Tổng quan về quản lý tổ chức potx

Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực và các hoạt động của tổ chức nhằm đạt đ ợc các mục đích của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả cao một cỏch

QUẢN LÝ TỔ CHỨC

( ORGANIZATION MANAGEMENT)

Mục đích của môn học :

1 Hiểu và dự báo đ ợc trạng thái hành vi của tổ chức cụng và mụi

2 Phỏt triển kỹ năng thực hiện cỏc quy trỡnh quản lý tổ chức: Lập kế hoạch, tổ chức, lónh đạo và kiểm soỏt

Chương 1.

TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC

VÀ QUẢN LÝ TỔ CHỨC

Mục đích bài học

1 Nắm được khỏi niệm tổ chức Xỏc định được cỏc

hoạt động và và cỏc chức năng hoạt động cơ bản

của tổ chức trong cơ chế thị trường

2 Hiểu khái quát về quản lý tổ chức Nắm được các

chức năng quản lý theo quy trình qu n lý và ả

ch c năng ho t đ ng c a t ch c ứ ạ ộ ủ ổ ứ

3 Hiểu đ ợc vai trũ của cỏc nhà quản lý trong tổ chức

4 Xỏc định ba cấp độ nhà quản lý với cỏc kỹ năng cần

cú

5 Yờu cầu đối với nhà quản lý

2 Cỏc hoạt động cơ bản của tổ chức

-Xây dựng kết cấu hạ tầng

kỹ thuật và xã hội

-R&D - Kế toán -Dịch vụ pháp lý -Hành chính tổng hợp

dự báo môi

Thiết

kế sản phẩm

Có

đ ợc các

đầu

Sản xuất

Phân phối sản phẩm

Dịch

vụ hậu mãi

Mục đích:

-Thoả mãn

lợi ích của các chủ sở hữu

Mục tiêu:

-Thị trường

- Lợi nhuận -Tăng cường sức mạnh nguồn lực -An toàn

Các hoạt động của tổ chức thường được thực hiện bởi nhiều người, nhiều bộ phận, phân hệ có mục đích riêng, và cần có quản

lý để thống nhất hoạt động của họ nhằm hướng tới mục đích chung của tổ chức

Ph ần 2 Tổng quan về quản lý tổ chức

1 Khỏi niệm: Tồn tại rất nhiều khỏi niệm khỏc nhau

về quản lý tổ chức 1.1 Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực và các hoạt động của tổ chức nhằm đạt đ ợc các

mục đích của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả

cao một cỏch bền vững trong môi tr ờng luôn thay đổi.

1.2 Quản lý là quỏ trỡnh thực hiện mục tiờu bằng người khỏc và thụng qua thụng qua người khỏc

2 Các yếu tố cơ bản của quản lý

(1) Qu¶n lý lµ lµm g× ? · Các chức năng quản

lý theo quy trình quản lý

 Lập kế hoạch là quá trình xác định

mục tiêu và các giải pháp, công cụ

thực hiện mục tiêu

Sản phẩm của lập kế hoạch là hệ

thống kế hoạch cho tổ chức

 Tổ chức là quá trình đảm bảo các

hình thái cơ cấu cho thực hiện kế

hoạch:

Cơ cấu tổ chức và nguồn nhõn lực: c ỏc nhiệm

vụ cần thực hiện, ai thực hiện và phối hợp như

thế nào.

 Cơ cấu của các nguồn lực khác gắn liền với

nguồn nhõn lực

 Lãnh đạo là quá trình tạo động lực và định

hướng hành vi của cỏc thành viờn để họ thực

hiện cỏc mục tiờu của tổ chức

Đó là quá trình:

Gây ảnh h ởng lên con ng ời

Sử dụng các công cụ lãnh đạo để tạo ra, duy trì,

tăng

cường động lực hoạt động cho con ng ời nhằm đi tới

mục tiêu của tổ chức

 Lãnh đạo là quỏ trỡnh giải quyết sự thay đổi

Nhà lónh đạo phải cú khả năng dự đoỏn,

đỏnh giỏ sự thay đổi và ảnh hưởng đến sự thay

đổi của nhúm và tổ chức

 Kiểm soát là quá trình giám sát, đo

l ờng, đánh giá, điều chỉnh các hoạt

động nhằm đạt tới mục đích của tổ

chức với hiệu lực và hiệu quả cao

(2) Qu¶n lý g×? - Đối tượng của quản lý?

