(schnelleinstieg) schnelleinstieg in die buchführung (2007)

Es ist nicht nur eine uralte Praxis, dass kaufmännische Aufzeich-nungen angefertigt werden; auch für das „Wie“ gibt es bewährte Vorgehensweisen.. Die Bilanz im Mittelpunkt der Buchführun

● Buchen der Belege

● Monats- und Jahresabschluss

● usw

Viele Übungen und Tests mit Lösungen geben Ihnen die nötige Sicherheit Tempo und Lernphasen bestimmen Sie selbst

Systemvoraussetzungen

Sie brauchen auf Ihrem PC das Betriebssystem Windows 95, 98,

2000 an Service Pack 3, einen Pentium-Prozessor, eine karte und einen Festplattenspeicher (mind 64 MB)

VGA-Grafik-Bibliographische Information Der Deutschen Bibliothek

Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliographie; detaillierte bibliographische Daten sind im Internet über

http://dnb.ddb.de abrufbar

ISBN13: 9783448079593

1 Auflage 2000 (ISBN 3448040789)

2., überarbeitete Auflage 2002 (ISBN 3448051349)

3., erweiterte Auflage 2003 (ISBN 3448056324)

4., überarbeitete und aktualisierte Auflage 2004 (ISBN 3448064351)

5., überarbeitete Auflage 2007

© 2007, Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co KG,

Zweigniederlassung Planegg bei München

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Telefon (089) 8 95 17 0

Telefax (089) 8 95 17 250

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Lektorat: Dipl.Kffr Kathrin MenzelSalpietro

Redaktion: Helmut Haunreiter

Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen vorbehalten

DesktopPublishing: Helmut Haunreiter, 84533 Marktl

Umschlaggestaltung: 102prozent design, Simone Kienle, 70199 Stuttgart

Druck: Bosch Druck GmbH, 84030 Ergolding

Zur Herstellung der Bücher wird nur alterungsbeständiges Papier verwendet

Inhaltsverzeichnis

1 Kaufmännische Aufzeichnungspflichten 9

3 Die Bilanz im Mittelpunkt der Buchführung 21

4 Die Inventur als Ausgangspunkt der Buchführung 27

10 Die Umsatzsteuer beim Einkauf und beim Verkauf 74

B Buchführung in der Geschäftspraxis 89

2 Buchungen im Ein und Verkaufsbereich 100

2 Abschreibung für Anlagegüter/Absetzung für Abnutzung 127

3 Bestände und Verbrauch von Material 133

Inhaltsverzeichnis

F Die Organisation der Buchführung 169

1 Die EDV ist das Instrument der Gegenwart 170

4 Erste Schritte mit dem lexware buchhalter 176

5 Die Kontokorrentbuchführung mit „offenen Posten“ 180

6 Einsatz des lexware buchhalters zur Vermeidung von

Die 27 wichtigsten Leitsätze 201

Übersichten und Checklisten 208

Vorwort

Es ist vielfach nötig, sich die Grundlagen der kaufmännischen führung anzueignen Sie müssen z B eine Reihe von Buchfüh-rungsaufgaben lösen, wenn Sie die Kaufmannsprüfung bei der In-dustrie- und Handelskammer ablegen Oder Sie stehen als künftiger Handwerksmeister vor dem Problem, dass Sie Ihren Meisterbrief erst dann bekommen, wenn Sie Grundkenntnisse in der Buchfüh-rung nachgewiesen haben Möglicherweise gehören Sie auch zu den vielen Unternehmern, die bisher nie Zeit, Lust oder einen Anlass hatten, Buchführung zu lernen, und nun haben Sie sich entschlos-sen, in kürzester Zeit im Detail verstehen zu wollen, was Ihnen Ihr Buchhalter oder Steuerberater zeigt

Buch-Das vorliegende Buch wird Ihnen in jedem Fall den richtigen stieg liefern Es ist ebenso umfassend wie kompromisslos praxis-orientiert Es enthält das gesamte Grundlagen- und das unabdingba-

Ein-re Anwenderwissen zum Thema Buchhaltung Als Maßstab diente dabei das Wissensniveau, das für das Bestehen der kaufmännischen Prüfungen bei der Industrie- und Handelskammer vorausgesetzt wird Das Buch wendet sich an Auszubildende, Berufsschüler, Meis-terschüler ebenso wie an Existenzgründer, Selbstständige und ande-

re Einsteiger in das Thema Buchführung

Häufig zeigt die Praxis, dass beim Erlernen der Buchführung mehr Verwirrung als Klarheit entsteht und dadurch das gesamte Thema einen exponierten Platz in der Kategorie der unbeliebten Fächer bekommt

Das ist schade und völlig unnötig! Buchhaltung kann sehr sant, ja sogar spannend sein und vor allem – sie ist absolut logisch Der „Schnelleinstieg in die Buchführung“ ist umfassend und doch locker fassbar und auch dann noch eingängig, wenn ein harter Tag der Arbeit oder des Studiums hinter dem Leser liegt, der danach sucht, die vielen Details der Buchführung systematisch zu ordnen und damit besser zu verstehen

interes-Vorwort

Ich habe selbst als Buchhalter gearbeitet und bin heute als Dozent

tätig Als Wirtschaftsberater und Inhaber einer Firma für

Datenver-arbeitung und Kontierung unterstütze ich meine Kunden bei der

Buchung ihrer laufenden Geschäftsfälle Als Lehrer habe ich viele

Auszubildende zum Bestehen ihrer Prüfung geführt Diese

langjäh-rigen beruflichen Erfahrungen habe ich jetzt für Sie nutzbar

ge-macht: Sie werden sehen, dass 17 wirklich verstandene

Geschäftsfäl-le die Basis bilden Die hier vermittelten „Tipps und Tricks” für

Einsteiger zur Aneignung des Basiswissens der Buchhaltung sind auf

jene Hürden gerichtet, die Neulinge erfahrungsgemäß im Alleingang

schwer meistern Und gerade die Gründlichkeit, mit der Sie sich das

buchhalterische Basiswissen aneignen, ist der Schlüssel dazu, die

Informationen des Rechnungswesens zu verstehen Dadurch

kön-nen Sie Entscheidungen schneller treffen, sparen unnötige Steuern –

und haben nicht zuletzt auch die Voraussetzungen, um eine ggf

abzulegenden Prüfung zum Thema Buchführung zu bestehen

Ein Hinweis sei noch gestattet Das Anliegen des Buches besteht in

der Vermittlung von Grundlagen, die langjährigen Bestand haben

Dennoch wurden einige Beispiele nach Fassungen von

Steuergeset-zen aufgebaut, die zum angegebenen Zeitpunkt gültig waren,

mögli-cherweise aber schon wieder verändert sind oder zur Diskussion

stehen Detailregelungen einiger Gesetze unterliegen in jüngerer Zeit

einem geradezu atemberaubenden Wandel Für die tägliche Praxis

bleibt dem Leser daher nicht erspart, sich über den neuesten

Geset-zesstand auf dem Laufenden zu halten

Ich möchte Sie, lieber Leser, darum bitten, Ihre Anregungen, Fragen

und Kritik an die Redaktion zu richten Ihre Vorschläge können

dann in künftigen Auflagen berücksichtigt werden

Gerhard Fröhlich

Hinweis zur Benutzung

Das Paragraphensymbol am Rand weist auf Zitate aus den für die Buchführung relevanten Gesetzestexten hin

Übungen sind durch das links abgebildete Symbol gekennzeichnet

Sollten Sie sich auf eine Prüfung vorbereiten, finden Sie in den sagen, die mit dem Ausrufezeichen hervorgehobenen sind, wertvolle Hinweise

Die Prinzipien der doppelten Buchführung gibt es schon seit ca 500

Jahren Obwohl sich die äußere Form, in der diese Prinzipien zum

Ausdruck kommen, immer wieder geändert und den Erfordernissen

der Zeit angepasst hat, bis hin zur computergeführten Buchführung,

ist die Substanz doch immer die gleiche geblieben

Das Elementarwissen umfasst das Wissen, das für die doppelte

Buchführung allgemein gilt Es sollen die Grundbestandteile – die

Elemente – erklärt werden, die über die Jahrhunderte gleich

geblie-ben sind Sie gelten heute weltweit überall dort, wo doppelte

Buch-führung praktiziert wird, also zum Beispiel in den USA, in England,

Polen oder Russland Das gründliche Verstehen dieser Elemente ist

die wichtigste Voraussetzung, um im nächsten Schritt die

komple-xen Vorgänge der täglichen Geschäftspraxis zu erfassen und damit

schöpferisch und nicht nur formal umzugehen

Noch ein wichtiger Hinweis: Das vorliegende Buch wird Sie

syste-matisch mit der Buchführung vertraut machen, ausgehend von

einfachen hin zu immer komplexeren Vorgängen Gründlichkeit

beim Aneignen des buchhalterischen Elementarwissens ist der

Schlüssel zum wirklichen Verstehen In diesem Sinne wünsche ich

Ihnen spannende Unterhaltung

Warum ist die Buchführung in der kaufmännischen Praxis so

wich-tig? Ist die Aufzeichnungspflicht nur eine lästige Pflicht, der man auf

Grund gesetzlicher Bestimmungen nachkommen muss?

