Bài giảng Chương 1: Tổng quan về Microsoft Access 2010

Trong lĩnh vực Công Nghệ Thông Tin nói riêng, yêu cầu quan trọng nhất của người học đó chính là thực hành. Có thực hành thì người học mới có thể tự mình lĩnh hội và hiểu biết sâu sắc với lý thuyết. Với ngành mạng máy tính, nhu cầu thực hành được đặt lên hàng đầu. Tuy nhiên, trong điều kiện còn thiếu thốn về trang bị như hiện nay, người học đặc biệt là sinh viên ít có điều kiện thực hành. Đặc biệt là với các thiết bị đắt tiền như Router, Switch chuyên dụng

2

1 Giới thiệu chung

2 Khởi động Access 2010

3 Các thành phần trong cửa sổ khởi động

4 Cách tạo tập tin cơ sở dữ liệu

5 Quản lý cơ sở dữ liệu

6 Các đối tượng trong CSDL trong Access

7 Thao tác với các đối tượng trong CSDL

8 Chọn giao diện người dùng trong Access 2010

1) Định nghĩa cơ sở dữ liệu:

Là 1 tập hợp các dữ liệu về 1 đối tượng nào

đó, được lưu trữ trong máy tính, được nhiều người sử dụng và được tổ chức theo mô hình

dữ liệu

 Các tiêu chuẩn của 1 cơ sở dữ liệu:

− Phản ánh đúng đắn hoạt động của tổ chức

− Không có sự dư thừa thông tin

− Đảm bảo an toàn dữ liệu

− Độc lập giữa CSDL và các chương trình

− Hiệu quả sử dụng tốt: khai thác trên các

máy khác nhau cho kết quả như nhau

3

2) Định nghĩa hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

Là 1 phần mềm cho phép mô tả, lưu trữ, thao tác và xử lý các dữ liệu trong CSDL đồng thời phải đảm bảo sự an toàn, bí mật của dữ liệu

 Chức năng:

− Tạo ra các cấu trúc để lưu trữ dữ liệu

− Nhập, lưu trữ, xem, xóa, sửa đổi, chèn các

3) Microsoft Access:

 Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ

(RDMS- Relational Database Management

System)

 Phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ

 Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng do giao

diện giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như MS Word, MS Excel

5

 Có hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi

kèm (Development Tools)

 Hỗ trợ xây dựng chương trình ứng dụng dễ

dàng thông qua query, form, report kết hợp với một số lệnh Visual Basic

 Có thể xây dựng cơ sở dữ liệu web và đưa

chúng lên các SharePoint site

6

 Các thành phần trong cửa sổ khởi động

của MS Access 2010

 Quick Access Toolbar - Công cụ truy cập nhanh

 Office (File) Button

 Ribbon bar - Thanh nhóm chức năng chính

 Working Space - Vùng làm việc

 Property Sheet - Cửa sổ property

 Navigation Pane

9

Quick Access Toolbar

Control buttons

Quick Access Toolbar

10

Ribbon bar Office (File) button

11

Working Space

Các lệnh trong tab

File

Các loại tập tin cơ sở

dữ liệu có thể tạo mới

Nhập tên, chọn vị trí lưu tập tin mới tạo, thực hiện lệnh tạo mới

cơ sở dữ liệu

12

toolbars, …

Chứa tất cả các thuộc tính của 4 nhóm trước

13

Navigation Pane

14

1 Recent

2 Mở một cơ sở dữ liệu

3 Thoát khỏi Access

4 Thu g ọn và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu

(Compact & Repair Database)

5 Tạo password

6 Gỡ bỏ password

17

 File - Open ( hoặc Ctrl - O )

1

2

19

 File - Exit ( hoặc Alt + F4 )