Và các hoạt động:

-Xây dựng kết cấu hạ tầng

kỹ thuật và xã hội

-R&D - Kế toán -Dịch vụ pháp lý -Hành chính tổng hợp

dự báo môi

Thiết

kế sản phẩm

Có

đ ợc các

đầu

Sản xuất

Phân phối sản phẩm

Dịch

vụ hậu mãi

Mục đích:

-Thoả mãn

lợi ích của các chủ sở hữu

Mục tiêu:

-Thị trường

- Lợi nhuận -Tăng cường sức mạnh nguồn lực -An toàn

 Qu¶n lý suy cho cïng lµ qu¶n lý

con ng êi, biÕn søc m¹nh cña nhiÒu ng êi

thµnh søc m¹nh chung cña tæ chøc

( xem m« h×nh 7S)

 Các yếu tố cơ bản quyết định thành

công của một tổ chức: mô hình 7S

Chiến l ợc Strategy

Những giá trị chung đ ợc chia sẻ Shared Valu es

Mark eting

Qu¶n lý

R&D

Qu¶n lý

S¶n xuÊt

Qu¶n

lý Tµi chÝnh

Qu¶n lý

Nguån nh©n lùc

 Lý do tồn tại của quản lý? ã Sứ

mệnh của quản lý

Để đảm bảo thực hiện các mục đích

của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả cao

Hiệu lực (effectiveness): là xác định đúng mục tiờu và

đạt đ ợc mục tiờu đó ã Làm đ ợc việc đúng đắn

Hiệu quả (efficiency): là thực hiện mục tiờu với chi

phí

thấp ã Làm việc một cỏch đúng đắn

Bền vững (sustainability): Cõn bằng lợi ớch giữa cỏc chủ

thể, khụng làm ảnh hưởng tới lợi ớch của cỏc thế hệ tương

 Quản lý đ ợc tiến hành trong điều

kiện nào?

Trong điều kiện môi tr ờng luôn biến động với những

thay đổi nhanh hơn, lớn hơn, phức tạp hơn, bất ngờ hơn,

cú tỏc động to lớn hơn đến cỏch thức quản trị.

Quản trị sự thay đổi:

- Hiểu đ ợc tính tất yếu của sự thay đổi

- Dự báo xu thế biến đổi

- Hành động để thích nghi một cách sáng tạo

2 C¸c nhµ qu¶n lý

2.1 Phân loại các nhà qu n lý ả

 Theo cÊp bËc qu¶n lý:

- Nhµ qu¶n lý cÊp cao

- Nhµ qu¶n lý cÊp trung

- Nhµ qu¶n lý cÊp c¬ së

 Theo phạm vi qu¶n lý:

Nhà quản lý theo chức năng: Chịu trách nhiệm đối với

các nhóm làm việc phân theo chức năng

 Vai trò của nhà quản lý theo Henry

Mintzberg

Nhà quản lý

-Chức năng -Vị thế -Quyền hạn -Nghiệp vụ

Vai trò liên kết con ng ời

-Ng ời đại diện -Ng ời lãnh đạo -Trung tâm liên lạc

Vai trò thông tin

-Ng ời tìm kiếm thông tin -Ng ời phổ biến thông tin

-Ng ời phát ngôn

Vai trò quyết định

-Ng ời ra quyết định -Ng ời phân phối nguồn lực

- Người giải quyết xung đột

 Các kỹ năng quản lý:

 Kỹ năng chuyên môn (nghiệp vụ): Hi u đ c, ể ượ

th c hi n đ c, th c hi n t t nh ng ho t đ ng ự ệ ượ ự ệ ố ữ ạ ộ

c a h th ng mà h ch u ủ ệ ố ọ ị trỏch nhi m qu n lý ệ ả

 Kỹ năng làm việc với con ng ời:

- Hiểu đ ợc con ng ời

- Xây dựng, củng cố, phát triển các mối quan hệ con ng ời

-Tạo ra, duy trì, phát triển động lực cho các cá

 Kỹ năng nhận thức (t duy) và quyết định

- Hiểu đ ợc bức tranh toàn cảnh của tổ chức và môi tr ờng

- Nhanh chóng nhận biết đ ợc cơ hội và vấn đề, giải thích đ ợc nguyên nhân, đ a ra đ ợc các ph ơng án giải quyết

vấn đề, lựa chọn ph ơng án tối u: Biết ra quyết định

- Dám quyết định

- Dỏm thực hiện quyết định

- Dám chịu trách nhiệm tr ớc quyết định

- Dám chịu mạo hiểm

 C¸c kü n¨ng qu¶n lý theo cấp bậc quản lý

Qu¶n lý cÊp c s Qu¶n lý cÊp trung Qu¶n lý cÊp cao ơ ở Yêu cầu đối với

các kỹ năng :

Kỹ năng chuyên môn Cao Trung bình Thấp

Kỹ năng làm việc Cao Cao Cao

với con người

- Kỹ năng nhân thức Thấp Trung bình Cao

 C¸c cấp quản lý với các hoạt động trọng tâm và kỹ

năng quan trọng:

 Các nhà quản lý cấp cơ sở: quan hệ 1-1với cấp dưới

- Mục tiêu cơ bản: đảm bảo cung ứng sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng

- Các hoạt động trọng tâm: Quản lý hoạt động cá nhân, quản lý nhóm và hướng dẫn cấp dưới.

- Kỹ năng đòi hỏi ở mức độ cao: kỹ thuật và làm việc

với con người.

 C¸c cấp quản lý với các hoạt động trọng tâm và kỹ

quan trọng: (tiếp)

 Các nhà quản lý cấp trung: liên kết nhóm

- Mục tiêu cơ bản: phân bổ nguồn lực một cách hữu hiệu, đảm bảo hoạt động của các nhóm và phối hợp được các nhóm.

- Các hoạt động trọng tâm: Lập kế hoạch và phân bổ

nguồn lực, quản lý nhóm và phối hợp liên nhóm.

- Kỹ năng đòi hỏi ở mức độ cao: kỹ năng làm việc với

con người.

 Các cấp quản lý với các hoạt động trọng tâm và kỹ quan trọng: (tiếp)

 Các nhà quản lý cấp cao: nhìn ra bên ngoài

- Mục tiêu cơ bản: Đưa ra được chiến lược cho tổ chức và đảm bảo thực hiện chiến lược

- Các hoạt động trọng tâm: Kiểm soát môi trường kinh doanh, xác định chiến lược, phối hợp hoạt động giữa các phân hệ, duy trì và phát triển mối quan hệ với các đối tác bên ngoài, phát

triển văn hoá tổ chức.

- Kỹ năng đòi hỏi ở mức độ cao: kỹ năng nhận thức và quyết

định, kỹ năng làm việc với con người.

PhÇn 3:

Qu¶n lý tổ chức

Module 1 33

1 C¸c lực lượng cơ bản của nền kinh tế mới:

1.1 Mở rộng cơ hội cá nhân: nền kinh tế mới ghi nhân

và hỗ trợ những đóng góp mang tính sáng tạo của

Thành công thuộc về những người có được:

SÁNG TẠO VÀ NĂNG SUẤT

Module 1 34

2.C¸c xu hướng môi trường bên ngoài ảnh

hưởng đến các tổ chức

2.1 Những tiến bộ trong công nghệ thông tin:

- Internet và những hình thức mạng lưới liên kết toàn cầu: cho phép toàn cầu hoá nhiều tổ chức

- Thương mại điện tử

- Máy tính cầm tay

2.2 Toàn cầu hoá thị trường: Công ty đa nước, công ty quốc

tế, công ty toàn cầu, công ty chuyển giao toàn cầu.

