BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Phiên bản 1 2 HÀ NỘI 2020 Tài liệu h[.]
Trang 1CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU TÀI NGUYÊN MÔI
TRƯỜNG
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
Phiên bản: 1.2
HÀ NỘI - 2020
Trang 22
MỤC LỤC
1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG 3
2 YÊU CẦU THIẾT BỊ TẠI CÁC ĐIỂM CẦU THAM GIA HỌP 3
2.1 Đối với cá nhân tham gia họp 3
2.2 Đối với nhiều người tham gia họp (trong phòng họp) 4
2.3 Nguyên tắc khi tham dự họp trực tuyến 4
3 CÁC BƯỚC THAM GIA CUỘC HỌP TRỰC TUYẾN 4
3.1 3.1 Địa chỉ tham gia cuộc họp 4
3.2 Khởi tạo cuộc họp dành cho người quản trị điều hành cuộc họp 5 3.3 Thành viên tham gia phòng họp trực tuyến 8
4 CÁC CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌP 9
4.1 Thông tin về các chức năng Giao diện cuộc họp 9
4.2 Thiết lập cấu hình và thông tin điểm cầu 9
4.3 Các chức năng người dùng 11
4.3.1 Bật tắt âm thanh, hình ảnh 11
4.3.2 Chức năng tương tác 11
4.3.3 Kiểm tra chất lượng kết nối mạng 12
4.4 Các chức năng dành cho người quản trị điều hành cuộc họp 12
4.4.1 Đổi mật khẩu phòng họp 12
4.4.2 Tắt tiếng tất cả các điểm cầu chỉ để mỗi điểm cầu chính 12
4.4.3 Tắt tiếng tất cả các điểm cầu chỉ để tiếng của điểm cầu đang phát biểu 13 4.4.4 Loại một điểm cầu (1 thành viên) ra khỏi phòng họp 13
5 Thông tin đầu mối hỗ trợ kỹ thuật 14
PHỤ LỤC 15
5.1 PHỤ LỤC 1 - CẤU HÌNH THAM KHẢO CHO MÁY TÍNH 15 5.2 PHỤ LỤC 3 - SƠ ĐỒ LẮP ĐẶT THIẾT BỊ TẠI PHÒNG HỌP 17 5.3 PHỤ LỤC 4: SƠ ĐỒ KẾT NỐI MÁY TÍNH VỚI CÁC THIẾT BỊ ÂM THANH HÌNH ẢNH 19
Trang 33
1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG
Họp trực tuyến cho phép người họp không cần phải di chuyển tới cùng một phòng họp, giảm được thời gian và chi phí đi lại, đặc biệt có thể thiết lập cuộc họp tức thời, phục vụ các công việc mang tính đột xuất và khẩn cấp, không bị hạn chế
về số lượng phòng họp mà chỉ phụ thuộc vào năng lực của các thiết bị điều khiển cuộc họp, băng thông đường truyền Như vậy, họp trực tuyến góp phần nâng cao được hiệu quả, hiệu lực, kịp thời trong làm việc, hội thảo, tham vấn, tham gia ý kiến trong chỉ đạo, điều hành kịp thời, liên tục, nâng cao chất lượng, hiệu quả, giảm thiểu thời gian, chi phí là thực chất thực hiện cải cách hành chính, đơn giản hóa thủ tục hành chính
Hệ thống họp trực tuyến (HTT) được triển khai phục vụ phương thức làm việc trên môi trường mạng tại Bộ Tài nguyên và Môi trường trong thời gian qua,
là giải pháp được triển khai trên nền tảng công nghệ ảo hóa và điện toán đám mây riêng của Bộ Người tổ chức tạo phòng họp, người tham gia họp chỉ cần có quyền tham gia vào một phòng họp và sử dụng thiết bị máy tính cá nhân có sẵn camera, micro, thiết bị di động hoặc có thể sử dụng thiết bị chuyên dụng cho các phòng họp để gia tăng chất lượng cuộc họp Hệ thống co phép không giới hạn số phòng
họp đồng thời và mỗi phòng họp tối đa không quá 35 điểm tham gia (điểm cầu)
2 YÊU CẦU THIẾT BỊ TẠI CÁC ĐIỂM CẦU THAM GIA HỌP
2.1 Đối với cá nhân tham gia họp
- 01 máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay có kết nối mạng thông qua dây mạng (để đảm bảo chất lượng đường truyền)