Kaufleute haben sich seit jeher zu ihrem eigenen Vorteil der

allge-mein akzeptierten Praxis der Buchführung angeschlossen So muss

z B jeder, der in der Wirtschaft tätig ist, nicht nur

branchenspezifi-sches Wissen haben, sondern auch über unternehmerischen

Sach-verstand verfügen Dies trifft nicht nur für Unternehmer, sondern genauso auch für Angestellte zu Ein Schlüssel zum kaufmännischen Denken und Handeln ist das Verständnis der Prinzipien der Buch-führung

Die unternehmerische Tätigkeit ist ein dynamischer Prozess, über den der Unternehmer den Überblick behalten muss Blindflug ver-bietet sich hier von selbst Kaum ein Kaufmann kann jedoch all seine Transaktionen im Kopf behalten – er muss sie aufschreiben Warum aber darf ich meine Aufzeichnungen nicht so anlegen, wie ich will, sondern bin engen Regeln unterworfen? Die Buchführung dient nicht nur der eigenen Information, sondern ist auch ein wich-tiges Kommunikationsmittel, und zwar sowohl innerhalb eines Betriebes, als auch nach außen Wenn aber z B Unternehmen, Banken oder Finanzbehörden verschiedene „Sprachen“ sprechen, ist die Kommunikation gestört

Es steht somit sowohl bei der Frage, warum Buchführung lich ist, als auch bei der Frage nach dem „Wie“ das Eigeninteresse des Kaufmanns, also Ihr eigenes Anliegen, im Vordergrund Was die unternehmerische Vernunft also ohnehin gebietet, hat der Gesetzgeber inzwischen zur Pflicht erhoben Seit dem 19 Dezember

erforder-1985 gibt es ein ganzes Paket verbindlicher gesetzlicher ten, in die alle bewährten Prinzipien der Buchführung eingeschlos-sen sind Auf diese Weise wurde ein einheitlicher Rahmen geschaf-fen Die Vorschriften sind im Bilanzrichtliniengesetz – BiRiLiG (Gesetz zur Durchführung der Vierten, Siebenten und Achten Richtlinie des Rates der Europäischen Gemeinschaften zur Koordi-nierung des Gesellschaftsrechts, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt

Vorschrif-am 24 12 1985, Teil I Nr 62) – enthalten Mit diesem Gesetz wurde ein neues, ein „Drittes Buch” in das Handelsgesetzbuch (HGB) aufgenommen, das den Titel „Handelsbücher” trägt Dem Kauf-mann wird nunmehr durch Gesetz in klarer Sprache vorgeschrie-ben, was er sowieso tun müsste

Sehen Sie dazu den § 238 des HGB Er schreibt u a vor:

Kaufmännische Aufzeichnungspflichten A

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine

Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den

Grundsät-zen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen

Der Gesetzgeber stützt die kaufmännischen Aufzeichnungspflichten

aber nicht nur auf das HGB Jeder Kaufmann muss „doppelt”

den-ken, nämlich außer an das Handelsrecht auch an das Steuerrecht

Dazu der § 140 der Abgabenordnung:

Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und

Auf-zeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung

sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen

obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen

Eindeutig ist, dass mit den „anderen Gesetzen” vor allem das HGB

gemeint ist In diesem Falle ist das Handelsrecht maßgeblich für das

Steuerrecht

Daneben gibt es noch andere Gesetze, die von Angehörigen

ver-schiedener Berufs- oder Gewerbegruppen Aufzeichnungspflichten

fordern Dazu gehören z B Bestimmungen aus der

Apothekenbe-triebsordnung, dem Fahrlehrergesetz, der Verordnung über das

Schornsteinfegerwesen, um nur einige zu nennen

Diese außersteuerlichen Aufzeichnungspflichten, die der

Gesetzge-ber den „Selbstständigen“ abverlangt, gehen weit üGesetzge-ber die Pflichten

der Buchführung hinaus Nach § 140 AO sind sie ebenfalls für die

Besteuerung zu erfüllen

Tipp

Bei Eröffnung eines Betriebes sollten Sie sich stets erkundigen, ob für Ih

ren Berufs oder Gewerbezweig bestimmte außersteuerrechtliche Auf

zeichnungspflichten zu beachten und zu befolgen sind Auch bei einem

bestehenden Betrieb sollten Sie immer wieder kontrollieren, ob solchen

Aufzeichnungspflichten richtig und vollständig nachgekommen wird

Doch nicht jeder Selbstständige wird von der Buchführungspflicht

nach Steuerrecht erfasst Der § 141 AO nennt die folgenden

Krite-rien, nach denen Unternehmer der Buchführungspflicht unterliegen (ab 2004):

● Umsätze von mehr als 350.000 € im Kalenderjahr oder

● selbst bewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 € oder

● Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 30.000 € im schaftsjahr oder

Wirt-● Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 30.000 € im Kalenderjahr

Nach dem derzeitigen Stand der Gesetzgebung wird die oben nannte steuerliche Buchführungspflichtgrenze von bisher 350.000 EUR auf nunmehr 500.000 EUR angehoben werden Dies sieht der Entwurf eines Mittelstandentlastungsgesetzes vor, der am 25.4.2006 vom Bundeskabinett beschlossen wurde Damit können in Zukunft viele Unternehmen von der aufwändigen Erstellung eines Jahresab-schlusses zur Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) wechseln Die Einnahmen-Überschussrechnung ist ein beim Finanzamt mit der Steuererklärung abzugebendes Dokument Diese Berechnung stellt im Grundsatz eine einfache Geldverkehrsrechnung dar Hier ist vorrangig der Zu- und Abfluss von Einnahmen und Ausgaben festzuhalten Das Entstehen einer Zahlungsverpflichtung ist dabei in der Regel ohne Bedeutung Das betrifft Zahlungsziele, die zu Forde-rungen und Verbindlichkeiten führen

ge-Auch bei der EÜR wird vom Unternehmer verlangt, dem Finanzamt auf Anforderung die erklärten Betriebseinnahmen zu erläutern und bei den Betriebsausgaben die Höhe und die betriebliche Veranlas-sung darzulegen und ggf glaubhaft zu machen

Für diese Nachweisführung hat es sich als zweckmäßig erwiesen, Aufzeichnungen in Kontoform zu führen, also eine vereinfachte Buchführung anzulegen Damit kann der Unternehmer den Über-blick über die Geschäftstätigkeit behalten und zugleich den Erfor-dernissen des Finanzamtes Rechnung tragen Gute, moderne Buch-führungsprogramme ermöglichen diese vereinfachte Rechnung neben dem Betriebsvermögensvergleich (Bilanz, Gewinn- und Ver-lustrechnung)

