chương 7 tổ chức

Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức 2.1 Tầm hạn quản trị Tầm hạn quản trị tầm hạn kiểm soát là số lượng nhân viên cấp dưới mà nhà quản trị có thể điều khiển giao việc – hướng d

Chương 7: Tổ Chức

Chương 7: Tổ Chức

I Khái niệm, mục tiêu và các nguyên

tắc của tổ chức

a Khái niệm

–Tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả

nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được

mục tiêu

–Các công việc của hoạt động tổ chức bao gồm xác

định và phân chia công việc, qui định về trách nhiệm, về cách thức phối hợp công việc, qui định về các cấp báo cáo công việc và xác định rõ các cấp, bộ phận ra quyết định trong tổ chức

I Khái niệm, mục tiêu và các

nguyên tắc của tổ chức

b Mục tiêu của tổ chức

− Tạo nên một môi trường làm việc thuận lợi cho mỗi cá

nhân, mỗi bộ phận nhằm phát huy được hết năng lực của

mình, đóng góp tốt nhất cho việc hoàn thành mục tiêu

chung.

− Mục tiêu cụ thể của công việc tổ chức:

+ Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ

+ Xây dựng văn hóa tổ chức lành mạnh

+ Tổ chức công việc một cách khoa học

+ Phát hiện và điều chỉnh kịp thời những yếu kém+ Phát huy thế mạnh của các nguồn tài nguyên sẵn có

I Khái niệm, chức năng và các nguyên

I Khái niệm, chức năng và các

nguyên tắc của tổ chức

d Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức

– Mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp

– Môi trường vi mô và vĩ mô

– Công nghệ/ kỹ thuật sản xuất

– Các nguồn lực của doanh nghiệp (đặc biệt là nguồn nhân lực)

– Tiến trình thực hiện chức năng của tổ chức

II Một số vấn đề khoa học trong

công tác tổ chức

2.1 Tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) là

số lượng nhân viên cấp dưới mà nhà quản trị có thể điều khiển (giao việc – hướng dẫn- kiểm tra) hiệu quả

Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên

Nhà quản trị

II Một số vấn đề khoa học trong

công tác tổ chức

Một nhà quản trị nên quản lý trực tiếp bao

nhiêu nhân viên?

−Tầm hạn quản trị phụ thuộc:

+Năng lực của nhà quản trị, +Khả năng và ý thức của cấp dưới, +Mối quan hệ giữa nhân viên với nhân viên và với nhân viên với nhà quản trị,

+Mức độ ứng dụng kỹ thuật thông tin và độ phức tạp/

ổn định của công việc.

II Một số vấn đề khoa học trong

công tác tổ chức

− Tầm hạn quản trị liên quan trực tiếp đến số lượng các tầng nấc trung gian trong tổ chức.

 Ưu và nhược điểm của tầm hạn quản trị Rộng, Hẹp?

NV NV

Tầm hạn quản trị Rộng

Tầm hạn quản trị Hẹp

II Một số vấn đề khoa học trong

−Tăng số cấp quản trị

−Cấp trên can thiệp sâu vào công việc cấp dưới

−Chi phí quản trị cao

−Thông tin đến cấp cuối cùng chậm và

bị nhiễu

−Mức độ phản ứng với thay đổi chậm

Rộng −Giảm số cấp quản trị

−Tiết kiệm chi phí quản trị

−Mức độ phân quyền cao  cấp dưới có cơ hội phát triển

−Nhà quản trị cấp trên có thể không kiểm soát hết công việc

−Cấp trên có thể bị quá tải ra quyết định chậm hoặc sai

−Yêu cầu năng lực nhà quả trị cao

−Nhà quản trị cấp cao không có nhiều thời gian dành cho hoạch định

II Một số vấn đề khoa học trong

công tác tổ chức

2.2 Quyền hành trong quản trị

− Quyền hành là năng lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người

khác hành động theo chỉ đạo của mình.

−Yêu cầu về quyền hành của nhà quản trị:

+Hợp pháp +Cấp dưới thừa nhận +Nhà quản trị có năng lực và được cấp dưới tin tưởng

II Một số vấn đề khoa học trong

công tác tổ chức

2.3 Phân cấp quản trị

−Phân cấp quản trị là sự phân chia hay ủy thác bớt

quyền hành, trách nhiệm của nhà quản trị cho cấp

dưới

−Mục đích của việc phân cấp:

+Giúp tổ chức linh hoạt hơn

+Giảm bớt công việc cho nhà quản trị cấp cao

+Phát huy năng lực, chuẩn bị lực lượng kế thừa

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

3.1 Cơ cấu tổ chức

−Cơ cấu tổ chức quản trị là tập hợp các bộ

phận khác nhau, được chuyên môn hóa và

có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định,

được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực

hiện các chức năng quản trị và mục tiêu

chung của tổ chức

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

3.2 Sự phân chia các bộ phận trong tổ

chức

−Theo số lượng nhân viên

+Phân chia những nhân viên làm công việc giống nhau trong tổ chức thành một bộ phận.

