QUY TRÌNH LÀM HÀNG NHẬP SEA TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ + Điều kiện nhập EXW, FOB, CNF, CIF? + Dịch vụ cung cấp thêm hải quan, trucking, kiểm tra chất lượng, công bố chất lượng + Các thông tin về đơn hàng[.]
Trang 1QUY TRÌNH LÀM HÀNG NHẬP SEA
Trang 2+ Điều kiện nhập EXW, FOB, CNF, CIF?
+ Dịch vụ cung cấp thêm: hải quan, trucking, kiểm tra
chất lượng, công bố chất lượng…
+ Các thông tin về đơn hàng: cảng đi, cảng đến, địa
chỉ lấy hàng (exw), địa chỉ giao hàng, tên hàng hoặc
hs code, số lượng bao nhiêu cont, hàng lẻ hỏi thêm
gross weight, volume, ready date, trước đây từng
nhập bao giờ chưa, công ty có thể tự đứng tên nhập
?, giá đề nghị, v.v
BƯỚC 1 XÁC ĐỊNH NHU CẦU KHÁCH HÀNG
Trang 3BƯỚC 2 LẤY GIÁ CƯỚC (OF)
- Check trực tiếp từ hãng tàu, liên hệ sales hàng
nhập
- Check từ đại lý
- Check từ forwarder khác (hay dùng cho
trường hợp hàng lẻ)
Mục đích: có giá nhanh, khi có giá request
của khách hàng có thể so sánh các phương án
Trang 4BƯỚC 3 CHÀO GIÁ CHO KHÁCH HÀNG
Nếu nhập EXW door to door hoặc FOB to door
thì check thêm với phòng OP về chi phí hải
quan, trucking, v.v Thủ tục nhập có gì khó khăn
không, cần làm những dịch vụ gì (kiểm định,
công bố, v.v)
Trang 5BƯỚC 4 TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG
Các bước thực hiện:
01
Xác nhận với đại lý về báo giá đã gởi, nói đại lý contact với shipper và báo lại ngày ra hàng, ETD, ETA Nếu là GPGL tự book cước thì báo số contract cho đại lý tự liên
hệ hãng tàu lấy booking Xác nhận lại với kh xem lịch về như vậy ok không.
02 Cung cấp thông tin chính xác của GPGL để đại lý ghivào mục consignee trên MBL Nhắc đại lý gởi draft
MBL và HBL cho mình check trước ETD Lưu ý HBL đại
lý phải confirm với shipper trước khi gởi cho CS (lý
Trang 6BƯỚC 4
03 Gởi Kiểm tra đối chiếu MBL và HBL cho KH double HBL(s) , các chi tiết confirm.
có khớp nhau không: POL, POD, container/seal, shipping mark, description of goods , G.W., measurement , place of delivery
có thể khác nhau giữa HBL & MBL, khi mình phụ trách chuyển hàng từ place of delivery trên MBL đến place of delivery trên HBL Nếu có khác biệt giữa MBL và HBL báo ngay cho đại lý, yêu cầu họ kiểm tra và chỉnh sửa (mở MBL – HBL)
TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG Các bước thực hiện:
Trang 7BƯỚC 4 TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG
Các bước thực hiện:
04
05
Nhận Booking Memo từ sales, check lại các chi phí
cs đã báo, thống nhất với sales rồi nhập lên hệ thống Sau này CS chỉ nhâp hệ thống phần cước và local charge PHần chi phí hải quan trucking sẽ chuyển cho phòng OP tự lên hệ thống
Ngày tàu chạy nhận pre-alert từ đại lý gồm MBL, HBL, in chứng từ ra, mở file, ghi thông tin vào file report, nếu hàng không về ngay trong tháng thì chưa cho số file, lưu chứng từ đại lý gởi vào folder
Trang 8BƯỚC 4 TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG
Các bước thực hiện:
06 -Theo dõi ETA Tracking trên website hãng tàu (MCC
-MCT232321 pizza hutt)
- Trước ETA khoảng 3 ngày, Nhận thông báo từ hãng tàu hoặc c oloader về số khai báo