Kaufmännische Aufzeichnungspflichten A

Ergänzend zum Eintragen des Gewinns (Einnahmen-Überschuss) in

die entsprechende Anlage zur Einkommensteuererklärung (mit der

Bezeichnung GSE) genügte in der Vergangenheit eine formfreie

Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben bzw der entsprechende

Ausdruck einer Einnahmen-Überschussrechnung mit Hilfe des

jeweiligen Buchführungsprogramms Für nach dem 31.12.2003

beginnende Wirtschaftsjahre muss bei der

Einnahmen-Überschuss-rechnung neben der Steuererklärung eine EÜR nach amtlichem

Vordruck beigefügt werden Der Vordruck war umstritten, ist heute

aber verpflichtend Die Standardisierung durch den Vordruck soll

einerseits die Erfüllung der Erklärungspflichten erleichtern, und

andererseits der Finanzverwaltung eine vereinfachte Verprobung

ermöglichen

Die Anforderungen an die Exaktheit der Aufzeichnungen sind bei

der EÜR keinesfalls geringer als bei den nach Steuerrecht voll

buch-führungspflichtigen Unternehmen Allerdings – und das spart

Ar-beit in den Unternehmen – müssen an das Finanzamt keine

Über-sichten zu Beständen an materiellen Gütern und Forderungen und

Verbindlichkeiten übergeben werden

Auch kleinere Unternehmen müssen künftig den Finanzbehörden

ihre Steuerdaten auf elektronischem Wege übermitteln Damit

kön-nen beim Finanzamt computergestützte Analysen durchgeführt

werden – ähnlich wie bei Jahresabschlüssen der nach Steuerrecht

buchführungspflichtigen Unternehmen Diese größeren

Unterneh-men sind bereits seit 2002 dazu verpflichtet, die „Grundsätze zum

Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“

umzusetzen So sehen diese GDPdU unter anderem vor, dass an

Steuerprüfer des Finanzamtes auf Anforderung ein Datenträger mit

den steuerrelevanten Daten übergeben werden muss

Das hat Konsequenzen Die Steuerprüfer können die Daten mit

ihrer Prüfsoftware IDEA auswerten Fragen oder Mängel zur

Plausi-bilität innerhalb der Daten fallen sofort auf Bei den Unternehmern

ist es noch wenig bekannt, in welch hohem Umfang die

Finanzäm-ter bereits Firmendaten zur Verfügung haben oder darauf zugreifen

dürfen

Jeder kann sich allerdings darüber informieren So sind solche formationen zum Datenzugriff der Finanzbehörden im Internet zu finden unter www.gdpdu-portal.com

In-Dort sind auch weiterführende Links zur Software IDEA vorhanden Diese Software ist für jedermann zugänglich Sie ist also öffentlich und kein Monopol der Finanzbehörden Jedem Unternehmer, dem eine Außenprüfung durch das Finanzamt ins Haus steht, ist zu emp-fehlen, sich kundig zu machen

Eine Konsequenz aus diesen hier skizzierten Vorschriften liegt auf der Hand In jedem Unternehmen – selbst einer Ich-AG – sollte den Geschäftsaufzeichnungen eine hohe Priorität beigemessen werden Sie müssen mindestens in Form einer einfachen Buchführung, be-schränkt auf Geldbewegungen, gestaltet werden

Unabhängig davon jedoch, was beim Finanzamt abzugeben ist, zeigen alle Erfahrungen, dass der Unternehmer intern eine vollstän-dige Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung anlegen sollte Daraus können die Daten für die EÜR entnommen werden Diese interne Buchführung auch in kleinen Unternehmen sichert einen ständigen Überblick über die Geschäftstätigkeit, und alle Auskunftsbegehren des Finanzamtes können problemlos erfüllt werden

Auf einen ebenso häufigen wie schädlichen Irrtum vieler nehmer soll an dieser Stelle noch hingewiesen werden Nicht selten ist zu hören: „Ich muss von Buchführung nichts verstehen, ich habe sie von A bis Z dem Steuerberater übertragen Der richtet alles.“ Die Härte des Geschäftslebens erfordert aber ständigen Überblick über die Liquidität und verlangt aktuelle Daten, damit gewinnorien-tierte Entscheidungen getroffen werden können Der Erfolg eines Unternehmens wird im Rechnungswesen dokumentiert Damit bietet es Informationen für eine erfolgsorientierte Geschäftsentwick-lung

Unter-Externe Dienstleister übergeben die Buchhaltungsergebnisse jedoch häufig mit einem Zeitverzug von einem Monat und mehr Ihre Unter-nehmensführung basiert dann auf veralteten Informationen Das darf

Beschaffenheit der Buchführung A

und muss nicht eintreten Die modernen Informations- und

Kom-munikationstechnologien erleichtern es sehr, mindestens Teilarbeiten

für die Buchführung im eigenen Betrieb durchzuführen

Tipp

Zurück mit kaufmännischen Aufzeichnungen in den Betrieb!

Damit haben Sie nicht nur einen besseren Überblick, sondern

spa-ren dazu noch Geld Allerdings gehöspa-ren dazu die Grundkenntnisse,

die Ihnen dieses Buch vermitteln wird

Es ist nicht nur eine uralte Praxis, dass kaufmännische

Aufzeich-nungen angefertigt werden; auch für das „Wie“ gibt es bewährte

Vorgehensweisen Vor fast 500 Jahren beschrieb Lucas Paciolo, ein

italienischer Mönch, der in der Gegend von Mailand lebte, die

Prin-zipien der Bilanz mit der doppelten Buchführung Er war mit

Leo-nardo da Vinci befreundet und schrieb auf dessen Anregung hin

eine Abhandlung über den Goldenen Schnitt, welche von Leonardo

da Vinci illustriert wurde (Anmerkung: Der Film „Da-Vinci-Code“

hat diese Zusammenhänge populär gemacht.)

Paciolos Buch über die Prinzipien der Bilanz stammt aus dem Jahr

1504 Es wird als Grundlage aller seither zu diesem Gebiet

geschrie-benen Lehrbücher betrachtet Die heutige Buchführung stützt sich

auf Erfahrung und Tradition Es ist erstaunlich, dass die alten

Grundlagen immer wieder Neues in sich aufnehmen konnten, ohne

die Substanz zu verändern, und sich bis in die heutige Zeit, in der

die manuelle Buchführung fast vollständig durch den Computer

ersetzt wurde, erhalten haben Das letzte Kapitel dieses Buches bietet

eine Einführung in die Arbeit mit einer Buchführungssoftware

Dabei wird beispielhaft der lexware buchhalter verwendet

Die seit vielen Jahren bestehende kaufmännische Praxis der führung ist Gesetzesinhalt geworden Das HGB (Handelsgesetz-buch) und die AO (Abgabenordnung) schreiben nicht nur vor, dass Kaufleute Bücher führen müssen, sondern sie setzen auch einen Rahmen dafür, wie das zu geschehen hat Die entscheidende Vor-schrift enthält § 238 HGB:

Buch-Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem digen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Ab- wicklung verfolgen lassen

sachverstän-Mit diesen Sätzen sind Regelungen von erheblicher Tragweite troffen

ge-Wer ist ein „sachverständiger Dritter“? Es ist nicht nur der amte, der bei Ihnen im Rahmen einer Außenprüfung die Buchfüh-rung kontrolliert Sachverständiger Dritter kann auch ein Familienan-gehöriger oder Geldgeber sein, der sich anhand Ihrer Geschäftsbücher davon überzeugen will, dass sein Geld gut angelegt ist

Finanzbe-Einheitliche Richtlinien innerhalb der Buchführung gewährleisten eine schnelle und inhaltlich klare Verständigung zwischen den je-weiligen Partnern

Trotz genauer Regeln ist zugleich ein genügend weiter Rahmen für die Buchführung gegeben So kann sie ganz oder auch teilweise „per Hand” vorgenommen werden Mit wenigen Ausnahmen wird je-doch der Computer genutzt Dafür sind viele Programme im Ange-

bot Das Buchhaltungsprogramm lexware buchhalter erscheint dem

Autor als das zweckmäßigste Programm am Markt Als besondere Qualität des Programms ist zu erwähnen, dass der innere Datei-Aufbau für den Anwender sehr gut nachvollziehbar ist Dennoch, eine gute Software ersetzt keine buchhalterischen Kenntnisse!

