Báo Cáo Thực Tập Nghề Nghiệp.docx

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ QUỐC TẾ CIFF 1 1 Khái quát chung về công ty CIFF 1 1 1 Thông tin cơ bản về CIFF Công ty giao nhận hàng hoá quốc tế CIFF (Comprehensive Inte[.]

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ QUỐC TẾ CIFF

1.1 Khái quát chung về công ty CIFF

1.1.1 Thông tin cơ bản về CIFF

Công ty giao nhận hàng hoá quốc tế CIFF (Comprehensive InternationalFreight Forwarders) là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hoáđược thành lập vào năm 1972 tại trụ sở chính Unit 1601-5,16th Floor, Kin SangCommercial Centre 49 King Yip Street, Kwun Tong, Kowloon, Hong Kong Là mộttrong những doanh nghiệp vận chuyển giao nhận hàng hóa lớn hàng đầu tạiHongkong với tên gọi viết tắt là CIFF Co.,Ltd Công ty hoạt động kinh doanh trêncác lĩnh vực chính như: Vận chuyển giao nhận hàng hoá bằng đường biển và đườnghàng không, Dịch vụ kho bãi, Logistics hàng hoá, Giao hàng dự án Ngoài ra công tyCIFF còn là thành viên chính thức của Hiệp Hội Vận Tải Hàng Không Quốc TếIATA và là thành viên của cả Liên đoàn các Hiệp Hội Giao Nhận Vận Tải Quốc TếFIATA và Hiệp Hội Giao Nhận Vận Tải Hậu Cần Hongkong HAFFA vào năm

1985, không những thế công ty còn đạt được chứng nhận ISO 9001:2008 vào năm2009

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của CIFF

Sau nhiều năm phát triển tại thị trường Trung Quốc, CIFF đã được cấp giấyphép thành lập các văn phòng tại Guangzhou, Shanghai, Tianjin, Qingdao, Dalian,Xiamen, Shenzhen and Ningbo Nhận thấy được thị trường giao nhận quốc tế ViệtNam đang trên đà mở rộng và phát triển mạnh, công ty đã nhận thấy được thời cơ vànắm bắt cơ hội thâm nhập vào thị trường Việt Nam, CIFF đã mở ba văn phòng ở bathành phố lớn có tiềm năng của nước ta là Hải Phòng, Hà Nội và Thành phố Hồ ChíMinh Vào ngày 10/11/2011, công ty TNHH CIFF Việt Nam ra đời cung cấp dịch

vụ kho bãi, lưu giữ hàng hoá, và các hoạt động hỗ trợ khác liên quan đến vận tảigiao nhận

Ban đầu công ty được đặt tại 251A đường Lương Định Của, phường An Phú,Quận 2, Tp HCM Về sau trụ sở được mở rộng nên đã đời về địa chỉ Số 03 đường

Nguyễn Tất Thành, Phường 12, Quận 4, Tp.HCM (lầu 1, toà nhà Cảng Sài Gòn).Công ty hoạt động với tên giao dịch nước ngoài là Comprehensive InternationalFreight Forwarders Vietnam Cooperation Limited.

