KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG

MUA HÀNG

GV: Ngơ Ngọc Linh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TPHCM

Mục tiêu

Sau khi nghiên cứu nội dung này, người học có thể:

 Giải thích được đặc điểm của chu trình mua hàng

 Nêu các loại sai sót và gian lận thường xảy ra

 Trình bày các mục tiêu kiểm soát đối với từng

khâu trong hoạt động mua hàng

 Trình bày các hoạt động kiểm soát thường được áp dụng trong từng khâu của hoạt động mua

hàng

 Phân tích một số loại gian lận cụ thể và cách thức đối phó

Nội dung

°Khái quát hoạt động mua hàng

°Phương pháp thiết kế KSNB

°KSNB hoạt động đặt hàng

°KSNB hoạt động nhận hàng

°KSNB hoạt động thanh toán

°KSNB hoạt động kho hàng

KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG

Phần 1

Hoạt động mua hàng

Là một bộ phận quan trọng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

Hoạt động mua hàng Hoạt động sản xuất

Hoạt động bán hàng Hoạt động tài chính

Hoạt động kế toán

MUA

HÀNG

ĐẶT HÀNG

NHẬN HÀNG

THANH TOÁN

Hoạt động mua hàng

KHO HÀNG

PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Phần 2

Phương pháp thiết kế

KSNB Quy định tỷ lệ hỏng cho phép

Quy định thưởng, phạt Thống kê tỷ lệ hỏng Báo cáo tỷ lệ hỏng Chính

sách Thủ tục Biểu mẫu

Phương pháp thiết kế

• Các loại thủ tục kiểm soát

°Phân chia trách nhiệm

°Ủy quyền và xét duyệt

°Kiểm soát chứng từ

°Kiểm tra độc lập

°Bảo vệ tài sản

°Chỉ số hoạt động

°Quản trị chức năng

KSNB KHÂU ĐẶT HÀNG

Phần 3

Mục tiêu kiểm soát và rủi ro

khâu đặt hàng

• RỦI RO

• Hàng không đúng chủng loại, quy cách (R1)

• Mua hàng không đủ (R2)

• Mua hàng thừa (R3)

• Hàng kém chất lượng (R4)

• Giá không hợp lý (R5)

• Mất chiết khấu (R6)

• Mua khống (R7)

• MỤC TIÊU KS

• Mua hàng đúng chủng

loại, quy cách

• Số lượng mua tối ưu

• Chất lượng đạt yêu cầu

• Giá hợp lý

• Giá tối ưu

• Thực sự có mua

KSNB khâu đặt hàng

• Phân chia trách nhiệm:

• Có cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với bộ phận sử dụng ? Tại sao?

Hạn chế việc mua hàng quá nhu cầu (R2)

Có thể mua hàng có chất lượng hơn (R4)

Kiểm soát được tình hình vốn lưu động (R2, R3) Có thể giảm giá mua (R5, R6)

Hạn chế khả năng mua hàng khống (R7)

KSNB khâu đặt hàng

• Ủy quyền và xét duyệt:

• Ai xét duyệt nghiệp vụ đặt hàng?

°Trên xxx đồng : Bộ phận mua hàng (R1 – R7)

°Trên yyy đồng : Nhà quản lý cấp cao (R1 – R7)

KSNB khâu đặt hàng

• Kiểm soát chứng từ:

• Mục đích Phiếu đề nghị mua hàng? Nêu các nội dung chứng từ này?

°Mua hàng đúng chủng loại (R1), số lượng (R2,

R3), Hạn chế khả năng mua hàng khống (R7)

°Tên hàng, quy cách, số lượng, nhà cung cấp

đề nghị, xét duyệt của người phụ trách bộ

phận

KSNB khâu đặt hàng

• Kiểm soát chứng từ

• Khi nào không cần Phiếu đề nghị mua hàng?

 Giá trị hàng mua nhỏ dưới xxx đồng

 Đối với các mặt hàng lưu chuyển (hàng hóa, nguyên vật liệu) đã có định mức tồn tối thiểu Lúc này cần thực hiện thủ tục thích hợp để rà soát tình trạng tồn kho hàng ngày

KSNB khâu đặt hàng

• Kiểm soát chứng từ:

• Mục đích Đơn đặt hàng? Nêu các nội dung chứng từ này?

°Mua hàng đúng chủng loại (R1), số lượng

(R2,R3), chất lượng đạt yêu cầu (R4), giá cả hợp lý (R5, R6)

°Số hiệu, ngày tháng, tên nhà cung cấp, tên

hàng, quy cách, mã số (catalog), số lượng,

đơn giá, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán

KSNB khâu đặt hàng

Các thủ tục đặc biệt:

Làm sao để mua hàng đúng giá?

°Tất cả các nghiệp vụ mua hàng từ xxx đồng

trở lên phải do người có thẩm quyền phê

duyệt.(R4)

°Phải có ít nhất x bản chào giá cho lần mua

hàng đầu tiên hoặc khi giá tăng quá n % (R4)

°Sử dụng phương pháp đấu thầu.(R4)

KSNB khâu đặt hàng

• Các thủ tục đặc biệt:

• Làm sao để số lượng đặt hàng và dự trữ là tối ưu?