- Yêu cầu về trình duyệt web: trình duyệt Chrome (phiên bản từ 70 hoặc mới hơn)
- Yêu cầu cầu băng thông 2 chiều đến hệ thống HTT: 5 Mbps
- Yêu cầu về tường lửa: đối với các đơn vị có hệ thống tường lửa yêu cầu
mở các cổng sau để đảm bảo kết nối đến hệ thống HTT:
+ 80, 443/TCP
+ 10000/UDP
- Yêu cầu về thiết bị âm thanh, hình ảnh
+ Thiết bị camera hỗ trợ hình ảnh có độ phân giải HD trở lên
+ Thiết bị âm thanh: Loa, Mic có chất lượng tốt
(Đối với máy tính không có thiết bị Loa, Mic, Camera có thể trang bị thiết
bị Loa Mic tích hợp, thiết bị Camera)
(Lưu ý: Chi tiết cấu hình tham khảo tại Mục 1 của Phụ lục 1.)
Trang 44
2.2 Đối với nhiều người tham gia họp (trong phòng họp)
- 01 máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay có kết nối mạng thông qua dây mạng (để đảm bảo chất lượng đường truyền)
- Yêu cầu về trình duyệt web: trình duyệt Chrome (phiên bản từ 70 hoặc mới hơn)
- Yêu cầu cầu băng thông 2 chiều đến hệ thống HTT: 5 Mbps
- Yêu cầu về tường lửa: đối với các đơn vị có hệ thống tường lửa yêu cầu
mở các cổng sau để đảm bảo kết nối đến hệ thống HTT:
+ 80, 443/TCP
+ 10000/UDP
- Yêu cầu về thiết bị âm thanh, hình ảnh
+ Thiết bị Camera có chất lượng HD trở lên, phù hợp với không gian phòng họp, đảm bảo hình ảnh rõ nét của người phát biểu
+ Thiết bị âm thanh:
▪ Nếu phòng họp có sẵn thiết bị âm thanh (Loa, Mic cổ ngỗng, ) thì có thể kết nối máy tính vào các thiết bị này để sử dụng Sau đó, cấu hình lựa chọn thiết bị âm thanh phù hợp trong giao diện web của phòng HTT
▪ Nếu phòng họp không có sẵn thiết bị âm thanh có thể sử dụng các thiết bị Loa Mic tích hợp phù hợp với không gian phòng họp
(Lưu ý: Chi tiết cấu hình tham khảo tại Mục 1,2 của Phụ lục 1.)
2.3 Nguyên tắc khi tham dự họp trực tuyến
- Trong một cuộc họp trực tuyến có nhiều điểm cầu tham gia, chỉ 01 điểm được bật Mic phát biểu để đảm bảo thông tin được truyền tải rõ ràng tới các điểm cầu khác
- Các điểm cầu khi tham gia phòng họp, cần chủ động tắt Mic (xem mục 3
- phần bật tắt chức năng âm thanh, hình ảnh) Khi cần phát biểu dùng tính năng
Giơ tay yêu cầu phát biểu Sau khi chủ tọa mời phát biểu mới bật Mic để phát
biểu
- Mọi điểm cầu tham gia họp phải tuân theo điều khiển từ điểm cầu chính - chủ tọa - tại Bộ để đảm bảo cuộc họp được ổn định, thông tin trao đổi được rõ ràng, chính xác
3 CÁC BƯỚC THAM GIA CUỘC HỌP TRỰC TUYẾN
3.1 3.1 Địa chỉ tham gia cuộc họp
Hiện tại, Bộ cung cấp giải pháp họp thông qua rất nhiều địa chỉ, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng sẽ cung cấp tại các địa chỉ khác nhau Hiện tại đang cung cấp tại một số địa chỉ sau:
Trang 55
https://hoptructuyen.monre.gov.vn
https://hoptructuyen1.monre.gov.vn
https://hoptructuyen2.monre.gov.vn
https://hoptructuyen3.monre.gov.vn
https://hoptructuyenx.monre.gov.vn
3.2 Khởi tạo cuộc họp dành cho người quản trị điều hành cuộc họp
Chức năng này dành cho người quản trị có quyền khởi tạo và điều khiển cuộc họp
(Đối với các đơn vị trực thuộc Bộ, Cục CNTT&DLTNMT sẽ quy hoạch một trong những địa chỉ máy chủ ở trên để các đơn vị chủ động tạo và quản lý các cuộc họp trực tuyến của đơn vị mình.)