- Môi trường quốc tế phức tạp và không chắc chắn

- Kỹ năng quản lý toàn cầu:

+ Tạo ra các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ mới

+ Buộc các tổ chức quan liêu phải thay đổi

+ Tạo cơ hội cho các nhóm người thiểu số

- Tinh thần doanh nhân phát triển mạnh mẽ trong triết lý quản lý chủ đạo của các nuớc phát triển: muốn thành công phải có đầu óc kinh doanh

- Thành công đến với những người:

+ Nhận ra cơ hội và phát triển các chiến lược để tận dụng cơ hội

+ Tiên phong, đổi mới, linh hoạt

2.4 Tầm quan trọng ngày càng tăng của vốn tri thức:

- Khái niệm: tổng thể của kiến thức, kinh nghiệm, mối quan hệ, các quy trình, khám phá, đổi mới, sự thể hiện trên trên thị trường và ảnh hưởng đến cộng đồng của tổ chức.

- Các bộ phận cấu thành:

+ Vốn cấu trúc: Kiến thức và bí quyết tích luỹ được như sáng chế, thương hiệu, bản quyền, cơ sở dữ liệu độc quyền

+ Vốn khách hàng: giá trị của các mối quan hệ bền vững với các đối tác

+ Vốn con người: kiến thức và kỹ năng

- Vốn tri thức thể hiện khoảng cách giữa giá trị tài sản vật chất và giá trị

được đánh giá bởi các nhà đầu tư

Module 1 37

2.4 Tầm quan trọng ngày càng tăng của vốn tri thức (tiếp):

- Gia tăng và phát triển các tổ chức tri thức

- Tri thức và vốn tri thức trở thành nguồn lưc chiến lược cơ bản

3 Nh ững thay đổi bên trong tổ chức

3.1 Mô hình lãnh đạo mới phổ biến trong các tổ chức: 3C

Năng lực (Competence):

+ Tầm nhìn chiến lược, hiểu rõ môi trường và nhiệm vụ kinh doanh

+ Kỹ năng quản lý theo quá trình và lĩnh vực hoạt động

+ Kỹ năng làm việc với con người, kỹ năng tư duy và quyết định

Tính cách (Character):Văn hoá doanh nhân với hệ giá trị và

hành vi

+ Chính danh

+ Cam kết, tuân thủ, có kỷ luật

+ Trung thực, trung thành, đáng tin cậy

+ Dũng cảm, kiên trì

+ Tính cách mạnh mẽ trong quyêt định và hành động

 Cộng đồng (Community): hướng tới con người bên trong và ngoài tổ chức – tinh thần công dân

+ Cam kết mạnh mẽ hỗ trợ cộng đồng

+ Hiểu và sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ xây dựng cộng đồng

Nh ững thay đổi trong tổ chức (tiếp)

3.2 Từ quan hệ thứ bậc đến quan hệ hợp tác:

 Mục tiêu: Năng động hơn trước thách thức từ môi trường

 Phương hướng:

- Giảm số cấp quản lý Quản lý không thứ bậc

- Quy mô nhân lực hợp lý

- Giảm các nhà quản lý cấp trung

- Tăng cường quan hệ hợp tác: + Nhóm đa chức năng với MBO;

+ Nhóm tự quản với xu hướng trao quyền; + Nhóm toàn cầu; + Nhóm liên kết công nghệ - Nhóm ảo.

- Thay đổi vai trò của nhà quản lý cấp trung: + Lãnh đạo nhóm hợp tác, tăng cường uỷ quyền; + Chức năng huấn luyện: huấn luyện viên,

 N hững thay đổi trong tổ chức (tiếp)

3.3 Tăng sự đa dạng về văn hóa nơi làm việc:

 Mục tiêu: - Tăng cường tính sáng tạo cho tổ chức

- Nâng cao uy tín của tổ chức

 Phương hướng:

- Thay đổi quan điểm và hành vi của các nhà lãnh đạo

- Thực hiện các chương trình đào tạo

 N hững thay đổi tổ chức (tiếp)

3.4 Mô hình tổ chức mới:

 Mục tiêu: - Linh hoạt hơn

- Tinh nhuệ hơn, tập trung nguồn lực vào giá trị trung tâm,

- Đạt hiệu quả quy mô

4 N hững câu hỏi đặt ra đối với các nhà quản lý:

1 Học cách thích nghi: Làm thế nào để đẩy mạnh khả năng học hỏi và thích nghi một cách sáng tạo với những thay đổi liên tục và đa chiều?

