BÀI GIẢNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

MỤC TIÊU MÔN HỌCNhận biết đặc trưng của một hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán Nắm bắt các công cụ kỹ thuật mô tả hệ thống Hiểu cách thức tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán Nhận biết và có khả năng vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Nắm bắt cụ thể về kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng trong hệ thống thông tin k ế toán từ đó có khả năng vận dụng thực tế Nắm bắt được các chu trình kinh doanh trong doanh nghiệp và các hoạt động chính trong chu trình cũng như các vấn đề liên quan đến kế toán chu trình Hiểu được các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin kế toán mới và công việc cần thực hiện

MỤC TIÊU MÔN HỌC

• Nhận biết đặc trưng của một hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán

• Nắm bắt các công cụ kỹ thuật mô tả hệ thống

• Hiểu cách thức tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán

• Nhận biết và có khả năng vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

• Nắm bắt cụ thể về kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng trong

hệ thống thông tin k ế toán từ đó có khả năng vận dụng thực tế

• Nắm bắt được các chu trình kinh doanh trong doanh nghiệp và các hoạt động chính trong chu trình cũng như các vấn đề liên quan đến kế toán chu trình

• Hiểu được các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin kế toán mới

và công việc cần thực hiện

LÝ DO HỌC MÔN HỌC

• Học AIS là phần cơ bản trong nghề kế toán

• Mục tiêu chính của kế toán là cung cấp thông tin hữu ích cho người ra quyết định

• Những môn học kế toán khác bạn ( tài chính , quản trị, thuế và kiểm toán) thường tập trung vào vai trò là người sử dụng và cung cấp thông tin (ghi sổ nhật ký, chuẩn bị và đọc báo cáo tài chính hay những báo cáo khác, …) Các môn học này tự mặc nhiên rằng bạn chắc chắn sử dụng được dữ liệu và có thể giải đáp những câu hỏi về cách ghi sổ, báo cáo hay kiểm toán thông tin

• Câu hỏi về nơi mà thông tin đến thường không được đặt ra trong môn học này.

• Môn học AIS tập trung vào việc hiểu cách

thức hệ thống kế toán làm việc; cách thức thu

thập dữ liệu từ những hoạt động của đơn vị và quản lý đơn vị; và cách thức để đảm bảo rằng

thông tin là có giá trị, đáng tin cậy và chính

xác

• Hầu hết sinh viên cảm thấy môn học AIS mơ

hồ hơn các môn học kế toán khác

• Mỗi phương án sẽ được thực hiện nhưng mỗi

cái lại có những yếu tố tán thành và phản đối

NỘI DUNG CHÍNH CỦA MÔN HỌC

• Tổng quan về hệ thống thông tin và hệ thống

thông tin kế toán

• Công cụ mô tả hệ thống

• Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế

toán

• Thành phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ

• Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

• Các hoạt động trong chu trình kinh doanh

• Các bước phát triển hệ thống

CHƯƠNG1:

TỔNG QUAN

HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN

I Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán

1 Khái niệm

• Hệ thống thông tin:

Là một hệ thống gồm các thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu tạo thông tin hữu ích cho người sử dụng

• Hệ thống thông tin quản lý

Là một hệ thống thông tin gồm các thành phần có quan hệ với nhau nhằm cung cấp thông tin cho các cấp quản lý để hoạch định, tổ chức, thực hiện

và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức

CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

SALE/

NHÂN SỰ

TÀI CHÍNH

AIS

1 Khái niệm

• Hệ thống thông tin kế toán (Acounting

Information System- AIS):

Thông tin: DL được sắp xếp lại

cho có ý nghĩa phù hợp với người

sử dụng

Thông tin

Dữ liệu

Xử lý dữ liệu: Là quá trình thu

thập, phân loại, tổng hợp, lưu trữ

dữ liệu và truyền thông

2 Các thành phần hệ thống thông tin kế toán

3 Đối tượng của HTTTKT là nội dung của

quá trình SXKD

Quá trình

SXKD

Các hoạt động của chu trình doanh thu

Các hoạt động của chu trình chi phí

Các hoạt động của chu trình sản xuất

Các hoạt động của chu trình …

Tập hợp theo

1 chuỗi các

hoạt động

cùng liên quan đến 1 nội dung

4 Mô hình hoạt động hệ thống thông tin kế toán

Lưu trữ

Xử lý thông tinKết xuất

Dữ liệu đầu vào

 Đối tượng chi tiết

 Báo cáo tài chính

 Báo cáo quản trị

 Sổ kế toán

 Quy trình xử lý

 Phương thức

 Bộ máy kế toán

5 Phân loại hệ thống thông tin kế toán

Theo mối quan hệ giữa các hệ thống

• HTTTKT bán thủ công

• Hệ thống trên nền máy tính (hệ thống bằng máy)

