ âm (tiếng nói) của các dân tộc khác nhau Trường hợp vấn bản ở Việt Nam từ khoảng giữa thế ký XVII khi bắt đầu xuất hiện chữ quốc ngữ Việt Nam theo mẫu tự La — tỉnh và trở thành chữ viết trên văn bán chính thức của chúng ta

là một ví dụ điển hình

11.2 tịch sử vin ban ở tiệt Nam Việt Nam có nhiều dân tộc (tộc người) anh em cùng cộng đồng sinh sống trên một lãnh thd quốc gia thống nhất Mỗi dân tộc anh em đều có những tiếng nói (và có cả chữ viết riêng) Tuy vậy, Tiếng Việt được thừa nhận là ngôn ngữ

của dân tộc Việt Nam thống nhất, ngôn ngữ quốc gia chính thống Mọi người dan sống trên đất nước Việt Nam đều có ý thức báo tổn và phát triển ngôn ngữ chung của dân tộc Việt Nam ngày cảng phong phú và trong sáng để vươn lên

ngang tầm, xứng đáng trong sự giao lưu giữa dân tộc Việt Nam và các dân tộc

khác trên thế giới

9

Tuy nhiên, người Việt Nam không tự sáng tạo ra chữ viết riêng để ghỉ lại

ngôn ngữ của dân tộc raÌnh lên văn bản,

Trước khi có chữ Quốc ngữ, các văn bản ở nước ta chủ yếu viết bằng chữ

Hán (còn gọi là chữ Nho} Trong suốt hàng ngàn năm ở nước ta (chịu sự đô hộ

Trung Hoa), chữ Hán (chữ Nho) đã được sử dụng làm công cụ quan trọng sáng

táo các (Ác phẩm văn học nghệ thuật, ghỉ chép lịch sử, địa ly, y hoc, quan sy,

chính trị xã hội, kinh tế, tôn gifo

Văn bản viết bằng chữ Hán ở nước ta được du nhập cùng với chính sách

xâm lược của các triều đại phong kiến phương Bắc Có thể lấy mốc mở đầu từ

năm Quý Ty (207 trước công nguyên) bằng sự kiện Triệu Đà đánh chiếm nước

ta dưới thời Ân Dương Vương

Trong kho tàng văn bản bằng chữ Hán của nước ta có một khối lượng 46

sộ, phong phú trên nhiều lĩnh vực: Toán học, kiến trúc, văn học, sử học, địa lý,

tôn giáo, triết học, y hoc, chính trị, hành chính với rất nhiều thê loại: văn, thơ,

phú, ký, hịch, cáo, sắc, chiếu, biểu, tấu sớ, văn bia, thần phù, gia phả, Tộc phả,

Đết với các loại văn bản như văn, ký, thơ chúng ta đễ hiểu vì ngày nay

khá quen thuộc; nhưng có những loại văn bản ngày nay không còn dùng hoặc

hình thức văn bản đó đã đổi tên gọi theo đanh từ mới, Cần nhấn mạnh rằng cha

ông ta trước đây dùng chữ Hán biên soạn văn bản rất coi trọng nguyên tắc Các

loại văn bản được quy định rất chặt chế và phạt tội rất nặng đối với những người

vi phạm cáo quy định về làm văn bản, ví đụ , sai niêm luật, sai thể thức, viết

chữ, đùng từ phạm húy (tên kiềng) WV

- Céo là văn bản tuyên bố chủ trương, kết quả công việc một cách rộng rãi

cho mọi người cùng biết Ví đụ, Bình ngô đại cáo do Nguyễn Trãi thay vua Lê

Lợi làm sau khi đánh giặc Minh (thế kỷ XV),

- Hịch: là văn bản của vua hoặc tướng lĩnh triệu tập quân sĩ, kêu gọi nhân

dan, ké t6i ké thd Vi du: Hich tướng sĩ của Trần Hung Bao

- Biểu: là văn bán của quan hay dân dâng lên vua với mục đích trình bày

một nguyện vọng hay đề †ạ ơn VUA,

Trước khi có chữ Quốc ngữ, các văn bản ở nước ta chủ yếu viết | g chữ Hán (còn gọi là chữ Nho) Trong suốt hàng ngàn năm ở nước ta (chịu $ sư đô hộ Trung Hoa), chữ Hán (chữ Nho) đã được sử dụng lầm công cụ quan 4 g sing

tác các tác phẩm văn học nghệ thuật, ghi chép lịch sử, địa ly, y hoes | - SỰ,

chính trị xã hội, kinh tế, tôn giáo

Văn bản viết bằng chữ Hán ở nước fa được du nhập cùng với chỉ h sách xâm lược của các triểu đại phong kiến phương Bắc Có thể lấy mốc mb đầu từ năm Quý Ty (2Ô7 trước công nguyên) bằng sự kiện Triệu Đã đánh chiểm nước

ta dưới thời An Dương Vương

Trong kho tàng văn bản bằng chữ Hán của nước ta có một khối thong đề

sộ, phong phú trên nhiều lĩnh vực: Toán học, kiến trúc, văn học, sử họ , dia ly,

tôn giáo, triết học, y học, chính trị, hành chính với rất nhiều thé loại: Ÿăn, thơ, phú, ký, hịch, cáo, sắc, chiếu, biểu, tấn sớ, văn bia, thần phù, gia pha, liộc pha, chúc thư, hương ước, tộc ước, luật

Đối với các loại văn bản như văn, ký, thơ chúng ta đễ hiểu vì ị

khá quen thuộc; nhưng có những loại văn bản ngày nay không còn aif

hình thức văn bản đó đã đổi tên gọi theo danh từ mới Cần nhấn manh ang cha

ông ta trước đây dùng chữ Hán biên soạn văn bản rất coi trọng nguyên ắc, Các

loại văn bản được quy định rất chặt chế và phạt tội rất nặng đối với những người

- Cáo là văn bản tuyên bể chủ trương, kết quả công việc một cách rộng rãi cho mọi người cùng biết, Ví dụ, Bình ngô đại cáo do Nguyễn Trãi tha vua Lê

Lợi làm sau khi đánh giặc Minh (thé ky XV)

- Hịch: là văn bản của vua hoặc tướng lĩnh triệu tập quân si, kêu Bel nhân dân, kế tội kẻ thù Ví dụ: Hịch tướng sĩ của Trần Hưng Đạo

- Biểu: là văn bản của quan hay dân đâng lên vua với tmục đích ph bày

một nguyện vọng hay dé tạ ơn vua,

SE

i ì

i ~ Tau: 1a văn bản dâng lên vua trình bày, báo cáo để vua biết một sự việc

Poot Sớ: là văn bản chép lời tâm nguyện của mình dâng lên vua hay than

nh nơi thờ tự để cầu xin một việc gì đó Ví dụ , Thất trăm sở của Chu Văn An

đẳng lên nhà vua Trân Dụ Tông xin chém bảy tên quyển thần tha hóa để cứu

nước, yên dân Nhà vua không nghe, bất đắc chí ông cáo quan về ở Ấn trên núi

iin bn bản bùa thiêng có đâu riêng ở các đền thờ thần thánh, dan thường xin dem

về nhà, dán ở cửa trong nhà đề trừ ma quy

- Sắc chỉ: văn bản ghi lời vua truyền

- Sắc lệnh: Văn bản hi lệnh của vua truyền

Liêm Chiếu, chiếu chỉ: là văn bản của vua ban bế cho toàn dân biết ý vua đã qiyết định để mà làm cho đúng

| «Dy: van ban ghi loi khuyén ran day bao cla người trên truyén day ké didi

hoa văn xung quanh Văn bia thường chép những lên người hay các cầu chuyện,

niém vúa Lê Lợi và ca ngợi cuộc kháng chiến chống giặc Minh bảo vệ nên độc

5h ' của đất nước ta, đặt ở Lam Kinh (Thanh Hóa) Bìa tiến sĩ đặt trong Quốc Tử

ám (Hà Nội) Bia đặt ở các đình, chùa

~ Tau: 1a văn ban dâng lên vua trình bày, báo cáo để vua biết một sự việc

- Sở: là văn 4 thép lời tâm nguyện của mình dâng lên vua hay thần thánh nơi thờ tự để cầu xin một việc gì đó Ví dụ ,, That tram sé cha Chu Van An

dâng lên nhà vua Trần Dụ Tông xin chém bảy tên quyền thần tha hóa để cứu

nước, yên dân Nhà vua không nghe, bất đắc chí ông cáo quan về ở ấn trên núi Chỉ Linh

- Ký: là văn bán ghỉ chép, ký sự lâ văn bản ghỉ chép lại những sự việc đã

trông thấy, Ví dụ : Thượng kinh ký của Hải Thượng Lãn Ông Lê Hữu Trác ghỉ

chép lại những sự việc đã xây ra mà ông trong thấy nhân chuyển lên kinh chữa bệnh cho Chúa Trịnh

- Sắc: là văn bản của nhà vua bạn thưởng, phong tặng cho người cổ công

đức lớn hoặc thần thánh linh thiêng phù hộ đất nước, yên dân Ngoài ra Sắc còn

là văn bản bùa thiêng có dầu riêng ở các đền thờ thần thánh, đân thường xin đem

về nhà, đán ở cửa trong nha để trừ ma quỹ

- Sắc chỉ: vin ban ghi lời vua truyền

- Sắc lệnh: Văn bản ghí lệnh của vua truyền

- Chiếu, chiếu chi: là văn bản của vua ban bế cho toàn đân biết ý vua đã quyết định để mà làm cho đúng

- Dụ: văn bản ghi lời khuyên tăn dạy bảo của người trên truyền dạy kẻ dưới

- Văn bỉa: là văn bản khắc trên một tắm đá trang trọng, thường irang trí

hoa văn xung quanh Văn bỉa thường chép những tên người hay các cầu chuyện,

sự việc, bài văn hay thơ để xưng tụng tưởng niệm Ví dụ, Bia Vĩnh Lãng tưởng

niệm vúa Lê Lợi và ca ngợi cuộc kháng chiến chống giặc Minh bảo vệ nền độc lập của đất nước ta, đặt ở Lam Kinh (Thanh Hóa) Bia tiễn sĩ đặt trong Quốc Tử

Giám (Hà Nội) Bia đặt ở các đỉnh, chùa

- Thần phả: văn bản ghỉ chép về sự tích các thần

- Thần sắc: Sắc của nhà vua phong hiệu cho các vị thân thờ ở đền, miéu

- Tộc phả, gia phá (cũng gọi là gia phổ hay tộc phổ); là văn bản ghỉ chép

thể thứ và sự tích một đông họ

il

- Chúc thư: văn bán ghỉ lời đặn để thị hành sau khi chết Ví dụ , Chúc thư

chia tài sân; cũng gọi là di chúc; đi chúc của Chủ tịch H6é Chi Minh

- Hương ước: là văn bản ghỉ những điều quy ước mà mọi người trong một

“làng phải tuân theo và thực hiện

~ Tộc ước: là văn bản ghỉ chếp những điều quy ước mà mọi người trong

tột làng phải tuân theo và thực hiện

- Khế ước: là văn bản làm bằng chứng cho việc hai bên thỏa thugn mua,

bán, Ví dụ, hai bên lâm khế ước về việc mua bán nhà đất

Trong lịch sử văn bản Việt Nam, cĩ nhiều bộ luật được biên soạn bằng

chữ Hán, Năm 1042 Vua Lý Thải Tơng đã sai Trung thư sánh sửa chữa lại các

điều luật cũ, định thêm các điều khoản mới, chia mơn loại, lập thành bộ hình

Thư Đây cĩ thể là văn bản luật đầu tiên của nhà nước phong kiến Việt Nam

Đáng tiếê nguyên bản đây đủ của bộ luật này đến nay khơng cịn được lưu giữ

Năm 1230 vua Trần Thái Tơng sai các triều thần soạn một văn bản luật

gọi là “Omốc Triểu hình luật? trên cơ sở nghiên cứu bệ “Hình thu” thời Lý Bộ

“Quốc Triều hình luật? đến nay cũng khơng lưu giữ được văn bản nào

Mšm 1428, ngay sau khi lên ngơi, vua Lê Lợi đã sai các quan đại thần

xem xét lại một số luật, lệ xây dựng lại một bộ luật mới của triều đại mình Bộ

luật Hồng Đức thời Lê đến nay cịn văn bản in trong các sách “Lê Triệu hình

luật” và “Lịch Triều Hiến Chương Loại Chí” (Hình Luật chí) Bộ luật Hồng Đức

thời Lê, trên thực tế phải biên soạn từ thời Lê Thái Tổ đến thời Lê Thái Tơng

mới hốn thành,

Ngồi các văn bán luật, văn, thơ, lịch sử, địa lý, y học các văn bản chữ

Han dùng trong hành chính như sho, chiến, đụ, tấu, sở, biểu soạn thảo bằng

chữ Hán được quy định chuẩn hĩa chặt chẽ và dùng đến tận trước tháng 8 năm

1945, Năm 1993 với sự giúp đỡ của Viện sử học Việt Nam, Nhà xuất bản Thuận

Hĩa (Thừa Thiên - Huế) đã xuất bản một bộ sách do Nội các triểu Nguyễn biên

soạn gdm 262 quyền, trong đĩ ghỉ chép chất tất cả các chỉ dụ, sắc, chiến, chi ban

hành đưới triều Nguyễn (bắt đầu từ năm 1802 đến 1851), Đây là một cơng trình

42

"làng phải tuần theo và thực hiện

- Chúc thư: văn bản ghỉ lời dặn để thi hành sau khi chết Ví dụ, C núc thư

chia tai sản; cũng gọi là đi chúc: đi chúc của Chủ tịch Hề Chí Minh ị

- Hương ước: là văn bản ghỉ những điều quy ước mà mọi người tử mg một

- Tộc ước: là văn bản ghí chép những điều quy ước mà mọi ngự i trong mội làng phái tuân theo và thực hiện

