tiểu luận case study 8.1 sedgemoor district council

BÀI DỊCH CASE STUDY HỘI ĐỒNG QUẬN SEDGEMOORNhanh chóng, sẵn có, thông tin hiệu quả và giảm chi phí Hội đồng Quận Sedgemoor đang cải thiện thông tin trực tuyến sẵn có để nâng cao dịch vụ

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

ĐỀ TÀI:

CASE STUDY 8.1 SEDGEMOOR DISTRICT COUNCIL (HỘI ĐỒNG QUẬN SEDGEMOOR)

GVHD : Huỳnh Đỗ Bảo Châu Lớp : 24KT – T01

TP.HCM – 2010

DANH SÁCH PHÂN CÔNG NHÓM

1 030524085206 Trần Thị Phương Mai Dịch & Tổng hợp

2 030524085444 Phạm Thị Thanh Xuân Dịch & Tổng hợp

4 030524085303 Nguyễn Thạc Sáng Dịch & Powerpoint

5 030524085004 Nguyễn Thị Thúy An Dịch & Tìm tài liệu

6 030524085191 Nguyễn Thị Phương Linh Dịch & Tìm tài liệu

7 030524085401 Nguyễn Tâm Thanh Trúc Dịch & Tìm tài liệu

MỤC LỤC

Bài dịch Case study 3

Tóm tắt case study 8.1 4

Giới thiểu chung 5

A PHÂN TÍCH 7

I.Khởi tạo phát triển HTTT 7

1.Lý do của việc khởi tạo Dự án 7

1.1 Mở rộng khả năng 7

1.2 Tiết kiệm chi phí 7

1.3 Tăng cường luồng thông tin nội bộ 8

1.4 Tăng cường luồng thông tin bên ngoài 8

1.5 Tăng cường dịch vụ khách hàng 8

1.6 Điều khiển 9

1.7 Năng lực phản ứng 9

1.8 Đánh giá khả thi 9

2 Phân tích tính khả thi 10

2.1 Khả thi về mặt tổ chức 10

2.2 Khả thi về mặt kinh tế 10

2.3 Khả thi về mặt kỹ thuật 11

2.4 Khả thi về mặt vận hành 13

II Quản lý rủi ro 13

1 Nhận diện rủi ro 13

2.Phân tích rủi ro 16

3.Kiểm soát rủi ro 17

4.Đưa ra quyết định 18

B.HẠN CHẾ VÀ CÁCH KHẮC PHỤC 19

BÀI DỊCH CASE STUDY HỘI ĐỒNG QUẬN SEDGEMOOR

Nhanh chóng, sẵn có, thông tin hiệu quả và giảm chi phí

Hội đồng Quận Sedgemoor đang cải thiện thông tin trực tuyến sẵn có để nâng cao dịch

vụ khách hàng, tăng hiệu quả của việc truy cập thông tin và giảm chi phí quản lý dữ liệu.Hiện nay, Hội đồng này đang dần loại bỏ các phần của hệ thống di sản dữ liệu (DMS) củamình, vì nó đã hoàn thành việc di chuyển thông tin cho hệ thống tài liệu điện tử và quản lý

hồ sơ (EDRM) của mình, Trim Context từ Tower Software

Craig Wilkin, người quản lý Hệ thống thông tin ở Hội đồng này, cho biết việc lưu trữlưu trữ cho kế hoạch kéo dài từ năm 1974 đến 1995 Ông ta cho biết: “nó từng là độc quyềncủa DMS, nhưng đã được chuyển sang hệ thống EDRM của chúng tôi và được tạo sẵn chocác mạng trực tuyến.”

“Việc loại bỏ DMS đồng nghĩa với việc chúng ta có thể nâng cao hiệu quả và tiết kiệmkhoảng 7000 bảng Anh mỗi năm cho việc duy trì và bảo vệ phần cứng Việc lên kế hoạchtài liệu trực tuyến sẵn có đã làm giảm số lượng các cuộc điện thoại gọi tới Hội đồng này.”Mục đích là để thay thế các hệ thống lưu trữ trên giấy tờ và hợp nhất tất cả các hệ thốngvới phần mềm EDRM để tập trung lưu trữ và quản lý tất cả tài liệu, và loại bỏ ứng dụng củaDMS Wilkins cho biết “Hiện nay, chúng tôi có một triệu hồ sơ trong hệ thống EDRM trong

số 7.5 triệu tài liệu Chúng tôi có một loạt các hệ thống bao gồm 14 lĩnh vực kinh doanhkhác nhau và EDRM sẽ củng cố tất cả chúng để đạt có các thông tin sẵn có một cách chínhxác

“Tài liệu mới đi vào kho lưu trữ cũng như các dữ liệu đã dược chuyển qua Chúng tôi cóthể quét tài liệu vào EDRM và tái chế các tài liệu giấy, giảm chi phí lưu trữ Chúng tôi cònnhằm mục đích xác định chính sách lưu trữ dữ liệu để cải thiện việc quản lý vòng đời củathông tin.”