• Hệ thống cha - con

• Hệ thống cùng cấp

Phân loại HTTTKT

6 Chức năng hệ thống thông tin kế toán

Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động KD của DN

Chức năng HTTTKT

Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích

• Thông tin tài chính cho đối tượng bên ngoài DN

• Thông tin cho việc lập kế hoạch

• Thông tin cho việc kiểm soát thực hiện kế hoạch

• Thông tin cho việc điều hành hoạt động hàng ngày

Kiểm soát

• Tuân thủ qui trình hoạt động KD của DN

• Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin

• Hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo chất lượng thông tin

II Các phương pháp mô tả HTTTKT

Bảng mô tả

Bảng câu hỏi

Bảng phỏng vấn

Sơ đồ dòng dữ liệu Lưu đồ

Tài liệu khác

Vai trò của tài liệu hệ thống

• Hỗ trợ việc hiểu và phân tích các thủ tục, quy

trình xử lý trong các chu trình và hệ thống

• Xác định điểm yếu trong hệ thống kiểm soát

nội bộ, cải thiện hiệu quả hoạt động của hệ

thống kế toán và hoạt động kinh doanh

• Cung cấp các thông tin cho quá trình thiết lập

hệ thống và phát triển hệ thống

2 Sơ đồ dòng dữ liệu - DFD

2.1 Khái niệm

Sơ đồ dòng dữ liệu ( Data Flow diagram – DFD)

mô tả các thành phần của hệ thống thông qua các hình vẽ mô tả:

• Nguồn / điểm đến

• Dòng luân chuyển

• Hoạt động xử lý

• Lưu trữ

Phân loại DFD dựa vào cấp độ mô tả chi tiết

luân chuyển thông tin trong hệ thống

• DFD dạng tổng quát (khái quát) (cấp 0)

• DFD vật lý

• DFD luận lý (cấp 1)

b) Ký hiệu sơ đồ dòng dữ liệu

Biểu tượng Tên Giải thích

Nguồn / đích Cá nhân/ tổ chức gửi và nhận dữ

liệu từ hệ thống

Dòng dữ liệu Dòng dữ liệu luân chuyển vào và

ra một xử lý Hoạt động xử lý Quá trình xử lý dữ liệu trong hệ

thống

Bảo quản dữ liệu Nơi bảo quản dữ liệu

Tên dữ liệu lưu trữ

Tên dữ liệu luân chuyển

Mô tả xử lý

c) Mô hình sơ đồ dòng dữ liệu

Nguồn

dữ liệu

(A)

Xử lý (C)

Dữ liệu(D)

Điểm đến (V)

Xử lý (F)

Dữ liệu lưu trữ

(H)

Điểm đến (K)

Thông tin (G)

Dữ liệu(B)

Thông tin (E)

d) Sơ đồ dòng dữ liệu DFD khái quát (cấp 0)

• Sơ đồ cấp cao nhất, mang tính tổng quát

• Mô tả khái quát nội dung của hệ thống và các

hoạt động bên trong của nó bởi 1 hình tròn

• Biểu diễn dòng dữ liệu đi vào và đi ra giữa hệ

Cách vẽ DFD khái quát

Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các

đoạn văn mô tả

Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên

quan đến các thực thể đó

– Thực thể: các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động (như người, nơi chốn, vật)

Ví dụ minh họa

Quá trình thu tiền mặt khách hàng

• KH trả tiền cho NVBH kèm theo giấy báo trả tiền của công ty

• NVBH nhận tiền, lập Phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào giấy báo trả tiền kèm theo

• NVBH chuyển Phiếu thu và tiền cho Thủ quỹ,chuyển giấy báo trả tiền cho Kế toán phải

thu

• Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên Phiếu thu và đóng dấu xác nhận Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho KTPT, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự

• KTPT nhận giấy báo trả tiền từ NVBH chuyển đến Lưu lại theo hồ sơ KH.

• Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu.