+Áp dụng khi công việc của mọi người giống nhau, ổn định

−Theo thời gian

+Phân công và thành lập đơn vị theo thời gian làm việc +Áp dụng cho những đơn vị phải hoạt động để liên tục khai thác công suất máy móc

–Theo qui trình sản xuất/ công nghệ: Áp dụng cho tổ chức

phân chia bộ phận theo qui trình làm việc/ thiết bị sản

xuất

Ví dụ xí nghiệp may hình thành các bộ phận dệt, bộ phận nhộm, bộ phận hồ, bộ phận ủi, bộ phận cắt, bộ phận may.

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

−Theo chức năng: Thành lập những bộ phận đảm nhiệm

những chức năng chủ yếu trong tổ chức

−Đảm bảo thi hành các chức năng chính

−Áp dụng kiến thức chuyên môn

−Thuận tiện trong đào tạo và kiểm tra

−Tập trung vào chức năng, quên mục tiêu chung

GĐ Sản xuất

GĐ Marketing

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

−Theo lãnh thổ: áp dụng khi tổ chức hoạt động trên một địa bàn rộng, kinh doanh những sản phẩm giống nhau

Giám đốc

Quản lý KV

miền Tây

Quản lý KV miền Trung

Quản lý KV miền Bắc

Quản lý KV miền Nam

−Tập trung vào thị trường và các đặt điểm

của địa phương kinh doanh

−Hiểu biết về nhu cầu của thị trường một

cách cụ thể và chính xác

−Yêu cầu nhà quản trị phải có năng lực tổng quát

−Trùng lắp trong tổ chức

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

−Theo sản phẩm: áp dụng khi tổ chức kinh doanh nhiều sản phẩm, thành lập những đơn vị chuyên kinh doanh theo từng loại sản phẩm

−Các sản phẩm có qui trình công nghệ sản xuất và

chiến lược tiếp thị, đối tượng khách hàng khác nhau

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

−Nâng cao trình độ chuyên môn

hóa sản xuất kinh doanh

−Khai thác tối đa ưu thế từng loại

sản phẩm

−Nhà quản trị phải có khả năng chuyên môn

−Gây trùng lắp trong tổ chức

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

−Theo khách hàng: căn cứ vào các nhóm khách hàng

để phân chia bộ phận, thể hiện sự quan tâm đến khách hàng của tổ chức

−Áp dụng nhiều cho các tổ chức kinh doanh và các tổ

Quản lý KH Chính phủ

−Hiểu rõ nhu cầu khách hàng

−Tạo tác động tâm lý tốt cho khách hàng

−Cần có nhà quản lý có năng lực và đội ngũ chuyên gia hỗ trợ

−Các nhóm khách hàng có lúc không

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

3.3 Các mô hình bộ máy tổ chức phổ biến

a.Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

– Mỗi cấp chỉ có một cấp trên trực tiếp.

– Quan hệ trong cơ cấu tổ chức thiết lập theo chiều dọc.

– Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến.

GIÁM ĐỐC

Quản đốc Phân xưởng 2

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Quản đốc Phân xưởng 3

Tổ Tổ

Quản đốc Phân xưởng 2

Tổ

trưởng

Tổ trưởng

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

Ưu điểm Nhược điểm

 Phù hợp với những tổ chức có qui mô nhỏ, sản

phẩm/ dịch vụ đơn giản và tính chất sản xuất liên tục

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

b Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

– Có sự tồn tại các đơn vị chức năng – Không theo tuyến

– Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó một người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp.

Quản trị chức năng A

GIÁM ĐỐC

Quản trị chức năng B Quản trị chức năng C

Quản đốc phân Quản đốc phân Quản đốc phân

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

Ưu điểm Nhược điểm

−Sử dụng các chuyên gia

giỏi

−Không đòi hỏi nhà quản

trị phải có kiến thức toàn

diện

−Dễ đào tạo, dễ tìm nhà

quản trị

−Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy

−Chế độ trách nhiệm không rõ ràng

−Phối hợp giữa lãnh đạo

và các bộ phận chức năng khó khăn

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

c Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến – chức

năng

– Cơ cấu hỗn hợp của 2 loại cơ cấu trực tuyến và chức

năng – Đơn vị chức năng chỉ phụ trách chuyên môn, không có

quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến

GIÁM ĐỐC

Chức năng quản trị B Chức năng quản trị C

Quản đốc phân Quản đốc phân Quản đốc phân

Chức năng quản trị A

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

Ưu điểm Nhược điểm

−Có được ưu điểm của cơ

−Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

d Cơ cấu quản trị ma trận

– Cơ cấu theo ma trận cho phép cùng một lúc thực hiện

nhiều đề án – Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau

– Ngoài người lãnh đạo theo trực tuyến và chức năng, còn

có sự hỗ trợ của người lãnh đạo theo đề án – Mỗi thành viên bộ phận trực tuyến với bộ phận chức

