Hướng dẫn lĩnh vực Email Marketing

Các dịch vụ email cá nhân như Gmail hay Yahoo giới hạn số lượng người mà bạn có thể gửi email đến cùng một lúc, nhà cung cấp dịch vụ Email Marketing ESP là giải pháp tốt nhất để chạy các

Một tài liệu của EasyMail.vn

Xin chào!

Có bao giờ bạn tự hỏi “Email Marketing là gì?” Nó là công cụ gửi spam hàng loạt? Nó hoạt động như thế nào?

Không giống như email một người gởi đến một người, Email

Marketing đòi hỏi phải gửi một email đến nhiều người, đôi khi

hàng ngàn người Nhưng nó được dựa trên sự cho phép, có

nghĩa là người nhận email đã đồng ý trước đó là nhận bản tin của

bạn, và bạn cũng nên giải thích cho họ biết tại sao họ nhận được bản tin này

Các dịch vụ email cá nhân như Gmail hay Yahoo giới hạn số

lượng người mà bạn có thể gửi email đến cùng một lúc, nhà cung cấp dịch vụ Email Marketing (ESP) là giải pháp tốt nhất để chạy các chiến dịch Email Marketing ESP sẽ quản lý cơ sở hạ tầng của việc chuyển phát email, giúp email của bạn tránh khỏi hộp thư rác, và nói chung làm rất nhiều công việc nhàm-chán-nhưng-cần-thiết cho bạn

Mỗi ngày, có rất nhiều doanh nghiệp tận dụng email để củng cố mối quan hệ với khách hàng của mình, và chúng tôi hy vọng

hướng dẫn này sẽ giúp bạn làm được như vậy Trong quá trình thực hiện, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào xin vui lòng liên hệ

với EasyMail qua http://www.easymail.vn

Và bây giờ mình bắt đầu nhé

À, bạn “mượn” bài viết này mà “quên” để nguồn bài viết là trời sập đó!

HTML là gì

Nó là viết tắt cho “Hyper Text Markup Language”, là một loại ngôn ngữ lập trình được thiết kế ra để tạo nên các trang web

“*&^.#$#%, nó liên quan gì đến email?”

Bạn bình tĩnh

HTML email và Text email

Đối với nội dung của Email, bạn có thể dùng định dạng Text hay

HTML Nếu bạn cần tô đậm, đổi màu chữ, hay chèn đường link

vào email, chắc hẵn là bạn cần email HTML Trên thực tế, cho dù đơn giản hay phức tạp, hầu hết các email đều ở định dạng

HTML Nhưng định dạng Text vẫn còn được sử dụng nhất là ở

các thiết bị di động, và quan trọng hơn, email mà không có định dạng text sẽ khiến bạn bị trừ điểm vào hộp thư Inbox!

Vậy rút cuộc “tôi nên dùng email HTML hay text email?” thật ra bản thân tôi trước đó cũng đặt câu hỏi này khá nhiều lần, và đây cũng là một câu được hỏi khá nhiều lần trên các diễn đàn ở nước ngoài và câu trả lời thì vẫn luôn là phải dùng cả hai Bạn cần

HTML để gửi một email dễ đọc, có thể chèn đường link vào để dẫn độc giả về trang web của mình Bạn cũng cần dạng Text để tăng khả năng vào Inbox

Vừa HTML, vừa Text, vậy là công việc sẽ gấp đôi? Câu trả lời là không Thực ra, độc giả chủ yếu là đọc email định dạng HTML, còn dạng Text chủ yếu là để đối phó với vấn đề trừ điểm Inbox từ

bộ lọc như spamassassin Trong quá trình tạo email, một nền tảng Email Marketing chuyên nghiệp (như EasyMail) sẽ tự động giúp bạn tạo ra 1 phiên bản Text từ HTML của bạn Giống như tôi vừa nói ở trên, ESP làm rất nhiều công việc nhàm-chán-nhưng-cần-thiết cho bạn

Ok, vậy email HTML hoạt động ra sao

Trước khi bắt đầu thiết kế, lập trình, viết và gửi email HTML, bạn cần phải biết chúng làm việc ra sao và bạn cần những công cụ gì

Định dạng MIME multipart/thay thế

“shhh… phần này khó hiểu, bạn chỉ cần đọc cho biết”

Điều quan trọng nhất để biết về email HTML là bạn không thể chỉ đính kèm một tập tin HTML vào email và bấm nút gửi Hầu hết các trường hợp, các ứng dụng email như Gmail hay Yahoo sẽ phá vỡ tất cả các đường dẫn đến tập tin hình ảnh bằng cách di chuyển những hình ảnh đó vào thư mục tạm thời trên ổ cứng của người nhận