- Khế ước: là văn bán làm bằng chứng cho việc hai bên thỏa thuận mua, bán Ví dụ , hai bên làm khế ước về việc mua bán nhà đất Ì Trong lịch sử văn bản Việt Nam, cĩ nhiều bộ luật được biên sọn bằng chữ Hán Năm 1042 Vua Luý Thái Tơng đã sai Trung [hư sánh sửa chữa lại các

điều luật cũ, định thêm các điều khoản mới, chia mơn loại, lập thành bộ hình

Thư Đây cĩ thể là văn bản luật đầu tiên của nhà nước phong kiến Việt Nam

Đáng tiếề nguyên bản đầy đủ của bệ luật này đến nay khơng cịn được lợi giữ

Năm 1230 vua Trần Thái Tơng sai các triều thần soạn một vin ban luật gọi là “Quốc Triều hình luật” trên cơ sở nghiên cứu bộ “Hình thư” thời|Lý Bộ

“Quốc Triều hình luật? đến nay cũng khơng lưu giữ được văn bản nào Năm 1428, ngay sau khi lên ngơi, vưa Lê Lợi đã sai các quan ‘ai than

xem xét lại mệt số luật, lệ xây dựng lại một bộ luật mới của triều đại :

thời Lê, trên thực tế phải biên soạn từ thời Lê Thái Tổ đến thời Lê Thi

Ngồi các văn bản luật, văn, thơ, lịch sử, địa lý, y học các văn pan chữ

Hán dùng trong hành chính như sắc, chiếu, dụ, tấu, sớ, biểu soạn tle bằng

chữ Hán được guy định chuân hĩa chặt chẽ và dùng đến tận trước: than ; 9 năm

1945, Năm 1993 với sự giúp đỡ của Viện sử học Việt Nam, Nhà xuất bí Thuận

Hĩa (Thừa Thiên - Huế) đã xuất bản một bộ sách do Nội các triều Nguyễn biên

soạn gồm 262 quyền, trong đĩ ghi chép chất tất cả các chỉ dụ, sắc, chiếu, chỉ ban

hành dưới triều Nguyễn (bắt đầu từ năm 1802 đến 1851) Day là một cổng trình

42

để sộ, cho thấy nhà nước phong kiến nước ta quan tâm đến văn bản là sử dụng

vA ban trong quan i, điều hành đất nước ra sao

Sau vin ban viết bằng chữ Hán, hệ thống văn bản ở Việt Nam còn sử

dụ g ¿chữ Nôm Trong thời kỳ nước ta bị phong kiến phương Bắc thống trị, chữ

Hản \ giữ vị trí độc tôn, Khi ý thúc độc lập, tự chủ và tự cường của dân tộc lên

cap, khi yêu cầu phát triển về văn hóa và kinh tễ của đất nước trở lên bức thiết,

cHỈ: 6 tông ta đã sáng chế ra một lỗi chữ ghi tiếng Việt, đó là chữ Nôm

| Theo các nhà nghiên cứu, chữ Nôm có thể hình thành từ khoảng cuối thé

ky VIL, dau thé ky ÚX, bước đầu được sử dụng từ thế kỷ X đến thế kỷ XI, khi

nu ức nhà đã bước sang kỷ nguyên độc lập, với các triều đại Ngô, Đỉnh, tiền Lê,

Ly, Tran lừng lẫy chiến công và rạng ngời văn hóa

Với sự ra đời của chữ Nôm, loại hình văn bản nghệ thuật viết bằng tiếng nết của đân tộc đã hình thành và phát triển, để lại nhiều thành tựu lớn

| Cứ liệu chắc chắn về chữ Nôm trên các văn bản nước ta là vào thời Lý -

THB (thế kỷ XI - thế ký XIV) trong việc dich các cuỗn kinh phật, ghỉ tên người,

wah làng xã Việt Nam khi lập 36 bộ, lập bia ghỉ công đức, tưởng niệm, đề thơ

| làng, tên người thời Trần có niên đại từ 1343 đến 1397 được khắc bằng chữ

thời Trần khắc nhiều chữ Nôm

Nguyễn Thyên, làm Hinh bộ Thượng thư thời Trần soạn val “Văn tế cá

hộ Hàn (Hàn Thuyên) để so sánh với Hàn Dũ đời nhà Đường (Trung Quốc) đã

' + bài “Văn tế ngạc ngư” năm 819 tại đầm Ác Khê

Nam 1395, Hồ Quý Ly đã dịch thiên “Vô dật' trong sách Thượng thư

abs văn chữ Hán ra chữ Nôm để làm sách dạy cho vua Trần Thuận Tông

Năm 1400, Hồ Quý Ly còn cho dịch Kinh thi ra chữ Nôm để làm sách dạy học

và đề ra chế độ cải cách táo, bạo, phê phán Tổng Nho, phát bành tiền giấy, mở

đồ sộ, cho thấy nhà nước phong kiến nước ta quan tâm đến văn bản là sử đụng

văn bản trong quản lí : điều hành đất nước ra sao

Sau văn bản viết bằng chữ Hán, hệ thống văn bản ở Việt Nam còn sử dụng chữ Nôm Trong thời kỳ nước ta bị phong kiến phương Bắc thống trị, chữ

Han gift vi trí độc tôn Khi ý thức độc lập, tự chủ và tự cường của dân tộc lên

cao, khi yêu cầu phát triển về văn hóa và kinh tế của đất nước trở lên bức thiết, cha ông ta đã sáng chế ra một lối chữ ghi tiếng Việt, đó là chữ Nôm

Theo các nhà nghiên cứu, chữ Nôm có thể hình thành từ khoảng cuối thể

kỷ VI, đầu thể kỷ IX, bước đầu được sử dụng từ thể kỷ X đến thể kỹ XI, khí

nước nhà đã bước sang ký nguyên độc lận, với các triểu đại Ngô, Dinh, tiền Lê,

Lý, Trần lừng lẫy chiến công và rạng ngời văn hóa

Với sự ra đời của chữ Nôm, loại hình văn bản nghệ thuật viết bằng tiếng nói của đân tộc đã hình thành và phát triển, để lại nhiều thành tựu lớn

Cứ liệu chắc chắn về chữ Nôm trên các văn bản nước ta là vào thời Lý - Trần (thế kỹ XI - thể kỷ XIV) trong việc dịch các cuốn kinh phật, ghỉ tên người,

tên làng xã Việt Nam khi lập số bộ, lập bia ghi công đức, tưởng niệm, đề thơ

Ở núi Non Nước (tỉnh Ninh Bình) các nhà khảo cổ học đã phát hiện nhiều tên làng, tên người thời Trần có niên đại từ 1343 đến 1397 được khắc bằng chữ

Nôm Tại chùa Dầu (tỉnh Hà Nam) cũng phát hiện được một tam bia đá có niên

đại thời Trần khắc nhiều chữ Nôm

Nguyễn ‘Thuyén, làm Hình bộ Thượng thư thời Trần soạn bài “Văn tế cá sấu” năm 1282 để đuổi cá sấu ra khỏi sông Phú Lương (sông Hồng) viết bằng

chữ Nôm nỗi tiếng, được vua Trần Nhân Tông cho phép đổi họ Nguyễn thành

họ Hàn (Hàn Thuyên) để so sánh với Hàn Dũ đời nhà Đường (Trung Quốc) đã làm bài “Văn tế ngạc ngư” năm 8 19 tại đầm Ác Khê

Năm 1395, Hồ Quý Ly đã dịch thiên “Vô đật” trong sách Thượng (hư

nguyên văn chữ Hán ra chữ Nôm để làm sách dạy cho vua "Trần Thuận Tông

Năm 1400, Hồ Quý Ly còn cho dịch Kinh thi ra chit Nom để làm sách dạy học

và đề ra chế độ cải cách táo bạo, phê phán Tổng Nho, phát hành tiền giấy, mở

43

mang giáo dục bằng chữ Nôm để đào tạo nhân tài, quy định thảo và ban hành

các sắc chiến bằng chữ Nôm

"Thời vua Lê Thánh Tông (1460-1497) chữ Nôm được khuyến khích sử

dụng rộng rãi, đặc biệt là trong sáng tác bằng thơ Lê Thánh Tông lập ra hội Tao

_ Đàn gầm 28 vị tiến sĩ giỏi văn thơ nhất nước thời đó gọi là “Tao Đàn nhị thập

bát tú” do Lê Thánh Tông đứng đầu, coi trọng việc dùng chữ Nôm Một số sắc,

chiếu của nhà vua cũng ban hành bằng chữ Nôm Tuy vậy, chữ Nôm vẫn chưa

thể trở thành văn tự chính thức trong hệ thống văn bản của nước ta Cũng cần

lưu ý rằng dưới thời Lê Thánh Tông ngoài văn bản “Luật Hồng Đức” bằng chữ

Hân được ban hành; bộ “Đại Việt sử ký toàn thư” do sử quan Ngô Sĩ Liên biên

soạn bằng chữ Hán năm 1479, dưới sự chỉ đạo của vua Lê Thánh Tông, cũng

được hoàn thành,

Văn bản chữ Nôm được phát triển mạnh mẽ dưới thời vua Quang Trung

Nguyễn Huệ (1788 - 1792) Vua Quang Trung cho địch sách chữ Hán thành chữ

Nôm để dạy học, chế định việc thi cử bằng chữ Nôm, Đích thân vua Quang

Trung cũng thường đùng chữ Nôm để phê chuẩn các văn bản

Mặc dù chữ Nôm là loại chữ riêng của dân tộc ta, đùng để ghỉ được tiếng

Việt nhưng nó cũng có rất nhiều hạn chế, khó truyền bá rộng rãi và chưa được

cải tiến, nâng cao để đáp ứng nhu cầu thể hiện trên mọi văn bản Vì vậy, chữ

Nôm được đề cao do tỉnh thần dân tộc chứ chưa thể thay thế chữ Hán trong hệ

thông văn bản quốc gia Tuy nhiên, chữ Nôm vẫn được sử dụng soạn tháo nhiêu

văn bản văn học và hành chính cho đến những năm đầu thé ky XX

Trong lịch sử văn bản bằng chữ Nôm có nhiều tác phẩm bất hủ gắn liên

với tên tuổi của những tác gia trú danh như Nguyễn Sĩ Cố, Trần Nhân Tông,

Nguyễn Trãi, Lê Thánh Tông, Đoàn Thị Điểm, Nguyễn Huy Tw Nguyễn Du,

Cho đến nay, chúng ta chưa có cứ liệu chắc chắn về thời điểm đánh dấu

sự ra đời và kết thúc của văn ban viết bằng chữ Nôm Có điều chắc chắn chúng

†a đánh giá được sự đóng góp quan trọng của chữ Nôm trong lịch sử văn hóa nói

chung và lịch sử văn bản nói riêng của dân tộc t2

14

mang giáo dục bằng chữ Nôm để đào tạo nhân tài, quy định tháo và ban hanh

Thời vua Lê Thánh Tông (1460-1497) chữ Nôm được khuyến thích sử

dụng rộng rãi, đặc biệt là trong sáng tác bằng thơ, Lê Thánh Tông lập raihội Tao

Dan gồm 28 vi tiến sĩ giỏi văn thơ nhất nước thời đó gọi là “Tao Đân thị thập

chiếu của nhà vua cũng ban hành bằng chữ Nôm Tuy vậy, chữ Ném van chia thé trở thành văn tự chính thức trong hệ thống văn bản của nước †a, Cũng cần lưu ý rằng dưới thời Lê Thánh Tông ngoài văn bản “Luật Hồng Đức” bằng chữ Hân được ban hành; bộ “Đại Việt sử ký toàn thư” do sử quan Ngô Sĩ + biên soạn bằng chữ Hán năm 1479, dưới sự chỉ đạo của vua Lê Thánh Tone, cũng được hoàn thành

Mặc đù chữ Nôm là loại chữ riêng của dân tộc ta, dùng để ghỉ a e tiếng

cải tiến, nâng cao để đáp ứng nhu cầu thể hiện trên mọi văn bản Vì By, chữ Nom được để cao do tỉnh thần dân tộc chứ chưa thế thay thế chữ Hán ị tong hệ

Việt nhưng nó cũng có rất nhiều hạn chế, khó truyền bá rộng rãi và ch a được

thếng văn bản quốc gia Tuy nhiên, chữ Nồm vẫn được sử dung soạn th o nhiền

văn bản văn học và hành chính cho đến những năm đầu thé ky XX

Trong lịch sử văn bản bằng chữ Nôm có nhiều tác phẩm bất hủ bắn liên với tên tuổi của những tac giá trữ danh như Nguyễn Sĩ Cế, Trần Nhé n Tông, Nguyễn Trãi, Lê Thánh Tông, Đoàn Thị Điểm, Nguyễn Huy TW Nghiễn Du,

