slide thuyết trình các tiện ích trong excel

tài liệu cung cấp cho các bạn các tiện ích của excel trong quản trị dữ liệu như:định dạng tài liệu có điều kiên,các thao tác về sao chép dữ liệu,di chuyển nhanh tìm kiếm và thay thế...hi vọng tài liệu sẽ giúp ích cho các bạn trong việc học tập và nghiên cứu

CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL

Bảng tính - 2010

Nội dung

 CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC

QUẢN LÝ DỮ LIỆU

 Định dạng dữ liệu có điều kiện

 Các thao tác về sao chép dữ liệu

 Di chuyển nhanh, tìm kiếm và thay thế

 Conditional Formatting, Styles, Comment, Track Changer, chèn đối tượng, các thủ thuật,…

ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN

1.Ý nghĩa

Chức năng Conditional

Formatting mới bao gồm nhiều

kiểu định dạng, biểu tượng và

khả năng tô sáng chỉ những

mục được chỉ định như giá trị

lớn nhất, nhỏ nhất

ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN

 Chọn Clear Rule: xóa

điều kiện không cần thiết

ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN

ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN

2.Thao tác thực hiện

Ví dụ 1

 Nếu ô nhỏ hơn 20

sẽ có màu đỏ đậm

ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN

2.Thao tác thực hiện

Ví dụ 1

 Nếu ô nhỏ hơn 20

sẽ có màu đỏ đậm

ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN

2.Thao tác thực hiện

Ví dụ 2

 Nếu SL nhỏ hơn 5 sẽ có màu xanh

 Nếu ĐG lớn hơn 8 sẽ có màu vàng nền đỏ

 Chọn đối tượng cần sao chép/ bấm Ctrl + C

 Di chuyển con trỏ vào vùng cần sao chép đến/ bấm

Ctrl + Alt + V

 Xuất hiện hộp thoại/ chọn một trong các tùy chọn/ OK

SAO CHÉP ĐẶC BIỆT

Lưu ý:

 Có thể thực hiện thao tác sao chép bằng chuột

Ví dụ 3: (dựa vào số liệu ví dụ 2)

 Tính cột TIỀN (SL * ĐG), sao chép cột TIỀN sang cột

F bằng chức năng Paste Formulas: kiểm tra công thức các ô trong F

 Sao chép cột SL sang cột G bằng chức năng Paste value: kiểm tra công thức các ô trong G

 Sao chép cột ĐG sang cột H bằng chức năng Paste Format: kiểm tra định dạng các ô trong H

SAO CHÉP CÔNG THỨC

1.Ý nghĩa

Sau khi tạo xong công thức, nhằm giúp tạo nhanh các công thức từ công thức vừa tạo, ta có thể thực hiện thao tác sao chép công thức.

SAO CHÉP CÔNG THỨC

2.Thao tác thực hiện

 Chọn ô chứa công thức cần sao chép

 Di chuyển con trỏ chuột đến góc phải phía dưới ô chứa công thức

 Xuất hiện dấu cộng lớn/ kéo rê chuột

SAO CHÉP ĐỊNH DẠNG

1.Ý nghĩa

Sau khi định dạng xong ô hay vùng dữ liệu, nhằm giúp định dạng nhanh các ô khác từ ô vừa định dạng, ta có thể thực hiện thao tác sao chép định dạng.

SAO CHÉP ĐỊNH DẠNG

2.Thao tác thực hiện

 Định vị ô hoặc chọn vùng chứa dạng muốn sao chép (vùng dạng nguồn)

 Click nút Format Painter trên thanh công cụ, con trỏ

chuột biến thành cây cọ sơn và đồng thời một khung

có đường viền chay quanh vùng dạng nguồn

 Dùng chuột quét vùng đích cần được sao chép dạng

DI CHUYỂN NHANH

1.Ý nghĩa

Giúp di chuyển nhanh đến ô cần thiết trong một Worksheet

DI CHUYỂN NHANH

2.Thao tác thực hiện

 Nhấn F5 hoặc [Ctrl+G] hoặc Home > Editing > Go

To… để xuất hiện hộp thoại GOTO

 Nhập địa chỉ cần di chuyển đến trong khung

Reference.