năng gắng liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định.

– Sau khi kết thúc đề án, các thành viên trong đề án trở về

vị trí, bộ phận cũ.

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

Tổng Giám đốc

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

Ưu điểm Nhược điểm

−Linh động, ít tốn kém, sử

dụng nhân lực hiệu quả

−Linh hoạt theo tình hình

sản xuất kinh doanh

−Hình thành và giải thể dễ

dàng

−Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh

đạo và các bộ phận

−Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có tầm ảnh hưởng lớn

−Phạm vi ứng dụng còn hạn chế

III Xây dựng cơ cấu tổ chức

e Tổ chức theo lý thuyết Z

– Xây dựng tổ chức theo kiểu linh động, đơn giản, phân quyền

nhiều.

– Nhân viên được tuyển dụng để làm việc suốt đời

– Đầu tư phát triển khả năng của nhân viên, huấn luyện làm

việc tập thể.

– Nhân viên tham gia nhiều công việc khác nhau, xây dựng mối

quan hệ rộng rãi trong tổ chức.

– Đánh giá nhân viên theo hướng mở rộng, bao gồm cả kết

quả công việc và khả năng làm việc.

Ưu điểm Nhược điểm

−Nhân viên trung thành

−Cấu trúc đơn giản

−Xây dựng văn hóa tổ chức

−Chỉ áp dụng trong môi trường

ổn định

IV Sự phân quyền

4.1 Khái niệm

ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức, đây là

cơ sở của việc ủy quyền.

IV Sự phân quyền

Mức độ phân quyền càng lớn khi:

−Số lượng quyết định do cấp thấp đề ra nhiều

−Quyết định đề ra ở cấp thấp ngày càng quan

trọng.

−Càng có nhiều chức năng chịu sự tác động

bởi các quyết định đề ra bởi cấp thấp.

−Nhà quản trị ít phải kiểm tra các quyết định

của cấp dưới.

IV Sự phân quyền

4.2 Ủy quyền (Deligation)

−Khái niệm: Ủy quyền là việc tạo cho người khác

quyền hành và trách nhiệm để thực hiện một hoạt

động nhất định

−Ủy quyền giúp người quản lý:

+Đưa ra quyết định sáng suốt hơn

+Tận dụng tối đa quỹ thời gian

+Quản lý số khối lượng công việc và nhân viên lớn.+Nâng cao hiệu quả công việc

+Đào tạo độ ngũ kế thừa

IV Sự phân quyền

− Quá trình ủy quyền

+Xác định kết quả mong muốn

+Phân công nhiệm vụ

+Giao quyền hạn để thực hiện nhiệm

vụ

+Thiết lập mức độ trách nhiệm

+Giám sát và đánh giá kết quả

IV Sự phân quyền

−Nguyên tắc ủy quyền:

+Ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp

+Không mất đi trách nhiệm của người được ủy quyền

+Gắn bó trách nhiệm của người ủy quyền và người

được ủy quyền.

+Nội dung, ranh giới nhiệm vụ được ủy quyền phải

được xác định rõ ràng.

+Ủy quyền tự giác không bị áp đặt

+Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin

trước khi bắt tay vào thực hiện nhiệm vụ.

+Phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện ủy

quyền.

IV Sự phân quyền

−Những khó khăn trong công tác ủy quyền:

+Không tin tưởng cấp dưới hoàn thành

nhiệm vụ

+Tâm lý sợ cấp dưới thực hiện theo cách

riêng của họ hoặc thực hiện tốt hơn mình

sẽ vượt mình trong thăng tiến

+Xác định không rõ ràng trách nhiệm và

quyền hạn của người được ủy quyền

IV Sự phân quyền

+Giao việc không đồng đều, người quá nhiều việc, người quá ít việc

+Nhân viên thiếu kinh nghiệm

+Nhân viên sợ trách nhiệm

+Nhân viên sợ bị phê bình, sợ phải mạo hiểm, sợ phải làm thêm việc