Mã số thuế: 0311270351

Số điện thoại: +(84) 028 39434450

Số Fax: +(84) 028 39434451

Email: info@ciffvn.com

Ngoài ra còn có hai văn phòng đại diện đặt tại Toà nhà TTC, Số 630 Đường

Lê Thánh Tông, Phường Đông Hải 1, Quận Hải An, Hải Phòng và Toà nhà TID, Số

4 Liễu Giai, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Hà Nội

1.1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh và dịch vụ

Công ty CIFF Việt Nam là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ giaonhận vận chuyển hàng hoá quốc tế uy tín tại TP.HCM Công ty chuyên cung cấp cácdịch vụ như dịch vụ gom hàng lẻ của khách hàng từ TP.HCM đi đến các địa điểmtrên thế giới và ngược lại, dịch vụ vận chuyển hàng nguyên container từ Việt Nam điđến các nước trên thế giới và ngược lại, dịch vụ khai báo hải quan, dịch vụ đónghàng, giao hàng tận nơi, dịch vụ kho bãi, làm hàng dự án, và dịch vụ giao nhận hànghoá bằng đường biển, đường hàng không Đối tượng chính của công ty là nhữngdoanh nghiệp, tổ chức, các cá nhân có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hoá sang cáccác thị trường như Trung Quốc, Hongkong, New Zealand, Úc, Malaysia, Hàn Quốc,

Ấn Độ,… đây là những thị trường xuất nhập khẩu chính của công ty

1.1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của công ty

Trung gian xuất nhập khẩu: Là hình thức giao dịch được thực hiện thông qua

bên thứ ba và sẽ được trả công bằng một khoản tiền nhất định Nói một cách dễ hiểuhơn, trung gian xuất nhập khẩu nghĩa là hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các quy trìnhthủ tục pháp lý, thủ tục hải quan để xuất hoặc nhập hàng hoá sang nước ngoài

Vận tải nội địa: Là hình thức vận chuyển hàng hoá trong phạm vi của một

quốc gia hoặc một vùng lãnh thổ Phương tiện chuyên chở chính là tàu biển, và nơidiễn ra quá trình giao nhận hàng hoá cũng chính là cảng biển Ngoài ra, vận chuyển

đường biển nội địa sẽ đơn giản hơn vận chuyển đường biển thế giới ở khâu thủ tục

và chứng từ

Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu: Là hoạt động dịch vụ thương mại dưới hình

thức thuê và nhận làm dịch vụ xuất nhập khẩu Chẳng hạn như một doanh nghiệp cónhu cầu xuất hoặc nhập một số loại hàng hoá nhưng lại không có khả năng tham giahoặc tham gia không đạt hiệu quả, khi đó sẽ uỷ nhiệm cho các doanh nghiệp kháclàm nhiệm vụ giao dịch trực tiếp và tiến hành xuất nhập khẩu theo yêu cầu củamình Hoạt động này được thực hiện trên cơ sở hợp đồng uỷ thác xuất khẩu hoặcnhập khẩu giữa các doanh nghiệp, phù hợp với những quy định của pháp lệnh hợpđồng kinh tế

Nhiệm vụ chủ yếu của công ty luôn nỗ lực nhằm duy trì và phát triển với định

vị là một công ty giao nhận uy tín được công nhận trên toàn thế giới, chuyên cungcấp những giải pháp cho việc vận chuyển hàng hoá quốc tế bằng đường biển vàđường hàng không với chất lượng và mức giá cả tốt nhất cho khách hàng

Để hướng đến mục tiêu đó, công ty đề ra các nhiệm vụ như sau, trước hết cầnđáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng trong nước và quốc tế về chất lượng, lịch trình,giá cả, dịch vụ Không ngừng hoàn thiện và tiếp tục phát triển hiệu quả hệ thốngquản trị chất lượng để gia tăng sự hài lòng của khác hàng

Ngoài ra, còn phải đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên năng động, linhhoạt, nghiệp vụ chuyên môn cao để xây dựng một hệ thống hoạt động hiệu quả.Khẳng định được thương hiệu trên thị trường Việt Nam, định hướng phát triển thịtrường mới và xây dựng mạng lưới toàn cầu.Từng bước khẳng định tên tuổi củacông ty trên toàn thế giới

Bên cạnh đó, công ty CIFF cũng luôn hướng tới việc hoàn thành tốt các nghĩa

vụ đối với Nhà Nước như nghiêm túc thực hiện các nghĩa vụ về thuế, tuân thủ theođúng pháp luật Việt Nam và hướng tới thực hiện các nghĩa vụ đối với xã hội, cộngđồng

