hiệu quản của hệ thống Ceo5save

hiệu quản của hệ thống Ceo5save

www.gemmind.com 1

GemMind Corp

HIỆU QUẢ CỦA

I Làm sao để trao đổi thông tin, quản lý công việc đơn giản mà hiệu quả?

II Làm sao để thủ tục hành chánh nhanh chóng và tiết kiệm?

III Làm sao để xây dựng văn hóa công ty?

IV Mọi người có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi ngay cả đi công tác xa?

BỐN VẤN ĐỀ LỚN

www.gemmind.com 3

E-Office vận hành tốt sẽ giúp Ban

Lãnh đạo Cty:

 Giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro, nhất là về con

người và tài sản.

 Giảm áp lực những công việc sự vụ hàng ngày để dành thời gian cho những vấn đề quan trọng khác trong Công ty.

 Chuyên nghiệp trong quản lý điều hành, cụ thể:

• Doanh nghiệp được quản lý một cách khoa học, chứ

không phải thuần túy bằng cảm tính (kinh nghiệm & trực

giác).

• Doanh nghiệp được quản lý bằng cơ chế & quy chế chứ không phải thuần túy dựa vào lòng tin

Quản lý hiệu quả công việc

 Quản lý nhân viên tốt hơn về tổ chức công việc, thời gian và hiệu quả từng công việc được giao

 Giảm các khoản chi phí không cần thiết

 Doanh số tăng và không bị mất khách hàng

 Năng cao kỹ năng phối hợp giữa các phòng ban và nhân viên

 Phân tích công việc và đánh giá hiệu quả làm việc

 Quản lý tập trung hồ sơ, files lưu trữ, hợp đồng Cũng như công việc tìm kiếm dữ liệu được nhanh chóng và hiệu quả

 Quản lý ở bất cứ lúc nào, bất cứ ở đâu

www.gemmind.com 5

E-Office

Quản lý hồ sơ tập trung

 Chia sẻ tài liệu trực tuyến dễ dàng giữa các cá nhân, giữa các nhân viên trong phòng, giữa các nhân viên trong công ty

 Lưu trữ tài liệu theo nhiều tiêu chí để quản lý và tìm nhanh chóng bằng phần mềm

 Gởi thông tin đến nhân viên, phòng ban nhanh chóng (Policies, Guilde )

 Public tài liệu thư viện, training, studies

 Chia sẻ tài liệu với khách hàng, đối tác

 Tiết kiệm thời gian và lãng phí chi phí in ấn, giấy trong công ty

 Quản lý tập trung data trong công ty

Quản lý hồ sơ tập trung

 Công ty và đối tác của công ty cần trao đổi tài liệu và chia sẽ tài liệu thông tin tập trung trực tuyến trên Host

 Biết được nhân viên đang trực tuyến và login (Vào công ty) vào giờ nào

 Chia sẻ hình ảnh hoạt động của công ty tập trung và

dễ dàng

 Có thể Zip, Rar files trước khi đưa lên, chỉ được tải về khi có User account của công ty

 Tổ chức cây thư mục (Folder) và phân quyền Folder cho User truy cập vào dễ dàng

www.gemmind.com 7

HTKSNB Giảm tối đa

 Giảm Chi phí giấy tờ, in ấn, điện thoại hàng tháng

 Giảm Thời gian để xem báo cáo và kế hoạch công việc

của nhân viên

 Giảm Thời gian để giám sát nhân viên làm việc hằng

ngày

 Giảm Thời gian để đào tạo cho nhân viên mới về công

việc sau khi tuyển dụng

 Giảm Thời gian để chờ đợi nhân viên thực hiện lại công

việc khi không đáp ứng được yêu cầu đã giao

 Giảm Thời gian để tìm kiếm lại những hồ sơ tài liệu

được đặt rải rác trên nhiều máy tính

HTKSNB Giảm tối đa (TT)

 Giảm Thời gian tim kiếm những thông tin, kinh nghiệm,

giải pháp mà bạn đã đọc được trên Internet mà đã lưu vào đâu đó không tìm lại được khi cần đến

 Giảm Thời gian để đi tìm những kinh nghiệm, giải pháp

trong khi nó đang được nắm giữ bởi một thành viên

ngay chính trong nội bộ của bạn

 Khi sử dụng phần mềm “W-WORKING”: sẽ tăng hiệu

suất tối thiểu 20%/ngày/nhân viên = 1.6h/ ngày

www.gemmind.com 9

Vậy HTKSNBDN

được diễn đạt như thế nào?

“ Là hệ thống các cơ chế kiểm soát trong

doanh nghiệp được cụ thể hoá bằng các quy chế quản lý do ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu những rủi ro làm cho DN không đạt được mục tiêu của mình”

Quy chế quản lý

“ Tất cả những tài liệu do cấp có thẩm quyền ban hành và yêu cầu một cá nhân, một

nhóm người, một bộ phận, một số bộ phận trong doanh nghiệp hay toàn doanh nghiệp phải tuân theo, nhằm cùng với doanh

nghiệp đạt được mục tiêu đề ra”

www.gemmind.com 11

Quy chế quản lý

 Trên cơ sở các cơ chế kiểm soát được xác lập, Ban lãnh đạo DN sẽ ban hành các quy chế nhằm thực thi các cơ chế kiểm soát này

 Các quy chế do DN ban hành sẽ không có ý nghĩa

gì nếu như không chứa đựng các cơ chế/thủ tục

kiểm soát

 Nói cách khác, quy chế chính là các cơ chế kiểm soát đã được “ luật hoá ”

Quy chế quản lý

Căn cứ vào phạm vi áp dụng, quy chế quản lý của DN được chia làm 3 loại :

 Quy chế cá nhân (cho từng cá nhân trong DN)

=> Ví dụ : bảng mô tả công việc, quyết định bổ nhiệm…

 Quy chế bộ phận (cho từng bộ phận : phòng, ban, bộ phận, chi nhánh, VPĐD, cửa hàng, đại ý…)

=> VD : quy chế tổ chức & hoạt động P Kinh doanh,…

 Quy chế nghiệp vụ (cho toàn doanh nghiệp – mỗi quy chế cho một qui trình nghiệp vụ trong doanh ngiệp)

=> VD : quy chế bán hàng, quy chế tiền lương…

www.gemmind.com 13

Vấn đề quản lý điều hành

=> Lãnh đạo công ty phải thường xuyên

theo dõi sát các bộ phận, các hoạt động và tham gia nhiều vào việc xử lý sự vụ hàng ngày, ít có thời gian và điều kiện để nghĩ về chiến lược hay bảo vệ công ty.