BT1. Khảo sát hệ thống docx

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG Quy trình x ử lý Khi có nhu cầu vật tư, một phân xưởng sẽ lập một bảng dự trù gửi cho tổ Đặt hàng, trong đó có các mặt hàng được yêu cầu, với các số lượng yêu cầu tươ

BT1 Kh ả o sát h ệ th ố ng

Nguy ễ n Hoài Anh

Khoa công ngh ệ thông tin

H ọ c vi ệ n k ỹ thu ậ t quân s ự

nguyenhoaianh@yahoo.com

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

Nhi ệ m v ụ c ơ b ả n

Đ áp ứ ng v ậ t t ư cho phân x ưở ng theo quy trình

Ki ể m soát hàng nh ậ n – ti ề n tr ả tránh sai sót

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

C ơ c ấ u t ổ ch ứ c

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

Quy trình x ử lý

Khi có nhu cầu vật tư, một phân xưởng sẽ lập một bảng

dự trù gửi cho tổ Đặt hàng, trong đó có các mặt hàng

được yêu cầu, với các số lượng yêu cầu tương ứng

Tổ đặt hàng trước hết chọn nhà cung cấp để đặt mua các mặt hàng nói trên Muốn thế, nó dùng máy tính để

tìm các thông tin về các người cung cấp lưu trong tệp

NCCAP

Sau đó nó thương lượng trực tiếp với người cung cấp

được chọn (gặp mặt hoặc qua điện thoại)

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

Quy trình x ử lý

Sau khi đã thoả thuận, dùng hệ chương trình ĐH để in

một Đơ n hàng Các thông tin trong đơn hàng được lưu

lại để theo dõi trong tệp ĐƠ N HÀNG, còn đơn hàng in

ra thì gởi tới người cung cấp

Trong đơn hàng gởi đến NCC không chứa thông tin về

phân xưởng đã dự trù hàng đặt Vì vậy cần lưu mối liên

hệ giữa dự trù của phân xưởng với các đơn hàng đã

được phát đi trong một tệp có tên DT - Đ H, ở đó đặt liên kết mỗi Số hiệu dự trù và mỗi Số hiệu đơn hàng

Trên phiếu giao hàng, mỗi mặt hàng được giao đều có ghi rõ Số hiệu đơn hàng đã đặt mặt hàng đó (số lượng giao có thể là chưa đủ như số lượng đặt) Như thế vẫn

chưa rõ hàng đó là do phân xưởng nào yêu cầu để có

thể phát hàng về phân xưởng ngay được

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

Quy trình x ử lý

Để giải quyết vướng mắc này, hàng tuần tổ nhận hàng

sử dụng hệ chương trình PH, in ra một danh sách Nh ậ n hàng trong tuần, gửi cho tổ Đối chiếu, với nội dung

SH giao hàng - Tên NCC ấ p - SH m ặ t hàng - S ố l ượ ng nh ậ n - SH Đơ n hàng

Mặt khác, cũng hàng tuần, tổ Đặt hàng sử dụng hệ

chương trình ĐH, in ra một danh sách Đặ t hàng trong

tuần, gửi cho tổ Đối chiếu, với nội dung

SH Đơ n hàng - Tên NCC ấ p - SH m ặ t hàng - S ố l ượ ng đặ t - SH d ự trù Tên phân x ưở ng

Phi ế u phát hàng cho các phân xưởng.

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

Quy trình x ử lý

Tổ đối chiếu và kiểm tra còn có nhiệm vụ tiếp nhận Hoá

đơ n từ nhà cung cấp gởi đến, đối chiếu nó với hàng đã

nhận, nếu chính xác thì xác nhận chi lên hoá đơn và

gởi cho bộ phận thanh toán (thuộc Phòng Tài vụ) để

làm thủ tục trả tiền

Nếu phát hiện có sự không ăn khớp giữa hàng đặt

-hàng nhận và tiền phải trả, tổ đối chiếu và kiểm tra

khiếu nại với nhà cung cấp để chỉnh sửa lại

tr ả ti ề n

Thông tin tr ả ti ề n này đượ c c ậ p nh ậ t vào t ệ p đơ n hàng, nh ờ đ ó

bi ế t đơ n hàng nào là đ ã hoàn t ấ t.

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

Quy trình x ử lý

Ngoài ra, để tiện theo dõi, người ta áp dụng nguyên tắc:

m ỗ i kho ả n đặ t hàng trên m ộ t đơ n hàng gi ả i quy ế t tr ọ n v ẹ n

(ngh ĩ a là không tách, không g ộ p) m ộ t kho ả n yêu c ầ u v ề m ộ t m ặ t hàng trên m ộ t b ả n d ự trù.

Tuy nhiên m ộ t đơ n hàng, g ồ m nhi ề u kho ả n, có th ể đ áp ứ ng yêu

c ầ u c ủ a nhi ề u d ự trù khác nhau

Ng ượ c l ạ i các kho ả n yêu c ầ u trên m ộ t b ả n d ự trù l ạ i có th ể

đượ c phân b ổ lên nhi ề u đơ n hàng khác nhau, g ở i đế n các nhà cung c ấ p khác nhau.

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

M ẫ u bi ể u

NCC: Lưu thông tin vật tư của nhà cung cấp

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

M ẫ u bi ể u

Dự trù vật tư từ phân xưởng

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

M ẫ u bi ể u

Đơn hàng gởi đến NCC

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

M ẫ u bi ể u

DONHANG: để theo dõi hoàn tất đơn hàng

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

M ẫ u bi ể u

DT-DH: lưu thông tin đặt hàng cho dự trù

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

M ẫ u bi ể u

Phiếu giao hàng NCC mang đến cùng vật tư

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

M ẫ u bi ể u

NHANHANG: lưu thông tin nhận vật tư từ NCC

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

M ẫ u bi ể u

Danh sách địa chỉ phát vật tư được lập bởi tổ 3

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

M ẫ u bi ể u

Phiếu phát vật tư tới phân xưởng

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

M ẫ u bi ể u

Hóa đơn từ nhà cung cấp

MÔ T Ả H Ệ TH Ố NG

M ẫ u bi ể u

Bản ghi trả tiền do tài vụ gởi đến

PHÊ PHÁN HI Ệ N TR Ạ NG

Thi ế u:

Không có sẵn kho dự trữ chứa các vật tư thường sử

dụng trong nhà máy ⇒ khi phân xưởng yêu cầu sẽ

không có vật tư ngay

Bộ phận nhận phát hàng còn thiếu việc quản lý kho ⇒

gây khó khăn cho việc nhận phát hàng

Chu trình quá lâu, do khâu chờ đợi địa chỉ phát hàng

Kiểm tra không chặt, dễ xảy ra sai xót hàng và tiền

GI Ả I PHÁP ĐỀ XU Ấ T

Gi ả i pháp 1

B ỏ T ổ 3: Đố i chi ế u, ki ể m tra

Thêm k ế t n ố i cho T ổ 1, 2

GI Ả I PHÁP ĐỀ XU Ấ T

Gi ả i pháp 2

Trang b ị cho t ổ 3 m ộ t máy tính

Cho máy tính c ủ a t ổ 1, t ổ 2 k ế t n ố i vào t ổ 3

TH Ả O LU Ậ N