1

2

20

 Mở cơ sở dữ liệu cần thu gọn và chỉnh sửa

 Chọn vào Compact & Repair

21

 Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive: File 

 Chọn tab File  Info  Set Database Password

1

2

3

22

 Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive: File 

 Chọn tab File  Info  Unset Database

1 Bảng (Tables)

2 Truy vấn (Queries)

3 Biểu mẫu (Forms)

4 Báo cáo (Reports)

5 Tập lệnh (Macros)

24

1 Tạo mới một đối tượng

2 Thiết kế lại một đối tượng

3 Xem nội dung trình bày của một đối tượng

4 Xóa một đối tượng

5 Đổi tên đối tượng

6 Sao chép một đối tượng

7 Chép dữ liệu từ Access sang ứng dụng khác

8 Chép dữ liệu từ ứng dụng khác vào Access

9 Chức năng Link

31

 Trong các phiên bản từ 2003 về trước,

giao diện là các cửa sổ chồng lên nhau

 Từ Access 2007 trở đi, xuất hiện thêm giao

diện mới có dạng các tab

41

45

2

1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu Access

2 Bảng dữ liệu (Tables)

3 Cách tạo bảng

4 Các kiểu dữ liệu (Data type)

5 Các thuộc tính của Field

6 Hiệu chỉnh cấu trúc của bảng

7 Cách nhập dữ liệu cho bảng

8 Tạo quan hệ giữa các bảng trong CSDL

9 Các thao tác với bảng ở chế độ Datasheet view

 M ột cơ sở dữ liệu Access bao gồm tập hợp

các b ảng dữ liệu có quan hệ chặt chẽ, phù

h ợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý

3

 Là thành phần cơ bản trong cơ sở dữ liệu

c ủa MS Access

 Là đối tượng quan trọng nhất

 Dùng để lưu trữ dữ liệu, mỗi bảng lưu trữ

thông tin về 1 đối tượng đang quản lý

 Gồm có cột (Field) và hàng (Record)

4

 Field

 Mỗi field trong 1 bảng chỉ chứa 1 loại dữ

liệu duy nhất, lưu trữ 1 thuộc tính của đối tượng, 1 bảng có ít nhất 1 cột

 Là 1 thể hiện của các field trong bảng,

trong 1 bảng có thể có 0 record hoặc nhiều record, trong 1 bảng thì dữ liệu trong các record không được trùng lắp

5

Các field biểu diễn thông tin của sinh viên

7

 Là 1 hoặc nhiều field kết hợp trong 1 bảng

dùng để xác định 1 record là duy nhất trong bảng

 Dữ liệu trong field khóa chính không được

trùng và không rỗng

 Thông thường, mỗi bảng nên có khóa chính

để tạo quan hệ giữa các bảng trong csdl và

để Access tự động kiểm tra ràng buộc dữ

liệu khi người dùng nhập liệu

8

Khóa chính

9

 Là 1 hoặc 1 nhóm field trong 1 record của 1

bảng, trỏ đến khóa chính của 1 record của bảng khác

 Dữ liệu trong field khóa ngoại phải tồn tại

trong field khóa chính mà nó trỏ tới

 Dùng để tạo quan hệ giữa các bảng trong

CSDL

Khóa chính Khóa ngoại

11

 Chọn tab Create , trong group Tables chọn

lệnh Table Design

12

Đặt tên cho field

trong bảng Chọn kiểu dữ liệu cho field

Ghi chú thích ý nghĩa

của field Thiết lập các thuộc tính

của field, có 2 nhóm chính

Thuộc tính

chung

Quy định dạng hiển thị / nhập dữ liệu cho field

 Nhập tên field trong cột Field Name , nên đặt

ngắn gọn dễ nhớ, có nghĩa và không chứa khoảng trắng

 Chọn kiểu dữ liệu trong Data Type

 Chú thích trong Description

 Chỉ định thuộc tính cho field trong Field

Properties

14

 Xác định khóa chính:

 Lưu bảng: Click nút

15

 Chọn tab Create , trong group Tables chọn

lệnh Table

16

 Tạo field tính toán:

19

Text Chứa tập hợp các ký tự tùy ý, <= 255 ký tự 255 ký tự Memo Chứa tập hợp các ký tự tùy ý, <= 65535 ký tự 65.535 ký tự

Auto

Number

Đánh số tự động (Access tự tăng 1 đơn vị cho

OLE Object Dữ liệu là các đối tượng được tạo từ các phần

20

 Start  Control Panel  Regional and

5) Tạo field Lookup Wizard

6) Validation rule (Quy tắc hợp lệ)

7) Validation text (Thông báo lỗi)

8) Required (Yêu cầu)