Hồ Xuân Hương v.v

Cho đến nay, chúng ta chưa có cứ liệu chắc chắn về thời điểm ám dau

sự ra đời và kết thúc của văn bản viết bằng chữ Nôm Có điều chắc chấn chúng

tạ đánh giá được sự đóng gốp quan trọng của chữ Nôm trong lịch sử văn hóa nói

chung và lịch sử văn bản nói riêng của dân tộc ta

14

Từ giữa thế ký XVI, nhiều giáo sĩ người Âu đã đến Việt Nam truyền đạo

Hệ học tiếng Việt, dùng chữ cái La-tinh ghi 4m tiếng Việt để phục vụ cho việc

giảng đạo, việc dịch và ïn các sách đạo

Ban đầu, việc ghi âm tiếng Việt còn chưa thống nhất Mãi về sau, gần suốt

nile đầu thế kỷ XVH, họ mới xây dựng nên một lỗi viết tương đối thống nhất

củ: quốc ngữ ra đời từ đó

_ Trong sự ra đời của chữ quấc ngữ, có phần công sức cộng táo của nhiều người Việt Nam, nhưng vai trò của những giáo sĩ người Âu, nhất là A đorốt, rất

aa hg lưu ý Năm 1651, họ đã cho soạn thảo và xuất bản ở Rô-ma hai bộ sách

chữ quốc ngữ đầu tiên Có giá trị hơn cả là cuốn từ điển Việt - Bồ Đào Nha - La

tin h

Kể từ khi xuất hiện, chữ quốc agi đã có những biến đổi nhất định dé dat

to độ hoàn thiện như hiện nay

why 01/01/1882 mọi văn bản chính thức, Nghị định , quyết định, lễ, chỉ thi sé

vị t, ký tên, công bố bằng chữ quốc ngữ Ai không biết, không đọc được chữ

qu bc ngữ sẽ không được bổ nhiệm làm quan và thăng thưởng

ị Ngày 14/6/1880, Thống đốc Nam kỳ lại ban hành Nghị định soạn thảo

Cần lưu ý rằng thời kỳ thực dân Pháp xâm lược nước (a, hệ thống các văn

1 1 nói chung, thy theo loại văn bản và theo tác giả soạn văn bản, mức độ giả trị

i : văn bản mà dùng các loại chữ Hán, chữ Pháp hay chữ Quốc ngữ Tuy nhiên,

' văn bản hành chính đo chính quyền thực đân ban hành luôn được soạn thảo

Từ giữa thể kỷ XVL, nhiều giáo sĩ người Âu đã đến Việt Nam truyền đạo

Họ học tiếng Việt, dùng, chữ cải La-tinh ghi âm tiếng Việt để phục vụ cho việc

giảng đạo, việc dịch và in các sách đạo,

Ban đầu, việc ghi âm tiếng Việt còn chưa thống nhất, Mãi về sau, gần suốt

nửa đầu thể kỷ XVI, họ mới xây dựng nên một lỗi viết tương đối thông nhất,

Chữ quốc ngữ ra đời từ đó

Trong sự ra đời của chữ quốc ngữ, có phần công sức cộng tác của nhiều người Việt Nam, nhưng vai trò của những giáo sĩ người Âu, nhất là A đơiốt, rất

đáng lưu ý Năm 1651, họ đã cho soạn thảo và xuất bản ở Rô-ma hai bộ sách

chữ quốc ngữ đầu tiên Có giá trị hơn cả là cuốn từ điển Việt - Bồ Đào Nha - La

tỉnh

Kế từ khi xuất hiện, chữ quốc ngữ đã có những biến đổi nhất định để đạt

tới độ hoàn thiện như hiện nay

Ngày 6/4/1878, tại Nghị định số 82, Thông đốc Nam kỳ đã ra lệnh: kế từ

ngày 01/01/1882 mọi văn bản chính thức, Nghị định , quyết định, lễ, chỉ thị sẽ viết, kỷ tên, công bế bằng chữ quốc ngữ, Ai không biết, không đọc được chữ

quốc ngữ sẽ không được bể nhiệm làm quan và thăng thưởng

Ngày 14/6/1880, Thống đốc Nam kỳ lại ban hành Nghị định soạn thảo

bằng chữ quốc ngữ về việc phải lập trường đạy chữ quốc ngữ tại mỗi tổng, trợ cấp cho các thầy giáo dạy chữ quốc ngữ; cấp phát báo chỉ, công văn, luật pháp bằng chữ quốc ngữ cho các xã trưởng không phải trả tiền Mọi việc phải tiễn hành trước ngày 01/01/1881

Như vậy, sau hai thế kỷ ra đời trên cơ sở dùng chữ cái La tỉnh ghỉ âm tiếng Việt, chữ quốc ngữ đã trở thành văn w chính thức trên các văn bản công

quyền,

Cần lưu Ỷ rằng thời kỳ thực dân Pháp xâm lược nước ta, hệ thống các văn

bản nói chung, tùy theo loại văn bản và theo tác gid soạn văn bản, mức độ giá trị

của văn bản mà dùng các loại chữ Hán, chữ Pháp hay chữ Quốc ngữ Tuy nhiên,

các văn bản hành cinh do chính quyển thực dân ban hãnh luôn được soạn tháo

bằng hai thứ chữ, chữ Pháp và chữ Quốc ngữ Việt Nam Văn bán chữ Pháp lúc

18

đó coi là "công ngữ" và là bản chính, có giá trị nháp iý, còn văn bản chữ Quốc

ngữ coi là bản địch kèm theo để phổ biến theo yêu cầu cai trị của chính quyền thực đân, Điều đó nói lên rằng bản chất của bọn thực dân không muốn phát triển

chữ quốc ngữ như một tỉnh hoá mang bản sắc văn hoá,

Miặc dù vậy, người dân Việt Nam có lòng yêu nước nông nắn, có truyền

thống văn hóa và bản sắc dẫn tộc lâu đời đã có ý thứo tự giác truyền bá văn hóa

dân tộc bằng chữ quốc ngữ một cách sâu rộng, Chúng ta phải thừa nhận giá trị lớn lao của chữ quốc ngữ Việt Nam trong sự phát triển ngôn ngữ dân tộc

"Từ cuộc cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, chữ quốc ngữ được coi là chữ viết chính thức của dân tộc ta, Nhà nước ta đã không ngừng chủ _

trương cải tiến để phục vụ cho tất cá mọi lĩnh vực van ban Dang va Nha nude ta luôn luôn coi trọng việc giữ gìn sự trong sáng của tiếng Việt và hết sức quan tâm

đến lĩnh vực công tác văn bản Công tác văn bản đang vẫn là vấn đề cấp bách,

ngày cảng được coi trọng và nâng cao trong sự nghiệp cách mạng của nhân dân

nghĩa rộng nhất: là vật mang tin được ghỉ bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định Khái

niệm này từ lâu đã được sử đụng phổ biển trong giới nghiên cứu về sử học, văn

nghĩa rộng nhất: là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định Khái

niệm này từ lâu đã được sử dụng phổ biến ¿ trong giới nghiên cứu về sử học, văn

bản học ở nước ta

j4

Dưới góc độ hành chính học, văn ban được hiểu theo nghĩa hẹp hơn: chỉ cổng văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức!., Theo đó

thủ các chỉ thị, quyết định, chương trình, kế hoạch, báo cáo, thông báo, biên bán,

số sách, chứng từ, đơn từ được hình thành trong hoạt động hàng ngày của các

eo quan, tổ chức đều được gọi là văn ban

Nhu vay, dù ở góc độ nào, văn ban đều được x xem là phương tiện hay vật

ming néi dung théng tin, duge ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ, cho phép con người

cả: thể, đối tượng) giao tiếp được thậm chỉ ở những khoảng không gian cách

bí Wrvô tận qua các thé hé

1.2.2, Khái niệm vin ban ban quan i aka nude

a : nước vi vin ban là phương tiện thông tín cơ bán của các cơ quan nhà nước,

! ; quy trình, thủ tục, ngôn ngữ đã được pháp luật quy định

hành theo quy định của pháp luật, được đâm bảo thí hành bằng quyền

1 ông văn là têntgoi chung các loại văn bản được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức theo

đồng thể thức quy định Khái niệm công văn có phạm ví sử đụng tất rộng Không chỉ giới hạn trong hoạt động

quần lí của các cơ quan nhà nước, mà các văn bản hình thành trong hoạt động quản lÍ của các cơ quan Đăng và

cấp tổ chức chính trị - xã hội cũng đều có thể gọi 1ã công văn Công văn còn được gọi là văn bản công vụ

” tây tờ là khải niệm dùng để chỉ chung các loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhưng

kh ng phải là công văn như đơn từ, bản kê khai lí lịch cán bộ, bản kiêm điển cá nhân, bản chấm công, số sách

thẳng kê tài sản của CƠ quan

i7

Ban hành văn bản là hoạt động không thể tách rời của hoạt động quản lí

Đưới góc độ hành chính học, văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp hơn: chỉ

công văn, giấy tờ rhình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chúc! Theo đó

thủ các chỉ thị, quyết định, chương trình, kế hoạch, báo cáo, thông báo, biên bản,

số sách, chứng từ, đơn từ được hình thành trong hoạt động hàng ngày của các

cơ quan, tô chức đêu được gọi là văn bản

Như vậy, dù ở góc độ nao, vin ban đều được xem là phương tiện hay vật

mang nội dung thông tin, được ghỉ bằng kí hiệu ngôn ngữ, cho phép con người

(chủ thể, đối tượng) giao tiếp được thêm chỉ ở những khoảng không gian cách biệt vô tận qua các thể hệ

1.3.2 Khải niệm văn bên bận quận linha avec

Bán hành văn bản là hoạt động không thê tách rời của hoạt động quan If

nhà nước vì văn bản là phương tiện thông tìn cơ bản của các cơ quan nhà nước,

ghỉ chép và truyền đạt các quyết định quản lí, các thông tín cần thiết nhằm thực:

hiện chức năng đối nội và đối ngoại của nhà nước |

Việc ban bãnh văn bản quản lí nhà nước phải fheo đúng thẩm quyền, hình thức, quy trình, thủ tục, ngôn ngữ đã được pháp luật quy định,

- Có thể khái quất Văn bản quản lÍ nhà nước là những quyết định và thông tin quân lí thành văn, do cơ quan nhà nước Dan hành hoặc phối hợp ban hành theo quy định của pháp luật, được đâm bảo thì hành bằng quyền lực mhà nước

Khái niệm trên có thể sơ đồ hóa như sau:

NHÀ NƯỚC ĐÀM BẢO THỊ HÀNH

1 Công văn la téopgo! chimg các loại văn bản được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức theo đúng thể thức quy định Khái niệm công văn có phạm ví sử dụng vất rộng Không chỉ giới bạn trong hoạt động quản | H của các cơ quan nhà nước, mà các văn bản hình thành trong hoạt động quản lí của các cơ quan Đáng và

các tổ chức chính trị - xế hội cũng đều có thể gọi là công văn Công văn còn được gọi là van ban công vụ,

~ Giấy tờ lâ khái niệm dùng để chỉ chung các loại văn bản hình thành trong hoại động của các cơ quan nhưng

không phải là công văn như đơn từ, bản kê khai Ì{ lịch cán bộ, ban kiểm điểm cá nhân, bán chấm công, số sách, thông kê tải sản của co quan

i?

Theo quy định của pháp luật

Văn bản quản lí nhà nước có đặc điểm:

1 Được ban hanh đưới danh nghĩa cơ quan hoặc người đứng đầu cơ quan,

là tiếng nói chính thức của cơ quan nhà nước - cơ quan công quyền,

2 Văn bản quản lí nhà nước thể hiện ý chí của giải cấp cầm quyền và

mang tính quyền lực đơn phương

Nhà nước ta là của nhân dân, do nhân dan, vi nhân dân, tất cả quyền lực

nhà nước thuộc về nhân dân, Nhà nước được tổ chức và hoạt động theo Hiến

pháp và pháp luật, quản lí xã hội bằng Hiến pháp và pháp luật Theo đó, văn

bản quản lí nhà nước thể hiện ý chí của nhân đân, nếu làm trái hoặc không thi

hành, chấp hành thì các cơ quan nhà nước có thâm: quyền sẽ áp dụng các biện

pháp, chế tài theo quy định pháp luật như xử phạt hành chính, truy tế trước pháp

luật để thực thi quyền lực đã được nhân dân giao phó Có thé nói, đây là đặc

điểm cơ bản của văn bản quản lí nhà nước

3 Văn bản quản lí nhà nước được ban hành theo trình tụ, thủ tục, ngôn

ngữ theo quy định của pháp luật và có thể thức thống nhất đo các cơ quan nhà

nước có thâm quyền quy định nhằm đảm bảo tính đân chủ, khoa học, hợp pháp

va kha thi của hệ thống văn bán quản lí nhà nước, đảm bảo cho văn bán quản lí

nhà nước có hiệu lực, hiệu quả thi hành và giữ vững kỷ cương trong việc ban

HINH THUC, NGON NGU:

Theo quy định của pháp luật

Văn bản quản lí nhà nước có đặc điểm:

1, Được ban hành dưới danh ngh7a cơ quan hoặc người đứng đầu co quan,

là tiếng nói chính thức của cơ quan nha nuéc - oơ quan công quyền,

2 Văn bản quản lí nhà nước thể hiện ý chí của giai cấp cầm li và

mang tính quyền lực đơn phương

Nhà nước ta là của nhân dân, do nhân dân, vì nhân dân, tất cả 4 yên lực

nhà nước thuộc về nhân đân Nhà nước được tô chức và hoạt động Ta Hiến pháp và pháp luật, quân lí xã hội bằng Hiến pháp và pháp luật Theo đó, văn bản quản lí nhà nước thể hiện ý chí của nhân dân, nếu làm trái hoặc không thi hành, chấp hành thì các cơ quan nhà nước có thâm quyền sẽ áp dụng pac biện

pháp, chế tài theo quy định pháp luật như xử phạt hành chính, truy tố trước pháp

luật để thực thi quyền lực đã được nhân dân giao phó, Có thể nói, é y là đặc điểm cơ bản của văn bản quản lí nhà nước

3 Van ban quan lí nhà nước được ban hành (heo trình tị, thủ tho, ngôn

nước có thấm quyền quy định nhằm đâm bảo tinh dan chu, khoa học, lop pháp

1.3, Chức năng của văn bản quản lí nhà nước

ay mì lÍ nhà nước, bắt nguồn từ chức năng của văn bản nói chung và chức năng

dễ nội, đối ngoại của nhà nước, cụ thé như SAU:

Ä,3.1 Chức năng thing tin

Văn bản được làm ra trước hết là do như cầu giao tiếp của con người,

niềm ghi chép và truyền đạt thông tin V1 vậy chức năng thông tỉn là chức năng

bà quát nhất của văn bản nói chung và văn bản quần lí nhà nước nói riêng Đây

cũ ng là chức năng quan trọng nhất, bởi vì thông qua chức năng này các chức

năng khác mới được thế hiện

Xét về mặt lịch sử, việc ghỉ chép và truyện đạt thông tín bằng hình thúc

, ban chỉ xuất hiện sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết - văn tự Trong thời

để ¿ truyền đạt, ghi nhớ các thông tín của con người ngày càng gia ting va da

dải ø, con người đã sớm sáng tạo ra chữ viết - dạng tín hiệu thứ hai của ngôn

: t Sự ra đời của chữ viết đã đánh đấu một bước phát triển quan trọng trong

i trình lịch sử xã hội loài người Chữ viết ra đời, văn bản trở thành phương

thông tin ngây càng quan trọng trong đời sống xã hội, nó khắc phục được

và trở thành một động lực thúc đây rnạnh mẽ sự phát triển của xã hội loài người

Ở mọi thời kỳ lịch sử, có thể nói, các nhà nước đều có ý thức sử dụng chữ viết

để văn bản hoá các thông tin cần truyền đạt, phục vụ cho hoạt động quần If

Hoạt động thông tin bằng văn bản trong quản lí nhà nước là một quá trình diện ra thường xuyên, liên tục nhằm đạt mục tiêu của quản lí nhà nước Theo đó,

tng tin được ghi lại và truyền đạt một cách chính thống, bên vững và có độ

Chức ning của văn bản quản H nhà nước là thuộc tính vốn có của văn bản

quản lí nhà nước, bắt nguồn từ chức năng của văn bán nói chung và chúc năng

đối nội, đối ngoại của nhà nước, cụ thể như sau:

1.3.1, Chúc năng thông tìm

Văn bản được làm ra trước hết là do nhu cầu giao tiếp của con người,

nhằm ghỉ chép và truyền đạt thông tin Vì vậy chức năng thông tin là chúc năng bao quát nhất của văn bản nói chung và văn bản quản lí nhà nước nói riêng Đây cũng là chức năng quan trọng nhất, bởi vì thông qua chức năng nây các chức

năng khác mới được thể hiện

Xét về rặt lịch sử, việc ghỉ chép và truyền đạt thông tin bing bình thức

văn bản chỉ xuất hiện sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết - văn tự Trong thời nguyên thuỷ, loài người chưa có chữ viết Họ trao đổi thông tin với nhau chủ yếu bằng dạng tín hiệu thứ nhất của ngôn ngữ đó là tiếng nói Do nhu cầu trao

đổi, truyền đạt, ghi nhớ các thong tin của con mgười ngày càng gìa tầng và da

dạng, con người đã sớm sáng tạo ra chữ viết - dang tin biệu thứ hai của ngôn

ngữ Sự ra đời của chữ viết đã đánh dấu một bước phát triển quan trọng trong tiến trình lịch sử xã hội loài người, Chữ viết ra đời, văn bản trở thành phương tiện thông tỉn ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội, nó khắc phục được những hạn chế về không gian và thời gian của việc thông tin bằng ngôn ngữ nói

và trở thành một động lực thúc đây mạnh mẽ sự phát triển của xã hội loài người

Ở mọi thời kỳ lịch sử, có thể nói, các nhà nước đều có ý thức sử dụng chữ viết

để văn bản hoá các thông tin cần truyền đạt, phục vụ cho hoạt động quần lí

Hoạt động thông tín bằng văn bản trong quản lí nhà nước là một quá trình diễn ra thường xuyên, liên tục nhằm đạt mục tiêu của quản lí nhà nước Theo đó,

thông tin được ghi lại và truyền đạt một cách chính thống, bên vững và có độ

chính xác cao nhất

ig

Trong văn bản quản lí nhà nước, thông tin gồm nhiền loại, được phân chia

theo nhiều tiêu chí khác nhau tùy mục tiêu, tính chất và nội dưng công việc như

theo lĩnh vực quản lí có thông tin chính trị, thông tin kinh tế, thông tin văn hóa -

xã hội ; theo thâm quyền tạo lập thông tin có thông tin từ trên xuống, thông

tin từ đưới lên, thông tin ngang cấp, thông tỉn nội bộ; theo thời điểm của thông

tín có thông tìn quá khứ, thông tỉn hiện hành, thông tin dự báo

Chúo năng thông tỉn của văn bản quản lí nhà nước thể hiện qua các mặt sau:

- Ghỉ lại và truyền đạt thông tỉn quản lí từ nơi này đến nơi khác trong hệ

thống quản lí hay từ cơ quan đến nhân dân;

- Giúp các cơ quan tu nhập những thông tỉn cần cho hoạt động quản lí;

- Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống

truyền đạt thông tin khác,

Có thể khẳng định, không thể đạt được hiệu lực và hiệu quả quản lí nhà nước

nếu không có các quyết định quản lí được xây dựng và ban hành trên cơ sở thu

thập, xử lí và truyền đạt thông tin hiệu quả

1.3.2 Chúc năng pháp LÍ

Chúc năng pháp lí là một chúc năng mang tính riêng biệt của văn bản

quân lí nhà nước, được thé hiện ở các mặt sau đây:

- Văn bản quản lí nhà nước là phương tiện ghí chép và truyền đạt các quy

phạm pháp luật, xác lập quan hệ về mặt pháp luật tồn tại trong xã hội

Trong hệ thống văn bản quân lí nhà nước, văn bản quy phạm pháp luật

đồng vai trò chủ đạo, chỉ phối, là công cụ nhà nước sử dụng để điều chỉnh các

quan hệ xã hội Bằng hệ thống các quy phạm pháp luật được văn bản hoá, được

đâm bảo thi hành bởi quyền lực đơn phương của nhà nước, nhà nước thiết lập

được hành lang pháp lí cần thiết đảm bảo cho hoạt động quản lí của nhà nước và

xác định trách nhiệm, quyền hạn của từng cơ quan, tổ chức có liên quan Đó

chính là sự xác lập mỗi quan hệ về luật pháp giữa các cơ quan quản lí với các

20

Chúc năng thông tin cba văn bản quan lí nhà nước thể hiện qua cáo + SAU:

- Ghi lại và truyền đạt thông tin quản lí từ nơi này đến nơi khác fone hệ thống quản lí hay từ cơ quan đến nhân dân;

- Giúp các cơ quan thu nhập những thông tin cần cho hoạt động quan If

- Giúp các cơ quan đánh giá các thông fin thu được qua cáo te théng

Có thể khẳng định, không thể đạt được hiệu lực và hiệu quả quân lí nhà rước

nếu không có các quyết định quản lí được xây dựng và ban hành trên ( oe sở thu thập, xử lí và truyền đạt thông tin hiệu quả

1.3.2 Chức năng pháp l Chúc năng pháp lí là một chức năng mang tinh riéng biét cha an an quận lí nhà nước, được thê hiện ở các mặt sau đây: ị

- Văn bản quân lí nhà nước là phương tiện ghỉ chép và truyền đạt) các quy

phạm pháp luật, xác lập quan hệ về mặt pháp luật tồn tại trong xã hội, ị

Trong hệ thống văn bản quản lí nhà nước, văn bản guy phạm pháp luật

đóng vai trò chủ đạo, chỉ phối, là công cụ nhà nước sử dụng để điều chỉnh các

quan hệ xã hội Bằng hệ thống các quy phạm pháp luật được văn bản hỏa, được

đảm bảo thi hành bởi quyền lực đơn phương của nhà nước, nhà nước thiết lập

được hành lang pháp lí cần thiết đảm bảo cho hoạt động quân lí của nhà) ude va

xác định trách nhiệm, quyền hạn của từng cơ quan, tổ chức có liên quan Đó

chính là sự xác lập mỗi quan hệ về luật pháp gìữa cáo cơ quan quản i với cáo

- 20

| - Văn bản quản lí nhà nước còn làm bằng chứng pháp lí cho các quyết

định † quản lí và các thông tỉn quán lÍ kháo

| Văn bản quản lí nhà nước là tiếng nói chính thức của cơ quan theo chức

án 5, nhiện vụ, quyền han ¢ đã được quy định bằng văn bản của cơ quan nhà

i

» d6 truy otra trach nhiém) Day 14 mdét wu thé của các quyết định quản lí va

ÿ thông tin quản lí được văn ban hóa so với các quyết định quản lí và các

thẳng tin quan 1í được truyền đạt bằng lời nói Bởi vậy, trong công tác quản lÍ,

u -

đã ° với những vẫn đề, sự việc cần có cơ sở phap if dé dam bảo hiệu lực thi hành

thi] thủ trưởng cơ quan hoặc tập thể lãnh đạo cơ quan đều truyền đạt quyết định

val thong tin quản lí bằng hình thức văn bản

Việc nam vững chức năng pháp lí của văn bản quán lÍ nhà nước có ý nghĩa

lí thực, đồi hỏi việc soạn thảo và ban hành văn bản phải tuân thủ các quy

định, chuẩn mực Mọi biểu hiện tùy tiện trong soạn thảo và ban hành văn ban

Hiện nay, chúng ta đang xây dựng nhà nước pháp quyển - nhà nước

thượng tôn pháp luật, có hệ thống văn bán quy phạm pháp luật hoàn chính dé làm cơ sở pháp lí cho mọợi hoạt động quản lí nhà nước; các cơ quan nhà nước

phải thừa hành công vụ theo đúng luật pháp, đồng thời phải đảm bảo quyên lợi

chính đáng của mọi công dân đã được luật pháp quy định Chính vì vậy, những năm gần đây, Nhà nước rất coi trọng công tác xây đựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật,

- Văn bản quản lí nhà nước còn làm bằng chứng pháp lí cho các quyết

Văn bản quản lí nhà nước là tiếng nói chính thức của cơ quao fheo chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được quy định bằng văn bản của cơ quan nhà

nước có thẩm quyển, Đặc biệt, chữ kí của người có thấm quyền và đầu của cơ

quan đóng trên văn bản là bằng chứng dam bảo cho văn bán ban hành có giá trị pháp l{, tức có hiệu lực thí hành và trong trường hợp cần thiết có thé dùng làm

bằng chứng để truy cứu trách nhiệm (Ví dụ: Các hợp đồng, hiệp định, hiệp ước

mà hai bên kí kết thoá thuận với nhau về trách nhiệm, nghữa vụ và quyền lợi của

mỗi bên Trong quả trình thực hiện, riểu một bên vi phạm thi bén kia od thé dựa

vào đó truy cứu trách nhiệm) Đây là một ưu thế của các quyết định quản lí và các thông tin quan If được văn ban hóa so với các quyết định quản lí và các

thông tin quản lí được truyền đạt bằng lời nói Bởi vậy, trong công táo quản li, đối với những vấn để, sự việc cần có cơ sở pháp lí để đám bảo hiệu lực thí hành thì thủ trưởng cơ quan hoặc tập thể lãnh đạo cơ quan đều truyền đạt quyết định

và thông tin quản lí bằng hình thức văn bản

Việc nắm vững chức năng pháp lí của văn bán quán lÍ nhà nước có ý nghĩa

thiết thực, đòi hỏi việc soạn thảo và ban hành văn bản phải tuân thủ các quy định, chuẩn mực Mọi biểu hiện tùy tiện trong soạn thảo và ban hành văn bản

al

đền có thể làm suy giảm, hạ thấp chức năng pháp lí, từ đó ảnh hưởng đến hiệu

lực, hiệu quả hoạt động quản lÍ của cơ quan, nhà nude

L338 Chite ning gudn if

Nhin ty gée d6 quan Lf, văn bán quản lí nhà nước là phương tiện nhà nước

sử dụng để điều hành các hoạt động của bộ máy nhà nước trong nhiều phạm vỉ

thời gian, không gian theo chúc nắng, nhiệm vụ; quyền hạn được giao Chức

năng này tạo nên vai trò đặc biệt quan trọng của văn bản quản lí nhà nước trong

hoại động của cáo cơ quan quần lÍ nhà nước,

Trong công tác quản li, van ban được dùng vào nhiều mục đích: Ghi lại và

truyền đạt các quyết định quản lÍ, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện các quyết

định đó, phan ánh tình hình lên cấp trên, liên hệ, trao đổi với các cơ quan hoặc

với cán bộ và công dân về những vấn đề có liên quan Trong đỏ, khâu quan

trọng nhất là truyền đạt các quyết định quản lí, như để ra các chủ trương, chính

sách, các biện pháp công táo, xây dựng chương trình, kế hoạch các thông tin

này cần văn bản hoá để có thể truyền đạt được một cách đầy đủ và chuẩn xác

đến các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thi hành, giúp cho các đối

tượng đó thực hiện nội dụng cáo quyết định được thuận lợi và đạt hiệu quả cao

Dựa trên cơ sở thu thập và xử lí thông tỉn từ cáo quyết định quản lí, thông

tìn quản lí đã ban hành, các cơ quan nhà nước lại nghiên cứu, ban hành quyết

định quản 1{ thông tín quản lí mói, Vì vậy, xây dựng và ban hành các quyết định

quản lí là một trong những công việc chủ yếu của hoạt động quản lí,

Mặt khác, các quyết định quản lí được văn bản hoá cũng sẽ là căn cứ

không thể thiếu để chủ thể ban hành tiến hành theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc

thực hiện và xử lí những trường hợp không chấp hành nghiêm chỉnh

Từ chức năng quân lí này, có thê nhận thấy, hệ thống văn ban quan if nha

nước có những văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy quản lÍ, xác