Beachten Sie:

Nur derjenige, der per Hand die Grundlagen der Buchführung beherrscht, kann den Computer als „dienstbaren Geist“ mit Nutzen einsetzen

Beschaffenheit der Buchführung A

Aus den angeführten Überlegungen zum zitierten § 238 HGB ergibt

sich für die betriebliche Praxis, dass nur die doppelte Buchführung

den gesetzlichen Anforderungen genügt Sie hat sich für die

Buch-führung mit der Hand durchgesetzt und liegt ebenfalls jedem FIBU

(Finanzbuchführungs-)-Computerprogramm zu Grunde Für den

oben erwähnten lexware buchhalter liegt ein Testat vor, dass die

„Grundsätze der ordnungsmäßigen Speicherbuchführung“ gewahrt

sind Die Programmphilosophie beinhaltet die traditionellen und

gesetzlich vorgeschriebenen Herangehensweisen

Wie auch immer im Einzelnen betriebliche Aufzeichnungen

gestal-tet werden, sie müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger

Buch-führung (GoB) genügen Die GoB lassen sich in den zwei

Grund-prinzipien Wahrheit und Klarheit zusammenfassen

Leitsatz:

Wahrheit in der Buchführung bedeutet: Alles muss so gebucht wer

den, wie es tatsächlich abgelaufen ist Nichts darf gebucht werden,

was nicht wirklich passiert ist Scheinbuchungen sind verbotene Fäl

schungen Klarheit bedeutet: Alles muss übersichtlich, eindeutig, les

bar, nachvollziehbar und geschützt vor Fälschungen sein

Der erfahrene Kaufmann erkennt aus Ihrer Buchführung sofort, ob

Sie oder Ihre Angestellten gute Arbeit mit Liebe zum Beruf geleistet

haben Oberflächliche Texte im Journal zum Beispiel, die nur mit

Geistesakrobatik zu deuten sind, führen so gut wie jeden

Außenprü-fer des Finanzamts dazu, den Verdacht zu schöpfen, dass ohne

Nachdenken gearbeitet wurde oder gar etwas vertuscht werden soll

Er wird sich die Belege zeigen lassen und genauer prüfen

Eine sich aus der Forderung nach Wahrheit und Klarheit zwingend

ableitende Regel lautet, dass keine Buchung erfolgen darf, ohne dass

ein Beleg vorliegt Sie sollten sich folgende Grundregel als

unab-dingbar einprägen:

Leitsatz:

Keine Buchung ohne Beleg!

Wenn der Beleg nicht aus dem Geschäftsfall direkt entsteht (z B Eingangsrechnung, Quittung), ist ein Eigenbeleg anzufertigen (Ko-pie der Ausgangsrechnung, Lohnbeleg, Materialentnahmeschein, Abschreibungsbeleg usw.) Bei der Anfertigung von Eigenbelegen ist von vornherein zu bedenken, dass sie jeder Revision standhalten müssen, besonders auch vor dem Finanzamt

Tipp

Fast jeder Auszubildende in einem kaufmännischen Beruf wird in seinen Prüfungen nach den GoB gefragt Zumeist muss er auch einen Praxisbericht anfertigen Darin ist aufzuzeigen, wie die GoB im Ausbildungsbetrieb verwirklicht werden Die GoB sind ein Regelwerk aus bewährten praktischen Verfahren und gesetzlichen Anforderungen Nirgendwo in Gesetzen oder in der Literatur sind sie einheitlich und allgemein anerkannt umfassend dargestellt Für Prüfungen und Berichte kann folgende Gliederung empfohlen werden Ausbilder können sie ihren Auszubildenden vorgeben Es kann dann dargestellt werden, dass die betriebliche Praxis tatsächlich an den Grundsätzen orientiert ist

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

Organisationsgrundsätze der GoB:

● Jeder Geschäftsvorfall ist in einem Beleg zu erfassen

● Die Belege sind zeitnah zu erfassen

● Die Geschäftsvorfälle sind zu systematisieren

Buchungsgrundsätze der GoB:

Die Buchungen und Aufzeichnungen müssen

Beschaffenheit der Buchführung A

International Financial Reporting Standards (IFRS)/International

Accounting Standards (IAS)

Die Begriffe IFRS und IAS tauchen in den letzten Jahren in der

Fachliteratur zum Rechnungswesen immer häufiger auf Sie sind

verbunden mit dem Bedürfnis nach internationaler Vergleichbarkeit

der Rechnungslegung Bereits 1973 wurde das International

Ac-counting Standards Committee (IASC), mit Sitz in London, als

privatrechtlicher Verein nationaler Verbände von Rechnungslegern

und Wirtschaftsprüfern gegründet Über viele Jahre führte das IASC

ein kaum beachtetes Schattendasein, bis die EU im Jahr 2000

be-schloss, bei der Fortentwicklung von Rechnungslegungsvorschriften

mit dem IASC zusammenzuarbeiten

Die neuen Rechnungslegungsstandards heißen nunmehr

Internati-onal Financial Reporting Standards (IFRS); früher wurden sie als

IAS bezeichnet Der erste neue Standard wurde im Juni 2003

veröf-fentlicht Weitere Standards werden laufend verabschiedet Damit

diese gesetzliche Wirkung entfalten, verabschiedet die Europäische

Union die Standards in einem so genannten Endorsement-Prozess

Eine Überführung in nationales Recht ist nicht erforderlich, da die

EU-Direktiven unmittelbar für alle Beitrittsländer der Europäischen

Union gelten

Leser dieses Buches interessieren sich dafür, ob die in Deutschland

gebräuchlichen und vorstehend erläuterten Grundsätze

ordnungs-mäßiger Buchführung (GoB) durch die IFRS/IAS ersetzt werden

Die Antwort vorab: Das ist nicht der Fall Das gilt in erster Linie

dann, wenn die GoB so prinzipiell verstanden werden wie oben

dargestellt (Forderung nach Klarheit und Wahrheit) Die IFRS/IAS

sind keine Buchführungsgrundsätze, sondern Vorschriften für die

Gestaltung der Abschlüsse (nicht formell, sondern bei der

Bewer-tung) Dabei geht es um die Bestimmung des

Unternehmensvermö-gens und des Gewinns Dieses Bilanzrecht allerdings wird weiter

internationalisiert Die rund 7.000 börsennotierten Unternehmen in

der EU müssen bereits für Geschäftsjahre, die am oder nach dem

1.1.2005 beginnen, ihre konsolidierten Abschlüsse nach Maßgabe

der IFRS/IAS erstellen

Die wesentlichen Veränderungen, die bei einer Umstellung auf IFRS

zu erwarten sind, lassen sich am besten verstehen, wenn man sich den grundlegenden Unterschied in der Zielsetzung zwischen deut-schem Bilanzrecht und IFRS verdeutlicht Das deutsche Bilanzrecht ist vom Vorsichtsprinzip geprägt Im Mittelpunkt stehen die Kapi-talerhaltung und der Schutz der Gläubiger Bei den IFRS dominiert dagegen die Informationsfunktion für Investoren Dabei steht als Bild des typischen Investors der anonyme Teilnehmer (z B als Aktionär oder Anleihegläubiger) der organisierten Kapitalmärkte im Vordergrund Die wesentliche Anforderung an den Jahresabschluss ist daher die „fair presentation“, die nicht durch Aspekte der Vor-sicht und der Risikovorsorge eingeschränkt werden soll Weitere Informationen sind im Internet zu erlangen unter www.ifrs-portal.com

Für die große Mehrheit der deutschen Unternehmen (mittlere und kleinere) wird es aber vorrangig darauf ankommen, ihre Buchfüh-rung so zu gestalten, dass sie den Erfordernissen der Steuergesetzge-bung (Steuerbilanz) entspricht Wenn sich das Steuerrecht weiter internationalisiert, werden sich zwangsläufig dann auch die Vor-schriften zur Ermittlung des Unternehmensvermögens und des Gewinns den internationalen Standards weiter annähern Ihre län-derübergreifende Vereinheitlichung ist Zukunftsperspektive, für die Termine nicht absehbar sind

Sehr skeptisch werden die IFRS von Vertretern des Mittelstandes beurteilt Am 3 Juli 2006 vertrat der Geschäftsführer des Bundes-verbands der Deutschen Industrie (BDI) die Auffassung: „Die inter-nationalen Rechnungslegungsstandards IFRS eignen sich in der jetzigen Form nicht für KMU.“ Einem Mittelständler könne man das 2.400 Seiten starke Regelwerk nicht zumuten