Hội đồng này đã bắt đầu tích hợp đầy đủ hệ thống quản lý nội dung Goss ICM với phầnmềm EDRM của mình để trợ giúp trong việc đưa ra các dữ liệu sẵn thông qua Website củamình

Khi khối lượng dữ liệu tăng lên, Hội đồng cũng đã thiết lập một mạng lưới lưu trữ chotưng khu vực để hỗ trợ EDRM Wilkins cho biết “ Chúng tôi đang quét tài liệu vào hệ thốngEDRM và phổ biến trong các hệ thống vă phòng ảo dưới dạng siêu dữ liệu Chúng tôi đangphải nhập siêu dữ liệu một cách thủ công nhưng mục đích là để tự động hóa quá trình này,

có lẽ thông qua một hệ thống mã vạch, mặc dù có một câu hỏi đặt ra là có bao nhiêu siêu dữliệu mà một mã vạch có thể chứa.”

Wilkins cho biết, gần đây Hội đồng nhận được sự xác nhận rằng họ có khả năng là mộttrong những chính quyền địa phương đầu tiên thực hiện theo yêu cầu của Luật liên kết đểkết nối dựa trên GCSX, một phần trong chương trình kết nối của Chính phủ để cung cấpmột cơ sở hạ tầng chung cho an toàn giao dịch điện tử giữa các địa phương và chính quyền

Trung ương Lợi ích khác nữa bao gồm lập báo cáo Hội đồng, chương trình nghị sự vànhững biên bản trực tuyến sẵn có – và sử dụng phần mềm Goss kết hợp với EDRM để đảmbảo các phiên bản tài liệu thích hợp được công bố trực tuyến trong mỗi khu vực dịch vụ.Mục tiêu cuối cùng của hệ thống EDRM là làm cho thông tin dễ dàng có sẵn để hỗ trợ dịch

vụ khách hàng thông qua các kênh tiếp cận – Internet, gặp mặt trực tiếp và bằng điện thoại

Và hiện nay, họ đang thiết kế các hệ thống văn phòng ảo để lưu trữ tài liệu dưới dạngsiêu dữ liệu, thông qua một hệ thống mã vạch

Tích hợp đầy đủ hệ thống Gross ICM với EDRM để trợ giúp trong việc đưa ra các dữliệu sẵn thông qua Website của mình.Cài đặt mạng lưới lưu trữ khu vực để hỗ trợ EDRM

Đây là một phần trong chương trình kết nối của Chính phủ để cung cấp một cơ sở hạtầng chung cho an toàn giao dịch điện tử giữa các địa phương và chính quyền Trung ương

Mục tiêu cuối cùng của hệ thống EDRM là làm cho thông tin dễ dàng có sẵn để hỗtrợ dịch vụ khách hàng thông qua các kênh tiếp cận – Internet, gặp mặt trực tiếp và bằngđiện thoại

Giới thiệu đề tài: KHỞI TẠO PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

Hồ Sơ, tài liệu là một loại tài sản có giá trị như các loại tài sản khác của doanh nghiệp,

có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp Việc nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý và bảo vệ hồ sơ tài liệu một

cách phù hợp, khoa học Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị

khác nhau

Tuy nhiên, hiện tại ở các doanh nghiệp (DN) 40-60% thời gian làm việc trong văn

phòng dùng để xử lý các tài liệu giấy tờ Chỉ có 10% thông tin của các cơ quan hoặc DN nằm trong các cơ sở dữ liệu có cấu trúc, 90% còn lại nằm trong đống hồ sơ hỗn độn phi cấu

trúc Việc tìm kiếm tài liệu trên giấy thường khá lâu, ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc.Các chuyên viên chỉ mất 5-15% thời gian làm việc để đọc thông tin nhưng mất đến 50%thời gian làm việc để tìm ra thông tin Các thư viện, lưu trữ hồ sơ trên giấy tốn rất nhiềudiện tích và chi phí bảo quản trong khi không có khả năng chống và phục hồi sau các thảmhoạ như cháy nổ, động đất…Các tài liệu trên giấy dễ bị mất, thất lạc (trung bình 7,5% tàiliệu bị mất, 3% bị lưu trữ nhầm vị trí) Sẽ tốn 120 đô-la Mỹ để tìm kiếm mỗi tài liệu lưu trữkhông đúng chỗ Và phải tốn tới 250 đô-la Mỹ để làm lại mỗi tài liệu bị mất Cần 25.000đô-la Mỹ để lấp đầy một tủ hồ sơ có bốn ngăn kéo và 2.000 đô-la Mỹ mỗi năm để bảo quản

