đồ án tốt nghiệp - phân tích thiết kế hệ thống - xây dựng hệ thống chương trình quản lý cán bộ

Qua việc đã đi khảo sát trên thực tế tại trường : THCS HẢI ĐÔNG, cũng như những tài liệu thu thập được về hệ thống quản lý giáo viên, đã xây dựng được hệ thống quản lý nhân sự của trường

ĐỀ TÀI:

Xây dựng hệ thống chương

trình quản lý cán bộ

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin đã đem lại hiệu quả to lớn trong nhiều lĩnh vực, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của cuộc sống con người Một trong những lĩnh vực đó chính là quản lý giáo viên Với việc quản

lý giáo viên trên máy tính, chúng ta sẽ giảm bớt được một khối lượng công việc rất lớn cho những người quản lý, giảm bớt lượng người không cần thiết trong khâu quản lý này Trước kia, khi tất cả nguồn lực con người còn được quản lý thủ công không chỉ là khó khăn mà còn đẫn đến việc sai xót dữ liệu và viêc cập nhật thêm thông tin là rất chậm

Với đề tài thực tập chuyên môn: “Xây dựng hệ thống chương trình quản lý cán bộ” Qua việc đã đi khảo sát trên thực tế tại trường : THCS HẢI ĐÔNG, cũng như những tài liệu thu thập được về hệ thống quản lý giáo viên, đã xây dựng được hệ thống quản lý nhân sự của trường, mục đích hệ thống sẽ đáp ứng được việc quản lý những dữ liệu về hồ sơ cán bộ giáo viên trong phạm vi của trường

CHƯƠNG I

TÌM HIỀU NGÔN NGỮ ACCESS

Để giải quyết yêu cầu bài toán quản lý thư viện ra chúng ta có thể sử dụng nhiều phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như : Foxpro, Visual baisc, Access Mỗi ngôn ngữ, mỗi hệ quản trị cơ sở đều có những điểm mạnh và cũng

sẽ có những hạn chế riêng

Việc chọn công cụ, một môi trường để triển khai bài toán quản lý đặt ra tùy thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan của người làm chương trình Trong khuôn khổ thời gian và khả năng của bản thân, tôi đã mạnh dạn chọn phần mềm ứng dụng ACCESS một trong năm ứng dụng của Microsoft office 7.0 for Windows, đó là phần mềm ứng dụng mạnh mà dễ dàng, đơn giản trong quá trình làm việc

1 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access :

* Giới thiệu về MS Access:

MS Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hãng Microsoft chạy trên môi trường Windows, trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong thực tế như quản lý, thống

kê, kế toán Với MS Access người sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể

mà vẫn có được một chương trình hoàn chỉnh, nếu cần lập trình MS Access có sẵn ngôn ngữ Access Basic để ta có thể lập trình theo ý muốn của người sử dụng

Hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay đều lưu trữ và xử lý thông tin bằng

mô hình quản trị CSDL quan hệ Quan hệ bắt nguồn từ thực tế là mỗi bản ghi trong CSDL chứa các thông tin liên quan đến một chủ thể duy nhất Ngoài ra, các

dữ liệu của hai nhóm thông tin có thể ghép lại thành một chủ thể duy nhất dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ Trong một hệ quản trị CSDL quan hệ, tất cả các dữ liệu được quản lý theo bảng, bảng lưu trữ thông tin về một chủ thể Thậm trí khi sử dụng một trong các phương tiện của một hệ CSDL để rút ra thông tin từ một bảng

1.1 Tạo mới tệp Access :

Một dự án Access là một hoặc nhiều tệp Access nhằm giải quyết một công việc lớn nào đó

Tệp Access có phần mở rộng *.MDB (ngoài những tệp có phần mở rộng

*.DBE cũng mở được nhưng chỉ có thể thực thi chứ không chỉnh sửa được cấu trúc) Có 5 tệp thành phần chính trong một tệp :

- Tables : Nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu

- Queries : Nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế

- Form : Nơi chứa mẫu giao diện phần mềm

- Reports : Nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế

- Macro : Nơi chứa các Macro lệnh phục vụ dự án

- Modules : Nơi chứa các khai báo các thư viện chương trình con phục vụ

dự án

Thông thường mỗi tệp Access cần phải làm việc trên tất cả các thành phần trên

- Để bắt đầu tạo một tệp mới, chọn mục Blank Access database ở cửa sổ mục 1.1.1 tiếp theo để nhận OK, hộp thoại xuất hiện yêu cầu chọn nơi lưu trữ và đặt tên tệp Access