9) AllowZeroLength

10)Index

11)Caption

12)Defaut value

22

 Quy định kích thước field, tùy thuộc kiểu dữ liệu,

chỉ có hiệu lực với kiểu Text hoặc Number

 Text: 0 - 255 ký tự, mặc định là 50

 Memo: 0 - 65.535 ký tự

 Number: tùy thuộc vào kiểu con

23

 Quy định số chữ số thập phân, chỉ sử dụng trong

trường hợp Field Size là Double, Single (Data

Type: Number) hoặc Fixed, Percent (Data Type:

Currency)

24

 Quy định dạng hiển thị trên thiết bị xuất, tùy thuộc

vào kiểu dữ liệu

a) Định dạng kiểu Text

Các ký tự định dạng kiểu dữ liệu Text

[Black] [White] [Red]

[Green] [Blue] [Yellow]

[Magenta] [Cyan]

Màu (ký hiệu màu theo sau một trong các ký tự định dạng chuỗi phía trên)

26

b) Định dạng kiểu Number

ký hiệu tiền tệ

số lẻ thập phân phụ thuộc vào Decimal

phân cách hàng ngàn

28

c) Các ký tự định dạng đối với dữ liệu kiểu số

32

 Quy định khuôn định dạng dữ liệu Người sử dụng

khi nhập dữ liệu vào bảng bắt buộc phải tuân theo đúng định dạng đó

 Chú ý: khi quy định Input Mask cho Table, nó

được áp dụng cho cả Form, Query, Report

 Những field được qui định cùng lúc thuộc tính

Format và Input Mask, Access sẽ hiển thị theo dạng qui định trong Format khi hiển thị dữ liệu Tuy nhiên nếu điều chỉnh dữ liệu thông qua

Form, Access dùng dạng thức qui định trong Input Mask

33

0 Vị trí bắt buộc nhập, ký tự số từ 0-9, không cho phép nhập dấu

9 Không bắt buộc nhập, ký tự số, khoảng trắng, và không nhập dấu

# Nhập số 0-9, khoảng trắng, dấu + -, không bắt buộc nhập

, Dấu thập phân, hàng ngàn Tùy thuộc vào định dạng của Windows

/ : Dấu phân cách ngày, giờ Tùy thuộc vào định dạng của Windows

< Các ký tự bên phải được đổi thành chữ thường

> Các ký tự bên phải được đổi thành chữ hoa

! Dữ liệu ghi từ phải sang trái

\<ký tự> Ký tự theo sau dấu \ sẽ được đưa thẳng vào dữ liệu

Password Nhập dữ liệu kiểu mật khẩu (chỉ hiển thị dấu *)

35

 Một lookup field cho phép bạn nhập dữ liệu cho

field từ một danh sách giá trị Có hai cách để

lookup field có thể nhận giá trị từ một danh sách các giá trị

 Lookup từ một danh sách nhập bằng tay

 Lookup từ một Table hoặc một Query trong cơ

sở dữ liệu

36

 Cách tạo:

 Chọn Data Type cho field là Lookup Wizard

37

 Kiểm tra tính hợp lệ khi nhập liệu Nếu không thỏa

điều kiện cho trước, sẽ xuất hiện thông báo chứa dòng văn bản quy định ở Validation text

 Trong Validation rule có các phép toán sau:

 Phép toán so sánh: > , < , >=, <=, =, <>

 Phép toán quan hệ: or; and; not

 Phép toán về chuỗi: toán tử Like (giống như).Có

thể sử dụng toán tử Like kèm với các ký tự thay thế như:

 Dấu *: thay thế tất cả các ký tự

 Dấu #: thay thế các ký tự số

 Dấu ?: thay thế ký tự tại vị trí có dấu ?

