Tiểu luận hệ thống thông tin quản trị SEDGEMOOR DISTRICT COUNCIL HỘI ĐỒNG QUẬN SEDGEMOOR

Hiện nay, Hội đồng đang tiến hành loại bỏ các phần của hệ thống quản lí dữ liệu di sản DMS, bởi nó đã hoàn tất việc lưu chuyển thông tin thành tài liệu điện tử và hệ thống quản lí hồ sơ

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

ĐỀ TÀI: SEDGEMOOR DISTRICT COUNCIL

HỘI ĐỒNG QUẬN SEDGEMOOR

GVHD : Nguyễn Hoàng Minh Lớp : IT003_111_T19

Nhóm sinh viên :

1 Phạm Kiều Diễm

2 Nguyễn Chí Liêm

3 Hồ Thị Kiều Trâm 4.Trần Thị Thanh Tuyền

TP.HCM – Ngày 22 tháng 11 năm 2015

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM

ST

T

tài liệu, thuyết trình

2 030125090411 Nguyễn Chí Liêm Dịch bài, tìm

tài liệu, làm powerpoint

3 030125090943 Hồ Thị Kiều Trâm Dịch bài, tìm

tài liệu, tổng kết word, thuyết trình

4 030125090969 Trần Thị Thanh Tuyền Dịch bài, tìm

tài liệu, tổng kết word

MỤC LỤC

BÀI DỊCH CASE STUDY 4

TÓM TẮT TÌNH HUỐNG 6

BÀI PHÂN TÍCH 7

1 Giới thiệu chung 7

1.1 Sedgemoor 7

1.2 Data management system (DMS) 8

1.3 Electronic document and records management (EDRM) 8

2.Phân tích tình huống 9

2.1 Thực trạng sử dụng DMS của Hội đồng quận Sedgemoor 9

2.2 Lợi ích sử dụng EDRM 10

2.2.1 Chi phí 10

2.2.2 Thông tin 10

2.2.3 Dịch vụ 11

3 Hạn chế của việc chuyển đổi hệ thống quản lí và cách khắc phục 12

3.1 Hạn chế của việc chuyển đổi hệ thống quản lí 12

TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

BÀI DỊCH CASE STUDY Nhanh chóng, tiện lợi, chất lượng cao, chi phí thấp

Hội đồng quận Sedgemoor đang cải tiến lợi ích thông tin trực tuyến sẵn có để nâng cao dịch vụ khách hàng, gia tăng hiệu quả tiếp cận thông tin và giảm chi phí quản lí

dữ liệu Hiện nay, Hội đồng đang tiến hành loại bỏ các phần của hệ thống quản lí dữ liệu

di sản (DMS), bởi nó đã hoàn tất việc lưu chuyển thông tin thành tài liệu điện tử và hệ thống quản lí hồ sơ (EDRM), Trim Context từ Tower Software

Ông Craig Wilkins, giám đốc hệ thống thông tin tại Hội đồng quận Sedgemoor, nhận định về tài liệu lưu trữ của kế hoạch kéo dài từ năm 1974 đến 1995: “Nó nằm trong

sở hữu độc quyền của hệ thống DMS nhưng đã được chuyển tới hệ thống EDRM và sẽ

được ra mắt cộng đồng trực tuyến.”

“Việc loại bỏ DMS có nghĩa là chúng ta có thể cải tiến hiệu quả và tiết kiệm 7000 bảng Anh hằng năm về bảo trì phần cứng Đưa tài liệu lưu trữ lên trang điện tử cũng làm giảm các cuộc điện thoại gọi tới Hội đồng.”

Mục đích của việc này là nhằm thay thế hệ thống làm việc trên giấy và hợp nhất tất cả các hệ thống với phần mềm EDRM để tập trung nguồn dự trữ, quản lí tất cả dữ liệu

và loại bỏ các ứng dụng của DMS Ông Wilkins nhận định: “ Chúng ta hiện đang có 1 triệu hồ sơ trong hệ thống EDRM trong số 7.5 triệu tài liệu Chúng ta sở hữu một loạt hệ thống bao gồm 14 lĩnh vực kinh doanh khác nhau và EDRM sẽ làm nòng cốt để lưu trữ thông tin một cách chính xác.”