°Sử dụng mô hình EOQ để xác định số lần

đặt hàng tối ưu (R2, R3)

°Sử dụng mô hình ROP để xác định số lượng dự trữ tối thiểu.(R2, R3)

°Sử dụng hệ thống JIT (R2, R3)

KSNB khâu đặt hàng

• Các thủ tục đặc biệt

• Chính sách lựa chọn nhà cung cấp

 Xây dựng tiêu chuẩn

 Lập hồ sơ nhà cung cấp

 Xây dựng và duy trì danh sách nhà cung cấp

 Đánh giá thường xuyên nhà cung cấp

 Ký kết các cam kết dài hạn

KSNB khâu đặt hàng

• Chỉ số hoạt động/Quản trị chức năng:

• Có thể đối chiếu chỉ tiêu nào? Phân tích tỷ số

nào?

°So sánh thực tế - dự toán, kỳ này - kỳ trước

°Tỷ lệ lãi gộp

°Giá thành sản phẩm

°Số vòng quay hàng tồn kho

KSNB khâu đặt hàng

Thông tin và truyền thông

 Các chính sách và thủ tục rõ ràng

 Thông tin với nhà cung cấp

o Đơn đặt hàng

o Chấp nhận ĐĐH

o Các thay đổi trong quá trình giao dịch

 Hồ sơ theo dõi ĐĐH chưa thực hiện

 Hồ sơ theo dõi ĐĐH đã thực hiện

KSNB khâu đặt hàng

• Tất cả các giải pháp trên hình như chưa đủ để đạt được các mục tiêu Có thể đề xuất các thủ tục bổ sung nào?

°Kiểm tra nội bộ định kỳ

°Trình độ đội ngũ nhân viên mua hàng

°Bầu không khí trung thực

°Các chính sách nhân sự

R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7

Bộ phận mua hàng độc lập X X X X X X X

Ủy quyền và xét duyệt X X X X X X X Phiếu đề nghị mua hàng X X X X Đơn đặt hàng X X X X X X

Bản chào giá/đấu thầu X

KSNB KHÂU NHẬN HÀNG

Phần 4

KSNB khâu nhận hàng

RỦI RO Nhận hàng không đúng chủng loại (X1)

Nhận hàng không đúng số lượng (X2)

Hàng bị thất thoát (X3) Hàng nhập không được ghi chép (X4)

Nhập khống (X5)

MỤC TIÊU KS

Nhận hàng đúng chủng

loại, quy cách

Nhận hàng đúng số

lượng

Hàng nhận an toàn

Ghi chép đầy đủ các

nghiệp vụ nhập kho

Không nhập khống

KSNB khâu nhận hàng

• Phân chia trách nhiệm

• Ủy quyền và phê chuẩn

• Kiểm soát chứng từ

• Kiểm tra độc lập

• Bảo vệ tài sản

KSNB khâu nhận hàng

• Phân chia trách nhiệm:

• Có cần tổ chức bộ phận nhận hàng độc lập với bộ phận mua hàng và kho/sử dụng ? Tại sao?

 Tăng cường khả năng nhận hàng đúng chủng loại, quy cách, số lượng (X1 – X3)

 Hạn chế khả năng nhập khống (X5)

KSNB khâu nhận hàng

• Ủy quyền và xét duyệt

• Ai xét duyệt nghiệp vụ nhận hàng?

 Nhân viên nhận hàng

 Bộ phận kiểm tra chất lượng (nếu cần)

 Thủ kho

KSNB khâu nhận hàng

 Tránh thất thoát (X3)

 Hạn chế khả năng nhập khống (X5)

 Ghi chép đầy đủ nghiệp vụ nhập hàng (X4)

KSNB khâu nhận hàng

Bảo vệ tài sản

 Quá trình nhận hàng phải có chứng kiến của bộ phận nhận và thủ kho

 Hàng phải được nhập kho kịp thời

 Kho bảo quản an toàn

 Ghi chép kịp thời nghiệp vụ nhập hàng

 Kiểm kê định kỳ và đối chiếu với sổ sách

KSNB KHÂU THANH TOÁN

Phần 5

KSNB khâu thanh toán

RỦI RO Ghi chép sai sót (T1) Ghi chép nợ khống (T2) Ghi chép nợ thiếu (T3) Ghi nhầm đối tượng (T4) Trả nợ không đúng hạn (T5)

MỤC TIÊU

Số tiền chính xác

Nợ phải trả có thực

Nợ phải trả đầy đủ

Ghi đúng đối tượng

Theo dõi nợ đến hạn trả

• Phân chia trách nhiệm

• Ủy quyền và phê chuẩn

• Kiểm soát chứng từ

• Đối chiếu và xử lý khác biệt

KSNB khâu thanh toán

Phân chia trách nhiệm

 Bộ phận kế toán nợ phải trả cần được tổ chức độc lập với các bộ phận mua hàng, nhận hàng, kho

hàng (T1 – T5)