định chức năng, nhiệm vụ, quyển hạn và cơ cấu tổ chức của mỗi cơ quan trong

bộ máy quản lí nhà nước đồng thời xác lập mỗi quan hệ và điều kiện hoạt động

22

đều có thể làm suy giảm, hạ thấp chức năng pháp lí, từ đó ảnh hưởng 4

lực, hiệu quả hoạt động quản lÍ của cơ quan, nhà nước

Nhìn từ góc độ quản lí, văn bản quản lí nhà nước là phương tiện n

sử dụng để điều hành các hoạt động của bộ máy nhà nước trong nhiều |

năng này tạo nên vai rò đặc biệt quan trọng của văn bản quản lÍ nhà nữ hoạt động của các cơ quan quản lÍ nhà nước Ì Trong công tác quân lí, văn bản được dùng vào nhiéu muc dich: Gii let vA truyền đạt các quyết định quản lí, hướng dẫn, đên đốc việc thực hiện $ quyết

tượng đó thực hiện nội dung các quyết định được thuận lợi và đạt hiệu q a cao

Dựa trên cơ sở thu thập và xử lí thông tin từ các quyết định quản 4 théng tin quan lí đã ban hành, các co quan nhà nước lại nghiên cứu, ban hài quyết định quản li, thông tín quan lí mới, Vì vậy, xây dựng và ban hành các quÏ é định quản lí là một trong những công việc chủ yếu của hoạt động quản lí,

thực hiện và xử 1í những trường hợp không chấp hành nghiêm chỉnh,

Từ chức năng quần lí này, có thể nhận thấy, hệ thống văn bản quận lí nhà

nước có những văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ rnáy quật:

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của mỗi cơ quận trong

bệ raáy quản lí nhà nước đồng thời xác lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động

| 22

i

mb chủ yêu được truyền đạt bằng văn bản Ty nhiên, cần phải nhận thúc cho

đẳng rằng, truyền đạt các quyết định quân lí bằng văn bản là hình thức tối ưu

ning không phải duy nhất Nếu sử dụng một cách tuỳ tiện, thiếu cân nhắc hình

«+ Py ong các cơ quan

1.3.4 Các chức năng khác Ngoài ba chức năng chính của van ban quản 1í nhà nước đã trình bày trên

oe ban quan lí nhà nước là sân phẩm sáng tạo của con người trong quá trình cải y, văn bản quản lí nhà nước còn có nhiều chức năng khác

b tự nhiên và tổ chức xã hội Đồng thời, chúng mang tính xã hội, giai cấp sâu

Chức năng thống kê của văn bản quản lí nhà nước thế hiện khi được sử

ct ag vào mục đích h thẳng kê các ; su trình, diễn biến Sng việc của cơ quan,

của chủng (như các Nghị định , quyết định về thành lập, quy định chức năng,

nhiệm vụ, quyên han giả cơ quan cấp đưới ) Bên cạnh đó, có những văn bản

giúp cho cáo cơ quan quan lí nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo chức

năng, nhiệm VỤ, quyền hạn của mình (như các quyết định, công văn, thông báo )

Có thê nói, văn bản quản lí nhà nước, đúng như tên gọi của nó là công cụ điều hành chủ yếu của các cơ quan nhà nước Hiệu quá thực hiện các nhiệm vụ

công tác của một cơ quan, một ngành hay rộng hơn là của bộ máy nhà nước một

phần rất lớn phụ thuộc vào sự đúng đắn và kịp thời của các quyết định quản lí raà chủ yếu được truyền đạt bằng văn bán Tuy nhiên, cần phải nhận thức cho đúng rằng, truyền đạt các quyết định quản lí bằng văn bản là hình thức tối ưu nhưng không phải duy nhất, Nếu sử dụng một cách tuỳ tiện, thiếu cân nhắc hình thức truyền đạt này, sẽ có thể dẫn đến lạm phát công văn, giấy tờ và tệ quan liêu

trong các cơ quan

Ã.3 4 Các chức năng khác Ngoài ba chức năng chính của văn bản quan lí nhà nước đã trinh bày trên đây, văn bản quần lí nhà nước còn có nhiều chức năng khác

Chức năng văn hóa - xã hội của văn bản quản lí nhà nước thể hiện ở chỗ

văn bản quân lí nhà nước là sản phẩm sáng tạo của con người trong quá trình cải

tạo tự nhiên và tổ chức xã hội Đồng thời, chúng mang tính xã hội, giai cấp sâu sắc Văn bản quân lí nhà nước thể hiện ý chí của giai cấp cầm quyền, đồng thời

phải phủ hop với quy luật phát triển của tự nhiên, xã hội, có như vậy mới trở

thành động lực để phát triển xã hội, thể hiện văn hóa quản lí dân chủ

Chức năng thống kê của văn bản quản lí nhà nước thể hiện khi được sử

dụng vào mục đích thống kê các quá trình, diễn biến công việc của cơ quan,

thống kê cán bệ, tiên lương giúp nhà quản lí phân tích các diễn biến trong

hoạt động của cơ quan, ảnh hưởng của các yếu tổ đối với quá trình quản lí, kiểm

tra kết quả công việc qua khỗi lượng đã hoàn thành Trên cơ sở đó, nhà quần H

23

có thể theo dõi được các hoạt động, diễn biến trong cơ quan, tổ chức một cách

hệ thống, từ đó ra quyết định quản lí thích hợp Với chức năng này đòi hỏi văn

ban quản lí nhà nước phải đưa ra sẽ liệu chính xác, day đủ, khoa học

Về ý nghĩa kinh tế của văn bản quản lí nhà nước, thé hiện rõ nét ở những

văn bản có nội đụng khả thị, phù hợp với quy luật khách quan sẽ thúc đây kinh

tế - xã hội phát triển và ngược lại Quy mô phát triển kinh tế cảng lớn thì các

quyết định quần lí thành văn bản càng nhiều, với lượng thông tin cảng da dang

và phúc tạp VÌ vậy, mỗi tế chức kinh tế, xã bội muốn thực hiện thành công

chức năng của mình cần phải đám bảo thông tin thích hợp cho rnỗi khâu quân lí

và hướng tới phát triển kinh tế - xã hội

Trong thực tế, nói chung không tồn tai vin ban quản lí nhà nước chỉ có

một chức năng mà là đa chức năng, Sự phân tích theo từng chức năng như trên

chỉ nhằm mục đích giúp chúng ta nhận thức đúng đắn và đầy đủ vai trò của văn

bản quản lí nhà nước đối với hoạt động của một cơ quan nói riêng và của bộ

máy nhà nước nói chung, từ đó sử dụng và phát huy công cụ này nhằm phục vụ

hiệu quả công tác quản lí

1.4, Vai trò của văn bản quản lí nhà nước

Từ những chức năng nêu trên, chúng fa thấy vai trò của văn bản quản lí

nhà nước được thể hiện như sau:

141 Vin ban la phwong tiện dim bảo thông tìn rong hoạt động quản

Ul cia co quan, don vi

Trong hoạt động quản lí nhà nước, nhu câu thông tin rất lớn, đa đạng và

luôn luôn biến đổi, Nhu cầu này xáo định tùy vào từng công việc, phạm vi hoạt:

động, của từng co quan và các yếu tố khác Thông tin để đảm bảo cho hoạt động

quản 1í của cơ quan, đơn vị cần chính xác, đầy đủ, kịp thời và phải được xử lí,

Trong đó, văn ban là hình thức thông tìn chủ yếu và quan trọng đề phục vụ hoạt

động quản lÍ của các cơ quan nhà nước, Qua văn ban, cdc don vi trong co quan

có thể thu thận những thông tin cần thiết cho hoạt động hàng ngày của mình, tao

_ hệ thống, từ đó ra quyết định quản lí thích hợp Với chức năng này đề hỏi văn

có thể theo đối được các hoạt động, diễn biến trong cơ quan, tổ chức một cách

bản quản lí nhà nước phải đưa ra số liệu chính xác, đầy đủ, khoa học

văn bản có nội dụng khả thị, phù hợp với quy luật khách quan sẽ thúc ấy kinh

tễ - xã hội phát triển và ngược lại Quy mô phát triển kinh tế càng lới thi các

quyết định quản lí thành văn bán càng nhiều, với lượng thông tín cảng

chức năng của mình cần phải đảm bảo thông tin thích hợp cho mỗi kha

và hướng tới phát triển kinh tế - xã hội, Trong thực tế, nói chung không tồn tại văn bản quản lí nhà nước chỉ có miệt chúc năng mà là đa chúc năng Sự phân tích theo từng chức năng như trên

chỉ nhằm mục đích giúp chúng ta nhận thức đúng đắn và đầy đủ vai trồ|của văn

bản quản lí nhả nước đỗi với hoạt động của một cơ quan nói riêng ve của bộ

máy nhà nước nói chung, từ đó sử dụng và phát huy công cụ này nhằm phục vụ hiệu quả công tác quản lí,

1.4 Vai trà của văn bản quân lí nhà nước

Từ những chức năng nêu trên, ching ta thấy vai trò của văn bài quản lí nhà nước được thể hiện như San:

1.4.1 Văn bản là phương tiện đâm bảo thông tin trong hoạt ttre quản

l của cơ quan, đơn vị Trong hoạt động quản lí nhà nước, nhu cầu thông tin rat lớn, aden va

luôn luôn biến đổi Nhu cầu này xác định tùy vào từng công việc, phạm vì hoạt động của từng cơ quan và cáo yếu tố khác Thông tin để đảm bảo cho hbạt động

quân lí của co quan, don vj cần chính xáo, đầy đủ, kịp thời và phải được xử lí

Trong đó, văn bản là hình thức thông tin chủ yếu và quan trọng để phụ vụ hoạ động quản lÍ của các cơ quan nhà nước, Qua văn bản, các don vị trong)

có thể thu thập những thông tin cần thiết cho hoạt động hàng ngày của

điều kiện cho hoạt động của cơ quan đại hiệu quả cao nhất Các thông tỉa thường

thủ thập được trong văn bản bao gồm:

! - Thông tín về chủ trương, đường lỗi của Đảng và Nhà nước liên quan đến

mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan;

_ + Théng tin về nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thê của từng cơ quan, tổ chic;

- Thông tin về phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các đơn vị

vã các cơ quan với nhau; :

- Thông tin về tình hình đối tượng bị quản lí, về sự biến động của cơ quan, về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức;

- Thông tin về các kết quá đạt được trong quản lí,

thiết để mọi cơ quan, tổ chức có thể hoạt động có hiệu quả

1,4,2 Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quân lí

Quản lí là một khoa học và là một nghệ thuật nên việc truyền đạt các

gi yết định quản lí có một ý nghĩa rất quan trọng Nó đòi hỏi nhanh chóng, chỉnh

TT và đúng đối tượng Vẫn đề đặt ra là phải truyền đạt như thế nào để đôi tượng

gu r lí không chỉ thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm bắt được ý để lãnh

& ; : mà còn nhiệt tình và phân khởi thực hiện khi nhận được quyết định quan Lf,

việc truyền đạt kéo dai, nửa vời, thiểu cụ thé, thiểu chính xác sẽ làm cho quyết

h quản lí khó có điều kiện thực hiện hoặc thực hiện với hiệu quả thấp hoặc

ông biệu quả Trong thực tế, văn bản có vai (rò rất quan trọng (rong việc

tr yên đạt các quyết định quản lí, Chúng có khả năng giúp cho việc truyền đạt

cấp thông tin quản lí đến hệ thống bị quản lí được chính xác, đầy đủ Vì vậy,

tr ng quá trỉnh thực hiện, cần chú ý đến việc sử dụng hợp lí các văn bản, xây

dị hệ thống chu chuyển văn bản trong cơ quan sao cho khoa học, để chúng

phục vụ tốt nhất cho việc truyền đạt các quyết định quan If

điều kiện cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả cao nhất Các thông tin thường

thu thập được trong văn ban bao gdm:

- Thông tín về chủ trương, đường lối cla Dang và Nhà nước liên quan đến

maục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan;

- Thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu boạt động cụ thể của từng cơ quan, td

chức;

- Thông tin về phương thức hoạt động, quan hệ công táo giữa các đơn vị

- Thông tin về tình hình đối tượng bị quân l{, về sự biến động của cơ quan, về chức năng, nhiệm vụ và quyển hạn của cơ quan, tÔ chức;

- Thông tin về các kết quá đạt được trong quản lí, Đối với mọi cơ quan, tổ chức, những thông tin đó là quan trọng và cần thiết để mọi cơ quan, tô chức có thế hoạt động có hiệu quả

1.4.3 Văn bắn là phương tiện truyền đạt các quyết định quần lí Quan lí là một khoa học và lả một nghệ tiuật nên việo truyền đạt các quyết định quản lí có một ý nghĩa rất quan trọng, Nó đòi hỏi nhanh chóng, chính

xác và đúng đối tượng Vấn đề đặt ra là phải truyền đạt như thể nào để đối tượng

quan if khong chỉ thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và năm bắt được ý đồ lãnh đạo, mà còn nhiệt tỉnh và phần khởi thực hiện khi nhận được quyết định quản lí,

Việc truyền đạt kéo dài, nủa vời, thiếu cụ thể, thiểu chính xác sẽ làm cho quyết

định quản lí khó có điều kiện thực hiện hoặc thực hiện với hiệu quả thấp hoặc

không hiệu quả Trong thực tế, văn bản có vai trò rất quan trọng trong việc truyền đạt các quyết định quản lí Chúng có kha nang giúp cho việc truyền đạt các thông tin quân 1í đến hệ thống bị quản lí được chỉnh xác, đây đủ, Vì vậy, trong quá trình thực hiện, cần chú ý đến việc sử dụng hợp lí các văn bản, xây dựng hệ thống chu chuyển văn bán trong cơ quan sao cho khoa học, để chủng

phục vụ tốt nhất cho việc truyền đạt các quyết định quản lí

23

Truyền đạt quyết định quản lÍ và việc sử dụng văn bản nhự một phương tiện để truyền đạt là một khia cạnh quan trọng của việc tô chức lao động khoa học của hoạt động quản lí Nếu tổ chức tốt thì năng suấi lao động sẽ cao; còn nếu tô chức không tốt, thiếu khoa học thì năng suất làm việc của người quản lí,

của cả cơ quan sẽ bị hạn chế Văn bán có thể giúp cho các nhà quân lí tạo ra các

mối quan hệ về mặt tô chức trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của raÌnh, hướng hoạt động của các thành viên vào một mục tiêu nhất định,