nó Trong khi đó, tài liệu giấy mà các tổ chức và doanh nghiệp phải xử lý đã tăng gấp 10 lầntrong năm năm qua, và sự gia tăng này đã làm cho chi phí quản lý ngày càng tăng cao hơn.Tài liệu trên giấy thường phải được photocopy nhiều bản để phân phối, khai thác gây chiphí rất tốn kém…

Hợp lý hóa các quy trình tăng hiệu suất công việc luôn là những mối quan tâm hàngđầu của các tổ chức và doanh nghiệp, nhất là khi tình hình kinh tế đang gặp nhiều khó khăn

Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu và sổ sách là một trong những giải pháp giúp các tổ chức

và doanh nghiệp có thể tăng hiệu suất và giảm chi phí Hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số

là những ứng dụng phần mềm quản lý các tài liệu giấy và hồ sơ điện tử Trong thời đại côngnghệ thông tin bùng nổ, máy vi tính đã đi đến tới hầu hết các doanh nghiệp Theo đó các tàiliệu, giấy tờ, hợp đồng đã dần được chuyển sang lưu trữ dưới dạng tài liệu điện tử(Electronic Document)

Có 3 cách để DN có một phần mềm quản lý tài liệu điện tử:

 Xây dựng mới

 Mua phần mềm có sẵn

 Người dùng tự xây dựng

Trong phạm vi bài tiểu luận nay chúng ta sẽ cùng nghiên cứu những công việc cần phải

làm khi muốn đầu tư xây dựng một hệ thống thông tin, cụ thể là Sedgemoor là một quận của chính quyền địa phương Somerset nằm phía Tây Nam nước Anh Để dự án mang

lại lợi ích thiết thực nhất, bước đầu của kế hoạch này là gì? Trước hết,để đầu tư vào dự án:Nhà quản trị phải đảm bảo dự án cần thiết và được quản lý một cách hiệu quả Điều này làrất quan trọng trong giai đoạn đầu của dự án, bởi nếu không làm tốt sẽ dẫn đến một sự thấtbại không mong muốn Do đo, chúng ta cần cân nhắc kĩ lưỡng trước khi quyết định

 Thực trạng sử dụng DMS của Sedgemoor:

Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là một hệ thống máy tính được sử dụng để theo dõi

và lưu trữ tài liệu điện tử và hình ảnh của tài liệu giấy

Trong những năm của thế kỉ XX, hội đồng quận Sedgemoor đã sử dụng DMS để quản lý những tài liệu, thông tin của mình Vào thời gian này thì DMS vẫn chưa được hoàn thiện như ngày nay, nó vẫn còn nhiều thiếu sót chưa được khắc phục Trong quá trình sử dụng, hội đồng đã phát hiện ra những thiếu sót sau:

- Lưu trữ các văn bản, tài liệu dưới dạng giấy Điều này làm cho việc tìm kiếm khó khăn và mất nhiều thời gian, tốn nhiều chi phí lưu trữ, không bảo quản được các tài liệu, vănbản lâu dài, mất tài liệu là chuyện bình thường…

- Chi phí bảo trì phần cứng lớn, tạo ra khoảng chi phí không đáng có

- Các bộ phận khác nhau trong hội đồng không liên kết được với nhau gây ra nhiều khó khăn trong quá trình làm việc dấn đến công việc sẽ không đem lại hiệu quả như mong đợi

- Các thông tin chỉ tập trung ở một nơi cố định, không được công bố rộng rãi trước công chùng vì thế những người sử dụng sẽ có nhiều thắc mắc, cũng như tranh cãi…

- Chi phí quản lý lớn, ko chứa được dung lượng dữ liệu lớn

  - Chưa đáp ứng tốt việc cung cấp tài liệu sẵn có trên mạng cho hệ thống nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau

a Việc duy trì dữ liệu, quản lý vòng đời thông tin chưa tốt

b Điều chỉnh các siêu dữ liệu bằng tay, ko nhanh chóng, dễ sai xót

  - Chưa liên kết được với chính phủ cho một cơ sỡ hạ tầng chung cho những giao dịch điện tử từ trung ương đến địa phương