- Trong 1 Table số liệu được tổ chức thành các cột (fields or columns) và dòng (records) Mỗi cột tương ứng với một mục dữ liệu cần lưu trữ, mỗi dòng chứa dữ liệu một người hay vật cụ thể mà ta cần lưu trữ Khi thiết kế các cột cho Table ta có thể ràng buộc điều kiện để Access kiểm tra các record nhập vào không

bị sai

- Chính nhờ những Table này mà xây dựng nên được những mối quan hệ trong hệ thống (relationship)

 Cấu trúc logic của Table :

- Table được tổ chức thành các cột hay còn gọi là trường (file hay colum)

và các dòng gọi là mẩu tin (Record)

Ta có thể tạo mới một bảng theo 3 cách sau :

+ Tạo với sự hướng dẫn của Access (Table wizard)

+ Tự thiết kế theo ý riêng trên một mẫu bảng trong kiểm xem bảng dữ liệu (Datasheet View)

+ Tạo trên một mẫu thiết kế (Datasheet View)

Ngoài ra còn có các loại Query khác như Update Query để cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu cho Table, crosstab Query tổng hợp dữ liệu, Make Table Query, Crosstab Query tổng hợp dữ liệu, Make Table Query nhằm phục hồi dữ liệu có sơ sót xảy ra cho Table Ráp nối dữ liệu vào table có Append Query xóa dữ liệu Delete Query Query như một nền tảng để tạo ra các báo biểu có đặc tính định dạng cao hơn Table

* Khái niệm :

+ Query là công cụ khai thác và sử lý dữ liệu của Microsoft Access, nó có thể đáp ứng các nhu cầu tra cứu về dữ liệu và của các bảng dữ liệu thuộc cơ sở dữ liệu

+ Query còn dùng tạo ra nguồn số liệu cơ sở cho các công cụ khác như : Form, Report, kể cả cho một Query khác, thậm trí tạo ra một table khác Với những thông tin lựa chọn được của Query cũng có thể trực tiếp in ra giấy đáp ứng yêu cầu cao hơn table một mức

4 Form - biểu mẫu :

- Không thể thiếu được trong Access là phần hiển thị ra bên ngoài dành cho người sử dụng Điểm nổi bật là có thể thiết kế Form thật đẹp và tiện dụng để người sử dụng điều khiển một cách dễ dàng và không bị nhàm chán vì giao diện quá xấu như một số phần mềm khác

Trong một form có thể chứa các Form khác gọi là Sub Form cho phép cùng một lúc nhập dữ liệu vào nhiều Table khác nhau Form có thể dùng để nhập mới hay sửa đổi các dữ liệu trên Table, Query, có thể chứa nút lệnh để thực hiện các chỉ thị như chạy Query, xem hay in Report

Trong Form Access hỗ trợ tất cả những công cụ cần thiết trong Toolbox nhằm trợ giúp ta tại một Form thân thiện nhất cho người sử dụng

 Vì sao phải dùng Form?

+ Form là một phương tiện giúp ta nhìn số liệu dưới hình ảnh quen thuộc với các ấn chỉ sử dụng hàng ngày, trong khi nhìn số liệu dưới hình thức Table hay Query thì khô khan Trong các phần mềm ứng dụng quản lý Microsoft Access đặc biệt tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng thiết kế các mẫu Form thông qua chức năng Form Wizard, thậm trú còn cả Auto Form

+ Các Form được xây dựng từ một tập hợp các thành phần thiết kế riêng lẻ,

có tên là các điều khiển (control) hoặc đối tượng điều khiển

+ Các biểu mẫu Access rất linh hoạt, chúng cho phép bạn hoàn thành các công việc mà bạn không thể hoàn thành trong kiểu xem bảng (Table) hoặc kiểu xem bộ (Query) Ta có thể tạo các biểu mẫu liên hợp các biểu mẫu khác, biểu mẫu nằm trong biểu mẫu khác gọi là biểu mẫu con (Sub Form) Các biểu mẫu có thể tín toán các giá trị và hiểu thị các tổng

5 Module (Đơn thể) :

Là phương tiện lập trình trong Access với ngôn ngữ lập trình Access Basic, nhờ mã Access VBA mà bạn có thể tạo các ứng dụng cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh có các lệnh đơn, thanh công cụ tùy biến và các tính năng khác Mã Access VBA cho phép điều khiển theo lập trình nhiều tác vụ và tùy chọn cơ sở dữ liệu mà bạn không thể điều khiển bằng Macro

6 Cơ sở lý thuyết của phân tích và thiết kế hệ thống

Nói đến cơ sở dữ liệu, ta lập tức nghĩ đến SQL server, Microsoft Access hay Oracle,v.v…, những nơi chứa rất nhiều cơ sở dữ liệu để ta có thể lưu trữ hay lấy chúng ra một cách tiện lợi và nhanh chóng Hầu hết các chương trình ta viết đều có truy cập cơ sở dữ liệu, và ta dùng nó như một công cụ để làm việc với rất nhiều dữ liệu, trong khi tập trung vào việc lập trình phần giao diện với người dùng (User)