Die großen börsennotierten Unternehmen werden in den nächsten Jahren fast immer zwei Abschlüsse erstellen müssen Einen nach deutschem Steuerrecht und einen zweiten nach IFRS Der Steuerbi-lanz-Abschluss wird voraussichtlich zumeist weniger günstig ausse-hen als der IFRS-Abschluss In diesem Abschluss können die Ver-mögenswerte und der Unternehmenserfolg im Rahmen der

Die Bilanz im Mittelpunkt der Buchführung A

Vorschriften der IFRS so dargestellt werden wie das für die

umfas-sende Information der Investoren eingeschätzt wird

Wenn auch mittlere und kleinere Unternehmen sich für einen

sol-chen Weg entscheiden, liegt meist die Hoffnung zu Grunde, von

den Banken bei der Kreditwürdigkeit günstiger eingestuft zu

wer-den Allerdings sind die Mehrkosten für die Erstellung doppelter

Abschlüsse nicht zu unterschätzen Bezeichnenderweise wurden bei

den kaufmännischen IHK-Prüfungen viele Fragen in Verbindung

mit den GoB und zu Bewertungen nach deutschem Steuerrecht

gestellt Wir kommen auf die IFRS auf Seite 32 noch einmal zu

spre-chen

3

rung

Mit den einführenden Betrachtungen in den beiden ersten Kapiteln

haben wir die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass wir uns jetzt

praktisch mit der Buchführung beschäftigen

Stellen Sie sich vor, Sie gründen ein Unternehmen Die

Größenord-nung erfordert doppelte Buchführung (laut § 141 AO) Das

Finanz-amt verlangt eine Eröffnungsbilanz Was schreiben Sie bloß hinein,

wenn Sie noch keine materiellen Gegenstände wie Grundstücke,

Gebäude, Maschinen usw erworben haben? Gibt es eine Bilanz mit

„Null“? Ganz abstrakt und hypothetisch könnte man von einer

Bilanz mit Null dann sprechen, wenn jemand nur die Idee zu einem

Unternehmensaufbau hat Praktisch wird allerdings niemand eine

solche Bilanz aufstellen Ideen werden in der Umsetzung

materiali-siert und führen zu bewertbarem Vermögen, das entweder mit

Ei-gen- oder mit Fremdkapital finanziert wird Insofern gibt es in der

Praxis keine Bilanz mit einer Summe Null

Sie werden mindestens ein Kontokorrentgeschäftskonto bei einer

Bank eingerichtet haben Die Höhe des Guthabens geht aus dem

Kontoauszug hervor Die andere Frage ist aber, wie Sie das Geld

beschafft, Ihr Unternehmen also finanziert haben Wenn es Ihnen

gelungen ist, ohne Fremdkapital auszukommen, kann Ihre nungsbilanz folgendermaßen aussehen, wobei alle Angaben in der Währung € (Euro) erfolgten:

Eröff-Ingenieurbüro Felix Schlau

Glückstadt, den 01.01.200X Felix Schlau

X steht für das Jahr der Unternehmensgründung Hätte Felix Schlau anstelle der vollen Eigenkapitalfinanzierung ein Darlehen aufgenommen, hätte die rechte Seite, die Passiv-Seite der Bilanz, einen anderen Inhalt:

Ingenieurbüro Felix Schlau

Glückstadt, den 01.01.200X Felix Schlau

X steht für das Jahr der Unternehmensgründung Aus diesen ganz einfachen Darstellungen erkennen Sie ein wesentli-ches Grundprinzip:

Leitsatz:

Jede Bilanz hat zwei Seiten

Die linke Seite enthält die Aktiva, die Positionen der rechten Seite werden als Passiva bezeichnet

Jede Bilanz ist ausgeglichen – Aktiva und Passiva sind wertmäßig immer gleich

Die Bilanz im Mittelpunkt der Buchführung A

Für diesen Grundsatz gibt es gute Gründe Die oben dargestellten

zwei Bilanzen zeigen, dass Sie nur einen Teil der Wahrheit

auswei-sen würden, wenn Sie es bei der Information belasauswei-sen, dass Ihr

Bankkonto ein Guthaben von 50.000 € ausweist Ihre Geschäftslage

wird erst dann deutlich, wenn der Leser Ihrer Bilanz sieht, ob die

50.000 € von Ihnen als Unternehmer selbst aufgebracht wurden,

oder ob ein Teil davon geborgt ist, also fremdes Kapital darstellt

Einerseits hat ein Unternehmen bestimmte Vermögenswerte im

Be-sitz, es kann also aktiv darüber verfügen Das können Grundstücke

sein, Maschinen, Rohstoffe, Außenstände (Forderungen), Bargeld,

Guthaben auf Girokonten Andererseits müssen alle diese

Vermö-genswerte finanziert sein – durch eigenes oder durch fremdes Kapital

Leitsatz:

Die Darstellung der Vermögenswerte – der Aktiva – einerseits und

die Darstellung der Finanzierung – der Passiva – andererseits – das

ist Ausgangspunkt der doppelten Buchführung

Damit haben Sie den Schlüssel zum Verständnis für das Prinzip der

doppelten Buchführung Scherzbolde behaupten ja, sie sei doppelt,

weil es eine Buchführung für das Finanzamt gibt und eine andere

mit der Wahrheit – das ist natürlich nicht so

Sie werden erkannt haben, dass die Bilanz Gleichungen enthält:

Aktiva = Eigenkapital + Fremdkapital

Eigenkapital = Aktiva – Fremdkapital

Fremdkapital = Aktiva – Eigenkapital

Selbst dann, wenn die Schulden noch so hoch sein sollten, gilt: Die

Bilanz ist immer ausgeglichen Als Möchtegernkaufmann entlarvt

sich jemand, der von einer nicht ausgeglichenen Bilanz spricht So

etwas gibt es nicht, das wissen Sie nun

Wie können Sie sich die Begriffe „Aktiva“ und „Passiva“ erklären? Aktiva sind solche Vermögensformen, die Sie als Unternehmer „ak-tiv“ einsetzen können, unabhängig davon, ob Sie diese selbst finan-ziert haben oder nicht Die Passivseite zeigt die Finanzierung, also die Herkunft des Kapitals Der Kapitalgeber kann die Richtung der Geschäftstätigkeit mitbestimmen, im Vergleich zum Geschäftsführer verkörpert er aber dennoch die passive Seite

Aussage der beiden Seiten der Bilanz

Formen des Vermögens

Wie wurde investiert?

Wie wurden die Mittel eingesetzt?

Herkunft, Quellen der Finanzierung Wie wurde finanziert?

Woher stammen die Mittel?

Sie stoßen bei der Aufstellung Ihrer Bilanz vermutlich auf ein res Problem, und das besonders dann, wenn Sie außer über Ihr Bankguthaben noch über weitere Vermögensteile verfügen In wel-cher Detailliertheit müssen Sie diese aufführen – vielleicht gar ein-zeln nach Art, Menge und Wert? Glücklicherweise ist das nicht der Fall Sie können Gruppierungen vornehmen und bestimmte Bilanz-positionen bilden Früher war die Detailliertheit der Bilanz dem Kaufmann überlassen – später hatte sich eine Art allgemeiner, ge-sellschaftlicher Übereinkunft herausgebildet

weite-Jetzt wird auch das durch ein Gesetz geregelt Es handelt sich um den § 266, Ziffer 2 des Handelsgesetzbuches (HGB) Die dort ent-haltene Bilanzgliederung sollten Sie sich jetzt anschauen Sie ist zwar nur für große und mittelgroße Kapitalgesellschaften vorgeschrieben

In der Praxis hat sich diese Gliederung aber auch für sellschaften durchgesetzt, wobei häufig die Positionen noch weiter zusammengefasst werden Sie sollten aber darauf achten, dass Ihre Bilanz durch eine zu starke Aggregation einzelner Positionen nicht ihren Aussagewert verliert

Personenge-Die Bilanz im Mittelpunkt der Buchführung A

Gliederung der Bilanz

Aktivseite

A Anlagevermögen

I Immaterielle Vermögensgegenstände:

Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie

Lizenzen an solchen Rechten und Werten;