1.1.4 Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty và phòng kinh

1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Bảng 1.1: Cơ cấu tổ chức tại công ty CIFF Việt Nam

1.1.4.2 Nhiệm vụ của từng phòng ban

Tổ chức hành chính trong công ty bao gồm các phòng ban chuyên môn, mỗiphòg ban đảm nhiệm những chức năng và nhiệm vụ khác nhau cùng nhau tạo nênmột bộ máy hoạt động cho công ty Theo đó, người lãnh đạo cao nhất trong công ty

là Giám Đốc, Giáo Đốc chính là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngàycủa công ty, đồng thời là người đại diện của công ty theo Pháp luật, có quyền đứng

ra kí kết hợp đồng với các hãng tàu, có trách nhiệm quản lý, sắp xếp bộ máy tổ chứcphù hợp và trực tiếp điều hành hoạt động của công ty

Công ty được chia làm 3 phòng ban lớn, thứ nhất là phòng Kinh Doanh với

nhiệm vụ luôn tìm kiếm những khách hàng tiềm năng đến cho công ty Bước đầutiên của nhân viên ở bộ phận này sẽ xác định thế mạnh của công ty là về hàng khô,

TRƯỞNG BỘPHẬN HÀNGTHƯỜNG

TRƯỞNG BỘPHẬN LOGISTICS

TRƯỞNG BỘ

PHẬN HÀNG CHỈ

ĐỊNH

hay hàng lạnh, những thị trường chính của công ty,… bởi khi xác định được thếmạnh cạnh tranh của công ty, chúng ta sẽ vạch ra được đâu là khách hàng tiềm năngcủa công ty để sale một cách hiệu quả hơn Khi liên hệ được với một khách hàngmục tiêu chúng ta sẽ nhẹ nhàng khai thác thông tin từ họ như loại hàng, tính chất củahàng hoá là gì? Lượng hàng, cảng xuất, cảng nhập, yêu cầu về thời gian vận chuyển,khách hàng cần giá hay cần chất lượng dịch vụ, Bước tiếp theo ta cần liên hệ vớihãng tàu để xem xét giá cả và báo lại cho khách hàng Đối với khách hàng cần chấtlượng ta có thể đôn giá cao hơn để đem lại lợi nhuận cho công ty cao hơn, ngược lạivới những khách hàng cần giá cả ta có thể chào cho họ với mức giá mềm hơn.Những nội dung cần báo đó là giá vận chuyển lô hàng từ điểm xuất phát đến điểmđến (cảng tại nước đến, kho của người nhận,…) tuỳ thuộc vào lợi nhuận của công ty

và kiểu khách hàng, mà công ty có thể báo giá chênh lệch với giá mà công ty nhậnđược từ hãng tàu Đối với khách hàng chú trọng chất lượng dịch vụ, giá có thể chệnhlệch với giá của hãng tàu rất cao bù vào đó chất lượng sẽ được nâng cao hơn Thờigian vận chuyển hàng, đối với những chuyến khác nhau sẽ có thời gian vận chuyểnkhác nhau và tuỳ vào hãng tàu sẽ có sự chênh lệch thời gian nhưng không đáng kể.Địa điểm trung chuyển, hàng vận chuyển đến những nơi xa như châu Phi, châu Mĩ,

… sẽ phải có nơi trung chuyển giữa đường Điều này gấy mất thời gian và tổn hạiđến hàng hoá, nên khách hàng cần biết điều này để bảo quản hàng hoá tốt hơn Lịchtàu, hàng hoá sẽ được vận chuyển theo lịch cố định của hãng tàu Phụ phí liên quannhư phụ phí biến động giá nhiên liệu, phụ phí biến động tỷ giá ngoại tệ, phụ phí mùacao điểm, phụ phí xếp dỡ tại cảng,… Sau khi có các loại chi phí cần thiết ta tiếnhành báo giá cho khách hàng bằng cách gửi email Vì là người đứng giữa nên công

ty phải theo dõi cả hai phía, theo dõi khách hàng để kịp thời xử lý hàng hoá đúngngày, kịp thời điểm không làm trễ hẹn của khách gây mất uy tín công ty và theo dõihàng tàu để book kịp thời chuyến gần nhất Công việc của Sale đến bước này gầnnhư đã hoàn thành các phần còn lại sẽ do bộ phận chứng từ và giao nhận đảmnhiệm