Quy trình chung của việc phân tích thiết kế thường gồm 5 công đoạn như sau:

- Khảo sát hiện trạng, xác định mục tiêu, kế hoạch, biện pháp

- Phân tích hệ thống, sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng

dữ liệu với các mức khác nhau

- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của trường THCS Hải Đông

- Khảo sát tình hình thực tế của trường THCS Hải Đông

- Áp dụng các kiến thức về Cơ sở dữ liệu, phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, phần mềm lập trình, để xây dựng chương trình quản lý nhân sự trường THCS Hải Đông

b Mục tiêu :

- Tìm hiểu và nghiên cứu bài toán Phân tích - Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự Từ đó phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự cho trường THCS Hải Đông như cập nhật, bổ sung, tra cứu thông tin, một cách nhanh chóng, chính xác hiệu quả

b Quá trình xây dựng và phát triển của trường :

- Được thành lập vào ngày 10 tháng 10 năm 1933 theo quyết định số 5315/QĐ-UB của UBND tỉnh Quảng Ninh, trường THCS Hải Đông là trường công lập đầu tiên của Xã Đông Hải Hiện nay do cô giáo Phạm Thị Ánh làm hiệu trưởng

- Cho đến nay nhà trường đã có 36 phòng học và gồm nhiều phòng chức năng :

b Nghiệp vụ của nhà trường :

- Tổ hành chính : chuyên giải quyết các vấn đề về tiền lương cho nhân

viên trong trường, cũng như thực hiện các hoạt động liên quan đến vấn đề tài

chính mà ban giám hiệu đề xướng

- Tổ công đoàn: chịu trách nhiệm việc thực hiện tổ chức, tham gia, quản lý

các vấn đề liên quan đến đoàn

- Tổ bảo vệ : chuyên giải quyết các vấn đề về an ninh trật tự trong nhà

vệ

Tổ Sinh

Tổ Văn-Sử-Địa

Tổ Ngoại Ngữ

Tổ Hoá

Tổ

GDC

D

Tổ Thể

Mỹ

KT

Tổ tạp

vụ

TRƯỜNG THCS HẢI ĐÔNG

Nhân viên vụ việc

- Tổ tạp vụ : đảm nhiệm việc nấu ăn cho nhân viên, bán thực phẩm cho học

sinh trong trường, bên cạnh đó là việc giữ gìn vệ sinh trong toàn trường

- Các tổ chuyên môn: chịu trách nhiệm nghiên cứu chuyên ngành của

mình, đồng thời phân công và giảng dạy cho các lớp trong toàn trường

* Quản lý nhân sự của trường THCS Hải Đông chia ra làm 2 mảng : Biên chế và hợp đồng

Biên chế Hợp đồng

Đặc tả :

Hiện nay tại trường THCS Hải Đông, phòng văn thư quản lý việc lưu giữ hồ sơ của nhân viên trong trường Tức là quản lý theo nguồn lao động bao gồm đặc điểm về lý lich, nhân sự và lao động Bên cạnh đó việc tìm kiếm theo các tiêu chí cụ thể như : tìm theo họ tên, quê quán…

Vào đầu mỗi năm học, nhà trường sẽ đón thêm 1 số giáo viên mới ra trường về tham gia công tác giảng dạy Sau đó, dựa vào chuyên môn của mình, các giáo viên này sẽ được phân bổ về các tổ chuyên môn Hiệu trưởng

sẽ duyệt thông tin lý lịch của từng cán bộ để đưa thêm vào danh sách cán bộ hiện có của nhà trường

Trong trường hợp nếu phòng giáo dục không thể điều động kịp thời cho

1 số bộ môn bị thiếu giáo viên, thì nhà trường sẽ hợp đồng với 1 số giáo viên bên ngoài để có thể đáp ứng đủ nhu cầu của các bộ môn đó (Sẽ không có trường hợp 1 giáo viên phụ trách 2 chuyên môn như trước đây, vì theo yêu cầu mới của Bộ GD&ĐT, 1 giáo viên chỉ đảm trách chuyên môn của mình, nhằm đảm bảo chất lượng dạy và học của giáo viên và học sinh) Tất cả hồ sơ của các giáo viên này cũng được quản lý như trường hợp của giáo viên thuộc dạng biên chế của nhà trường Tức là, hồ sơ được đánh mã số riêng và sẽ được đưa thêm vào danh sách cán bộ hiện có của nhà trường

Ngoài việc hợp đồng với 1 số giáo viên, nhà trường phải hợp đồng với

1 số nhân viên như: giám thị, vệ sinh để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cần có của nhà trường