Bạn cũng không thể Copy Paste tất cả các đoạn mã vào ứng

dụng email một cách bình thường, đa số ứng dụng email gửi nội dung ở định dạng Text theo mặc định, nên HTML đó sẽ không được thực hiện Người nhận sẽ chỉ nhìn thấy tất cả những mã nguồn thô, thay vì email xinh xắn mà bạn thiết kế

Thay vào đó, bạn cần phải gửi email HTML từ máy chủ ở định dạng multipart/thay thế Điều đó có nghĩa là “đại lý chuyển thư”

của bạn sẽ bó lại các đoạn mã HTML, cộng thêm một phiên bản Text của nội dung đó, hợp thành một email Bằng cách này, nếu người nhận không thể xem email HTML được thiết kế thật đẹp của bạn, thì phiên bản Text đáng tin cậy đó sẽ được hiển thị

Nghe có vẻ khó hiểu đúng không? đó là lý do tại sao rất nhiều người làm rối tung lên khi bản thân họ cố gửi email HTML Bạn

có thể tự viết ra một chương trình để gửi email ở định dạng

multipart/thay thế, hoặc sử dụng một nhà cung cấp bên ngoài (như EasyMail) để chuyển email cho bạn

Chuyển phát email HTML

Nhân viên kinh doanh của bạn quá lạm dụng email trong Outlook

để gửi email hàng loạt và dẫn đến email bị dính spam? Bạn

không phải là “nạn nhân” duy nhất đâu Rất nhiều sếp cũng than với tôi vấn đề này

Khi gửi email trong công ty, rất nhiều người mắc phải sai lầm khi soạn một thông điệp gửi đến mấy chục người nhận cùng 1 lúc Nhân viên Kinh doanh rất hay làm trò này, họ soạn 1 nội dung, gửi đến hàng chục người và Cc thêm hàng chục người! Điều này gây ra nhiều rắc rối, đặc biệt là khi một người nhận bấm vào nút

“Reply All” Thật không chuyên nghiệp và hoàn toàn không mang tính cá nhân khi mọi người nhận có thể nhìn thấy toàn bộ danh sách những người nhận khác Còn chưa đề cập đến vấn đề

quyền riêng tư khi phơi bày ra một loạt các địa chỉ email khách hàng ra như vậy Nhân viên Kinh doanh của bạn có làm vậy

không?

Đó là lý do tại sao khi EasyMail gửi đi email, tại từng thời điểm, chúng tôi lấy từng thông điệp và gửi cho từng người nhận trong danh sách (nhưng với tốc độ thực sự siêu nhanh chóng)

Không giống như máy tính làm việc bình thường, được kết nối đến các ISP địa phương như FPT hay Viettel, chắc chắn là bị giới hạn băng thông hàng tháng Các nhà cung cấp dịch vụ Email Marketing sử dụng những máy chủ email có khả năng gửi hàng trăm ngàn email mỗi tiếng

Cân nhắc khi gửi email

Việc gửi email hàng loạt đi kèm với một vài cân nhắc Ví dụ, nếu bạn gửi từ máy chủ của công ty bạn, ISP của bạn sẽ thắt cổ chai các email gửi đi hoặc đóng sập tài khoản nếu bạn gửi email quá nhiều và quá nhanh ISP cũng có thể ngừng tài khoản của bạn

mà “quên” báo trước nếu bạn vượt quá giới hạn băng thông hàng tháng

Tường lửa email và ISP thường không thích nhận được hàng tấn email cùng một lúc từ một địa chỉ IP duy nhất (trừ khi ISP này thường xuyên nhận được hàng tấn email từ IP đó) Vì vậy, nếu bạn chỉ thỉnh thoảng chạy các chiến dịch Email Marketing từ IP của bạn, bạn sẽ cần thắt cổ chai việc chuyển phát email và dàn trải tất cả email qua nhiều IP khác để tránh bị ngừng tài khoản tình cờ từ ISP

Còn đối với dịch vụ Email Marketing chuyên nghiệp, thường thì

hệ thống sẽ chẻ chiến dịch của bạn thành nhiều mảnh và gửi

từng mảnh đi qua rất nhiều địa chỉ IP khác nhau để tránh vấn đề này Nếu bạn gửi email hàng loạt bằng chương trình gửi email trong máy tính để bàn của bạn, rất có thể là bạn đang kết nối

thông qua các ISP địa phương như Viettel Nếu bạn không có một địa chỉ IP chuyên dụng thiết lập sẵn với ISP, có thể bạn đang gửi email từ một địa chỉ IP động Vấn đề là ISP và các bộ lọc thư rác hoàn toàn không thích nhận email hàng loạt từ địa chỉ IP