Uûy quyền và xét duyệt

 Tất cả mọi trường hợp thanh toán phải được xét duyệt bởi người có thẩm quyền của bộ phận kế toán (T1, T2, T4, T5)

KSNB khâu thanh toán

Kiểm soát chứng từ, sổ sách

 Việc thanh toán chỉ thực hiện khi có đầy đủ chứng từ gốc (phiếu nhập, hóa đơn, đơn đặt hàng )

đính kèm với Phiếu chi, sec (T1, T2, T4)

 Các chứng từ gốc phải được kiểm tra về tính chính xác, hợp lệ, hợp lý trước khi chấp nhận thanh toán (T1, T2, T4)

 Chứng từ chi hoàn thành phải được lưu trữ đầy đủ và theo số thứ tự phiếu chi/sec (T2)

KSNB khâu thanh toán

Kiểm soát chứng từ, sổ sách

 Mở sổ theo dõi chi tiết nhà cung cấp (T1 – T5)

 Từ danh sách nhà cung cấp, xây dựng mã số

NCC Kiểm tra mã số trước khi ghi nhận các

khoản phải trả (T4)

 Lập báo cáo tình hình nợ phải trả cuối kỳ có phân tích theo thời hạn trả (T1 – T5)

KSNB khâu thanh toán

Đối chiếu và xử lý khác biệt

 Định kỳ đối chiếu giữa các bộ phận mua hàng,

nhận hàng và kế toán nợ phải trả để ghi nhận các chênh lệch số liệu (T1 – T5)

 Đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết nợ phải trả

KSNB HÀNG TỒN KHO

Phần 6

KSNB đối với hàng tồn kho

MỤC TIÊU KIỂM SOÁT:

HTK không bị thất thoát, tham ô

hay sử dụng sai mục đích

Kiểm soát được tình trạng và

phẩm chất HTK

HTK được ghi chép chính xác

trên sổ sách liên quan

Tuân thủ các quy định liên quan

đến HTK

RỦI RO:

Hàng tồn kho bị thất thoát, tham ô, sử dụng sai mục đích Hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời

Hàng tồn kho bị ghi chép sai, ảnh hưởng đến BCTC

Không tuân thủ các quy định

HTK bị thất thoát, tham ô hay sử dụng sai mục đích

• 1 Bổ nhiệm thủ kho

• 2 Tổ chức kho an toàn và ngăn nắp

• 3 Hạn chế tiếp cận kho

• 4 Mọi trường hợp xuất kho đều có phê duyệt

• 5 Giám sát nhập xuất kho

• 6 Ghi chép thẻ kho

• 7 Kiểm kê kho định kỳ và bất thường

• 8 Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên

Kiểm kê hàng tồn kho

1 Có kế hoạch kiểm kê chi tiết

2 2 Kiểm soát chặt việc khóa sổ trước kiểm kê

3 Tách biệt các hàng hóa của người khác

4 Kiểm soát việc điều chuyển HTK trong lúc kiểm kê

5 Giám sát việc cân, đong, đo, đếm

6 Chọn mẫu kiểm tra kết quả kiểm kê (kiểm kê lại)

7 Báo cáo và xử lý chênh lệch kiểm kê

Hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời

1 Nguyên tắc FIFO

2 Báo cáo định kỳ về hàng mất chất lượng

3 Tổ chức kho an toàn và ngăn nắp

4 Kiểm kê kho định kỳ và bất thường

5 Tính số vòng quay để phát hiện các mặt hàng chậm lưu chuyển

6 Sử dụng các mô hình quản lý HTK thích hợp./

Số vòng quay hàng tồn kho

Hàng tồn kho

Hàng chờ

thanh lý Hàng chậm lưu chuyển Hàng lưu chuyển

SVQ nhóm A nhóm B SVQ nhóm C SVQ

SVQ mặt hàng X

SVQ mặt hàng Y

Báo cáo về

tình hình

thanh lý

1 Sử dụng các chứng từ cần thiết như Phiếu nhập, Phiếu xuất, Lệnh bán hàng và Phiếu giao hàng với biểu mẫu đầy đủ

2 Ghi chép kịp thời

3 Đối chiếu định kỳ giữa các bộ phận

4 Kiểm kê định kỳ và bất thường

5 Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên

6 Sử dụng máy tính./

Hàng tồn kho bị ghi chép sai, ảnh hưởng đến BCTC

Đối chiếu định kỳ

Bộ phận bán hàng Báo cáo và giải thích chênh

lệch số liệu

Các quy định liên quan đến HTK

không được tuân thủ

1 Thu thập các quy định pháp luật liên quan về bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ, an toàn lao

động…

2 Xây dựng các quy định nội bộ chi tiết và chặt chẽ

3 Phổ biến và tổ chức huấn luyện các nhân viên liên quan về các quy định này

4 Tổ chức kiểm tra định kỳ và đột xuất về việc tuân thủ các quy định