“Các tài liệu mới được lưu trữ đồng thời các dữ liệu dự trữ cũng đang được chuyển đi Chúng ta có thể quét tài liệu vào EDRM và tái chế tài liệu giấy, giảm chi phí lưu kho Chúng ta cũng nhằm mục đích xác định chính sách duy trì dữ liệu để tăng cường quản lí chu kì thông tin.”

Hội đồng đã bắt đầu tích hợp đầy đủ hệ thống quản lý nội dung Goss ICM với phần mềm EDRM của mình để hỗ trợ trong việc đưa ra dữ liệu có sẵn thông qua trang web của mình

Khi khối lượng dữ liệu tăng lên nhiều, Hội đồng cũng cài đặt một mạng lưới khu vực lưu trữ để hỗ trợ EDRM “Chúng tôi đang quét tài liệu vào hệ thống EDRM và ghép các hệ thống văn phòng ảo với siêu dữ liệu Chúng tôi phải tập trung vào nhập siêu dữ liệu một cách thủ công, nhưng mục đích là để tự động hóa quá trình này, có lẽ thông qua một hệ thống mã vạch, mặc dù có một câu hỏi là trên một mã vạch có thể chứa được bao nhiêu siêu dữ liệu”, Wilkins cho biết

Gần đây, Hội đồng được xác nhận rằng họ có thể là một trong những chính quyền địa phương đầu tiên thực hiện theo quy định của Bộ luật trong việc kết nối vào GCSx, một phần của chương trình Kết nối Chính phủ để cung cấp một cơ sở hạ tầng chung an

toàn cho các giao dịch điện tử giữa chính quyền địa phương và trung ương Các lợi ích khác bao gồm các lập báo cáo Hội đồng, chương trình nghị sự biên bản trực tuyến có sẵn

và sử dụng phần mềm Goss kết hợp với EDRM để đảm bảo các phiên bản tài liệu chính xác được công bố trực tuyến trong mỗi khu vực dịch vụ Mục tiêu cuối cùng là để hệ thống EDRM tạo lập thông tin có sẵn nhằm hỗ trợ các dịch vụ khách hàng thông qua tất

cả các kênh truy cập internet, mặt đối mặt và qua điện thoại, Wilkins cho biết

Lisa Kelly, Computing, 11 Oct 2007

Câu hỏi:

1 Do tính chất vô hình của một số lợi ích từ các hệ thống thông tin mới, làm thế nào hội đồng có thể quyết định đầu tư?

2 Phân tích phần khởi đầu của dự án về các yếu tố bên trong và bên ngoài thúc đẩy quá trình chuyển đổi hệ thống?

TÓM TẮT TÌNH HUỐNG Với mục đích cải thiện hệ thống thông tin trực tuyến nhằm đẩy mạnh các dịch vụ khách hàng, tăng hiệu quả tiếp cận thông tin và giảm chi phí quản lí dữ liệu, Hội đồng quận Sedgemoor đang tiến hành dự án thay thế hệ thống DMS bằng hệ thống EDRM Dự

án này sẽ làm giảm chi phí quản lí dữ liệu một cách đáng kể cho Hội đồng, khoảng 7000 bảng Anh hằng năm đồng thời cũng làm giảm các cuộc điện thoại gọi đến Hội đồng

Việc sử dụng hệ thống EDRM giúp Hội đồng có thể thay thế hệ thống làm việc trên giấy, lưu trữ được số lượng dữ liệu lớn hơn mà không phải tốn quá nhiều không gian

và chi phí Hiện nay, Hội đồng đang sở hữu một loạt hệ thống bao gồm 14 lĩnh vực kinh doanh khác nhau và EDRM sẽ làm nòng cốt để lưu trữ thông tin một cách chính xác Khi khối lượng dữ liệu tăng lên nhiều, Hội đồng cũng cài đặt một mạng lưới khu vực lưu trữ để hỗ trợ EDRM, tập trung vào siêu dữ liệu thủ công với mục đích là để tự động hóa quá trình này thông qua một hệ thống mã vạch