- Chưa hổ trợ một cách tốt nhất dịch vụ khách hàng thông qua các kênh tiếp cận nhưinternet, điện thoại

A PHÂN TÍCH:

I Khởi tạo phát triển HTTT:

Là giai đoạn đầu tiên trong chu trình phát triển Dự án HTTT, mục tiêu của nó là đểđánh giá tính khả thi của Dự án và đảm bảo cho dự án được thành công Nghiên cứu khả thicần được hoàn thành càng sớm càng tốt trong vòng đời dự án Thời gian tốt nhất để hoànthành là khi bạn đã xác định được một nhóm những giải pháp thay thế khác nhau và bạn biếtgiải pháp nào là khả thi nhất để thực hiện

1 Lý do của việc khởi tạo Dự án:

 Hệ thống này lưu trữ thông tin về khách hàng , giúp cho việc liên hệ với khách hàngnếu cần thiết một cách nhanh chóng nhất, bỏ qua các bước lục tìm hồ sơ như trướcđây

 Thay thế cho các hệ thống dựa trên giấy và hòa nhập tất cả các hệ thống với phầnmềm EDRM, kiểm soát sự lưu trữ và quản lý tất cả các tài liệu

 EDRM củng cố việc lưu trữ dữ liệu cho một loạt lĩnh vực kinh doanh khác nhau đểđạt được tính sẵn có của thông tin một cách chính xác

 Phần mềm có thể quét những văn bản vào trong hệ thống của nó và phục hồi những

dữ liệu bằng giấy, hạn chế việc mất mát tài liệu

 Bảo mật và quản lý hệ thống dữ liệu phi cấu trúc như email, tài liệu, bảng tính

 Tăng hiệu quả hoạt động và chất lượng được cải thiện, nhất quán các quy trình tổchức

 Cải thiện an ninh thông tin, kiểm soát tốt hơn và tăng cường tiếp cận với doanhnghiệp

 Giảm nguy cơ mất các hồ sơ

 Phát hiện nhanh hơn, thuận tiện hơn và truy cập thông tin cần thiết

 Hệ thống mã vạch dùng để tự động hóa các siêu dữ liệu

1.2 Tiết kiệm chi phí: Đây là nhân tố chính để hội đồng đưa ra quyết định thiết lập một

phần mềm quản lý mới EDRM

 Việc quản lý hồ sơ kỹ thuật số còn giúp giảm chi phí quản lý giấy tờ, tiết kiệm đượcchi phí ở khâu lưu trữ, và đồng thời cũng cắt giảm được lượng nhân viên thực hiệnkhâu này, giảm chi phí lập hồ sơ, sao chép và truy tìm tài liệu lưu trữ ngoài mạng,giảm thời gian ngừng việc trong trường hợp có thiên tai, đơn giản hóa việc lập kếhoạch kinh doanh liên tục, dùng không gian để lưu trữ giấy trước đây cho các hoạtđộng tạo doanh thu có hiệu quả hơn…

 Một hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số có thể giúp tiết kiệm thời gian nhờ: trả lờingay các yêu cầu thông tin, tìm kiếm thông tin nhanh hơn thay vì phải làm thủ công

và trình bày các thông tin quan trọng, tiết kiệm thời gian công sở

 Làm giảm chi phí quản lý dữ liệu, tiết kiệm khoảng 7000 bảng mỗi năm trong việcbảo trì và phần cứng máy chủ, tài liệu kế hoạch được công bố trực tuyến, làm giảm

số lượng cuộc gọi tới cho hội đồng

 Ít tốn chi phí trong khâu phục hồi những dữ liệu bằng giấy

 Hạn chế việc mất tài liệu; giảm thời gian sao chép và phân phối tài liệu cho nhân viên

và liên lạc bên ngoài

1.3 Tăng cường luồng thông tin nội bộ:

Hệ thống DMS được sử dụng trước đó chưa đạt hiệu quả như mong muốn Các bộphận khác nhau trong hội đồng không liên kết được với nhau gây ra nhiều khó khăn trongquá trình làm việc dấn đến công việc sẽ không đem lại hiệu quả như mong đợi

Hệ thống EDRM mới sẽ góp phần:

 Duy trì cải tiến dữ liệu , quản lý vòng đời thông tin

 Lập báo cáo hội đồng, chương trình nghị sự và biên bản sẵn có

 Từ việc phản hồi của khách hàng , nhờ hệ thống có thể tiếp cận một cách dễ dàng dẫnđến nâng cao hiệu quả làm việc đáp ứng công chúng của hội đồng, nhận diện ưukhuyết điểm