 Nhấn Special để chỉ định các đặc điểm khác khi định

vị

 Nhấn nút OK.

3.Chỉnh sửa

Bấm phải vào ô chứa Comment cần chỉnh sửa

 Edit: sửa nội dung

 Delete: xóa Comment

 Show/ Hide: hiện/ ẩn Comment

COMMENT

Ví dụ 4: (dựa vào số liệu ví dụ 2)

 Tạo chức năng comment cho ô THÀNH TIỀN = SỐ LƯỢNG * ĐƠN GIÁ

 Sử dụng chức năng Paste comment sao chép ô THÀNH TIỀN sang ô khác, kiểm tra lại comment

1.Khái niệm

Chức năng Tracks Change cho phép lưu lại một

bản "nháp" những gì vừa sửa trên ô dữ liệu

Nhìn vào văn bản có sử dụng chức năng Track

Change, sẽ thấy được rất rõ ràng những thay đổi

về nội dung đã được thêm vào, xóa đi hay chỉnh sửa như thế nào

TRACK CHANGER

2.Thao tác thực hiện

2.1.Thực hiện thao tác cài đặt

 Chọn Review\ Track Changes\ Highlight Changes

 Xuất hiện hộp thoại Highlight Changes

 Trong mục When có các lựa chọn:

• Since I last saved: tính từ lúc lưu cuối cùng

• All: Toàn bộ

• Not yet reviewed: những gì xảy ra trước đó

• Since date: tính từ ngày

TRACK CHANGER

2.Thao tác thực hiện

2.1.Thực hiện thao tác cài đặt

 Trong mục Who: chọn Everyone

 Trong mục Where: chọn vùng muốn kiểm soát sự thay

đổi dữ liệu

 Nhấn OK

TRACK CHANGER

2.Thao tác thực hiện

2.2.Kiểm tra sự thay đổi của dữ liệu

 Chọn Review\ Track changes\ Accept or Reject

Changes Xuất hiện hộp thoại Select Changes to Accept or Reject

• Mục When: Not yet reviewed

• Mục Who: Everyone

• Mục Where: chọn vùng mã đã chọn trước kia

• Nhấn OK

TRACK CHANGER

2.Thao tác thực hiện

2.2.Kiểm tra sự thay đổi của dữ liệu

 Trong hộp thoại Accept or Reject Changes

• Chọn 1 giá trị trong phần Select a value for cell

[ ]

• Chọn Accept hoặc Accept All: chấp nhận thay đổi

• Chọn Reject hoặc Reject All: không chấp nhận đổi

TRACK CHANGER

TRACK CHANGER

Ví dụ 5: (dựa vào số liệu ví dụ 2)

 Tạo chức năng Track changes xuất ra thông báo khi

có thay đỗi dữ liệu trong vùng từ B2:D7

 Thay đổi tại ô C5 đơn giá 8 thành 10 và thực hiện thêm cho vài giá trị khác

 Chọn Home/ Cell Style/ xuất

hiện hộp thoại Style:

• Style Name: Nhập tên cho Style vào

• Chọn nút Format thay

đổi định dạng

 Hộp thoại Format Cells:

Định dạng Style cho vùng dữ liệu

 Chọn vùng cần định dạng Style

 Chọn Home/ Cell Style

• Style name: chọn tên Style

• Chọn OK

2.Thao tác thực hiện

STYLE

Ví dụ 6: (dựa vào số liệu ví dụ 2)

 Tạo chức năng Style cho ô B3

 Định dạng chung kiểu style vừa tạo cho cột THÀNH TIỀN (D3:D7)

Thank You !

Bạn có thể download Slide bằng cách truy cập http://www.elearning.hoasen.edu.vn