Geschäfts oder Firmenwert;

geleistete Anzahlungen;

II Sachanlagen:

Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten einschließlich der Bauten auf

fremden Grundstücken;

technische Anlagen und Maschinen;

andere Anlagen, Betriebs und Geschäftsausstattung;

geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau;

III Finanzanlagen:

Anteile an verbundenen Unternehmen;

Ausleihungen an verbundene Unternehmen;

Beteiligungen;

Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht;

Wertpapiere des Anlagevermögens;

sonstige Ausleihungen

B Umlaufvermögen

I Vorräte:

Roh, Hilfs und Betriebsstoffe;

unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen;

fertige Erzeugnisse und Waren;

geleistete Anzahlungen;

II Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände:

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen;

Forderungen gegen verbundene Unternehmen;

Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht;

Gliederung der Bilanz

Anleihe davon konvertibel;

Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten;

erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen;

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen;

Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel und der Ausstellung eigener Wechsel;

Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen;

Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht;

sonstige Verbindlichkeiten, – davon aus Steuern, – davon im Rahmen der sozialen Sicherheit

D Rechnungsabgrenzungsposten

Sie haben gesehen, dass selbst eine ganz einfache Bilanz wichtige Informationen über ein Unternehmen liefert Gemäß § 242, Ziffer 1 HGB ist deshalb ein Unternehmer dazu verpflichtet, sie aufzustellen:

Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen das Verhältnis seines Vermö-

Die Inventur als Ausgangspunkt der Buchführung A

gens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz,

Bilanz) aufzustellen

Bei genauer Betrachtung wird sich jetzt die Frage stellen, ob es

aus-reicht, dass nur einmal im Jahr eine Bilanz aufgestellt wird Nehmen

wir an, Sie prüfen Ende Juni, ob Sie sich an der Firma eines

Ge-schäftspartners beteiligen sollten, und Ihnen wird die Schlussbilanz

des Vorjahres vorgelegt Sie erkennen das Problem: Jede Bilanz ist

eine Momentaufnahme, eine Fotografie Die Braut (die Firma), die

geheiratet werden will, ist aber vielleicht längst nicht mehr so

hübsch wie auf der Fotografie am Ende des vergangenen Jahres

Damit wird klar, dass die Buchführung nicht nur daraus bestehen

kann, zu bestimmten Zeitpunkten Bilanzen aufzustellen Das Leben

ist nicht statisch, sondern dynamisch, es besteht aus ständiger

Bewe-gung Wie kann diese Bewegung des Geschäftslebens dargestellt

werden?

Bevor wir uns im übernächsten Kapitel eingehend damit befassen,

wie von der statischen Bilanz zu einer dynamischen Darstellung der

Geschäftstätigkeit übergegangen werden kann, muss noch eine

an-dere Frage beantwortet werden: Wo kommen die Angaben für die

Bilanz her? Wie wird gesichert, dass diese Angaben stimmen, dass

sie wahr sind? Sehen Sie dazu das nächste Kapitel

4

führung

Eine Bilanz wird dem Unternehmer, eventuellen Geldgebern und

den Finanzbehörden die notwendigen Informationen nur dann

liefern, wenn die darin enthaltenen Werte der Wahrheit

entspre-chen Das wird mit dem Inventar gesichert

Auch beim Inventar fallen die Informationserfordernisse des

Unter-nehmers mit denen äußerer Interessenten zusammen Der

Gläubi-gerschutz gebietet dem mit Fremdmitteln arbeitenden Kaufmann,

dass er sein Vermögen und seine Schulden genau beziffert Er darf

in die Bilanzpositionen nicht einfach irgendwelche geschätzte Werte

eintragen Jeder Wert muss durch das Inventar belegbar sein Daher wird ihm in § 240 HGB die Pflicht zur Aufstellung eines Inventars auferlegt:

Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines ba- ren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu ver- zeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben

Die Prozedur der Aufstellung des Inventars muss der Kaufmann in jedem Jahr mindestens einmal durchführen

Er hat demnächst für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein ches Inventar aufzustellen Die Dauer des Geschäftsjahres darf zwölf Monate nicht überschreiten Die Aufstellung des Inventars ist inner- halb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit

sol-zu bewirken

Dem Inventar geht die Inventur voraus Die Inventur ist die gen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensteile und

men-Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt

Das Inventar ist das Bestandsverzeichnis, mit dem alle

Vermögensteile und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt nach Art, Menge und Wert ausgewiesen werden

Die Begriffe Vermögen und Schulden werden nicht nur im männischen Rechnungswesen, sondern auch, mit zum Teil abwei-chender Bedeutung, in der Umgangssprache verwendet Deshalb sollen diese Begriffe hier erklärt werden

kauf-Was ist Vermögen?

Vermögen schließt materielle Güter oder Rechtsansprüche (u a Forderungen) ein, mit denen der Unternehmer aktiv arbeitet Er-

fasst und zusammengerechnet wird zunächst das Bruttovermögen – das heißt, es wird in dem ersten Schritt dieser Erfassung noch nicht betrachtet, ob Sie die Vermögenswerte mit Eigenmitteln finanziert, oder ob Sie Fremdkapital herangezogen haben Sie inventarisieren alle in Ihrem Besitz befindlichen Vermögenswerte – materiell

Die Inventur als Ausgangspunkt der Buchführung A

(Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Material, Bargeld) oder

buch-mäßig (Außenstände, Bankguthaben)

Was sind Schulden?

Schulden im kaufmännischen Sinn sind nicht nur solche

Verpflich-tungen zur Zahlungsleistung, deren Zahlungstermin überschritten

ist Schulden sind ein Sammelbegriff für alle Arten von

Verbindlich-keiten (für so genanntes Fremdkapital) In diesem Sinn arbeitet so

gut wie jedes Unternehmen mit Schulden Ein guter Kaufmann

entwickelt mehr gewinnträchtige Geschäftsideen als er mit seinem

Eigenkapital finanzieren kann

Leitsatz:

Die Summe des im Inventar ausgewiesenen Vermögens muss mit der

Summe der Aktiva in der Bilanz identisch sein Wird davon der Wert

der Schulden (einzeln im Inventar; zusammengefasst in der Bilanz)

abgezogen, ergibt sich ein Wert, der im Inventar als Reinvermögen

und in der Bilanz als Eigenkapital auszuweisen ist

Inventar und Bilanz weisen Übereinstimmungen aber auch

Unter-schiede auf In der folgenden Übersicht sind sie zusammengefasst:

Übereinstimmungen und Unterschiede zwischen Inventar und

Bilanz

Ausführliche Darstellung der Werte des

Vermögens und der Schulden;

Aufführung von Mengen, Einzelwerten,

Gruppenwerten und Gesamtwerten;

Darstellung des Vermögens und der

Schulden unter- und nacheinander;

Das Inventar als Bestandsverzeichnis nach Art, Menge und Wert

kann nur als Ergebnis einer gründlichen Inventur zusammengestellt

werden Die Inventur ist zunächst ein Vorgang des Zählens, sens, Wiegens und des Aufschreibens Im nächsten Schritt erfolgt

Mes-dann die Bewertung, bei der die tatsächlichen Werte anzusetzen

sind Zu hohe Werte würden zu hohem Gewinnausweis und zu hohen Steuern führen – zu niedrige Werte beeinträchtigen Ihre Verhandlungspositionen bei Banken und anderen Kreditgebern Auf Grund der Bedeutung der Bewertung enthält das Handelsge-setzbuch dazu eine Reihe von Paragraphen (§§ 252 bis 256) Der Wortlaut des Paragraphen 252 wird im Folgenden wiedergege-ben; die §§ 253 bis 256 können Sie im Handelsgesetzbuch nachle-sen:

(1) Bei der Bewertung der im Jahresabschluss ausgewiesenen gensgegenstände und Schulden gilt insbesondere Folgendes:

Vermö-1 Die Wertansätze in der Eröffnungsbilanz des Geschäftsjahres müssen mit denen der Schlussbilanz des vorhergehenden Ge-schäftsjahres übereinstimmen

2 Bei der Bewertung ist von der Fortführung der tigkeit auszugehen, sofern dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gegebenheiten entgegenstehen