Vào cuồi năm học, nhà trường sẽ đưa ra việc thống kê theo 1 số tiêu chí cụ thể để có thể đưa ra được những đánh giá cơ bản và chính xác nhất về tình hình nhân sự của nhà trường Tiêu chí này được đưa ra dựa vào nhu cầu

QUẢN LÝ CÁN BỘ TRƯỜNG

THCS HẢI ĐÔNG

4.Thống kê, in ấn 3.Tìm kiếm

2.Cập nhật

Cập nhật hồ sơ nhân sự (2.1)

Cập nhật phòng ban (2.2)

Tìm theo mã cán bộ (3.1)Tìm theo họ tên (3.2)

Tìm theo tổ (3.3)

Tìm theo chức

vụ (3.4)

Thống kê theo

tổ (4.1)

Thống kê theo chức vụ (4.2)

Thống kê theo thâm niên (4.3)

Thống kê theo quê quán (4.4)

Thống kê theo yêu cầu

Cập nhật chuyên môn (2.3)

Cập nhật lương (2.4)

CN khen thưởng, kỷ luật (2.5)

thực tế, ví dụ như: Thống kê tất cả các cán bộ nhân viên nhà trường, đưa ra danh sách cán bộ nhân viên theo các điều kiện phù hợp với yêu cầu

Qua đó, bài toán này được xây dựng dựa trên nhu cầu quản lý hồ sơ nhân viên của Ban giám hiệu nhà trường, tức là quản lý theo nguồn lao động bao gồm đặc điểm về lý lịch, nhân sự và lao động Hệ thống sau khi được xây dựng sẽ đưa ra thông tin chính xác nhất về hồ sơ nhân viên, giúp tiết kiệm được thời gian và làm việc hiệu quả

CHƯƠNG III

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1 Sơ đồ phân cấp chức năng nghiệp vụ của trường :

Cập nhật hồ sơ cán bộ: Chức năng dùng để thêm mới hoặc thay đổi thông

tin trong hồ sơ cán bộ Thông tin được của nhân viên khi nhà trường tiếp nhận thì

sẽ được đưa vào trong hồ sơ hệ thống thông qua chức năng này

Cập nhật phòng ban : Chức năng dùng để thêm mới hoặc thay đổi

thông tin phòng ban

Cập nhật chuyên môn : Dùng để tìm kiếm, cập nhật chuyên môn cán

bộ

Cập nhật lương : Dùng để tìm kiếm và cập nhật mức lương

Cập nhật khen thưởng kỉ luật :

Cập nhật quá trình công tác :

Chức năng: Tìm kiếm

Thống kê theo tổ: Thống kê tất cả những nhân viên thuộc cùng một tổ

Thống kê theo chức vụ: Thống kê tất cả những nhân viên có cùng chức

vụ

Thống kê theo thâm niên: Thống kê tất cả các nhân viên theo từng

khoảng thời gian công tác

Thống kê theo quê quán: Thống kê tất cả các nhân viên có cùng quê quán

Thống kê theo yêu cầu: Thống kê tất cả các nhân viên theo một số yêu

cầu cụ thể

2 Biểu đồ luồng dữ liệu :

2.1 Biều đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:

Nhân viên

Ban Giám Hiệu

Quản lý cán bộ trường THCS Hải Đông

Hồsơ

lý lịch Trả

HS

Y/C báo cáo

Báo cáo c

Yêu cầu

Báo cáo Điều kiện

Kết quả Kết quả

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh :

a Biểu đồ phân rã chức năng :

2.5 cập nhật

khen thưởng kỷ

luật

2.6 Cập nhật Quá trình công tác

2.4 cập nhật lương

báo cáo thông tin

Cập nhật

Cập

nhật

Cập nhật

nộp

hồ

sơ

Cập nhật

báo cáo thông tin

báo cáo thông tin

báo cáo thông tin

báo cáo thông tin

Cập nhật

b Biểu đồ phân rã chức năng “Tìm kiếm”:

c Biểu đồ phân rã chức năng “ Thống kê in ấn”:

Ban giám hiệu

3.1 Tìm theo

mã cán bộ

3.4 Tìm theo chức vụ

Ban giám hiệu

4.5 Thống kê theo yêu cầu

Ban giám hiệu

Hồ sơ cán bộ

Kết quả

Yêu cầu

2 Mô hình quan hệ cơ sở dữ liệu:

3 Các bảng CSDL:

3.1 Bảng Hồ sơ cán bộ :

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải

MaCB Text 5 Mã cán bộ-Khoá chính

HoTen Text 30 Họ tên

Gioitinh Text 5 Giới tính

Ngaysinh Date/Time Ngày sinh

Noisinh Text 50 Nơi sinh

QueQuan Text 50 Quê quán

DanToc Text 20 Dân tộc

MaTN Text 5 Mã thâm niên

MaCV Text 5 Mã chức vụ

NgayChuyenCT Date/Time Ngày chuyển CTác