1.43 Vin ban là phương tiện giúp kiểm tra, theo dối hoạt động của bộ tấu lãnh doo vé quan LÍ

Kiểm tra là một khâu của quá trình quản lí để đảm bảo cho hoạt động

quân lí có hiệu quả, Nếếu không có kiểm tra chặt chế và thiết thực, mọi chỉ thị,

nghị quyết, quyết định của các cơ quan lãnh đạo và quản lí rất có thé chi là lí

thuyết VI Lênin từng nói rằng kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện là một

phương tiện có hiệu lực để thúc day các cơ quan nhà nước, các cơ quan kính tế,

các tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả => VIẾT LẠI Trong thực tế, có nhiều phương tiện để thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát

các hoạt động quản lí nhà nước, nhưng một trong những phương tiện quan trọng

không thể thiểu cho công tác kiểm tra là hệ thống văn bản quân lí nhà nước Tuy nhiên, để cho công tác kiểm tra bằng văn bản thu được kết qua, cân tễ chức một

- cách khoa học Cần xác định rõ phải có những văn bản gì để phục vụ cho công

tác kiểm tra và biện pháp áp đụng văn bản đó để kiểm tra công việc trong các

đơn vị Để việc kiểm tra có hiện quá, cần chú ý hai phương diện: một là tình

huỗng xuất biện văn bản trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc; hai

là nội dung các văn bản và việc thực hiện văn bản đó trên thực tế Ở những múc

độ khác nhau, cả hai phương diện này đều có thể cho thấy chất lượng trong hoạt

động thực tế của cơ quan

Song song với việc kiểm tra hoạt động của bộ rnáy lãnh đạo và quản lí thông qua hệ thống văn bản cần gắn với việc phân công trách nhiệm một cách cụ

thể, chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi cán bộ trong các đơn vị của hệ thống bị

của mình, hướng hoạt động của các thành viên vào một rnục tiêu nhất đụ L

1.4, 3 Văn bản là nhương tiện giúp kiểm tra, theo dõi hoạt cong của bộ

mấy lãnh dao và quần it

Kiểm tra là một khâu của quá trình quân lí để đảm bảo cho "T động

¡chỉ thị,

nghị quyết, quyết định của các cơ quan lãnh đạo và quản lí rất có thể phi là lí

quản lí có hiện qua Nếu không có kiểm tra chặt chẽ và thiết thu, mo

thuyết V.I Lênin từng nói rằng kiểm soát và kiểm tra việc thực Mey là một

kinh tế, các tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả => VIẾT 1 ul

phương tiện có hiệu lực để thúc đây các cơ quan nhà nước, cắc cơ quan

Trong thực tế, có nhiều phương tiện để thực hiện việc kiểm tra, kê Em soát

các hoạt động quân lí nhà nước, nhưng một trong những phương tiện ai m trọng không thể thiếu cho công tác kiểm tra là hệ thống văn bản quản lí nhà n óc Tuy

nhiên, để cho cong tác kiểm tra bằng văn bản thu được kết suả cần tễ + một

độ khác nhau, cả hai phương diện này đ đều có thể cho thấy chất lượng ' ng hoạt

động thực tế của cơ quan

Song song với việc kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản if thông qua hệ thống văn bản cần gắn với việc phân công trách nhiệm mộ cách cụ

thể, chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi cán bộ trong các đơn vị của hệ thông bị

quận if Nếu sự phân công không rõ ràng, thiểu khoa học thì không thé tién hành

kiểm tra có kết quả

1.4.4, Văn bảm là nhương tiện quan trọng trong việc xây dựng hệ thông

Dang va chính sách, pháp luật của Nhà nước Đó là một công cụ tất yếu của việc

y dung hé thông pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng

Theo quy định hiện hành, các văn bản dù thuộc hệ thống nào của bộ máy

nHà nước cũng đều được ban hành dựa trên những thẩm quyền do pháp luật quy

đủ th Vai trò của văn bán quân lí nhà nước trong việc xây dựng hệ thống pháp

lu t được thể hiện: nó góp phần đắc lực vào việc xây đựng và định hình một chế

để phép lí cần thiết cho việc xem xét các hành vi chính trong quá trình thực hiện

nb lệm vụ quản lí của các cơ quan Đó là một trong những cơ sở quan trọng để

giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, các đơn vị và cá nhân, giải quyết các

quan hệ về pháp lí trong hoạt động của cơ quan nhà nước

CÂU HỘI ÔN TẬP

1 Sơ đô hóa khái niệm văn bản quân lí nhà nước

2: Chức năng cơ bản của vấn bán quân lí nhà nước

3 Vai trò của văn bản quản Íý nhà nước, lây vi dụ

CÂN XEM LẠI CẬU HỎI =>

27

quan lí Nếu sự phân công không rõ ràng, thiểu khoa học thì không thể tiến hành

kiểm tra có kết quả

1.4.4 Văn bản là phương tiện quan trọng trong việc xây dựng hệ thẳng phúp luật

'Hệ thống văn bản quản lí nhà nước, một mặt phản ánh sự phân chia quyền

hành trong quan li nhà nước, mặt khác cụ thể hóa các chủ trương, đường lỗi của

Đảng và chỉnh sách, pháp luật của Nhà nước Đó là một công cụ tất yếu của việc

xây dụng hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng

Theo quy định hiện hành, các văn bản dù thuộc hệ thông nào của bộ máy

nhà nước cũng đều được ban hành dựa trên những thâm quyền do pháp luật quy

định Vai trò của văn bản quân lí nhà nước trong việc xây dựng hệ thống pháp

luật được thể hiện: nó góp phần đắc lực vào việc xây dựng và định hình một chế

độ pháp lí cần thiết cho việc xem xét các hành vi chính trong quá trình thực hiện

nhiệm vụ quản lí của các cơ quan Đó là một trong những cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa cáo cơ quan, các đơn vị và cá nhân, giải quyết các quan hệ về pháp lí trong hoạt động của cơ quan nhà nước

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Sơ đô hóa khái niệm văn bản quảo lí nhà nước

2 Chức năng cơ bản của văn ban quân lí nhà nước

3 Vai trò của văn bản quản lý nhà nước, lấy ví dụ

CAN XEM LAI CAU HOI =>

+7

Hệ thống văn bản quản lí nhà nước là một tập hợp những văn bản hình

thành trong hoạt động quản lí của các cơ quan nhà nước mà giữa chúng có liên

quan với nhau, ảnh hưởng lẫn nhau và có quan hệ nhất định về mặt pháp lí,

Hệ thống văn bản quân lí nhà nước gầm nhiều phân hệ và tiểu hệ thống

Các phân hệ và tiểu hệ thống này được hình thành theo chức năng quản lí hoặc theo phạm vi quân lí, Có thể tập hợp hệ thống văn bản quản lí nhà nước thành

- Hệ thống văn bản quản lí nhà nước của các cơ quan xét xử;

- Hệ thống văn bản quản l{ nhà nước của các cơ quan kiểm sát;

- Hệ thống văn bản của Chủ tịch nước;

- Các hệ thong van bán khác

Trong mỗi phân hệ trên lại có thể gồm nhiều tiểu hệ thống Ví dụ: Hệ thống văn bản của các cơ quan quyền lực nhà nước gồm có: Hệ thống văn bản quân lí nhà nước của Quốc hội, hệ fiiống văn bản quản lí nhà nước của Hội đồng nhân đân các cấp ; Hệ thống văn bản quản lí nhà nước của cơ quan hành

chính nhà nước gồm có:Hệ thống văn bản quản lí nhà nước của Chính phủ, hệ thống văn bản quản lí nhà nước của từng ngành, lĩnh vực hoạt động (ngành chủ

quản), hệ thống văn bản quản lí nhà nước của Uý ban nhân dân các cấp

quan với nhau, ảnh hưởng lẫn nhau và có quan hệ nhất định về mặt phát a

Hệ thống văn bản quản lí nhà nước gồm nhiều phân hệ và tiểu tệ thống

Các phân hệ và tiểu hệ thống này được hình thành theo chức năng a lí hoặc

theo phạm vỉ quản lí Có thể tập hợp hệ thống văn bản quản lí nhà Tự © thành

- Hệ thống văn bản quần lí nhà nước của các cơ quan xếi XỬ;

- Hệ thống văn bản quản lí nhà nước của các cơ quan kiém sát;

- Hệ thống văn bản của Chủ tịch nước;

- Các hệ thống văn ban khác

Trong mỗi phân hệ trên lại có thể gầm nhiều tiểu hệ thống VỤ dụ: Hệ

quản lí nhà nước của Quốc hội, hệ thống văn bản quản lí nhà nước ia Hội

đẳng nhân dân các cấp ; Hệ thống văn bản quản lí nhà nước của cơ quan hành

hỉnh nhà nước gầm có:Hệ thẳng văn bản quân lí nhà nước của Chính phủ, hệ

Sự hình thành tệ thống văn bản của một cơ quan (hệ thống nhỏ nhất)

du oC xác định theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của co quan dé

trúng hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước

:._ Việc xác định giới hạn của một hệ thống văn bản phải căn cứ vào các yếu

tổ Sau đây:

1) Các loại văn bản tạo nên hệ thống;

2) Mối quan hệ giữa các văn bản và nhóm văn bán trong hệ thông;

3) Sự phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, của ngành tạo nên văn

bán đó;

4) Tính độc lập tương đối của hệ thống văn bản đó đối với các hệ thống vấn bán khác

Việc xác định và phân tích các hệ thống văn bản quản lí nhà nước cho

ne ‡a nhận thức được đúng đắn và đầy đủ tính chất và vai trò của từng hệ

th

nh Ứng bat hợp lí trong việc ban hành và sử dụng văn bản, từ đó có biện pháp cải

ng van bán quân lí nhà nước và mỗi quan hệ giữa chúng, phát hiện được tiển, hoàn thiện văn bản của của cơ quan, của ngành và của nhà nước nói chung

Hiện nay ở nước ta, bên cạnh hệ thống văn bản quản lí nhà nước, còn có

hệ thống văn bản khác Đó là hệ thống văn bán của Đáng Cộng sản Việt Nam -

lự lượng chính trị lãnh đạo Nhà nước và xã hội với loại hình văn ban da dang,

khỗi văn bản hình thành rất lớn; hệ thống văn bản của các tổ chức chính trị - xã

hội, nhự hệ thống văn bản của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, hệ thống văn bản

của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam , hệ thống văn bản củá các tổ chức

kinh tế, tô chức phi chính phủ

2 f Phân loại văn bản quần quản lí nhà nước

2.9.1, Mục đích của việc phân loại văn bắn quân lí nhà nước

Văn bản quản lí nhà nước gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có chức năng riêng, được ban hành nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể của hoạt động

được xắc định theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của cơ quan đồ

thông văn bản của một cơ quan (hệ thông nhỏ nhấp

trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước

Việc xác định giới hạn của mot hé théng văn bán phải căn củ vào các yếu t6 sau đây:

1) Các loại văn bản tạo nên hệ thống;

2) Mắt quan hệ giữa các văn bản và nhóm văn bản trong hệ thống;

3) Sự phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, của ngành tạo nên vẫn

tiễn, hoàn: thiện văn bản của của cơ quan, của ngành và của nhà nước adi chung

Hiện nay ở nước ta, bên cạnh hệ thống văn bán quân lí nhà nước, còn có

hệ thống văn bán khác Đó là hệ thống văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam - lực lượng chính trị lãnh đạo Nhà nước và xã hội với loại hình văn bán đa dạng,

khối văn bản hình thành rất lớn; hệ thống văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội, nhự hệ thống văn bản của Mặt trên TỔ quốc Việt Nam, hệ thông văn bản

của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam , hệ thống văn bản củá các tổ chức

kinh tế, tổ chức phi chỉnh phủ

22 Phân loại văn bản quần quần ÌÍ nhà nước

2.2.1 Mục đích của việc phân loại văn bản quản lí nhà nước

Văn bản quản lí nhà nước gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có chức

nang riêng, được ban hành nhằm đán ứng một yêu cầu cụ thể của hoạt động

ag

quản lí Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, hàng năm nếu là cơ quan

nhỏ có tới hàng trăm văn bản được hình thành; nếu là cơ quan lớn như các bộ, ngành ở Trung ương, UBND các tỉnh Đủ số lượng văn bản hình thành sẽ tới

hàng nghìn với thể loại đa dạng và nội dung phong phú Việc phân loại chung

văn bản quản lí nhà nước nhằm các mục đích dưới đây:

- Giúp chúng ta nắm được tính chất, công dụng, đặc điểm của từng loại văn bản để chọn thể loại văn bản ban hành phù hợp với từng trường hợp cụ thể, đồng thời áp dụng phương pháp soạn thảo thích hợp (cả về cấu trúc, ngôn ngữ, văn phong cũng như nội dung văn bản)

- Tạo thuận lợi cho việc quản lí và sử đụng văn bản hỉnh thành trong hoạt

động của co quan

- Có cách xử lí đúng đắn đối với từng loại, từng nhóm văn ban khi lập hể

sơ, xác định giá trị, tổ chức bảo quản và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan,