Unternehmenstä-3 Die Vermögensgegenstände und Schulden sind zum stichtag einzeln zu bewerten

Abschluss-4 Es ist vorsichtig zu bewerten, namentlich sind alle ren Risiken und Verluste, die bis zum Abschlussstichtag entstan-den sind, zu berücksichtigen, selbst wenn diese erst zwischen dem Abschlussstichtag und dem Tag der Aufstellung des Jahres-abschlusses bekannt geworden sind; Gewinne sind nur zu be-rücksichtigen, wenn sie am Abschlussstichtag realisiert sind

vorhersehba-5 Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres sind gig von den Zeitpunkten der entsprechenden Zahlungen im Jah-resabschluss zu berücksichtigen

unabhän-6 Die auf den vorhergehenden Jahresabschluss angewandten wertungsmethoden sollen beibehalten werden

Be-(2) Von den Grundsätzen des Absatzes 1 darf nur in begründeten nahmefällen abgewichen werden

Die Inventur als Ausgangspunkt der Buchführung A

In der Wirtschaftspraxis und in kaufmännischen Prüfungen

kom-men immer wieder die Begriffe Anschaffungs- und

Herstellungskos-ten vor Ihr Inhalt sollte jedem Kaufmann bekannt sein

Anschaffungskosten (AK) eines Wirtschaftsguts sind alle

Aufwen-dungen, die geleistet werden, um das Wirtschaftsgut zu erwerben

und in einen dem angestrebten Zweck entsprechenden

(betriebsbe-reiten) Zustand zu versetzen

Zu den Anschaffungskosten rechnen außer dem Anschaffungspreis

z B weiterhin Transport-, Verpackungs- und Montagekosten

Per-sonalkosten (z.B für eine Montage) können berücksichtigt werden,

wenn sie dem Anschaffungsvorgang unmittelbar zugeordnet werden

können Dies betrifft z B die Löhne für das unmittelbar mit der

Montage beschäftigten Personal

Herstellungskosten (HK) sind die Aufwendungen, die durch den

Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten für

die Herstellung eines Vermögensgegenstands, seine Erweiterung

oder für eine über seinen ursprünglichen Zustand hinausgehende

wesentliche Verbesserung entstehen Dazu gehören die

Materialkos-ten, die Fertigungskosten und die Sonderkosten der Fertigung Bei

der Berechnung der Herstellungskosten dürfen auch angemessene

Teile der notwendigen Materialgemeinkosten, der notwendigen

Fertigungsgemeinkosten und des Wertverzehrs des

Anlagevermö-gens eingerechnet werden Vertriebskosten gehören nicht zu den

Herstellungskosten

Bei der Bewertung von Vermögensteilen in der Bilanz ist für Sie als

Kaufmann der folgende Grundsatz von ganz besonderer Bedeutung:

Leitsatz:

Es ist vorsichtig zu bewerten

Absehbare oder eingetretene dauernde Wertminderungen durch

Preisverfall zum Beispiel sollten Sie durch eine vorsichtige

Bewer-tung im Inventar unbedingt berücksichtigen (eventuell

außerplan-mäßige Abschreibung!)

An dieser Stelle müssen wir noch einmal auf die International nancial Reporting Standards (IFRS)/International Accounting Stan-dards (IAS) zu sprechen kommen Es ist tatsächlich so, dass die Rolle des Vorsichtsprinzips in diesen Standards verringert wird Verschiedentlich geht man schon so weit zu sagen, das handels-rechtliche Vorsichtsprinzip sei nicht mehr zeitgemäß Börsennotier-

Fi-te UnFi-ternehmen fühlen sich in jüngsFi-ter Zeit vor allem dem tigen Aktionärsinteresse verpflichtet (shareholder value) Sie wollen ihren Anteilseignern gute Börsenkurse bieten, wobei Bilanzierungs-regeln, die eine vorsichtige Bewertung gebieten und stille Reserven zulassen, eher hinderlich sind

kurzfris-Andere Experten argumentieren zurückhaltender: Die Beachtung des Vorsichtsprinzips, so sagen sie, mag einigen Bilanzkünstlern un-bequem sein, ist jedoch langfristig die einzige Bilanzierungsphiloso-phie, welche die Insolvenzgefahr anzeigt und verringert Die Bildung stiller Reserven kann die wahre Geschäftslage verschleiern Die In-ternational Financial Reporting Standards (IFRS)/International Accounting Standards (IAS) sollen das verhindern Der Kern des Vorsichtsprinzips selbst sollte sich auch in der Konkurrenz mit freizügigen Bilanzierungsphilosophien behaupten können Der Ein-zelunternehmer denkt in der Regel langfristig und damit vorsichtig;

er ist an dem Fortbestand seines Unternehmens interessiert Die Aufstellung des Inventars ist kein mechanischer Vorgang, son-dern ist eine kaufmännisch sehr bedeutungsvolle, gut zu organisie-rende Tätigkeit

An diesem Punkt der Überlegungen wird häufig eine Frage gestellt: Wenn es notwendig ist, aufzuschreiben, welche Bestände an Vermö-gen und Schulden am 31 Dezember eines Jahres existieren, so kann ich doch nicht meine Angestellten am Silvestertag in die Firma bestellen

Dafür sind vom Gesetzgeber Erleichterungen vorgesehen Es sind

„Inventurvereinfachungsverfahren“ zulässig, die es jedem mann ermöglichen, die notwendigen Anforderungen zu erfüllen So muss zwar das Inventar per 31.12., 24.00 Uhr, aufgestellt werden, aber die Erfassung muss nicht genau zu diesem Zeitpunkt erfolgen

Kauf-Die Inventur als Ausgangspunkt der Buchführung A

Sehen Sie bezüglich der Möglichkeiten, den Arbeitsaufwand

ratio-nell zu gestalten und dennoch zu den erforderlichen Ergebnissen zu

gelangen, § 241 HGB:

Inventurvereinfachungsverfahren

(1) Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand der

Vermögens-gegenstände nach Art, Menge und Wert auch mithilfe anerkannter

mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben

ermittelt werden Das Verfahren muss den Grundsätzen

ordnungsmä-ßiger Buchführung entsprechen Der Aussagewert des auf diese Weise

aufgestellten Inventars muss dem Aussagewert eines auf Grund einer

körperlichen Bestandsaufnahme aufgestellten Inventars gleichkommen

(2) Bei der Aufstellung des Inventars für den Schluss eines

Geschäfts-jahres bedarf es einer körperlichen Bestandsaufnahme der

Vermögens-gegenstände für diesen Zeitpunkt nicht, soweit durch Anwendung eines

den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden

anderen Verfahrens gesichert ist, dass der Bestand der

Vermögensge-genstände nach Art, Menge und Wert auch ohne die körperliche

Be-standsaufnahme für diesen Zeitpunkt festgestellt werden kann

(3) In dem Inventar für den Schluss eines Geschäftsjahres brauchen

Vermögensgegenstände nicht verzeichnet zu werden, wenn

1 der Kaufmann ihren Bestand auf Grund einer körperlichen

Be-standsaufnahme oder auf Grund eines nach Absatz 2 zulässigen

anderen Verfahrens nach Art, Menge und Wert in einem

besonde-ren Inventar verzeichnet hat, das für einen Tag innerhalb der

letz-ten drei Monate vor oder der ersletz-ten beiden Monate nach dem

Schluss des Geschäftsjahres aufgestellt ist, und

2 auf Grund des besonderen Inventars durch Anwendung eines den

Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden

Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahrens gesichert ist, dass

der am Schluss des Geschäftsjahres vorhandene Bestand der

Ver-mögensgegenstände für diesen Zeitpunkt ordnungsgemäß bewertet

werden kann

Sie haben also die Möglichkeit, die Inventur nicht am 31 12

durch-zuführen, sondern an einem anderen Tag vorher oder nachher Er

sollte möglichst dicht am Jahresende liegen, denn Sie müssen durch Zu- und Abrechnungen belegen können, welche Bestände tatsäch-lich am 31.12 um 24 Uhr vorhanden waren Wenn Sie die Inventur

am 23.12 durchführen, fügen Sie rechnerisch die Wareneingänge

zu, die aus Eingangsrechnungen hervorgehen Außerdem müssen Sie alle Warenentnahmen abziehen, um zum Bestand per 31.12 zu gelangen