Hội đồng được xác nhận rằng họ có thể là một trong những chính quyền địa phương đầu tiên thực hiện theo quy định của Bộ luật trong việc kết nối vào GCSx, một phần của chương trình Kết nối Chính phủ để cung cấp một cơ sở hạ tầng chung an toàn cho các giao dịch điện tử giữa chính quyền địa phương và trung ương Mục tiêu cuối cùng là để hệ thống EDRM tạo lập thông tin có sẵn nhằm hỗ trợ các dịch vụ khách hàng thông qua tất cả các kênh truy cập internet, mặt đối mặt và qua điện thoại

BÀI PHÂN TÍCH Việc lưu trữ tài liệu theo phương pháp thủ công truyền thống tiêu tốn rất nhiều nguồn lực và chi phí của tổ chức, doanh nghiệp, chưa kể những tài liệu pháp lý quan trọng phải lưu trữ vĩnh viễn Khi đó, việc lưu trữ , tìm kiếm và khai thác thông tin và bảo quản tài liệu mất rất nhiều thời gian và chi phí

Theo thống kê chính thức của tổ chức PricewaterhouseCoopers về hiện trạng “bão giấy” trong các cơ quan, doanh nghiệp trên thế giới, các chuyên gia thường phải dành 5 – 15% thời gian của mình để đọc thông tin và mất tới 50% thời gian để tìm tài liệu Các công ty thường tiêu tốn 20USD cho nhân công mỗi khi muốn sắp xếp và lưu trữ tài liệu, 120USD cho nhân công khi muốn tìm một tài liệu bị thất lạc, và 220 USD cho nhân công khi muốn tái thiết lại nguồn thông tin đã mất Các số liệu nghiên cứu cho thấy một văn phòng trung bình trên thế giới thường thực hiện và lưu trữ gần 20 bản sao cho mỗi tài liệu, tốn 20 đô la Mỹ công lao động để lưu trữ mỗi tài liệu

Và 5% các tài liệu này thường bị thất lạc Sẽ tốn 120 đô-la Mỹ để tìm kiếm mỗi tài liệu lưu trữ không đúng chỗ Và phải tốn tới 250 đô-la Mỹ để làm lại mỗi tài liệu bị mất Cần 25.000 đô-la Mỹ để lấp đầy một tủ hồ sơ có bốn ngăn kéo và 2.000 đô-la Mỹ mỗi năm để bảo quản nó Trong khi đó, tài liệu giấy mà các tổ chức và doanh nghiệp phải xử

lý đã tăng gấp 10 lần trong năm năm qua, và sự gia tăng này đã làm cho chi phí quản lý ngày càng tăng cao hơn

Ước tính có tới 30% thời gian hàng ngày của nhân viên văn phòng tiêu tốn cho các công việc không trực tiếp liên quan đến chuyên môn của họ; 10 – 15% doanh thu là chi phí liên quan đến hồ sơ giấy tờ trong các tổ chức, chi phí này gấp 3 lần chi phí nghiên cứu và phát triển (R&D) của tổ chức, doanh nghiệp

Hội đồng quận Sedgemoor cũng không phải là một trường hợp ngoại lệ Với lượng dữ liệu tăng lên mỗi năm, Hội đồng phải tốn một khoản chi phí khá lớn cho việc lưu trữ, chưa kể đến việc mất mát hồ sơ, tài liệu gây tổn thất nặng nề cho Hội đồng Không chỉ vậy, việc lưu trữ dữ liệu trên giấy khiến cho quá trình tìm kiếm và xử lí công việc tốn nhiều thời gian, gây chậm trễ từ đó làm giảm hiệu quả của công việc Ngoài ra,

do Hội đồng hoạt động trên 14 lĩnh vực kinh doanh khác nhau nên việc cung cấp các thông tin về các dịch vụ kịp thời cho khách hàng là một điều quan trọng Việc lưu trữ dữ liệu trên giấy sẽ gây nhiều hạn chế cho công viêc này Với sự phát triển của công nghệ thông tin, Hội đồng quận Sedgemoor đã sử dụng các phần mềm quản lí tài liệu như là một giải pháp để khắc phục những hạn chế trong việc quản lí hồ sơ trên giấy, ban đầu là

hệ thống quản lí tài liệu DMS và sau đó là hệ thống quản lí tài liệu điện tử EDRM