2.2.2 Một số tiên chí phân loại văn bản quản lí nhà nước

Có thé phân loại văn bản quan If nhà nước theo nhiều tiêu chỉ khác nhau dựa vào những đặc điểm về hình thức và nội dung của chúng Sau đây là một số

tiêu chỉ phân loại thường được áp dung:

2.2.2.1, Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản

Theo tiêu chí này, văn bản quản lí nhà nước có thể chia thành:

- Văn bản của các cơ quan quyền lực nhà nước: bao gồm văn bản của

Quốc hội, Hội đồng nhân dân cáo cấp

- Văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước: bao gồm văn bản của

Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp; các bộ, cơ quan ngang ĐỘ, CÁO Cơ quan chuyên môn ở địa phương

- Tạo thuận lợi cho việc quản lí và sử dụng văn bản hình thành tụ, hoạt

động Của Cơ quan

- Có cách xử lí đúng đắn đối với từng loại, từng nhóm văn bản 3 i

sơ, xác định giá trị, tổ chức bảo quản và giao nộp tải liệu vào lưu trữ cơ †

2.2.2 Một số tiêu chí phân loại văn bản quản lí nhà nước

Có thể phân loại văn bản quản lí nhà nước theo nhiều tiêu chí tiệc nhau

dựa vào những đặc điểm về hình thức và nội dung của chúng Sau đây lạ một số

tiêu chỉ phân loại thường được áp dụng:

2.2.2.1 Phân loại theo chủ thé ban hành văn bản Theo tiêu chí này, văn bản quản lí nhà nước có thê chia thành:

- Văn bản của các cơ quan quyền lực nhà nước: bao gồm văn bản của Quốc hội, Hội đồng nhân dân các cấp - Văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước: bao gồm văn ‘ bản của Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp; cáo bộ, cơ quan ngang bộ, các cơ quan

- Văn bắn của các cơ quan xét xử: văn bản của Tòa án nhân đân Tối cao

và Tòa án địa phương

- Văn bản của các cơ quan kiểm sát: văn bản của Viện kiểm sát nhân

ate Tếi cao và Viện kiểm sát địa phương,

- Văn bản của Chủ tịch nước

- Các văn bắn khác

2.2.2.2 Phân loại theo nguồn gốc của văn bản

Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, néu theo nguồn gốc của cảng o6 thé duoc chia lam hai loại là văn bản đi và văn bản đến

= Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản, bao gém văn bản quy phạm pháp

at, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cá bản sao văn bản, văn

' nội bộ và văn bản mậi do cơ quan, tô chức phát hành

Ví dụ: báo cáo, tờ trình gửi lên các cơ quan cấp trên, chỉ thị, quyết định

sử cơ quan cấp dưới,

. " Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bán quy phạm pháp hit văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kê cả bản Fax, văn bản được

e tuyển qua mang, van ban mat) va don, thư gửi đến cơ quan, tổ chức

Vị dụ: chỉ thị, thông tư của cơ quan cấp trên gửi xuống: báo cáo, tờ trình

của cơ quan cấp dưới gửi lên hoặc công văn hành chính của các cơ quan ngang

cấp gửi tới,

Sự phân loại theo tiêu chỉ này nhằm phục vụ cho việc quản lí van ban nhu

tỉ p nhận, chuyển giao, đăng kí văn bán và mang tính chất tương đối Vì trong

thực tế, có những văn bản ban hành tuy chỉ nhằm thông báo hoặc giải quyết

những vẫn đề thuộc nội bộ cơ quan nhưng phải gửi cho cơ quan cấp trên để báo

3

- Văn bản của các cơ quan xết xử: văn bán của Tòa án nhân dần Tếi cao

và Tòa án địa phươn ;

- Văn bản của các cơ quan kiểm sát: văn bản của Viện kiểm sát nhân dan Téi cao và Viện kiêm sát địa phương

- Văn bản của Chủ (tịch nước,

- Các văn bản khác 2.2.2.2 Phân loại theo nguân gốc của văn bản Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, nếu theo nguồn gốc của

chúng có thể được chia làm hai loại là văn bản đi và văn bản đến

- Văn bần đi: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp

luật, văn bán hành chính và văn bán chuyên ngành (kê ca bam sao van ban, van

bản nội bộ và văn bán mật) do co quan, tổ chức phát hành

VÍ dụ: báo cáo, tờ trình gửi lên các cơ quan cấp trên, chỉ thị, quyết định gửi cơ quan cấp dưới

- Văn bản đến: là tất cả các loại văn bán, bao gầm văn bản quy phạm pháp

luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ñgành (kế cả bán Fax, van bản được

chuyển qua mạng, văn bản mập và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chúc

Vidu: chi thi, thong tu của cơ quan cấp trên gửi xuống; bảo cáo, từ trình

của cơ quan cấp đưới gửi lên hoặc công văn hành chỉnh của các cơ quan ngang

cấp gửi tới,

Sự phân loại theo tiêu chí này nhằm phục vụ cho việc quân lí văn bản như

tiếp nhận, chuyên giao, đăng kí văn bản và taang tính chất tương đối Vì trong

thực tế, có những văn bản ban hành tuy chỉ nhằm thông báo hoặc giải quyết

những vấn đề thuộc nội bộ cơ quan nhưng phải gửi cho cơ quan cấp trên để báo

al

cáo, hoặc đổi với văn bản do các cơ quan khác gửi tới, có trường hợp cơ quan

nhận phải sao gửi cho các cơ quan trực thuộc để thi hành

2.2.2.3 Phân loại theo nội dụng và phạm vi sử dụng của văn bản

Căn cứ vào nội dung và phạm vỉ sử dụng của văn bản, có thé chia văn

bản quản lí nhà nước làm hai loại là văn bản thông dụng và văn bản chuyên

ngành,

- Văn bân thông dụng: là văn bân được sử dụng phổ biến trong hoạt

động quản lí của cdc co quan Vi dy: quyết định, công văn, thông báo, biên bản,

báo cáo

" Vin ban chuyên ngành: là loại văn bản thể hiện chuyên rôn nghiệp vụ

mang tính đặc thù của mội ngành hoặc một lĩnh vực công tác nhất định Ví du:

Văn bản ngoại giao (công hàm, bị vong lục, hiệp định, hiệp trớc ), văn bản tài

chính (phiến thu, phiếu chi, báo cáo quyết toán ), văn bán tư pháp (cáo trạng,

quyết định khởi tố, án văn ) Thể thức của các văn bản chuyên ngành do thủ

trưởng cơ quan đứng đầu ngành đó quy định

2.2.2.4 Phân loại theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản

_ Theo tiêu chí này, có thê chia văn bản quản lí nhà nước fhành ba loại là

văn bản mệt, văn bản nội bộ và văn ban phổ biển rộng rãi

- Văn bắn mật là văn bản có nội dung chứa đựng bí mật nhà nước, bí

mật cơ quan không được phô biến và chỉ những người có trách nhiệm mới được

đọc Văn bản mật được bảo quân cần thận theo quy định của các cơ quan nhà

nước có thậm quyền Tính chất mật của văn bản có thể mất dần theo thời gian

'tuỳ theo nội dung thông tin mà văn bản đề cập và sự thay đổi của tình hình có

liên quan,

Ví dụ: Kế hoạch chuẩn bị đón tiếp một nguyên thủ quốc gia do Văn

phòng Chủ tịch nước và Bộ Ngoại giao lập chỉ mang tính chất cơ mật khi sự

32

“tuỳ theo nội dung thông tin mà văn bản đề cập và sự thay đổi của fink hing og

cáo, hoặc đối với văn bản do các cơ quan khác gửi tới, có trường hợp co quan

nhận phải sao gửi cho cáo cơ quan trực thuộc để thi hành,

2.2.2.3, Phân loại theo nội dụng và phạm vỉ sử dụng của văn bản |

Căn cứ vào nội dụng và phạm ví sử dụng của văn bản, có thể thỉa văn

bản quản lí nhà nước làm hai loại là văn bản thông dụng và văn bản chuyên

ngành

- Văn bản thông đụng: là văn bản được sử dụng phố biến trúng hoạt

động quản lí của các cơ quan, Ví du: quyết định, công văn, thông báo, Hiên bản,

+ Wan ban chuyên ngành: là loại văn bản thé hiện chuyên môn Đệ vụ

Ví dụ:

Văn bán ngoại giao (công hàm, bị vong lục, hiệp định, hiệp ước ), vì ban tal

chính (phiếu thu, phiếu chỉ, báo cáo quyết toán ), văn bản tư pháp Ni trạng, quyết định khởi tế, án văn ) Thể thức của các văn bản chuyên ngành do thủ trưởng cơ quan đứng đầu ngành đó quy định

al

mang tính đặc thà của một ngành hoặc một lĩnh vực công tác nhất địn _

2.2.2.4 Phân loại theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của ăn bản

Theo tiêu chí này, có thể chia văn bản quản lí nhà nước thành la loại là văn bản mật, văn bản nội bộ và văn bản phổ biến rộng rãi

- Văn bản mật: là văn bản có nội dung chúa đựng bí mật nhà nước, bí

mật cơ quan không được phô biến và chỉ những người có trách nhiệm mới được

doc, Van ban mật: được bảo quần cần thận theo quy định của các cơ quan nha)

Ví dụ: Kế hoạch chuẩn bị đón tiếp một nguyên thủ quốc gid do Văn

phòng Chủ tịch nước và Bộ Ngoại giao lập chỉ mang tỉnh chất cơ rapt khi sy

3

i này sắp diễn ra hoặc đang diễn ra, nhưng sau khi sự kiện này đã kết thúc thì

~ Văn bản nội bộ: là văn bản chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan mà không

gian và quần chúng nhân dân Ví dụ: Các thông cáo của Uỷ ban Thường vụ

Quốc hội, các đạo luật được ban hành, các bài phát biểu của các vị lãnh đạo

i ø và Nhà nước tại cáo hội nghị quan trọng Các văn ban nay thường được

i bố rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, dai phat

thanh, đài truyền hình hoặc truyền đạt bằng miệng

2.2.2.5 Phân loại theo hiệu lực pháp lf của văn bản

Theo tiêu chỉ hiệu lực pháp Ìí của văn bản, có thể chia văn bản quản lí nhà nhóc làm hai loại là văn bản quy phạm pháp luật và văn bán hành chính

= Văn bản quy phạm pháp luật: là văn bản có chứa quy phạm pháp luật,

t ban hành theo đúng thâm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định

ng Luật ban hành văn bán quy phạm pháp luật

- Văn bản hành chỉnh: là loại văn bản quan lÍ nhà nước không mang tính

¢ ay văn bản cá biét) Van bản áp dụng quy phạm pháp luật là văn bản được ban

kiện này sắp diễn Ta hoặc đang diễn ra, nhưng sau khi sự kiện này đã kết thúc thì

các văn bản này không còn mang tinh chất mật nữa

- Văn bản nội bộ: là văn bản chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan mnà không

công bố ra ngoài

- Văn bản phố biến rộng rãi: là văn bản được phổ biến rộng trong các cơ

quan và quần chúng nhân dân, Ví dụ: Các thông cáo của Uý ban Thường vụ Quốc hội, các đạo luật được ban hành, các bài phát biểu của các vị lãnh đạo

Đảng và Nhà nước tại các hội nghị quan trọng Các văn bản này thường được

công bố rộng rãi trên các phương tiện thông tin dai chúng như báo chí, dai phát

thanh, đài truyền hình hoặc truyền đạt bằng miệng

2.2.2.5 Phân loại theo hiệu lực pháp lí của văn bản

Theo tiêu chi hiệu lực pháp lí của văn bản, có thé chia van ban quan lí nhà nước làm hai loại là văn bản quy phạm pháp luật và văn bán hành chính

- Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thâm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành văn bán quy phạm pháp luật,

- Vin ban hanh chính: là loại văn ban quản lí nhà nước không mang tính

quy phạm pháp lúệt được dùng để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo

tỉnh hình, trao đổi công việc và xử lí các vẫn đề cụ thể khác của hoạt động quản

H

Văn bản hành chính trước hết gồm văn bản áp dụng quy phạm pháp luật (hay văn bản cá biệt, Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật là văn bản được ban

hành dựa trên cơ sở những quý định của pháp luật nhằm giải quyết những sự

việc, vấn đề cụ thể đi với cáo đối tượng cá biệt Loại văn bản này thê hiện dưới

hình thức quyết định, chỉ thị, nghị quyết Ví dụ: Quyết định nâng bậc lương cho

cán bộ, viên chức được các cơ quan ban hành dựa trên các văn báu quy phạm

pháp luật về chế độ tiền lương của các cơ quan nhà nước có thấm quyền

37

Bên cạnh đó, văn bản hành chính còn có nhiều thể loại là các văn bản có

tên loại như điều lệ, quy chế, quy định, quy hoạch, kế hoạch, chương trình,

chiến lược, đề án, hướng dẫn, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng

và văn bán không có tên loại (công văn hành chính), Trong đó, có một số văn bản như điều lệ, quy chế, quy định sẽ trở thành văn bản quy phạm pháp luật

khi được ban hành kèm theo một văn bán quy phạm pháp luật như Nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ, (rong trường hợp này người ta gọi chúng là văn bán quy phạm pháp luật phụ)

2.2.2.6 Phân loại theo raức độ chính xáo của văn bản Theo phân cách loại này, có thé chia văn bản quản lí nhà nước làm ba loại

là bản gốc văn bản, bản chính văn bản và bản sao văn bản,

- Bân gắc văn bản: là bản hoàn chính về nội dụng, thể thức văn bản được cơ: quan, tổ chức ban hành và có chữ kí trực tiếp của người có thâm

quyền(khoản 1 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010)