Tiếp theo là phòng Kế Toán, đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với công ty

chính là theo dõi và cân đối nguồn vốn, hạch toán cho bộ phận kinh doanh, quản lýcác hoạt động thu chi từ kết quả hoạt động sản xuất và cung ứng dịch vụ giao nhậnvận tải, lập bản báo cáo tài chính của từng thời kì Đồng thời, phòng kế toán cònkiêm các công việc hành chính, chấm công và tính lương cho nhân viên trong côngty

Cuối cùng là phòng Operation, đây là nơi đảm nhiệm việc lập các chứng từ

cần thiết liên quan đến lô hàng và các chứng từ khác theo yêu cần của KH để có thểxuất nhập khẩu hàng hoá, đồng thời liên hệ thường xuyên với các hãng tàu để nắmlịch tàu, đặt booking, đồng thời theo dõi quá trình vận chuyển của các lô hàng Đểtối đa hoá hiệu quả hoạt động của phòng Operation, đảm bảo nhân viên theo sátđược lô hàng, công ty đã chia các nhân viên chứng từ trong phòng Operation thànhhai bộ phận, đó là bộ phận đảm nhiệm hàng chỉ định, và bộ phận đảm nhiệm hàngthường Trong phòng Operation còn bao gồm bộ phận Logistics, đây là phòng banthực hiện các hoạt động, bao gồm việc vận chuyển hàng từ kho chủ hàng ra cảng đốivới hàng xuất và nhận hàng từ cảng về kho chủ hàng đối với hàng nhập Làm thủ tụchải quan cho mỗi lô hàng xuất nhập khẩu và quản lý việc đóng hàng vào containertại bãi container hay tại trạm đóng hàng lẻ, vận chuyển container ra cảng hoặc bãichứa container nội địa rồi giao cho container hãng tàu và lấy các chứng từ cần thiết,thực hiện quy trình cho cả hàng chỉ định và hàng thường

Mặc dù điều kiện của công ty còn nhỏ, tuy nhiên công ty đã xây dựng đượcmột hệ thống cơ cấu tổ chức hành chính cụ thể, rõ ràng, mang tính chuyên môn hoácao Mỗi phòng ban đảm nhiệm một chức năng và nhiệm vụ cụ thể vì vậy nhân viên

và cả ban lãnh đạo sẽ dễ theo dõi được luồng hàng hoá ra vào công ty, dễ theo dõiđược dòng hàng hoá

1.2 Tình hình hoạt động doanh nghiệp từ năm 2019 đến năm 2021

1.2.1 Giá trị hàng hóa xuất khẩu hàng FCL

Đơn vị: Triệu đồng, %

Bảng 1.1 Giá trị xuất khẩu FCL của từng mặt hàng 2019 - 2021

Nhìn theo Bảng 1.1 ta thấy tổng giá trị xuất khẩu hàng FCL có sự biến độngtrong 3 năm qua, tổng giá trị xuất khẩu FCL của năm 2020 tăng 5,392 triệu đồng sovới năm 2019 và cùa năm 2021 tăng 14,322 triệu đồng so với năm 2019 Nguyênnhân vào năm 2020, nước ta bùng phát đại dịch covid – 19 tác động rất lớn đến cáchoạt động thương mại và đầu tư của các nước trên thế giới, cấu trúc sản xuất toàncầu mang tính tập trung cao độ, một số trung tâm lớn trên thế giới cung ứng đầu vào,đóng vai trò quan trọng trong chuỗi giá trị và mạng sản xuất toàn cầu như Trung

Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ,… kéo theo đó các doanh nghiệp đẩy mạnh sảnxuất giúp giá trị xuất khẩu hàng FCL của Công ty tang vọt.