1 Giới thiệu chung

1.1 Sedgemoor

Sedgemoor là một khu vực thấp nằm đất ở Somerset, phía Tây nước Anh, được thành lập ngày 1 tháng 4 năm 1974 Với ba thị trấn chính: Bridgwater, Burnham-on-Sea

và Cheddar, có diện tích hơn 56.000 ha, Hội đồng hiện đang cung cấp dịch vụ cho

khoảng 45.000 hộ gia đình và dân số khoảng 110.000 người, là một trong những nơi sử dụng lao động lớn nhất trong vùng, cung cấp việc làm cho khoảng 630 người Châm ngôn của Hội đồng là: “Làm việc cùng nhau chúng ta sẽ tạo ra một Sedgemoor an toàn hơn, dễ chịu hơn và đoàn kết hơn”

Giống như phần lớn các hội đồng địa phương, các quy trình hành chính của Sedgemoor được tiến hành trên giấy và tất cả đều có một nhu cầu ngày càng cao về việc lưu trữ và quản lý tài liệu hiệu quả hơn Song song đó là phù hợp với các chức năng của riêng Hội đồng về hiệu quả và cải thiện dịch vụ khách hàng, họ cũng công nhận sự cần thiết phải thay đổi hệ thống quản lý dữ liệu

Website chính thức Hội đồng quận Sedgemoor : http://www.sedgemoor.gov.uk/

1.2 Data management system (DMS)

Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là một hệ thống máy tính (hoặc thiết lập các chương trình máy tính) được sử dụng để theo dõi và lưu trữ tài liệu điện tử và hình ảnh của tài liệu giấy Nó có khả năng theo dõi các phiên bản khác nhau được tạo ra bởi người dùng khác nhau (theo dõi lịch sử)

Bắt đầu từ những năm 1980, một số nhà cung cấp bắt đầu phát triển hệ thống phần mềm để quản lý các văn bản giấy Các hệ thống này xử lý với các tài liệu giấy, trong đó bao gồm không chỉ các tài liệu in và xuất bản, mà còn ảnh chụp, bản in…

Tính năng:

- Tập trung chủ yếu vào việc lưu trữ và quản lý tài liệu bao gồm cả tài liệu hết hạn

- Truy cập tài liệu nhưng ở mức hạn chế

- Tạo ra các trang web (thích hợp cho mạng nội bộ không internets), thường tạo ra một trang cho mỗi tài liệu

1.3 Electronic document and records management (EDRM)

Tài liệu điện tử và hệ thống quản lý hồ sơ (EDRMS) là một hệ thống quản lý nội dung phi cấu trúc hoặc bán cấu trúc bao gồm văn bản, đồ họa, âm thanh, hình ảnh, nội dung video và đề cập đến các công nghệ kết hợp của quản lý tài liệu và hệ thống quản lý hồ sơ như một hệ thống tích hợp Tài liệu điện tử và quản lý hồ sơ nhằm mục đích là cho phép các

tổ chức quản lý các tài liệu và hồ sơ các tài liệu chu kỳ cuộc sống

4 chức năng chính của EDRM:

- đầu vào

- quản lý (nội dung, tài liệu, hồ sơ )

- hợp tác / quá trình quản lý

- đầu ra / giao hàng

Quản lý tài liệu điện tử là một tạo khả năng quan trọng để làm việc hiệu quả trong nhiều tổ chức và trong thời đại của thư điện tử, công nghệ quản lý bản ghi điện tử đang trở thành một công cụ quản trị thông tin kinh doanh tốt hơn