1 Truy cập vào địa chỉ máy chủ họp trực tuyến ví dụ https://hoptructuyen.monre.gov.vn
2 Nhập tên phòng họp; Ví dụ tên phòng họp là:giaobanbo
Trang 66 Nhập tên và mật khẩu để xác thực quyền tạo phòng họp
Trang 77
3 Thiết lập mật khẩu cho phòng họp:
Sau khi người quản trị tập lập xong phòng họp giaobanbo Người quản trị
có thể thiết lập mật khẩu phòng họp để đảm bảo cuộc họp được bí mật Chỉ có người được cung cấp tên và mật khẩu phòng họp thì mới được tham gia cuộc họp
Ví dụ mật khẩu phòng họp giaobanbo là: monregiaoban2020
Nhấn vào biểu tượng số 2 để hiện ra cửa sổ thông báo Thêm mật
khẩu->Nhập mật khẩu cuộc họp họp víu dụ: monregiaoban2020
Nhập tên và mật khẩu phòng họp
Trang 88
Bật trình duyệt Chrome>truy cập địa chỉ (ví dụ):
hoptructuyen.monre.gov.vn > vào phòng họp (ví dụ): giaobanbo > nhập mật khẩu phòng họp (ví dụ): giaobanbo2020
3.3 Thành viên tham gia phòng họp trực tuyến
Sau khi các thành viên tham gia cuộc họp nhận được thông tin cuộc họp như:
- Địa chỉ phòng họp (địa chỉ Mục 3.1)
- Tên phòng họp: ý 2 Mục 3.2
- Mật khẩu phòng họp: ý 3 Mục 3.2
Truy cập vào địa chỉ phòng họp ví dụ: https://hoptructuyen.monre.gov.vn Nhập tên phòng họp; ví dụ: giabanbo thì hệ thống yêu cầu mật khẩu phòng họp
Điền mật khẩu phòng phòng Giaobanbo để được tham gia cuộc họp
Trang 99
4 CÁC CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌP
4.1 Thông tin về các chức năng Giao diện cuộc họp
1: Chia sẻ màn hình (dùng để trình chiếu tài liệu)
2: Giơ tay xin phát biểu
3: Cửa sổ chat
4: Bật/tắt Mic
5: Thoát khỏi phòng họp
6: Bật/tắt Camera
7: Xem toàn bộ các điểm cầu
8: Thông tin phòng họp
9: Cấu hình
4.2 Thiết lập cấu hình và thông tin điểm cầu
- Khi vào phòng họp thành công lưu ý tắt Mic nếu không cần phát biểu; tắt
Video nếu không cần truyền hình ảnh
- Cấu hình thiết bị âm thanh, hình ảnh, tên hiển thị, ngôn ngữ
Trang 1010
+ Vào mục cấu hình > chọn Cài đặt
+ Chọn thiết bị âm thanh cho phù hợp tại Thiết bị
▪ Camera: chọn thiết bị camera đang kết nối vào máy tính
▪ Microphone: chọn thiết bị Mic đang kết nối vào máy tính (thiết bị Mic của máy tính hoặc thiết bị Mic của phòng họp)
▪ Audio output: chọn thiết bị loa đang kết nối vào máy tính (thiết bị loa máy tính, loa màn hình hoặc loa của phòng họp)
+ Đặt tên điểm cầu tại Hồ sơ
Trang 1111
+ Chọn ngôn ngữ hiển thị là Tiếng Việt tại Thêm
4.3 Các chức năng người dùng
4.3.1 Bật tắt âm thanh, hình ảnh
1: Bật tắt Mic (chỉ bật Mic khi chủ tọa cho phép phát biểu)