Bản gốc văn bán là bản có độ chính xáo cao nhất Bản gốc thường chỉ có

một bản Tuy nhiên, có trường hợp bản gốc có nhiều bản Chẳng hạn, khi cần

thiết bản thảo văn bản sau khi phê duyệt được đánh máy hoặc photocopy thành nhiều bán và người có trách nhiệm của cơ quan kí trực tiếp vào các văn bản đó

để ban hành Đối với các văn bản thể hiện sự thoả thuận giữa các bên như hợp đồng, thông tư liên tịch, nghị quyết liên tịch thì tối thiểu phải làm hai bản gốc để rỗi bên lưu giữ mệt bản

- Bản chính văn bắn: là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành (khoản 1 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP

ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số

110/2004/NĐ-CP ngày:08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thu)

Bản chink được xem là văn bản có độ chỉnh xác cao Một văn bản ban

hành có thê có nhiều bản chính và có giá trị như nhau

34

Bên cạnh đó, văn bản hành chính còn có nhiều thể loại là các văn bản có

tên loại như điều lệ, quy chế, quy định, quy hoạch, kế hoạch, chươh| trình, chiến lược, để án, hướng dẫn, thông báo, báo cáo, biên ban, tờ trình, hợp

Theo phân cách loại này, có thể chia văn bản quản lí nhà nước lạt ba loại

là bản gốc văn bản, bản chính văn bản và bản sao van ban

- Bản gốc văn bắn: là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn b m được cơ: quan, tổ chức ban hành và có chữ kí trực tiếp của người op thâm

quyén(khoan 1 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010)

Bản gốc văn bản là bản có độ chính xác cao nhất Bản gốc thường chỉ có một bản Tuy nhiên, có trường hợp bản gốc có nhiều bản Chẳng hạn, |khi cần

thiết bản thảo văn bản sau khi phê duyệt được đánh máy hoặc ghoseoj, thành

nhiều bán và người có trách nhiệm của cơ quan kí trực tiếp vào các văn bản đó

để ban hành, Đối với các văn ban thé hiện sự thoả thuận giữa các bên thư hợp đồng, thông tư liên tịch, nghị quyết liên tịch thì tối thiểu phải làm hai bái Misốc để

mỗi bên lưu giữ một bản

- Bắn chính văn bản: là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức vay, ban va

được cơ quan, tổ chức ban hành (khoản 1 Điều 1.Nghị định số 09/2010 NĐ-CP

ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị Bịnh số

110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thu) | ị Bản chính được xem là văn bản có độ chính xác cao Một văn ban ban

hành có thể có nhiều bản chính và có giá trị như nhau

34

- Bản sao văn bẩn: là bản được sao từ bản chỉnh hoặc từ một bản sao

tực có giá trị như bản chính theo thê thức quy định Và mặt pháp lí, bản sao

củ 8 có biệu lực thị hành như bản chính Nhưng nếu xét từ góc độ sử liệu học và

Theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của

+ phủ về công tác văn thư, đối với văn bản quân lí nhà nước có 3 loại ban

sẽ gồm: bản sao y bản chính, bán trích sao và bản sao lục

| + Ban sao y bán chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản được trình bày theo thể thức quy định Bán sao y bản chính phải được thực a" từ bản chính

Ngoài ra, khi để cập đến bản chính và bản sao của văn ban quan lf nha

ớc, cũng cần phải nói tới bản thảo

Ban tho vin ban: 1A bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá

tr nh soạn thảo một văn bản của cơ quan, tố chức Bản thảo sau khi được cấp có

quyền phê duyệt mới được nhân bản để ban hành chính thức Bởi vậy bản : ° không có hiệu lực thí hành, đĩ nhiên cũng không phải là văn bản quản lí nhà

lưu trữ học thì bán sao không được coi trọng bằng bản chính, bởi vì được sao lại

nên có thể xây ra sai sót, độ tin cậy thấp hơn Thực tế hiện nay khả năng sai sót chỉ có thể xảy ra đối với các trường hợp sao chép lại văn bản bằng viết tay hoặc

đánh máy, còn nếu sao bằng photocopy sẽ khắc phục được hạn chế này Trong lựu trữ, thông thường chỉ trường hợn không có bán chính thì bảo sao mới được lưu giữ

Theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phú về công tác văn thư, đối với văn bán quản lí nhà nước có 3 loại bản sảo gồm: bản sao y bản chỉnh, bán trích sao va ban sao luc

+ Bản sao y bản chỉnh là bản sao đây đủ, chính xác nội dung của văn bán

và được trình bày theo thê thức quy định Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính,

+ Ban trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bán và được trình bày theo thể thức quy định Bán trích sao phải được thực hiện từ bán chính, + Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trinh bảy theo thể thức quy định

Ngoài ra, khi đề cập đến bán chỉnh và bản sao của văn bán quân lí nhà

nước, cũng cần phải nói tới bán thảo, Ban thao vin ban: là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá

trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức Bán thảo sau khi được cấp có thâm quyền phê duyệt mới được nhân bản dé ban hành chính thức Bởi vậy bản thảo không có hiệu lực thi hành, di nhiên cũng không phải là văn bản quan li nha

nước, Nói chung, khi ban hành một văn bản có nội dụng đơn giản như công văn hành chính, thông báo , thường chỉ thảo một lần, tức chỉ có một bản thảo,

35

Nhưng đối với những văn bản có nội dụng quan trọng và phức tạp, có thể phải

trải quan nhiều lần dự thảo Sau mỗi lần dự tháo, phải trình cấp có thẩm quyền xem xét hoặc đưa ra trao đổi, lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan để sửa chữa, bổ sung cho đến lúc văn bản hoàn thiện, đạt được mục đích và

A À a

yêu câu để ra

Trong trường hợp không có bản chính hoặc bản sạo của văn bản người ta vẫn có thể giữ lại bản thảo để làm bằng chứng Còn đối với các bản thảo của Hiến pháp , những đạo luật, bộ luật và văn kiện quan trọng khác thường được

lưu giữ để phục vụ cho nghiên cứu

Ngoài 6 cách phân loại nói trên, còn có thể phân loại văn bản theo những đặc điểm khác của văn bản như theo tên loại văn bản, nội dung, thời gian ban hành Chọn cách phân loại nào là tuỳ thuộc vào yêu cầu nghiên cứu và xử lí

những vấn để, sự việc có liên quan đến văn bản Các cách phân loại nói trên chỉ

mang tính tương đối Bởi trong thực tế có những loại văn bản có nhiều chức năng và thuộc thâm quyền ban hành của nhiều loại cơ quan, cho nên tính chất và

đặc điểm của văn bản có thể thay đổi tuỳ thuộc vào mục đích ban hành và cơ

quan ban hành, Tóm lại, phân loại chung văn bán quản lÍ nhà nước là một phương phâp khoa học, giúp chúng ta nhận thức được văn bản từ nhiều góc độ khác nhau, từ

đó có thể xử lí tốt những vấn đề có Tiên quan đến văn ban

2.3 Hệ thẳng văn bắn quân lí nhà nước 2.3.1 Văn bản quy phạm pháp luậi

a, Khai niém

Văn bán quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp bật,

được ban hành theo đúng thâm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành văn ban quy phạm pháo luật,

36

Hiến pháp , những đạo luật, bộ luật và văn kiện quan trọng khác thự

Nhưng đối với những văn bản có nội dung quan trọng và: phức tạp, có thề phải trải quan nhiều lần dự thảo Sau mỗi lần dự tháo, phải trình cấp có thả n quyên xem xét hoặc đưa ra trao đổi, lây ý kiến của cáo cơ quan, đơn vị, cá nhậ có liên

Trong trường hợp không có bản chính hoặc bản sao của văn bản hgười

vẫn có thể giữ lại bản thảo để làm bằng chứng Còn đối với các bản

lưu giữ để phục vụ cho nghiên cứu

Ngoài 6 cách phân loại nói trên, còn có thể ghân loại văn bản thep những

đặc điểm khác của văn bản như theo tên loại văn bản, nội đụng, thời Bian ban

hành Chọn cách phân loại nào là tuỳ thuộc vào yêu câu nghiên cứu và xử lí

mang tính tương đối, Bởi trong thực tế có những loại văn bản có nh eu chức

im va đặc điểm của văn bản có thể thay đổi tuỳ thuộc vào mục đích ban hành va co

năng và thuộc thẩm quyền ban hành của nhiều loại cơ quan, cho nên tín

Tóm lại, phân loại chung văn bản quản lí nhà nước là một phương pháp

khoa học, giúp chúng ta nhận thức được văn bản từ nhiều góc độ kháo nhau, từ

đó có thể xử l{ tốt những vẫn đề có liên quan đến van ban

2.3 Hệ thẳng văn bân quản lĩ nhà nước

2.3.1 Văn bản quy phạm pháp luật

Van bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm phá áp luật,

\

được ban hành theo đúng thấm quyền, hình thức, trình tụ, thủ tục được |

trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật,

quy định

36

_- Văn bản có chứa quy phạm, pháp luật nhưng được ban hành không đúng

th mn quyén, hink thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thủ không phải

là Mãn bản quy phạm pháp luật

b Đặc điểm

Một là, văn bán quy phạm pháp luật do cơ quan hoặc chức danh nhà nước

cá thậm quyền ban hành hoặc phối hợp ban hành theo quy định của pháp luật

Theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật cơ quan nhà nước có thậm quyền ban hành hoặc phối hợp ban hành văn bản quy phạm pháp luật gồm:

+ Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dan t6i cao

+ Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ

+ Tổng Kiểm toán Nhà nước + Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc Chính phủ phối hợp với cơ quan trung ưởng của tổ chức chính trị - xã hội

+ Chánh án Toà án nhân dân tối cao phối hợp với Viện trưởng Viện kiểm

sất nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ phối hợp với

Chánh án Tòa án nhân đân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;

ta các Bộ trưởng, Thú trưởng cơ quan ngang Bd

uy phạm, pháp luật nhưng được ban hành không ding

là văn bản quy phạm pháp luật

b Đặc điểm

Miột là, văn bán quy phạm pháp luật do cơ quan hoặc chúc danh nhà nước

có thêm quyền ban hành hoặc phối hợp ban hành theo quy định của pháp luật,

Theo Luật Ban hành vấn bản quy phạm pháp luật cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc phối hợp ban hành văn bản quy phạm pháp luật gầm:

+ Hội dang Thấm phan Toà án nhân dân tối cao, Chánh án Toà án nhân:

dân tối cao + Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dan tdi cao

+ Bệ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ + Tổng Kiểm toán Nhà nước

+ Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc Chính phủ phối hợp với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội,

+ Chánh án Toà án nhân dân tối cao phối hợp với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ phối hợp với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tôi cao;

giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ

+ Hội đồng nhân dân

+ UY bar nhân dân

Như vậy, không phải cơ quan nhà nước, cá nhân nào cũng có thấm quyền

ban hành văn bản quy phạm pháp luật Đây là một cơ sở để nhận diện văn bản

quy phạm pháp luật và phân biệt nó với văn bản được ban hành bởi những chủ thể không có thẩm quyền

Hai là, nội đụng văn bản quy phạm pháp luật có chứa quy tắc xử sự chung

mang tính bắt buộc thực hiện đối với mọi đối tượng chịu sự điều chỉnh của văn

bản

Quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung

được áp dụng ổi áp dụng lại nhiều lần, được biểu thị bằng hình thức nhất định đo

nhà nước đặt ra hoặc thừa nhận, bắt buộc mọi chủ thể phải tuân thủ và được bảo

đảm thực hiện bằng quyên lực nhà nước nhằm mục đích điều chỉnh các quan hệ

xã hội, Chính tính bắt buộc chung của quy phạm pháp luật đã quyết định đến hiệu lực phần lí của văn bán quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật không

đặt ra quy định cho đối tượng cụ thể, xác định mà nhằm tới các đối tượng có

chung những đặc điểm về nghề nghiệp, dân tộc, giới tính, độ tuổi, tôn giáo hoặc

có chung những điều chỉnh của quy phạm pháp luật, Đây là điểm khác biệt so

với văn bản áp dụng pháp luật, Cũng vì tính bắt buộc chung mà văn bản quy phạm pháp luật được thực

biện nhiều lần trong đời sống và sự thực hiện của chủ thể không làm mất đi hiệu lực của quy phạm đó Dấu hiệu áp dụng nhiều lần được hiểu là quy phạm pháp luật luôn được các chủ thể áp dụng pháp luật lựa chọn làm cơ sở pháp lí để triển

khai thực hiện hoặc giải quyết những công việc cụ thể xây ra trên thực tế, nên

được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần, Còn văn bản áp dụng pháp luật chỉ được

thực hiện duy nhất một lần Như vậy, văn bản quy phạm pháp luật có khả năng tác động trong khoảng thời gian lâu dài,

3ã

_ thể không có thâm quyên

+ Uý ban nhân dân

Như vậy, không phải cơ quan nhà nước, cá nhân nào cũng có thân! quyền

ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Đây là một cơ sở để nhận diện ăn bản quy phạm pháp luật và phân biệt nó với văn bản được ban hành bởi nh mg chủ

Hai là, nội đụng văn bản quy phạm pháp luật có chứa quy tắc xử li chung

có chung những điều chỉnh của quy phạm pháp luật, Đây là điểm khá 7

Cũng vì tính bắt buộc chung mà văn bản quy phạm pháp luật đự

hiện nhiều lần trong đời sống và sự thực hiện của chủ thể không làm mat) i lực của quy phạm đó Dấu hiệu áp dụng nhiều lần được hiểu là quy phạm

luật luôn được các chủ thê áp dụng pháp luật lựa chọn làm cơ sở pháp lí a khai thực hiện hoặc giải quyết những công việc cụ thể xây ra trên thực!

được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần Còn văn bản áp dụng pháp luật ch

thực hiện đuy nhất một lần Như vậy, văn bản quy phạm pháp luật có | tác động trong khoảng thời gian lâu dài,

i

38