Mô hình EDRM ra đời đầu tiên năm 2005

2.Phân tích tình huống

2.1 Thực trạng sử dụng DMS của Hội đồng quận Sedgemoor

Thông tin là một nguồn lực quan trọng trong hoạt động và quản lý của các tổ chức Tính kịp thời sẵn có của thông tin có liên quan là rất quan trọng để thực hiện có hiệu quả chức năng quản lý như lập kế hoạch, tổ chức, hàng đầu, và kiểm soát Một hệ thống thông tin trong một tổ chức giống như hệ thống thần kinh trong cơ thể con người: đó là liên kết kết nối tất cả các thành phần của tổ chức với nhau và cung cấp cho hoạt động tốt hơn và tồn tại trong một môi trường cạnh tranh

Để quản lí nguồn thông tin của mình, Hội đồng quận Sedgemoor đã sử dụng hệ thống quản lí tài liệu DMS Tuy nhiên, do hệ thống này trong thời gian đầu chưa được hoàn thiện như ngày nay nên trong quá trình sử dụng, Hội đồng đã phát hiện ra nhiều thiếu sót:

- Việc tìm kiếm khó khăn và mất nhiều thời gian do tài liệu được lưu trữ dạng giấy, tốn nhiều chi phí lưu trữ, không bảo quản được các tài liệu, văn bản lâu dài, dễ mất tài liệu…

- Chi phí bảo trì phần cứng lớn

- Các bộ phận khác nhau trong hội đồng không liên kết được với nhau gây ra nhiều khó khăn trong quá trình làm việc dẫn đến công việc không đem lại hiệu quả như mong đợi

- Các thông tin chỉ tập trung ở một nơi cố định, không được công bố rộng rãi trước công chúng vì thế những người sử dụng sẽ có nhiều thắc mắc cũng như tranh cãi…

- Chi phí quản lí lớn, không chứa được dung lượng dữ liệu lớn

- Việc duy trì, quản lí vòng đời thông tin chưa tốt

- Điều chỉnh dữ liệu bằng tay, không nhanh chóng, dễ sai sót

- Chưa liên kết được với chính phủ cho những cơ sở hạ tầng chung cho những giao dịch điện tử từ trung ương đến địa phương

- Chưa hỗ trợ một cách tốt nhất dịch vụ khách hàng thông qua các kênh tiếp cận như internet, điện thoại

Ngày 27 tháng 2 năm 2006, Hội đồng đã tiến hành cài đặt EDRM nhằm tận dụng tốt thông tin dữ liệu

2.2 Lợi ích sử dụng EDRM

2.2.1 Chi phí

Hội đồng nhận thấy rằng, việc sử dụng hệ thống quản lí dữ liệu DMS tốn một khoảng chi phí khá lớn, khoảng 7000 bảng Anh mỗi năm cho việc bảo trì phần cứng Đồng thời, Hội đồng còn phải lưu giữ các tài liệu gốc dưới dạng văn bản bằng giấy trong kho Vì vậy mà chi phí mỗi năm cho việc quản lí thông tin là rất lớn Với hệ thống quản lí

dữ liệu EDRM, Hội đồng có thể:

- Tiết kiệm chi phí lưu kho và lực lượng nhân viên thực hiện khâu này

- Hạn chế việc mất tài liệu, giảm thời gian sao chép và phân phối tài liệu

- Tiết kiệm thời gian nhờ đáp ứng nhanh các nhu cầu thông tin

- Loại bỏ dư thừa và trùng lặp giấy

Hội đồng đã chuyển các dữ liệu trong DMS sang EDRM và đưa tới hệ thống văn phòng ảo dưới dạng siêu dữ liệu và được quản lí thông qua một mã vạch Các hồ sơ giấy mới được tiếp nhận và quét sau đó được đăng kí vào TRIM, tiếp theo nó sẽ được loại bỏ sau 6 tháng Các hồ sơ Trim Context có thể xác định bất kì tài liệu chưa được hoạt động trong thời gian lưu trữ, tài liệu này sau đó có thể được tẩy khỏi hệ thống Việc thanh lọc các tài liệu sẽ làm giảm bớt các chi phí quản lí