2: Bật tắt Camera
4.3.2 Chức năng tương tác
1: Chia sẻ màn hình
2: Giơ tay xin phát biểu (dùng để yêu cầu chủ tọa cho phát biểu)
3: Bật tắt cửa sổ Chat
Trang 1212
4: Tính năng phụ đề (nếu có)
4.3.3 Kiểm tra chất lượng kết nối mạng
Chất lượng kết nối mạng là vô cùng quan trọng trong quá trình truyền tải
âm thanh và hình ảnh Ở độ phân giải tối ưu, băng thông mạng yêu cầu ~ 5 Mbps Dưới đây là hình ảnh trạng thái kết nối có băng thông đảm bảo (biểu tượng xanh, thống số mất gói tin 0%)
4.4 Các chức năng dành cho người quản trị điều hành cuộc họp
4.4.1 Đổi mật khẩu phòng họp
Xem mục thiết lập mật khẩu phòng họp ở trên
4.4.2 Tắt tiếng tất cả các điểm cầu chỉ để mỗi điểm cầu chính
Trang 1313
4.4.3 Tắt tiếng tất cả các điểm cầu chỉ để tiếng của điểm cầu đang phát biểu
Chức năng này mục đích dành cho việc khi điểm cầu xa phát biểu Người quản trị sẽ tắt tiếng toàn bộ các điểm cầu khác và chỉ để micro của điểm cầu đang phát biểu
Bằng cách chọn hình của điểm cầu xa phát biểu và nhấn vào cấu hình chọn
Mute everyone else
4.4.4 Loại một điểm cầu (1 thành viên) ra khỏi phòng họp
Chức năng này dành cho người quản trị loại 1 điểm cầu ra khỏi phòng họp
vì một lý do nào đó
Bằng cách chọn điểm cầm muốn loại ra và chọn vào biểu tượng cấu hình
góc trên bên phải và chọn Đẩy ra để loại điểm cầu đó
Trang 1414
5 Thông tin đầu mối hỗ trợ kỹ thuật
Đơn vị đầu mối hỗ trợ: Trung tâm Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin -
Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu tài nguyên và môi trường;
Điện thoại: 024 37956868 (số máy lẻ 1005)
Email: citi@monre.gov.vn
Nhóm qua zalo: ITMonreSupport
Thông tin cá nhân cán bộ kĩ thuật:
TT Họ và tên Số điện thoại Email
1 Trần Minh Thắng 0914070906 tmthang_ccntt@monre.gov.vn
2 Nguyễn Hồng Quân 0904509955 nhquan@monre.gov.vn
3 Thái Duy Hiệp 0984012998 tdhiep@monre.gov.vn
4 Nguyễn Huyền Quang 0932238181 nhquang2@monre.gov.vn
Trang 1515
PHỤ LỤC 5.1 PHỤ LỤC 1 - CẤU HÌNH THAM KHẢO CHO MÁY TÍNH
1 ĐỐI VỚI CÁ NHÂN
ảnh
1 Máy tính xách tay
- CPU: Intel core i3
- RAM: 8GB
- HDD: 500GB
- Bàn phím, chuột
- Windows 8.1 hoặc cao hơn
- Trình duyệt Chrome (phiên bản > 70)
- Sử dụng webcam tích hợp của máy tính xách tay
3 Thiết bị âm thanh micro & loa:
- Headphones
- Hoặc thiết bị loa & micro tích hợp Zabra 410
ĐỐI VỚI PHÒNG HỌP NHỎ (<30m2)
1 Máy tính để bàn
- CPU: Intel core i5
- RAM: 8GB
- HDD: 500GB
- Bàn phím, chuột