động, bởi vì máy tính của bạn giống như đã bị Wikileak hack và đang “bị dùng” để thực hiện cuộc tấn công khác Nếu bạn không

sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ Email Marketing như

EasyMail, bạn nên luôn luôn gửi từ một địa chỉ IP riêng

Các lỗi giống nhau

Mọi người hay mắc phải các lỗi giống nhau khi chạy chiến dịch Email Marketing Từ việc gửi email mà người nhận chưa cho

phép, đến việc (cố tình) lẫn lộn giữa email giao dịch và email tiếp thị, từ việc mua danh sách email trên mạng, đến việc soạn nội dung cho doanh nghiệp mà viết như một người đang rao bán lạc xoong ở Chợ Nhật Tảo Bạn có thể xem thêm Những lỗi tân binh Email Marketing thường gặp

Thiết kế và lập trình

Bạn đã hiểu rõ về cách hoạt động của email HTML, giờ mình

chuyển sang phần thú vị hơn: thiết kế và lập trình

“Ok, tôi biết bạn không phải designer hay chuyên gia lập trình, tôi

cũng vậy, nhưng bình tĩnh đọc tiếp đã…”

Thiết kế và lập trình email HTML liên quan đến việc sử dụng

những gì hiện có để tạo ra tông màu và diện mạo của email cho

bố cục vững chắc và hiệu quả Giữ cho thiết kế của bạn thật đơn giản và dễ, quan trọng là tập trung vào thông điệp của bạn, chứ không phải thiết kế

Trước hết tập trung vào việc trình bày chữ, trong ngành, chúng tôi gọi nó là Typography Nó phải được hiểu và hiển thị giống

nhau giữa các ứng dụng email Mặc định, hầu hết các ứng dụng email đều chặn hình ảnh từ những người gửi email lần đầu, vì vậy người xem hầu như chỉ thấy các đoạn văn trong email trước khi nhìn thấy bất cứ điều gì khác Đó là lý do tai sao bạn phải

bấm nút “Display Image” mới xem hình được khi nhận email

HTML

Luôn nhớ là bố cục email của bạn phải luôn có chiều rộng khoảng

600 pixel, không nên trên 600 pixel, chứ không email của bạn sẽ rất dễ bị “bể”

Đa số các dịch vụ Email Marketing đều cung cấp khả năng xem trước nội dung, nó cho bạn biết được nội dung của bạn sẽ được hiển thị như thế nào trong chương trình xem email Ngay cả với giới hạn là 600 pixel, mình vẫn có rất nhiều cách để bạn có thể

bài trí nội dung để cho ra một thiết kế sạch sẽ có thể xem mát mắt trên các chương trình email tiêu chuẩn hoặc trên các thiết bị

di động

Tránh bộ lọc thư rác (SPAM)

Thư rác, là thư điện tử không mong muốn, thường được gửi đến một danh sách rất nhiều người mà không muốn nhận Ngay cả đối với các Email Marketer “trong trắng vô tội” khi gửi email đến một danh sách mà người nhận đã cho phép, đôi khi cũng gặp rắc rối với bộ lọc thư rác Cách duy nhất để tránh điều này là hiểu bộ lọc thư rác làm việc ra sao Một bài viết khác từ EasyMail sẽ giải thích các tiêu chí liên quan đến việc xác định thư rác, và đưa ra

rất nhiều lời khuyên thiết thực để giúp email của bạn không rơi vào thư mục rác

Kiểm tra thiết kế Email

Một khi bạn đã thiết kế và lập trình email HTML đầu tiên của bạn, đây là lúc cần kiểm tra Đừng chỉ viết nội dung rồi gửi ngay Thay vào đó, nên chắc chắn là mẫu của bạn sẽ được các ứng dụng email hiểu, hiển thị đúng và giống nhau Một khi bạn đã tìm và sửa các lỗi không thể tránh khỏi, đó chính là lúc bắt đầu chạy chiến dịch

Kiểm tra các ứng dụng email khác

nhau (Gmail, Yahoo, Outlook,…)

Một số khách hàng của EasyMail yêu cầu chúng tôi chèn ảnh động vào email để nhìn cho sống động L Đừng bao giờ cố chèn một ảnh động vào email, nó sẽ dẫn đến kết quả buồn thảm, bao luôn, bạn đã được cảnh báo!