2.2.2 Thông tin

Với việc áp dụng EDRM vào việc quản lí thì thông tin trong toàn hội đồng sẽ được hợp nhất Khi phát hiện ra bất cứ một sự bất hợp lí trong các thông tin được nhập vào từ các phòng ban, hệ thống sẽ báo lỗi và nhờ đó tìm ra nguồn gốc của lỗi, từ đó có những biện pháp để khắc phục Hơn thế nữa, dù ở bất cứ nơi đâu trong hội đồng thì đều

có thể lấy được thông tin mình cần mà không cần phải mất nhiều thời gian di chuyển

Lượng công việc nhờ đó giảm được một khối lượng lớn, đem lại năng suất và hiệu quả cao hơn

Hệ thống còn hỗ trợ cho việc lập báo cáo hội đồng, chương trình nghị sự và biên bản có sẵn; sử dụng phần mềm Goss với EDRM để chắc chắn rằng phiên bản dữ liệu đúng thì được công bố online

Không chỉ vậy, EDRM còn giúp gia tăng các luồng thông tin bên ngoài vào Hội đồng Với việc công bố tài liệu một cách minh bạch thông qua website của mình, khách hàng cũng như các nhà đầu tư có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin một cách chính xác, đồng thời có thể đưa ra các yêu cầu, ý kiến một cách trực tiếp Ngoài ra, EDRM còn giúp cho Hội đồng củng cố được nguồn thông tin một cách chính xác từ hàng loạt các hệ thống nhỏ trên 14 lĩnh vực kinh doanh khác nhau

2.2.3 Dịch vụ

Hội đồng quận Sedgemoor cam kết chất lượng dịch vụ cao cho tất cả khách hàng của Hội đồng bao gồm: cư dân và du khách Với mục đích:

- Cung cấp một dịch vụ chất lượng cho tất cả cư dân và du khách

- Bảo đảm sự bình đẳng về quyền truy cập cho tất cả cư dân và du khách

-Cung cấp truy cập cho khách hàng nhanh chóng và phù hợp (ví dụ như điện tử, điện thoại hoặc gặp trực tiếp)

- Giải quyết vấn đề của khách hàng tại ngay lập tức tại bất cứ nơi nào có thể -Tăng cường truy cập thông qua các web như là một công cụ thay thế để tiếp cận

hệ thống

-Duy trì các phương pháp truyền thống của các dịch vụ truy cập ở một mức độ thích hợp

Và hệ thống quản lí dữ liệu EDRM đã giúp hội đồng thực hiện được những mục đích đó Thông qua hệ thống, người dân ở bất cứ nơi đâu cũng có thể dùng Internet để truy cập, tìm kiếm và thu thập thông tin từ các văn bản của Hội đồng, đồng thời những góp ý, thắc mắc của người dân cũng sẽ được Hội đồng giải đáp và bổ sung thông qua các chương trình nghị sự trực tiếp Những thông tin đã được tích hợp và lưu trữ trong hệ thống sẽ được dùng để hỗ trợ dịch vụ khách hàng thông qua việc đưa các thông tin này lên website của Hội đồng Từ đó, khách hàng có nhu cầu có thể hỏi thông tin trực tiếp hoặc qua điện thoại và những gì họ cần có thể được giải đáp ngay Chính việc làm này đã tạo ra một hình ảnh mới cho Hội đồng Việc thông tin được công khai khiến khách hàng cảm thấy tin tưởng hơn và muốn tiếp tục duy trì và phát triển kinh doanh

Với hệ thống quản lí dữ liệu EDRM thì:

-Trung bình ít nhất 15% yêu cầu của khách hàng được trả lời tự động thông qua website

-80% tất cả các cuộc gọi đến yêu cầu dịch vụ kết hợp được xử lý để hoàn thành tại những thời điểm đầu tiên của cuộc gọi

-Cung cấp 100% các tương tác điện tử giúp khách hàng truy cập hồ sơ nhanh chóng, sử dụng công nghệ hiệu quả hơn

-Đảm bảo tất cả khách hàng được đối xử bình đẳng, thông tin được cung cấp đa dạng, chất lượng tiêu chuẩn, phá vỡ rào cản giai cấp, địa vị xã hội, tôn giáo và địa lý