- Lên file manifest up lên mạng hải quan, gởi hbl cho hãng tàu Nếu hàng có 1 MBL đi với nhiều HBL thì vẫn có một số khai báo nhưng Cus sẽ làm nhiều file excel tương ứng với mỗi HBL và upload riêng cho từng HBL
Trang 9BƯỚC 4
03
TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG Các bước thực hiện:
07 Hãng tàu / coloader gởi thông báo hàng đến
+ phí local charge Check thông tin trên AN xem khớp với MBL, HBL lô hàng của mình chưa Nếu chưa đúng yêu cầu họ revise lại
(lý do) Check local charge xem đúng như đại
lý báo chưa (hàng lẻ) Dựa vào AN của hãng tàu làm thông báo hàng đến và chi phí gởi cho consignee
Trang 10BƯỚC 4 TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG
Các bước thực hiện:
08
09
Đề nghị hãng tàu gởi invoice nháp, chuyển qua kế toán làm thủ tục tạm ứng chuyển khoản cho
hãng tàu, theo dõi tiền vào tài khoản hãng tàu
Đề nghị kế toánlàm debit note cho consignee, đề nghị confirm để ra hóa đơn luôn Nếu lô hàng có nhờ đại lý book thì họ sẽ gởi debit note Thanh toán theo thỏa thuận hợp đồng
Trang 11BƯỚC 4
10
TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG Các bước thực hiện:
11
Ngày tàu đến giao A/N và giấy giới thiệu cho operation đi lấy D/O và hóa đơn cho khoản tiền
đã chuyểnn khoản cho bên hãng tàu D/O lấy từ hãng tàu sẽ gồm 3-4 bản gốc
In bộ lệnh GPG cho khách hàng gồm 5 bản gốc
Trang 12BƯỚC 4 TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG
Các bước thực hiện:
12
13
Theo dõi thanh toán của consignee, nếu chuyển khoản thì chờ tiền vào mới giao lệnh, không thì đóng tiền mặt mới giao lệnh, nếu có công nợ thanh toán cuối tháng có thể release lệnh luôn
Bộ lệnh giao cho khách hàng gồm:
o 5 bản D/O của GPG (4 bản giao kh, một bản để kh ký nhận)
o 3 bản D/O của carrier (GPG lưu một bản gốc), nếu carrier chỉ đưa 3 tờ gốc thì lưu 1 tờ gốc, phôtô 1 bản copy & đóng mộc vuông đưa thêm cho KH
o Copy HBL đóng dấu “GPGL as agent’ nếu HBL là surrender
Trang 13BƯỚC 4
14
TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG Các bước thực hiện:
Giao chứng từ:
o Thu hồi giấy giới thiệu Phôtô CMND của KH.
o Thu hồi 1 bản HBL Lưu ý: nếu cnee trên HBL là ‘to order’ thì HBL gốc phải có ký hậu của shipper, là ‘to order of < a bank>’ thì HBL gốc phải có ký hậu của ngân hàng, là ‘to order of <a company>’ thì HBL gốc phải có
ký hậu của công ty đó nếu người đến nhận hàng là một công ty khác.
o Yêu cầu khách hàng kýnhận trên tờ lệnh photo.
Trang 14BƯỚC 4 TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG
Các bước thực hiện:
16 ĐÓNG FILE, LƯU CHỨNG TỪ THEO THỨ TỰ:
Memo > Giấy đề nghị tạm ứng (nếu có) > Giấy đề nghị thanh toán (nếu có) > Bản phô tô các hóa đơn > Debit hãng tàu, hóa đơn nháp hãng tàu > Debit thu kh, bản phô tô hóa đơn giao khách > Giấy báo hàng đến của hãng tàu > Giấy báo hàng đến mình làm cho kh > Lệnh hãng tàu > Ký nhận lệnh của consignee > MBL > HBL gốc hoặc surrender > Giấy giới thiệu > Manifest > INV,
PL, Contract, C/O và các giấy tờ khác nếu có
Trang 15MỌI THẮC MẮC VÀ QUAN TÂM VUI LÒNG LIÊN HỆ
GENUINE PARTNER LOGISTICS COMPANY LIMITED
170 Nguyễn Văn Hưởng, P.Thảo Điền, Q2