2 Cơ cấu: Mô hình tổ chức phản ứng nhanh với thay đổi? Mô hình giúp gắn kết với mạng lưới khách hàng và nhà cung cấp?

3 Các kỹ năng:kỹ năng quan trọng để thành công trong môi trường năng động?

4 Phong cách quản lý: Mệnh lệnh hay dân chủ?

5 Tác động của công nghệ thông tin: Thay đổi cấu trúc ngành khi thương mại điện tử mối trực tiếp người bán và người mua?

6 Cách thức làm việc mới: Làm việc cùng nhau thế nào, ở đâu? đánh gía công việc thế nào? cần nhiều nhà truyền thông hơn?

7 Đổi mới: Làm thế nào để đi tiên phong trong đổi mới liên tục ?

8 Đo lường thành công: dùng phương pháp nào để đánh giá tài sản thực sự,

và triển vọng dài hạn của 1 tổ chức?

- Đòi hỏi kết quả cuối cùng

- Không kiểm soát từ trên xuống Trao quyền và làm việc với nhân viên để đảm bảo nguồn lực thực hiện mục tiêu

 N ăng lực cần thiết đối với nhà quản lý và lãnh đạo

 Nhà truyền thông: + Thông báo, thuyết phục, khuyến khích; + Học

và đọc với sự tổng hợp; + Nghe chăm chú, đặt câu hỏi hữu hiệu, viết một cách thuyết phục

 Nhà đào tạo: + Hướng dẫn, khuyến khích, phản hồi

 Người chơi trong nhóm: + Lãnh đạo nhóm (lựa chọn, đào tạo,

khuyến khích, đánh giá, khen thưởng); + Thực hiện công việc hữu hiệu như 1 thành viên nhóm

 Người quản lý công nghệ: Sử dụng hữu hiệu công nghệ thông tin

 N ăng lực cần thiết đối với nhà quản lý và lãnh đạo

 Người giải quyết vấn đề: suy nghĩ sắc sảo, đánh giá bằng chứng công minh, nhận ra những giải thiết ngầm, đi đến cùng với những lý

lẽ đôi lúc quanh co

 Nhà đại sứ nước ngoài: Hiểu được sự phức tạp của môi trường toàn cầu, đánh giá được sự khác biệt văn hoá, sãn sàng điều chỉnh kỹ năng và chiến lược

 Một đại diện thay đổi: + Thích nghi với thay đổi một cách sáng tạo; + Tạo điều kiện cho thay đổi.

 Người học hỏi suốt đời: + Tìm kiếm thông tin phù hợp từ các

 Ph át triển các kỹ năng quản lý:

 Tập hợp các kỹ năng quản lý truyền thống:

 G ợi ý cho các nhà quản lý, lãnh đạo:

 Để thăng tiến phải thông minh hơn, có năng lực, tính cách, cam kết mạnh mẽ với tổ chức

 Để trở thành nhà lãnh đạo cần nhớ:

- Phát triển sự hiểu biết về các xu hướng môi trường cơ bản có ảnh

hưởng đến các tổ chức trên toàn cầu

- Theo kịp những điều kiện thay đổi có ảnh hướng đến tổ chức

- Linh hoạt và thích nghi với những thay đổi của tổ chức, tiên phong

trong việc đưa ra những thay đổi phù hợp

- Hiểu vai trò thay đổi của nhà quản lý trong cấu trúc tổ chức

- Phát triển các kỹ năng và năng lực cần thiết

- Tập trung vào những điều tốt nhất và chất lượng trong mọi việc bạn làm

- Nắm lấy các cơ hội để tăng cường kỹ năng lãnh đạo của bạn.