38

 Chuỗi thông báo xuất hiện khi dữ liệu nhập vào

không thoả điều kiện của Validation Rule, chuỗi

trong Validation text có độ dài tối đa 255 ký tự

39

 Quy định field đó bắt buộc phải nhập dữ liệu hay

có thể để trống

40

 Quy định field có kiểu Text hay Memo có thể có

(yes) hoặc không có (no) chuỗi có độ dài Zero

Nếu field là khóa chính hay khóa ngoại thì thuộc tính này là No

 Chú ý:

Cần phân biệt field có giá trị null (trống chưa có

dữ liệu) và một field chứa chuỗi có độ dài là zero (đó là chuỗi “”) Khi hiển thị ra màn hình cả hai có hình thức giống nhau

41

 Quy định thuộc tính Index để tạo chỉ mục đơn (chỉ

mục trên một field)

 Nếu chọn No thì không sắp xếp dữ liệu

 Nếu chọn Yes (No Duplicates) thì tạo chỉ mục

(sắp xếp) trên field và không cho phép các giá trị trùng nhau

 Nếu chọn Yes (Duplicates OK) thì tạo chỉ mục

(sắp xếp) trên field và cho phép các giá trị trùng nhau

42

 Là chuỗi sẽ hiển thị thay cho tên của field khi hiển

thị trên Form Chuỗi này cũng xuất hiện tại tiêu đề của các điều khiển trong các Form hoặc Report

Nếu giá trị này bỏ trống thì Access sẽ lấy tên field làm tiêu đề

43

 Quy định giá trị mặc nhiên cho cột Access sẽ tự

động gán giá trị này vào khi thêm record mới

Người sử dụng có thể gán một biểu thức cho thuộc tính này

44

 Mở bảng ở chế độ thiết kế (Design View):

Chọn bảng muốn chỉnh sửa, chuột phải  Design View

45

 Mở bảng ở chế độ nhập liệu (Datasheet View) bằng

2 cách:

 Chọn bảng muốn mở, chuột phải  Open

 Double click vào bảng

46

 Đối với field có kiểu dữ liệu OLE object:

 Tại vị trí nhập, chuột phải, chọn Insert Object

Chọn nếu muốn

tạo đối tượng mới

Chọn nếu muốn lấy đối tượng

từ file (thường là hình ảnh)

47

 Việc thiết lập mối quan hệ giữa các bảng giúp MS

Access quản lý dữ liệu được hợp lý và bảo vệ các ràng buộc toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình

nhập dữ liệu

 Để thiết lập được quan hệ thì các field dùng liên

kết giữa các Table phải có cùng kiểu dữ liệu

48

 Trong Access tồn tại 2 kiểu quan hệ: quan hệ 1-1

(một-một) và quan hệ 1-n (một-nhiều)

a) Quan hệ 1-1:

 1 record của bảng này sẽ liên kết với duy nhất 1

record của bảng kia và ngược lại

 Ví dụ:

49

b) Quan hệ 1-n:

 Mỗi record của bảng 1 sẽ liên kết với một hoặc

nhiều record của bảng n, ngược lại một record của bảng n chỉ liên kết với duy nhất một record trong bảng 1

 Ví dụ:

50

 Chọn tab Database Tools trên thanh Ribbon, click

nút Relationships

51

 Có 2 cách:

 Chọn quan hệ muốn xóa, chuột phải  Delete

 Chọn quan hệ muốn xóa, nhấn phím Delete

 Lưu ý:

 Nếu nhập liệu trước khi tạo quan hệ  nhập tùy ý

 Ngược lại  nhập bảng cha (1) trước, con (n) sau

52

 Từ cửa sổ Edit Relationships, click vào nút Join type

để mở cửa sổ Join Properties

B ảng kết quả sẽ thể hiện toàn bộ dữ liệu trên “bảng bên trái” và chỉ những record của “bảng bên phải” có nội dung trong field liên kết giống field

tương ứng với “bảng bên trái”

Liên kết nội, dữ liệu thể hiện trên bảng kết quả sẽ gồm những record mà

dữ liệu chứa trong field liên kết ở 2 bảng phải hoàn toàn giống nhau

B ảng kết quả sẽ thể hiện toàn bộ dữ liệu trên “bảng bên phải” và chỉ những

record của “bảng bên trái” có nội dung trong field liên kết giống field tương

ứng với “bảng bên phải”

55

a) Sắp xếp theo 1 field:

 Chọn field chứa dữ liệu cần sắp xếp, click nút

Ascending (sắp xếp tăng dần)/Descending

(sắp xếp giảm dần) trong nhóm lệnh Sort &

Filter

56

b) Sắp xếp theo nhiều field:

 Click nút lệnh Advanced trong nhóm lệnh Sort &

Filter, chọn Advanced Filter/Sort

57

a) Tìm kiếm

58

b) Thay thế

59

a) Filter by selection :

 Giúp chọn ra những record dựa trên một giá trị

hiện hành Cách thực hiện:

 Đặt trỏ tại field chứa giá trị lọc, click nút lệnh

Seletion trong nhóm lệnh Sort & Filter

60

b) Filter by form:

 Lọc bằng cách nhập giá trị lọc vào 1 dòng trên

Datasheet Cách thực hiện:

 Click nút lệnh Advanced trong nhóm lệnh

Sort & Filter, chọn lệnh Filter By Form

61

c) Advanced filter:

 Cho phép lọc với nhiều điều kiện ở nhiều field

khác nhau Cách thực hiện:

 Click nút lệnh Advanced trong nhóm lệnh Sort

& Filter, chọn Advanced Filter/Sort

62

2

1 Toán tử

2 Hàm

3 Biểu thức

6

trị trong danh sách liệt kê

8

& “Nguyễn ” & “ ” & “Long”  Nguyễn Long

10

Mid(string, m, n) Trích ra từ string, từ vị trí

các dạng thức thích hợp Format(Date(), “dd-mm-yyyy”)

11

DatePart(“d/m/w

w/q/yyyy”, exp)

d: trả về ngày m: trả về tháng ww: trả về tuần q: trả về quý yyyy: trả về năm

DatePart(“q”,#6/12/ 2010#)

IIF(<Biểu thức logic>, <giá trị 1>, <giá trị 2>)

 Hàm IIF trả về 1 trong 2 giá trị: giá trị 1 hoặc

giá trị 2, tùy thuộc vào giá trị của Biểu thức

logic

 Giá trị 1: giá trị trả về của hàm IIF nếu biểu

thức logic có giá trị là True

 Giá trị 2: giá trị trả về của hàm IIF nếu biểu

thức logic có giá trị là False

 Ví dụ:

IIF ([Điểm]>=5, “Đậu”, “Rớt”)

12

DCount(<Biểu thức>, <Phạm vi>, [Điều kiện])

 Đếm số record trong phạm vi xác định theo

điều kiện Mặc định, hàm không đếm các record có giá trị Null Nếu dùng ký tự đại diện

“*”, hàm sẽ đếm các record có giá trị Null

 Ví dụ: Đếm số sinh viên lớp CDTHA

Dcount(“[Masv]”, “SinhVien”, “[Malop]=‘CDTHA’”)

13

DLookup(<Biểu thức>, <Phạm vi>, [Điều kiện])

 Tìm giá trị trong phạm vi được xác định theo

điều kiện

 Ví dụ: Tìm sinh viên A01 thuộc lớp nào

Dlookup(“[MaLop]”, “SinhVien”, “[MaSV]=‘A01’”)

14

 Một biểu thức bao gồm các yếu tố định danh

(tên của các field, điều khiển và thuộc tính), các toán tử, các hằng số, giá trị và các hàm

 Một biểu thức được tính toán để lấy giá trị

cung cấp cho 1 query, xác định quy tắc, tạo các ô hoặc field tính toán, và xác định phân nhóm cho report

 Ví dụ:Tạo field tính toán:

ThanhTien: [soluong]*[dongia]

16

 Một biểu thức có thể sử dụng ở nhiều đối tượng

trong cơ sở dữ liệu như: tables, queries, forms,

reports, và macros

 Trong các biểu thức, tên field, tên điều khiển

phải được đặt trong dấu ngoặc vuông [], thông thường Access sẽ tự đóng ngoặc vuông

quanh tên field hoặc tên ô điều khiển nhưng

nếu tên field hoặc điều khiển bao gồm các

khoảng trắng hoặc các ký tự đặc biệt, thì ta

phải tự gõ dấu ngoặc [] quanh tên nó

17

 Là các câu lệnh SQL để tạo, hiệu chỉnh, và truy vấn

dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu quan hệ

 Là một công cụ mạnh dùng để khai thác và xử lý dữ

liệu, gồm các loại query:

 Simple select queries

 Parameter queries

 Crosstab queries

 Action queries

3