1.4 Tăng cường luồng thông tin bên ngoài:

 Hội đồng có hàng loạt các hệ thống nhỏ trên 14 lĩnh vực kinh doanh khác nhau vàEDRM sẽ củng cố để có được tính sẵn có của thông tin một cách chính xác nhất

 Thời gian, không gian linh hoạt, nguồn thông tin từ bên ngoài vào dồi dào và đượctìm kiếm một cách chính xác, nhanh chóng

 Công bố thông tin một cách minh bạch đến công dân, cải thiện hành chính ngày cànghiệu quả, ban hành và lưu trữ hồ sơ khoa học hơn

 Hội đồng có 1 triệu hồ sơ trong đó có 7,5 triệu văn bản và đây sẽ là nguồn thông tinthiết thực dành cho khách hàng, nhà đầu tư…

1.5 Tăng cường dịch vụ khách hàng:

Hệ thống EDRM có thể làm tăng năng suất hiệu quả nhất trong dịch vụ khách hàng

Nó giúp tiếp cận nguồn thông tin dễ dàng, độ chính xác cao , phát hiện nhanh hơn và thuậntiện hơn trong quá trình truy cập thông tin cần thiết, tạo thuận lợi cho cơ sở lựa chọn của cánhân và ra quyết định Cải thiện dịch vụ khách hàng, là bằng chứng xác thực, tính toàn vẹn

và độ tin cậy của công chúng đối với hồ sơ điện tử

Đối với tổ chức, hệ thống tăng cường sự bảo mật và quản lý hệ thống dữ liệu phi cấutrúc như email, tài liệu, bảng tính…,nhất quán của các quy trình tổ chức, cải thiện an ninhthông tin, thông qua kiểm soát tốt hơn và tiếp cận với thông tin của doanh nghiệp Tạo thuậnlợi cho việc tuân thủ nghĩa vụ lập pháp và các tiêu chuẩn

Thông qua hệ thống EDRM, người dân có thể dùng internet ở bất cứ nơi đâu để tìmkiếm thông tin và thu nhận thông tin từ các văn bản của hội đồng, đồng thời những góp ý,những đề nghị hay thắc mắc của người dân cũng sẽ được hội đồng giải đáp và bổ sung

thông qua các chương trình nghị sự trực tiếp.

1.6 Năng lực phản ứng:

Một hệ thống thông tin tốt tức nó không chỉ cung cấp thông tin thích hợp từ nguồnbên trong và bên ngoài, mà còn có hạ tầng phần cứng và phần mềm linh động đáp ứng sựtăng trưởng và nâng cấp của danh mục hệ thống thông tin của tổ chức

Bên cạnh những lợi ích như: cung cấp dữ liệu thông tin nhanh chóng, đầy đủ chínhxác từ xa, đảm bảo 24/7, tiết kiệm chi phí tìm kiếm thông tin ví dụ như dung điện thoại ,cải thiện dịch vụ khách hàng Nó còn có khả năng khả năng cung cấp thông tin và làm việclinh hoạt như có thể áp dụng cho các sự kiện trong tuyển dụng và giữ chân nhân viên trongmôi trường cạnh tranh Một cách công công bằng mà nói EDRM cho phép các tổ chức, khuvực công(ở đây là hội đồng Sedgemoor) đáp ứng theo những luật định một cách hiệu quảcác chính sách của chính phủ Khi chình phủ hoặc chính quyền địa phương ban hành mộtđiều luật mới thì ngay lập tức nó sẽ được phổ biến rộng rãi với tất cả mọi công dân

1.7 Điều khiển:

Có thể nâng cao thông qua việc phân phối thông tin tốt hơn cho nhà quản lý

Ví dụ: khi sử dụng hệ thống EDRM nhà chức trách sẽ có khả năng cập nhật thông tinliên tục nhằm đưa ra nhận định và quyết định chính xác hơn

2 Đánh giá tính khả thi của Hệ thống:

2.1 Khả thi về mặt tổ chức:

Trước hết việc di chuyển thông tin từ hệ thống cũ DMS được tiến hành khá dễ dàng

mà không gặp phải một khó khăn nào cả Họ cũng có thể quét những văn bản vào hệ thốngEDRM và phục hồi những dữ liệu bằng giấy Như vậy các hệ thống dựa trên giấy và điện tửđược thống nhất với nhau Với dung lượng lưu trữ rất lớn lên tới 7.5 triệu văn bản người takhông cần phải lo lắng về việc hồ sơ quá nhiều Gánh nặng trong lưu trữ các loại giấy tờ sao