Mặt hàng nông sản chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá trị xuất khẩu hàng FCLcủa công ty Giá trị xuất khẩu năm 2020 tăng 2,607 triệu đồng so với năm 2019, củanăm 2021 tăng 4,485 triệu đồng so với năm 2019 Nhìn chung các giá trị xuất khẩuhàng FCL ở các mặt hàng khác cũng có sự tăng trưởng mạnh ở năm 2021 saugiai đoạn bùng phát đại dịch Covid – 19

1.2.2 Giá trị hàng hóa xuất khẩu hàng LCL

Đơn vị: Triệu đồng, %

Bảng 1.2 Giá trị xuất khẩu LCL của từng mặt hàng 2019 - 2021

Nhìn theo Bảng 1.2 ta thấy thấy tổng giá trị xuất khẩu hàng LCL tăng quatừng năm Tổng giá trị xuất khẩu hàng LCL năm 2020 tăng 6,491 triệu đồng so vớinăm 2019 và của năm 2020 tăng 11,899 triệu đồng so với năm 2019 Số liệu cho tathấy hàng may mặc tăng qua các năm, giá trị xuất khẩu năm 2020 là 10,376 triệuđồng tăng mạnh so với năm 2019 là 7,565 triệu đồng với mức tăng trưởng chênh

lệch 2,811 triệu đồng, giá trị xuất khẩu năm 2021 là 11,982 triệu đồng tăng mạnh sovới năm 2019 là 7,565 triệu đồng với mức tăng trưởng chênh lệch 4,417 triệu đồng.

Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy tổng giá trị xuất khẩu hàng LCL tăng đềuqua 3năm Trong đó, mặt hàng may mặc chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá trị xuấtkhẩu hàng LCL của công ty Dù rằng chịu nhiều tác động và ảnh hưởng kinh tế songcông ty vẫn đảm bảo được lợi nhuận cho hoạt động của mình Điều này chứng minhtầm nhìn, chiến lược và hoạch định mà ban lãnh đạo của công ty vạch ra là đúngđắn

1.2.3 Kết quả hoạt động kih doanh của công ty năm 2019 – 2021

Bước vào thời kỳ hưng thịnh của hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế,đây vừa là cơ hội vừa là thách thức cho chính công ty CIFF Việt Nam Tận dụngđược lợi thế công ty CIFF Hongkong đã có kinh nghiệm nhiều năm trong ngành,đồng thời có mối quan hệ với nhiều khách hàng từ nhiều quốc gia, vì thế ngay từbước đầu xây dựng công ty CIFF Việt Nam chúng ta đã có lợi thế về vận chuyểnhàng hoá đến thị trường Trung Quốc, Hongkong với giá rẻ và chất lượng Tính đếnthời điểm hiện nay số lượng khách hàng đến với CIFF ngày càng tăng

Sơ đồ 1.1 Kết quả kinh doanh của Công ty CIFF năm 2019 – 2021

Bảng 1.3 Kết quả hoạt động kih doanh của công ty năm 2019 – 2021

Theo như báo cáo số liệu từ phòng kế toán, công ty CIFF Việt Nam đang pháttriển dần qua các năm Năm 2019, tổng doanh thu của công ty là 4172.4 triệu đồng

và con số này đã tăng dần qua các năm Điển hình là ta đã đạt được 9594.4 triệuđồng vào năm 2020 và đỉnh điểm là năm 2021 đạt 11394 triệu đồng Xét về lợinhuận qua các năm thì năm 2020 lợi nhuận tăng lên 798.9 triệu đồng so với năm