- Windows 8.1 hoặc cao hơn
- Trình duyệt Chrome (phiên bản > 70)
- Hỗ trợ độ phân giải bằng hoặc lớn hơn HD
- Phù hợp với không gian phòng họp (thấy rõ
người phát biểu)
3 Thiết bị âm thanh loa và mic rời của hãng TOA
Khối thu không dây UHF TOA WT-5810 F01ER:
1 cái
- Micro không dây TOA WM-5225: 1 cái
- Chân để micro: 1 cái
- Sử dụng loa của TV
Trang 1616
2 ĐỐI VỚI PHÒNG HỌP TRUNG BÌNH (<40m2 và <14 người)
1 Máy tính để bàn
- CPU: Intel core i5
- RAM: 8-16GB
- HDD: 500GB
- Bàn phím, chuột
- Windows 8.1 hoặc cao hơn
- Trình duyệt Chrome (phiên bản > 70)
2 ConferenceCam Logitech Group:
- Camera độ phân giải Full HD 1080P,
30fps
- Các tính năng: Pan, Tilt and Zoom:
+ 90 degree field of view
+ 260 degree pan
+ 130 degree tilt
+ Zoom: 10x
- Tích hợp Micro and Loa đa hướng Có
khả năng đấu nối tiếp micro cho các phòng
họp lớn hơn
- Giao diện: USB 2.0
3 ĐỐI VỚI PHÒNG HỌP LỚN
1 Máy tính
- CPU: Intel core i5 - i7
- RAM: 16GB
- HDD: 500GB
- Bàn phím, chuột
- Windows 8.1 hoặc cao hơn
- Trình duyệt Chrome (phiên bản > 70)
2 Camera PTZ:
- Hỗ trợ độ phân giải full HD 1080P
- Chức năng điều khiển từ xa: quay, quyét,
zoom 10x
- Chức năng nhớ vị trí cho các thành viên
tham dự cuộc họp
các phòng họp hội trường:
- 01 Tăng âm trung tâm
- 01 Amply
Trang 1717
- Micro chủ tịch và Micro đại biểu (số lượng
theo nhu cầu sử dụng)
- >= 02 loa
5.2 PHỤ LỤC 3 - SƠ ĐỒ LẮP ĐẶT THIẾT BỊ TẠI PHÒNG HỌP
(Đối với thiết bị Loa Mic tích hợp)
Trang 1818 (Đối với thiết bị Mic không dây)
Trang 1919
5.3 PHỤ LỤC 4: SƠ ĐỒ KẾT NỐI MÁY TÍNH VỚI CÁC THIẾT BỊ ÂM THANH HÌNH ẢNH
Mô tả sơ đồ:
- Camera kết nối với máy tính (PC) qua cổng USB hoặc card chuyên dụng
- Màn hình hiển thị (Tivi hoặc máy chiếu) kết nối với PC qua cổng HDMI hoặc VGA
- Đường tiếng nói (Mic): Sử dụng dây AV chuyên dụng (1 đầu jack 1,5mm
- 2 đầu hoa sen AV) đấu nối từ cổng Mic (màu hồng) của PC ra cổng Audio Out (MIC hoặc REC hoặc Monitor out) của Amply (Cắm cổng MIC là tốt nhất)
- Đường tiếng nghe (Loa): Sử dụng dây AV chuyên dụng (1 đầu jack 1,5mm
- 2 đầu hoa sen AV) đấu nối từ cổng Loa (màu xanh lá) của PC ra cổng Audio In của Amply
- Loa, Micro có dây hoặc không dây được đấu nối với Amply
Lưu ý:
- Có thể đấu nối trực tiếp Loa, Micro với PC mà không cần qua Amply tuy nhiên chất lượng âm thanh sẽ không được đảm bảo bằng
- Một số trường hợp sử dụng Mic đa hướng, mic tích hợp loa cổng USB (như Jabra 510, ) thì chỉ cần cắm trực tiếp vào PC qua cổng USB