• Phần mềm kiểm tra mã KH, số hóa đơn còn chưa trả Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép

ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu KH theo từng hóa đơn

• Định kỳ, phần mềm sẽ in Bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp

• Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp tiền vào ngân hàng, sau đó trả tiền cho ngân hàng

• KH trả tiền cho NVBH kèm theo

giấy báo trả tiền của công ty

Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy báo trả tiền Chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ

Chuyển giấy báo trả tiền cho

kế toán phải thu

• NVBH nhận tiền, lập Phiếu

thu 2 liên và ghi số tiền thanh

toán, số phiếu thu vào giấy báo

trả tiền kèm theo

• NVBH chuyển Phiếu thu và

tiền cho Thủ quỹ, chuyển giấy

báo trả tiền cho Kế toán phải

thu

• Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra

số tiền trên Phiếu thu và

đóng dấu xác nhận Sau đó

chuyển 1 phiếu thu cho

KTPT, phiếu còn lại dùng để

ghi vào sổ quỹ và lưu theo

Chuyển 1 phiếu thu cho KTPT,

1 phiếu ghi sổ quỹ và lưu theo

số thứ tự

Thực thể Hoạt động

• KTPT nhận giấy báo trả tiền từ

NVBH chuyển đến Lưu lại theo

hồ sơ KH.

• Sau khi nhận phiếu thu từ thủ

quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu

với giấy báo trả tiền, sau đó nhập

vào chương trình quản lý phải thu.

nhận

In bảng tổng hợp, chuyển tới KT tổng hợp

lưu

Nhận phiếu thu, kiểm tra, đối chiếu với giấy báo chuyển tiền, nhập vào chương trình

• Phần mềm kiểm tra mã KH, số

hóa đơn còn chưa trả Nếu đúng,

phần mềm sẽ cho phép ghi nhận

nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ

phải thu KH theo từng hóa đơn

• Định kỳ, phần mềm sẽ in Bảng

tổng hợp thanh toán và chuyển

cho kế toán tổng hợp

• Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp

tiền vào ngân hàng, sau đó trả

Thực thể Hoạt động

Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu

trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2

– Hoạt động xử lý: truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu, các hoạt động nhập liệu sắp xếp, xác nhận,

tính toán, tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu

– Các hoạt động khác: chuyển và nhận dữ liệu giữa

các thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu

– Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng,

mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu

Thực thể Hoạt động

Khách hàng Trả tiền và giấy báo trả tiền

Nhân viên

BH Lập phiếu thu 2 liênGhi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy báo trả tiền

Chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ Chuyển giấy báo trả tiền cho kế toán phải thu

Thủ quỹ Nhận tiền , kiểm tra tiền trên phiếu thu, đóng dấu

Chuyển 1 phiếu thu cho KTPT , 1 phiếu ghi sổ quỹ và lưu theo số thứ tự

KTPT Nhận giấy báo chuyển tiền, lưu

Nhận phiếu thu, kiểm tra, đối chiếu với giấy báo chuyển tiền, nhập vào chương trình

Phần mềm Kiểm tra mã khách hàng, ghi nhận

In bảng tổng hợp, chuyển tới KT tổng hợp Thủ quỹ Lập giấy nộp tiền, chuyển tiền cho ngân hàng

Ngân hàng Nhận tiền và giấy nộp tiền

Bước 4: Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ

thống

– Thực thể bên ngoài là thực thể không thực hiện bất

cứ hoạt động xử lý nào trong hệ thống

Bước 5 :

– Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên

ngoài hệ thống

– Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong

hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành (Đặt tên

mang tính khái quát)

– Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các thực thể

bên ngoài hệ thống

– Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ

hành động nhận và gửi dữ liệu

Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát

Hệ thống thu tiền bán chịu

Khách

hàng

Kê toán tổng hợp

Ngân hàng Thanh toán

Tổng hợp thanh toán

Nộp tiền bán hàng

e) Sơ đồ dòng dữ liệu DFD vật lý

• Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các

thực thể bên trong, bên ngoài hệ thống và

dòng dữ liệu giữa các thực thể đó

• DFD vật lý cho biết dữ liệu truyền đi dưới

hình thức gì, từ ai, cho ai, lưu trữ ở đâu

• DFD vật lý không thể hiện dữ liệu được xử lý

chi tiết qua các quá trình nào

Cách vẽ DFD vật lý

Bước 1,2,3,4: Tương tự cách vẽ DFD khái quát

Bước 6: Nhận diện các thực thể bên trong HT

- Thực thể bên trong làm nhiệm vụ chuyển hóa dữ liệu

Bước 7:

• Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài hệ thống

• Vẽ các vòng tròn biểu diễn các thực thể bên trong hệ thống

Nhân viên BH

Tiền, Giấy báo trả tiền Khách hàng

Ngân hàng

Kế toán tổng hợp

Bảng tổng hợp thanh toán

Tiền, giấy nộp tiền Phiếu thu, tiền

Phiếu thu Giấy báo trả tiền

Phần mềm

Mã KH, số HĐ

Kế toán PT Thủ quỹ

Giấy báo trả

tiền, phiếu thuGiấy báo trả

tiền, phiếu thu

Tập tin khách hàng

Sổ quỹ

Tập tin thanh toán

Sơ đồ dòng dữ liệu vật lý

f) Sơ đồ dòng dữ liệu DFD luận lý

• Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các

hoạt động xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó

• DFD luận lý cho biết dữ liệu được xử lý qua

các quá trình như thế nào mà không quan tâm

đến do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu

• DFD luận lý chú trọng đến các chức năng mà

hệ thống thực hiện

Cách vẽ DFD luận lý

Bước 1,2,3,6: Tương tư như cách vẽ DFD vật lý

Bước 8: Liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng

theo từng thực thể và trình tự diễn ra các hoạt động đó

Bước 9: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên

• Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và

cùng thời điểm

• Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm

nhưng khác nơi xảy ra

• Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp

lý với nhau

Bước 10: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi

nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm

Bước 11: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các

hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý

Bước 12: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu

thấy hợp lý

Note: Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5

đến 7 hình tròn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp

Sơ đồ dòng dữ liệu luận lý

Khách hàng

Ngân hàng

Kê toán tổng hợp

Lập phiếu thu 1.0

Đối chiếu với tiền thực nhận

2.0

Ghi nhận thanh toán 4.0

Tiền GBTT

Chuyển tiền

và PT

Sổ quỹ Chuyển tiền

g) Phân cấp DFD

• Các quá trình xử lý của DFD luận lý sẽ được

chi tiết hóa thành nhiều cấp

• Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số theo

cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 …)

• Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi

tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn

• Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động xử

lý chi tiết bên trong của hệ thống

Phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu

Hệ thống Điểm đầu

h) Ghi chú

• DFD không thể bắt đầu bằng một xử lý (hình

tròn)

• Dữ liệu không thể truyền trực tiếp:

Từ nơi lưu trữ này sang nơi lưu trữ khác

Từ thực thể bên ngoài hệ thống vào nơi lưu trữ

Từ nơi lưu trữ đến thực thể bên ngoài hệ thống

Giữa các thực thể bên ngoài hệ thống

• Lưu đồ cho biết:

Điểm bắt đầu và kết thúc của chứng từ

Trình tự luân chuyển chứng từ

Mục đích sử dụng chứng từ

Cách thức lưu trữ chứng từ

3 2

Lập hóa đơn

Nhập hóa đơn

Nhóm ký hiệu lưu

trữ Nhóm ký hiệu đầu ra

Tập tin (lưu trên

Tập tin (lưu trên

N

Doanh thu

Thẻ TSCĐ

Báo cáo HTK

d) Cách vẽ lưu đồ chứng từ

• Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các

đoạn văn mô tả

• Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động

liên quan đến các thực thể đó

Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu

trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2

Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột

• Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ

• Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải

Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột

• Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động

• Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di

chuyển thông tin từ trên xuống dưới, từ trái sang

phải

Bước 6: Hoàn thành lưu đồ

• Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin

• Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc

• Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)

1

1

Phiếu thu 2 Phiếu thu 1

Xác nhận, ghi sổ quỹ

Giấy báo trả tiền

Kiểm tra, ghi nhận

Phiếu thu 1 Giấy báo trả tiền

N

Nhập liệu

Lập giấy nộp tiền

Giấy nộp tiền

CSDL

In bảng tổng hợp thanh toán

Bảng tổng hợp thanh toán

Kế toán tổng hợp N

e) Ghi chú

• Chứng từ không thể là điểm bắt đầu và kết

thúc của lưu đồ

• Cách duy nhất để lấy dữ liệu hay lưu trữ dữ

liệu trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt

động xử lý máy tính (hình chữ nhật)

• Nguyên tắc sandwich

Tính chất

4 Các công cụ lập tài liệu hệ thống khác

Bảng mô tả

• Mô tả bằng lời văn quy trình xử lý hoạt động

• Thông qua quan sát thực tế

Bảng câu hỏi: mô tả cách thức hoạt động của hệ

thống thông qua các câu hỏi khảo sát người thiết lập và sử dụng hệ thống

Bảng phỏng vấn: mô tả cách thức hoạt động của

hệ thống thông qua các cuộc phỏng vấn người

người thiết lập và sử dụng hệ thống