Die äußere Gestaltung des Inventars ist gesetzlich nicht

vorge-schrieben In der allgemeinen Praxis finden sich jedoch überall liche Darstellungsweisen, die sich bewährt haben Es ist sinnvoll, sich daran zu halten, nicht zuletzt auch deshalb, weil man dadurch signalisiert, dass man sich dieser Praxis anschließt Nachstehend finden Sie ein Beispiel für das Deckblatt eines Inventars „Deckblatt“ bedeutet, dass der jeweilige Einzelnachweis (Art, Menge und Wert) für die einzelnen Positionen in den Anlagen zu finden ist

Unfertige Erzeugnisse (Anlage 6) 30.000 €

Fertige Erzeugnisse (Anlage 7) 40.000 €

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Anlage 8)

Die Inventur als Ausgangspunkt der Buchführung A

Fortsetzung: Inventar zum 31.12.200X

C Ermittlung des Reinvermögens

Beachten Sie, dass das Inventar die Vermögensteile und Schulden

in einer bestimmten Reihenfolge ausweist Bei den

Vermögenstei-len richtet man sich nach dem unterschiedlichen Grad der

Flüssig-keit (Geldnähe) und bei den Schulden nach den Terminen der

Fäl-ligkeit Vereinfacht gesagt: Die Vermögensteile, die Geld sind (Bank,

Kasse), werden zuletzt aufgeführt, weiter nach oben wird in

derjeni-gen Reihenfolge verfahren, wie sich das Vermöderjeni-gen normalerweise

bei Liquidierung des Geschäfts zu Geld machen lassen würde Sehr

weit oben stehen nach dieser Logik die Grundstücke Bei den

Schul-den stehen die langfristig verfügbaren Mittel ganz oben, die

kurz-fristig fälligen Verbindlichkeiten an letzter Stelle Die Aufstellung

des Inventars nach den genannten Prinzipien wiederholt sich bei der

Bilanz und erleichtert demzufolge die Herstellung des

Zusammen-hangs zwischen Inventar und Bilanz

Tipp

Die Aufstellung des Inventars kann mit Computerhilfe vereinfacht

werden

Da im Inventar jedes Vermögensteil und jede Schuld einzeln

ver-zeichnet werden muss, lohnt sich der Computereinsatz in

besonde-rem Maße Multiplikationen und Additionen sind schneller als

manuell möglich Außerdem: Wenn ein Inventar in irgendeinem Jahr einmal als Datei geschrieben wurde, muss es im nächsten Jahr nur noch durch veränderte Werte überschrieben und meist durch nur wenige Positionen ergänzt werden Von Jahr zu Jahr ändert sich

in der Regel die Grundstruktur des Inventars nicht erheblich

Am Ende dieses Kapitels noch ein paar abschließende Hinweise:

● Inventare gehören zu den Unterlagen, die zehn Jahre lang bewahren sind, und zwar so, dass sie für jede Außenprüfung griffbereit verfügbar und lesbar sind

aufzu-● Inventare werden mit Ort und Datum versehen und ben Der Unternehmer bestätigt damit die Richtigkeit und Voll-ständigkeit des Verzeichnisses

unterschrie-● Es kann besondere Anlässe für Inventuren und die Aufstellung des Inventars geben So kann das bei Auflösung des Geschäfts, seiner Veräußerung, der Aufnahme neuer Teilhaber, des Wech-sels der Gesellschaftsform oder auch bei Krisensituationen, wie Diebstahlsverdacht oder bei Konkurs, notwendig werden

Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt

Verbindlichkeiten gegenüber Lieferern

Warenbestand

41.000 500.000 2.700 1.500.000 210.000 300.000 7.460 70.000 10.000 570.000 928.900

Von der Bilanz zum Konto A

c) Ermitteln Sie den Wert des Vermögens

d) Ermitteln Sie den Wert des Anlagevermögens

e) Ermitteln Sie den Wert des Umlaufvermögens

f) Ermitteln Sie den Wert der Schulden

g) Ermitteln Sie die Höhe des Eigenkapitals

h) Stellen Sie eine Bilanz auf und ermitteln Sie die Höhe der Aktiva

i) Ermitteln Sie aus der Bilanz die Höhe der Passiva

(Die Lösung finden Sie auf Seite 191.)

Sie werden in diesem Kapitel damit vertraut gemacht, wie es mit der

doppelten Buchführung gelingt, aus der Bilanz als

Momentaufnah-me eine dynamische Darstellung der Geschäftsfälle zu entwickeln

Das Unternehmen zeigt sich damit als lebendiger Organismus in

ständiger Veränderung

Ausgangspunkt ist eine Tatsache, die für die gesamte Buchführung

Gültigkeit besitzt, und die Sie sich deshalb fest einprägen sollten:

Leitsatz:

Jeder Geschäftsvorgang verändert mindestens zwei Bilanzpositionen

in Form einer Mehrung oder Minderung

Um das zu verdeutlichen, schauen Sie sich bitte die Bilanz des

Inge-nieurbüros Schlau, die Sie bereits kennen, noch einmal an

Ingenieurbüro Felix Schlau

Bank 50.000,00 Eigenkapital 35.000,00

Darlehen 15.000,00

Glückstadt, den 01.01.200X Felix Schlau

Hier, wie in den nächsten Kapiteln, wird in den Beispielen aus einfachungsgründen die Umsatzsteuer noch nicht berücksichtigt Die Aufnahmefähigkeit des Lesers soll nicht überfordert werden Wie führt Felix Schlau sein Unternehmen weiter?

Ver-Er kauft am 2 Januar eine komplette Computerausrüstung im Wert von 17.500 €

Wie verändert sich mit dem Kauf der Computereinrichtung die lanz? Es muss eine neue Position innerhalb der Aktiva als Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA) eingerichtet werden mit 17.500 € Zugleich entsteht eine neue Position „Verbindlichkeiten aus Liefe-rungen und Leistungen (LL)“

Bi-Also: Zwei Positionen der Bilanz haben sich verändert, während das Eigenkapital und die Position Darlehen unverändert geblieben sind

Ingenieurbüro Felix Schlau

Betr. u Gesch Ausst 17.500,00 Eigenkapital 35.000,00

Von der Bilanz zum Konto A

Beachten Sie bitte, dass sich die Bilanzsumme von 50.000,00 € auf

67.500,00 € erhöht hat Das Eigenkapital (Reinvermögen) blieb

je-doch gleich

Felix Schlau kauft am nächsten Tag Ware mit einem Wert von

5.000,00 € zum Weiterverkauf (Handelsware) auf Ziel

(Lieferanten-kredit) Wie lautet die Lösung? Es entsteht eine Position

„Handels-ware“ als Aktivum und unter den Passiva eine Position

„Verbind-lichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (LL)“

An diesem Tag bezahlt er auch die Computereinrichtung Das

Bankkonto verringert sich um 17.500,00 € Auf der anderen Seite

verschwindet auch die Verbindlichkeit in gleicher Höhe

Felix Schlau verkauft am 3 Januar die Handelswaren an die Technik

GmbH Da er Beratung und anderen wertvollen Service bietet,

er-hält er einen Erlös von 15.000 € Diesen Erlös fügen Sie bitte der

Position Eigenkapital hinzu

Für den Erlös hat Felix Schlau auch Aufwendungen in Kauf nehmen

müssen – nämlich den Wert der eingesetzten Handelswaren Diese

Aufwendungen ziehen Sie vom Eigenkapital ab

Zwei weitere Geschäftsfälle finden am 10 Januar statt:

● Schlau bezahlt die Eingangsrechnung für die

● Die Technik GmbH bezahlt Schlaus Ausgangs-

Bitte versuchen Sie jetzt, auf einem Blatt Papier zu entwickeln, wie

die Bilanz Schlau am Abend des 10 Januar aussieht

Sicher finden Sie die richtige Lösung Sie wird Ihnen nachfolgend

angeboten Vielleicht decken Sie diese aber zunächst mit einem

Stück Papier ab und versuchen selbst zu ermitteln, wie die neue

Bilanz nach den dargestellten Geschäftsfällen aussieht