Một số ứng dụng có bộ lọc thư rác rất chặt chẽ Những ứng dụng khác sẽ bóc ra thẻ BODY hoặc HEAD, hoặc nội dung dưới một dòng nào đó Nhiều chương trình email mặc định sẽ chặn hình ảnh Điểm mấu chốt là bạn nên tận dụng tính năng xem trước để xem email của bạn sẽ trông như thế nào trong ứng dụng

Gửi email kiểm tra đến đồng nghiệp

Ngay cả đối với bản thân tôi, thật khó khăn thiết lập vài máy tính

để kiểm tra email trong nhiều ứng dụng khác nhau, trong hệ điều hành khác nhau, trong trình duyệt khác nhau Nhưng bằng cách giữ cho thiết kế của bạn đơn giản và gửi cho một vài người đồng nghiệp, bạn có thể chắc chắn là sẽ tìm ra những hình ảnh bị lỗi, lỗi chính tả, và các lỗi khác

Đo lường hiệu quả

Bạn đã thiết kế, lập trình, viết, thử nghiệm, và chạy chiến dịch Email Marketing đầu tiên của bạn, có lẽ bạn đã chạy nhiều chiến dịch, và sau đó bạn sẽ bắt đầu tự hỏi là không biết những nỗ lực Email Marketing của mình có xứng đáng hay không Làm thế nào bạn có thể đo lường hiệu quả, tìm ra những gì đang hoạt động tốt

và những gì cần cải thiện Có những dữ liệu bạn nên quan sát và những câu hỏi bạn nên đặt để đi đến quyết định

Tỷ lệ bấm vào (Click Rate)

Bao nhiêu người bấm vào link trong email của bạn? Link nào

được họ bấm nhiều nhất? Họ có bấm vào link sản phẩm, hoặc họ chỉ bấm vào link xem bài viết? Bao lâu sau khi bạn chạy chiến dịch thì các link này bắt đầu được bấm vào?

“Bạn có thể gọi là Tỷ lệ bấm vào hay Tỷ lệ nhấp vào cũng được,

cả 2 đều đúng, tùy bạn nói giọng Nam hay Bắc”

Tỷ lệ gỡ bỏ đăng ký (Unsubscribe

Rate)

Tỷ lệ gỡ bỏ đăng ký của bạn sau mỗi chiến dịch như thế nào? Dưới một phần trăm là chấp nhận được cho các danh sách được liên lạc thường xuyên và duy trì tốt Nếu bạn chạy chiến dịch

không thường xuyên hoặc nếu đó là lần bạn chạy đầu tiên, tỷ lệ

này có thể cao hơn nhiều Bạn nên kiểm tra tỷ lệ này sau mỗi chiến dịch Nếu bạn nhìn thấy nó tăng vọt sau một chiến dịch cụ thể, xem nó có vấn đề gì với nội dung hay không, có lẽ bạn đang gửi email quá thường xuyên, hay có lẽ không đủ thường xuyên

Tỷ lệ bị trả lại (Bounce Rate)

Xem kỹ tỷ lệ bị trả lại của bạn sau mỗi chiến dịch Một hệ thống quản lý danh sách tốt sẽ tự động làm sạch danh sách cho bạn

Có những email còn tồn tại, nhưng vì lý do nào, email không

chuyển đi được Ví dụ, máy chủ quá bận rộn tại thời điểm nhận chuyển phát, những trường này thường gọi là “Soft Bounce”

Ngược lại, email bị “Hard Bounce” là email không gửi được,

thường là do tài khoản email không tồn tại nữa, hoặc email được nhập sai, các email bị “Hard Bounce” phải được tự động gỡ bỏ ngay lập tức

Lưu lượng truy cập trang web

(Website Traffic)

Kiểm tra thông tin được ghi lại về traffic của trang web mỗi chiến dịch email Traffic có tăng lên? Đơn đặt hàng gia tăng? Traffic tăng đột biến hay là tăng đều dần dần? Traffic này kéo dài bao lâu (và bạn nên lưu trữ hình ảnh, thông tin trong email trên web bao lâu)?

“Thông tin được ghi lại về traffic chúng tôi thường gọi tắt là traffic log”

Số lượng đăng ký từ chiến dịch vừa rồi

Sau mỗi chiến dịch, bạn nhận được rất nhiều người đăng ký

mới? Điều đó có thể có nghĩa là độc giả trung thành của bạn

đang chuyển tiếp các email của bạn cho bạn bè Vậy thì quá

tuyệt! Nội dung của bạn thực sự hữu ích! Hoặc bạn không thấy bất kỳ sự gia tăng người đăng ký? Có lẽ bạn cần phải làm nội dung của bạn thú vị hơn hoặc có liên quan đến khách hàng của bạn

Bạn nghỉ sao về bài viết này? Tại sao bạn không chia sẽ bài viết này đến bạn bè nhỉ?