2019, năm 2021 tăng 1481.2 triệu đồng so với năm 2019 và điều này cho ta thấyđược công ty đang trên đà phát triển rất tốt khi lợi nhuận tăng gấp 2 lần trong vòng 3năm Mức doanh thu này là sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể công ty trong những nămvừa qua Tập thể đã luôn không ngừng tìm kiếm khách hàng mới, hỗ trợ và cung cấpdịch vụ tốt nhất cho khách hàng Ngoài ra, phải kể đến sự nỗ lực không ngừng của

đội ngũ nhân viên Sales, vị trí Sales Manager với kĩ năng và chuyên môn tốt đã giúpthúc đẩy đội ngũ nhân viên làm việc một cách tốt hơn và đạt được hiệu quả cao nhấttrong công viêc Nhìn chung trong 3 năm vừa qua, tập thể nhân viên đã khôngngừng nỗ lực nâng cao và phát triển để đạt được doanh thu cao nhất về cho công ty.

Dự đoán trong những năm sắp tới, với sự cố gắng và nỗ lực không ngừng như vậycông ty sẽ ngày càng phát triển và vươn xa hơn nữa trên thị trường

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG THỰC TẬP TẠI BỘ PHẬN DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG

2.1 Giới thiệu bộ phận dịch vụ khách hàng

Dịch vụ khách hàng trong logistics được biết đến là các hoạt động phục vụđược cung cấp khi khách hàng sử dụng dịch vụ Dịch vụ có mục đích đó là đem đếngiá trị nhiều hơn so với dịch vụ cốt lõi mà khách hàng cần thiết Từ đó đem lại sựhài lòng cho nhiều khách hàng Hay đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh doanhđều cung cấp các dịch vụ cho khách hàng bên cạnh việc sử dụng sản phẩm

Dịch vụ khách hàng là thực hiện công việc cụ thể và được đánh giá bằngnhững con số cụ thể Dịch vụ khách hàng trong logistics sẽ giải quyết được các đơnđặt hàng, những hoạt động đó có thể là lập bộ chứng từ, làm các thủ tục hảiquan hay xử lý các đơn hàng, giải quyết những khiếu nại của khách hàng

Các yếu tố quan trọng trong dịch vụ khách hàng trong logistics:

Về thời gian: Trong cuộc sống hối hả hiện nay, thời gian luôn được xem là

yếu tố hàng đầu Và dịch vụ khách hàng trong logistic cũng vâỵ, điều này sẽ tạo nên

sự hài lòng cho khách hàng Thời gian khách hàng nhận được sản phẩm càng ngắnthì khách hàng sẽ đánh giá tốt và cảm thấy hài lòng

Về độ tin cậy: Độ tin cậy là một trong những yếu tố không thể thiếu trong

dịch vụ khách hàng Về độ tin cậy thương hiệu sẽ luôn là yếu tố được khách hàngđặc biệt quan tâm Nếu thương hiệu công ty bạn cung cấp dịch vụ với độ tin cậy caothì dịch vụ khách hàng càng có cơ hội để đáp ứng được nhu cầu khách hàng lớn hơn.Khi chúng ta mua hàng, hay sử dụng dịch vụ của những thương hiệu uy tín sẽ luôncảm thấy an toàn Chúng ta sẽ không cần phải lo lắng hoặc bị áp lực bị lừa hay sảnphẩm, dịch vụ kém chất lượng

Về chi phí: Chi phí luôn luôn là yếu tố cạnh tranh trên thị trường hiện nay của

các doanh nghiệp vận chuyển Đặc biệt là khách hàng luôn muốn những sản phẩmgiá rẻ, phù hợp với nhu cầu của họ Nếu dịch vụ logistics của bạn cung cấp các mặthàng cùng chất lượng hay chất lượng cao hơn Nhưng có giá thành rẻ hơn thì đâycũng là một trong những lợi thế dành cho doanh nghiệp